導語：如何才能寫好一篇檔案信息化論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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（一）檔案信息制度不健全帶來的信息安全隱患

在檔案信息化突飛猛進的背景下，相關(guān)的檔案信息安全管理制度卻未及時地建立起來，給別有用心的人竊取和不當利用檔案信息以可乘之機，嚴重危害著檔案信息的安全。比如，有的檔案管理單位解答了檔案利用者的問題，因為認為該問題具有代表性，就將該問題放入常見問題資訊庫中。若該檔案管理單位缺乏檔案信息的保護制度和保密意識，沒有對咨詢?nèi)说膫€人信息進行必要的屏蔽和處理，可能會造成用戶信息的泄露，侵犯檔案利用者的隱私權(quán)。再比如，有的地市住房公積金管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)由于缺乏相應的安全制度和技術(shù)保障措施，只需要輸入公積金繳存人的姓名就可以查閱到其工資水平和住房公積金繳納情況，而個人的收入狀況屬于個人不愿向外界透漏的的隱私，這就造成了個人檔案信息的泄露。

（二）檔案網(wǎng)絡(luò)化管理帶來的信息安全隱患

網(wǎng)絡(luò)化管理給檔案管理工作帶來便利。但是，計算機感染木馬病毒和遭受黑客惡意攻擊的風險給檔案信息的安全性帶來隱患。木馬程序一旦侵入檔案管理系統(tǒng)，很可能會破壞檔案信息數(shù)據(jù)，甚至會采取篡改、盜竊、銷毀檔案數(shù)據(jù)的破壞手段，造成檔案管理的混亂，給檔案數(shù)據(jù)的安全性帶來致命損害。另外，以光盤、硬盤等存儲介質(zhì)為載體的電子數(shù)據(jù)檔案有其自身不可克服的缺點，如信息數(shù)據(jù)不夠穩(wěn)定、易于損壞和難以固定保存等，加之檔案存儲設(shè)備更新速度很快，若不對檔案存儲設(shè)備以及相關(guān)的計算機硬件和軟件及時更新，解決數(shù)字檔案的格式轉(zhuǎn)換等問題，極易造成檔案數(shù)據(jù)丟失、毀損或無法順利讀取等情況發(fā)生。

（三）檔案管理造成的信息安全隱患

檔案信息化對檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求，要求檔案管理人員不但要精通檔案管理知識，還要精通互聯(lián)網(wǎng)知識、計算機和相應檔案管理軟件的操作方法。但是，當前檔案管理人員的年齡結(jié)構(gòu)存在普遍偏大的狀況。有些年齡較大的檔案管理人員知識更新不夠及時，仍然拘泥于傳統(tǒng)的檔案管理模式，對信息化的檔案管理可能會感覺力不從心。因為對檔案管理設(shè)備和檔案管理軟件研究不夠深入，操作熟練程度不夠等原因，在管理過程中容易造成檔案數(shù)據(jù)意外刪除等丟失毀損情況，構(gòu)成檔案信息的安全隱患。

二、加強檔案信息安全的舉措

（一）加強制度建設(shè)，提高檔案安全管理意識

首先，單位領(lǐng)導要充分認識到檔案信息安全管理的重要性，制定相應的檔案信息安全管理制度，與檔案管理人員簽訂檔案安全管理責任承諾書，安排專門檔案管理人員對所有檔案信息進行保密管理，規(guī)范檔案信息的保密審查程序和公開程序，確保做到公開的檔案信息不，的檔案信息不公開。同時，要完善檔案信息安全防范機制，嚴格禁止其他計算機對檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的接入和訪問，的檔案信息不允許與互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)接，的計算機要設(shè)置專用密碼，在轉(zhuǎn)為非計算機時要按照《保密法》的規(guī)定對存儲硬盤進行拆除。

（二）不斷提高檔案安全管理技術(shù)，做好電子檔案的異質(zhì)備份工作

首先，提升檔案安全管理技術(shù)是保障檔案信息安全的有效途徑，要定期對管理檔案的計算機設(shè)備進行殺毒軟件的升級，及時對病毒進行掃描和查殺，避免木馬程序和黑客惡意侵入檔案管理系統(tǒng)。同時，定期對檔案管理設(shè)備如計算機設(shè)備、打印機、復印設(shè)備等進行檢查，確保各種檔案管理設(shè)備的正常使用。其次，承載電子數(shù)據(jù)檔案的存儲設(shè)備有別于傳統(tǒng)的檔案載體文件，對它的讀取必須依靠必要的硬件設(shè)備和閱讀軟件才能夠?qū)崿F(xiàn)，對這些電子文件檔案同時轉(zhuǎn)化為其他類型的載體就成為必要。做好電子檔案的異質(zhì)備份工作，就可以防止隨著技術(shù)的發(fā)展出現(xiàn)現(xiàn)有的電子檔案因為缺乏相應的閱讀設(shè)備和軟件而不能順利讀取的尷尬局面。異質(zhì)備份的常見方法主要有：將網(wǎng)絡(luò)下載文件轉(zhuǎn)變成紙質(zhì)文檔；將紙質(zhì)文檔通過掃描等手段轉(zhuǎn)換成電子文檔；將現(xiàn)有的電子照片通過拷貝等形式制作成多份備查等。

（三）優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)，提高檔案安全防范意識

檔案管理的信息化對檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高要求，要優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)，建立形成梯隊的復合型檔案管理隊伍。檔案管理人員不但要熟悉檔案管理方面的業(yè)務知識以及相關(guān)的檔案管理法規(guī)，還要對計算機操作、互聯(lián)網(wǎng)知識等現(xiàn)代化的科技知識做到熟練掌握。這就要求我們必須要建立健全檔案管理人員的管理制度，對檔案管理人員的配備、流入流出等規(guī)定嚴格的程序，明確各類管理人員的工作職責和違反規(guī)定造成檔案安全信息不當泄露應承擔的責任。要定期對檔案管理人員進行業(yè)務知識和檔案信息安全管理方面的培訓，提高他們的安全防范意識和防范技能水平。

三、結(jié)語

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檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施主要包括計算機軟硬件設(shè)備、基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)和各類輔助設(shè)施，它是檔案信息化建設(shè)中非常重要的基本保障條件。根據(jù)檔案信息采集的需要，配備檔案室相應的計算機、掃描儀、光盤刻錄機和檔案信息管理系統(tǒng)軟件等設(shè)施。建立電子目錄和電子檔案錄入接收中心，實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)和電子文件的采集工作。檔案信息管理系統(tǒng)軟件要能涵蓋對電子文件采集、存儲、歸檔、整理、編目、檢索、利用等服務功能，具備同其他數(shù)據(jù)庫進行連接和交換數(shù)據(jù)的能力，保證校園網(wǎng)和檔案系統(tǒng)管理網(wǎng)絡(luò)之間的檔案信息存儲、交換的順利進行。

二、加強學校檔案信息資源建設(shè)

檔案資源是學校發(fā)展的歷史憑證，它以各種不同的形式真實而客觀地記載著學校教學、科研及管理過程中的每一個環(huán)節(jié)，是學校的寶貴財富。信息資源是檔案信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，檔案信息化建設(shè)的首要任務是把室藏檔案資源數(shù)字化，其核心內(nèi)容是將各種形式的檔案信息，通過計算機、掃描儀等設(shè)施，建立起資源配置合理、特色突出、利用方便的檔案信息數(shù)據(jù)庫，滿足社會對檔案信息的需求。豐富室藏資源，有效挖掘、收集、整理和傳播成為學校檔案部門信息服務的發(fā)展重點，因此檔案部門要緊緊圍繞學校中心工作，加大檔案編研力度，自行開發(fā)特色專題檔案數(shù)據(jù)庫，不斷完善檢索工具，促進檔案信息的開發(fā)和再生；加強對重要會議、重大活動事件檔案材料的收集，主動從各種媒體中收集有關(guān)學校的信息，通過對信息的采集、整合、分析，為領(lǐng)導決策和教學管理提供信息服務。

