本文以文件生命周期理論為線索對(duì)文檔一體化和文件中心進(jìn)行分析指出了在我國進(jìn)行文檔一體化改革和建立文件中心具有必要性、可行性。同時(shí)用文件生命周期理論對(duì)二者進(jìn)行比較進(jìn)而指出文件中心是文檔一體化之下當(dāng)文件運(yùn)動(dòng)到暫時(shí)保存階段時(shí)研究其保管方式、存放地址時(shí)的一種有益補(bǔ)充它不能也決不是實(shí)現(xiàn)文檔一體化的一種具體模式、方法。文檔一體化是必由之路文件中心應(yīng)在文檔一體化的思路指導(dǎo)下建設(shè)。

一、文檔一體化與文件中心的理論依據(jù)及其必要性

所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實(shí)中各機(jī)關(guān)相對(duì)分散獨(dú)立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個(gè)有機(jī)整體進(jìn)行管理而文件中心是介于文件產(chǎn)生形成機(jī)關(guān)和檔案館之間的一種過渡性文件保管機(jī)構(gòu)國內(nèi)學(xué)者一致認(rèn)為它們的理論依據(jù)是文件生命周期理論。

文件生命周期理論告訴我們文件從其產(chǎn)生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個(gè)完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價(jià)值、作用和特點(diǎn)各階段文件存在著與之相對(duì)應(yīng)的保管地點(diǎn)和存放方式。國內(nèi)外學(xué)者對(duì)周期理論階段劃分不一各執(zhí)一詞。筆者認(rèn)為比較適合我國國情和比較合理的是國內(nèi)學(xué)者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運(yùn)動(dòng)過程劃分為制作階段、現(xiàn)實(shí)使用階段、暫時(shí)保存階段和永久保存階段。

文件生命周期理論強(qiáng)調(diào)文件從始至終都是一個(gè)完整的、動(dòng)態(tài)的、連續(xù)的生命運(yùn)動(dòng)過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設(shè)置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行管理使文件運(yùn)動(dòng)的不同階段相對(duì)獨(dú)立因此造成文檔分離的不正?，F(xiàn)象。要解決這一實(shí)際工作的難題必須實(shí)現(xiàn)文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運(yùn)動(dòng)的特點(diǎn)的這兩個(gè)階段的文件都處于現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段都具有不穩(wěn)定性、中間性和過渡性的特點(diǎn)都主要是為產(chǎn)生文件的機(jī)關(guān)、為發(fā)揮其原始價(jià)值服務(wù)的。從本質(zhì)上四個(gè)階段都是文件只是其價(jià)值、特點(diǎn)、存放地址不同因此文檔一體化在現(xiàn)實(shí)中主要是對(duì)二、三階段文件的一體化管理。

依據(jù)文件生命周期理論文件運(yùn)動(dòng)的不同階段需要不同的管理方式、保管場(chǎng)所其中暫時(shí)保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經(jīng)受時(shí)間的考驗(yàn)有的可能沒有價(jià)值可以銷毀有的一段時(shí)間內(nèi)有價(jià)值然后再銷毀有的具有永久保存價(jià)值將來還需要進(jìn)館保存因此需要一個(gè)過渡性的中間機(jī)構(gòu)來專門對(duì)其進(jìn)行整理、保管和利用。于是文件中心這一機(jī)構(gòu)便應(yīng)運(yùn)而生了。國內(nèi)外學(xué)者對(duì)文件中心的實(shí)踐范圍各說不一但其管理的對(duì)象、內(nèi)容是一致的。

摘　要：文檔一體化的管理模式將文件生成流轉(zhuǎn)和檔案保管利用有機(jī)融合，是電子文檔管理發(fā)展的必然方向。本文從文檔一體化管理的概念入手，對(duì)當(dāng)前文檔管理系統(tǒng)存在的普遍問題進(jìn)行分析，并在文檔一體化的安全思路指導(dǎo)下提出文檔管理系統(tǒng)的建設(shè)策略，對(duì)構(gòu)建安全高效的文檔管理系統(tǒng)，提高文檔管理水平具有一定的借鑒意義。

