導語：如何才能寫好一篇檔案處理方式，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

本預案所指災害是指因地震、潮濕、塵埃、高溫、光照、水淹、火災、盜竊、鼠害、蟲害、有害氣體、盜竊等引起的對檔案保護造成的危害。

災害應急工作應當遵循預防為主、常備不懈的方針，貫徹統(tǒng)一領(lǐng)導、分級負責、反應及時、措施果斷、密切配合、齊抓共管的原則。

一、災害應急指揮組織機構(gòu)

（一）組織領(lǐng)導機構(gòu)

區(qū)檔案局（館）成立檔案災害事故應急領(lǐng)導小組的基礎(chǔ)上，成立應急行動領(lǐng)導小組，負責緊急情況下的指揮調(diào)度工作。由局長（館長）任組長，親自抓、負總責，分管副局長（副館長）和科長任副組長，靠上抓，并堅決實行責任追究制，確保領(lǐng)導、措施、工作“三到位”。

（二）應急行動機動隊

全局（館）工作人員經(jīng)嚴格培訓后，組成應急行動機動隊，專門負責應急處理工作（成員見上）。

二、指揮組織機構(gòu)職責

1、全面負責市中區(qū)檔案館重特大安全事故應急救援的指揮、組織和協(xié)調(diào)工作。

2、接到事故報告后，迅速趕赴現(xiàn)場，了解情況，制定應急救援方案。

3、組織有關(guān)部門、單位立即開展現(xiàn)場救援，盡快轉(zhuǎn)移館藏的檔案集料及相關(guān)設(shè)備。

4、根據(jù)實際工作需要，緊急調(diào)用必要的物資、設(shè)備、場地和人員。

5、迅速查清事故類別、影響范圍、檔案資料、相關(guān)設(shè)備和經(jīng)濟損失等情況，及時向上級有關(guān)部門報告。

三、災害緊急處理措施

（一）事故報告

發(fā)生災害事故發(fā)生后，必須立即將災害事故概況分別報所歸口管理部門、區(qū)安監(jiān)局等相關(guān)部門，區(qū)委、區(qū)政府及主要領(lǐng)導，必要時要通知公安、安監(jiān)等部門迅速趕赴事故現(xiàn)場開展搶險救災。并在12小時內(nèi)報送書面報告。書面報告包括以下內(nèi)容：發(fā)生災害事故時間、地點；事故的類型及規(guī)模；事故的簡要經(jīng)過、檔案資料、相關(guān)設(shè)備及直接經(jīng)濟損失的初步估計；事故原因、性質(zhì)的初步判斷；事故搶救處理的情況和采取的措施；需要有關(guān)部門和單位協(xié)助處理的有關(guān)事項；事故的報告單位（加蓋公章）、簽發(fā)人和報告時間。

區(qū)檔案局（館）成立檔案災害事故應急領(lǐng)導小組接到事故報告后，要立即報告區(qū)委、區(qū)政府主要領(lǐng)導，必要時同時通知公安、安監(jiān)等部門迅速趕赴事故現(xiàn)場開展搶險救災。

（二）現(xiàn)場保護

災害事故發(fā)生后，檔案館必須采取有效措施，嚴格保護事故現(xiàn)場。因防止事故擴大，減少檔案資料損失以及疏通交通等原因需要移動現(xiàn)場物件時，要做出標志、拍照、詳細記錄和繪制事故現(xiàn)場圖，并妥善保存現(xiàn)場的重要物證。

（三）現(xiàn)場救援

應急行動機動隊和各有關(guān)單位接到通知后，要立即趕赴現(xiàn)場，并根據(jù)實際情況成立現(xiàn)場指揮部和現(xiàn)場保衛(wèi)、醫(yī)療救護、后勤保障等緊急救援小組，組織有關(guān)部門迅速開展搶險救災工作，力爭將損失降到最低程度。

1、在發(fā)生地震、水淹、火災、盜竊、有害氣體、盜竊等災害事故時公安、安監(jiān)、環(huán)保等部門要立即采取有效措施控制危險源，測定事故危害區(qū)域及程度，采取封閉、隔離等措施。

2、鑒于檔案資料載體的特殊性，實施應急救援、搶救時，所用的設(shè)備和材料應盡可能避免損害檔案資料。

3、在發(fā)生火災、盜竊、有害氣體、盜竊等災害事故時，鑒于檔案資料的保密性，必要時可由公安、交警等部門要迅速組織警戒，維護現(xiàn)場秩序，疏導車輛、人員，并對肇事者要采取必要的強制措施，防止其逃逸。

3、在發(fā)生火災、盜竊、有害氣體、盜竊等災害事故時，如有傷員，衛(wèi)生部門要立即組織急救隊伍搶救傷員。有關(guān)醫(yī)院要及時提供救護所需設(shè)備、藥品，相關(guān)部門要積極配合做好搶救工作。

4、在發(fā)生鼠害、蟲害等災害事故時，應急行動機動隊工作人員應在相關(guān)部門和人員的協(xié)助下，立即采取有效措施進行滅鼠、滅蟲，最大限度的減少檔案資料的損失。

5、有潮濕、塵埃、高溫等情況發(fā)生，工作人員應立即利用現(xiàn)有庫房設(shè)備，按照相關(guān)規(guī)定及時調(diào)節(jié)庫房溫濕度。

6在發(fā)生火災、水淹、有害氣體等災害事故時，應立即尋找并切斷事故源，防止事故的進一步發(fā)展擴大。

7、區(qū)財政準備一定的應急救援資金。各有關(guān)部門要確保搶險救災物資供應和運輸。

8、遇有重大災害事故發(fā)生初期，檔案館工作人員應積極采取自救措施，防止災害事故擴大。

（四）其它事項

1、本《預案》是檔案館災害事故發(fā)生后，實施搶險救援并協(xié)助有關(guān)部門進行事故調(diào)查處理的指導性預案，在實施過程中可根據(jù)實際情況靈活處理。

2、任何單位和個人都有支援檔案館災害事故搶險救災的義務。在搶險救災過程中由指揮部緊急調(diào)用的物資、設(shè)備、場地和人員，任何單位和個人都不得阻攔或拒絕。

四、災害事故的預防

1、檔案庫房選址和建筑質(zhì)量符合規(guī)范要求。檔案庫房的地址對檔案的安全保管關(guān)系極大，因此新建檔案庫房因選擇環(huán)境有利于檔案保管，地勢高，不受有害氣體影響的地址。檔案館是長久保管檔案的物質(zhì)基礎(chǔ)，新建檔案館舍應符合國家制定的《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》，構(gòu)造堅固耐久，要防6極地震。

2、做好庫房的基礎(chǔ)防潮工作，一是升高地面，二是設(shè)防潮層，并定期檢查。一旦發(fā)生墻體潮濕現(xiàn)象，要及時通知有關(guān)人員做好補救工作，確保檔案不受影響。

3、檔案庫房的門窗要堅固密閉，既保溫防塵又防盜。庫房內(nèi)不能鋪設(shè)明電線，并配有特殊照明、通風、溫濕測試、去濕（加濕）、空調(diào)、報警消防、安全監(jiān)護、運輸?shù)仍O(shè)備以及檔案裝具。

4、檔案館工作人員要按時記錄庫房溫濕度，并及時調(diào)節(jié)庫房溫濕度，庫房管理人員能夠正確使用和操作各種設(shè)備，出現(xiàn)問題及時解決。

5、檔案館工作人員應定期對檔案進行消毒，并放置防蟲劑、滅鼠設(shè)施等，有效防止蟲害、鼠害的發(fā)生。

篇2

【關(guān)鍵詞】 社會保險管理 重要意義 問題 解決方式

1 社會保險檔案管理工作的意義

社會保險檔案是規(guī)范社會保險經(jīng)辦操作的首要載體。社會保險經(jīng)辦工作質(zhì)量，直接影響社會保險制度是否能夠健康運行。社會保險檔案是社會保險辦理和服務的記載，是考量經(jīng)辦工作是否依法進行的依據(jù)。無論是績效考核、內(nèi)部控制和外部監(jiān)督都需要依托檔案資料。

社會保險檔案是服務參保對象的重要媒介。社會保險也是用人單位保履行義務和參保人員繳納保險費用的一種歷史憑證，通過此憑證，社保人員享受社會保險繳納范圍內(nèi)的各種權(quán)益。隨著社會保險事業(yè)的發(fā)展，廣大參保單位和職工對服務的質(zhì)量要求越來越高，維權(quán)意識不斷增強，社會保險檔案的記錄與民眾的社會保障越來越密切，記錄著民眾享受社會保險的詳細內(nèi)容，服務范圍將逐漸的擴大。

做好社會保險檔案工作是建立健全社會保障體系的重要保證。黨和國家提出要建立全覆蓋城鄉(xiāng)居民的社會保險體系，保障人民的基本生活，這是構(gòu)建和諧社會的畢本內(nèi)容，也是實現(xiàn)中國夢和改善民生的根本。做好社會保險檔案管理工作是提高社會保險部門服務質(zhì)量的重要前提。社會保險檔案管理也是社會保險事業(yè)發(fā)展的重要歷史資料。通過對檔案資料的整理和分析，可以為保險行政部門制定保險費用的收繳和保險服務的方式提供一些珍貴的歷史資料，完善保險管理體制。

2 社會保險檔案管理中的主要問題

檔案管理制度亟待完善。社會保險項目管理制度的不斷健全，保險項目的門類增多，辦理社會保險的人數(shù)只能多，保險項目經(jīng)辦機構(gòu)所形成的的各種圖標、文件和憑證等數(shù)量越來越龐大，檔案管理的難度增大，管理的范圍增加，保管時間的延長和保存方式的多樣化等，缺少統(tǒng)一管理的標準和規(guī)范。在繁雜的檔案管理中，由于能力和技術(shù)有限，難免會出現(xiàn)各種問題。

檔案信息資源共享程度不高。社會保險辦理過程中需要大量的文件資料如身份證、死亡證和收入證明等都來自于其他社會職能部門。這些資料可以直接從這些部門單位的網(wǎng)上進行下載，大量的數(shù)據(jù)資料堆積造成了檔案資料的膨脹，部分單位部門的檔案信息形成封閉式的管理方式，檔案資料得不到有效利用，造成資源的浪費。同時檔案管理信息化程度不高，限制了檔案信息的閑置浪費。社會保險機構(gòu)本身的信息化程度不高，限制著檔案資源的信息共享和信息利用。

檔案信息化管理水平較低。當前，檔案的存在形式主要是紙質(zhì)為主，計算機信息檔案為輔。紙質(zhì)的檔案占據(jù)了大量的空間，增加了檔案管理的成本，在檔案借閱是提供原件或進行復印時，很容易造成實體的損壞，紙質(zhì)的檔案調(diào)閱非常繁瑣，檔案的使用效率比較低。

檔案資源利用不夠充分。社會保險檔案的管理方式比較單一，主要是檔案的整理、歸檔、閱覽、借出和復制。檔案僅僅在機構(gòu)內(nèi)部和參保人員之間進行傳遞和借閱，檔案跨部門之間的信息交流比較少，檔案的利用性你比較差。檔案管理技術(shù)的多媒體化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)信息化水平比較低，檔案的公開性和共享性難度大，檔案的保密水平不夠，不利用檔案信息的利用。

3 加強社會保險檔案管理的對策和建議

加強組織領(lǐng)導，建立健全檔案工作體系。檔案管理工作體系的建立，必須加強組織建設(shè)，形成統(tǒng)一領(lǐng)導和分級管理的方式，做好檔案管理各個環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)和溝通，正確有效的落實檔案管理工作目標。社會保險機構(gòu)的各級主要領(lǐng)導要對檔案管理工作高度重視，關(guān)系檔案管理工作的現(xiàn)狀和未來發(fā)展趨勢，對檔案工作進行詳細、全面的部署，并將檔案管理工作納入員工考核的范圍之內(nèi)。縣級以上的社會保險機構(gòu)應該建立專門的檔案管理部門和科室，配置專門的人員進行管理，制定專門的管理規(guī)章和設(shè)置專門的領(lǐng)導機構(gòu)。

完善制度規(guī)定，實現(xiàn)檔案管理制度化。為適應社會保險經(jīng)辦管理模式，建立一套完備的業(yè)務檔案管理制度勢在必行。系統(tǒng)化、標準化的檔案管理流程和規(guī)章制度，可以大大促進檔案工作水平的提高。人力資源和社會保障部與國家檔案局正在制定《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定》，準備出臺一套符合社會保險特點的專業(yè)檔案管理制度，將在科學界定社會保險經(jīng)辦業(yè)務中所形成文件材料的歸檔范圍、保管期限和分類方式等方面，為全國制定框架性的管理依據(jù)。

