導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫(xiě)好一篇電子檔案辦法，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

關(guān)鍵詞：檔案管理電子檔案優(yōu)越性開(kāi)發(fā)和利用規(guī)范措施

引言

電子檔案是指在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的、由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理和存儲(chǔ)的機(jī)讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲(chǔ)和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，檔案工作者必須要對(duì)此有深刻的認(rèn)識(shí)才能做好電子檔案的管理工作。

一、電子檔案的優(yōu)越性

1.1直接減輕了檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作時(shí)效在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的當(dāng)下，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，而且將文書(shū)檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來(lái)。文書(shū)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)微機(jī)處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實(shí)現(xiàn)隨機(jī)管檔，就可將過(guò)去的集中立卷，改為平時(shí)隨時(shí)整理立卷。這樣，集中的工作量，就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁?，提高了立卷管理水平，從而達(dá)到檔案管理工作及時(shí)歸檔的目的，便于檢索利用。

1.2微機(jī)管理有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺傳統(tǒng)的文書(shū)立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時(shí)，補(bǔ)漏增缺，就得拆卷重做。改為微機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，文檔用微機(jī)按“件”整理歸檔?？呻S時(shí)補(bǔ)漏增缺，使文檔不形成存積，這時(shí)，只需按一下鍵盤(pán)，修改一下檔案目錄就萬(wàn)事大吉了。微機(jī)管理省時(shí)省力，可以給工作人員以充分的時(shí)間去提高業(yè)務(wù)水平。

1.3微機(jī)管理更有利于文檔的保密過(guò)去查閱檔案時(shí)是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機(jī)管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無(wú)法接觸其他無(wú)關(guān)的文件，從而達(dá)到了文件保密的要求。

1.4微機(jī)管理有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書(shū)立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據(jù)自己的理解來(lái)進(jìn)行操作，其對(duì)立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)，從而給今后的利用工作帶來(lái)了許多不便。同時(shí)，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時(shí)間，致使檔案管理人員的編研工作幾乎處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動(dòng)式的。文書(shū)檔案管理進(jìn)行微機(jī)管理，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來(lái)，可以把時(shí)間和精力放在檔案編研和二次信息開(kāi)發(fā)利用上來(lái)，從而提高文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量和利用的效率，使文書(shū)檔案的管理、在提供利用服務(wù)時(shí)，能夠發(fā)揮出更好的時(shí)效價(jià)值。

二、電子檔案的整理、開(kāi)發(fā)和利用

2.1電子檔案的整理。在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后，由于計(jì)算機(jī)可以按需求隨時(shí)將電子檔案的單份文件從任何角度進(jìn)行分類(lèi)、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個(gè)基本保管單位。電子檔案整理的主要任務(wù)也從對(duì)案卷的整理而轉(zhuǎn)為對(duì)光盤(pán)磁介質(zhì)的整理;即對(duì)接收來(lái)的脫機(jī)保存的光盤(pán)數(shù)據(jù)進(jìn)行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統(tǒng)中的電子檔案制作光盤(pán)備份，同時(shí)對(duì)光盤(pán)進(jìn)行編目、排架等。

2.2電子檔案的開(kāi)發(fā)利用管理。電子檔案的獨(dú)特性決定了電子檔案的開(kāi)發(fā)和利用比傳統(tǒng)檔案更加快捷、方便，更具實(shí)用性。一是開(kāi)發(fā)平臺(tái)的選擇。系統(tǒng)的目標(biāo)是將各檔案管理單位的數(shù)據(jù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連為一體，便于共享數(shù)據(jù)資源，因此應(yīng)選用分布式數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)作為開(kāi)發(fā)平臺(tái)，同時(shí)在檔案管理單位所在地建立數(shù)據(jù)庫(kù)，本地?cái)?shù)據(jù)直接上機(jī)存取，既節(jié)約了經(jīng)費(fèi)，又方便了各單位互訪(fǎng)數(shù)據(jù)。二是硬件要求。各檔案單位的計(jì)算機(jī)在處理大量各類(lèi)檔案信息的同時(shí)，又要互相進(jìn)行數(shù)據(jù)通信，所以硬件必須具備相應(yīng)的需求條件。三是數(shù)據(jù)庫(kù)模式設(shè)計(jì)。數(shù)據(jù)庫(kù)的模式設(shè)計(jì)是一個(gè)非常復(fù)雜的問(wèn)題，設(shè)計(jì)的目標(biāo)既要滿(mǎn)足當(dāng)前的應(yīng)用需要，又要滿(mǎn)足可預(yù)見(jiàn)未來(lái)的應(yīng)用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴(kuò)充。四是應(yīng)用程序設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)輸入、查詢(xún)、事務(wù)處理、報(bào)表處理等應(yīng)用程序。五是數(shù)據(jù)的備份及故障恢復(fù)。檔案數(shù)據(jù)是珍貴的數(shù)據(jù)資源，為避免出現(xiàn)系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)資源的破壞，應(yīng)用系統(tǒng)必須能定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以便于數(shù)據(jù)信息被破壞后的恢復(fù)。六是數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性保護(hù)。電子檔案利用必須在保證數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性的前提下進(jìn)行。所謂安全性保護(hù)就是防止非法使用數(shù)據(jù)庫(kù)。在一個(gè)系統(tǒng)中，安全性保護(hù)非常重要，并不是所有用戶(hù)都可以使用檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。這就需要對(duì)用戶(hù)使用數(shù)據(jù)庫(kù)提供鑒別方法，即使用權(quán)鑒別，也要由計(jì)算機(jī)確認(rèn)合法性。例如:設(shè)置口令等，對(duì)存取控制權(quán)的鑒別，檔案本身的保密程度不同，開(kāi)放程序也不同，應(yīng)對(duì)獲準(zhǔn)使用系統(tǒng)的人員及其訪(fǎng)問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)的范圍加以限制，對(duì)不同的人員予以不同使用權(quán)限。檔案管理者可根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)程度，確定提供利用載體的方法，使用者按照使用權(quán)限使用載體拷貝，由計(jì)算機(jī)確認(rèn)是否合法，并按期回收，同時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，互聯(lián)網(wǎng)的開(kāi)通方便了檔案部門(mén)之間信息的相互交流，同一份材料可以同時(shí)為多人利用，也可以直接到檔案單位電腦上查詢(xún)權(quán)限范圍內(nèi)提供的相關(guān)內(nèi)容。電子檔案的開(kāi)發(fā)利用應(yīng)充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息采集、綜合統(tǒng)計(jì)的功能對(duì)整個(gè)過(guò)程進(jìn)行分析、統(tǒng)計(jì)、找出規(guī)律，探求新的方式與途徑，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟硬平臺(tái)建設(shè)，滿(mǎn)足用戶(hù)需求，最大限度開(kāi)發(fā)利用電子檔案，與此同時(shí)，還要注意確保檔案資源安全利用。

三、規(guī)范電子檔案管理的幾項(xiàng)措施

3.1加強(qiáng)電子檔案歸檔制度建設(shè)各檔案管理單位應(yīng)根據(jù)電子檔案管理規(guī)范，并結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定一套切實(shí)可行的電子檔案管理制度，規(guī)范電子文件形成、積累過(guò)程的管理以及歸檔責(zé)任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循。制定電子檔案制度時(shí)應(yīng)注意以下問(wèn)題:注意劃清歸檔過(guò)程中各級(jí)各類(lèi)人員的責(zé)任；歸檔時(shí)機(jī)應(yīng)適合本單位工作實(shí)際；歸檔電子文件的責(zé)任簽署應(yīng)明確；注意電子文件的動(dòng)態(tài)管理問(wèn)題。

3.2從電子文件的源頭抓電子檔案的質(zhì)量為進(jìn)一步加強(qiáng)電子信息的管理，對(duì)電子信息進(jìn)行集中統(tǒng)一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門(mén)增配必要的設(shè)備，建立一系列服務(wù)手段是加強(qiáng)這一工作的必備條件。

3.2.1檔案室設(shè)立圖紙與文件集中處理系統(tǒng)，對(duì)審查完畢的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一收集，按要求形成紙質(zhì)文件。

3.2.2設(shè)置專(zhuān)門(mén)場(chǎng)地對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行集中審鑒，以保證紙質(zhì)文件與相應(yīng)電子信息的一致性。

3.2.3電子信息由檔案部門(mén)集中積累，并在項(xiàng)目階段結(jié)束時(shí)，在項(xiàng)目組的配合下統(tǒng)一按“電子檔案管理辦法”集中整理歸檔。

3.2.4為便于操作和管理，建議進(jìn)一步規(guī)范電子文件形成所使用的軟件平臺(tái)，因工作需要必須使用特殊軟件的，有關(guān)人員應(yīng)按“電子檔案管理辦法”的規(guī)定將軟件一并歸檔。:

