導(dǎo)語：如何才能寫好一篇項目檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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一、現(xiàn)狀及問題

近幾年建甌林業(yè)技術(shù)推廣中心先后承擔(dān)了大量的林業(yè)科技研究和推廣項目?？偟膩碚f在項目推廣和研究方面取得了很大成績，項目運行正常、科技項目檔案相對正常，科技項目示范作用彰顯。但有些還存在項目檔案建設(shè)滯后的問題。歸納起來主要存在以下問題：

（一）重業(yè)務(wù)輕檔案，檔案意識薄弱。

有些林業(yè)科技人員對不夠重視檔案工作，林業(yè)科技部門多少都存在著重業(yè)務(wù)輕檔案記錄的現(xiàn)象，沒有把林業(yè)科技檔案工作看作是林業(yè)項目建設(shè)中不可缺少的基礎(chǔ)性工作，沒有把收集林業(yè)科技檔案作為自己的重要職責(zé)，而看作可有可無，說起來重要，忙起來不要。沒有意識到林業(yè)科技檔案是項目驗收的重要組成部分，是項目管理的重要內(nèi)容，是項目驗收、項目監(jiān)測、效益評價的重要依據(jù)，常常是到了要檢查驗收時臨時報佛腳，加班加點東拼西湊閉門造車，使檔案的真實性準(zhǔn)確性完整性大打折扣。

（二）保障不足。

有的無人分管或只分工不真管，沒有領(lǐng)導(dǎo)保障；有的不給足夠的設(shè)備經(jīng)費、業(yè)務(wù)經(jīng)費，沒有經(jīng)費保障；有的不按規(guī)定設(shè)機構(gòu)、給編制、定職能、配人員，沒有行政保障等等。林業(yè)科技項目檔案管理員大多是兼職的、沒有專職管理員、單位沒有給予培訓(xùn)學(xué)習(xí)的經(jīng)費和機會，檔案員沒有更新知識的機會，直接影響到科技檔案的收集、歸檔從而影響到林業(yè)科技項目檔案的形成的質(zhì)量。

（三）檔案收管用不到位。

檔案的收集模式、管理手段、服務(wù)機制還是老一套，沒有適應(yīng)新情況新變化而加以創(chuàng)新，因而還不到位，不能有效地把檔案收全、管好、用活，有些科技人員覺得自己做的項目就是自己的不愿意將檔案材料交給檔案人員，給檔案人員收集材料造成難度，從而使檔案材料不齊全（四）人員素質(zhì)不高。主要是現(xiàn)在檔案內(nèi)容大大豐富了，載體形態(tài)和管理、利用手段大大改變了，檔案工作覆蓋的領(lǐng)域和檔案工作發(fā)揮作用的領(lǐng)域大大延伸了，但檔案人員的思想觀念、知識結(jié)構(gòu)、技術(shù)手段、管理辦法都沒有相應(yīng)的改變，人員素質(zhì)沒有得到相應(yīng)的提高，因而影響檔案工作的有效開展和有效服務(wù)。

二、探討與建議

（一）廣泛宣傳檔案法，提高檔案意識。

認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》、林業(yè)部頒發(fā)《林業(yè)科技學(xué)術(shù)檔案管理辦法(試行)》《福建省中央財政林業(yè)科技推廣示范資金項目檔案管理辦法（試行）》等相關(guān)的法律法規(guī)，加大宣傳力度，檔案員要不斷地給林業(yè)科技人員指導(dǎo)林業(yè)科技項目檔案的收集等工作，經(jīng)常上些培訓(xùn)班，進(jìn)行林業(yè)科技項目檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，增強林業(yè)科技人員對項目檔案的重要性的認(rèn)識。

（二）完善歸檔制度。

完善歸檔制度，做到應(yīng)歸盡歸，應(yīng)收盡收。建立健全文件材料歸檔制度，及時制定或修訂本單位各類文件材料的歸檔范圍和保管期限表，報同級檔案行政管理部門審核后實施。凡是應(yīng)歸檔的文件材料，要向本單位檔案室移交，任何部門和個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔，檔案員要根據(jù)這一條，理直氣壯地向任何部門和個人收集應(yīng)歸檔的各類文件材料。