推進資源建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理信息化。積極發(fā)揮計算機管理的優(yōu)勢，推進檔案信息化建設(shè)。選擇功能完善的檔案管理操作系統(tǒng)，可以實現(xiàn)檔案的輕松快捷著錄、完整高效統(tǒng)計和快速準確檢索。加強電子檔案管理，對于相關(guān)協(xié)議服務單位聯(lián)網(wǎng)結(jié)算，對通過Internet網(wǎng)上經(jīng)辦產(chǎn)生的電子文件進行檔案管理，確保文件的原始性和法律效力。大力開展檔案數(shù)字化加工，對現(xiàn)存的紙質(zhì)、實物檔案進行數(shù)字化加工處理，在業(yè)務窗口對檔案資料進行前端掃描。

利用檔案資源，提高檔案服務水平。檔案管理的根本目的是利用。檔案利用是檔案生命力最直接、最有效的體現(xiàn)。積極開展檔案利用需求調(diào)研，確定服務對象和服務內(nèi)容，提高檔案利用服務的針對性。及時續(xù)編檔案索引目錄，方便各類利用者調(diào)用檔案。深入挖掘信息資源，整理匯編政策經(jīng)辦資料，向社會公開現(xiàn)行業(yè)務文件。建立社會保險檔案信息中心，與社會保險經(jīng)辦窗口、勞動保障電話咨詢服務中心、勞動保障網(wǎng)等實現(xiàn)檔案信息共享，建立社會保險檔案服務網(wǎng)絡(luò)，為社會各界提供社會保險檔案信息服務。

參考文獻：

[1]王慶悅.做好社會保險檔案管理工作的思考[J].山東檔案，2011（3）：56-57.

[2]王彥英.淺談社會保險檔案管理存在的問題及其解決方法[J].現(xiàn)代商業(yè)，2012（32）：123-124.

[3]鐘聞.社會保險檔案管理規(guī)范化的幾點思考[J].中國檔案，2007（9）：68-69.

篇3

關(guān)鍵詞：Silverlight；檔案；系統(tǒng)

0、引言

學生檔案是在中學、大學學習期間所形成的各種材料的匯總，是學生在校學習、生活、成長的真實記錄。學生檔案管理旨在對學生在校期間所形成的各種材料進行整理、歸檔，提供學生檔案的查、借閱服務及畢業(yè)學生檔案的轉(zhuǎn)遞、管理等工作。一方面近年來學校辦學規(guī)模迅速擴張，學生數(shù)量急劇增加，有關(guān)學生的檔案信息的數(shù)量也在成幾何級數(shù)增長。面對如此龐大的海量信息，傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理已遠遠不能滿足需求，另外為適應學校學生檔案管理工作的需要，實現(xiàn)學生檔案管理動態(tài)化、標準化、規(guī)范化、科學化，確保學生檔案的安全及管理的嚴肅性、連續(xù)性和完整性，充分發(fā)揮學生檔案在學生管理工作的作用，利用計算機信息管理系統(tǒng)對學生的檔案信息進行統(tǒng)一管理已經(jīng)成為一種必然趨勢。

隨著計算機技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應用，電子文件和電子檔案在國內(nèi)外都已普遍存在，檔案資料的數(shù)字化、光盤存儲、計算機管理和網(wǎng)上檢索查詢利用是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。

1、Silverlight技術(shù)

RIA（Rich Internet Applications）富互聯(lián)網(wǎng)應用，具有高度互動性、豐富用戶體驗以及功能強大的客戶端。RIA具有的桌面應用程序的特點包括：在消息確認和格式編排方面提供互動用戶界面；在無刷新頁面之下提供快捷的界面響應時間；提供通用的用戶界面特性如拖放式以及在線和離線操作能力。RIA具有通信的特點則包括實時互動的聲音和圖像。客戶機在RIA中的作用不僅是展示頁面，它可以在幕后與用戶請求異步地進行計算、傳送和檢索數(shù)據(jù)、顯示集成的用戶界面和綜合使用聲音和圖像。Silverlight是一種新的Web 呈現(xiàn)技術(shù)，具有RIA的特點，該技術(shù)使開發(fā)的程序能夠在各種平臺上運行。該技術(shù)支持創(chuàng)建豐富的、具有絢麗視覺效果的交互式體驗，并且可以隨處實現(xiàn)：無論是在瀏覽器內(nèi)、在多個設(shè)備上還是在桌面操作系統(tǒng)中[1]。區(qū)別于傳統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)程序的開發(fā)是基于頁面的、服務器端數(shù)據(jù)傳遞的模式，把網(wǎng)絡(luò)程序的表現(xiàn)層建立于HTML頁面之上，而HTML是適合于文本的，傳統(tǒng)的基于頁面的系統(tǒng)已經(jīng)漸漸不能滿足網(wǎng)絡(luò)瀏覽者的更高的、全方位的體驗要求。使用Silverlight進行學生檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的快速讀取、查詢，并且實現(xiàn)用戶權(quán)限的安全訪問，實現(xiàn)高效的MIS系統(tǒng)。

2、系統(tǒng)設(shè)計與開發(fā)

2.1系統(tǒng)開發(fā)的必要性

開發(fā)學生檔案管理信息系統(tǒng)，可以做到對畢業(yè)學生檔案信息進行安全、規(guī)范和高效的管理，為各級用戶提供充足的信息和快捷準確的查詢手段，讓畢業(yè)學生可以快速和清楚地查找學生檔案的基本信息和檔案的處理方式及去向，從而解決因?qū)W生檔案信息管理而產(chǎn)生的大量繁瑣工作，使檔案管理工作能夠系統(tǒng)化，規(guī)范化和自動化。

通過對學校的實際情況和特點進行認真了解分析，通過計算機技術(shù)對學生的檔案信息進行分析處理，理清并優(yōu)化學生檔案管理工作流程，使學生檔案管理工作更加安全、準確、及時、迅捷、高效；從而推動學校數(shù)字化校園建設(shè)。

2.2 軟件環(huán)境要求

該系統(tǒng)是基于Web的一個開放式系統(tǒng)，需要在服務器端進行軟件環(huán)境設(shè)置，操作系統(tǒng)為Windows Server 2008；數(shù)據(jù)庫為SQLServer 2008 Express；開發(fā)平臺為Visual Studio 2010 sp1+Silverlight4.0；開發(fā)語言使用C#4.0；

軟件客戶端需要用戶使用IE 6.0及以上版本瀏覽器、其他兼容瀏覽器（FireFox等）。

2.3 系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)

本系統(tǒng)包括服務器端應用程序和客戶端Silverlight應用程序。表現(xiàn)層（Silverlight+瀏覽器）通過WCF與服務器端進行數(shù)據(jù)交互，數(shù)據(jù)約定公開了服務器應用程序中的實體類結(jié)構(gòu)[3]。WCF技術(shù)最基本的通信機制是SOAP（Simple Object Access Protocol 簡易對象訪問協(xié)議），這就保證了系統(tǒng)之間的互操作性，即使是運行不同的上下文中[2]。因此使用WCF可以跨進程、跨機器甚至于跨平臺的通信，只要支持標準的Web Service，即可進行通信，減少了開發(fā)的難度，是系統(tǒng)兼容性更強。

2.4 數(shù)據(jù)庫設(shè)計

本系統(tǒng)數(shù)據(jù)主要包括了畢業(yè)生的基本信息和檔案信息，數(shù)據(jù)庫字段主要包括：姓名、學號、性別、專業(yè)、所在學院、檔案寄送地址、機要號、材料（包括報到證信息和登記表信息）。采用SQLServer2008數(shù)據(jù)庫可以快速、方便的存儲和讀取，實現(xiàn)和Silverlight平臺的無縫集成。

2.5系統(tǒng)主要功能

①系統(tǒng)管理：對系統(tǒng)進行初始化，對用戶進行管理；

②數(shù)據(jù)導入功能：將每年的畢業(yè)生信息導入到SQL數(shù)據(jù)庫中；

③畢業(yè)學生檔案信息查詢：學生檔案實時狀況，檔案存放情況，檔案去向及處理方式，檔案查詢；

系統(tǒng)運行界面圖如圖1所示：

3、結(jié)論

Silverlight技術(shù)是RIA應用的開發(fā)技術(shù)之一，具有豐富的媒體元素，能夠呈現(xiàn)絢麗的界面、流暢的動畫、開發(fā)時數(shù)據(jù)內(nèi)容分離，以及支持與客戶端的多種方式的網(wǎng)絡(luò)通信能力，能夠開發(fā)具備豐富表現(xiàn)力和互動要求高的應用程序[4]。西南林業(yè)大學學生檔案管理信息系統(tǒng)綜合利用Silverlight技術(shù)的特點，進行對畢業(yè)學生檔案信息進行安全、規(guī)范和高效的管理，為畢業(yè)生提供了充足的信息和快捷準確的查詢手段，讓畢業(yè)學生可以快速和清楚地查找學生檔案的基本信息和檔案的處理方式及去向，從而解決因?qū)W生檔案信息管理而產(chǎn)生的大量繁瑣工作，使檔案管理工作能夠系統(tǒng)化，規(guī)范化和自動化。

參考文獻：

[1]魏永超，銀光志.Silverlight3.0開發(fā)詳解與最佳實踐[M].北京：清華大學出版社，2009.

[2]譚淇.基于WCF服務框架與Silverlight的Web應用研究[J].計算機與現(xiàn)代化，2011，（01）.

篇4

【摘要】

當今社會是一個信息化技術(shù)飛速發(fā)展的時代，隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，文件和檔案的形式也不只是局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)圖書和資料，更多的現(xiàn)代化新型的軟格式材料應運而生，同時在檔案管理上如果還繼續(xù)使用針對傳統(tǒng)文件和資料的管理方法，勢必在對新型電子化資料的管理中受到限制。

【關(guān)鍵詞】

檔案；現(xiàn)代化；管理

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案文件的形式越來越多樣化和現(xiàn)代化，傳統(tǒng)文件的管理方式因其管理對象的性質(zhì)有著根本上的不同，所以不能適應新型的現(xiàn)代化檔案管理要求。因此，為了適應不斷更新變化的現(xiàn)代檔案形式，只有通過對現(xiàn)有檔案管理方法進行分析和改進，結(jié)合現(xiàn)代化檔案的特點，制定出能夠適應新型檔案管理的現(xiàn)代管理方法。

1 存在的問題

首先，檔案管理在目前社會人員的工作中沒有被廣泛重視。多數(shù)的檔案工作僅僅是局限于專業(yè)的檔案管理部門，而沒有將檔案管理普遍進行，這對檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展具有很大的制約作用。其次，目前的傳統(tǒng)檔案管理形式落后，條理性不強，對傳統(tǒng)檔案的管理僅僅是存在著形式上的管理，并不能真正對檔案的管理做到細致、有效，同時管理人員在工作過程中對檔案的執(zhí)行標準不能完全遵守，更導致了傳統(tǒng)檔案管理的混亂狀態(tài)。再次，檔案管理的相關(guān)制度需要完善，目前在檔案管理中出現(xiàn)各種問題，很大一部分是由管理制度不科學、要求不細致和完善造成的，如果要徹底改善目前檔案管理混亂、無規(guī)律、不科學的現(xiàn)狀，必須要改進管理制度。最后，檔案管理之所以沒有受到應有的重視，還是因為對檔案的使用頻率不高、使用過程不注意保護，造成了檔案的缺失和破壞。由于使用頻率低因此對檔案管理也無法引起相應的重視，長久的管理缺失導致了檔案管理工作停滯，檔案保管工作更無法保證檔案的完整性和系統(tǒng)性。

2 檔案管理現(xiàn)代化的對策

2.1更新檔案管理觀念

要改變當前社會中檔案管理工作落后甚至缺失的現(xiàn)狀，首先要提高社會對檔案管理工作重要性的認識。檔案是各項工作開展過程中的重要參考資料，如果不注重檔案保護和管理工作，對現(xiàn)代化的檔案繼續(xù)以傳統(tǒng)的落后管理形式進行管理，勢必會造成檔案被嚴重破壞，而且對檔案的有效利用將會起到直接的制約作用。另外對檔案管理制度的不完善，進一步加重了檔案管理工作的負面管理效果，造成檔案管理系統(tǒng)性缺失，管理秩序混亂、內(nèi)容無條理可言。因此，只有對現(xiàn)代化的檔案特點進行分析，提出能夠保證檔案有條理進行管理、安全系統(tǒng)的進行保管等基本要求得到滿足的新型檔案管理制度，然后結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的問題，進一步分析原因和管理缺陷，利用科學的現(xiàn)代化檔案管理理論，對傳統(tǒng)管理制度進行優(yōu)化和改進，將管理制度發(fā)展成可以適應目前科技化檔案形勢的現(xiàn)代化檔案管理制度。