關(guān)鍵詞：文檔一體化；文檔管理系統(tǒng)；業(yè)務(wù)策略；安全策略

一、引言

近年來，隨著信息技術(shù)高速發(fā)展，文檔工作不可避免的進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代，且在以綠色環(huán)保為主題的辦公形式的要求下，海量電子資源的管理與傳統(tǒng)落后管理手段的矛盾越來越突出，因此，安全高效的文檔管理系統(tǒng)便成為了實(shí)現(xiàn)文檔一體化的關(guān)鍵工具。指出：“檔案工作確實(shí)要由封閉向開放、由重保管向重服務(wù)轉(zhuǎn)變，要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、向社會(huì)提供有價(jià)值的信息，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)發(fā)展服務(wù)?！边@就要求文檔管理系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)統(tǒng)籌考慮文件全生命周期，將文檔產(chǎn)生一體化、管理一體化和利用一體化融入到文檔管理系統(tǒng)的開發(fā)過程中，切實(shí)提高文檔管理系統(tǒng)的便捷性、安全性和標(biāo)準(zhǔn)性，促進(jìn)一體化文檔管理水平不斷提升。以下對(duì)實(shí)施文檔一體化管理的理論基礎(chǔ)、組成、優(yōu)勢(shì)及文檔一體化管理系統(tǒng)的問題和構(gòu)建策略進(jìn)行相關(guān)說明。

二、實(shí)施文檔一體化管理的理論基礎(chǔ)

文件和檔案是統(tǒng)一事物發(fā)展過程中不同階段價(jià)值和形態(tài)變化的體現(xiàn)，前者是后者的源頭，后者是前者的轉(zhuǎn)化，實(shí)際上二者是具有內(nèi)在聯(lián)系的有機(jī)整體，僅存在運(yùn)動(dòng)階段的差異，并無本質(zhì)性的區(qū)別，因此對(duì)不同發(fā)展階段的文件實(shí)施一體化管理是切實(shí)可行的。文件生命周期理論發(fā)源于歐美，該理論是以普遍聯(lián)系和運(yùn)動(dòng)發(fā)展的眼光將文件從產(chǎn)生至作為文檔保存或銷毀的過程看作為一種整體的運(yùn)動(dòng)過程，是具有生命的現(xiàn)象和值得進(jìn)行全方位研究的學(xué)說，認(rèn)為文件管理和檔案管理是相互滲透和水乳交融的，是文檔一體化管理的理論基礎(chǔ)。文件連續(xù)體理論是一種以目的為導(dǎo)向的系統(tǒng)理論，具有連貫性和一致性，該理論任務(wù)文件從形成到作為檔案保存、并進(jìn)行管理是一個(gè)連貫的過程，并倡導(dǎo)對(duì)文件的形成、保存和長久利用進(jìn)行一體化管理，而其中的長久利用是對(duì)文件和檔案進(jìn)行管理的主要目的，文檔一體化管理不僅可以保持文件之間的關(guān)系，還可以促進(jìn)文檔信息的共建和共享，可為社會(huì)提供更好的服務(wù)。

本文以文件生命周期理論為線索對(duì)文檔一體化和文件中心進(jìn)行分析指出了在我國進(jìn)行文檔一體化改革和建立文件中心具有必要性、可行性。同時(shí)用文件生命周期理論對(duì)二者進(jìn)行比較進(jìn)而指出文件中心是文檔一體化之下當(dāng)文件運(yùn)動(dòng)到暫時(shí)保存階段時(shí)研究其保管方式、存放地址時(shí)的一種有益補(bǔ)充它不能也決不是實(shí)現(xiàn)文檔一體化的一種具體模式、方法。文檔一體化是必由之路文件中心應(yīng)在文檔一體化的思路指導(dǎo)下建設(shè)。

一、文檔一體化與文件中心的理論依據(jù)及其必要性

所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實(shí)中各機(jī)關(guān)相對(duì)分散獨(dú)立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個(gè)有機(jī)整體進(jìn)行管理而文件中心是介于文件產(chǎn)生形成機(jī)關(guān)和檔案館之間的一種過渡性文件保管機(jī)構(gòu)國內(nèi)學(xué)者一致認(rèn)為它們的理論依據(jù)是文件生命周期理論。

文件生命周期理論告訴我們文件從其產(chǎn)生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個(gè)完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價(jià)值、作用和特點(diǎn)各階段文件存在著與之相對(duì)應(yīng)的保管地點(diǎn)和存放方式。國內(nèi)外學(xué)者對(duì)周期理論階段劃分不一各執(zhí)一詞。筆者認(rèn)為比較適合我國國情和比較合理的是國內(nèi)學(xué)者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運(yùn)動(dòng)過程劃分為制作階段、現(xiàn)實(shí)使用階段、暫時(shí)保存階段和永久保存階段。