（三）責(zé)任落實到人、穩(wěn)定管理隊伍。

要加強檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，配備有一定專業(yè)知識的檔案管理人員，保持檔案管理人員的相對穩(wěn)定，現(xiàn)在檔案內(nèi)容大大豐富了，載體形態(tài)和管理、利用手段大大改變了，要配備些經(jīng)費給檔案管理員加強繼續(xù)教育，更新知識，適應(yīng)新時期的要求。明確責(zé)任，責(zé)任到人，將林業(yè)科技項目檔案管理工作納入崗位責(zé)任制進(jìn)行年終考核。

（四）建設(shè)與建檔同步，確保檔案完整。

要將林業(yè)科技項目檔案的收集工作貫穿于項目的整個實施過程，落實到各個步驟各個環(huán)節(jié)、同步實施、同步收集，以確保檔案材料的準(zhǔn)確性、完整性和真實性。

（五）健全檔案內(nèi)容、提高案卷質(zhì)量。

歸檔的文件資料，包括審批文件、申報書、委托書、實施方案、協(xié)議書、項目合同；調(diào)查、分析、測試、觀測和各種載體的重要原始記錄和數(shù)據(jù)；論文清單、推廣使用證明材料、驗收證書、專利證書、獎勵、經(jīng)費收支結(jié)算等。項目檔案必須是原件和定稿，其載體與記錄材料具有耐久性，字跡工整、圖樣清晰，簽署手續(xù)完備，不得用鉛筆、圓珠筆書寫或復(fù)寫紙復(fù)寫。組卷遵循科技文件材料的形成規(guī)律進(jìn)行組卷，保持案卷內(nèi)科技文件材料之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用，排列順序按課題準(zhǔn)備立項階段、研究實驗階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報獎勵和推廣應(yīng)用等階段排列。

（六）加強檔案利用工作。

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【關(guān)鍵詞】科研項目；檔案管理；紙質(zhì)檔案；電子檔案；整合利用

改革開放以來，隨著中國的迅速發(fā)展，科研項目中的檔案整理工作也越來越多?？蒲许椖?，即開展科學(xué)技術(shù)研究的一系列獨特的、復(fù)雜的并相互關(guān)聯(lián)的活動，這些活動有著一個明確的目標(biāo)或目的，必須在特定的時間、預(yù)算、資源限定內(nèi)，依據(jù)規(guī)范完成。在現(xiàn)實生活中，紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能完全滿足時代的需求，電子檔案在科研項目檔案管理中已經(jīng)占據(jù)重要地位，電子檔案具有簡便、省時、易攜帶等特點，已經(jīng)逐漸取代紙質(zhì)檔案而存在。但是，任何事物都有兩面性，我們要客觀地對待每一件事以及每一個事物，客觀面對紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)缺點，并適當(dāng)對其加以利用。