三、加強學校檔案服務手段的創(chuàng)新

隨著檔案數(shù)字化程度不斷提高，檔案利用的方式也發(fā)生了改變，利用者通過網(wǎng)絡(luò)、計算機等現(xiàn)代化手段利用檔案，使得傳統(tǒng)的檔案管理工作方法和行為方式將隨之而發(fā)生改變，檔案管理模式也在從傳統(tǒng)的實體管理模式向著信息管理、知識管理、數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)變，因此，檔案部門必須用創(chuàng)新的服務方式、服務內(nèi)容和服務手段實現(xiàn)由傳統(tǒng)的手工操作管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變。

四、加強學校檔案信息安全保障體系建設(shè)

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【摘要】當前,計算機管理已經(jīng)廣泛應用于各行各業(yè)。本文針對醫(yī)院檔案管理的信息化進行探討,分析了醫(yī)院檔案信息化需要面對和解決的問題,提出了對應的策略。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案管理信息化

1何為檔案的信息化管理

1.1檔案信息化管理的內(nèi)涵

檔案信息化管理的內(nèi)涵包括兩個方面:一是應用信息技術(shù)對檔案信息系統(tǒng)集成、有序分類、便于查詢、開發(fā)應用,對檔案的鑒定分類、編目、排序、檢索、歸檔保存等進行高效的管理,以提高醫(yī)院的管理效率。二是用信息流來調(diào)控檔案物流,最終實現(xiàn)“無紙化”管理,促進管理創(chuàng)新。

1.2檔案信息化管理的內(nèi)容

(1)數(shù)據(jù)資料信息化。應用掃描儀、計算機和網(wǎng)絡(luò)把應當存檔的文件、資料信息等以統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)格式錄入計算機,以備處理。

(2)工作流程信息化。通過專用軟件實現(xiàn)檔案分類、編目和排序,為此首先需要規(guī)范管理流程、確定崗位員工的工作標準,減少人為調(diào)控和干預。為保證文檔一致性,醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)要與檔案管理系統(tǒng)兼容。

(3)檔案檢索信息化。在施行分級檢索制度的前提下,通過醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)可隨時準確地檢索到所需要的存檔文件、資料、原始記錄、文獻等。

1.3檔案信息化管理的條件

一是需要配備開放式電腦查詢檢索系統(tǒng),向利用者提供快捷、方便的檔案信息服務。

二是要加快醫(yī)院局域網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)。

三是需要建立檔案用戶信息庫,及時分析、了解用戶對檔案的需求,有針對性地編輯完整的系統(tǒng)檔案信息,提高檔案利用率。

四是要緊緊圍繞中心工作,多角度、多層次、多形式地開展利用宣傳活動。

2醫(yī)院檔案信息化管理的重要性及必要性

2.1適應社會發(fā)展的需要

現(xiàn)代信息社會日新月異,人們對各種時效性強、具有高價值的檔案信息的需求量越來越大,對利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案資源共享的要求越來越強,對檔案工作服務信息化的要求也相應地越來越高,傳統(tǒng)的檔案管理模式及各業(yè)務環(huán)節(jié)已不斷受到新的挑戰(zhàn)。

2.2提升檔案管理水平的需要

從總體上來看,醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化程度不高,有些單位還比較落后,這就需要不斷更新管理意識,改革管理方法,運用先進的設(shè)備與技術(shù),提高工作效率,實現(xiàn)管理的現(xiàn)代化,從根本上提高檔案管理和利用的水平。

2.3確保醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要

檔案信息化管理不僅有利于發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批人才為醫(yī)院事業(yè)發(fā)展服務,而且將會大大提高工作效率,使檔案信息資源得到更加充分的開發(fā)利用,同時可以延長檔案壽命。

3醫(yī)院檔案信息化管理需要解決的問題

3.1需要大量資金投入

醫(yī)院檔案信息化的初期建設(shè)需要整體規(guī)劃,包括整個硬件平臺和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)置,如需要投入的設(shè)備就有計算機、掃描儀、數(shù)碼相機、刻錄機、縮微設(shè)備、打印機、復印機等,還需要進行信息的安全防護,這些都需要很大的經(jīng)費投入。另外,這些電子產(chǎn)品更新?lián)Q代速度快,生命周短,其后續(xù)的維修、更換、升級等也在一定程度上制約了檔案信息化工作的開展。

3.2任務繁雜,工作量大

醫(yī)院檔案的信息化管理有很多優(yōu)勢,但其工作量并不輕松,檔案的信息化建設(shè)需要完成的工作很多:(1)對現(xiàn)存檔案室的紙質(zhì)檔案進行數(shù)據(jù)化處理,通過掃描縮微等手段,將其轉(zhuǎn)換成電子文件。(2)要利用文檔處理軟件按照標準要求對數(shù)據(jù)庫進行規(guī)范整理,便于檢索利用。(3)要對醫(yī)院職能科室和業(yè)務科室提供網(wǎng)上利用平臺,搞好遠程服務。(4)要采取數(shù)據(jù)備份,數(shù)據(jù)加密,設(shè)置防火墻等多種防護措施,確保檔案信息安全。(5)要根據(jù)電子信息技術(shù)的不斷完善與進步,要對電子文件進行轉(zhuǎn)換升級,使其處于可用狀態(tài)。(6)紙質(zhì)檔案與電子文檔并存,工作量是雙倍甚至是多倍。

3.3難以獲求滿足工作要求的人才

檔案信息化管理要求工作人員要有相適應的熟練的計算機操作技能,有獲取判斷運用信息的能力,要有精通的檔案業(yè)務知識。那種既會檔案管理、計算機操作,又懂衛(wèi)生管理的復合型人才大受歡迎。但檔案部門待遇不高,優(yōu)秀人才難以吸引進來,進來后又難以留住,冗員又難以消化。

3.4需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務方式

傳統(tǒng)的檔案管理處于一種封閉的環(huán)境下,收集的也只是上級發(fā)來的紅頭文件、科研課題等等,沒有對信息進行深層次的開發(fā)和加工,致使應變能力不強,競爭力不高。而檔案信息化面對的是遠程的看不見的,是背靠背的服務,服務方式是公開的透明的全方位的,服務質(zhì)量要經(jīng)得起網(wǎng)上的檢驗。這就要求我們要更新服務理念,拓寬服務領(lǐng)域,提升服務質(zhì)量。

4正視問題所在,加強醫(yī)院檔案信息化的建設(shè)

4.1醫(yī)院檔案信息化的問題所在

(1)基礎(chǔ)設(shè)施有待完善。大部分醫(yī)院的局域網(wǎng)建設(shè)還有待完善,有的辦公自動化系統(tǒng)尚未實施,形成不了醫(yī)院檔案專業(yè)體系,檔案信息化管理也由此受到制約。

(2)技術(shù)保障與政策支持不夠。保證電子文件信息安全的技術(shù)措施還有待于相關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章和標準的引導,電子文件的法律地位尚未確立。另外信息安全技術(shù)問題也缺乏明確的管理性、業(yè)務性和技術(shù)性標準。

(3)相關(guān)體系規(guī)范有待健全。檔案信息化建設(shè)的前提和必要條件是檔案工作的標準化、規(guī)范化。目前雖然已有一些標準規(guī)范出臺,但還不能滿足檔案信息化快速、有序的發(fā)展。制約著信息交流的范圍和程度,直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。

4.2醫(yī)院檔案信息化的措施

(1)加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。包括軟硬件方面的設(shè)施,即各種機器設(shè)備、各種檔案自動化處理程序、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)等。

(2)重視人才培養(yǎng)。檔案信息化建設(shè)涉及的技術(shù)性較強,要采用各種措施,培養(yǎng)既掌握檔案管理知識,又通曉計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),又熟悉醫(yī)院業(yè)務的復合型人才,以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。

(3)加強安全管理。一方面要制定嚴格的檔案信息化安全保密制度,強化從業(yè)人員的安全保密意識和安全防范技能,另一方面要完善檔案管理系統(tǒng)和嚴密的流程化處理機制,引入科學實用的網(wǎng)絡(luò)安全應對策略,加強監(jiān)控。

參考文獻:

[1]程潔.醫(yī)院檔案信息與數(shù)字化管理初探[J].實用全科醫(yī)學,2007,(05).