文件生命周期理論強(qiáng)調(diào)文件從始至終都是一個(gè)完整的、動(dòng)態(tài)的、連續(xù)的生命運(yùn)動(dòng)過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設(shè)置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行管理使文件運(yùn)動(dòng)的不同階段相對(duì)獨(dú)立因此造成文檔分離的不正?，F(xiàn)象。要解決這一實(shí)際工作的難題必須實(shí)現(xiàn)文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運(yùn)動(dòng)的特點(diǎn)的這兩個(gè)階段的文件都處于現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段都具有不穩(wěn)定性、中間性和過渡性的特點(diǎn)都主要是為產(chǎn)生文件的機(jī)關(guān)、為發(fā)揮其原始價(jià)值服務(wù)的。從本質(zhì)上四個(gè)階段都是文件只是其價(jià)值、特點(diǎn)、存放地址不同因此文檔一體化在現(xiàn)實(shí)中主要是對(duì)二、三階段文件的一體化管理。

依據(jù)文件生命周期理論文件運(yùn)動(dòng)的不同階段需要不同的管理方式、保管場(chǎng)所其中暫時(shí)保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經(jīng)受時(shí)間的考驗(yàn)有的可能沒有價(jià)值可以銷毀有的一段時(shí)間內(nèi)有價(jià)值然后再銷毀有的具有永久保存價(jià)值將來還需要進(jìn)館保存因此需要一個(gè)過渡性的中間機(jī)構(gòu)來專門對(duì)其進(jìn)行整理、保管和利用。于是文件中心這一機(jī)構(gòu)便應(yīng)運(yùn)而生了。國內(nèi)外學(xué)者對(duì)文件中心的實(shí)踐范圍各說不一但其管理的對(duì)象、內(nèi)容是一致的。

【摘要】近年來，信息技術(shù)高速發(fā)展，文書檔案管理模式、管理內(nèi)容朝著現(xiàn)代化、信息化以及科學(xué)化的方向變革。在這種背景下，如何做好文檔一體化工作，推動(dòng)單位文書檔案管理工作進(jìn)入有序發(fā)展的軌道，成為文書檔案管理人員重點(diǎn)關(guān)注并思考的課題。文章立足于文書檔案信息化建設(shè)的背景，就文檔一體化工作進(jìn)行概述，分析文檔一體化工作的必要性，指出當(dāng)前文檔一體化工作中存在的不足，提出相應(yīng)的優(yōu)化建議。

【關(guān)鍵詞】信息化；文檔一體化；云共享；檔案管理系統(tǒng)

文檔一體化主要是一種基于“文書檔案前端控制”“文書檔案信息化建設(shè)論”以及“文件生命周期理論”為核心的檔案管理理論，其體現(xiàn)了信息技術(shù)與文書檔案管理工作相融合的趨勢(shì)，是文書檔案規(guī)范化、科學(xué)化以及現(xiàn)代化管理的必然要求。近年來，雖有很多單位開始著手文檔案一體化建設(shè)工作，但并沒有取得理想的成效。鑒于此，文章重點(diǎn)對(duì)該領(lǐng)域展開闡述，希望能夠幫助相關(guān)單位改革文書檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)收益最大化。

一、文檔一體化概述

所謂文檔一體化主要是指從資源統(tǒng)籌、資源整合以及高效管理的角度出發(fā)，借助信息技術(shù)對(duì)文書資料進(jìn)行全方位管理，使文書檔案能夠?qū)崿F(xiàn)“一站式管理”與“一站式服務(wù)”目標(biāo)的管理機(jī)制。文書檔案信息化管理背景下文檔一體化具有以下特點(diǎn)：第一，數(shù)字化。文檔一體化需要借助檔案管理系統(tǒng)以及其他數(shù)字化技術(shù)。這就意味著文書檔案必須以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)。第二，注重分工協(xié)調(diào)與整體控制。文檔一體化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，不能單靠檔案管理部門發(fā)力，也需要其他業(yè)務(wù)部門給予一定的配合與支持。只有各個(gè)部門相互配合，才能最大限度地發(fā)揮文檔一體化的優(yōu)勢(shì)，使文書檔案的整個(gè)生命周期都得到有效、安全、全面地管控。第三，文檔一體化強(qiáng)調(diào)文書工作與檔案工作的有效銜接。各種文書資料形成不同的檔案后，能夠打造不同的文書檔案數(shù)據(jù)庫，便于后期查詢。因此，確保文書工作與檔案工作的有效銜接，才能真正提升管理效能。

