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【關鍵詞】信貸檔案；風險防控；管理工作

信貸檔案管理是一項相當基礎的工作，它貫穿了借貸的整個過程，如果信貸檔案管理進行得好，那么就能夠有效地起到風險防控的作用，因此信貸檔案管理工作是一項不容忽視的重要工作。有了健全的信貸檔案之后，金融機構就能夠通過信貸檔案中所收集到的關于貸款客戶經(jīng)營情況、盈利能力等的相關資料來進行分析，掌握信貸風險的情況，能夠起到一定的預警作用。如果根據(jù)貸款人的資料顯示其信譽和資產(chǎn)方面存在問題，那么就能夠更快速地做出反應，做好風險防控。健全的信貸檔案也有助于依法收貸，有助于幫助金融機構及時發(fā)現(xiàn)不良貸款，并且在依法進行訴訟的時候能提供具體而詳盡的資料數(shù)據(jù)。

一、信貸檔案管理的現(xiàn)狀

信貸檔案對于金融機構來說可以說是不可缺少的，但是信貸檔案管理工作的現(xiàn)狀卻令人擔憂，雖然說各金融機構對于信貸檔案重要性的認識逐年提高，對于信貸檔案管理辦法的貫徹也越來越好，但是不容否認的是在其中還是存在一些認識不夠或者管理不到位的問題。

（一）相關人員認識不夠。一些金融機構的信貸檔案管理人員對于信貸檔案重要性的認識不夠，認為只要貸款能夠發(fā)得出去，收得回來，那就已經(jīng)足夠了，信貸檔案管理工作并不是那么重要的。更有些金融機構對于信貸業(yè)務的發(fā)展十分看重，但是對于信貸檔案管理就相對比較輕視了。在實際工作中，一些相關人員沒有做到妥善管理，不講究工作效率，造成工作拖沓甚至是錯漏的現(xiàn)象，在面對檢查工作的時候抱著一種得過且過的態(tài)度。由于他們對信貸檔案重要性的認識不夠，缺乏風險防控意識，因此導致信貸檔案的資料收集不夠完整，不夠嚴謹，同時在移交、歸檔等方面的手續(xù)不夠齊全，大大地影響了信貸檔案管理工作、

（二）資料搜集不夠完整。信貸檔案對于分析貸款人資料，進行風險防控預警相當重要，但是要讓它起到更有效的作用，還必須建立在信貸檔案資料收集完整、齊全，文本資料嚴謹?shù)幕A上。但是有的金融機構對信貸檔案資料的搜集往往不夠重視，并出現(xiàn)了很多的問題。一部分問題體現(xiàn)在材料的多收、漏收和重收上，有些工作人員由于自己業(yè)務不夠精通，所以不知道哪些資料是必須要收集的，所以就導致了遺漏一些重要的資料，但是卻將一些不必要的資料收集了起來。比如說在土地類貸款項目中，環(huán)保評測是一份很重要的資料，有必要搜集，但是有的工作人員缺乏相關的認識，所以就導致這方面資料的缺收。又例如在房貸等貸款中，由于貸款時間很長，所以導致這方面的日常工作沒有能夠很好地完成，缺少了諸如貸款催收通知書等內(nèi)容，殊不知這些資料是相當重要的，當貸款發(fā)生問題需要進行訴訟的時候，就會因為沒有貸款催收通知書而在訴訟時效等方面產(chǎn)生不必要的麻煩。也有一部分問題體現(xiàn)在資料搜集不夠嚴謹上，有的工作人員由于工作態(tài)度不夠認真或者是缺乏相關經(jīng)驗，所以雖然搜集了某些資料，但是卻沒有進行認真地檢查，有的時候沒有給資料進行編碼，有的時候甚至連還沒有簽字蓋章的資料都搜集了起來。由于缺乏信貸檔案資料的嚴謹搜集，很容易導致信貸檔案缺乏連續(xù)性，也會給日后的信貸檔案調(diào)用產(chǎn)生不利的影響，當發(fā)生貸款風險的時候，在訴訟的時候就會導致處于相對不利的境況，產(chǎn)生不必要的損失。

（三）管理移交不夠規(guī)范。除了信貸檔案資料的搜集，信貸檔案的管理和維護也是相當重要的，若是信貸檔案的移交不夠及時，就會導致檔案的目錄和它實際的內(nèi)容之間對不上號，以后需要查找信貸檔案的時候就會因此而受到影響。如果情況嚴重的話，還很有可能會因為信貸檔案移交不夠及時而造成重要的資料被非法篡改等現(xiàn)象，還可能會產(chǎn)生資產(chǎn)不良的情況，后果相當嚴重。除了移交方面外，信貸檔案還有其他管理方面的工作也是需要不斷規(guī)范化的，例如檔案的保存，這就十分重要。信貸檔案檔案有一定的保存期限，在這個期限中要確保檔案得到很好的保存。有些檔案室的環(huán)境相對比較差，出現(xiàn)潮濕，多蟲患等情況，這就會導致一些重要的信貸檔案遭到破壞，當需要調(diào)用這些資料的時候就會發(fā)現(xiàn)因為信貸檔案的保管不當而造成了不必要的風險損失。

二、加強信貸檔案管理的途徑

要完善信貸檔案管理，樹立風險防控意識，必須采取一些必要的手段，要強化隊伍建設，通過培訓和必要的考評機制來幫助所有相關的工作人員提高綜合素質(zhì)，明確責任，同時還要規(guī)范信貸檔案管理工作的每一個步驟，讓信貸檔案資料的搜集更加完整有效。

（一）明確責任，統(tǒng)一認識。由于信貸檔案的主要責任人是信貸員，所以要規(guī)范每一個相關工作人員的行為，明確責任，統(tǒng)一認識，對所有的信貸員加強組織領導。信貸檔案相關工作領導要注意敦促每一個工作人員及時移交重要的信貸檔案，要加強他們對信貸檔案重要性的認識，杜絕遺漏、拖延、泄密等違規(guī)行為的出現(xiàn)，只有在思想上統(tǒng)一了認識，樹立了風險防范的意識，才能夠更好地做好信貸檔案管理工作。

（二）加強培訓，提高素質(zhì)。對于工作人員來說，有了工作的責任感還不夠，還必須提高業(yè)務水平，所以金融機構要做好對工作人員的培訓工作，培養(yǎng)出一個高素質(zhì)的信貸檔案隊伍。相關工作人員要認真學習《檔案法》等相關法令法規(guī)，并必須熟悉信貸檔案管理中的各項規(guī)章制度。為了促進工作人員樹立更高的風險防范意識，并不斷提高業(yè)務水平，可以對相關工作人員進行日常業(yè)務考核，并設立適當?shù)莫剳痛胧?，對于一些工作態(tài)度差，業(yè)務能力不強的員工要提出警示和教育，并采取“傳幫帶”等方式，讓他們更快地提高業(yè)務水平。

（三）嚴格管理，規(guī)范步驟。各金融機構要規(guī)范每一個工作步驟，及時收集和登記相關數(shù)據(jù)，尤其是在核實客戶真實身份等方面，更要嚴格按照規(guī)定的步驟執(zhí)行，只有這樣才能夠更有效地進行風險防控。由于傳統(tǒng)的信貸檔案管理模式存在各種問題，所以金融機構可以逐步改變傳統(tǒng)的信貸檔案管理模式，采用信息聯(lián)網(wǎng)等高科技的手段，建立更加完善的信貸檔案管理系統(tǒng)，進行電子化管理可以有效地提高工作效率，同時也能通過設置各種權限，建立多重保密措施等方法，讓檔案資料更具有安全性。