2.2采取標準化流程

要適應現(xiàn)代化檔案管理要求，更應注重管理流程標準化的重要性。只有采用標準化的檔案管理手段，才能使檔案在管理過程中以一種明確、有條理的形式存在，從而令檔案在使用選取上提高工作效率。另一方面，通過標準化的檔案管理流程對現(xiàn)代化檔案進行管理還能保證檔案的系統(tǒng)性和完整性，從而保證檔案質(zhì)量和完善保存。

2.3手工處理和現(xiàn)代化技術(shù)的協(xié)調(diào)

檔案的現(xiàn)代化存在形式包括傳統(tǒng)的圖書文獻和一切紙質(zhì)資料，還有現(xiàn)代的新型電子資料和多媒體資料，對不同形式的檔案管理方法肯定也會不同，這就需要針對各種形式檔案的特點，采用相應的管理方法，對檔案進行正確的操作和保存。傳統(tǒng)資料的整理和保存都需要通過手工處理去實現(xiàn)，現(xiàn)代資料的搜集和審核工作也要一步一步通過手工完成，因此通過手工處理方式是對檔案管理的基本管理要求。另外，針對傳統(tǒng)資料的歸檔、分類、編目等工作，通過現(xiàn)代化的科技手段進行的話，則比手工處理方式更加高效和精細，同時對先進科技資料的保存也是通過現(xiàn)代化的技術(shù)手段進行管理的，所以現(xiàn)代化的管理技術(shù)能夠保證檔案管理工作進行更高效、更準確。綜上所述，檔案管理在技術(shù)方面應當以手工處理為主要形式，現(xiàn)代化技術(shù)手段為輔助支持，去更好的完成檔案管理工作。

2.4實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化

傳統(tǒng)的檔案形式在管理和保存的工作中相對電子化資料更占據(jù)空間，保存環(huán)境要求更加復雜，而且保管方式要求更繁瑣，而現(xiàn)代化的電子檔案在保存上占據(jù)空間小，保存環(huán)境要求低，保管方式也更加簡單，如果將檔案的形式逐漸電子化，再利用現(xiàn)代化的管理方式，那么將會使檔案管理的工作更加容易進行。

3 結(jié)束語

目前的科技形勢下隨著現(xiàn)代化檔案形式的不斷加入，對檔案管理提出了更高的要求，通過對當前檔案管理中出現(xiàn)的問題進行分析，針對現(xiàn)代化的檔案形式特點，結(jié)合先進的檔案管理理論，對當前檔案管理模式進行改進和創(chuàng)新，建立起現(xiàn)代化的檔案管理制度，保證檔案能夠被更好的利用。

參考文獻：

［1］楊淑梅，崔立紅.淺談檔案管理現(xiàn)代化［J］.機電兵船檔案，2014（2）：2425

［2］李春風.淺談檔案管理現(xiàn)代化趨勢［J］.商情，2014（11）：257

篇5

一、檔案信息化建設(shè)中存在的問題

（一）數(shù)據(jù)的異構(gòu)性

檔案部門按受的檔案來源具有多樣性，不僅具有各自的特殊屬性，而且存在著復雜的內(nèi)部結(jié)構(gòu)和處理方式，這就導致數(shù)據(jù)具有較強的異構(gòu)性，給檔案信息化建設(shè)工作帶來了較大的難度。檔案作為重要的數(shù)據(jù)記錄，其對于國家、企業(yè)和個人的發(fā)展都具有極其重要的意義。但在檔案記錄過程中，由于受制于各地區(qū)發(fā)展時間、發(fā)展效果等因素的制約，檔案在數(shù)據(jù)統(tǒng)計、記錄和處理方式上存在一定的差異性，從而導致數(shù)據(jù)出現(xiàn)異構(gòu)性，對檔案信息化建設(shè)產(chǎn)生了一定的阻礙作用。

（二）高度的分散性

在檔案信息化建設(shè)還受到檔案高度分散性的影響。我國幅員遼闊，在檔案管理工作中，為了確保檔案記錄的詳細性和準確性，則不同地區(qū)及不同單位在檔案更新時間、記錄方式和處理方法上都存在一定的差異性，在這種情況下進行檔案信息化建設(shè)，雖然科學技術(shù)和信息技術(shù)較為發(fā)達，但這種分散性則會對檔案信息化建設(shè)帶來較大的制約影響。在檔案分散性表現(xiàn)中，更多的表現(xiàn)為檔案資料分散在各個管理部門及單位中，這不僅導致信息的重復性及無差異數(shù)據(jù)情況的存在，而且數(shù)據(jù)量較大，而時間有限，從而對檔案信息化建設(shè)帶來了較大的阻礙作用。

（三）管理的滯后性

在檔案信息化建設(shè)工作中，除了做好信息化工作以外，檔案管理工作也具有非常重要的意義。在檔案信息化建設(shè)過程中，需要檔案和定量人員針對實際情況來進一步精簡、優(yōu)化和重組檔案管理業(yè)務流程，同時還需要加大對信息化無毒的融入，從而確保檔案信息化建設(shè)工作能夠取得了良好的成效。但在當前許多檔案信息化建設(shè)工作中存在著管理滯后性的問題，而且由于管理上的滯后性，從而導存在較大的問題，甚至導致較大的安全隱患存在，不利于檔案信息化建設(shè)工作的順利開展。

二、檔案信息化建設(shè)的強化措施

（一）加強電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平

第一，各個地區(qū)在進行檔案信息化建設(shè)的過程中，要將著重點放在管理方面，遵循檔案管理的要求，對各種不同類型載體的檔案進行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換。由于目前的工作量較大，因此在時間上可以向上級申請寬限。

第二，加強對本單位電子文件積累、鑒定、歸檔等一系列的工作，保證產(chǎn)生有保存價值的電子文件真實、完整。此項工作是總體工作當中的重點，并且對后續(xù)工作具有很大的影響，如果因為一時心急或者某些主觀上的因素，導致最后的價值缺失，勢必對檔案管理造成很大的負面影響。

（二）提高現(xiàn)代化管理手段，實行資源共享

在當前我國檔案信息化建設(shè)工作中遇到了較多的困難，因此為了提高檔案信息化建設(shè)水平，則需要加大對現(xiàn)代化管理方法和手段的應用，加快推動信息資源的共享進程。當前我國現(xiàn)代化檔案管理手段具有多元化的特點，再加之通過加快檔案信息資源共享的實現(xiàn)，不僅可以有效的避免數(shù)據(jù)重復情況的發(fā)生，而且對于提高數(shù)據(jù)處理和記錄能力具有極其重要的意義。

（三）提升服務意識

過去的檔案管理屬于被動性質(zhì)，只有別人向檔案管理人員和部門尋求幫助，這種情況的長期持續(xù)，導致很多地區(qū)的檔案管理工作陷入了一種困境。未來的檔案管理工作絕對不能被動接受，而是要主動出擊，只有提升服務意識，深入挖掘市民的需求和企業(yè)的需要，才能更好的進行檔案信息化建設(shè)。我國作為一個人口大國，檔案的數(shù)量及其龐大，如果錯漏了某些人或者是某些地方，勢必導致我國在后續(xù)的發(fā)展中，遇到很大的阻礙。本文認為，臨時需求分為主動性和反應性兩類，主動性需求是指在用戶提出要求之前就已經(jīng)準備好答案的需求，反應性需求則要求作調(diào)查研究。因此，自助式服務是解決檔案部門窮于應付無暇他顧的基本對策，也是信息化管理系統(tǒng)優(yōu)勢的體現(xiàn)。

（四）堅持質(zhì)量第一

首先，所有的檔案在歸類、轉(zhuǎn)移、信息化的過程中，每個步驟都要達到一個較高的水準，不能因為時間上的限制或者趕進度等一些托詞，忽略質(zhì)量。

其次，檔案從業(yè)人員需要努力提高自身的職業(yè)素質(zhì)，加快自身專業(yè)知識的更新，樹立良好的服務意識，確保為檔案需求者提供標準的檔案服務。對于來訪者需要熱情接待，耐心的給予幫助，能夠更好的滿足來訪者的需求。

第三，檔案信息化建設(shè)是國家的重點工作，所有的地區(qū)必須參與，無論是偏遠的山區(qū)還是技術(shù)不發(fā)達的地區(qū)，如果此時擱置，那么后續(xù)工作也接不上，所以此時完成工作會為后面的一系列工作爭取很多時間，對提高工作質(zhì)量具有很大的幫助。除了上述的工作以外，我們還需要做到四個并重：軟件與硬件并重;信息資源整合與理順調(diào)整職能并重;農(nóng)村管理應用與企事業(yè)管理并重;拓展建設(shè)與安全防范并重。

篇6

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；檔案信息資源；共享平臺；性能優(yōu)化；數(shù)據(jù)庫優(yōu)化

Abstract：Internet and archival information resources sharing platform is being integrated deeply.It is need to process data between server， Web client， mobile client and other platforms. With the increase of the number of users， the performance requirements of the system should be improved with the use of the file information resources sharing platform.Not only should the platform be able to adapt to the existing network environment， but also to make the data processing response to favorably control， the platform's concurrent service processing ability has been enhanced.Therefore，we can optimize the performance of the shared platform from three aspects of the function of the file information resources sharing platform， the data network transmission level， the database level， the platform service architecture level and so on， Optimized platform can meet the performance requirements of the era of big data and promote the use of the system fluency， and to maximize the user experience in the use of the platform.

Keywords：Big data era； archives information resources； sharing platform； performance optimization； database optimization

檔案信息作為一種重要的信息資源，其有效開發(fā)和合理利用，不僅是社會技術(shù)進步的需要，更重要的是關(guān)系到檔案信息創(chuàng)新成果能否充分運用到社會生產(chǎn)和各項活動中。檔案信息資源共享平臺的構(gòu)建便于檔案機構(gòu)向外部提供公開的各種檔案信息資源[1]，而大數(shù)據(jù)具有大量、高速、多樣、價值等特征，它正在以一種獨特的方式和手段對海量數(shù)據(jù)集進行深入挖掘和分析[2]，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與檔案信息進行創(chuàng)新融合將成為未來發(fā)展的必然趨勢。當前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，尤其是移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，為檔案信息資源共享平臺的實現(xiàn)提供了新的實現(xiàn)，其中將傳統(tǒng)的Web平臺上的資源共享于移動平臺的性能瓶頸成為打通平臺互聯(lián)互通的難點。在大數(shù)據(jù)時代，針對檔案信息資源共享平臺，從實際使用平臺用戶的體驗方面入手，在數(shù)據(jù)傳輸、后臺數(shù)據(jù)處理方式和應用服務架構(gòu)等三個方面對檔案信息資源共享平臺進行優(yōu)化，為檔案信息資源共享平臺的性能優(yōu)化提供了綜合的解決方案參考。

1 大數(shù)據(jù)時代檔案信息資源共享平臺性能需求

大數(shù)據(jù)時代來臨之前，檔案信息一般采用檔案網(wǎng)站進行，用戶群體也僅限于普通的計算機用戶，這種方式存在檔案信息資源匱乏，服務方式單一，資源利用效率不高[3]。大數(shù)據(jù)時代背景下，隨著移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，用戶除了可以通過電腦進行檔案信息的檢索利用外，還能夠隨時隨地通過移動設(shè)備接入檔案信息資源共享平臺進行檢索利用，這就對檔案信息資源共享平臺提出了性能需求，在現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)條件與設(shè)備配置條件下，能夠運用移動設(shè)備進行檔案信息的檢索、上傳、下載及評論等相關(guān)操作，在實際的操作過程中由于各種限制，應用會出現(xiàn)卡頓現(xiàn)象，這就對檔案信息資源共享平臺在性能方面提出更高的要求。