二、文檔一體化的必要性

電子文件和電子檔案作為數(shù)字化信息系統(tǒng)的重要組成部分，從生產(chǎn)管理、處理和信息傳遞等方面入手，提出新的實(shí)施要求。此外，電子檔案的管理涉及的影響因素多，在一體化管理的過程中，需要進(jìn)行認(rèn)知度指導(dǎo)。如果系統(tǒng)化管理存在其他問題，則勢(shì)必造成不良影響，因此，在實(shí)施階段要凸顯出優(yōu)勢(shì)和關(guān)鍵，發(fā)揮現(xiàn)有系統(tǒng)的最大化作用，以符合指標(biāo)要求。

1企業(yè)行政機(jī)關(guān)文檔一體化管理概述

文件和檔案的管理一直是一體化管理的重點(diǎn)，如果不提前進(jìn)行文檔有序管理，則易造成異常影響。此外，檔案文書管理也比較復(fù)雜，檔案來源于文書，文書工作的質(zhì)量決定檔案工作質(zhì)量，根據(jù)文件管理和檔案的物質(zhì)需求和要求等，結(jié)合行政機(jī)關(guān)文件以及管理系統(tǒng)的要求等，實(shí)現(xiàn)一體化操作。為了滿足實(shí)施文件的需求，以系統(tǒng)化理論作為基礎(chǔ)，從系統(tǒng)化的角度入手，借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行操作，以符合理論指導(dǎo)要求。此外，機(jī)關(guān)文書的種類比較多，統(tǒng)籌規(guī)劃和指導(dǎo)很重要。統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)管理等符合要求，在系統(tǒng)化分析的階段進(jìn)行處理，一般情況下，采用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等能凸顯出優(yōu)勢(shì)[1]。企業(yè)行政機(jī)關(guān)在文書管理階段如何最大限度開發(fā)文件是關(guān)鍵，在一體化的管理和實(shí)施后，符合自動(dòng)化系統(tǒng)要求。根據(jù)現(xiàn)狀和實(shí)施要求，需要了解現(xiàn)有的文件信息類型，結(jié)合檔案信息的相關(guān)指標(biāo)和共享程度等，最大限度進(jìn)行文件和檔案信息的管理。企業(yè)行政機(jī)關(guān)的一體化文檔管理在現(xiàn)有基礎(chǔ)上實(shí)施，必須提升工作效率，文檔一體化管理體現(xiàn)了行政機(jī)關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息程度，整體優(yōu)勢(shì)明顯[2]。

2企業(yè)行政機(jī)關(guān)文檔一體化管理現(xiàn)狀

根據(jù)當(dāng)前行政機(jī)關(guān)文案管理的具體要求，在整個(gè)工程中必須凸顯出管理的優(yōu)勢(shì)。企業(yè)行政管理有重要的意義，在實(shí)際文件落實(shí)的過程中，影響文檔一體化管理的因素較多，具體如下。2.1電子文件內(nèi)容變動(dòng)大。電子文件是可以修改的，內(nèi)容變動(dòng)大。文件修改后識(shí)別難度大，因此，把握原有的狀態(tài)難度比較大，根據(jù)文件類型和電子文件傳遞信息的類型等可知，需要做好元件的界定工作。電子文件在眾多的電子計(jì)算機(jī)上顯示后，便于進(jìn)行保存。在操作過程中需要提前進(jìn)行系統(tǒng)識(shí)別，此外，元件和復(fù)印件的種類多，在文件保存的過程中需要適應(yīng)新的環(huán)境。文件的長期保存需要掌握固定類型，結(jié)構(gòu)和格式等可能出現(xiàn)變動(dòng)，電子文件不再是固定的形式，結(jié)合存儲(chǔ)載體和文件類型模式等，提前進(jìn)行分辨。2.2電子檔案管理人才匱乏。對(duì)電子文件、電子文檔以及歸檔后的文案進(jìn)行管理，需要工作人員掌握系統(tǒng)的實(shí)際類型。電子檔案管理需要人才支持，在信息收集、積累和整理的過程中，對(duì)企事業(yè)機(jī)關(guān)的具體管理有嚴(yán)格的要求，但是部分工作人員相關(guān)知識(shí)缺乏，導(dǎo)致整體管理現(xiàn)狀不容樂觀。2.3管理軟件有局限性。當(dāng)前在系統(tǒng)軟件管理的過程中，可能存在手工文件，增加了難度。結(jié)合一體化管理系統(tǒng)和其他要求等，可能存在重復(fù)性或者檔案不統(tǒng)一的現(xiàn)象。在智能性分析的基礎(chǔ)上，如何進(jìn)行安全評(píng)估很重要，軟件本身有局限性，導(dǎo)致檢索質(zhì)量差。2.4缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。長期以來，文件工作和檔案工作等采用的是分開管理模式，文件的類型比較多，在一體化實(shí)施中，需要掌握實(shí)際類型，如果存在管理難度大的情況，則發(fā)揮現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)模式的標(biāo)準(zhǔn)作用，提升檔案服務(wù)能力。但是在實(shí)施過程中存在缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)象，管理難度大。