三、結(jié)論

加強信貸檔案管理，樹立員工的風險防控意識，這對于金融機構來說是十分重要的，相關工作人員應該端正自己的工作態(tài)度，明確責任，并通過不斷地學習和技能評測來不斷提高自己的業(yè)務水平。同時信貸檔案管理工作也應該與時俱進，可以采用電子化管理等手段提高工作效率，并更好地進行風險防控，維護金融穩(wěn)定，促進可持續(xù)的發(fā)展。

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1.1管理軟件缺乏通用性由于各檔案部門使用的計算機規(guī)格、型號、系統(tǒng)各異，致使檔案管理軟件很難適應檔案管理與辦公自動化系統(tǒng)、電子政務系統(tǒng)一體化的工作要求，嚴重制約了檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進程，阻礙了檔案信息共享范疇。

1.2檔案管理人員素質(zhì)欠缺檔案管理人員是實現(xiàn)檔案信息化管理的主導力量，對推進檔案信息化進程起著重要作用?，F(xiàn)階段，盡管檔案管理員有專業(yè)的檔案管理知識，卻不能滿足信息時代的需求，更有甚者從未接觸過計算機和網(wǎng)絡。加之檔案管理部門缺乏既懂專業(yè)知識，又掌握網(wǎng)絡、計算機、通訊技術的全能人才，致使檔案管理人員整體綜合素質(zhì)缺乏，阻礙了檔案信息化管理的快速發(fā)展。

1.3檔案信息化的服務觀念和方式滯后隨著社會經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，檔案信息化的服務對象在迅速擴展著，不同行業(yè)、不同階層都有越來越多的需求。但由于涉及到檔案信息化服務的保密和安全等多方制約，仍然還有很大的障礙。

1.4標準化、規(guī)范化程度偏低檔案工作的標準化、規(guī)范化，是信息化的前提和必要條件。由于標準化、規(guī)范化程度低，致使分類編碼標準不完善、不統(tǒng)一，檔案著錄細則相容性差，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務性和技術性標準等，使得多元的檔案信息資源不能順利存儲、管理、使用，制約了信息交流的范圍和程度，影響了檔案信息化建設的步伐。

2.強化檔案信息化工作的舉措

2.1加強檔案信息化基礎設施建設計算機網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)及應用是檔案信息化建設的基礎。隨著檔案信息量的劇增，檔案管理員需采用先進的計算機技術、多媒體技術，實現(xiàn)檔案全方位、多層次、多功能的現(xiàn)代化管理，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體材料轉(zhuǎn)化為全文、全圖、全聲的電子信息，并實現(xiàn)自動檢索。這就需要投入大的財力，提升軟硬件的配置，滿足檔案信息化管理的基本要求。

2.2提升檔案信息化管理隊伍素質(zhì)由于檔案涉及的門類眾多，知識面寬泛，需要構建一個復合型、多層次人才群體，以便推進檔案工作的開展。一是要具備足夠的檔案管理理論、檔案編研、檔案管理技術等。二是要有一定的計算機、網(wǎng)絡、高科技應用水平以及檔案信息資源開發(fā)能力。三是要加強檔案信息化管理人才、技術應用型人才和青年人才的培養(yǎng)，保證檔案管理隊伍與時俱進，適應數(shù)字化時代需求，更加高效的完成檔案管理工作。

2.3完善檔案信息化保障措施完善的檔案信息化保障體系，是適應新時期檔案工作發(fā)展的新形勢，推動檔案事業(yè)協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展的重要保證。一是要健全與檔案信息化相關的政策法規(guī)體系。有完善的政策、法規(guī)體系的支撐，檔案信息化的應用和發(fā)展才能有章可循。二是要制定檔案信息化標準體系。在統(tǒng)一規(guī)劃的基礎上，研究制定完備的數(shù)據(jù)格式、軟件程序、技術標準、工作規(guī)程，為檔案信息化奠定基礎。三是要加強檔案信息化安全保障體系建設。確保檔案信息管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)安全、可靠，防止失密、泄密現(xiàn)象發(fā)生。

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［關鍵詞］電子信息時代 檔案管理 世貿(mào)組織 檔案管理現(xiàn)代化

［中圖分類號］G271［文獻標識碼］A［文章編號］1009－5349（2010）11－0063－01

檔案是在國家機關、社會團體及個人社會活動中形成的，是記錄歷史真實狀況的重要資料。檔案可以是文字、圖表、聲像以及電子文檔等不同形式的歷史記錄。檔案管理是一門社會科學，對社會發(fā)展經(jīng)濟建設具有十分重要的意義。因此，如何搞好檔案的現(xiàn)代化管理是當前一個迫切需要解決的問題。

一、解放思想，更新觀念，適應社會總體發(fā)展

（一）徹底地從封閉半封閉的思想意識中轉(zhuǎn)變到適應世界的總體發(fā)展觀念

檔案管理要從思想意識上更加開放，思路放寬，提高整個社會的檔案意識，逐步與世界整體發(fā)展相適應。通過得到社會的支持和關注，得到社會各界的認可，才有利于檔案工作的開展，有利于檔案質(zhì)量提高。促進檔案管理現(xiàn)代化，只有提高檔案工作的現(xiàn)代化程度，才能與世界經(jīng)濟貿(mào)易的各種現(xiàn)代化的檔案管理相銜接。因此，現(xiàn)代化的檔案管理與世界經(jīng)濟貿(mào)易密不可分。要提高整個社會的檔案意識，包括機構體系建設和檔案工作者隊伍建設非常重要。首先要在機構體制上創(chuàng)新，改變以往的思維方式和工作運行機制。檔案工作者要樹立起社會意識、世界意識、責任意識，從長期封閉半封閉的工作環(huán)境中徹底解放出來。雖然普遍具有勤勤懇懇、任勞任怨、默默奉獻的敬業(yè)精神，但有相當一些人墨守陳規(guī)，觀念老化，思想保守，與社會接觸少，更談不上了解世界經(jīng)濟貿(mào)易。他們先進的現(xiàn)代化管理手段不會應用，致使社會協(xié)調(diào)能力和社會活動能力較弱。因此要改變檔案工作默默無聞的封閉局面，要開闊視野，破除傳統(tǒng)的用人機制，提高工作人員的素質(zhì)；調(diào)動檔案管理人員積極性，激發(fā)檔案管理人員的創(chuàng)造性，把檔案管理的作用充分發(fā)掘出來；想千方設百計擴大服務范圍，拓展服務領域，擴大對外檔案工作資源范圍。只有這樣才能開創(chuàng)檔案管理工作的新思路、新局面，推動檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。

（二）要不斷強化培訓意識

加強檔案管理工作基礎知識教育，通過各種理論培訓、檔案專業(yè)知識教育、世界貿(mào)易組織及相關知識的培訓，培養(yǎng)一支堅強過硬的檔案隊伍，讓優(yōu)秀人才充實到領導崗位和其他重要崗位上，使這些人才不僅具有較高的政治理論水平和業(yè)務素質(zhì)，而且還具備相當?shù)氖澜缃?jīng)濟知識，以及較強的開拓意識、創(chuàng)新精神。只有這樣才能提高檔案工作者的社會責任、全局觀念，更好地為檔案管理工作服務。