3.3要嚴(yán)把電子信息歸檔關(guān)，做好電子信息動(dòng)態(tài)管理一是在電子信息歸檔時(shí)要利用一切可利用的條件對(duì)電子信息進(jìn)行檢查、鑒定、驗(yàn)收，除有關(guān)歸檔責(zé)任簽署之外，還必須發(fā)揮電子檔案專(zhuān)家咨詢(xún)組的作用，有針對(duì)性地進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、及時(shí)解決問(wèn)題;二是做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產(chǎn)變化，也即做好電子檔案的更改補(bǔ)充工作，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤(pán)的初級(jí)階段。

四、結(jié)語(yǔ)

電子檔案是信息時(shí)代的產(chǎn)物，是現(xiàn)代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術(shù)上的問(wèn)題，并加以解決，以實(shí)現(xiàn)安全、高效的管理和利用電子檔案的目的。

參考文獻(xiàn)：

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篇2

一，當(dāng)前國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀

（一）紙質(zhì)檔案名目規(guī)格各異，整理、分類(lèi)、歸檔難度較大

國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案因不同時(shí)期經(jīng)辦的業(yè)務(wù)種類(lèi)不一，如鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）金庫(kù)設(shè)立時(shí)的各類(lèi)檔案，國(guó)債實(shí)物兌付期的各類(lèi)憑證、報(bào)表，各個(gè)時(shí)期收集、整理、歸檔的檔案名目各異，規(guī)格各異，數(shù)量龐大，加之國(guó)庫(kù)經(jīng)辦人員的新老更替，現(xiàn)有檔案管理人員對(duì)歷史業(yè)務(wù)的陌生等因素影響，給國(guó)庫(kù)紙質(zhì)檔案的整理、分類(lèi)、歸檔帶來(lái)的難度較大。

（二）檔案管理辦法幾經(jīng)更替，持續(xù)性、完整性不高

根據(jù)中國(guó)人民銀行新的檔案管理辦法要求，各極分支機(jī)構(gòu)應(yīng)按照新辦法，新的保管期限，完善會(huì)計(jì)檔案管理流程，組織開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案清理工作，銀發(fā)(2005) 309號(hào)文件印發(fā)的《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定》同時(shí)廢止。至此，人民銀行的檔案管理辦法已幾經(jīng)更替，會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)告、登記簿及其他會(huì)計(jì)資料的保管期限數(shù)次變更，部分檔案已依據(jù)原有的管理辦法進(jìn)行銷(xiāo)毀，致使現(xiàn)有國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案的持續(xù)性、完整性不高。

（三）部分紙質(zhì)檔案時(shí)間久遠(yuǎn)，字跡模糊，修復(fù)難度大，不易長(zhǎng)期保管

國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案從人民銀行履行經(jīng)理國(guó)庫(kù)職能時(shí)就已產(chǎn)生，至今已有二三十年，時(shí)間久遠(yuǎn)，受當(dāng)時(shí)手工編制、紙張質(zhì)量、打印和復(fù)印的清晰度等因素影響，部分檔案字跡模糊，辨認(rèn)難度大，不易長(zhǎng)期保管。另外隨著人民銀行辦公樓的新建、維修、改造項(xiàng)目的實(shí)施，國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案多次搬移，紙質(zhì)檔案破損比較大，新的檔案管理辦法要求，各級(jí)分支機(jī)構(gòu)及時(shí)修復(fù)保管期內(nèi)有破損的會(huì)計(jì)檔案，但部分檔案破損嚴(yán)重，修復(fù)、保管難度大。

（四）紙質(zhì)檔案成本高，不符合低碳、環(huán)保、綠色的科學(xué)發(fā)展理念

國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)紙質(zhì)檔案收集了每個(gè)工作日及決算時(shí)打印的預(yù)算收支日?qǐng)?bào)、月報(bào)，原始憑證、機(jī)打憑證、余額表、集中支付報(bào)表、庫(kù)存日?qǐng)?bào)、年終決算報(bào)表、分析、報(bào)告等會(huì)計(jì)資料，耗費(fèi)了大量紙張、打印機(jī)及耗材，國(guó)庫(kù)工作人員在打印時(shí)已投入了諸多工作時(shí)間，收集、整理、裝訂、歸檔又需花費(fèi)大量精力，國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)人員每年1-2月份均忙于本年度檔案整理，上年度檔案移交工作，紙質(zhì)檔案占用了大量人力、物力成本，不符合國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展倡導(dǎo)的構(gòu)建資源節(jié)約的生產(chǎn)方式、消費(fèi)模式的低碳、環(huán)保、綠色的科學(xué)發(fā)展理念。

二，國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)電子檔案管理的可行性和適用性

（一）新檔案管理辦法對(duì)加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案提出了明確要求

新檔案管理辦法明確要求核算部門(mén)重新設(shè)定會(huì)計(jì)應(yīng)用系統(tǒng)中電子會(huì)計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)會(huì)計(jì)應(yīng)用系統(tǒng)的實(shí)際情況制定補(bǔ)充規(guī)定，對(duì)符合僅采取電子形式保管要求的會(huì)計(jì)檔案，可不打印相應(yīng)的會(huì)計(jì)資料。這為國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)實(shí)現(xiàn)電子檔案管理提供了制度依據(jù)。

（二）國(guó)庫(kù)信息化系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展為會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)電子化奠定了基礎(chǔ)

2000年《國(guó)家金庫(kù)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)》(TBS)在全國(guó)推廣上線(xiàn)，開(kāi)啟了國(guó)庫(kù)信息化系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)程，2006年國(guó)庫(kù)信息處理系統(tǒng)(TIPS)試點(diǎn)成功，揭開(kāi)了人民銀行國(guó)庫(kù)信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)集中的序幕，隨后國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)集中系統(tǒng)(TCBS)、國(guó)庫(kù)信息管理系統(tǒng)(TIMS)相繼在全國(guó)上線(xiàn)運(yùn)行，各級(jí)國(guó)庫(kù)的所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)由全國(guó)數(shù)據(jù)處理中心集中存儲(chǔ)，國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)紙質(zhì)憑證大幅減少，國(guó)庫(kù)核算逐漸向無(wú)紙化邁進(jìn)，為會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)電子化奠定了基礎(chǔ)。

（三）國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理勢(shì)在必行

隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案以大容量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、精確的數(shù)據(jù)保證、便捷的檢索功能促使國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案向電子化管理模式過(guò)渡，電子數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、傳遞、利用等優(yōu)勢(shì)使電子檔案替代紙質(zhì)檔案成為必然。

三、推動(dòng)紙質(zhì)檔案向電子檔案過(guò)渡的意見(jiàn)及建議

（一）建立科學(xué)的電子檔案管理系統(tǒng)

國(guó)庫(kù)核算數(shù)據(jù)的高度集中，為各類(lèi)國(guó)庫(kù)核算數(shù)據(jù)的電子存儲(chǔ)提供了有利條件，國(guó)庫(kù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)新辦法要求，積極開(kāi)發(fā)和建立科學(xué)的電子檔案管理系統(tǒng)，建立電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系，使各級(jí)國(guó)庫(kù)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料，能夠輸出會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，高效利用電子會(huì)計(jì)檔案。

（二）設(shè)立電子簽名審簽程序?qū)崿F(xiàn)電子檔案安全管理

電子檔案在管理中存在容易銷(xiāo)毀、丟失、篡改、破壞等問(wèn)題，環(huán)境影響、意外事故、自然災(zāi)害、人為破壞都有可能給電子檔案管理帶來(lái)難度，因此需采取有效措施來(lái)避免這些因素給電子檔案帶來(lái)的損害。為此，國(guó)庫(kù)電子會(huì)計(jì)檔案一方面需設(shè)定經(jīng)辦、復(fù)核、審批等必要的電子程序；另一方面建立電子檔案?jìng)浞葜贫龋謩e保存制度，有效防范存儲(chǔ)介質(zhì)失效、自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響。

（三）建立檔案電子化管理制度

電子檔案的管理一方面需建立移交、保管、調(diào)閱、傳遞等環(huán)節(jié)的管理流程，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸?shù)臄?shù)據(jù)和信息整理完成后應(yīng)按照制度規(guī)定刻錄光盤(pán)、備份，分類(lèi)進(jìn)行存放，管理人員應(yīng)根據(jù)介質(zhì)特性定期檢查復(fù)制、維護(hù)，確保檔案的完整性和安全性；另一方面制定嚴(yán)格的管理制度，如法律、法規(guī)授權(quán)的外部單位查閱國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有效證件和文件，經(jīng)國(guó)庫(kù)核算部門(mén)、檔案保管部門(mén)負(fù)責(zé)人審核并報(bào)單位負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人批準(zhǔn)后，在專(zhuān)人陪同下查閱，管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行電子簽名審簽制度，規(guī)范管理電子檔案。