1.1 平臺能夠適應現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。檔案信息資源共享平臺在大數(shù)據(jù)時代應用的最大的特點是支持移動客戶端，移動設(shè)備可以支持的網(wǎng)絡(luò)已發(fā)展到今天的3G、4G，但仍存在大量的只支持2G的移動設(shè)備，這就限制了使用移動客戶端進行檢索利用的效果，主要表現(xiàn)為數(shù)據(jù)傳輸速度慢。另一方面，4G網(wǎng)絡(luò)雖然網(wǎng)絡(luò)速度可以滿足要求，但是使用現(xiàn)有的平臺進行檢索利用，需要耗費大量的流量，由于目前流量資費的限制，會使用戶轉(zhuǎn)向采用移動互聯(lián)網(wǎng)進行學術(shù)研究的習慣轉(zhuǎn)變帶來障礙。由于以上用戶實際體驗及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境實際的限制，就需要對檔案信息資源共享平臺做實質(zhì)性的優(yōu)化，目標是優(yōu)化數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)傳輸及提升后端處理的效率。

1.2 平臺的數(shù)據(jù)處理響應有效控制。檔案信息資源共享平臺是面向終端用戶的應用，平臺上線應用后隨著用戶量的增長，檔案信息的利用量也會快速增長。用戶使用檔案信息資源共享平臺最多的是檔案信息的檢索與檔案信息的處理，在實際的檔案信息處理中需要一體化、便捷化、知識化的數(shù)字化融合服務[4]，這就要求平臺的檢索效率有較大提升。現(xiàn)實情況是對于數(shù)據(jù)量非常大的表，其檢索效率隨著數(shù)量的增長會變得越來越低。同時，平臺對于檔案信息的操作比較頻繁，比如上傳、審核、編輯數(shù)字化的檔案信息等操作，在實際的檔案信息處理過程中會出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的情況。因此，平臺在數(shù)據(jù)處理響應方面要求系統(tǒng)能夠滿足高效檢索、實時處理信息的能力。

1.3 平臺的并發(fā)服務處理能力增強。隨著移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)檔案信息資源共享平臺會出現(xiàn)終端用戶同時對平臺進行操作，這就會產(chǎn)生很多的并發(fā)數(shù)據(jù)請求， 遇到該情況系統(tǒng)的服務會出現(xiàn)死鎖現(xiàn)象，同時會影響后繼用戶正常使用系統(tǒng)。檔案信息資源共享平臺的優(yōu)化后需要能夠有效提升用戶體驗，做到用戶同時使用平臺不會出現(xiàn)請求得不到有效處理，進一步改變用戶使用該平臺進行檢索利用的方式，做到隨時隨地采用移動客戶端進行檔案信息的實時交互。

2 數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)傳輸層面優(yōu)化

數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)傳輸層面的優(yōu)化目標主要有最大限度減少檔案信息數(shù)據(jù)中間傳輸過程中的數(shù)據(jù)量，另外對于檔案信息資源共享平臺，對超長信息上傳與瀏覽操作產(chǎn)生的傳輸數(shù)據(jù)量壓縮至最低，并使系統(tǒng)能夠適應用戶實際的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

2.1 采用JSON提升數(shù)據(jù)傳輸效率。對于檔案信息資源共享平臺首先要解決的是傳輸效率問題，使用戶在操作的過程中能夠正常使用系統(tǒng)，從系統(tǒng)開發(fā)與實踐的角度看，主要是減少平臺在數(shù)據(jù)交互中的傳輸?shù)臄?shù)據(jù)量。檔案信息資源共享平臺在數(shù)據(jù)傳輸前會將需要傳輸?shù)臄?shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成JSON（JavaScript Object Notation），它是一種輕量級獨立于編程語言的文本型數(shù)據(jù)傳輸格式[5]，相對于傳統(tǒng)的XML格式數(shù)據(jù)傳輸，JSON數(shù)據(jù)格式比較簡單，易于讀寫，格式都是壓縮的，占用帶寬小[6]，實際的平臺中會將需要傳輸?shù)脑夹畔⑥D(zhuǎn)換為JSON格式，到達目標后將JSON數(shù)據(jù)再次轉(zhuǎn)換成需要操作的數(shù)據(jù)類型，具體的方式如圖1所示：

通過JSON方式進行數(shù)據(jù)壓縮后，由于傳輸?shù)臋n案信息數(shù)據(jù)量的減少而提升了系統(tǒng)的傳輸效率，用戶在實際的檔案信息檢索過程中可以大大加快檔案信息數(shù)據(jù)中間傳輸?shù)臅r間，從而使用戶的系統(tǒng)使用體驗得到有效改善。

2.2 采用GZIP進行傳輸數(shù)據(jù)壓縮。檔案信息資源共享平臺上傳與下載的檔案信息量，在傳輸過程中需要占用大量的網(wǎng)絡(luò)資源，因此系統(tǒng)操作員在實際的瀏覽與上傳檔案信息過程中會出現(xiàn)卡頓現(xiàn)象。針對大信息容量的數(shù)據(jù)傳輸，可以采用GZIP壓縮的方式進行優(yōu)化。該方式最早由Jean-loup Gailly和Mark Adler創(chuàng)建，一般對純文本內(nèi)容可壓縮到原大小的40%[7]，這樣文件的體積就縮減很多，傳輸速度相應提高，采用gzip雖然可以取得較好的壓縮比，但它在分析和壓縮編碼的過程需要進行大量的計算[8]，檔案信息資源共享平臺采用.NET提供的GZipStream類進行壓縮與解壓處理，此類在 .NET Framework 2.0 版中是新增的，提供用于壓縮和解壓縮流的方法和屬性，用戶完成檔案信息資源的上傳下載壓縮解壓過程如圖2：

采用GZIP壓縮可以大大節(jié)省服務器的網(wǎng)絡(luò)帶寬，內(nèi)容壓縮后可以大大提升用戶使用平臺的體驗。

2.3 采用CDN解決相關(guān)傳輸問題。我國目前檔案信息資源共享平臺用戶使用的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境包括電信、移動、聯(lián)通等網(wǎng)絡(luò)，如果檔案信息資源共享平臺僅部署在某個網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，其它網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的用戶使用平臺由于跨運營商的原因訪問平臺就會比較慢，這樣很容易造成不同網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的用戶使用系統(tǒng)的體驗不同，從而最終導致部分非平臺部署網(wǎng)絡(luò)環(huán)境用戶的流失。另外，當系統(tǒng)在某個瞬間有大量用戶同時使用系統(tǒng)時，僅靠一臺服務器來提供服務也會出現(xiàn)傳輸性能問題。針對以上性能問題，可以采用CDN技術(shù)來解決相關(guān)傳輸問題。CDN的全稱是Content Delivery Network，即內(nèi)容分發(fā)網(wǎng)絡(luò)[9]，它是一種基于Web的網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)，能夠更加快速有效地傳送Web內(nèi)容。其基本思路是盡可能避開互聯(lián)網(wǎng)上有可能影響數(shù)據(jù)傳輸速度和穩(wěn)定性的瓶頸和環(huán)節(jié)，使內(nèi)容傳輸?shù)母?、更穩(wěn)定[10]。使用CDN技術(shù)后檔案信息資源共享平臺數(shù)據(jù)訪問與傳輸?shù)姆绞饺鐖D3所示：

通過以上方式對數(shù)據(jù)傳輸方面進行優(yōu)化，數(shù)據(jù)中間傳輸過程可以有效減少傳輸?shù)男畔⒘浚行p少無效的數(shù)據(jù)傳輸，同時在另網(wǎng)絡(luò)層面減輕帶寬壓力。

3 數(shù)據(jù)庫層面優(yōu)化

數(shù)據(jù)庫層面優(yōu)化主要處理檔案信息資源共享平臺數(shù)據(jù)操作指令到達數(shù)據(jù)庫服務器后進行的優(yōu)化，主要目的是讓數(shù)據(jù)層面的檢索與操作均在數(shù)據(jù)庫上進行處理，僅傳入數(shù)據(jù)處理需要的信息，在處理后也僅輸出用戶需要的數(shù)據(jù)信息，包括采用存儲過程、檢索服務加索引，大表數(shù)據(jù)采用分離加分區(qū)的處理方式。

3.1 采用存儲過程技術(shù)減少網(wǎng)絡(luò)流量。檔案信息資源共享平臺用戶在實際的系統(tǒng)使用過程中，數(shù)據(jù)操作是最頻繁的動作，在實際的網(wǎng)絡(luò)中進行數(shù)據(jù)交互時如果采用大量的SQL語句，主要存在如下問題：一是隨著用戶量的增長，數(shù)據(jù)的頻繁操作會使數(shù)據(jù)庫的執(zhí)行效率變差；二是復雜的SQL的傳輸會使網(wǎng)絡(luò)的通信量增加，通信速率會降低。

為了避免以上面臨的性能瓶頸，檔案信息資源共享平臺在實際的數(shù)據(jù)操作過程中采用存儲過程技術(shù)，在使用存儲過程時只需用提供存儲過程名和必要的參數(shù)信息，這樣在一定程度上也可以減少網(wǎng)絡(luò)流量、減輕網(wǎng)絡(luò)負擔。由于存儲過程在創(chuàng)建時即在數(shù)據(jù)庫服務器上進行了編譯并存儲在數(shù)據(jù)庫中，所以檔案信息資源共享平臺數(shù)據(jù)處理采用存儲過程運行要比單個的SQL語句塊要快。

3.2 采用索引技術(shù)提升數(shù)據(jù)檢索效率。快速檢索檔案信息是平臺用戶最基本的需求，平臺上線之初，由于用戶數(shù)據(jù)量有限，檔案信息檢索效率較高，隨著用戶數(shù)據(jù)量的增長，用戶需求的檔案信息也會出現(xiàn)爆炸式增長，信息檢索的效率會隨著數(shù)據(jù)量的增長而降低。針對檢索效率性能瓶頸，檔案信息資源共享平臺采用了索引技術(shù)來提升數(shù)據(jù)檢索效率。索引分為聚簇索引和非聚簇索引兩種，聚簇索引是按照數(shù)據(jù)存放的物理位置為順序的，而非聚簇索引就不一樣了；聚簇索引能提高多行檢索的速度，而非聚簇索引對于單行的檢索很快，根據(jù)數(shù)據(jù)庫的功能有唯一索引、主鍵索引和聚集索引。檔案信息資源共享平臺在實際的應用中將表的主鍵作為惟一索引，對于索引列是選擇數(shù)據(jù)類型較小且常作為檢索條件的字段作為索引字段。

3.3 采用分區(qū)表技術(shù)提高訪問速度。檔案信息資源共享平臺存儲檔案信息的表隨著用戶新增信息的增加會變得十分龐大，此時需要將大型表拆分為多個較小的表，表數(shù)據(jù)會按指定的規(guī)則分放到不同的文件里，把一個大的數(shù)據(jù)文件拆分為多個小文件，還可以把這些小文件放在不同的磁盤下由多個CPU進行處理。通過使用數(shù)據(jù)分區(qū)技術(shù)可以大大提高訪問速度，分區(qū)可以顯著提高訪問大表時的性能，并且分區(qū)的存在對應用系統(tǒng)是透明的[11]。對于檔案信息資源共享平臺大數(shù)據(jù)量的數(shù)據(jù)表進行分區(qū)后，除了可以提高查詢效率，還可以對歷史數(shù)據(jù)進行區(qū)分存檔。

4 平臺服務架構(gòu)層面優(yōu)化

平臺服務架構(gòu)層面優(yōu)化主要解決多用戶及并發(fā)用戶使用平臺時調(diào)用服務的瓶頸問題，檔案信息資源共享平臺終端用戶使用客戶端進行數(shù)據(jù)操作都離不開對服務的調(diào)用，如何使用戶的體驗達到最佳，即用戶使用系統(tǒng)過程中能夠使用最快的方式完成一次服務調(diào)用，這部分優(yōu)化具體思路為采用WCF架構(gòu)，并對WCF進行優(yōu)化，同時對于檔案信息的存儲與轉(zhuǎn)發(fā)采用MSMQ（微軟Message Queue）技術(shù)，數(shù)據(jù)庫服務與應用服務采用獨立布置的方式。