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從本質(zhì)上來講，檔案管理工作屬于服務性工作，需要工作人員具備高尚的職業(yè)道德，做到愛崗敬業(yè)、無私奉獻、服務周到等。檔案管理人員要提高自身工作的效率和質(zhì)量，最基本的要求就是要熱愛自己的崗位，盡自己最大的努力將這份工作做好，有高度的責任感，減少工作的失誤和錯誤。檔案管理工作本身比較枯燥無味，如果工作人員缺乏對它的熱愛，將直接影響工作人員的工作狀態(tài)和工作心情，降低工作的效率和質(zhì)量。此外，檔案本身作為記錄過去發(fā)生某些事實的唯一載體，在社會的發(fā)展過程中有著重要的作用，這就要求工作人員需要具備高度的責任心和責任感，高度重視檔案管理的每一個工作環(huán)節(jié)，防止檔案的丟失，維護檔案的完整和安全。另外，隨著檔案工作量的越來越大，檔案管理工作人員要善于總結(jié)工作經(jīng)驗，勤于思考，敢于創(chuàng)新，積極探索和開創(chuàng)新的工作方法和管理方式，確保檔案管理工作的全面性和安全型。對于實際工作中遇到的難題和困難，要敢于打破傳統(tǒng)的思維模式和管理方式，在遵循規(guī)律的基礎(chǔ)上，對相關(guān)檔案管理的環(huán)節(jié)進行改革和創(chuàng)新，進一步促進檔案管理工作的效率，提高檔案管理的安全性能。

二、信息化的管理能力和學無止境的精神

信息時代的到來，衍生出了以電子文件為載體的檔案，直接沖擊了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，對檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。因此，檔案管理人員需要具備信息化的管理能力，能夠熟練的運用計算機對相關(guān)電子文件進行存儲、歸檔、保管等信息化檔案管理操作，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的同步管理。這無疑需要檔案管理工作人員需要掌握基本的計算機操作能力，兼具其他學科的相關(guān)內(nèi)容，在檔案信息化建設(shè)中貢獻自己的一份力量。此外，檔案管理人員還需要具備學無止境的精神，有良好的學習態(tài)度，積極參加多元化形式的學習，將實際的工作與所學的知識緊密結(jié)合在一起，養(yǎng)成工作學習化的良好習慣，不斷提高自身的專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能，拓寬自己的知識面和視野，注重綜合型人才的培養(yǎng)，提高自身的綜合實力和綜合素養(yǎng)，進一步促進我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

三、結(jié)語

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傳統(tǒng)的檔案管理工作注重的是保存和保密，使用次數(shù)相對電子檔案來說很少。而在信息化不斷發(fā)展的環(huán)境中，檔案管理工作除了保存檔案之外最主要的使利用資料。檔案管理的信息化發(fā)展改變了檔案資料的利用方式，彌補了傳統(tǒng)檔案使用效率低的缺陷，并且能夠使檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)等平臺進行查看和利用，為查詢者提供更為方便的檔案信息查詢服務。

二、新時期檔案管理信息化發(fā)展的策略

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立信息化管理意識

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案管理工作越來越受到廣大受眾的重視，在產(chǎn)生巨大變化的同時，也獲得了一定的成效，在檔案管理理念以及管理模式上也發(fā)生著極大的改變，檔案管理工作正逐步向著信息化的方向發(fā)展。為了順應時展的步伐，檔案管理工作人員要努力改變傳統(tǒng)的檔案管理思想，加強自身對檔案信息化管理意識，不斷提高自己的工作質(zhì)量和自身的綜合素質(zhì)以及專業(yè)技能。只有當檔案管理工作人員的整體素質(zhì)提高了，檔案管理信息化的發(fā)展步伐才能更為的穩(wěn)定和迅速。因為檔案管理工作人員素質(zhì)的提高，是資源管理信息化發(fā)展工作的重點和保障，是檔案管理信息化穩(wěn)定發(fā)展的前提和基礎(chǔ)。

（二）加強電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平

不同類型的檔案文件有著不同的檔案管理要求。對各種不同類型載體的檔案資源（比如：紙質(zhì)檔案、錄音、視頻以及照片等）進行信息化處理與轉(zhuǎn)換時，需要落實各類電子文件的積累、注明、歸檔等工作，以保證所記錄的電子文件真實、完整、有效、可靠。同時，管理人員在工作中要制定合適的電子檔案管理方法，以保證電子檔案的安全性和有效性，從而促進檔案信息化管理水平的提高。

（三）提高現(xiàn)代化管理手段，實現(xiàn)檔案資源共享

目前，檔案管理方式從傳統(tǒng)的管理向現(xiàn)代化信息管理不斷轉(zhuǎn)變。對此，檔案管理工作要圍繞國家、企業(yè)、工作部門的工作重點以及所關(guān)注的熱點來收集信息、提供信息。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的高速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化的檔案管理逐漸取代了紙質(zhì)檔案管理，檔案信息的運用也隨著社會的發(fā)展產(chǎn)生了極大的改變。因此，在開展現(xiàn)代化管理工作時，要慎重選擇和推廣規(guī)范化的檔案管理軟件，既要保證電子檔案的安全，又要為更多的使用者提供信息，實現(xiàn)資源共享。

三、結(jié)束語

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一、中職學校檔案建設(shè)現(xiàn)狀

中職學校檔案一般采用紙質(zhì)材料進行記錄，由于所要記錄的信息量比較大，所以記錄時間長，耗費大量的紙張，占用的人力較多。而且在記錄之后不易更改，操作難度大，紙質(zhì)檔案進行傳輸?shù)倪^程中容易造成檔案的錯亂與丟失。檔案的保存與整理也是一個比較嚴峻的問題，由于檔案基數(shù)大不利于移動和整理，儲存也會占用較大的地方，保存也需要注意很多的儲存方面的問題，比如潮濕問題，檔案轉(zhuǎn)運的過程中容易造成丟失。檔案儲存時間較長的話容易造成紙質(zhì)的氧化，造成檔案的損壞?，F(xiàn)代中職檔案關(guān)系著學校教職工的方方面面，學校檔案的缺失會影響學生的求學與教職工的教學評優(yōu)?，F(xiàn)代中職學校檔案管理依舊比較落后，因此需要引起學校管理人員的注意，引進新型的檔案信息管理系統(tǒng)，改變現(xiàn)代中職學校管理檔案的問題?，F(xiàn)代中職院校有一些已經(jīng)采用了先進的信息技術(shù)，效果顯著有效，值得在大多數(shù)的中職院校中進行推廣。應當改變現(xiàn)代落后的技術(shù)，積極地改變現(xiàn)狀，改變現(xiàn)代中職學校建設(shè)中的缺陷，為創(chuàng)建現(xiàn)代化信息化的中職院校努力地進行改變著。