二、檔案管理現(xiàn)代化離不開融入世界經(jīng)濟貿(mào)易，離不開現(xiàn)代化

發(fā)展離不開經(jīng)濟投入。實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化同樣需要資金、人才、機制等注入。沒有資金、設備，應想盡辦法，根據(jù)現(xiàn)在的條件和可能，配備先進設備；如果沒有資金投入，不能創(chuàng)造條件，不注重培養(yǎng)管理人才，檔案管理事業(yè)就不能健康發(fā)展。因此，要積極培訓，不斷選拔高素質(zhì)的專業(yè)人才充實檔案管理隊伍，把現(xiàn)代化檔案管理工作納入單位工作計劃，列入本單位的考核內(nèi)容進行考核，機制不活的話可以改變現(xiàn)有的工作模式和運行辦法，各級領導尤其是主管檔案工作的領導要經(jīng)常過問此項工作，實行例會制度、督促檢查制度以及培訓制度。各個基層單位要經(jīng)常研究檔案管理工作的重大事項、重大動向、重要問題，聽取檔案管理工作人員工作匯報，了解本單位檔案管理工作狀況，提出新要求，下達新任務；不斷指導本單位檔案管理部門依法開展管理工作，幫助本單位檔案管理部門解決工作中實際存在的困難和問題；還要有宏觀指導總體戰(zhàn)略、總體思路，實現(xiàn)檔案管理發(fā)展戰(zhàn)略上的創(chuàng)新，具體工作環(huán)節(jié)當中管理內(nèi)涵和技術手段的創(chuàng)新。做好檔案現(xiàn)代化管理，對促進我國在國際經(jīng)濟貿(mào)易中的融合與發(fā)展都有著長遠和現(xiàn)實的意義。

三、加快檔案管理的現(xiàn)代化步伐，發(fā)揮檔案管理在國際貿(mào)易活動中的作用

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一、改進高校檔案管理模式的必要性

首先,信息時代現(xiàn)代信息技術的迅猛發(fā)展,加快了社會數(shù)字化、電子化、網(wǎng)絡化的進程,越來越多的電子文檔應運而生,高校的館藏模式由傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化,檔案管理正在逐步實現(xiàn)信息化,檔案從實體管理向信息管理轉(zhuǎn)變,管理范圍更加擴大,管理方法也更加智能化。改革高校檔案管理模式是信息時代對高校檔案管理的客觀需要,是檔案事業(yè)發(fā)展的動力。隨著高校自身改革的不斷深化,檔案管理也出現(xiàn)了許多前所未有的新模式、新問題、新動向和新內(nèi)容,檔案信息利用主體越來越多,對檔案的管理要求也越來越高,面對這些變化,要更好地體現(xiàn)檔案所具有的價值,就必須大膽改革創(chuàng)新。

其次,改革高校檔案管理模式不僅是高校檔案管理服務手段的發(fā)展需要,同時也是服務方式的現(xiàn)實需要。傳統(tǒng)高校檔案管理服務手段是以手工檢索為主,難以跟上信息化社會的發(fā)展步伐,檔案的信息化著錄和檢索是時代賦予我們的發(fā)展要求,而這些又直接關系著檔案管理服務模式的創(chuàng)新。而傳統(tǒng)高校檔案管理服務方式往往是單一式和被動式的,已遠遠不能滿足信息化的現(xiàn)實需求。信息時代變革高校檔案管理服務方式就必須改革創(chuàng)新高校檔案管理模式。

二、實現(xiàn)改革高校檔案管理模式的具體設想

第一,以人為本,提高檔案工作者的自身素質(zhì)。檔案工作人員的自身素質(zhì)高低直接決定了其創(chuàng)新精神的強弱。首先,檔案工作人員要在思想意識上更新服務理念,也就是,檔案工作人員要跟上社會發(fā)展的步伐,樹立競爭參與意識,以創(chuàng)業(yè)取代守業(yè),以經(jīng)營取代“看攤”,把握時代脈搏,為學校教學、科研工作保駕護航。其次,要不斷提高檔案工作者的業(yè)務技能。培養(yǎng)和造就一支高素質(zhì)的創(chuàng)新型檔案工作隊伍,就是要努力培養(yǎng)適合檔案館數(shù)字化和現(xiàn)代化需要的復合型人才,使他們既掌握信息理論與信息知識,又能熟練地應用數(shù)字化技術、信息存儲技術、網(wǎng)絡通信技術、多媒體技術及檔案專業(yè)技能。這是檔案干部隊伍建設的時代之需,當務之急。

第二,創(chuàng)新工作方式,健全工作規(guī)范。新形勢下,校園網(wǎng)、局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為信息交換最便捷、快速的途徑,人們迫切要求能夠在網(wǎng)絡中尋找到自己需要的數(shù)字化檔案信息,以往適用于傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案的管理方式已不再適用數(shù)字化檔案管理,必須創(chuàng)新工作方式,建設工作規(guī)范和標準,加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化的進程。這個過程要分幾步走,首先在引進先進的檔案管理軟件的基礎上,將所藏檔案進行全面數(shù)字化處理,這里包括的檔案內(nèi)容是整個學校建立檔案歸檔制度始就形成的珍貴資料,尤其是對那些年代久遠的已經(jīng)受損,或者是容易受損的利用率較高的檔案資料進行數(shù)字化加工,實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化數(shù)據(jù)庫,這是檔案信息化建設的重要基礎工作,也是一項會出現(xiàn)各種問題和遇到各種困難的比較艱巨的工作。與此同時,要構建網(wǎng)絡實體,建立檔案部門內(nèi)部局域網(wǎng),并接入外部網(wǎng)或者互聯(lián)網(wǎng),制定相關的、適應網(wǎng)絡運行特點的規(guī)章制度,以便在網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案管理,具有可操作性和跨平臺運行能力,對電子文件管理規(guī)范,有章可循,這是檔案信息化得以進行的基本條件,做到檔案信息服務利用網(wǎng)絡化,檔案信息管理法制化。其次,我們還要堅持文檔一體化、紙質(zhì)檔案和電子檔案雙軌制原則,檔案信息化建設必須以文檔一體化為前提,文檔一體化也是實現(xiàn)數(shù)字化校園對檔案管理提出的必然要求,學校在規(guī)劃和組織實施辦公自動化時,要將檔案管理現(xiàn)代化納入其中,統(tǒng)籌考慮,統(tǒng)籌安排,使檔案管理與高校辦公自動化同步發(fā)展。

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關鍵詞 信息化時代 檔案管理 新思路

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

如今，我國的國民經(jīng)濟發(fā)展腳步越來越快，隨著計劃生育對人口的逐漸控制，我國社會逐漸體現(xiàn)出一定的老齡化現(xiàn)象，在此基礎上，老年退休人群逐漸壯大，通常一個縣級單位所管理的退休人員往往就可達數(shù)萬人，因此檔案管理工作是否科學有效就決定了對檔案的被管理群體工作是否能夠做到科學、細致與完善。隨著科學技術的不斷進步和時代的不斷發(fā)展，檔案的管理工作也應當在傳統(tǒng)的基礎上有所推進，尤其是科學技術的應用極大地推動了各行各業(yè)的工作效率，信息化時代的檔案管理工作也應當吸取這樣的優(yōu)秀資源，幫助自身的工作快速成長。

一、信息化技術對檔案管理工作的優(yōu)勢

首先信息化技術能夠提高檔案管理的工作效率。以筆者所在的通化市退休人員檔案管理中心，其面對的管理對象通常都是以萬為計數(shù)的，傳統(tǒng)的企事業(yè)小單位的退休群體并不龐大，因此沒有信息化的幫助也可以完成檔案管理工作，但是在市級的單位來說，這樣的工作往往復雜得多。利用信息化設備，檔案管理部門可以有效提高工作效率，為退休人員快速提供查詢、咨詢、資金等多方面服務。