3做好企業(yè)行政機(jī)關(guān)文檔一體化管理系統(tǒng)工作的措施

編者按：文檔一體化是將目前檔案工作現(xiàn)實(shí)中各機(jī)關(guān)相對(duì)分散獨(dú)立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個(gè)有機(jī)整體進(jìn)行管理，而文件中心是介于文件產(chǎn)生形成機(jī)關(guān)和檔案館之間的一種過渡性文件保管機(jī)構(gòu)。公文又是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來。可以說公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問題。本文通過分析文檔一體化與文件中心的理論依據(jù)及其必要性研究，并制定出提高案卷質(zhì)量、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則以及以公文制發(fā)來達(dá)到檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

論文摘要：本文以文件生命周期理論為線索對(duì)文檔一體化和文件中心進(jìn)行分析指出了在我國進(jìn)行文檔一體化改革和建立文件中心具有必要性、可行性。同時(shí)用文件生命周期理論對(duì)二者進(jìn)行比較進(jìn)而指出文件中心是文檔一體化之下當(dāng)文件運(yùn)動(dòng)到暫時(shí)保存階段時(shí)研究其保管方式、存放地址時(shí)的一種有益補(bǔ)充它不能也決不是實(shí)現(xiàn)文檔一體化的一種具體模式、方法。文檔一體化是必由之路文件中心應(yīng)在文檔一體化的思路指導(dǎo)下建設(shè)。

一、文檔一體化與文件中心的理論依據(jù)及其必要性

所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實(shí)中各機(jī)關(guān)相對(duì)分散獨(dú)立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個(gè)有機(jī)整體進(jìn)行管理而文件中心是介于文件產(chǎn)生形成機(jī)關(guān)和檔案館之間的一種過渡性文件保管機(jī)構(gòu)國內(nèi)學(xué)者一致認(rèn)為它們的理論依據(jù)是文件生命周期理論。

文件生命周期理論告訴我們文件從其產(chǎn)生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個(gè)完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價(jià)值、作用和特點(diǎn)各階段文件存在著與之相對(duì)應(yīng)的保管地點(diǎn)和存放方式。國內(nèi)外學(xué)者對(duì)周期理論階段劃分不一各執(zhí)一詞。筆者認(rèn)為比較適合我國國情和比較合理的是國內(nèi)學(xué)者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運(yùn)動(dòng)過程劃分為制作階段、現(xiàn)實(shí)使用階段、暫時(shí)保存階段和永久保存階段。

文件生命周期理論強(qiáng)調(diào)文件從始至終都是一個(gè)完整的、動(dòng)態(tài)的、連續(xù)的生命運(yùn)動(dòng)過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設(shè)置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行管理使文件運(yùn)動(dòng)的不同階段相對(duì)獨(dú)立因此造成文檔分離的不正?，F(xiàn)象。要解決這一實(shí)際工作的難題必須實(shí)現(xiàn)文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運(yùn)動(dòng)的特點(diǎn)的這兩個(gè)階段的文件都處于現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段都具有不穩(wěn)定性、中間性和過渡性的特點(diǎn)都主要是為產(chǎn)生文件的機(jī)關(guān)、為發(fā)揮其原始價(jià)值服務(wù)的。從本質(zhì)上四個(gè)階段都是文件只是其價(jià)值、特點(diǎn)、存放地址不同因此文檔一體化在現(xiàn)實(shí)中主要是對(duì)二、三階段文件的一體化管理。

編者按：本文主要從：文檔一體化與文件中心的理論依據(jù)及其必要性；公文制發(fā)是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性前提；實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)；提高案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證幾個(gè)方面進(jìn)行論述。其中，主要包括：國內(nèi)外學(xué)者對(duì)周期理論階段劃分不一各執(zhí)一詞、文件生命周期理論強(qiáng)調(diào)文件從始至終都是一個(gè)完整的、動(dòng)態(tài)的、連續(xù)的生命運(yùn)動(dòng)過程、文件中心這一機(jī)構(gòu)便應(yīng)運(yùn)而生了、我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化等。具體材料請(qǐng)?jiān)斠姟?/p>