二、學校檔案管理

學校檔案管理目前需要大量的人員進行管理，工作人員需要對檔案的信息進行收集、整理、保存以及進行利用，各個環(huán)節(jié)的繁雜勞動影響著檔案管理。因為現(xiàn)在的檔案材質(zhì)主要是紙質(zhì)和實物，不利于進行查找和管理，影響著學校檔案管理。由于現(xiàn)在檔案管理過程比較復雜，所以檔案管理方面的專業(yè)型人才比較難以尋找。再就是由于現(xiàn)代學校檔案管理長期使用傳統(tǒng)的方式進行管理，所以依舊采用從前的檔案管理方式，從前落后的思想沒有改變，不會進行改革和創(chuàng)新，制約著檔案管理的信息化進程。學校檔案問題制約著學校發(fā)展進程，由于學校檔案管理的問題造成學校管理出現(xiàn)了各種狀況，信息查詢的不及時，造成紕漏。嚴謹?shù)膶W校檔案管理也是對學校學生的負責，因為當學生升學時需要查出自己的檔案時，不再像曾經(jīng)那樣需要耗費大量的時間進行查找，管理信息化能夠節(jié)省大量的時間，搜集出的檔案也比較完善和準確，不會因為檔案的缺失而影響學生的升學問題。而且當遇到需要查詢大量學生的檔案問題時也會比較便捷，不會造成檔案的混亂丟失。

三、信息化建設(shè)

信息化是一種新型的管理方式，信息化具有信息儲存無紙化，信息傳輸便捷性，操作方式簡單化和儲存信息龐大化的特點。有利于改變曾經(jīng)采用紙質(zhì)檔案材料的現(xiàn)狀，檔案可以進行數(shù)字化，儲存占用的地方小，有利于節(jié)省空間。由于信息傳輸?shù)谋憬菪裕欣谛畔⒌膫鬏斉c互動，學生的升學和畢業(yè)的信息的傳輸快速便捷，這樣就不會給學生造成惡劣影響。使用現(xiàn)代化設(shè)施進行整理和儲存操作簡單易行對于整理人員的要求也不會太高。只需要對從前的檔案管理人員進行簡單的培訓就可以進行操作，節(jié)省了人力、財力、物力?，F(xiàn)代信息化建設(shè)有利于提升中職檔案管理的便捷性，因此學校應當積極采用建立檔案管理信息建設(shè)的制度，設(shè)立專門的部門進行管理，確保學校檔案管理信息化順利的推進。還應當制定相應的規(guī)章制度確保檔案信息化工作規(guī)范化操作，使工作變得規(guī)范化。學校還應當落實學校檔案信息化的設(shè)施設(shè)備，加快學校檔案信息化的進程，使學校紙質(zhì)儲存的現(xiàn)狀不斷地進行改變。對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化，確保檔案信息不再流失。建立校園局域網(wǎng)，有利于學校檔案資源的傳輸與利用，使學校檔案的價值充分的發(fā)揮出來。建立數(shù)據(jù)庫使學校檔案進行數(shù)字化儲存，不斷對數(shù)據(jù)進行整理細化，防止信息的缺失。雖然信息化操作相對于從前的紙質(zhì)檔案的整理與操作來說變得簡單易行易于操作，但是依舊需要進行簡單的培訓來提高管理人員的素質(zhì)。

四、總結(jié)

隨著時代的發(fā)展，信息化建設(shè)不斷深入到生活中的方方面面，讓過去費事費力的事情變得簡單方便，提高了工作效率。檔案信息化管理有利于中職學院管理充分發(fā)揮信息化的優(yōu)勢提高工作效率，節(jié)省時間，更好地服務師生，提高學校的工作水平。

作者:趙吉鵬 單位:甘南藏族自治州師范學校

參考文獻：

［1］唐柳雁．中職學校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及對策［J］．科學咨詢，2014，（16）．

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高校的檔案信息化是指利用信息技術(shù)，將不同載體的資源以數(shù)字化的形式存儲，并通過互聯(lián)網(wǎng)連接，最終實現(xiàn)檔案查詢與利用的快捷化，實現(xiàn)資源的共享。雖然高校檔案信息化模式建設(shè)成為一種必然趨勢，但仍存在著諸多問題。首先，發(fā)展不平衡。由于各高校對檔案信息化模式的重視程度不同，所以高校的檔案館發(fā)展程度存在較大差別。與其他學校相比，教育部直屬高校無論是在基礎(chǔ)設(shè)施還是基礎(chǔ)業(yè)務方面，都已經(jīng)遙遙領(lǐng)先，早已經(jīng)利用專業(yè)軟件和平臺管理檔案，檔案信息化建設(shè)不斷加快。而多數(shù)高校的信息化建設(shè)還在起步階段，甚至停滯不前，和發(fā)展較快的高校相比存在著較大差距。由此看出，高校檔案信息化建設(shè)發(fā)展極不平衡。其次，信息化水平整體較低。雖然有些高校檔案信息化模式在不斷完善和發(fā)展，但與其他大型企業(yè)對比，高校檔案信息化建設(shè)水平整體較低。筆者認為，大型企業(yè)檔案信息化并不囿于檔案館本身，而是通過系統(tǒng)化。集成化的檔案管理平臺實現(xiàn)檔案資源的規(guī)范化管理，以檔案館為中心，輻射其他各業(yè)務部門。很顯然，高校檔案信息化模式只是限制在圖書館本身。再次，信息資源利用率較低。高校檔案查詢多數(shù)需要本人或者委托別人到檔案館辦理，沒有較為方便快捷的檔案查詢平臺，檔案信息化建設(shè)的滯后給用戶帶來了極大的不便。最后，高校對檔案信息化模式的重視程度不夠，缺乏人力和財力的支持。構(gòu)建高校檔案信息化模式對資金需求較大，財政較差的高校很難拿出檔案信息化的建設(shè)經(jīng)費，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)經(jīng)費更是少之又少。有些高校認為，檔案本身利用率較低，服務對象僅限于本校師生，因此構(gòu)建檔案信息化模式意義不大，仍采用傳統(tǒng)的手工操作和手工業(yè)務。高校檔案館的工作人員年齡老化，缺乏相應的檔案專業(yè)知識，對檔案管理和利用技術(shù)不熟，缺乏創(chuàng)新觀念，無法對檔案信息化模式產(chǎn)生較高的認識，制約著高校檔案信息化模式的發(fā)展。

二、構(gòu)建低碳理念的高校檔案信息化模式的對策

高校檔案管理工作是一項重要且復雜的工作，它需要各個部門的積極配合與協(xié)作。

1.加大經(jīng)費投入。高校領(lǐng)導應充分認識檔案信息化的重要性，加大信息化建設(shè)的經(jīng)費投入。檔案信息資源作為衡量高校管理水平的重要標志，對構(gòu)建低碳校園、推動校園的持續(xù)健康發(fā)展有重要作用。因此，高校領(lǐng)導支持檔案信息化模式的建設(shè)，提供充足的資金保障，支持檔案部門的工作。

2.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念。有些高校認為檔案利用率較低，檔案信息化建設(shè)意義不大，使得檔案管理人員仍然采用傳統(tǒng)的手工操作模式。轉(zhuǎn)變觀念作為檔案信息化建設(shè)的重要前提，檔案管理人員應及時更新管理觀念，提高自身認識水平，樹立低碳理念的檔案信息化管理意識，積極探索低碳理念的檔案信息化模式新思路，進而適應信息化發(fā)展的要求。

3.加快檔案數(shù)字化進程。檔案信息化是檔案管理的新方向，高校應加快檔案數(shù)字化進程，加強數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，逐步實現(xiàn)檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化。筆者認為，檔案信息只有在利用時才能體現(xiàn)自身價值，發(fā)展新型網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的快捷傳遞、交流，進而充分發(fā)揮檔案的利用價值，實現(xiàn)檔案資源的共享。但是，數(shù)字化的檔案信息要確保數(shù)據(jù)的完整性和真實性，將其存放在高質(zhì)量的新型數(shù)據(jù)庫中。

4.加強檔案管理隊伍建設(shè)。檔案信息化技術(shù)的利用離不開檔案管理人員的配合，因此，高校在選用檔案管理人員時，要重視綜合素質(zhì)較高的復合型人才的選用。構(gòu)建低碳理念的檔案信息化模式需要不斷提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，加大專業(yè)培訓力度，加強隊伍建設(shè)。此外，引進高素質(zhì)的信息管理人才有利于檔案管理的科學化，進而推進信息化建設(shè)的進程。