一、電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點

（一）電子檔案的優(yōu)缺點。隨著當(dāng)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，許多行業(yè)隨之進(jìn)入了全新的時代。當(dāng)代的各行各業(yè)以及生活中處處離不開科學(xué)技術(shù)的滲入。檔案管理工作也有了全新的發(fā)展。在信息發(fā)展迅猛的今天，無論是在人們的日常生活中、事業(yè)中，還是在社會交流與國際聯(lián)系中，互聯(lián)網(wǎng)都發(fā)揮著巨大的作用。在科研項目管理中，電子檔案緊緊依賴于計算機而存在，因此電子檔案的優(yōu)勢顯而易見，且其記憶速度和運算速度高達(dá)數(shù)億次每秒。能夠大大縮短查閱資料上浪費的時間，優(yōu)化了資源檢索過程。電子檔案具有存儲時間長、存儲容量大、儲存困難等特點。在科研項目中，電子檔案可對檔案資料進(jìn)行長時間的儲存，科研檔案在科研管理活動中具有重大意義，它不僅能夠有效地記錄過去的科研成果以及過程，而且對于今后的科研計劃、科研政策的制定具有重要的參考價值。因此，電子檔案長時間的儲存功能顯得格外重要且必不可少。此外，電子檔案還能利用計算機的特殊功能對科研項目中的文字、圖形、表格等各種形式的載體進(jìn)行原件保存。但是，電子檔案儲存難度大，因其對計算機的依賴性強，一旦計算機受到病毒等的侵害，就會造成不可恢復(fù)性的損失，這不僅會對科研項目中的檔案管理工作造成危害，還會間接影響到科研項目的成果?？偠灾?，電子檔案的便利性，給人類的生活帶來了巨大的收益，電子檔案的存儲地址一般在電腦上，不占空間，甚至僅需要一張光盤就可以儲存所需信息，存儲量大且運算和記憶速度已經(jīng)達(dá)到數(shù)億次每秒，與人共享方便，可通過筆記本U盤等隨身攜帶，可節(jié)約大量時間，最大程度地發(fā)揮其共享他人資源的優(yōu)勢。除此之外，電子檔案可以長時間保存相關(guān)信息，不會隨時間的延長造成資源的磨損或毀壞，人們可以快速查閱期望得到的信息。在這個信息全球化的社會，只有充分發(fā)揮高科技的作用，才能高效地與世界接軌，獲得全球最新信息，完成信息全球化交流，促進(jìn)自身產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。電子檔案管理利弊并存，均不可忽視，電子檔案需要注意的事項主要表現(xiàn)在構(gòu)建、儲存、保護(hù)、防丟失等方面。其一，在電子檔案構(gòu)建的同時，相關(guān)工作人員要建立妥善的資料格式，以達(dá)到資料的完整與完備性。其二，電子檔案的儲存是關(guān)鍵步驟，相關(guān)工作人員要牢記資料的儲存路徑及位置，不可因自身原因造成丟失等嚴(yán)重后果。電子檔案的最大缺點即存儲信息的安全性受到嚴(yán)重威脅，當(dāng)今社會科技發(fā)展迅速，電腦黑客的手段也是越來越高明，許多機密性文件可能因為黑客的侵入而造成嚴(yán)重的更改或是毀滅。因此。想要保證電子檔案的安全以及不被侵入，就要嚴(yán)格做好防盜措施，設(shè)立嚴(yán)密的防盜網(wǎng)絡(luò)，保護(hù)電子檔案完整不被侵害。

（二）紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點。科研項目中的檔案管理仍然離不開紙質(zhì)檔案的幫助，科研準(zhǔn)備階段中科研課題申請書、審批文件、任務(wù)書、項目計劃書、委托書、開題報告、調(diào)研報告、方案論證和協(xié)議等材料都離不開紙質(zhì)檔案的使用。大量的紙質(zhì)檔案在人工查閱時可以加入電子檔案元素，利用電子檔案的便利性對紙質(zhì)檔案進(jìn)行編碼和記錄，通過檢索號就可快速獲得科研項目檔案管理中的紙質(zhì)檔案。除此之外，在書寫上，紙質(zhì)檔案能夠直觀、簡明地表現(xiàn)出其簡單性，以及在閱讀方面的便利性。與電子檔案相比，紙質(zhì)檔案保存安全，不易丟失，可蓋印章、按手印、簽字，具備一定的法律效力，而沒有當(dāng)事人的電子檔案不具備法律效力。但其缺點也不可避免，紙質(zhì)檔案占據(jù)空間，查閱不便，整理麻煩，而且容易磨損和損壞。因此，對于紙質(zhì)檔案的廣泛使用，需要對其紙質(zhì)進(jìn)行篩選，并且妥善保存、管理。