其次，信息化技術可以幫助檔案管理單位提高對陳舊檔案的管理效率。由于筆者所在的單位為針對退休人員的檔案管理中心，其面對的常常是退休人員在過去工作期間所留下的學習、考察、培訓、評比等多方面的資料與數(shù)據(jù)，甚至還有組織關系、業(yè)務考評、個人經(jīng)歷等眾多的文字材料，這對于管理退休人員是十分重要的，在眾多的手續(xù)辦理中具有十分重大的意義。在我國逐步體現(xiàn)老齡化現(xiàn)象的社會中，眾多經(jīng)濟制度與單位性質(zhì)的轉(zhuǎn)移更改給檔案管理帶來了眾多的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料很容易受到庫房空間、紙頁老化等影響，加上人工查詢的不變，管理工作變得非常繁重，加入信息化的設備與技術，管理單位可以傳統(tǒng)資料進行真空、數(shù)字化等現(xiàn)代化處理，提高保存的效率和質(zhì)量，還可以極大地方便查詢和調(diào)用。

最后，信息化技術可以幫助檔案管理人員對各類退休人員的服務質(zhì)量，在退休人員的養(yǎng)老金領取、養(yǎng)老金資金保障上總是需要進行大量的安全防范工作，甚至還需要每年為退休人員辦理資格的認證，這樣的一系列保障工作都是耗時耗力的，有了完善的信息化檔案管理方案，就可以節(jié)省眾多的人力資源，通過對退休人員進行個人詳細資料的采集就可以建立特定的數(shù)據(jù)庫，便于管理人員進行查詢和資料修改工作，甚至還可以加入質(zhì)問、視頻等更加先進的信息采集手段，全面保證個人信息的詳細與安全，還可以幫助行動不便的老人進行遠程認證等便捷的管理方案，全面提升檔案管理的服務質(zhì)量。

二、信息化時代的檔案管理新思路

與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，信息化時代的管理途徑需要在思想和內(nèi)容上進行全方面的創(chuàng)新，不僅在人員的素質(zhì)上需要摒棄一些落后的理念，也需要在信息化的技術手段上不斷進行學習更新，以優(yōu)良的姿態(tài)和水平迎接信息化檔案管理時代的到來。

（一）變管理為服務。

傳統(tǒng)意義上的檔案管理只是單純的管理性工作，而不是服務性的工作，但是在信息化的今天，各種信息的共享與傳遞幾乎都是瞬間完成，因此人們對于渴求度與便捷度要求越來越高，這就需要檔案管理部門從自身出發(fā)，將傳統(tǒng)的管理工作轉(zhuǎn)變性質(zhì)，將工作更多地轉(zhuǎn)化為對客戶的服務。利用信息化的優(yōu)勢更好地為客戶提供更加豐富的服務檔案，盡可能地利用好對象的個人信息與數(shù)據(jù)資料，根據(jù)其特殊性來確定對象的服務檔案，目前人們對與資料與信息的要求越來也多，種類也越來越豐富，在信息獲取的速度上更是有較高的要求，因此檔案管理單位更需要將這類服務進行拓寬和提高，讓管理服務朝著豐富化與社會化的方向前進。

（二）變被動為主動。

傳統(tǒng)的檔案管理都是面對枯燥的材料，如今的服務對象更多的是退休人員，提升服務的質(zhì)量就需要將被動的管理與需求滿足型工作轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃有偷姆?，例如將客戶更新后的信息進行自動上傳和修改，在信息需要更新時主動進行提示。另外檔案管理單位還需要將服務延伸到對象的個人環(huán)境中，讓客戶能夠不出家門就可以享受到便捷的檔案管理服務，例如提供在線的數(shù)據(jù)庫查詢，個人信息的上傳與修改，還有多種個性化的咨詢與建議平臺，這樣就可以讓客戶主動享受到便捷的檔案管理服務。

（三）變實體為虛擬。

目前信息化時代的檔案資料管理并不再需要傳統(tǒng)意義上大量的紙質(zhì)材料，而是逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)闊o紙化的采集與操作，并且根據(jù)客戶與管理的需求，個人資料的種類和方式也在不斷豐富，在對退休人員進行檔案管理的過程中，工作人員需要將傳統(tǒng)的實體資料通過數(shù)據(jù)采集的方式逐漸變?yōu)樘摂M的信息化資料形式，同時在對信息的分類上也可以擺脫傳統(tǒng)的書架等實體方式，轉(zhuǎn)為先進的計算機軟件與數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，不僅便捷而且非常科學。還有在對資源的上也可以改變傳統(tǒng)的公眾實體資料查閱方式，而是采用網(wǎng)絡化信息的方式，將在線傳輸、檢索等方式利用起來，實現(xiàn)公眾對重要信息的共享，真正將檔案工作做到信息化、網(wǎng)絡化共享。

三、總結(jié)

總的來說，信息化時代給檔案管理工作帶來了眾多的生機與新思路，信息化的資源在為人們提供眾多便捷的同時也帶來了大量的信息需求，將檔案管理工作逐漸步入信息化的時代不僅需要在軟硬件上進行更新，還需要管理人員的思想不斷與時俱進，開發(fā)出更加符合時代需要的管理服務，為國家和社會提供更加科學高效的管理服務資源。

（作者：吉林省通化市離退休人員檔案管理中心，研究方向：離退休人員檔案管理）

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關鍵詞：檔案管理工作；創(chuàng)新；建議

隨著社會的發(fā)展，人類已經(jīng)進入信息時代，有力的推動著社會變革的發(fā)展進程。在此背景下，對檔案管理信息化有著較高的要求，因而相關工作人員必須在工作實踐中實現(xiàn)創(chuàng)新，以尋求新的發(fā)展路徑，提高檔案管理工作效率。在信息時代下，相關部門對檔案管理的要求逐漸增多，以達到推動檔案管理信息化建設進程的目的?；诖?，作者認為，有必要針對檔案管理工作創(chuàng)新的問題而提出合理的創(chuàng)新建議，保證檔案管理工作有效開展。

一、信息時代下檔案管理工作的要求

在信息時代背景下，要求檔案管理工作開展中，將現(xiàn)代信息技術有效應用于其中，并設立專門的檔案管理機構，對管理工作進行必要的組織和規(guī)劃，以提供優(yōu)質(zhì)的信息服務。因此，檔案管理信息化建設是必然趨勢。在檔案管理信息化建設中，能夠?qū)n案信息資源進行合理的開發(fā)和利用，有助于提高信息化管理水平。所以，社會各部門對時下檔案管理工作有更多的要求，主要表現(xiàn)在：首先，要加快檔案管理信息化建設，必須加強基礎設施建設，為檔案管理信息化的實現(xiàn)提供有力保障?；诖?，有必要創(chuàng)建統(tǒng)一的平臺，以推進基礎設施建設。其次，加強檔案信息資源建設，保證管理信息庫、數(shù)字檔案館、公共檔案信息資源庫建設工作的全面開展。再次，各單位部門根據(jù)自身發(fā)展實際情況，制定明確的標準規(guī)劃，確保單位能夠有效開展檔案管理信息化建設工作。第四，應用系統(tǒng)是檔案信息化建設的關鍵技術，因而在檔案管理信息化中，應合理選擇應用型軟件系統(tǒng)。最后，加快人才隊伍建設，培養(yǎng)高素質(zhì)人才，為檔案信息化管理提供有力支持。

二、信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新建議

在信息時代條件下，檔案管理工作的重要性逐漸凸顯，因而對管理水平有著更高的要求。然而，檔案管理工作開展中，受諸多復雜因素的影響，致使檔案管理工作水平相對較低，難以滿足信息時展的要求。因此，作者認為，相關人員有必要針對檔案管理工作的創(chuàng)新而提出合理的建議，以加快檔案信息化管理的建設進程。