5.加快檔案網(wǎng)絡(luò)化進程。高?？梢詫n案信息網(wǎng)絡(luò)化，盡量減少紙質(zhì)檔案數(shù)量，通過檔案信息網(wǎng)絡(luò)化實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)服務。用戶可以利用網(wǎng)站上的數(shù)據(jù)庫，方便快捷地查到所需檔案信息，進而提高檔案利用率，極大地擴大了檔案利用范圍，實現(xiàn)檔案信息服務網(wǎng)絡(luò)化、管理自動化。

三、結(jié)語

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養(yǎng)老保險檔案管理信息化建設(shè)，就是將檔案實體以數(shù)字化信息的形式為社會提供服務。它的優(yōu)勢體現(xiàn)在信息處理快速、節(jié)約存儲空間、調(diào)閱檔案便捷以及利于保護檔案原件等諸多方面，這就使得事業(yè)單位檔案管理向著全面信息化時代邁進，也意味著事業(yè)單位檔案管理正在朝著各環(huán)節(jié)自動化、管理方式網(wǎng)絡(luò)化、決策智能化和檔案信息利用電子化的方向發(fā)展。養(yǎng)老保險檔案管理信息化建設(shè)的重要性體現(xiàn)在很多方面。

1.可以方便檔案的檢索和使用養(yǎng)老保險檔案管理信息化，使用者只要輸入關(guān)鍵詞，計算機上就會快速呈現(xiàn)出所要查詢的相關(guān)資料信息，大大提高了信息檢索效率。同時還可以采用電子加密技術(shù)對檔案進行機密處理，這也在很大程度上提高了養(yǎng)老保險檔案信息的安全性。

2.可以實現(xiàn)檔案信息資源的科學管理養(yǎng)老保險檔案管理信息化可以使檔案管理部門的工作走向開放化，使新型的信息采集、管理和服務職能取代傳統(tǒng)的檔案保管和利用職能，這不僅體現(xiàn)了時代的發(fā)展和社會的進步，更提高和優(yōu)化了養(yǎng)老社會服務。

3.可以支持養(yǎng)老保險決策和管理的及時正確運行養(yǎng)老保險檔案管理信息化建設(shè)，可以加強檔案信息的完整可靠程度、加速信息化管理的綜合分析能力，這在很大程度上保證了養(yǎng)老保險決策和管理的及時正確運行。

4.可以提供智能化服務，提高檔案信息利用的時效性養(yǎng)老保險檔案管理信息化，可以使檔案信息通過遠程服務實現(xiàn)資源共享，提高了使用的便捷性，大大縮短了檔案的編著時間。要實現(xiàn)檔案管理信息化工作的順利運行，就要使廣大的工作人員改變傳統(tǒng)的檔案管理思想，加強學習，不斷提高自身的信息化管理意識，將文書檔案、會計檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、照片檔案和實物檔案統(tǒng)統(tǒng)納入管理范疇，努力將復雜工作簡單化，簡單工作規(guī)范化。與此同時，還要加快庫藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，以滿足檔案信息共享、快速檢索利用的需要。

二、養(yǎng)老保險檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的問題

1.檔案管理人員對信息化工作問題認識不足部分檔案管理人員受知識水平和思想觀念的制約，對于信息化管理的理解還相當片面，認為只要把檔案資料輸入到電腦中就是信息化管理了，認識不到檔案優(yōu)化管理工作的重要性，導致檔案管理的信息資源開發(fā)嚴重不足，減緩了信息化建設(shè)的進程。很多工作人員的辦公思維模式還停留在傳統(tǒng)的檔案管理方法上，對于用計算機管理檔案的工作模式非常陌生，甚至對該新工作模式產(chǎn)生不良的抵觸心理，使養(yǎng)老保險檔案的信息化管理進程受到嚴重阻礙。

2.檔案管理信息化工作自身的不足養(yǎng)老保險檔案管理信息化過程中，無論是檔案的起草、修改，還是檔案的印發(fā)都是由工作人員在電腦上完成的，以電子文檔的形式保存在計算機數(shù)據(jù)庫里，這樣雖然便于復制和修改，卻也使檔案的原始記錄性不復存在，導致電子文檔是否可以作為檔案、是否具有法律效益等一系列問題的出現(xiàn)，給工作人員帶來很多麻煩。

3.制度法規(guī)與規(guī)范的不足養(yǎng)老保險檔案管理信息化過程中的規(guī)范化、標準化是非常重要的。但是現(xiàn)在的計算機軟件普遍存在機器和配件型號不一致、質(zhì)量差異大、開發(fā)語言不統(tǒng)一等一系列問題，這就阻礙了養(yǎng)老保險檔案管理信息化建設(shè)的步伐。

4.檔案信息管理人才培養(yǎng)的不足當今養(yǎng)老保險管理部門既熟知檔案管理知識，又具備信息化技術(shù)的人才可謂是鳳毛麟角，政府還沒有把培養(yǎng)信息化檔案管理人才納入到主要的工作任務進程當中，這也是導致檔案信息管理人才嚴重缺乏的重要原因之一。

5.當前信息技術(shù)發(fā)展的不足養(yǎng)老保險檔案管理信息化需要以電子文檔的形式保存檔案，這樣雖然便于復制和修改，卻也給不法分子竊取和偽造檔案信息提供了便利。與此同時，檔案需要長期保存的性質(zhì)要求計算機的軟硬件壽命都非常高，需要應用的計算機質(zhì)量要有保證。

三、養(yǎng)老保險檔案管理信息化建設(shè)策略

1.加大對養(yǎng)老保險檔案管理信息化建設(shè)的投入我們要想讓養(yǎng)老保險檔案管理信息化建設(shè)工作順利進行，就必須加大對相關(guān)人力、物理和財力等方面的大力投入。比如為單位購買配置優(yōu)良的用于存儲養(yǎng)老保險人員檔案的計算機等信息化設(shè)備、聘請具備計算機信息化應用能力的人才等等。這些優(yōu)質(zhì)的工作資源不僅能夠顯著的提高工作效率，還能使檔案的查找、閱讀和保存變得更加便利，為檔案存儲的區(qū)域設(shè)置加密保護，增強養(yǎng)老保險檔案工作的保密程度。

2.完善養(yǎng)老保險檔案管理信息化工作的服務方式我們要想讓養(yǎng)老保險檔案管理信息化建設(shè)工作順利進行，就必須采用可以開發(fā)養(yǎng)老保險信息資源和創(chuàng)新服務方式的先進技術(shù)。例如：已經(jīng)在檔案管理部門初步實現(xiàn)的計算機信息管理服務，可以設(shè)立相應的制度和標準，這樣可以大大避免資源的重復開發(fā)和過度浪費；還有可以采用縮微技術(shù)服務，用這種技術(shù)來存儲和保護一些珍貴的檔案，可以收到非常顯著的成效；也可以啟用相應的公共網(wǎng)絡(luò)服務系統(tǒng)，利用電話、計算機網(wǎng)絡(luò)等公共網(wǎng)絡(luò)為養(yǎng)老保險檔案信息化提供更加優(yōu)質(zhì)的服務。

3.注重的養(yǎng)老保險檔案管理信息化人才的培養(yǎng)養(yǎng)老保險檔案管理部門應該加大對于信息化檔案管理人才的培養(yǎng)力度。相關(guān)領(lǐng)導應該認真制定信息化檔案管理人才的培養(yǎng)戰(zhàn)略，力爭達到科學、合理、高效。掌握這方面的各項內(nèi)容，做好培訓前的充分準備工作，然后再根據(jù)設(shè)定的培養(yǎng)策略對其進行培訓，從而收到最好的培訓效果。與此同時，可以讓培訓人員根據(jù)制定好的學習計劃進行自學，讓他們之間多溝通交流，增加對于養(yǎng)老保險檔案管理信息化技術(shù)的探討，強化這方面的知識，從而達到使養(yǎng)老保險檔案管理信息化高效實施的目的。