二、電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合與利用

（一）兩者相融相合的必要性。電子檔案的發(fā)展促進(jìn)了紙質(zhì)檔案的進(jìn)一步發(fā)展，同時，由于電子檔案的產(chǎn)生也進(jìn)一步代替紙質(zhì)檔案而存在，電子檔案不僅可以減少人力物力的消耗，還可以減少金錢的浪費，不僅能夠簡化紙質(zhì)檔案管理，還能夠高效地實現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化，使得科研項目的完成更加高效。在電子檔案和紙質(zhì)檔案的相互轉(zhuǎn)化關(guān)系中，相關(guān)工作人員要充分發(fā)揮電子檔案和紙質(zhì)檔案各自的優(yōu)勢，對于紙質(zhì)檔案應(yīng)加以妥善保存，同時建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的聯(lián)系，使得只要輸入有效關(guān)鍵字就可以準(zhǔn)確無誤地對紙質(zhì)檔案進(jìn)行搜索。就科研項目的長遠(yuǎn)發(fā)展來看，電子檔案永遠(yuǎn)無法完全取代紙質(zhì)檔案的位置。因此，在科研項目檔案管理工作中，電子檔案與紙質(zhì)檔案必將共同發(fā)展，只有將電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行合理的整合利用，并建立雙向聯(lián)系，電子檔案為紙質(zhì)檔案梳理位置及信息，紙質(zhì)檔案為電子檔案提供有效庫存和檔案內(nèi)容。兩者相輔相成，共同發(fā)展，不僅可以發(fā)揮各自的最大優(yōu)勢，還能有效地提高工作效率，進(jìn)一步加強和改進(jìn)科研項目檔案管理工作，更好地為科研單位的持續(xù)健康發(fā)展服務(wù)。

（二）電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合利用?？蒲许椖坎牧蠙n案是探索科研規(guī)律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準(zhǔn)備階段中科研課題申請書、審批文件、任務(wù)書、項目計劃書、委托書、開題報告、調(diào)研報告、方案論證和協(xié)議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進(jìn)展報告、計算材料、專利申請的有關(guān)文件材料；總結(jié)鑒定驗收階段中的工作總結(jié)、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。只有綜合利用電子與紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點才能有效完成科研項目的檔案管理工作。電子檔案、紙質(zhì)檔案兩者的優(yōu)缺點特征明顯，因此在科研項目檔案管理工作中應(yīng)盡量結(jié)合兩者優(yōu)缺點整合利用過程，相關(guān)人員要盡最大努力對檔案的優(yōu)點加以最大程度地利用，而對于其缺點，要盡量避免，實現(xiàn)兩方面優(yōu)勢互補，為科研項目檔案管理工作提供有利保障條件。兩者之間要揚長避短，共同作用才能發(fā)揮更大的優(yōu)勢。例如電子檔案在檔案管理工作中不僅具有高效性，還具有科學(xué)性，其在科技方面的優(yōu)勢不容忽視，因此要加以重視，而紙質(zhì)檔案在簽約、簽字、印章等方面具有相當(dāng)?shù)姆尚ЯΓ朔矫娌豢商娲膬?yōu)勢要加以保留。將兩者的優(yōu)勢結(jié)合起來，必然能夠使檔案管理工作的效率進(jìn)一步得到優(yōu)化。

三、結(jié)束語

在高速發(fā)展的信息時代，電子檔案管理已經(jīng)是檔案管理工作的發(fā)展趨勢，但每一項文化遺產(chǎn)必然有它不可取代的優(yōu)勢，因此電子檔案和紙質(zhì)檔案都是檔案管理的重要組成部分，兩者的整合利用與共同發(fā)展構(gòu)成了完整的檔案管理系統(tǒng)，檔案管理人員只有結(jié)合科研單位實際，積極探索檔案管理的新模式，有效地整合各類電子檔案和紙質(zhì)檔案，促進(jìn)檔案管理工作進(jìn)一步科學(xué)化、規(guī)范化，才能全面提升科研項目檔案管理工作水平。

【參考文獻(xiàn)】

[1]李捷，陳鳳蘭，李秋風(fēng)等.高校學(xué)報檔案管理"雙套制"芻議[J].城市建設(shè)與商業(yè)網(wǎng)點，2009(29)：12-13.