本文以文件生命周期理論為線索對(duì)文檔一體化和文件中心進(jìn)行分析指出了在我國進(jìn)行文檔一體化改革和建立文件中心具有必要性、可行性。同時(shí)用文件生命周期理論對(duì)二者進(jìn)行比較進(jìn)而指出文件中心是文檔一體化之下當(dāng)文件運(yùn)動(dòng)到暫時(shí)保存階段時(shí)研究其保管方式、存放地址時(shí)的一種有益補(bǔ)充它不能也決不是實(shí)現(xiàn)文檔一體化的一種具體模式、方法。文檔一體化是必由之路文件中心應(yīng)在文檔一體化的思路指導(dǎo)下建設(shè)。

一、文檔一體化與文件中心的理論依據(jù)及其必要性

所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實(shí)中各機(jī)關(guān)相對(duì)分散獨(dú)立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個(gè)有機(jī)整體進(jìn)行管理而文件中心是介于文件產(chǎn)生形成機(jī)關(guān)和檔案館之間的一種過渡性文件保管機(jī)構(gòu)國內(nèi)學(xué)者一致認(rèn)為它們的理論依據(jù)是文件生命周期理論。

文件生命周期理論告訴我們文件從其產(chǎn)生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個(gè)完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價(jià)值、作用和特點(diǎn)各階段文件存在著與之相對(duì)應(yīng)的保管地點(diǎn)和存放方式。國內(nèi)外學(xué)者對(duì)周期理論階段劃分不一各執(zhí)一詞。筆者認(rèn)為比較適合我國國情和比較合理的是國內(nèi)學(xué)者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運(yùn)動(dòng)過程劃分為制作階段、現(xiàn)實(shí)使用階段、暫時(shí)保存階段和永久保存階段。

文件生命周期理論強(qiáng)調(diào)文件從始至終都是一個(gè)完整的、動(dòng)態(tài)的、連續(xù)的生命運(yùn)動(dòng)過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設(shè)置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行管理使文件運(yùn)動(dòng)的不同階段相對(duì)獨(dú)立因此造成文檔分離的不正常現(xiàn)象。要解決這一實(shí)際工作的難題必須實(shí)現(xiàn)文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運(yùn)動(dòng)的特點(diǎn)的這兩個(gè)階段的文件都處于現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段都具有不穩(wěn)定性、中間性和過渡性的特點(diǎn)都主要是為產(chǎn)生文件的機(jī)關(guān)、為發(fā)揮其原始價(jià)值服務(wù)的。從本質(zhì)上四個(gè)階段都是文件只是其價(jià)值、特點(diǎn)、存放地址不同因此文檔一體化在現(xiàn)實(shí)中主要是對(duì)二、三階段文件的一體化管理。

當(dāng)今世界已步入信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，科學(xué)與技術(shù)革命深刻地改變著整個(gè)人類社會(huì)的生存方式和思維方式。計(jì)算機(jī)硬件和軟件的不斷更新，信息網(wǎng)絡(luò)的開通，為新世紀(jì)的辦公自動(dòng)化發(fā)展提供了極好的環(huán)境和機(jī)遇。為適應(yīng)這一新的形勢(shì)，檔案界提出了“文檔一體化”的管理模式。

1文檔一體化是機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)行政管理信息網(wǎng)絡(luò)化的內(nèi)在要求文件與檔案是同一事物的兩個(gè)不同發(fā)展階段，文件與檔案同源一體。文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，文書工作的質(zhì)量關(guān)系著檔案工作的質(zhì)量，沒有文書工作就沒有檔案管理工作。檔案產(chǎn)生于文書部門，是將具有保存價(jià)值的文件資料經(jīng)過立卷歸檔轉(zhuǎn)化來的，它們是檔案的前身和源泉。檔案是文書的變體、精華和歸宿。所以，文件管理和檔案管理的物質(zhì)對(duì)象是一致和統(tǒng)一的，二者具有內(nèi)在的密切聯(lián)系，是文件與檔案實(shí)現(xiàn)一體化管理的理論基礎(chǔ)。