4.建立規(guī)范標準的養(yǎng)老保險檔案管理信息化機制要想建立起規(guī)范標準化的養(yǎng)老保險檔案管理信息化機制，就一定要確保檔案管理網(wǎng)絡(luò)的安全性，這就要求檔案管理機制必須規(guī)范化。我們可以努力從這兩方面做好：創(chuàng)新檔案管理制度，完善檔案管理工作的各項機制，逐步統(tǒng)一各項工作標準，細化各項工作，制定各項安全措施；統(tǒng)一檔案管理標準，這樣能夠保證檔案資源庫的正常建立，使整個檔案信息網(wǎng)絡(luò)工作保持暢通，順利實現(xiàn)養(yǎng)老保險檔案的資源共享。

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所謂檔案信息化建設(shè)，顧名思義就是利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將醫(yī)院原來的對檔案紙質(zhì)版的管理手段轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒蛿?shù)字化的形式，最終達到醫(yī)院檔案資源的共享化。加快醫(yī)院檔案信息的數(shù)字化以及自動化的管理模式，重點內(nèi)容是加大醫(yī)院檔案信息化管理的所需要的基礎(chǔ)條件，所需要的系統(tǒng)安裝以及信息資源包含的范圍，相關(guān)規(guī)章制度的標準制定，醫(yī)院檔案信息的人才隊伍建設(shè)等?？傊?，檔案信息建設(shè)的核心內(nèi)容是通過對醫(yī)院醫(yī)療相關(guān)信息的收集和匯總，建立完整的信息數(shù)據(jù)庫，同時對醫(yī)院的整體檔案信息資料進行一體化管理，使醫(yī)院的每一位員工都可以共享相關(guān)資源。

2現(xiàn)狀分析

2.1醫(yī)院對電子文件的監(jiān)控較弱

相關(guān)學者研究表明：在傳統(tǒng)觀念中，在一定程度上醫(yī)院的電子文件主要儲存于軟件內(nèi)，隨著電子產(chǎn)品種類的不斷更新，電子文件的形式也會跟著儲存載體的變化而發(fā)生相應的改變。醫(yī)院內(nèi)部的電子文件最常見的問題是發(fā)生在復制粘貼以及對其存盤的過程中。因此，在實際工作中，如果操作者在操作的過程中，對電子文件采取人為的修改，造成電子文件數(shù)據(jù)的失真。另外，由于醫(yī)院對電子文件的監(jiān)控出現(xiàn)漏洞，當操作者將電子文件打印成紙質(zhì)版后進行簽名或者蓋章時，相關(guān)領(lǐng)導對文件內(nèi)容的真實性很難把握。

2.2醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)還沒有統(tǒng)一標準

目前，關(guān)于醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的種類較為繁多，但是對于管理系統(tǒng)的軟件國內(nèi)還沒有統(tǒng)一的標準，由于缺乏規(guī)范化，就會出現(xiàn)當前的各級醫(yī)院機構(gòu)往往是片面的依據(jù)自身科室的需求引入或者自行研發(fā)檔案管理系統(tǒng)，雖然這種做法在一定程度上滿足了醫(yī)療機構(gòu)的基本需要，但是由于系統(tǒng)的片面性，最終導致了檔案信息化管理由于沒有統(tǒng)一的標準而缺乏客觀的評價。與此同時，有的醫(yī)療機構(gòu)由于檔案信息管理系統(tǒng)引入時間過長，導致系統(tǒng)的檢索功能已不能滿足醫(yī)院發(fā)展的基本需求，甚至連最基本的信息查找或者整理都不能完成，對醫(yī)院相關(guān)信息的再利用的效率也不高。相關(guān)文獻報道，有的醫(yī)療機構(gòu)長期對檔案信息化建設(shè)重視不夠，對信息化建設(shè)所需要的硬件以及場所設(shè)備的資金投入不足，管理水平較為落后，檔案信息化的優(yōu)勢很難真正的發(fā)揮出來。

2.3對醫(yī)院檔案信息缺乏科學的管理

當前，各級醫(yī)療機構(gòu)對檔案信息的管理者的出身往往是由醫(yī)院的其他科室和專業(yè)，而通過檔案信息系統(tǒng)培訓過的人員較少。由于非專業(yè)檔案信息管理者在實際操作的過程中缺少嫻熟的計算機及其網(wǎng)絡(luò)操作知識和技巧，當計算機或者網(wǎng)絡(luò)平臺出現(xiàn)故障時不能及時的采取有針對性的措施，就會導致檔案信息網(wǎng)絡(luò)運行不暢的情況。同時，管理人員在檔案信息資料進行管理的過程當中，由于檔案室的硬件設(shè)備投入不足，軟件建設(shè)跟不上，沒有統(tǒng)一的標準化的規(guī)章制度，最終導致醫(yī)院檔案信息化只是停留在口頭上，而實際當中進行的工作較少。

2.4缺乏對醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)平臺的維護

有學者指出：在相當大的程度上，醫(yī)院檔案的信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)平臺具有復雜性和不確定性，網(wǎng)絡(luò)整體的兼容性并不強，極易受互聯(lián)網(wǎng)外界環(huán)境的干擾和攻擊。除此之外，目前各級醫(yī)院機構(gòu)中的網(wǎng)絡(luò)管理員的專業(yè)技術(shù)水平參差不齊，有個別網(wǎng)絡(luò)管理人員對網(wǎng)絡(luò)的維護和保養(yǎng)缺乏專業(yè)的知識，當外界病毒或黑客對醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)進行攻擊時不能及時的采取有針對性的措施，給醫(yī)院的檔案信息安全構(gòu)成很大的威脅。

2.5人事檔案材料內(nèi)容質(zhì)量不高

由于多種原因,當前醫(yī)院許多人的人事檔案質(zhì)量不高,缺乏利用價值,有的招聘人員的人事檔案材料空洞的和停留于形式的多,細致的、實際性的少。同時能較詳細的反映個人經(jīng)歷、學歷、工資、政治面貌等一般情況的多,但是真正反映個人道德品質(zhì)、業(yè)務能力、技術(shù)專長的少;反映過去情況的多,反映當前情況的少。尤其是一些材料定性結(jié)論多,定量描述的少，或者只講優(yōu)點,避免缺點，內(nèi)容空乏,個人總結(jié)和組織意見盡是套話,無法全面、公正的評價和反映一個人的情況。同時，在信息化的管理過程中，由于檔案的規(guī)范化以及標準化的相對滯后，再加上信息網(wǎng)絡(luò)應用軟件的不一致，制約了人事信息管理系統(tǒng)整體水平的發(fā)展，導致醫(yī)院人事檔案信息獲得和更新的相對滯后，造成人力、物力資源的浪費。同時，由于人事檔案關(guān)系到人員的隱私，均屬于秘密級的材料，但在信息化管理的過程中，可能會由于網(wǎng)絡(luò)的漏洞而造成人事信息資料的泄露。

3對策

3.1加大對電子文件的監(jiān)管理力度

各級醫(yī)療機構(gòu)的主要領(lǐng)導就加大對電子文件監(jiān)管的重視程度，避免因人為的改動而造成醫(yī)院檔案信息不準的現(xiàn)象發(fā)生。同時，作為醫(yī)療機構(gòu)的領(lǐng)導者應加強對檔案信息化建設(shè)工作做進一步的了解，從而提高對信息化建設(shè)的重視程度。在實際的操作過程中，可以參考其他醫(yī)院在建設(shè)檔案信息化過程中的相成功經(jīng)驗，總結(jié)分析醫(yī)院檔案信息化建設(shè)對提高醫(yī)院綜合實力和提高醫(yī)院運作效率的重要作用。隨著信息技術(shù)在不斷發(fā)展，對電子文件的規(guī)范化管理也顯得尤為重要，因此，在醫(yī)院整體推進檔案信息化的過程中，應制定嚴格的電子文件管理規(guī)定，確保電子文件在可管可控的狀態(tài)下運行，防止人為對數(shù)據(jù)資料的修改，造成數(shù)據(jù)失真的嚴重后果。