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【關(guān)鍵詞】煤礦；項目建設(shè)；前期；檔案管理

淮北礦業(yè)集團(tuán)有限責(zé)任公司坐落在安徽省淮北市，踞蘇魯豫皖四省接連之要沖，臥黃淮海之腹地，北接齊魯，南連江淮，橫跨淮北、宿州、亳州三市，是以煤炭和煤化工產(chǎn)品生產(chǎn)為主，多種經(jīng)營、綜合發(fā)展的特大型企業(yè)集團(tuán)。近年來，隨著淮北礦業(yè)集團(tuán)“大投入、大開發(fā)、大建設(shè)”步伐的不斷推進(jìn)，項目建設(shè)得到日臻健全和完善，項目檔案得到足夠重視，各項目建設(shè)單位也積累了不少工程檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗，但對于項目前期檔案管理還存在一定的問題，沒有得到應(yīng)有的重視。

項目前期檔案也叫工程準(zhǔn)備階段文件，是指工程開工以前在立項、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計以及工程準(zhǔn)備過程中形成的文件材料。前期檔案是工程項目檔案的重要組成部分，是工程建設(shè)的憑證性和基礎(chǔ)性文件材料，是一個主體單位永久保存的法律原始性憑證。只有規(guī)范項目前期檔案管理，明確歸檔范圍，保證前期檔案的齊全、完整，才能為主體工程檔案管理打下良好的基礎(chǔ)，才能保證企業(yè)資產(chǎn)的完整。筆者在淮北礦業(yè)集團(tuán)公司長期從事檔案管理工作，現(xiàn)結(jié)合實際，談?wù)勴椖壳捌跈n案管理存在的問題以及對策。

1 項目前期檔案管理存在的問題

1.1 收集滯后

項目前期建設(shè)具有周期長、階段多、涉及部門廣等特點，使項目前期檔案具有多樣性、復(fù)雜性、成套性等特點，由于經(jīng)濟利益或趕工期等原因，各部門只重視工程本身，輕視工程檔案，項目前期檔案的收集、整理與歸檔工作與項目建設(shè)不能協(xié)調(diào)開展，造成了項目前期檔案工作滯后，反而影響了工程各方面對前期項目檔案資料的利用工作，工程項目管理和技術(shù)文件資料處在分散、損壞、丟失等情況下，嚴(yán)重制約了單位經(jīng)濟和檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

1.2 檔案管理意識不強

對項目前期檔案管理重要性的認(rèn)識，是做好項目前期檔案工作的前提和保證。目前，各項目單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員對項目前期檔案重要性的思想認(rèn)識不夠，對項目前期檔案工作的學(xué)習(xí)宣傳力度不強，且項目前期建設(shè)隊伍流動性大，人員不穩(wěn)定，各部門缺乏相互溝通交流，缺少專職檔案人員，檔案管理職責(zé)沒有落實到具體人員，使檔案管理工作嚴(yán)重脫節(jié)，檔案資料流向不清。

筆者所在集團(tuán)公司一家下屬機構(gòu)，在項目建設(shè)中期才配備檔案人員，且這名工作人員還同時身兼秘書、文書、業(yè)務(wù)招待員，根本沒有時間和精力投入到檔案工作中去，項目前期文件分散、流失嚴(yán)重，項目驗收前多次到集團(tuán)公司檔案館及其它業(yè)務(wù)處室查閱、收集文件資料，經(jīng)過多部門合力協(xié)作，項目檔案方才順利通過驗收考核。

由于項目建設(shè)與檔案管理工作的專業(yè)性都很強，工程人員和檔案管理人員互相不了解專業(yè)和技術(shù)知識、工作程序，缺乏對檔案管理的實踐能力，也是導(dǎo)致項目前期檔案收集、整理和歸檔不及時、規(guī)范的主要原因。

1.3 檔案管理體制不完善

由于項目建設(shè)初期機構(gòu)和人員配置不健全。許多單位沒有設(shè)立檔案管理機構(gòu)及專職檔案人員，沒有專門的檔案工作場所，檔案質(zhì)量、安全得不到保障。檔案管理設(shè)施設(shè)備不能滿足檔案管理工作的需要，如沒有專門的庫房，檔案保管達(dá)不到“八防”要求，檔案管理極不完善，檔案管理現(xiàn)代化程度不能適應(yīng)項目建設(shè)和工程建設(shè)快速發(fā)展的需要，影響了檔案管理的工作效率和經(jīng)濟效益。