（一）創(chuàng)新檔案管理體制

創(chuàng)新檔案管理體制是信息時代下檔案管理工作創(chuàng)新的重要內(nèi)容。新時期，通過對信息技術的有效應用，能夠?qū)n案管理上升至新的高度，并實現(xiàn)檔案信息的集中統(tǒng)一管理。但是，根據(jù)檔案管理實踐可知，國內(nèi)檔案信息管理體制仍然存在著許多不足之處，難以發(fā)揮強化檔案管理的積極作用。近年來，國內(nèi)各部門雖然對檔案管理工作重要性的認識不斷增強，但在信息系統(tǒng)建設方面仍然具有分散性，且不能選擇優(yōu)質(zhì)的軟硬件設施，在一定程度上阻礙檔案管理工作的進程。因此，創(chuàng)新檔案管理體制是必要的。首先，針對檔案信息系統(tǒng)建設做明確的、統(tǒng)一的標準，以達到規(guī)范檔案信息系統(tǒng)建設的目的。其次，加大檔案信息集中管理力度，在應用現(xiàn)代信息技術的基礎上，對檔案信息實現(xiàn)自動化管理。

（二）提高檔案信息共享度

就國內(nèi)檔案信息管理工作現(xiàn)狀看，檔案信息資源的共享性較小，不能滿足檔案管理工作的實際需要。究其原因，主要表現(xiàn)在：一方面，國內(nèi)對檔案信息管理工作缺乏統(tǒng)一的標準規(guī)范，因而在系統(tǒng)軟件使用中，存在著雜亂的問題；另一方面，系統(tǒng)硬件設施達不到相關標準要求，難以充分發(fā)揮檔案管理工作的優(yōu)勢。由此可見，相關人員應采取有效的解決策略。首先，針對檔案管理工作的內(nèi)容、范圍做明確的規(guī)范，以促進檔案管理工作的有序開展。其次，對檔案管理各項工作、各環(huán)節(jié)制定統(tǒng)一的標準，確保各單位在開展檔案管理信息化建設工作時，能夠有效應用信息技術，完成系統(tǒng)工程建設的任務，提高檔案信息的共享性，以適應信息時代的實際需求。

（三）加快檔案信息數(shù)據(jù)庫建設進程

隨著社會的發(fā)展與進步，人類的檔案信息量逐漸加大，是造成國內(nèi)檔案信息化建設進程緩慢的重要原因。當前，我國檔案信息管理工作正處于從文件管理向信息化管理過渡的發(fā)展階段，而確保過渡順利的關鍵則是構建數(shù)據(jù)庫，為檔案信息管理奠定良好的基礎條件。但是，數(shù)據(jù)庫建設并非一朝一夕能完成，是漫長的過程，要求建設者在實踐中對數(shù)據(jù)庫加以不斷完善和創(chuàng)新，才能充分發(fā)揮檔案信息資源的優(yōu)勢，實現(xiàn)科學管理的目標?；诖?，各單位在檔案信息數(shù)據(jù)庫建設中，不僅要牢牢的將檔案管理工作和信息技術緊密結(jié)合，而且要確定數(shù)據(jù)庫構建形式，如網(wǎng)絡開發(fā)式、分布式等，有利于提高檔案信息管理工作水平。

（四）提高人員素質(zhì)

信息時代下，要促進檔案管理工作的創(chuàng)新，提高人員素質(zhì)是關鍵環(huán)節(jié)，有利于為檔案信息管理工作指明發(fā)展方向。首先，檔案管理人員必須具備較高的職業(yè)道德水平，如愛崗敬業(yè)、保持高度責任心、忠于職守等。在管理實踐中，管理者可以針對工作進行積極的思考，并及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，遵循一絲不茍的奉獻原則，促進檔案管理工作開展。其次，檔案管理人員應積極參與培訓學習活動，以提高自身的信息技術素養(yǎng)，掌握先進的理論知識和操作技能，為檔案信息化管理提供有利條件，更好為社會而服務。最后，提高管理者的創(chuàng)新思維能力，要求管理者能夠?qū)Ρ韭毠ぷ鬟M行獨立思考，并以積極飽滿的情緒投入到管理工作中，為檔案管理工作創(chuàng)新主動獻計獻策。

三、結(jié)語

在信息時代下，檔案管理工作越來越占據(jù)重要地位和發(fā)揮重要作用。然而，檔案管理工作十分復雜，對管理工作的要求越來越高。所以，相關部門人員應針對檔案管理工作進行創(chuàng)新，并提出有效的創(chuàng)新建議。首先，創(chuàng)新檔案管理體制；其次，提高檔案信息共享度；再次，加快檔案信息數(shù)據(jù)庫建設的進程；最后，提高人員的綜合素質(zhì)。如此，有利于推動檔案管理的信息化建設進程。

參考文獻：

[1]葛金石.關于信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新分析[J].現(xiàn)代職業(yè)教育,2016,(15).

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關鍵詞：檔案管理電子檔案優(yōu)越性開發(fā)和利用規(guī)范措施

0引言

電子檔案是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統(tǒng)處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術方法不同，檔案工作者必須要對此有深刻的認識才能做好電子檔案的管理工作。

1電子檔案的優(yōu)越性

1.1直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作時效在知識經(jīng)濟時代的當下，現(xiàn)代網(wǎng)絡系統(tǒng)不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。文書檔案管理工作實現(xiàn)微機處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實現(xiàn)隨機管檔，就可將過去的集中立卷，改為平時隨時整理立卷。這樣，集中的工作量，就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁?，提高了立卷管理水平，從而達到檔案管理工作及時歸檔的目的，便于檢索利用。

1.2微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺傳統(tǒng)的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，就得拆卷重做。改為微機網(wǎng)絡管理，文檔用微機按“件”整理歸檔?？呻S時補漏增缺，使文檔不形成存積，這時，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬事大吉了。微機管理省時省力，可以給工作人員以充分的時間去提高業(yè)務水平。

1.3微機管理更有利于文檔的保密過去查閱檔案時是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關的文件，從而達到了文件保密的要求。

1.4微機管理有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據(jù)自己的理解來進行操作，其對立卷標準掌握的尺度很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準，從而給今后的利用工作帶來了許多不便。同時，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時間，致使檔案管理人員的編研工作幾乎處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動式的。文書檔案管理進行微機管理，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和利用的效率，使文書檔案的管理、在提供利用服務時，能夠發(fā)揮出更好的時效價值。

2電子檔案的整理、開發(fā)和利用

2.1電子檔案的整理。在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后，由于計算機可以按需求隨時將電子檔案的單份文件從任何角度進行分類、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個基本保管單位。電子檔案整理的主要任務也從對案卷的整理而轉(zhuǎn)為對光盤磁介質(zhì)的整理;即對接收來的脫機保存的光盤數(shù)據(jù)進行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統(tǒng)中的電子檔案制作光盤備份，同時對光盤進行編目、排架等。:

2.2電子檔案的開發(fā)利用管理。電子檔案的獨特性決定了電子檔案的開發(fā)和利用比傳統(tǒng)檔案更加快捷、方便，更具實用性。一是開發(fā)平臺的選擇。系統(tǒng)的目標是將各檔案管理單位的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡連為一體，便于共享數(shù)據(jù)資源，因此應選用分布式數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)作為開發(fā)平臺，同時在檔案管理單位所在地建立數(shù)據(jù)庫，本地數(shù)據(jù)直接上機存取，既節(jié)約了經(jīng)費，又方便了各單位互訪數(shù)據(jù)。二是硬件要求。各檔案單位的計算機在處理大量各類檔案信息的同時，又要互相進行數(shù)據(jù)通信，所以硬件必須具備相應的需求條件。三是數(shù)據(jù)庫模式設計。數(shù)據(jù)庫的模式設計是一個非常復雜的問題，設計的目標既要滿足當前的應用需要，又要滿足可預見未來的應用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴充。四是應用程序設計。設計數(shù)據(jù)輸入、查詢、事務處理、報表處理等應用程序。五是數(shù)據(jù)的備份及故障恢復。檔案數(shù)據(jù)是珍貴的數(shù)據(jù)資源，為避免出現(xiàn)系統(tǒng)對數(shù)據(jù)資源的破壞，應用系統(tǒng)必須能定期對數(shù)據(jù)進行備份，以便于數(shù)據(jù)信息被破壞后的恢復。六是數(shù)據(jù)庫的安全性保護。電子檔案利用必須在保證數(shù)據(jù)庫的安全性的前提下進行。所謂安全性保護就是防止非法使用數(shù)據(jù)庫。在一個系統(tǒng)中，安全性保護非常重要，并不是所有用戶都可以使用檔案數(shù)據(jù)庫。這就需要對用戶使用數(shù)據(jù)庫提供鑒別方法，即使用權鑒別，也要由計算機確認合法性。例如:設置口令等，對存取控制權的鑒別，檔案本身的保密程度不同，開放程序也不同，應對獲準使用系統(tǒng)的人員及其訪問數(shù)據(jù)庫的范圍加以限制，對不同的人員予以不同使用權限。檔案管理者可根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級程度，確定提供利用載體的方法，使用者按照使用權限使用載體拷貝，由計算機確認是否合法，并按期回收，同時通過網(wǎng)絡傳輸電子檔案，互聯(lián)網(wǎng)的開通方便了檔案部門之間信息的相互交流，同一份材料可以同時為多人利用，也可以直接到檔案單位電腦上查詢權限范圍內(nèi)提供的相關內(nèi)容。電子檔案的開發(fā)利用應充分發(fā)揮計算機信息采集、綜合統(tǒng)計的功能對整個過程進行分析、統(tǒng)計、找出規(guī)律，探求新的方式與途徑，加強計算機軟硬平臺建設，滿足用戶需求，最大限度開發(fā)利用電子檔案，與此同時，還要注意確保檔案資源安全利用。

3規(guī)范電子檔案管理的幾項措施

3.1加強電子檔案歸檔制度建設各檔案管理單位應根據(jù)電子檔案管理規(guī)范，并結(jié)合本單位實際情況，制定一套切實可行的電子檔案管理制度，規(guī)范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循。制定電子檔案制度時應注意以下問題:注意劃清歸檔過程中各級各類人員的責任；歸檔時機應適合本單位工作實際；歸檔電子文件的責任簽署應明確；注意電子文件的動態(tài)管理問題。

3.2從電子文件的源頭抓電子檔案的質(zhì)量為進一步加強電子信息的管理，對電子信息進行集中統(tǒng)一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門增配必要的設備，建立一系列服務手段是加強這一工作的必備條件。

3.2.1檔案室設立圖紙與文件集中處理系統(tǒng)，對審查完畢的電子文件進行統(tǒng)一收集，按要求形成紙質(zhì)文件。

3.2.2設置專門場地對紙質(zhì)文件進行集中審鑒，以保證紙質(zhì)文件與相應電子信息的一致性。

3.2.3電子信息由檔案部門集中積累，并在項目階段結(jié)束時，在項目組的配合下統(tǒng)一按“電子檔案管理辦法”集中整理歸檔。

3.2.4為便于操作和管理，建議進一步規(guī)范電子文件形成所使用的軟件平臺，因工作需要必須使用特殊軟件的，有關人員應按“電子檔案管理辦法”的規(guī)定將軟件一并歸檔。

3.3要嚴把電子信息歸檔關，做好電子信息動態(tài)管理一是在電子信息歸檔時要利用一切可利用的條件對電子信息進行檢查、鑒定、驗收，除有關歸檔責任簽署之外，還必須發(fā)揮電子檔案專家咨詢組的作用，有針對性地進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題、及時解決問題;二是做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產(chǎn)變化，也即做好電子檔案的更改補充工作，實行動態(tài)管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級階段。

4結(jié)語

電子檔案是信息時代的產(chǎn)物，是現(xiàn)代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術上的問題，并加以解決，以實現(xiàn)安全、高效的管理和利用電子檔案的目的。

參考文獻：

[1]唐雪妍.《淺談電子檔案的管理》[J].蘭臺世界.2006(15).

[2]張文亮.《關于電子檔案管理的思考》[J].云南檔案2008(9).

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【關鍵詞】信息時代；電子檔案；管理

0.引言

所謂電子檔案是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統(tǒng)處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術方法不同，這給檔案管理帶來了一次革命性的挑戰(zhàn)，檔案工作者只有對此有深刻的認識才能做好電子檔案的管理工作。

1.電子檔案的特點及優(yōu)越性

1.1與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案具有如下特點

1.1.1文件記錄方式多樣，變化性大

傳統(tǒng)的檔案管理工作一般由檔案人員手工操作，工作效率較低，而且受傳統(tǒng)歸檔方法的限制，查閱檢索較為不便，難以充分將檔案的作用發(fā)揮出來。但電子檔案的出現(xiàn)改變了信息的承載介質(zhì)，可將檔案通過計算機方便快捷地進行存儲歸檔。

1.1.2與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案信息具有非直讀性的優(yōu)點

電子檔案以數(shù)字編碼將內(nèi)容記錄在載體上，如磁帶等磁性載體上記錄信息的“磁疇”極性是物質(zhì)內(nèi)部的物理特性，無法直觀看到；光盤載體上記錄信息的斑點是由激光刻寫的。

1.1.3電子檔案對元數(shù)據(jù)和背景信息有很強的依賴性

電子檔案的前身是電子文件，其傳送往往是在網(wǎng)絡上進行，操作者互不見面，體現(xiàn)背景關系的信息直接反映在電子文件上的可能性較小，而是常常被存放在其他地方，如果事先不提供或補充這部分背景信息，將會給將來的檔案的有效利用帶來隱患。

1.2基于電子檔案的特點，電子檔案具有獨特的優(yōu)越性

1.2.1電子檔案減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作效率

在信息化高速發(fā)展的今天，現(xiàn)代信息網(wǎng)絡系統(tǒng)為歸檔提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途徑，這就為工作人員免除了立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了他們的勞動強度，在提高歸檔質(zhì)量和檢索速度的同時，也將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。

1.2.2電子檔案的微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的文書立卷方法在遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，需要拆卷重做。但電子檔案采用微機網(wǎng)絡管理后，文檔用微機按“件”即可整理歸檔。這樣可隨時補漏增缺，文檔也不易形成存積?？梢姡C管理省時省力，給工作人員節(jié)省了充足的時間去提高業(yè)務能力和水平。

1.2.3檔案管理的電子化更利于文檔的保密

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案時代，查閱檔案時通常是整卷提供利用，盡管查閱者只需利用卷中的一份或幾份文件，但卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容，顯然，這是不能保證文檔管理的保密性要求的。但電子檔案的電子化管理則可以克服這一缺點能簡單地將其改為單份文件提供利用，這樣查閱者就無法接觸其他無關的文件，從而保證了文件的保密性。

1.2.4電子檔案的微機管理有效地提高了檔案管理工作的質(zhì)量

檔案工作的根本目的在于查閱和使用，但要提供可供查閱和使用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗作為保障。但若文書檔案管理進行微機管理，即成為電子化檔案后，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，從而把時間和精力放在檔案編研及二次信息開發(fā)利用上來，這就較好地提高了文書檔案的管理工作質(zhì)量和利用效率，從而保證了文書檔案能夠發(fā)揮出更好的時效價值。

2.做好電子檔案管理的措施

2.1要完善體制，建立統(tǒng)一的電子文件管理標準

首先，應實行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領導和規(guī)劃，使二者同步發(fā)展；其次，要將文件管理的前期指導與控制納入檔案部門的工作職責，確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導下進行；再次，要制定科學、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標準；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實性進行鑒定。