3.2制定標準化的管理制度

在醫(yī)院檔案信息化的建設(shè)過程中，要想達到對有限的信息資源共享的目的，必須標準化的管理制定作為信息化運行的前提條件，通過科學合理可行的管理制度，確保檔案信息建設(shè)能夠又好又快的發(fā)展。例如，醫(yī)院的檔案管理部門應對醫(yī)院的所有電子文件負總責，其他各臨床科室和功能科室應互相協(xié)助與支持檔案管理部門的工作。通過檔案辦公自動化管理系統(tǒng)的建立，在制度設(shè)定時，可以考慮各個科室在向檔案管理部門遞交電子文件資料時，可能通過自動化管理系統(tǒng)和規(guī)章制度，從而確保對電子文件的處理能按照標準化的流程進行。同時，還應制定相關(guān)的操作技術(shù)規(guī)范。對管理軟件的選擇，可以使用兼容性以及應用性相對都比較好的軟件，而且還應對軟件的相關(guān)技術(shù)參數(shù)以及標準做進一步的規(guī)范。

3.3提高醫(yī)院檔案管理者的綜合素質(zhì)

由于醫(yī)院檔案信息化建設(shè)對提高醫(yī)院的綜合實力方面發(fā)揮的作用日益變大，系統(tǒng)的運行環(huán)境也越來越復雜，這就對檔案信息資料的管理人員的綜合素質(zhì)有了更高的要求。因此，各級醫(yī)療機構(gòu)應該適應發(fā)展趨勢，積極加強對醫(yī)院檔案管理人才的培養(yǎng)力度。通過定期以及不定期的方式，對醫(yī)院的相關(guān)人員進行系統(tǒng)的專業(yè)化的培訓，使檔案信息系統(tǒng)的相關(guān)人員對檔案信息化建設(shè)過程中的部門分工、職責分工進一步的明確等。而且還應該加大管理管對醫(yī)院各部門的業(yè)務活動做進一步的掌握，在檔案管理的工作中才能根據(jù)各個科室的實際情況提供有針對性的檔案服務。

3.4加強對醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)平臺的維護

為了防止檔案信息網(wǎng)絡(luò)被病毒或黑客攻擊而造成重要資料的泄漏，醫(yī)院應按照各類資料的類型及其保密級來對其進行安全層次分類，在分類過程中可以參照資料的密級、來源以及資料的價值等方面綜合考慮，通過文件資料的層次分類，最后再根據(jù)文件層次分類的不同對用戶設(shè)置訪問權(quán)限。與此同時，檔案信息管理人員還應對醫(yī)院的敏感信息進行時時的監(jiān)控，定期對檔案信息管理系統(tǒng)的安全性進行仔細的檢測，發(fā)現(xiàn)有安全隱患時要及時采取有針對性的防控措施。同時，要想確保檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全，管理者還應該通過一些物理隔離的方式來為其提供支持，在登陸系統(tǒng)時可以通過防火墻、身份認證以及加密的方式來進行。另外，通過采取限制內(nèi)部區(qū)域網(wǎng)用戶同外部互聯(lián)網(wǎng)連接的危險點以及危險服務，從而有效提高檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全性和可靠性。

3.5加快醫(yī)院的人事和文書管理的信息化建設(shè)

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［關(guān)鍵詞］醫(yī)院會計檔案；信息化；醫(yī)患關(guān)系

0引言

良好的醫(yī)患關(guān)系是醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)健康發(fā)展的基礎(chǔ)，也是社會和諧穩(wěn)定的要求，充分的醫(yī)患溝通是解決醫(yī)患矛盾、增進醫(yī)患互信的關(guān)鍵。新形勢下調(diào)整傳統(tǒng)的醫(yī)院會計檔案管理模式，加強醫(yī)院會計檔案信息化建設(shè)和管理，可以加深醫(yī)患之間的信任和溝通，提高醫(yī)務人員工作效率，促進醫(yī)院持續(xù)改進。

1基于醫(yī)患溝通的醫(yī)院會計檔案信息化管理

1．1建立信息化平臺，簡化就醫(yī)流程

由于醫(yī)療資源配置和分級診療制度的不完善，許多大醫(yī)院人滿為患，許多患者排隊等候的時間遠遠超過就診時間，容易引發(fā)矛盾和投訴，構(gòu)建信息化平臺，將會計檔案信息與醫(yī)院信息系統(tǒng)（HospitalInformationSystem，HIS）對接，建立便捷、系統(tǒng)、準確的會計檔案服務的新模式，縮短和簡化掛號、取藥、劃價繳費、醫(yī)保報銷等一系列流程，可以減少患者排隊等候時間，簡化就醫(yī)流程。通過醫(yī)院會計檔案的信息化管理可以向患者及公眾開放檔案檢索工具及檢索設(shè)備，通過醫(yī)院各科室配備的費用查詢設(shè)備，將患者所涉及的藥費、治療費、手術(shù)費在查詢系統(tǒng)中分類列出。將門診掛號號源變化，住院的空余床位，診療費用的變動，實時反映在公眾服務平臺，患者可以隨時查詢醫(yī)院最新的信息，改善患者的就醫(yī)體驗，拉近醫(yī)患之間的距離。

1．2改變醫(yī)院會計檔案保管的方式

通過信息化建設(shè)將醫(yī)院會計檔案保管的方式逐漸向開放式轉(zhuǎn)變，建立健全會計檔案檢索工作體系，拓寬會計檔案的信息咨詢服務范圍。以往的檔案管理是重保管輕利用［1］，新形勢下傳統(tǒng)的檔案管理服務方式已經(jīng)不能夠滿足當前形勢的需要。保存會計檔案并開展檔案工作的最終目的，都是為了利用檔案，實現(xiàn)檔案的作用和價值。服務性是檔案工作得以存在和賴以發(fā)展的前提條件，樹立為公眾服務的嶄新理念，改變保管、保密為主的觀點，改變會計檔案的借閱管理，通過修訂會計檔案借閱制度，方便患者對自己住院期間所發(fā)生的各種費用和相關(guān)檔案資料進行查詢，從而增加醫(yī)療收費的透明度，拉近醫(yī)患距離，在醫(yī)患溝通建立醫(yī)患互信中發(fā)揮其價值。

1．3在信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上增加反饋、監(jiān)督機制

利用局域網(wǎng)在醫(yī)院門診大廳、住院部設(shè)立電子觸摸屏和顯示屏，公示藥品、檢查、治療、化驗、手術(shù)、耗材價格，采購、收費公開透明，公示、監(jiān)督收費標準，建立投訴和獎懲制度。并通過網(wǎng)上論壇、座談會、投訴箱、投訴電話，處理和解決患者有關(guān)收費的疑問和投訴。還可以院外聘請價格監(jiān)督員，通過醫(yī)院會計檔案信息化平臺對醫(yī)療收費行為進行監(jiān)督，建立暢通和諧的溝通平臺。