文檔一體化歷來是檔案界改革的熱門話題，特別是八十年代以來，檔案工作者立足于系統(tǒng)理論的應(yīng)用，借鑒西方文件與檔案一體管理的模式，從理論上明確提出了文檔一體化的可行性發(fā)展思路，并且斷言:文檔一體化是機(jī)關(guān)行政管理信息網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢(shì)。這種預(yù)言正隨著二十世紀(jì)九十年代中期以來迅猛發(fā)展的機(jī)關(guān)行政管理信息網(wǎng)絡(luò)化逐步成為現(xiàn)實(shí)，不斷為人們所接受。這是因?yàn)橐酝奈募芾砼c檔案管理的分流，已不能適應(yīng)機(jī)關(guān)信息共享和管理信息網(wǎng)絡(luò)化的要求。比較而言，文檔一體化的管理方法更具有科學(xué)性和可操作性，同時(shí)，機(jī)構(gòu)改革后機(jī)關(guān)在減員增效的要求下，人們只能去尋求科學(xué)的管理方法，以提高工作效率。今天，人們正從機(jī)關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息共享和效能建設(shè)的視角，再次關(guān)注文檔一體化和機(jī)關(guān)行政管理信息網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢(shì)。

2文檔一體化與機(jī)關(guān)行政管理信息網(wǎng)絡(luò)化互為條件互為補(bǔ)充

所謂“文檔一體化”就是將文件管理與檔案管理納入一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化辦公系統(tǒng)，特別是計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，一次輸入，多次輸出，從公文產(chǎn)生到運(yùn)轉(zhuǎn)的每個(gè)環(huán)節(jié)上，尤其是在公文向檔案轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)上，都能體現(xiàn)檔案工作的要求，使文檔實(shí)體一體化、管理一體化、利用一體化、規(guī)范一體化，實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作規(guī)范化銜接和信息共亡當(dāng)毛矜。

2.1文秘工作與檔案工作規(guī)范街接是提高檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)

本文以文件生命周期理論為線索對(duì)文檔一體化和文件中心進(jìn)行分析指出了在我國進(jìn)行文檔一體化改革和建立文件中心具有必要性、可行性。同時(shí)用文件生命周期理論對(duì)二者進(jìn)行比較進(jìn)而指出文件中心是文檔一體化之下當(dāng)文件運(yùn)動(dòng)到暫時(shí)保存階段時(shí)研究其保管方式、存放地址時(shí)的一種有益補(bǔ)充它不能也決不是實(shí)現(xiàn)文檔一體化的一種具體模式、方法。文檔一體化是必由之路文件中心應(yīng)在文檔一體化的思路指導(dǎo)下建設(shè)。

一、文檔一體化與文件中心的理論依據(jù)及其必要性

所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實(shí)中各機(jī)關(guān)相對(duì)分散獨(dú)立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個(gè)有機(jī)整體進(jìn)行管理而文件中心是介于文件產(chǎn)生形成機(jī)關(guān)和檔案館之間的一種過渡性文件保管機(jī)構(gòu)國內(nèi)學(xué)者一致認(rèn)為它們的理論依據(jù)是文件生命周期理論。

文件生命周期理論告訴我們文件從其產(chǎn)生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個(gè)完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價(jià)值、作用和特點(diǎn)各階段文件存在著與之相對(duì)應(yīng)的保管地點(diǎn)和存放方式。國內(nèi)外學(xué)者對(duì)周期理論階段劃分不一各執(zhí)一詞。筆者認(rèn)為比較適合我國國情和比較合理的是國內(nèi)學(xué)者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運(yùn)動(dòng)過程劃分為制作階段、現(xiàn)實(shí)使用階段、暫時(shí)保存階段和永久保存階段。

文件生命周期理論強(qiáng)調(diào)文件從始至終都是一個(gè)完整的、動(dòng)態(tài)的、連續(xù)的生命運(yùn)動(dòng)過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設(shè)置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行管理使文件運(yùn)動(dòng)的不同階段相對(duì)獨(dú)立因此造成文檔分離的不正常現(xiàn)象。要解決這一實(shí)際工作的難題必須實(shí)現(xiàn)文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運(yùn)動(dòng)的特點(diǎn)的這兩個(gè)階段的文件都處于現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段都具有不穩(wěn)定性、中間性和過渡性的特點(diǎn)都主要是為產(chǎn)生文件的機(jī)關(guān)、為發(fā)揮其原始價(jià)值服務(wù)的。從本質(zhì)上四個(gè)階段都是文件只是其價(jià)值、特點(diǎn)、存放地址不同因此文檔一體化在現(xiàn)實(shí)中主要是對(duì)二、三階段文件的一體化管理。