2.2要嚴格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性以保證電子檔案的安全

由于電子文件可以根據(jù)需要在不同的載體上同時存在，也可以互相轉(zhuǎn)換，包括文件的字體、簽名、印章等，通過計算機基本的復制、粘貼功能就能達到完全一致，這使得電子文件只能保證真實性而無法確定原始性。如將文檔設為只讀模式，或?qū)Σ糠蛛娮游募用?，從而到對電子文件進行特定的保護。而且由于計算機系統(tǒng)中信息的相對獨立性以及計算機環(huán)境本身的特點，使得對系統(tǒng)中信息的增刪、更改變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改動的痕跡。在此情況下，如果未做備份，數(shù)據(jù)一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存、毫無痕跡。因此，檔案室必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時備份存檔，確保今后的利用準確。

2.3應做好電子檔案使用中的控制與管理

首先要進行使用權限的審核。應根據(jù)各種人員設置利用級別，進行利用權限的認定，并依此向利用系統(tǒng)注冊登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應依據(jù)使用者的需求，對其利用權限進行確認后，再進行拷貝制作。并應盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，應采取技術手段防止所提供拷貝的資料再復制。第三，要加強電子檔案使用中的安全措施。對電子檔案的信息內(nèi)容，應根據(jù)密級層次進行有效管理。系統(tǒng)要對利用的全過程進行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動生成相關記錄，以作為日后查證的依據(jù)。

2.4應優(yōu)化專業(yè)結(jié)構，建立一批新時代的檔案管理人員隊伍

在電子文件日益發(fā)展的今天，培養(yǎng)和造就一批通電子技術、懂檔案管理的人員是當務之急，檔案部門應重視和加強對檔案管理人員的培養(yǎng)。一方面，要多渠道引進專業(yè)的技術和管理人員，盡量使用素質(zhì)高、思想好、責任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面，要對現(xiàn)有的檔案人員進行專業(yè)培訓，特別是加大對現(xiàn)代科技知識和電子技術的培訓。當今檔案工作的深入發(fā)展，對檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)提出了新的更高的要求，檔案工作的現(xiàn)代化，不僅取決于工作人員原有的知識水平，更大程度上取決于他們的知識補充及更新速度。因此，檔案管理部門應盡快改變保管型人員過多、結(jié)構單一的檔案隊伍現(xiàn)狀，建立一支具有較高素質(zhì)、結(jié)構合理，適應信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍。

篇9

高校檔案信息化管理系統(tǒng)通常包含以下幾個子系統(tǒng)：第一個是綜合布線系統(tǒng)。它首先要滿足人們的基本需求，即查詢方便、快捷，數(shù)據(jù)交換傳輸準確、安全，以及整理歸檔方便、及時；同時還要考慮今后系統(tǒng)的可靠性、擴充、易維護管理等問題，最終能給檔案館帶來好的效益。第二個是網(wǎng)絡系統(tǒng)。可靠性、安全性、適應性、擴展性一直是網(wǎng)絡系統(tǒng)建設的四大目標，現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)在網(wǎng)絡設計時，必須滿足這幾個基本條件，同時基于檔案服務對象的特殊性和廣泛性，其網(wǎng)絡系統(tǒng)務必要管理方便、使用快捷。第三個就是身份驗證系統(tǒng)?，F(xiàn)代檔案館系統(tǒng)一般是使用數(shù)字證書，運用非對稱和對稱密碼等技術建立起嚴密的身份認證系統(tǒng)，以此保證信息不被除發(fā)送方和接收方之外的他人竊取，并保證信息在傳輸時不被篡改，確保發(fā)送方可以通過數(shù)字證書確認接收方身份，確保發(fā)送方對于自己發(fā)送的信息不抵賴。第四個是數(shù)字化系統(tǒng)。數(shù)字化系統(tǒng)包括數(shù)字化加工子系統(tǒng)、縮微子系統(tǒng)和綜合檔案館管理系統(tǒng)。第五個是安防系統(tǒng)。安防系統(tǒng)包括門禁子系統(tǒng)、視頻子系統(tǒng)及廣播子系統(tǒng)。第六個則是檔案庫管理監(jiān)控系統(tǒng)。通過電動密集架支持子系統(tǒng)和計算機溫度、濕度管理子系統(tǒng)進行智能化的有效管理。

二、高校檔案管理信息化建設的必然性

1．信息化時代的必然要求

《全國檔案信息化建設實施綱要》明確提出了全國檔案信息化建設的目標和主要任務:本著統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標準、分級建設、安全保密的原則，加強電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)字庫建設，開展公眾檔案信息網(wǎng)上查詢服務，加快推進檔案信息化標準體系、安全保障體系和信息化建設[2]。信息化時代，高校檔案的工作對象、任務和性質(zhì)都有很大變化，各項管理工作正日益朝著自動化、信息化的方向發(fā)展，檔案管理信息化建設作為“數(shù)字化校園”的重要組成部分，必須加快步伐；同時，高校檔案信息化建設作為全國檔案信息化建設的重要組成部分，也應結(jié)合自身的特色和優(yōu)勢，改變高校檔案管理信息化進程相對滯后的局面。

2．高校檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢

需求決定了市場。高等學校和社會對檔案的實際需求決定了我們建設和改進檔案工作的方向，我們必須緊跟社會變革發(fā)展的步伐。隨著高校體制改革的不斷深入，高校檔案作為高校管理重要組成部分，其管理難度不斷增加，檔案門類越來越多，檔案內(nèi)容趨于復雜化、多樣化。首先，高校檔案的用戶群包括了高校內(nèi)部和社會公眾兩類人群，他們對信息的需求包括數(shù)量、系統(tǒng)性和時效性等，傳統(tǒng)的檔案管理方式已遠遠不能滿足這三個方面具體需求的變化。其次由于文件數(shù)量日益增加，庫容量日趨飽和，加工、利用和存貯工作如果仍然使用傳統(tǒng)手段將導致檔案管理工作不勝負荷。一批批紙質(zhì)歷史檔案逐步自然老化，拯救這些檔案對技術手段不斷提出更高的要求。再次，記錄檔案的信息載體和方式已日趨多樣化，機讀型、聲像型、縮微型等新型載體早已得到廣泛應用，其管理方式、載體形式、信息互動等方面具有不可替代的優(yōu)勢。所以原有單一的管理模式很難適應檔案工作發(fā)展的要求，高校檔案信息化管理方式的改革成為必然。

3．高校檔案管理和資源開發(fā)利用的必然需求

隨著檔案信息化建設的不斷深入，檔案信息在推動社會進步方面的作用越來越大，檔案信息服務也變得更加系統(tǒng)、全面。紙質(zhì)檔案在整理裝訂過程中需要耗費大量人力、物力和存儲空間，保管過程中也容易遭遇發(fā)霉、蛀蟲、字跡退色等現(xiàn)象。此外，利用過程中反復復印或翻閱都會使其受到一定程度的磨損。高校有許多檔案保存一定期限就要銷毀，有可能造成信息流失。對電子檔案來說，高密度貯存、體積輕巧，使用壽命長、傳遞速度快、容易復制，它的生命力極強。因此，高校要保證信息完整和安全，必須進行信息化管理。[3]

三、高校檔案管理信息化建設的路徑選擇

目前，高校檔案管理的問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1．思想理念落后。

高校的檔案管理是高校管理的一項重要工作，高校的檔案真實地記錄著高校發(fā)展的點點滴滴，對高校的各項工作具有重要的參考價值，是高校的寶貴財富。但是一般情況下，很難得到各級領導的高度重視。他們通常認為檔案管理的目的在于收集、整理、保管信息。結(jié)果在形式上都表現(xiàn)出安于現(xiàn)狀、不求進取的態(tài)度。