篇3

1983年4月國(guó)家檔案局的《檔案館工作通則》第七條規(guī)定“檔案館接收檔案的期限：1. 省級(jí)以上檔案館接收立檔單位保管20年左右的檔案；2. 直轄市（州、盟）和縣級(jí)檔案館接收立檔單位保管10年左右的檔案?！倍吨腥A人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》第十三條規(guī)定“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家檔案局關(guān)于檔案移交的規(guī)定，定期向有關(guān)的國(guó)家檔案館移交檔案。屬于中央級(jí)和省級(jí)、設(shè)區(qū)的市級(jí)國(guó)家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿(mǎn)20年即向有關(guān)的國(guó)家檔案館移交；屬于縣級(jí)國(guó)家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿(mǎn)10年即向有關(guān)的縣級(jí)國(guó)家檔案館移交?！睆囊陨弦?guī)定可以看出，《檔案館工作通則》和《檔案法實(shí)施辦法》在檔案接收期限上的規(guī)定是不一致的，由于《檔案館工作通則》的時(shí)間早于《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》，根據(jù)《中華人民共和國(guó)立法法》第八十三條規(guī)定“同一機(jī)關(guān)制定的法律、行政法規(guī)、地方性法規(guī)、自治條例和單行條例、規(guī)章，特別規(guī)定與一般規(guī)定不一致的，適用特別規(guī)定；新的規(guī)定與舊的規(guī)定不一致的，適用新的規(guī)定?！币虼斯P者認(rèn)為，應(yīng)以《檔案法實(shí)施辦法》的規(guī)定為準(zhǔn)來(lái)實(shí)行，畢竟后頒布的法規(guī)效力大于在其之前已施行的規(guī)章。由于新的文書(shū)檔案保管期限將原來(lái)的永久、長(zhǎng)期、短期三種改為永久和定期兩種，而《檔案館通則》第六條規(guī)定“檔案館接收檔案的范圍：1. 本級(jí)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體及其所屬單位具有永久保存價(jià)值的檔案，省轄市（州、盟）和縣級(jí)檔案館同時(shí)接收長(zhǎng)期保存的檔案；2. 屬于本館應(yīng)接收的撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)、團(tuán)體的檔案；3. 屬于本館應(yīng)接收的以前的各種檔案。”由于沒(méi)有了長(zhǎng)期保管的檔案，那么省轄市（州、盟）和縣級(jí)檔案館在接收永久保存的檔案的同時(shí)，是否一并接收現(xiàn)行單位定期保存的檔案？

筆者認(rèn)為，除縣級(jí)檔案館應(yīng)將定期保管中的期限為30年的檔案接收進(jìn)館外，其他各級(jí)國(guó)家綜合檔案館應(yīng)該只接收永久保存的檔案。為什么要這樣區(qū)別對(duì)待？這是因?yàn)榭h級(jí)國(guó)家綜合檔案館接收檔案的期限是10年，也就是說(shuō)30年期的檔案在接收進(jìn)館之后，還有20年的時(shí)間可以提供利用；而設(shè)區(qū)的市級(jí)國(guó)家綜合檔案館的接收期限是20年，保管期限為30年的定期保存檔案在接收進(jìn)館之后，能夠提供利用的時(shí)間只剩下10年時(shí)間。因此筆者認(rèn)為，國(guó)家檔案局應(yīng)該根據(jù)當(dāng)前檔案利用工作的新情況，適時(shí)修改《檔案館工作通則》的相關(guān)規(guī)定，方便基層國(guó)家綜合檔案館做好檔案接收工作，以促進(jìn)檔案館工作的正常開(kāi)展。

《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》第十條規(guī)定：“機(jī)關(guān)對(duì)應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進(jìn)行相應(yīng)歸檔?！迸c1987年頒發(fā)的《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》相比較，這也是新規(guī)定的另一大亮點(diǎn)?；鶎訖n案室在學(xué)習(xí)貫徹《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》過(guò)程中，應(yīng)該做好電子文件相關(guān)數(shù)據(jù)和信息的收集歸檔工作。為了保障國(guó)家檔案信息資源的安全，國(guó)家綜合檔案館應(yīng)該適時(shí)將電子檔案接收進(jìn)館。那么到底應(yīng)該在電子檔案形成幾年以后接收這些電子檔案進(jìn)館？

篇4

一、加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的重要性

會(huì)計(jì)檔案作為醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的信息載體，最重要的功能就是反映和監(jiān)督。這里的反映和監(jiān)督功能一方面是按照國(guó)家財(cái)經(jīng)制度及相關(guān)法律法規(guī)要求，對(duì)財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的資料進(jìn)行歸類(lèi)整理保管，使得會(huì)計(jì)檔案具有法律依據(jù)功能，另一方面是醫(yī)院加強(qiáng)自身內(nèi)部管理的需要，積累發(fā)展歷程中的重要數(shù)據(jù)，為當(dāng)前和未來(lái)管理決策提供參考和支持。真實(shí)、完整的會(huì)計(jì)檔案對(duì)醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)管理具有重要的支持、保證和促進(jìn)作用，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)提高醫(yī)院管理水平有重要意義。

二、醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀問(wèn)題

《新辦法》對(duì)會(huì)計(jì)檔案定義別指出各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括電子會(huì)計(jì)檔案。顯然會(huì)計(jì)憑證類(lèi)、會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)、財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)及其他類(lèi)都屬于其范疇，其涵蓋收集、整理、保管和銷(xiāo)毀過(guò)程。其中行政事業(yè)會(huì)計(jì)檔案定期保管年限分為10年和30年，較之前有很大區(qū)別。

近年來(lái)醫(yī)院隨著業(yè)務(wù)工作量的增長(zhǎng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的增加，以及新的結(jié)算形式給會(huì)計(jì)檔案帶來(lái)的沖擊，使得會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量增長(zhǎng)過(guò)快。例：某大型三級(jí)甲等綜合醫(yī)院，單月全部原始記賬憑證為194冊(cè)，組成結(jié)構(gòu)為：門(mén)診收入原始憑證101冊(cè)，占全月總量的52.06%；住院收入原始憑證43冊(cè)，占全月總量的22.16%；全院報(bào)銷(xiāo)支出原始憑證50冊(cè)，占全月總量的25.78%，其中：總務(wù)、科研、教學(xué)等支出原始憑證44冊(cè)，占全月總量的22.68%；藥品報(bào)銷(xiāo)支出原始憑證6冊(cè)，占全月總量的3.1%，以上原始憑證中未含原始POS機(jī)小票約1.26萬(wàn)張，此部分檔案單獨(dú)存檔。通過(guò)對(duì)上述檔案連續(xù)三年數(shù)據(jù)的測(cè)算，每年均以10%的速度進(jìn)行增長(zhǎng)。會(huì)計(jì)檔案涵蓋了所有與財(cái)務(wù)相關(guān)的信息，收集、整理、歸檔、儲(chǔ)存、查閱工作都比較繁雜，往往是周期長(zhǎng)、流程多、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，有的資料還涉及核心敏感信息，其管理工作需要專(zhuān)業(yè)的知識(shí)、規(guī)范的制度和敬業(yè)的精神。筆者工作實(shí)踐中覺(jué)得目前檔案管理還存在以下幾方面的問(wèn)題。

1.未設(shè)置獨(dú)立的檔案部門(mén)及未對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)管理

《新辦法》規(guī)定會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度結(jié)束后可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，最長(zhǎng)不超過(guò)三年，期滿(mǎn)之后原則上移交本單位檔案部門(mén)統(tǒng)一保管。實(shí)際工作中大多數(shù)醫(yī)院均未設(shè)置專(zhuān)門(mén)檔案機(jī)構(gòu)，使得會(huì)計(jì)檔案的保管和銷(xiāo)毀工作缺乏統(tǒng)一指導(dǎo)、監(jiān)督[2]。財(cái)務(wù)部門(mén)不僅要為日益增加的會(huì)計(jì)檔案尋求保存空間并負(fù)責(zé)妥善保管，還要承擔(dān)接待各部門(mén)甚至外界查閱會(huì)計(jì)檔案的服務(wù)工作。由于未對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類(lèi)管理，導(dǎo)致查詢(xún)效率低，工作量大等問(wèn)題的產(chǎn)生。

2.未將電子財(cái)務(wù)檔案完全納入管理范圍

《新辦法》規(guī)定內(nèi)部形成和外部接受且符合相關(guān)要求的會(huì)計(jì)資料可作為電子會(huì)計(jì)檔案保存。這是從制度上彌補(bǔ)了電子檔案歸檔、保存的空白，可以說(shuō)是檔案管理里程碑式的進(jìn)步。很長(zhǎng)時(shí)間來(lái)財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的電子資料打印成紙質(zhì)存檔，不僅耗用了審核崗位大量時(shí)間精力和實(shí)物資源（紙張和墨粉），同時(shí)也占用了大量檔案空間；同時(shí)會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)軟件系統(tǒng)的安裝光盤(pán)、磁盤(pán)、用戶(hù)名稱(chēng)密碼、用戶(hù)服務(wù)卡及使用手冊(cè)等資料也散落在各崗位手中，沒(méi)有做到統(tǒng)一歸檔入庫(kù)，不利于維護(hù)和查詢(xún)工作[3]。