4.1 采用數(shù)據(jù)庫連接池規(guī)避平臺崩潰。檔案信息資源共享平臺終端用戶的包括傳統(tǒng)的個人計算機、平板及移動終端，從系統(tǒng)開發(fā)與實現(xiàn)角度，這部分的優(yōu)化需要將數(shù)據(jù)操作部分進行集中管理，所有平臺涉及到的基礎(chǔ)操作均采用調(diào)用一個集中服務集群，可以采用WCF（Windows Communication Foundation）技術(shù)作為系統(tǒng)的整體架構(gòu)。WCF是由微軟開發(fā)的一系列支持數(shù)據(jù)通信的應用程序框架， 在具體使用過程中，WCF自身最頻繁的操作為數(shù)據(jù)庫的訪問與操作，傳統(tǒng)的WCF的數(shù)據(jù)處理方式是調(diào)用數(shù)據(jù)庫操作類，每次調(diào)用服務需要進行一次數(shù)據(jù)庫連接操作，數(shù)據(jù)庫連接操作是比較耗費網(wǎng)絡(luò)的操作，采用該方式影響了整個應用程序的伸縮性和健壯性，當同時有大量用戶使用平臺并進行數(shù)據(jù)庫操作時，就會出現(xiàn)平臺卡死直至退出的現(xiàn)象，因此需要對該模塊進行優(yōu)化?，F(xiàn)有數(shù)據(jù)庫連接池的參數(shù)配置都是在初始化時一次設(shè)定，連接池在運行過程中其值不會改變[12]。本系統(tǒng)采用的方式為將數(shù)據(jù)庫連接部分用連接池技術(shù)解決，數(shù)據(jù)庫連接池負責分配、管理和釋放數(shù)據(jù)庫連接，它允許應用程序重復使用一個現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫連接，而不是再重新建立一個。連接池初始化后，檔案信息資源共享平臺終端用戶在實際調(diào)用WCF進行數(shù)據(jù)操作時，并非建立一個新的連接，而是從連接池中取出一個已建立的空閑連接對象，使用完畢后，用戶也并非將連接關(guān)閉，而是將連接放回連接池中，以供下一個請求訪問使用。采用該技術(shù)后，平臺在涉及到數(shù)據(jù)庫操作部分不會因為數(shù)據(jù)連接資源緊張而導致平臺崩潰的情況出現(xiàn)。

4.2 采用MSMQ減少用戶等待時間。隨著檔案信息資源共享平臺用戶數(shù)量的增長，其并發(fā)請求會越來越多。如果采用傳統(tǒng)的同步技術(shù)，同一操作的下一個請求的開始需要等待上一個請求的結(jié)束，現(xiàn)有的平臺用戶真實的需求是對系統(tǒng)性能的體驗，同步方式需要長時間的等待，從而影響了系統(tǒng)的用戶體驗過程。對于檔案信息資源共享平臺，采用MSMQ技術(shù)（MSMQ全稱是Microsoft Message Queue，即微軟消息隊列）是一種利用隊列機制實現(xiàn)部件間或者是應用程序間通信的技術(shù)，其工作原理如下圖所示：

由圖4可以看出，消息的發(fā)送者把自己想要發(fā)送的信息放入一個容器，然后把它保存到一個系統(tǒng)公用空間的消息隊列中，采用消息隊列機制，發(fā)送方不必要擔心接收方是否啟動，是否發(fā)生故障等因素，只要消息成功發(fā)送出去，就可以認為處理完成，本地或異地的消息接收程序再從該隊列中取出發(fā)給它的消息進行處理。采用該技術(shù)可以大大減少用戶的等待時間，由于采用了異步通信，無論是發(fā)送方還是接收方都不同等待對方返回成功消息，就可以執(zhí)行余下的代碼，大大提高了處理的能力，在信息傳遞過程中，具有故障恢復能力，MSMQ的消息傳遞機制使得通信的雙方具有不同的物理平臺成為可能。

4.3 采用服務集群來提升平臺的整體服務能力。隨著移動互聯(lián)網(wǎng)應用的廣泛普及以及檔案信息資源共享平臺用戶數(shù)量的增長，完成應用程序自身與數(shù)據(jù)庫方面的優(yōu)化后，需要從硬件部署方面來提升檔案信息資源共享平臺的性能。該部分的優(yōu)化思路為采用WCF服務集群來提升平臺的整體服務能力，同時在數(shù)據(jù)處理上采用主備數(shù)據(jù)庫的架構(gòu)來完善數(shù)據(jù)庫服務能力以及確保數(shù)據(jù)庫服務的穩(wěn)定性，具體的部署方式如下圖所示：

如圖5所示，在軟件優(yōu)化完成后，通過增加硬件資源的方式來優(yōu)化平臺是最有效的性能優(yōu)化方式之一，該方式可以有效提升服務的分布式處理與并發(fā)處理能力。

經(jīng)過對檔案信息資源共享平臺架構(gòu)層面的優(yōu)化，采用WCF技術(shù)集中處理數(shù)據(jù)[13]，在服務器層面優(yōu)化了服務的處理效率，在數(shù)據(jù)傳輸過程中，采用JSON方式進行數(shù)據(jù)傳輸，對于文件資料的傳輸經(jīng)過gzip壓縮后進行傳輸方式，大大減少了傳輸過程中的信息量，所有的應用在實際的操作過程中均采用存儲過程的方式，既減少了調(diào)用服務傳輸?shù)男畔⒘?，又加快了?shù)據(jù)處理的效率。在經(jīng)常使用的平臺檔案信息檢索方面，數(shù)據(jù)庫層面關(guān)鍵字段加上了索引，從而大大提升了信息檢索的效率。多層面、全方位的平臺優(yōu)化使系統(tǒng)滿足了大數(shù)據(jù)時代的信息系統(tǒng)對性能的需求，在此基礎(chǔ)上更是滿足了終端用戶對平臺體驗的需求，從而使平臺能夠真正滿足用戶對于檔案信息資源共享平臺的性能需求，真正實現(xiàn)檔案信息資源整合、信息、數(shù)據(jù)加工和提供檔案信息的檢索利用的一體化建設(shè)[14]。

*本文系2016年度教育部人文社會科學研究規(guī)劃基金項目《大數(shù)據(jù)時代檔案信息資源共享平臺構(gòu)建的研究》（項目編號：16YJA870001）階段性成果。

參考文獻：

[1]黃小忠.建設(shè)區(qū)域性高校檔案信息資源共享平臺的機制和途徑研究 [J].山西檔案，2015（4）：77～80

[2]維克托?邁爾-舍恩伯格，肯尼斯?庫克耶合.大數(shù)據(jù)時代：生活、工作與思維的大變革[M].盛楊燕，周濤譯，杭州：浙江人民出版社，2013：4

[3]王運彬，王小云，陳燕.檔案信息資源配置的目標定位研究[J].檔案學研究，2012（6）：36～38

[4]王萍，，趙紅穎.圖書檔案數(shù)字化融合服務評價模型研究[J].圖書情報工作，2013，57（12）：34～40

[5]孫光明，王碩.基于JSON的Ajax數(shù)據(jù)通信快速算法 [J]. 計算機應用與軟件.2015， 32（1）：263～266

[6]卞咸杰.基于WCF技術(shù)的檔案信息共享平臺數(shù)據(jù)傳輸模型設(shè)計與實現(xiàn)[J].檔案管理，2016 （2）：25～28

[7]Qingting Wei， Jihong Guan， Shuigeng Zhou， Xin Wang.A New and Effective Approach to GML Documents Compression[J].Computer Journal.2014， 57：1727～1740

[8]宋剛，蔣孟奇，張云泉，劉勝飛.基于共享存儲和Gzip的并行壓縮算法研究[J].計算機工程與設(shè)計.2009， 30（4）：781～784

[9]Pallis G，Vakali A.Insight and perspectives for content delivery networks[J].Commun ACM，2006，49（1）：101～106.

[10]HA Alzoubi，S Lee，M Rabinovich，O Spatscheck，VDM Jacobus.A Practical Architecture for an Anycast CDN[J].Acm Transactions on the Web.2011， 5（4）：2209～2220

[11]唐世偉，許Z龍，劉萬偉，榮海亮. 基于分區(qū)表的RAC優(yōu)化技術(shù)應用[J].計算機系統(tǒng)應用.2012， 21（3）：190～192

[12]孟培超，胡圣波，舒恒，鄢富玉.基于ADO數(shù)據(jù)庫連接池優(yōu)化策略[J].計算機工程與設(shè)計.2013， 34（5）：1706～1710

[13]卞咸杰.基于WCF技術(shù)的跨平臺檔案信息資源共享平臺建設(shè)的研究 [J].檔案管理.2016（4）：37～41

篇7

關(guān)鍵詞:高校檔案 檔案管理創(chuàng)新 檔案管理數(shù)字化

創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂,是一個國家興旺發(fā)達的不竭動力,要發(fā)展就要有創(chuàng)新,檔案事業(yè)也是如此。高校檔案管理只有不斷創(chuàng)新,才能使檔案事業(yè)適應和服務于社會,跟上當今和未來世界發(fā)展的步伐,才能適應社會主義市場環(huán)境對檔案工作的需要。

1.1檔案信息時展的要求

首先,數(shù)字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制,在任一地點、任一時間只需有一網(wǎng)的電腦,即可進入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息。美國經(jīng)濟學家邁克爾·戈德海伯于1997年指出:在以計算機網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息社會中,面對浩如煙海的信息,對人們來說,信息已不再是一種稀缺的資源,而是相對過剩,稀缺的是人的注意力。因此,目前以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟,其實質(zhì)就是“注意力經(jīng)濟”。 高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案注意力的有效手段,同時可以提高檔案的管理效率。網(wǎng)上利用的開展,將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環(huán)境,進入極好的良性循環(huán)之中。

以往檔案人員為開發(fā)檔案資源,為檔案利用而進行許多文獻匯編、數(shù)字匯編、專題匯編等編研工作可以減少,甚至平時查閱工作中可取消,檔案人員有更多的時間用于檔案數(shù)據(jù)整理工作。其次,使高校檔案業(yè)務工作變得方便、快捷、高效。數(shù)字化檔案信息使檔案能及時歸檔,盡快地提供利用。平時在網(wǎng)上文書處理部門將收文或發(fā)文都輸入到計算機中,各級部門可根據(jù)自己的權(quán)限范圍在網(wǎng)上分組傳閱自己相關(guān)的文件,并注上處理意見,年終歸檔時,只需向檔案館移交一份分類組卷清單,把數(shù)據(jù)通過網(wǎng)上按檔案數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中即可,從而使檔案館減少了檔案數(shù)據(jù)錄入工作。

1.2高校檔案信息數(shù)字化是計算機大量應用于高校管理的必然結(jié)果

首先,高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案,形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計算機管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案,它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體,向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變。 許多高等院校建立了校園網(wǎng),并與教育科研網(wǎng)和國際互聯(lián)網(wǎng)相連。校園網(wǎng)的開通為學校教學、科研及管理提供了先進的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內(nèi)外的專家進行科研項目合作、查詢資料、 學術(shù)交流、籌備各種會議等等。計算機網(wǎng)絡(luò)化管理的出現(xiàn),使計算機從輔的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境,并伴隨著應用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產(chǎn)生的大量機讀文件,即電子文件也就應運而生。

1.3高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)基本成熟

1.3.1通訊技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)迅速發(fā)展;90年代以來,我國先后筑起中國互聯(lián)網(wǎng)(chinanet)、中國教育科研網(wǎng)(caep.cetinnet)、中國科技網(wǎng)(cstnet)和中國金橋網(wǎng)(chinagbnet),并均與國際互聯(lián)網(wǎng)internet接軌。就全國高校來看,1994年以來,由于"211工程"和cernet工程的促進,很多高校紛紛著手建設(shè)校園網(wǎng),至1996年底,已有220所高校建成校園網(wǎng)并連入cernet, 800余所高校的校園網(wǎng)自2000年底開始陸續(xù)建成。我國通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計算機網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起,為高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。

1.3.2高校檔案館自動化建設(shè)初見成效

自動化是高校檔案館走向網(wǎng)絡(luò)化的必由之路。自20世紀80年代后期以來,高校檔案館自動化建設(shè)經(jīng)過10多年的努力,開發(fā)出數(shù)百個自動化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計算機管理系統(tǒng),已基本實現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設(shè)大大改善了檔案館的服務手段,提高了服務質(zhì)量和工作效率,促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是,計算機應用正在改變著檔案人員的觀念,鍛煉和培養(yǎng)出了一批計算機系統(tǒng)開發(fā)、維護和應用人才。數(shù)據(jù)庫建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強有力的技術(shù)保證。