依據(jù)文件生命周期理論文件運(yùn)動(dòng)的不同階段需要不同的管理方式、保管場(chǎng)所其中暫時(shí)保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經(jīng)受時(shí)間的考驗(yàn)有的可能沒有價(jià)值可以銷毀有的一段時(shí)間內(nèi)有價(jià)值然后再銷毀有的具有永久保存價(jià)值將來還需要進(jìn)館保存因此需要一個(gè)過渡性的中間機(jī)構(gòu)來專門對(duì)其進(jìn)行整理、保管和利用。于是文件中心這一機(jī)構(gòu)便應(yīng)運(yùn)而生了。國內(nèi)外學(xué)者對(duì)文件中心的實(shí)踐范圍各說不一但其管理的對(duì)象、內(nèi)容是一致的。

摘要：文檔一體化，是將文書處理與檔案管理這兩項(xiàng)既聯(lián)系又區(qū)別、既獨(dú)立又相互關(guān)聯(lián)的工作納入統(tǒng)一信息化管理應(yīng)用系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)文書處理與檔案管理無縫銜接、彼此配合，提高文檔工作效率。本文在分析了文檔一體化管理理論基礎(chǔ)、主要特點(diǎn)及現(xiàn)實(shí)意義基礎(chǔ)上，就如何促進(jìn)文檔一體化提出相應(yīng)對(duì)策建議，對(duì)豐富文檔一體化理論、促進(jìn)文檔一體化理論實(shí)踐具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：文書檔案；文檔一體化；信息化管理

1概述

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的推廣和應(yīng)用，以及辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，文書檔案立卷模式發(fā)生了深刻變化，文書檔案工作一體化日益受到青睞。文檔一體化，就是將文書處理與檔案管理這兩項(xiàng)既聯(lián)系又區(qū)別、既獨(dú)立又相互關(guān)聯(lián)的工作納入統(tǒng)一信息化管理應(yīng)用系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)文書處理與檔案管理無縫銜接、彼此配合，提高文檔工作效率。在實(shí)踐中，文書處理需要交擬、撰稿、核稿、簽發(fā)、繕校、用印等多道環(huán)節(jié)，文書處理應(yīng)遵循其形成過程，把好每一個(gè)環(huán)節(jié)，把好質(zhì)量關(guān)，并將辦結(jié)的文書及時(shí)輸入計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范、統(tǒng)一管理，為文書立卷歸檔奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。文檔一體化管理模式下，檔案正是從文書轉(zhuǎn)化而來，將應(yīng)歸檔文書通過計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行篩選、立卷、整理、編目、檢索，實(shí)現(xiàn)了真正意義上的文檔一體化管理。

1文檔一體化理論基礎(chǔ)

文檔一體化伴隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的誕生發(fā)展，以及檔案理論研究的深入而逐漸興起，有著科學(xué)的理論基礎(chǔ)。1.1文件生命周期論。1940年，美國檔案學(xué)家布魯斯提出“文件生命周期”概念；1950年，英國檔案學(xué)者在布魯斯的基礎(chǔ)上，將“文件生命周期”劃分為“現(xiàn)行文件—暫時(shí)保存—永久保存”“三階段”；1983年，前美國檔案局長羅茲將“文件生命周期”劃分為“文件形成—利用和保護(hù)—鑒定選擇—檔案管理”四階段。文檔一體化成為“四階段”理論的生動(dòng)實(shí)踐探索。1.2前端控制論。所謂前端控制，是指計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于形成的電子文件中，從電子文件形成之始或之前便進(jìn)行有效管理，直至文件進(jìn)入歸檔環(huán)節(jié)，全過程進(jìn)行規(guī)劃管理。前端控制理論是在電子文件產(chǎn)生后給檔案管理工作流程及內(nèi)容變化提出的新論斷，體現(xiàn)了在文件處理與檔案管理全面、系統(tǒng)、優(yōu)化思想。1.3后保管論。1981年，美國檔案學(xué)家漢姆首次提出“后保管”理論。信息革命的到來，決定檔案工作的社會(huì)記錄、利用、存儲(chǔ)信息方式發(fā)生了深刻變化，促進(jìn)了檔案管理步入了“后保管時(shí)代”。1996年，加拿大檔案學(xué)者庫克系統(tǒng)闡述了“后保管模式”，提出檔案管理從關(guān)注實(shí)體文件逐步向文件、文件形成及過程的目的、意義、聯(lián)系、關(guān)系、智能的關(guān)注，透視出新時(shí)期文件處理與檔案管理的有機(jī)聯(lián)系。