3.未充分利用開(kāi)發(fā)檔案的內(nèi)涵價(jià)值

會(huì)計(jì)檔案涵蓋醫(yī)院各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的財(cái)務(wù)信息，專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)，這就要求會(huì)計(jì)檔案的管理者要具備會(huì)計(jì)、檔案、醫(yī)學(xué)、信息等知識(shí)背景，才能更好地管理、利用會(huì)計(jì)檔案資源，發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。目前會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和檔案部門(mén)沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的管理會(huì)計(jì)檔案的人才，沒(méi)有充分開(kāi)發(fā)利用檔案資料的信息資源。基于會(huì)計(jì)檔案資料的豐富內(nèi)涵，如果不能對(duì)其充分開(kāi)發(fā)利用，不僅無(wú)法有效體現(xiàn)檔案的價(jià)值，也直接影響管理者和使用者對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。

4.未按規(guī)定及時(shí)銷(xiāo)毀

《新辦法》對(duì)會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀流程做出明確規(guī)定。而一直以來(lái)，作為會(huì)計(jì)檔案管理重要環(huán)節(jié)的銷(xiāo)毀工作在實(shí)際工作中卻并不重要，呈現(xiàn)無(wú)人來(lái)銷(xiāo)、無(wú)人敢毀的局面。這里面原因很復(fù)雜，既有主觀(guān)上耗時(shí)耗力、怕有疏忽承擔(dān)責(zé)任的顧慮，也有客觀(guān)上缺乏專(zhuān)門(mén)管理機(jī)構(gòu)、明確操作制度和可行操作流程，使得會(huì)計(jì)檔案越積越多，占用大量庫(kù)房空間，一旦需要轉(zhuǎn)移就是浩大的搬遷工程，耗費(fèi)人力、物力和財(cái)力。

三、新形勢(shì)下加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的思考和建議

1.設(shè)置獨(dú)立的檔案部門(mén)并對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)管理

設(shè)置獨(dú)立檔案部門(mén)既是貫徹相關(guān)法律法規(guī)要求，也是加強(qiáng)和規(guī)范檔案管理工作的組織保。這樣可以一方面逐步實(shí)現(xiàn)檔案的歸口管理，提升會(huì)計(jì)檔案的服務(wù)功能，另一方面也可以對(duì)檔案的收集、歸檔進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，在不違反國(guó)家有關(guān)規(guī)定的前提下對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行瘦身。會(huì)計(jì)檔案分類(lèi)整理是檔案管理的重要組成部分，如：對(duì)合同、POS機(jī)刷卡憑證等原始資料進(jìn)行分類(lèi)整理保管后，可隨時(shí)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行定期銷(xiāo)毀，這樣可以達(dá)到提高檔案的查詢(xún)效率及工作質(zhì)量，節(jié)約有效的空間，提升服務(wù)品質(zhì)的目的。

2.加快會(huì)計(jì)電子檔案管理，通過(guò)信息化手段全方位提升檔案管理的水平

根據(jù)《新辦法》要求加快電子檔案的歸檔、保存，一方面對(duì)于電子數(shù)據(jù)易被修改的特點(diǎn)，采取嚴(yán)格授權(quán)審批、權(quán)限管理、電子簽名和及時(shí)備份等方式加強(qiáng)相關(guān)數(shù)據(jù)的安全保密措施；另一方面電子檔案也要分類(lèi)歸檔、安全存儲(chǔ)，從而方便整理和查閱，提升會(huì)計(jì)檔案的利用效率及價(jià)值。

3.切實(shí)轉(zhuǎn)變觀(guān)念提升檔案的利用功能

會(huì)計(jì)檔案管理不僅僅是對(duì)資料的整理保管以備查閱，還有對(duì)資料的開(kāi)發(fā)、利用，從而最大程度實(shí)現(xiàn)檔案的作用和價(jià)值。因此，在對(duì)會(huì)計(jì)檔案的整理、歸檔和保管中要做到合理規(guī)范，建立嚴(yán)格的查閱制度，保護(hù)檔案完整、安全的前提下，為相關(guān)部門(mén)和個(gè)人提供查閱服務(wù)，同時(shí)檔案管理部門(mén)也應(yīng)該根據(jù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和反饋信息做好效果分析，積極主動(dòng)采取措施，借助各種信息化手段，方便管理者和研究者使用檔案資料，在加強(qiáng)檔案管理的同時(shí)提升人們對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)。

4.做好保管期限屆滿(mǎn)會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷(xiāo)毀工作

篇5

隨著機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化進(jìn)程，電子文件的大量產(chǎn)生，帶來(lái)如何解決紙質(zhì)檔案與其對(duì)應(yīng)的電子文件歸檔的問(wèn)題。1983年國(guó)家檔案局制定的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》第十三條規(guī)定，機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)一般應(yīng)在第二年上半年向檔案部門(mén)移交檔案（指的主要是紙質(zhì)文件歸檔），而按國(guó)家檔案局2003年下發(fā)的《電子公文歸檔管理暫行辦法》第六條規(guī)定，電子公文一般應(yīng)在辦理完畢后即時(shí)向機(jī)關(guān)檔案部門(mén)歸檔，實(shí)行實(shí)時(shí)歸檔（主要指電子文件歸檔），這歸檔時(shí)間的不一致將帶來(lái)什么樣的困難？《電子公文歸檔管理暫行辦法》第七條規(guī)定，電子公文形成單位必須將具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲(chǔ)載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)。這就要求紙質(zhì)公文與原電子公文兩者之間建立互聯(lián)，也就是說(shuō)它們應(yīng)具有統(tǒng)一的檔案編號(hào)，通過(guò)機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)下的電子檔案與機(jī)關(guān)檔案室歸檔的紙質(zhì)檔案應(yīng)具有同一個(gè)檔號(hào)。但它們因歸檔時(shí)間要求的不同，帶來(lái)了整理上的困難，如何解決紙質(zhì)檔案與電子檔案檔號(hào)一一對(duì)應(yīng)的問(wèn)題呢？如果按第二年上半年向檔案部門(mén)移交檔案，會(huì)造成歸檔時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，積壓大量的電子公文無(wú)法編號(hào)、歸檔整理及提供借閱利用；若按電子公文一般應(yīng)在辦理完畢后即時(shí)向機(jī)關(guān)檔案部門(mén)歸檔，先行整理、編號(hào)，第二年再整理紙質(zhì)文件，又存在紙質(zhì)文件的編號(hào)必須與電子公文的檔號(hào)一致造成工作量大和整理難的問(wèn)題。

2 在“雙套制”下如何解決紙質(zhì)與電子檔案的歸檔

要解決這個(gè)矛盾，本文認(rèn)為電子公文可以實(shí)行實(shí)時(shí)歸檔，先行整理，而紙質(zhì)文件的歸檔則應(yīng)改變過(guò)去的做法，執(zhí)行文件辦理完畢一個(gè)月后集中向機(jī)關(guān)檔案室歸檔，這樣歸檔的文件數(shù)量有限，便于實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件的整理、編號(hào)與電子公文的整理、編號(hào)一一對(duì)應(yīng)。

篇6

關(guān)鍵詞：電子會(huì)計(jì)檔案；法律依據(jù)

隨著各單位信息化水平和精細(xì)化管理程度的日益提升，越來(lái)越多的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)資料以電子形式產(chǎn)生和傳遞，形成大量的電子會(huì)計(jì)檔案。及時(shí)規(guī)范管理電子會(huì)計(jì)檔案工作，推行電子文件電子化單套制歸檔，既能夠嚴(yán)格規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，還能為電子政務(wù)的健康有序發(fā)展提供重要支持。

1電子會(huì)計(jì)檔案提出的法律依據(jù)及內(nèi)容

1.1電子會(huì)計(jì)檔案的法律效力

新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》最大亮點(diǎn)就是肯定了電子會(huì)計(jì)檔案的法律效力。一是明確將電子會(huì)計(jì)檔案納入了會(huì)計(jì)檔案的范圍，規(guī)定會(huì)計(jì)檔案包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。二是滿(mǎn)足一定條件時(shí)單位內(nèi)部生成和外部接收的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式歸檔保存。電子會(huì)計(jì)憑證的獲取、報(bào)銷(xiāo)、入賬、歸檔、保管等均可以實(shí)現(xiàn)電子化管理。允許符合條件的會(huì)計(jì)憑證、賬簿等會(huì)計(jì)資料不再打印紙質(zhì)歸檔保存。這些新的規(guī)定將節(jié)約大量紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料的打印、傳遞、整理成本以及歸檔后的保管成本，推動(dòng)節(jié)能減排，形成綠色環(huán)保的生產(chǎn)方式；有利于推動(dòng)電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的深度開(kāi)發(fā)和有效利用，為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價(jià)值的會(huì)計(jì)信息。