2現(xiàn)在高校檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化存在的問題

2.1數(shù)字化、輔助管理方面存在的問題

事實上現(xiàn)有的高校檔案工作計算機管理模式,多數(shù)是建立在原有的手工管理模式基礎(chǔ)上,這種管理模式的特點是以檔案信息載體為核心,工作對象不是檔案信息,而是紙張、塑膠等載體材料。計算機的作用只是輔助人工管理檔案實體,而不是處理檔案數(shù)據(jù)。其結(jié)果是非但沒代替手工管理工作,而且是大大的增加額外手工勞動的投入。表現(xiàn)在:首先是檔案計算機輔助管理模式僅局限于檔案工作內(nèi)部的編目和檢索環(huán)節(jié)發(fā)生局部作用,而且是輔助檔案工作人員對檔案實體進行編目和檢索,不是針對具體的檔案信息,比如,這種形式編目須大量依靠手工勞動進行前期準備工作,常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后,再往計算機中錄入。編目的實際目的是為了讓計算機排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。其次是檔案工作計算機輔助管理不同外界發(fā)生關(guān)系,它只為檔案部門內(nèi)部服務,作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實體。這樣做檔案工作計算機輔助管理發(fā)展也失去了外在的動力。

2.2高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題

2.2.1缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機構(gòu)

由于受高校管理體制和運行機制的影響,不同的高校隸屬不同的行政主管部門,這種分散管理體制無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自找發(fā)展的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要,但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統(tǒng)一的組織機構(gòu)來規(guī)劃協(xié)調(diào)檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作。大多數(shù)檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式,無論是軟硬件的購置,還是數(shù)據(jù)庫的建設(shè),都處于各自為政的低水平重復狀態(tài),這不僅造成了人力物力的巨大浪費,也影響了我國檔案館的標準化、自動化和網(wǎng)絡(luò)化的進程。

2.2.2標準化水平低

由于歷史的原因,高校檔案館自動化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟實力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備,機型五花八門,水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應用軟件,都沒有遵循相應國家標準,功能單一、標準化水平低,數(shù)據(jù)不完整,致使大多數(shù)檔案館無主題標引,共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標準,各館的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去,勢必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患。

2.2.3數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后;

經(jīng)過多年的努力,高校檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。由于各個檔案館各自為政,在建庫過程中,各館均存在浮躁情緒及急功近利傾向。主要表現(xiàn)在建庫缺乏整體性,數(shù)據(jù)庫大多自建自用,建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小,標準化程度低,類型單一,而且大多處于低水平重復建設(shè),數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制,商業(yè)服務水平差。大多數(shù)據(jù)庫僅僅供本單位使用,嚴重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。而且目前高校檔案館所建的數(shù)據(jù)庫大多為條目數(shù)據(jù)庫,缺少全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫,無法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖與cernet和internet聯(lián)網(wǎng),但只能訪問其主頁,根本無實質(zhì)性的資源司共享。

      2.2.4經(jīng)費保障率低

目前雖然硬件的質(zhì)量在不斷提高而價格在不斷下跌,但檔案館網(wǎng)絡(luò)化的實現(xiàn)仍然需要投入大量的資金。目前高校檔案館的經(jīng)費投入較少,用于檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的經(jīng)費非常有限,無法購置好的硬軟件,建立高起點的檔案館網(wǎng)絡(luò),更談不上對設(shè)備的及時更新。目前經(jīng)費仍是影響高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的最大障礙。

3高校檔案管理現(xiàn)代化的初步構(gòu)想

篇8

摘 要 在當前計算機環(huán)境下會計電算化改變了會計數(shù)據(jù)處理方式和賬務處理方式及內(nèi)部控制制度，使財務人員減輕了勞動強度，提高了會計信息收集、整理、傳輸反饋的準確程度。但計算機軟硬件的固有屬性、黑客、病毒及內(nèi)部控制等因素給會計電算化帶來很多風險，對此文章充新技術(shù)運用、人員管理、制度控制三方面提出了對策建議并對會計電算化的前景進行了展望。

關(guān)鍵詞 計算機環(huán)境 會計電算化 風險

會計電算化是以計算機為主的現(xiàn)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應用到會計實務中的簡稱，是一個應用計算機實現(xiàn)的會計信息系統(tǒng)。計算機技術(shù)的普遍應用，推動了會計電算化系統(tǒng)向深度和廣度的方向發(fā)展―即實現(xiàn)會計電算化系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化。因此本文對我國會計電算化面臨的問題、對策及發(fā)展前景進行探討。

一、計算機環(huán)境下會計電算化面臨的主要問題

1.計算機軟硬件的固有屬性帶來的風險

在計算機環(huán)境下，計算機的強大功能一方面大大加快了會計數(shù)據(jù)的處理速度，另一方面由于技術(shù)上和管理上的缺陷，也造成了數(shù)據(jù)傳輸過程中的安全無法得到保證。會計電算化網(wǎng)絡(luò)在運作過程中，其正確性和有效性常受到物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)障礙的威脅。

2.會計電算化數(shù)據(jù)風險

數(shù)據(jù)風險主要是由電腦黑客、病毒及內(nèi)部控制所造成的。電腦黑客是指非法侵人網(wǎng)絡(luò)的用戶或機構(gòu)(未經(jīng)授權(quán))。電腦病毒除通過軟盤、光盤、磁帶等途徑進行傳播外，現(xiàn)在通過網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進行傳播已經(jīng)成為最主要的途徑[1]。

3.會計數(shù)據(jù)的高保密性面臨威脅

通常會計數(shù)據(jù)對外具有較高的保密性。為了保證會計數(shù)據(jù)的真實安全，在會計崗位的設(shè)置上要講求層次分明，在會計業(yè)務的控制上要確保審批嚴格，這些都是手工會計方式下行之有效的內(nèi)部控制方法。現(xiàn)在變手工分散操作為計算機集中數(shù)據(jù)處理，新型磁介質(zhì)載體將取代紙質(zhì)檔案成為新的管理方式[2]。磁介質(zhì)載體信息具有可變性、可操作性和對系統(tǒng)的依賴性。

二、推進計算機環(huán)境下會計電算化的對策

1.加強新技術(shù)運用，提高網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全性

在建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)時，應該從技術(shù)上和管理上考慮安全措施。對于重要的計算機系統(tǒng)應加電磁屏蔽，以防止電磁輻射和干擾[3]。制定計算機機房管理規(guī)定，制定防火、防水、防盜、防鼠的措施。計算機房應采用安全保護措施。在操作系統(tǒng)中建立數(shù)據(jù)保護機構(gòu)，調(diào)用計算機機密文件時應登錄戶名、日期、使用方式和使用結(jié)果，修改文件和數(shù)據(jù)必須登錄備查。

計算機病毒也是網(wǎng)絡(luò)安全的一大勁敵，要采取適當?shù)姆啦《敬胧?。對病毒的防御現(xiàn)在通用的方法是采用防火墻技術(shù)，它可以將包括病毒在內(nèi)的非法人侵訪問抵擋在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)之外，從而起到對內(nèi)部信息的保護作用。對于信息流則普遍采用加密技術(shù)，以防止信息在傳輸過程中被泄密，數(shù)據(jù)加密的主要方法是對稱加密和非對稱加密。

2.加強對數(shù)據(jù)輸人的管理、控制

在輸人系統(tǒng)前，數(shù)據(jù)要經(jīng)過檢驗，輸人工作應由多人多組分擔；對輸人的數(shù)據(jù)、代碼等進行必要的校驗，以保證合法性、真實性?？筛鶕?jù)會計核算的要求和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的特點，把同類憑證按憑證順序號分成幾組進行輸人。為了保證數(shù)據(jù)處理的及時性，應采用集中分散式和授權(quán)式兩種控制方法。

3.建立健全計算機環(huán)境下的會計電算化制度

（1）建立會計電算化崗位責任制。對會計人員的管理要體現(xiàn)“責、權(quán)、利相結(jié)合”的原則，建立、健全崗位責任制，一方面是為了加強內(nèi)部牽制，保護資金財產(chǎn)的安全[4]；另一方面能夠提高工作效率，充分發(fā)揮系統(tǒng)的運行效益。此外，還要加強會計人員的培訓，逐步提高會計人員的業(yè)務水平。

（2）規(guī)范日常操作管理。首先，規(guī)范計算機使用系統(tǒng)管理。保護計算機設(shè)備，防止各種非指定人員進人機房和操作計算機，保證機內(nèi)的程序與會計數(shù)據(jù)的安全；其次，規(guī)范上機操作管理制度，主要包括上機操作的規(guī)定，操作人員的職責等。

（3）做好會計業(yè)務處理程序的管理。要按照《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》的要求處理會計業(yè)務，保證輸人數(shù)據(jù)正確合法，會計軟件處理正確，當天會計業(yè)務當天記帳，期末要及時結(jié)帳和打印輸出會計報表，靈活運用計算機對數(shù)據(jù)進行綜合分析。

（4）實施計算機軟件和硬件系統(tǒng)維護管理。系統(tǒng)維護人員負責系統(tǒng)的硬件設(shè)備和軟件的維護工作，及時排除故障，確保系統(tǒng)的正常運行[5]。系統(tǒng)維護員可進行維護工作但不得操作會計軟件進行會計核算工作。

（5）強化會計檔案管理。實現(xiàn)會計電算化后，會計檔案的磁性化和不可見性，要求對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應準備雙份。

三、會計電算化的前景展望

1.會計電算化向網(wǎng)絡(luò)化的進一步發(fā)展

會計軟件的網(wǎng)絡(luò)化目前大多限于局域網(wǎng)，信息傳輸?shù)姆秶?，制約電算化會計效能的發(fā)揮，未來的電算化會計將向著廣域網(wǎng)的方向發(fā)展，信息傳輸范圍大大增加，使會計數(shù)據(jù)的異地共享成為可能。

2.會計電算化新領(lǐng)域――在線財務報告

在線報告是指相關(guān)單位在國際互聯(lián)網(wǎng)上設(shè)置站點，向信息使用者提供定期更新的財務報告。其特點是利用國際互聯(lián)網(wǎng)作為傳播媒體，增強了會計信息的時效性、交互性。在線報告的出現(xiàn)改變了傳統(tǒng)的財務報告順序結(jié)構(gòu)，主體單位還可根據(jù)不同用戶的要求提供更加個性化的財務報告[6]。

四、結(jié)語

目前，我國的會計電算化基本還停留在減輕勞動強度、提高工作效率上，對財務信息及業(yè)務信息的利用和分析還比較薄弱。我們要進一步加強對財務管理信息的深化處理，達到提高企業(yè)效益的根本目的。會計電算化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的下一步發(fā)展目標是網(wǎng)絡(luò)財務，充分利用互聯(lián)網(wǎng)使上下級單位聯(lián)網(wǎng)運行。要趕上網(wǎng)絡(luò)財務這班快車，就必須在管理模式、觀念和人員素質(zhì)方面努力提高自己，使財務管理水平更上一個臺階。

參考文獻：

[1] 孫蓮香.會計電算化.北京:高等教育出版社.2008.

[2] 郝曉嵐.從會計電算化到會計信息化.經(jīng)濟研究導刊.2011.6.

[3] 何柳芳.淺談中國會計信息化的三十年發(fā)展.商業(yè)會計.2010.10.

[4] 魏慶輝.我國會計電算化的現(xiàn)狀、問題及對策.產(chǎn)業(yè)與科技論壇.2007(9).