2醫(yī)院會計檔案信息化在構(gòu)建和諧醫(yī)患關(guān)系中的意義

2．1促進醫(yī)患之間的互動與溝通

醫(yī)患雙方在診療過程中存在嚴重的信息不對稱，溝通不良或缺失，醫(yī)療費用的失誤或糾紛往往容易導致患者對醫(yī)療過程、對醫(yī)院的信任危機，是醫(yī)療糾紛的導火索，是醫(yī)患關(guān)系緊張的重要原因［2］。會計檔案可以作為醫(yī)患溝通的有效途徑。通過信息化管理和開設(shè)交流平臺，使患者對醫(yī)療收費項目、醫(yī)院相關(guān)的規(guī)章制度等有充分了解，還可以對醫(yī)療服務收費等患者比較關(guān)注的收費問題進行討論和交流，讓醫(yī)院在接受監(jiān)督檢查和自身控制管理的同時，增強和患者的溝通與互動，緩解矛盾，增強信任。

2．2有利于醫(yī)療糾紛公平合理解決

醫(yī)院會計檔案是醫(yī)院管理工作中的重要組成部分，體現(xiàn)了醫(yī)院的主要經(jīng)濟活動，還記錄著患者在醫(yī)院診療活動的客觀會計信息。醫(yī)院會計檔案管理信息化有利于保護珍貴檔案資料原件，通過對醫(yī)院會計檔案資料進行掃描處理，將具有保存價值的憑證、協(xié)議、證書、報表、報告等資料存儲于計算機中，醫(yī)院所舉證完整的、真實的會計檔案信息可以作為法律依據(jù)。醫(yī)療糾紛的處理具有嚴肅性和科學性，便捷、系統(tǒng)、準確的醫(yī)院會計檔案則是維護醫(yī)患雙方正當權(quán)益、公正合理解決醫(yī)療糾紛的有效法律證據(jù)。

2．3有利于醫(yī)院各科室間的溝通協(xié)調(diào)

醫(yī)院會計檔案資料通過計算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案資料的共享利用，可以方便醫(yī)務人員借閱，提高利用率，避免原件的損壞、丟失。會計檔案信息化管理還能夠使醫(yī)院成本效益關(guān)系更加清晰平衡，密切醫(yī)院管理部門和臨床各科室之間的協(xié)作，調(diào)動醫(yī)務人員的工作積極性，還可以科學有效地管理和考核醫(yī)院各級醫(yī)師，通過信息化手段，把發(fā)現(xiàn)的問題可以直接反映給相關(guān)責任人，提高工作積極性，規(guī)范其診療行為提高醫(yī)療質(zhì)量［3］。

2．4有利于堵塞收費漏洞，規(guī)范經(jīng)營秩序

由于醫(yī)療收費涉及的項目、人員眾多，對醫(yī)院會計檔案信息化管理，有利于對醫(yī)院各種經(jīng)濟活動有效的控制與監(jiān)督、核算與分析，對醫(yī)療收費的各項業(yè)務，各個環(huán)節(jié)實現(xiàn)全方位、全過程的監(jiān)控，可以最大限度地減少和糾正差錯，堵塞收費漏洞，對于人為操作容易出現(xiàn)的問題，通過設(shè)置信息系統(tǒng)程序進行電腦自動限制，避免和減少可能產(chǎn)生的收費糾紛和投訴。

2．5有助于醫(yī)院工作的持續(xù)改進

真實、完整的會計檔案在監(jiān)督、參與醫(yī)院的經(jīng)營管理決策中發(fā)揮著重要作用，準確、完整的會計檔案可以為醫(yī)院領(lǐng)導的經(jīng)營管理決策提供重要的信息。根據(jù)會計信息進行科學決策，及時調(diào)整醫(yī)療服務的側(cè)重點和方向使醫(yī)院在提高診療技術(shù)水平合理調(diào)整醫(yī)療服務項目的同時，關(guān)注醫(yī)院的服務質(zhì)量和醫(yī)療收費問題，為醫(yī)院的健康有序發(fā)展和持續(xù)改進提供依據(jù)，更好地為患者服務，減少醫(yī)療投訴醫(yī)療糾紛的發(fā)生率。會計信息有利于社會、媒體的監(jiān)督，有利于差錯、責任的糾正，還可以為上級主管部門、社會相關(guān)部門實施改革和制定政策提供決策依據(jù)。對醫(yī)院維護自身信譽、體現(xiàn)人文關(guān)懷以及今后的可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

3醫(yī)院會計檔案信息化建設(shè)的措施

3．1領(lǐng)導重視

醫(yī)院領(lǐng)導應當意識到醫(yī)院會計檔案信息化的重要意義，在人力、物力上給予充分的支持，并制定適合自己醫(yī)院的會計管理制度和培訓計劃，選擇穩(wěn)定、準確、系統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)，管好用好會計檔案，把醫(yī)院會計檔案信息化的發(fā)展與促進醫(yī)患溝通、提供醫(yī)院核心競爭力結(jié)合起來。

3．2健全制度

健全會計檔案信息化管理制度可以保證會計檔案信息化的真實、完整、安全和使用方便。醫(yī)院會計檔案具有鮮明的行業(yè)特殊性，應依據(jù)醫(yī)院的實際情況，依據(jù)《會計法》《會計檔案管理辦法》等法規(guī)性文件的要求，制定完善的管理制度，保證其準確性、系統(tǒng)性。不斷優(yōu)化會計信息系統(tǒng)，對原有的系統(tǒng)進行升級與更新，在提高其利用價值，為醫(yī)院發(fā)展、醫(yī)患溝通提供服務的同時，還應注意會計檔案信息的安全性，保護醫(yī)院財務安全及患者隱私。

3．3加強審核監(jiān)督

醫(yī)院會計檔案涉及項目復雜、過程煩瑣、靈活性大、人員眾多，容易出現(xiàn)差錯。只有建立和完善監(jiān)管體系，實現(xiàn)全方位、全過程監(jiān)控，才能最大限度地減少差錯。可以通過醫(yī)院自我監(jiān)督、院外監(jiān)督員和政府部門監(jiān)督等多方位、多層次的監(jiān)督管理體系，保障會計檔案信息的準確性、及時性、完整性，降低差錯率，提高透明度。只有通過完善管理和監(jiān)督制度才能用好會計檔案信息，這不僅是醫(yī)院實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)，也是緩解醫(yī)患之間矛盾，構(gòu)建和諧醫(yī)患關(guān)系的重要保證。

3．4提高人員素質(zhì)

加強會計檔案人員專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德培訓工作，加大培訓和考核力度。管理制度、考核制度的完善，不僅可以提高相關(guān)人員的專業(yè)能力、服務意識，還有助于會計檔案信息化管理的發(fā)展［4］。會計人員必須嚴格遵循會計法律、法規(guī)、制度和行為準則，堅持實事求是、客觀公正、禁止弄虛作假，才能充分發(fā)揮醫(yī)院會計檔案管理的價值。

3．5妥善保管

單位會計檔案必須科學管理，設(shè)專人負責，使檔案工作的各個環(huán)節(jié)進入有序、可控狀態(tài)。檔案管理人員應定期將財務部門歸檔的會計資料編制系統(tǒng)完整的案卷目錄和必要的檢索工具，做到查找方便。并定期檢查和備份，嚴防檔案毀損、散失和消磁，發(fā)現(xiàn)問題及時匯報處理，并改善檔案存儲條件。

4結(jié)語

醫(yī)院會計檔案綜合性強、涉及面廣，依法、科學、規(guī)范地進行醫(yī)院會計檔案信息化建設(shè)與管理，是以病人為中心的具體體現(xiàn)，是維護患者利益，拉近醫(yī)患距離的有效途徑，必將在構(gòu)建和諧醫(yī)患關(guān)系中發(fā)揮積極的作用。

作者:張新艷 單位:1.第107醫(yī)院2.浙江財經(jīng)大學

參考文獻

［1］賴新英．淺談醫(yī)院會計檔案管理［J］．財會通訊，2010（3）：114－115．

［2］鄭平，陸敏．設(shè)置兼職醫(yī)療收費護士減少醫(yī)療收費糾紛［J］．全科醫(yī)學臨床與教育，2007，5（3）：207－208．