1.2電子會(huì)計(jì)檔案接收管理過(guò)程真實(shí)有效

新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案接收管理過(guò)程提出了如下要求：形成的電子會(huì)計(jì)資料來(lái)源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料，能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案，符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系；采取有效措施，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改；建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫龋軌蛴行Х婪蹲匀粸?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響。

2電子會(huì)計(jì)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

2.1電子檔案將成為財(cái)務(wù)檔案管理的主要形式

隨著財(cái)務(wù)信息多元化的發(fā)展，積累起來(lái)的大量財(cái)務(wù)管理文件必須實(shí)現(xiàn)由紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化電子檔案管理轉(zhuǎn)變，才能充分發(fā)揮財(cái)務(wù)管理文件的指導(dǎo)作用。財(cái)務(wù)電子檔案將是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、管理、處理、查詢(xún)、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地，通過(guò)實(shí)時(shí)更新和共享，及時(shí)、準(zhǔn)確地為經(jīng)營(yíng)決策提供依據(jù)。

2.2電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)可靠性得到保證

在形成電子檔案的同時(shí)，采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集描述電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個(gè)管理過(guò)程的原數(shù)據(jù)，作為檢驗(yàn)電子檔案原始性、真實(shí)性、完整性和有效性的依據(jù)。將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶(hù)只能從電子計(jì)算機(jī)上讀取信息，而不能對(duì)其做任何修改，保證電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性。

3.3電子會(huì)計(jì)檔案的移交和接收職責(zé)清晰

電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。電子會(huì)計(jì)檔案接收分為單位內(nèi)部會(huì)計(jì)部門(mén)向檔案部門(mén)移交的接收和單位之間的移交接收。對(duì)于前者，要求“單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測(cè)，符合要求的才能接收”；對(duì)后者，要求“檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對(duì)保存電子會(huì)計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保所接收電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全”。

3做好電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

3.1加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案管理政策宣傳培訓(xùn)

各級(jí)財(cái)政部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)要充分運(yùn)用媒體、網(wǎng)絡(luò)等多種渠道，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案有關(guān)政策的宣傳，做好政策解讀和引導(dǎo)；各單位財(cái)務(wù)部門(mén)、檔案部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)從業(yè)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，積極引導(dǎo)從業(yè)人員正確理解電子會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容，全面掌握《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》關(guān)于電子會(huì)計(jì)檔案生成、管理等有關(guān)要求。從傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理模式逐步過(guò)渡到電子檔案階段，單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理的重視程度對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案管理具有重要的影響。因此，迫切需要單位領(lǐng)導(dǎo)深刻認(rèn)識(shí)到電子會(huì)計(jì)檔案的重要意義，我國(guó)長(zhǎng)期以來(lái)形成的紙質(zhì)檔案管理模式不是一下就能完全電子化，電子化是一個(gè)逐步發(fā)展的過(guò)程。在前期應(yīng)該注重掌握電子化的專(zhuān)業(yè)技能，跟上現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的步伐，慢慢接受新知識(shí)和新理念，逐漸實(shí)現(xiàn)過(guò)渡。會(huì)計(jì)電子檔案管理并不只是某個(gè)人的工作，而應(yīng)該是全體成員的共同責(zé)任。

3.2加大配備軟硬件設(shè)施投資力度

電子會(huì)計(jì)檔案的接收、保管和提供利用，必須配置完備的現(xiàn)代化硬件設(shè)施，基本的如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、服務(wù)器、交換器、系統(tǒng)軟件等，并不斷完善和應(yīng)用系統(tǒng)軟件。因此，盡可能地爭(zhēng)取把更多的資金投入于硬件配置中，同時(shí)要加大培訓(xùn)資金的投資，讓檔案管理人員積極地設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)各類(lèi)符合本單位實(shí)際的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，從實(shí)踐角度對(duì)完善系統(tǒng)軟件提出反饋建議，更好地保證電子會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化、電子化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

3.3建立電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)

為規(guī)范和加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案的管理，要建立涵蓋財(cái)務(wù)經(jīng)營(yíng)管理全過(guò)程的財(cái)務(wù)管理體系。對(duì)照國(guó)家《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷(xiāo)入賬歸檔的通知》要求，及時(shí)升級(jí)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)，實(shí)施并完善電子檔案管理，確保單位對(duì)電子會(huì)計(jì)憑證的利用、保管等符合有關(guān)法律和行政法規(guī)的規(guī)定。一是合理地構(gòu)建電子會(huì)計(jì)檔案信息管理系統(tǒng)。單位檔案管理系統(tǒng)應(yīng)結(jié)合本單位的實(shí)際情況進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)，有選擇性劃出主次。利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在信息處理方面的強(qiáng)大功能，建立起完善的電子檔案信息管理系統(tǒng)，及時(shí)跟進(jìn)更新信息，提高工作效率。二是提高安全和防范意識(shí)。檔案信息的安全性問(wèn)題是關(guān)乎社會(huì)穩(wěn)定的重要因素，必須嚴(yán)格按照《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的要求，采用實(shí)名制、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，確保電子檔案信息的安全。

3.4提高全體干部職工的綜合素質(zhì)

針對(duì)大多數(shù)干部職工檔案管理知識(shí)欠缺的問(wèn)題，要通過(guò)定期培訓(xùn)使全體干部職工不斷掌握檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，不斷拓寬知識(shí)面，重點(diǎn)掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，做好電子會(huì)計(jì)檔案信息的整理、保管和維護(hù)工作。積極開(kāi)展學(xué)習(xí)與研究活動(dòng)，多走出去和引進(jìn)來(lái)，組織工作方法與經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行交流，取長(zhǎng)補(bǔ)短，積累電子會(huì)計(jì)檔案收集管理的經(jīng)驗(yàn)。加大培訓(xùn)力度，有計(jì)劃、有目的地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，以適應(yīng)不斷更新的電子化模式。必須了解現(xiàn)代信息技術(shù)的相關(guān)知識(shí)如電子文件的特征、電子檔案的全程規(guī)范管理、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)等以確保會(huì)計(jì)管理活動(dòng)記錄的完整性與信息的安全性。

參考文獻(xiàn)：

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【關(guān)鍵詞】 企業(yè)檔案 檔案管理 計(jì)算機(jī) 信息技術(shù)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)為實(shí)現(xiàn)不同階段文獻(xiàn)信息的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范數(shù)據(jù)接口，便加強(qiáng)開(kāi)發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)。此時(shí)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，使原有的手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化和高效化。

1 企業(yè)檔案載體的轉(zhuǎn)變

在企業(yè)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)全程管理后，適時(shí)實(shí)現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)在遠(yuǎn)近傳遞交換和處理。電子文件以其載體和載體與信息結(jié)合方式的特殊性對(duì)傳統(tǒng)檔案保護(hù)理論造成很大的沖擊。在企業(yè)各項(xiàng)管理活動(dòng)中，它更以其快捷的辦文進(jìn)度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子圖紙也以手工制作所無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)大量出現(xiàn)。通過(guò)計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)使產(chǎn)品圖紙的設(shè)計(jì)、存儲(chǔ)、查詢(xún)和修改變得快捷又方便。例如生產(chǎn)或開(kāi)發(fā)一項(xiàng)較大項(xiàng)目的產(chǎn)品就需產(chǎn)生上萬(wàn)份的圖紙，而其中許多又要承襲老產(chǎn)品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質(zhì)圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時(shí)、省力，并且有意義得多。但要想更好地發(fā)揮電子文件在企業(yè)檔案管理中的作用，就必須了解電子文件與紙質(zhì)文件在技術(shù)壽命和信息保護(hù)方面的差異。

1.1 技術(shù)壽命的差異

紙質(zhì)文件一旦形成，其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者永遠(yuǎn)結(jié)合在一起，它的壽命與其內(nèi)部諸因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)。而電子文件的壽命不僅與其內(nèi)部諸因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)，更與技術(shù)革新有關(guān)。因?yàn)殡娮游募峭ㄟ^(guò)計(jì)算機(jī)將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，必須通過(guò)計(jì)算機(jī)才能識(shí)讀。一但技術(shù)過(guò)時(shí)，則載體上的信息就無(wú)法讀出。針對(duì)技術(shù)過(guò)時(shí)，歐美國(guó)家在理論上提出三種解決辦法：將閱讀電子文件的設(shè)備與軟件保存到某種技術(shù)博物館中；在紙與縮微膠片上制作拷貝；將電子文件轉(zhuǎn)換為盡可能中性格式的文檔。這三種方法只能是在沒(méi)有其它更好措施的情況下的暫時(shí)性辦法，因?yàn)殡S著需要保存的電子文件數(shù)量的增大，這三種方法都將花費(fèi)大量的人力物力。最近，信息專(zhuān)家提出了用標(biāo)準(zhǔn)化的方法，即用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織用于連接開(kāi)放系統(tǒng)的互連標(biāo)準(zhǔn)，使不同系統(tǒng)和不同軟件的數(shù)據(jù)可以進(jìn)行互換。這種方法不失為解決技術(shù)過(guò)時(shí)的新途徑。