2．管理手段有待改善和提高。

許多高校在檔案管理的信息化建設中投入資金不足，結(jié)果使得信息化建設所需的硬件得不到改善，信息化基礎設施建設不到位，管理軟件不能及時升級，這些都嚴重制約了信息化建設工作的開展。

3．檔案管理人員的業(yè)務綜合素質(zhì)有待提高。

人才在檔案信息化建設中起著關鍵的作用。目前我國高校檔案管理信息化建設的物質(zhì)條件已初步具備，但相關專業(yè)人員仍然嚴重缺乏，更不用說建立素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構合理、科學高效的檔案管理隊伍了?，F(xiàn)有的檔案管理工作人員中，有的檔案工作者計算機方面知識可以，但檔案管理知識缺乏；有的檔案管理經(jīng)驗豐富，但計算機操作能力較差。檔案管理信息化建設對管理人員的要求越來越高，所需人員不但要具備檔案專業(yè)知識，也應熟練掌握信息化建設所需要的各項操作技術。

4．軟件開發(fā)利用水平不高。

篇10

信息時代的到來，使得人們對檔案信息的需求越來越大。醫(yī)院的檔案管理部門，作為醫(yī)療衛(wèi)生資料的重要來源，只能順應時代的發(fā)展，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。即使是面對許多困難，也應充分認識到檔案管理在醫(yī)院工作中的重要作用。如何強化醫(yī)院的檔案管理，使之成為現(xiàn)代醫(yī)療管理的重要方式，是新時期各醫(yī)院應當解決的難題。所以應結(jié)合其特點充分認識到重要性，提出新的改進措施。

一、信息時代下醫(yī)院檔案管理具有的特點

信息的收集來源更加多元化。面對信息時代的背景，在醫(yī)院里，各個部門之間加強了合作與交流，這種多渠道的溝通，實現(xiàn)了對檔案信息實現(xiàn)多元化管理的特點，使其收集到關于人事、教學、醫(yī)療、后勤、行政、財務等部門的檔案信息。

檔案的處理效率更高。醫(yī)院的檔案管理部門在具體的工作中，不僅僅局限于醫(yī)院的各個職能部門，其上級主管也同樣要求為其服務，提供相關資料，為病人更好的服務。對信息資料需求大，就要求管理部門提高工作效率，增強服務的時效性，并做到信息的系統(tǒng)話與電子化，方便他人使用。

儲存方式更加多樣。以往的檔案管理大都是采取紙質(zhì)檔，采用文本記錄。隨著科學技術的不斷進步，信息時代與現(xiàn)代化的到來，豐富了檔案管理的形式。不再僅僅是以往的文本記錄，在服務病人時，大都會采取視聽檔案、電子文件的形式。記錄方式的革新、在一定程度上增加了檔案信息的存儲范圍，也使得檔案信息保存得更長久。

二、醫(yī)院檔案實現(xiàn)信息化管理的重要性

社會的不斷發(fā)展決定了信息化管理是必然趨勢。現(xiàn)在社會發(fā)展日新月異，人們對高價值、高效的檔案信息有越來越大的需求，通過網(wǎng)絡實現(xiàn)資源共享的想法更加強烈，同時對信息服務的質(zhì)量要求不斷提高。面對這些新的要求，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)在面臨新的挑戰(zhàn)。因此，面對這樣的現(xiàn)實，醫(yī)院的檔案管理人員就應順應時代的發(fā)展。把壓力變?yōu)閯恿Γプ“l(fā)展機遇不斷加強檔案信息化的建設，促進檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)，才能在信息時代促進醫(yī)院檔案管理的發(fā)展。[1]

迎合醫(yī)療事業(yè)持續(xù)發(fā)展的需要。醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展和運行需要造就、培養(yǎng)和發(fā)現(xiàn)大量的人才，因此這就需要借助現(xiàn)代化的信息技術才能獲得人才的來源。該文原載于中國社會科學院文獻信息中心主辦的《環(huán)球市場信息導報》雜志http：//總第535期2014年第03期-----轉(zhuǎn)載須注名來源只有保證檔案信息作用的充分發(fā)揮，才能為醫(yī)療事業(yè)的持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造條件。從而為以后的醫(yī)療事業(yè)提供更加全面、準確、迅速的檔案信息，從而提高檔案管理的工作水平與工作效率，因此檔案管理信息化的實現(xiàn)顯得更為迫切。

有利于提高醫(yī)療單位的服務水平。檔案管理信息化的實現(xiàn)是的人們從繁忙的手動記錄中解放出來，就有充足的精力與時間對新的業(yè)務及信息知識進行研究學習，不斷積累知識，從而有利于提高管理水平，促進檔案事業(yè)的不斷發(fā)展。這不僅為醫(yī)院造就、發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)了人才，服務于醫(yī)院事業(yè)，而且也提高了工作效率，是檔案資源得到了充分的開發(fā)與利用，也延長了檔案的保存時限。

三、如何加強醫(yī)院檔案的信息化建設

加強硬件與軟件的配套建設。新時期的檔案管理工作要求建立穩(wěn)定的管理體系，這不僅是一項基礎性業(yè)務，也是實現(xiàn)信息化管理的大前提，是檔案管理工作未來管理與歷史管理的有機鏈接。所以，資金的投入是必不可少的，確保檔案管理實現(xiàn)信息化所需的硬件與軟件設備齊全。另外，檔案管理部門的信息化應該同醫(yī)院的網(wǎng)絡同時進行，在醫(yī)院同檔案網(wǎng)絡間設置權限，在醫(yī)院內(nèi)部建立以檔案室為中心的內(nèi)部網(wǎng)，有利于信息在統(tǒng)一的平臺管理，方便人們隨時隨地使用，查閱相關資料。這不僅實現(xiàn)了資源的共享也是數(shù)字化管理的體現(xiàn)，也有利于辦公自動化的實現(xiàn)。

對電子文件實行制度、規(guī)范、標準的管理。對電子文件實行標準化、規(guī)范化、制度化的管理，符合了檔案管理信息化的需要，貫穿于檔案信息化實現(xiàn)的全過程。如果沒有統(tǒng)一的運行標準與規(guī)范，電子文件的管理將會雜亂不看，對信息資料的存儲和使用都有很大影響。各級檔案部門對檔案管理給予了充分的重視，對其制定了血多規(guī)范制度。對于醫(yī)院檔案部門，應結(jié)合自身行業(yè)的特點，促進相關規(guī)范的出臺。吸收相關行業(yè)的經(jīng)驗，建立關于規(guī)范管理電子文件的規(guī)范。[2]例如文件的歸檔、銷毀、收集、鑒定規(guī)范。結(jié)合文件自身的特點，利用相關技術標準，規(guī)范其格式，對電子文件實現(xiàn)全程的管理。同時借助技術力量，落實好各項制度規(guī)范的執(zhí)行，促進檔案工作的有序進行。

定期對檔案管理人員組織培訓。信息化的檔案管理，其管理人員不僅需要具備檔案管理的專業(yè)技能，同時也應該對網(wǎng)絡知識有很深的了解，復合型的人才是檔案管理信息化實現(xiàn)的重要保障。檔案管理人員在工作中應該不斷學習，從而提高自己的管理水平。掌握一定的計算機理論以及相關運用技能，使自己能夠熟練的運用現(xiàn)代化的工具，尤其是關于網(wǎng)絡傳輸方面的；另外要實時的了解各部門對檔案信息的要求，熟悉檔案資料的存儲，快速的提供便利。