篇9

關(guān)鍵詞：中央銀行；影像系統(tǒng)；事后監(jiān)督；作用；功能

中央銀行會計憑證影像事后監(jiān)督系統(tǒng)(IAS)由憑證影像子系統(tǒng)(IMS)和事后監(jiān)督子系統(tǒng)(AAS)構(gòu)成，2007年8月底在全國范圍內(nèi)推廣。該系統(tǒng)的上線運行發(fā)揮了積極有效的作用，為解決監(jiān)督和核算方面的若干問題提供了系統(tǒng)支持。通過密切關(guān)注其運行情況和開展調(diào)查分析發(fā)現(xiàn)，系統(tǒng)的某些功能作用未得到充分體現(xiàn)，內(nèi)部控制環(huán)節(jié)仍隱藏漏洞和風險，需要進一步地了解和拓展其功能作用。

一、IAS系統(tǒng)發(fā)揮的積極作用

1.提高憑證資料傳遞時效，有效解決了事后監(jiān)督滯后問題。一方面，有效地排除了地域限制因素。由于離中支較遠，一些支行網(wǎng)點的原始憑證不能于次日傳遞至事后監(jiān)督中心，嚴重地影響了監(jiān)督的及時性。系統(tǒng)上線運行后，縣支行網(wǎng)點的憑證資料均能在核算當日通過系統(tǒng)掃描上傳至事后監(jiān)督中心，實現(xiàn)了縣支行網(wǎng)點核算業(yè)務的次日監(jiān)督。另一方面，有效地排除了非人為因素。天氣、路況或車輛故障等情況都會直接影響到縣支行憑證資料的傳遞和監(jiān)督時效，特別是在今年年初，冰雪災害天氣嚴重影響了縣支行憑證資料的傳遞。有些中支充分利用了IAS系統(tǒng)，先根據(jù)憑證影像對其核算業(yè)務進行全面監(jiān)督，待紙質(zhì)核算資料送達后再將其與憑證影像進行比對，保證了事后監(jiān)督工作進程。

2.提供核算差錯取證來源，較好規(guī)范了核算差錯處理方式。在手工監(jiān)督過程中，監(jiān)督員要對會計憑證的合法性、合規(guī)性、真實性、完整性及處理手續(xù)是否規(guī)范等進行全面的人工再次審核，對于發(fā)現(xiàn)的漏蓋印章、憑證填寫錯誤等規(guī)范性差錯，核算部門往往可以通過補蓋印章或更換憑證來掩蓋差錯事實，因此，差錯的處理方式存在較大的靈活性。IAS系統(tǒng)上線后，核算部門要將憑證資料掃描上傳至事后監(jiān)督中心形成影像數(shù)據(jù)，一旦進行了業(yè)務截止處理，影像數(shù)據(jù)則不能修改，形成差錯取證資料，有效避免了隨意更改核算差錯的現(xiàn)象。

3.促進核算部門加強內(nèi)控，全面提升了基層會計核算質(zhì)量?！禝AS系統(tǒng)操作規(guī)程》第二章第二節(jié)規(guī)定，“IMS網(wǎng)點主管依據(jù)原始憑證及其他資料全面核對該網(wǎng)點憑證影像及業(yè)務信息，確保憑證影像信息真實準確。核對不符，由操作員進行更正后，主管重新審核。全部核對相符后網(wǎng)點主管應及時進行業(yè)務截止處理”。這進一步明確了會計核算網(wǎng)點業(yè)務主管和前臺會計人員的職責，促使核算部門不斷加強內(nèi)部控制，更側(cè)重于事前事中的操作環(huán)節(jié)，提高了會計工作人員的操作謹慎性和工作責任心，杜絕了屢查屢犯的現(xiàn)象，提高了核算質(zhì)量。

4.實現(xiàn)會計核算資料信息化，為電子檔案的建立奠定了基礎(chǔ)。IAS系統(tǒng)建設(shè)的目標之一就是檔案電子化。這為電子檔案的建立提供了有利條件，為會計檔案的管理模式提供了新的思路。一方面，可以提高會計檔案管理的效率和質(zhì)量。直接對憑證影像資料進行基礎(chǔ)性的整理和分類，使得檔案管理員從對原始憑證資料和整理、打碼和裝訂等工作中解脫出來，有效減輕了檔案管理員整理檔案的工作量，避免了檔案整理過程中人為錯誤的發(fā)生。另一方面，可以降低會計檔案資料的保管成本。形成的電子檔案資料不再受溫濕度、灰塵、蠹蟲的影響，延長了檔案資料的壽命，而且可免去原始憑證資料的裝箱裝盒，大大降低了成本。

二、IAS系統(tǒng)功能作用的充分發(fā)揮存在“瓶頸”

1.支付業(yè)務事中控制的流程未有效落實

營業(yè)部本級網(wǎng)點的核算資料傳遞不受地域限制，事后監(jiān)督中心可以對其進行及時監(jiān)督，系統(tǒng)的上線意味著既要整理審核各類憑證及清單報表報送事后監(jiān)督中心，又要將各類憑證、附件及相關(guān)報表等轉(zhuǎn)化為影像傳至事后監(jiān)督中心，以現(xiàn)在的網(wǎng)點及核算中心工作人員進行操作時只能采用兼崗方式進行，這就會使得營業(yè)部工作人員的工作量無形增加?！吨袊嗣胥y行辦公廳關(guān)于中央銀行會計憑證影像事后監(jiān)督系統(tǒng)在全國推廣運行的通知》(銀辦發(fā)[2007]176號)明確指出，“各分支機構(gòu)可根據(jù)實際情況對沒有縣支行網(wǎng)點的營業(yè)部門或營業(yè)部本級網(wǎng)點是否運行影像后督系統(tǒng)做出統(tǒng)一規(guī)定?！币虼?，營業(yè)部本級網(wǎng)點都不愿意運行該系統(tǒng)，隨意性較大。然而，聯(lián)行柜對于支行網(wǎng)點支付往賬的審核就缺乏系統(tǒng)約束，系統(tǒng)的支付業(yè)務事中控制功能難以發(fā)揮作用，控制資金風險的作用仍難以保證。

2.憑證影像處理的高效性未充分體現(xiàn)

系統(tǒng)建設(shè)的原則之一就是高效性原則，即通過數(shù)據(jù)交換的方式減少業(yè)務人員的重復勞動，提高工作效率。根據(jù)目前的情況來看，有些中支已實現(xiàn)了對縣支行網(wǎng)點會計核算業(yè)務的次日監(jiān)督，系統(tǒng)上線運行后，一方面增加了縣支行網(wǎng)點的工作量和工作壓力，工作人員除了要整理審核各類憑證及清單報表報送事后監(jiān)督中心外，還要將各類憑證轉(zhuǎn)化為影像傳至事后監(jiān)督中心，工作量無形中倍增；另一方面，增加了事后監(jiān)督部門的工作量和工作壓力，監(jiān)督員除了要完成在AAS系統(tǒng)中再次錄入憑證信息與從ABS系統(tǒng)提取的數(shù)據(jù)進行自動比對監(jiān)督，以及對會計憑證的合法性、合規(guī)性、真實性、完整性及處理手續(xù)是否規(guī)范等進行全面的人工再次審核外，增加了原始憑證與憑證影像的比對環(huán)節(jié)，從某種意義上來說，沒有實現(xiàn)真正意義上的憑證影像監(jiān)督，而是一種重復勞動，降低了工作效率。

3.縣支行網(wǎng)點憑證影像數(shù)據(jù)的完整性難以保證

一是憑證影像的更正方法未明確。日常監(jiān)督過程中，“事后監(jiān)督通知書”的發(fā)送和整改反饋均通過影像系統(tǒng)來完成，但是，錯誤憑證影像的更正方法沒有明確，對于核算差錯整改中涉及到會計憑證更正的，仍只停留在系統(tǒng)之外，備份的憑證影像數(shù)據(jù)庫中的差錯記錄沒有更正后的憑證影像，給電子檔案的查閱帶來不便。二是補傳遺漏影像的方法未明確。操作規(guī)程要求，IMS各網(wǎng)點主管在當日全部影像業(yè)務處理完畢和審核無誤后，應及時進行業(yè)務截止處理。在實際操作中，各縣支行網(wǎng)點辦理業(yè)務截止處理的時間并不一致，部分業(yè)務量較少的網(wǎng)點往往處理得較早，時而出現(xiàn)部分資金匯劃信息在業(yè)務截止后才收到的情況，由于沒有明確補充上傳影像的方法，導致上傳至事后監(jiān)督中心的憑證影像數(shù)據(jù)不完整。

4.內(nèi)部控制和風險控制環(huán)節(jié)仍存在漏洞

一方面，IMS主管的影像審核權(quán)“形同虛設(shè)”。IMS網(wǎng)點操作員完成憑證影像業(yè)務處理后，主管應根據(jù)原始憑證對當日上傳憑證影像及業(yè)務信息進行全面復查。但在實際操作中，對于IMS主管已簽署“核對無誤”審核意見的影像，網(wǎng)點操作員仍可以查看、修改或刪除，主管對憑證影像的審核“形同虛設(shè)”。另一方面，未設(shè)置操作密碼恢復的審批程序。操作員不慎忘記了操作口令，可由監(jiān)督管理員根據(jù)監(jiān)督部門主管授權(quán)，將該用戶的密碼狀態(tài)恢復到初始狀態(tài)。但實際操作中，監(jiān)督主管的授權(quán)是在系統(tǒng)之外進行的，監(jiān)督管理員可以將任何用戶的密碼恢復默認值，存在操作風險隱患，如果發(fā)生風險案件，也難以明確責任追究。

5.查詢查復和影像檔案調(diào)閱管理功能尚未利用

數(shù)據(jù)顯示，IAS系統(tǒng)上線運行近一年來，有些中支轄區(qū)內(nèi)縣支行網(wǎng)點通過系統(tǒng)辦理查詢查復和影像檔案調(diào)閱的筆數(shù)幾乎為零。通過調(diào)查了解到，大部分縣支行網(wǎng)點根本不了解這些系統(tǒng)功能的存在，不知道可以通過系統(tǒng)辦理查詢查復業(yè)務和影像檔案的調(diào)閱，更不明白這些功能的操作程序；有些網(wǎng)點還錯誤地認為，每日的憑證資料掃描上傳事后監(jiān)督中心后，需要自己備份保存系統(tǒng)之外的憑證影像文件，以供隨時查閱?！恫僮饕?guī)程》中第二章第一節(jié)“業(yè)務截止”中已明確規(guī)定：“當日業(yè)務全部處理完畢后，IMS網(wǎng)點主管應及時清空網(wǎng)點客戶端保留的影像文件。”如需調(diào)閱歷史會計檔案，應按規(guī)定程序通過IMS系統(tǒng)向事后監(jiān)督部門申請電子檔案的調(diào)閱。

三、IAS系統(tǒng)功能作用需進一步完善和拓展

1.實現(xiàn)憑證截留，建立電子檔案。IAS系統(tǒng)運行到一定階段后，考慮將所有的會計核算部門納入IAS系統(tǒng)，實行紙質(zhì)憑證截留，實現(xiàn)憑證資料電子化，各會計核算網(wǎng)點不再需要將紙質(zhì)核算資料傳遞至事后監(jiān)督部門，體現(xiàn)成本節(jié)約原則，降低核算資料傳遞過程中可能丟失的風險。核算中心聯(lián)行柜可依據(jù)支行網(wǎng)點上傳的憑證影像信息，逐筆審核支行網(wǎng)點發(fā)起的支付往賬業(yè)務，強化聯(lián)行事中控制。事后監(jiān)督部門則直接根據(jù)憑證影像錄入AAS系統(tǒng)并與從ABS系統(tǒng)中提取的核算數(shù)據(jù)進行比對監(jiān)督，減少監(jiān)督程序，提高監(jiān)督效率。

2.完善相關(guān)制度，增加內(nèi)控環(huán)節(jié)。針對系統(tǒng)上線運行后出現(xiàn)的新問題，不斷完善《IAS系統(tǒng)操作規(guī)程》，明確不同類型的錯誤憑證影像的更正方式和憑證影像的補充上傳方法，保證憑證影像數(shù)據(jù)的完整性；提高IMS網(wǎng)點主管對憑證影像的審核級別，保證其能充分把握對憑證影像的最后審核權(quán)；增加監(jiān)督主管對用戶密碼恢復初始狀態(tài)的審批程序，將該授權(quán)納入IMS系統(tǒng)控制，加強對用戶操作口令的管理，防止監(jiān)督管理員對用戶操作口令更改的隨意性。

3.加強業(yè)務培訓，增強功能認知。加強系統(tǒng)業(yè)務知識培訓，使監(jiān)督人員和核算人員進一步了解系統(tǒng)的功能和作用，熟悉系統(tǒng)的操作流程。IMS各網(wǎng)點主管應按照《操作規(guī)程》的有關(guān)規(guī)定嚴格內(nèi)部控制，認真復查憑證影像，杜絕因業(yè)務截止處理過早而造成憑證影像不完整的情況，確保憑證影像信息的真實準確和完整性；IMS網(wǎng)點主管應及時清空網(wǎng)點客戶端保留的影像文件，如需調(diào)閱，應嚴格按照規(guī)定程序辦理查詢查復和影像資料的調(diào)閱手續(xù)。

篇10

關(guān)鍵詞高校檔案信息數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化現(xiàn)代化

高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的動因

1.1檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是時展的要求

首先，數(shù)字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制，在任一地點、任一時間只需有一網(wǎng)的電腦，即可進入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息。

美國經(jīng)濟學家邁克爾·戈德海伯于1997年指出，在以計算機網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息社會中，面對浩如煙海的信息，對人們來說，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對地過剩，稀缺的是人的注意力，因此，目前以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟，其實質(zhì)就是“注意力經(jīng)濟”。高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案注意力的有效手段，同時可以提高檔案的管理效率。