1.2 信息保護(hù)的差異

紙質(zhì)檔案保護(hù)工作的目標(biāo)是使檔案的載體——紙張“延年益壽”，因?yàn)檩d體和記錄的信息是結(jié)為一體的，保住了紙質(zhì)文件的形體，所以文字記錄的信息就得以保存。對(duì)電子文件而言，信息與載體是可分離的，電子文件信息與載體的可分離性使文件信息隨時(shí)面臨著被修改、盜竊，甚至被銷(xiāo)毀的危險(xiǎn)。保護(hù)電子文件信息不被修改、竊取、刪除的技術(shù)途徑主要有防火墻技術(shù)、存取權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時(shí)間印章法等。

在了解了以上這些差異后，我們會(huì)讓電子文件這一現(xiàn)代電子信息技術(shù)發(fā)揮到極致，充分運(yùn)用到我們的企業(yè)檔案管理中。

2 企業(yè)檔案的分類(lèi)變化

已有的企業(yè)關(guān)于文書(shū)檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類(lèi)方案將被打破，取而代之以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個(gè)管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個(gè)管理系統(tǒng)中，計(jì)算機(jī)依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時(shí)設(shè)立和調(diào)整類(lèi)目。雖然企業(yè)檔案信息的分類(lèi)不盡相同，但可以肯定的是計(jì)算機(jī)管理過(guò)程中企業(yè)的檔案分類(lèi)更能貼近企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各方面狀況，分類(lèi)也將更詳細(xì)、更科學(xué)、更規(guī)范。正是由于計(jì)算機(jī)科學(xué)的分類(lèi)，才能使查找更加便捷，檔案管理更加符合現(xiàn)代企業(yè)的要求。

此外，在企業(yè)檔案接收和保管上也有所改變。企業(yè)檔案人員如果不進(jìn)入到企業(yè)信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到企業(yè)信息的核心部分甚至接收不到檔案。的確，無(wú)時(shí)無(wú)刻不在產(chǎn)生的電子文件、電子圖紙使企業(yè)檔案工作者再也無(wú)法坐等檔案的最后形式與歸檔了。他們必須在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能。參照國(guó)家有關(guān)文件制定出本企業(yè)的《電子文件管理辦法》，提請(qǐng)企業(yè)信息集成系統(tǒng)的編制人員在其系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行過(guò)程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內(nèi)容。例如在計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)過(guò)程中，要求計(jì)算機(jī)詳細(xì)記錄設(shè)計(jì)、加工過(guò)程中的原始資料及相應(yīng)的更改信息，要在不同的版本上注明當(dāng)前的有效資料，以確保最終歸檔使用的是正確版本的圖形或圖紙。企業(yè)檔案工作者要在專(zhuān)業(yè)人員的指導(dǎo)下學(xué)會(huì)運(yùn)用專(zhuān)門(mén)的檔案信息接收管理平臺(tái)，要懂得如何控制和維護(hù)檔案信息資源的有效性、可靠性和實(shí)時(shí)性，掌握電子檔案信息的收集、管理。

3 在企業(yè)檔案管理中對(duì)檔案工作者的要求亦發(fā)生了轉(zhuǎn)變

掌握一般的計(jì)算機(jī)操作只是對(duì)企業(yè)檔案工作者的初級(jí)要求。重要的是要在企業(yè)信息集成系統(tǒng)中及時(shí)掌握企業(yè)的產(chǎn)品信息及開(kāi)發(fā)過(guò)程。檔案工作者也絕不能是思想守舊、圖安逸、躲清靜者；檔案工作也絕不是僅靠幾種目錄、幾間庫(kù)房就可包容的。作為企業(yè)檔案工作者應(yīng)力求一切以企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)為中心，找準(zhǔn)檔案工作為企業(yè)服務(wù)的切入點(diǎn)。做到把正確的信息，在正確的時(shí)間，以正確的方式傳遞給正確的對(duì)象，以達(dá)到高層次的檔案信息處理要求。

綜合企業(yè)檔案工作的諸多變化和電子文件的不斷產(chǎn)生，要求企業(yè)檔案工作者應(yīng)根據(jù)電子文件的特點(diǎn)和管理要求，建立一個(gè)完整的管理體系，即對(duì)電子文件的整個(gè)生命周期進(jìn)行全程管理。

在企業(yè)信息集成系統(tǒng)下，我們檔案管理人員應(yīng)把全程管理原則運(yùn)用到企業(yè)檔案工作中去，將電子文件的全程管理原則體現(xiàn)在電子文件管理體制與模式的確定中，體現(xiàn)在管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行中，體現(xiàn)在管理制度的內(nèi)容和執(zhí)行等各方面，以保證電子文件在其整個(gè)生命周期受到嚴(yán)密的控制，保證文件運(yùn)轉(zhuǎn)和業(yè)務(wù)流程的順暢、周密和高效。

篇8

1 水文行業(yè)檔案電子化的特點(diǎn)

水文行業(yè)除與建筑、電力、機(jī)械、氣象等專(zhuān)業(yè)聯(lián)系緊密外，還牽涉農(nóng)業(yè)、工業(yè)、交通、通信、生態(tài)環(huán)境等各個(gè)方面，水文檔案在種類(lèi)上也具有多樣性，包括水文基建檔案、文書(shū)檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案，等等。這類(lèi)檔案涉及各機(jī)關(guān)部門(mén)正式發(fā)文的文件及各類(lèi)科研項(xiàng)目在規(guī)劃、咨詢(xún)、勘察、設(shè)計(jì)、招標(biāo)投標(biāo)過(guò)程中形成的電子文件，如項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)估報(bào)告、試驗(yàn)報(bào)告、總體規(guī)劃、方案設(shè)計(jì)、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、招標(biāo)投標(biāo)文件、設(shè)計(jì)修改等有關(guān)文件?？尚行匝芯侩A段的文件材料主要由設(shè)計(jì)單位提供給管理單位歸檔，工程投產(chǎn)運(yùn)行管理階段的文件材料由管理單位歸檔。施工建設(shè)階段涉及的文件材料比較多，有設(shè)計(jì)文件、建設(shè)管理文件、監(jiān)理管理文件、施工管理文件、設(shè)備文件等。這些檔案包括了紙質(zhì)和電子兩種文件。其中，有些文件只有紙質(zhì)形式，如收到外單位的來(lái)文、驗(yàn)收簽證等，有些文件只有電子形式，如郵件、外界報(bào)道、各種類(lèi)型的數(shù)據(jù)庫(kù)文件、聲像、照片等，也有些文件同時(shí)以?xún)煞N形式存在，兩種檔案歸檔形成了兩種介質(zhì)的一套檔案。對(duì)于紙質(zhì)文件按照傳統(tǒng)的做法將其歸檔保存，對(duì)于各種電子檔案則根據(jù)電子文件檔案管理規(guī)范管理，為了保證有效利用，應(yīng)根據(jù)電子檔案特點(diǎn)，對(duì)電子檔案采用兩種格式歸檔的方式。

2 水文行業(yè)電子檔案的移交

在電子文件歸檔過(guò)程中，各歸檔單位要按電子文件移交目錄及有關(guān)說(shuō)明歸檔（移交），填寫(xiě)電子文件登記表，電子文件載體要求為光盤(pán)，并刻錄為一次性只讀。這是因?yàn)楣獗P(pán)既具備大容量和低成本的優(yōu)點(diǎn)，又是一種可以移動(dòng)的存儲(chǔ)介質(zhì)，并且不能被修改。存儲(chǔ)歸檔電子文件的載體中除存有歸檔的電子文件外，還應(yīng)同時(shí)存有相應(yīng)的說(shuō)明文件和電子文件目錄，說(shuō)明文件內(nèi)容包括案卷名稱(chēng)、檔號(hào)、形成時(shí)間、電子檔案份數(shù)、歸檔時(shí)間等。

3 電子檔案的利用

根據(jù)電子文件歸檔與管理規(guī)范，“把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存”。為了更好地使用，應(yīng)采用“一檔三存”的辦法管理電子檔案，即一種電子檔案三種保存辦法，既保存了原始文件的原始性，又使使用者能正常使用。由于光盤(pán)多次使用易磨損，易造成無(wú)法讀取數(shù)據(jù)。如果使用大容量移動(dòng)硬盤(pán)，不僅能減少光盤(pán)的磨損，也不用從大量的光盤(pán)中查找，而且硬盤(pán)容易組織數(shù)據(jù)，體積小，還可以節(jié)約大量的查找時(shí)間。

4 水文行業(yè)檔案電子化的長(zhǎng)處與不足

電子文件實(shí)現(xiàn)了快速檢索查詢(xún)，提供重復(fù)利用，減少檔案利用人員工作時(shí)間，提高生產(chǎn)，同時(shí)減少對(duì)紙質(zhì)檔案造成的磨損，有利于保護(hù)紙質(zhì)檔案。減輕電子檔案管理人員的勞動(dòng)量，提高檔案管理的工作效率和水平。但電子文件具有不穩(wěn)定性，①所依賴(lài)的軟硬件不穩(wěn)定性。現(xiàn)在計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)更新?lián)Q代快，尤其是軟件系統(tǒng)，幾年的時(shí)間就出現(xiàn)新的電子文件存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)變化而需要轉(zhuǎn)換的問(wèn)題。②載體的不穩(wěn)定性。從磁帶到磁盤(pán)、光盤(pán)電子檔案的載體也在發(fā)生變化，有的載體壽命短，不易長(zhǎng)久保存。③電子檔案具有可改性，經(jīng)更改后除與原文對(duì)照，否則，不能確定是否更改。④容易被損壞。如碰撞、電磁干擾等都易造成全部數(shù)據(jù)的不可用。

5 水文行業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)有待提高

檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高端技術(shù)人才，其中，檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。要加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，以提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

6 水文行業(yè)檔案電子化管理的作用

篇9

【論文摘 要】目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷普及使一些傳統(tǒng)的文件載體不斷消失，而計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化正逐漸被很多企業(yè)推廣運(yùn)用。辦公自動(dòng)化最明顯的標(biāo)志就是信息檔案的建立，這種記錄信息的手段對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)更加方便和快捷，避免了傳統(tǒng)的紙張檔案的弊端。但是有利必有弊，計(jì)算機(jī)自身也存在著一些缺陷，導(dǎo)致企業(yè)在使用信息檔案這一手段時(shí)也存在一些弊端，針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，企業(yè)在運(yùn)用此技術(shù)時(shí)一點(diǎn)要做好風(fēng)險(xiǎn)的防范措施，力求使風(fēng)險(xiǎn)降到最低?；诖?，本文主要對(duì)電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制方法進(jìn)行了探討。

目前，人們生活中一個(gè)非常重要的，必須的工具的就是電子計(jì)算機(jī)，其具有多種多樣的功能，這為企業(yè)的辦公帶來(lái)了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時(shí)代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對(duì)企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來(lái)看，電子信息檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險(xiǎn)性，如果沒(méi)有積極制定防范風(fēng)險(xiǎn)的措施，那么很容易導(dǎo)致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，所以，企業(yè)在使用信息檔案時(shí)一定要注意信息的安全性，積極主動(dòng)的制定一些避免風(fēng)險(xiǎn)的措施，以使信息資源更加安全。

一、避免風(fēng)險(xiǎn)的措施

提前預(yù)防，在風(fēng)險(xiǎn)還沒(méi)有出現(xiàn)的時(shí)候就進(jìn)行遏制是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)最有效的方式，也是最經(jīng)濟(jì)的方式，對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來(lái)實(shí)施控制管理，來(lái)保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：

1．積極引進(jìn)最新技術(shù)。計(jì)算機(jī)在工作過(guò)程中要同時(shí)結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù)，新技術(shù)對(duì)可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個(gè)很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運(yùn)用的方式，在對(duì)電子信息檔案實(shí)施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計(jì)算機(jī)技術(shù)人員來(lái)實(shí)施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。

2．制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動(dòng)制定一些有針對(duì)性的制度來(lái)進(jìn)行預(yù)防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進(jìn)行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無(wú)關(guān)的人員沒(méi)有權(quán)利操作系統(tǒng)等。

3．及時(shí)消除風(fēng)險(xiǎn)。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時(shí)消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)是非常重要的，在計(jì)算機(jī)維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時(shí)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，主動(dòng)采取應(yīng)對(duì)措施。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的的復(fù)雜性，使得控制風(fēng)險(xiǎn)工作也極其的不容易，不過(guò)，只要及時(shí)且做到全面看待問(wèn)題，那么就可以把問(wèn)題解決掉。比如，對(duì)于那種對(duì)計(jì)算機(jī)激進(jìn)主義異常敏感的機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，為了應(yīng)對(duì)潛在的危險(xiǎn)，那么采取一定的措施是非常必要的。

4．及時(shí)進(jìn)行預(yù)防和保護(hù)。為了消除危險(xiǎn)電子信息檔案的因素，其中一個(gè)很重要的措施就是安全防護(hù)，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。

二、緩解風(fēng)險(xiǎn)的措施

電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險(xiǎn)降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險(xiǎn)掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風(fēng)險(xiǎn)得到緩解？目前，許多企業(yè)開(kāi)始利用風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的策略進(jìn)行緩解，電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)緩解就是通過(guò)制定實(shí)施應(yīng)變計(jì)劃、災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來(lái)減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價(jià)值本身或風(fēng)險(xiǎn)的后果或影響。常見(jiàn)的風(fēng)險(xiǎn)緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案；后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強(qiáng)調(diào)的是，在進(jìn)行電子信息檔案的管理時(shí)如果發(fā)生危險(xiǎn)，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動(dòng)的進(jìn)行及時(shí)的處理，這才是最為關(guān)鍵的。

三、分散風(fēng)險(xiǎn)的措施

在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實(shí)質(zhì)上是一種風(fēng)險(xiǎn)的分散，即把風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來(lái)把已經(jīng)存在的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，一般而言，能夠從多個(gè)角度對(duì)風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的方法實(shí)施修正，如：修改配置模式、購(gòu)買(mǎi)保險(xiǎn)、外包給其他機(jī)構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過(guò)這樣的處理之后，我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)化，再對(duì)原先實(shí)施的電子信息檔案管理策略?xún)?yōu)化改進(jìn)，創(chuàng)造更加先進(jìn)的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強(qiáng)調(diào)的是，外包同樣隱含著風(fēng)險(xiǎn)，如果外包人員不符合合同的標(biāo)準(zhǔn)，那么后果會(huì)很?chē)?yán)重。所以為了預(yù)防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。

四、評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的措施

當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)來(lái)臨后，企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進(jìn)行處理，為了把風(fēng)險(xiǎn)造成的影響控制在最小的范圍內(nèi)，還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的目的是為了能夠使預(yù)防計(jì)劃更加科學(xué)合理，在對(duì)電子信息檔案實(shí)施全面分析的基礎(chǔ)上，探究引起風(fēng)險(xiǎn)的因素以及其帶來(lái)的后果。需要實(shí)施分析評(píng)估的基本內(nèi)容是：發(fā)生危險(xiǎn)的概率，危險(xiǎn)帶來(lái)的后果有多大，危險(xiǎn)的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業(yè)管理者要樹(shù)立風(fēng)險(xiǎn)觀(guān)念，積極主動(dòng)的制定一套體系完善的針對(duì)多種風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防計(jì)劃。需要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，如果機(jī)構(gòu)中每個(gè)已被識(shí)別的弱點(diǎn)通過(guò)承認(rèn)得以控制，這說(shuō)明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)的最大弊端在于，許多經(jīng)營(yíng)管理者錯(cuò)誤地認(rèn)為電子信息檔案無(wú)危險(xiǎn)性，在使用檔案資料時(shí)未采取針對(duì)性的安全管理方案，這對(duì)于電子信息檔案帶來(lái)了諸多不便。而對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，其在管理期間要控制好各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，這對(duì)于檔案管理是極為重點(diǎn)的。在進(jìn)行評(píng)估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺(jué)，對(duì)于潛在的風(fēng)險(xiǎn)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對(duì)于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)要積極采取措施，力求使風(fēng)險(xiǎn)造成的損失最小。

簡(jiǎn)而言之，管理者或管理部門(mén)在對(duì)電子信息檔案管理時(shí)，一定要有這樣的意識(shí)，即電子文件的風(fēng)險(xiǎn)不是主觀(guān)的，而是客觀(guān)存在的，這種風(fēng)險(xiǎn)不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來(lái)很大的危險(xiǎn)，所以一定要有對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的警覺(jué)度，把預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)看做所有工作的重中之重，積極制定風(fēng)險(xiǎn)防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對(duì)于有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)和降低損失有重要的意義。

參 考 文 獻(xiàn)