網(wǎng)上利用的開展，將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環(huán)境，進入極好的良性循環(huán)之中。以往檔案人員為開發(fā)檔案資源，為檔案利用而進行許多文獻匯編、數(shù)字匯編、專題匯編等編研工作可以減少，甚至平時查閱工作中可取消，檔案人員有更多的時間用于檔案數(shù)據(jù)整理工作。

其次，使高校檔案業(yè)務工作變得方便、快捷、高效。數(shù)字化檔案信息使檔案能及時歸檔，盡快地提供利用。平時在網(wǎng)上文書處理部門將收文或發(fā)文都輸入到計算機中，各級部門可根據(jù)自己的權(quán)限范圍在網(wǎng)上分組傳閱自己相關(guān)的文件，并注上處理意見，年終歸檔時，只需向檔案館移交一份分類組卷清單，把數(shù)據(jù)通過網(wǎng)上按檔案數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中即可，從而使檔案館減少了檔案數(shù)據(jù)錄入工作。這在科研、教學、設(shè)備等各類檔案管理中同樣適用。在學校諸多檔案中，許多檔案在形成時已由計算機處理，檔案館的工作只剩下編制相應的檔號，整理上架。而計算機管理方面則只需對數(shù)據(jù)進行處理，已不再需要大量的數(shù)據(jù)錄入，數(shù)據(jù)錄入影響檔案計算機管理的“瓶頸”問題，已不復存在。

校園網(wǎng)中各類數(shù)據(jù)庫的建立，使各類數(shù)據(jù)“數(shù)出一門”，使各類歸檔的數(shù)據(jù)能非常及時、準確。學校內(nèi)的管理對象多，且具有一定的流動性，如學生入學與畢業(yè)、教職工的調(diào)離與退休等，要想準確統(tǒng)計、動態(tài)了解這些情況，按以往傳統(tǒng)管理方法，必須“歸檔”后，才能查知，而通過網(wǎng)上計算機管理的數(shù)字化檔案卻能隨時準確反映當前的情況。

1.2高校檔案信息數(shù)字化是計算機大量應用于高校管理的必然結(jié)果

首先，高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案，形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計算機管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變。

許多高等院校建立了校園網(wǎng)，并與教育科研網(wǎng)和國際互聯(lián)網(wǎng)相連。校園網(wǎng)的開通為學校教學、科研及管理提供了先進的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內(nèi)外的專家進行科研項目合作、查詢資料、學術(shù)交流、籌備各種會議等等。計算機網(wǎng)絡(luò)化管理的出現(xiàn)，使計算機從輔的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境，并伴隨著應用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產(chǎn)生的大量機讀文件，即電子文件也就應運而生。

1.3高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)基本成熟

1.3.1通訊技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)迅速發(fā)展

90年代以來，我國先后筑起中國互聯(lián)網(wǎng)（Chinanet）、中國教育科研網(wǎng)（CER?鄄net）、中國科技網(wǎng)（CSTnet）和中國金橋網(wǎng)(ChinaGBnet)，并均與國際互聯(lián)網(wǎng)Internet接軌。就全國高校來看，1994年以來，由于"211工程"和CERnet工程的促進，很多高校紛紛著手建設(shè)校園網(wǎng)，至1996年底，已有220所高校建成校園網(wǎng)并連入CERNET，800余所高校的校園網(wǎng)自2000年底開始陸續(xù)建成。我國通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計算機網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起，為高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。

1.3.2高校檔案館自動化建設(shè)初見成效

自動化是高校檔案館走向網(wǎng)絡(luò)化的必由之路。自20世紀80年代后期以來，高校檔案館自動化建設(shè)經(jīng)過10多年的努力，開發(fā)出數(shù)百個自動化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計算機管理系統(tǒng)，已基本實現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設(shè)大大改善了檔案館的服務手段，提高了服務質(zhì)量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計算機系統(tǒng)開發(fā)、維護和應用人才。數(shù)據(jù)庫建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強有力的技術(shù)保證。

1.3.3經(jīng)費緊張狀況得到初步緩解

經(jīng)費不足是影響檔案館走向網(wǎng)絡(luò)化的最大障礙。加大投入取決于學校領(lǐng)導對現(xiàn)代化檔案館地位和作用的認識程度。通過Internet、CERnet網(wǎng)可以看到，網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)越性和作用是巨大的，作為學校信息服務中心的檔案館，其地位和作用更加突出，學校領(lǐng)導和有關(guān)部門已經(jīng)初步認識到檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要性和緊迫性。領(lǐng)導的重視，預示著經(jīng)費的加大投入。檔案館自身通過多種創(chuàng)收渠道增加收入，增強了造血功能。近年來，許多高校撥?？罱o檔案館購置了性能較好的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、激光打印機等設(shè)備，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)得到了極大改觀。

2現(xiàn)在高校檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化存在的問題

2.1數(shù)字化、輔助管理方面存在的問題

事實上現(xiàn)有的高校檔案工作計算機管理模式，多數(shù)是建立在原有的手工管理模式基礎(chǔ)上，這種管理模式的特點是以檔案信息載體為核心，工作對象不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計算機的作用只是輔助人工管理檔案實體，而不是處理檔案數(shù)據(jù)。其結(jié)果是非但沒代替手工管理工作，而且是大大的增加額外手工勞動的投入。表現(xiàn)在：

首先是檔案計算機輔助管理模式僅局限于檔案工作內(nèi)部的編目和檢索環(huán)節(jié)發(fā)生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對檔案實體進行編目和檢索，不是針對具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動進行前期準備工作，常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后，再往計算機中錄入。編目的實際目的是為了讓計算機排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。

其次是檔案工作計算機輔助管理不同外界發(fā)生關(guān)系，它只為檔案部門內(nèi)部服務，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實體。這樣做檔案工作計算機輔助管理發(fā)展也失去了外在的動力。

2.2高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題

2.2.1缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機構(gòu)

由于受高校管理體制和運行機制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散領(lǐng)導的管理體制，無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自找發(fā)展的自給自足的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統(tǒng)一的組織機構(gòu)來規(guī)劃協(xié)調(diào)檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作。大多數(shù)檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無論是軟硬件的購置，還是數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，都處于各自為政的低水平重復狀態(tài)，這不僅造成了人力物力的巨大浪費，也影響了我國檔案館的標準化、自動化和網(wǎng)絡(luò)化的進程。

2.2.2標準化水平低

由于歷史的原因，高校檔案館自動化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟實力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應用軟件，都沒有遵循國際標準。功能單一、標準化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標準，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去，勢必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患。

2.2.3數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后

經(jīng)過多年的努力，高校檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，各館均有不同程度的浮躁情緒，急功近利傾向嚴重。主要表現(xiàn)在建庫缺乏整體性，數(shù)據(jù)庫大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設(shè)，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，商業(yè)服務水平差。大多數(shù)據(jù)庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。而且目前高校檔案館所建的數(shù)據(jù)庫大多為條目數(shù)據(jù)庫，缺少全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，無法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖與Cernet和Internet聯(lián)網(wǎng)，但只能訪問其主頁，根本無實質(zhì)性的資源司共享。

2.2.4經(jīng)費保障率低

目前雖然硬件的質(zhì)量在不斷提高而價格在不斷下跌，但檔案館網(wǎng)絡(luò)化的實現(xiàn)仍然需要投入大量的資金。目前高校檔案館的經(jīng)費投入較少，用于檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的經(jīng)費非常有限，無法購置好的硬軟件，建立高起點的檔案館網(wǎng)絡(luò)，更談不上對設(shè)備的及時更新。目前經(jīng)費仍是影響高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的最大障礙。

2.2.5人員整體素質(zhì)低弱

在檔案館現(xiàn)代化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，網(wǎng)絡(luò)化的實現(xiàn)和管理都離不開人，各種技術(shù)以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，對檔案人員提出了更高的要求———不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務，而且必須掌握自動化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，成為信息和知識的導航員。目前高校檔案隊伍整體素質(zhì)仍普遍較低，不適應高速發(fā)展的計算機工作環(huán)境，館內(nèi)嚴重缺乏既懂計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務的復合型人才，不適應檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和高校檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

3高校檔案管理現(xiàn)代化的初步構(gòu)想

3.1采用客戶機/服務器(Client／Server)體系結(jié)構(gòu)模式

客戶機/服務器結(jié)構(gòu)模式是通過網(wǎng)絡(luò)把分散的計算機系統(tǒng)連接起來，系統(tǒng)把這些計算機根據(jù)其功能劃分為服務器與客戶機C／S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)處理方式同以往的“文件共享型”網(wǎng)絡(luò)處理方式相比，其主要的不同點在于將一種應用分解成為若干部分，如用戶界面、商業(yè)邏緝和數(shù)據(jù)庫，并將這些部分交給多臺機器(包括工作站、一個或多個服務器)分別執(zhí)行，共同實現(xiàn)整體應用。用戶在工作站(前臺)看到的通常是用戶界面，當前臺需要調(diào)用某些數(shù)據(jù)時，工作站向被稱為后臺的數(shù)據(jù)庫服務器（Server）發(fā)出請求，服務器即對此做出響應，并把處理的結(jié)果返回給前臺，這樣工作站就成了數(shù)據(jù)庫服務器的客戶（Client）。

C／S模式實際上是一種軟件運行和組織方式，不是指工作站、服務器等硬件結(jié)構(gòu)系統(tǒng)，它必須依賴網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)而存在，并且充分利用了網(wǎng)絡(luò)的資源優(yōu)勢，但它對具體的網(wǎng)絡(luò)硬件、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)并無嚴格的要求。在WindowsNT、Netware上均可以構(gòu)造起實用C／S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)。服務器作為信息集中處理和交換的中心，硬件上選用市面上常見的高檔微機即可。

3.2建立基于Web的服務體系

在學校綜合集成管理信息中，檔案工作將以計算機管理檔案信息為主要形式，通過計算機檢索查詢和提供檔案信息將成為主要的服務方式，因此為利用者提供的信息組織結(jié)構(gòu)應是網(wǎng)狀的，用戶可以根據(jù)自己的意志沿著信息之間的關(guān)系鏈進行瀏覽，而不是按照規(guī)定途徑進行檢索和查詢檔案信息。手工勞動則成為輔助形式。而讓利用者通過Web瀏覽器訪問，是目前先進、有效和最為大家樂于使用的訪問方式，因此高校檔案館都應建立自己的Web服務器，向校內(nèi)外檔案利用者提供檔案信息服務。目前，計算機技術(shù)的發(fā)展，使得在PC機上Web建立站點變得相當?shù)暮唵危恍柽x用適當?shù)腤eb服務器軟件，有些操作系統(tǒng)，如WindowsNT，已把建立Web服務器的功能內(nèi)置在系統(tǒng)之中。今后，值得檔案部門炫耀的不是擁有幾臺微機而是有無Web服務器。

3.3檔案信息的管理離不開數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的選擇要建立在Internet／Web技術(shù)基礎(chǔ)上，也就是說，選擇數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不僅要支持C／S體系結(jié)構(gòu)，還要支持分布式處理。既要具備聯(lián)機事務、處理數(shù)據(jù)安全性與可靠性的支持能力，又要有較強的安全控制能力，同時還要適應多種硬件平臺、多種操作系統(tǒng)，并具備同其他數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進行連接和交換數(shù)據(jù)的能力?，F(xiàn)在高校檔案部門使用的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)多用DBase，F(xiàn)oxBASE，F(xiàn)oxPro等編寫，這些程序嚴格講僅是一般操作系統(tǒng)的延伸，作為數(shù)據(jù)庫管理軟件在單機狀態(tài)下應用還是可以勝任的，但是要建立覆蓋全校各類信息的集成的MIS系統(tǒng)，它們無論在功能上，安全性和數(shù)據(jù)完整性等方面都不能很好的滿足需要。應該選擇適用于多種操作系統(tǒng)，多種硬件平臺的具有多用戶、多任務和能在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運行，具有客戶機/服務器結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，如Ora?鄄cle、Sybase、Informix、IBM的DB2、微軟的SQLServer等。這些軟件不僅具有上述功能特點，而且還提供數(shù)據(jù)庫互連工具（ODBC驅(qū)動程序）、數(shù)據(jù)庫———Web連接軟件，使用戶可以輕松地建立起Web站點上的數(shù)據(jù)庫服務。

參考文獻