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[3]鄒生．開(kāi)放網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息安全問(wèn)題[j]．信息安全與通信保密．2004（4）：28～29

篇10

關(guān)鍵詞:電子文件 立法 修改 檔案法

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和電子文件的與日俱增，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理辦法和標(biāo)難已經(jīng)不能適應(yīng)電子文件和電子檔案的管理要求。因此世界各國(guó)在檔案立法方面都開(kāi)始著重對(duì)電子文件和電子檔案法規(guī)的完善。我國(guó)電子文件的立法嚴(yán)重落后于電子文件發(fā)展的客觀(guān)要求，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)這方面的立法工作。在現(xiàn)行《檔案法》中增加電子文件的內(nèi)容，是《檔案法》修改的重點(diǎn)內(nèi)容之一。

一、電子文件的法律效力

電子檔案能否具有法律效力，關(guān)鍵在于它能否為事實(shí)提供法律證據(jù)，這是電子檔案能否具有法律效力的基礎(chǔ)。按照我國(guó)現(xiàn)行法律的規(guī)定，證據(jù)是指能夠證明某一特定事實(shí)的真實(shí)存在的一切事實(shí)，它具有客觀(guān)性(也稱(chēng)真實(shí)性)、相關(guān)性、合法性三個(gè)基本特征。顯然，電子檔案在理論上具備法律證據(jù)的三個(gè)基本特征:電子檔案作為辦公自動(dòng)化的產(chǎn)物，是電子計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于現(xiàn)代辦公業(yè)務(wù)處理、日常事務(wù)處理與社會(huì)活動(dòng)的直接結(jié)果，是人類(lèi)現(xiàn)代生活的客觀(guān)真實(shí)反映;電子檔案作為人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)的新型歷史記錄，必須與社會(huì)各項(xiàng)事務(wù)息息相關(guān)，是社會(huì)各項(xiàng)工作的直接記載;在證據(jù)的取證程序合法的基礎(chǔ)上，電子檔案作為證據(jù)符合我國(guó)《行政訴訟法》所規(guī)定的七種類(lèi)型證據(jù)中的“視聽(tīng)資料”類(lèi)證據(jù)。《人民檢察院刑事訴訟規(guī)則》第一百九十二條規(guī)定:“扣押犯罪嫌疑人的郵件、電報(bào)或者電子郵件，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檢察長(zhǎng)批準(zhǔn)，通知郵電機(jī)關(guān)或者網(wǎng)絡(luò)服務(wù)機(jī)構(gòu)將有關(guān)的郵件、電報(bào)或者電子郵件檢交扣押”;《中華人民共和國(guó)合同法》第十一條規(guī)定:“書(shū)面形式是指合同書(shū)、信件和數(shù)據(jù)電文(包括電報(bào)、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件)等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式”;《電子簽名法》第三條規(guī)定:“民事活動(dòng)中的合同或者其他文件、單證等文書(shū)，當(dāng)事人可以約定使用或者不使用電子簽名、數(shù)據(jù)電文。當(dāng)事人約定使用電子簽名、數(shù)據(jù)電文的文書(shū)，不得僅因?yàn)槠洳捎秒娮雍灻?、?shù)據(jù)電文的形式而否定其法律效力”;第七條還規(guī)定:“數(shù)據(jù)電文不得因?yàn)槠涫且噪娮?、光學(xué)、磁或者類(lèi)似手段生成、發(fā)送、接收或者儲(chǔ)存的而被拒絕作為證據(jù)使用”。可見(jiàn)，在以上法律條文中電子文件僅僅可以作為證據(jù)使用，使用的范圍僅僅在民事活動(dòng)中，其法律證據(jù)性范圍還是比較狹窄和片面的?！稒n案法》中對(duì)電子文件法律證據(jù)性的條款有必要單獨(dú)列項(xiàng):電子文件與紙質(zhì)文件具有等同的法律效力。

三、對(duì)《檔案法》中增加電子文件立法的幾點(diǎn)思考

(一)加快電子立法相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制訂和實(shí)施

自1998年以來(lái)，我國(guó)完成了《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和《電子文件歸檔與電子檔案管理方法》的試行標(biāo)準(zhǔn)，及《電子公文歸檔管理暫行辦法》，這些標(biāo)準(zhǔn)的出臺(tái)對(duì)檔案界管理電子文件是個(gè)極大的促進(jìn)，但不是說(shuō)這些制度都是完善的，《電子簽名法》是電子文件立法的基礎(chǔ)，但該法對(duì)電子交易、電子簽章、數(shù)據(jù)與隱私權(quán)保護(hù)、消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)等涉及交易安全環(huán)節(jié)的有效性、安全性和相關(guān)方權(quán)益保護(hù)的問(wèn)題方面，卻基本沒(méi)有涉及或涉及很少，應(yīng)增加有關(guān)保護(hù)消費(fèi)者權(quán)益特別是用戶(hù)隱私與商業(yè)秘密的相關(guān)規(guī)定，將其作為電子認(rèn)證服務(wù)商的法定義務(wù)。因各種原因，不能排除電子認(rèn)證服務(wù)商有可能泄露甚至出賣(mài)電子簽名人的信息。因此，消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)的內(nèi)容在該法中應(yīng)得到增補(bǔ)。所以，完善電子文件相關(guān)法律法規(guī)也是完善現(xiàn)行《檔案法》的重要手段之一。

(二)明確規(guī)定檔案的開(kāi)放期限

國(guó)家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿(mǎn)三十年向社會(huì)開(kāi)放。二十年以來(lái)，我國(guó)檔案的管理、開(kāi)放一直遵守并履行這個(gè)規(guī)定。電子文件的出現(xiàn)加快了信息的傳遞，特別是經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類(lèi)信息的更新速度加快，使得人們對(duì)這方面信息的需求也不斷增多。隨著《政府信息公開(kāi)條例》的頒布，政府公開(kāi)的信息會(huì)越來(lái)越多，這部分的文件多以現(xiàn)行文件的形式存在和公布。所以，建議現(xiàn)行《檔案法》第十九條修改為:國(guó)家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿(mǎn)三十年向社會(huì)開(kāi)放。經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類(lèi)檔案向社會(huì)開(kāi)放的期限，開(kāi)放期限為十年，涉及國(guó)家安全或者重大利益以及其他到期不宜開(kāi)放的檔案向社會(huì)開(kāi)放的期限，可以多于三十年，具體期限由國(guó)家檔案行政管理部門(mén)制訂，報(bào)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)施行。并增加一款作為第二款:政府已經(jīng)公開(kāi)的信息一經(jīng)歸檔，劃歸于開(kāi)放檔案，以方便公民隨時(shí)查閱。建議第三款為:國(guó)家檔案館、公共檔案館和機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)當(dāng)定期公布開(kāi)放檔案的目錄，中華人民共和國(guó)公民和組織，持有本人身份證、工作證、學(xué)生證等有效證件即可利用已經(jīng)開(kāi)放的檔案，可以進(jìn)行檢索、復(fù)制、郵寄。對(duì)公民要求公開(kāi)的信息要做出及時(shí)響應(yīng);對(duì)公眾提出的公開(kāi)申請(qǐng)，國(guó)家檔案館、公共檔案館應(yīng)在十五個(gè)工作日內(nèi)做出可以公開(kāi)或不予公開(kāi)的決定;對(duì)一些特殊需求，如果須花費(fèi)較多的搜尋時(shí)間應(yīng)及時(shí)向利用者說(shuō)明，但延長(zhǎng)答復(fù)的時(shí)間不能超過(guò)三十個(gè)工作日。

(三)明確規(guī)定電子文件認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)的設(shè)立、權(quán)利和義務(wù)

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，行為主體的身份往往難以確定，單單具有技術(shù)手段還不能保證其法律效力。電子文件在作為檔案進(jìn)館保管時(shí)，也需要對(duì)電子文件的原始性進(jìn)行認(rèn)定，那么認(rèn)定的標(biāo)準(zhǔn)是什么，由誰(shuí)認(rèn)定呢?這些問(wèn)題在《檔案法》中應(yīng)該得到解決?！峨娮雍灻ā分袑?duì)電子認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)的設(shè)立、權(quán)利和義務(wù)作了明確規(guī)定。如規(guī)定電子認(rèn)證服務(wù)條件，規(guī)定政府對(duì)認(rèn)證機(jī)構(gòu)實(shí)行資質(zhì)管理。建議《檔案法》明確電子文件認(rèn)證機(jī)構(gòu)的職責(zé)和權(quán)利。條款內(nèi)容建議擬為:為保證電子文件的真實(shí)性、完整性、可靠性，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須統(tǒng)一歸檔，并由符合國(guó)家規(guī)定的電子認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)認(rèn)定。

參考文獻(xiàn)

1.張暢，肖文建.關(guān)于《電子簽名法》的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí).山西檔案， 2005(2).