2 正確認(rèn)識項目前期檔案工作的重要性

根據(jù)國家檔案局、國家發(fā)展和改革委員會聯(lián)合下發(fā)的《關(guān)于印發(fā)〈重大建設(shè)項目檔案驗收辦法〉的通知》（檔發(fā)[2006]2號）文件規(guī)定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經(jīng)項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的項目，不得進(jìn)行或通過整個項目的竣工驗收。同時還規(guī)定，檢查項目檔案，采用質(zhì)詢、現(xiàn)場查驗、抽查案卷的方式。抽查檔案的數(shù)量應(yīng)不少于100卷，抽點為項目前期管理性文件、隱蔽工程文件、竣工文件、質(zhì)檢文件、重要合同、協(xié)議等。項目檔案驗收不合格的項目，由項目檔案驗收組提出整改意見，要求項目建設(shè)單位（法人）于項目竣工驗收前對存在的問題限期整改，并進(jìn)行復(fù)查。復(fù)查后仍不合格的，不得進(jìn)行竣工驗收，并由項目檔案驗收組提請有關(guān)部門對項目建設(shè)單位（法人）通報批評。造成檔案損失的，應(yīng)依法追究有關(guān)單位及人員的責(zé)任。

由此可以看出，項目檔案驗收對整個工程項目的竣工驗收具有一票否決權(quán)，充分體現(xiàn)了項目檔案在項目竣工驗收中的重要性。此外，項目檔案對項目日后的管理、使用、維護(hù)、改建、擴建、技改有著十分重要的作用，項目檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會直接影響項目發(fā)揮最大效益。

3 如何做好項目前期檔案管理工作

3.1 各級領(lǐng)導(dǎo)要高度重視工程項目前期檔案工作

工程建設(shè)是百年大計，項目前期檔案同樣是百年大計，有了工程沒有檔案將后患無窮。工程項目從立項開始，主管領(lǐng)導(dǎo)就要指定專人負(fù)責(zé)文件、圖紙、計算數(shù)據(jù)、聲像記錄等資料的收集、管理工作，制定明確的崗位責(zé)任，進(jìn)行考核并與獎懲掛鉤。

3.2 加強對項目前期檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)體系，明確每人的工作職責(zé)，加強考核，建立健全項目檔案工作各項規(guī)章制度，建立切合實際的項目檔案工作管理體制和工作程序。

3.3 定期召開檔案工作會議

項目建設(shè)單位對檔案工作實行統(tǒng)一管理，對本單位各部門和設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位進(jìn)行有效的監(jiān)督、指導(dǎo)，確保項目檔案工作與項目建設(shè)同步進(jìn)行。定期召集有關(guān)參建單位及檔案管理人員參加項目檔案工作會議，匯報項目檔案工作進(jìn)度，安排部署下一步工作。

3.4 加強檔案管理制度建設(shè)

俗話說“沒有規(guī)矩，難成方圓”。工程項目建設(shè)由于規(guī)模大、工期長、形成材料多，特別是由于其所涉及的單位和環(huán)節(jié)眾多，所以要想在檔案管理中做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，僅靠檔案管理部門或少數(shù)幾個人的力量是根本辦不到的。因此，加強和完善有關(guān)的制度建設(shè)，就成為做好檔案管理工作的根本保障。

3.5 納入合同管理

堅持將項目檔案工作納入合同管理，嚴(yán)格各單位歸檔責(zé)任，項目建設(shè)單位在與各參建單位簽訂設(shè)計、監(jiān)理、施工等合同或協(xié)議中，一律明確檔案工作內(nèi)容，提出項目檔案收集、整理、歸檔的具體要求，理順歸檔渠道和管理職責(zé)，從源頭上保證項目前期檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

3.6 建立責(zé)任處罰制度

實行檔案管理風(fēng)險抵押，把責(zé)任分解到監(jiān)理、建設(shè)等各個層面，形成“責(zé)任追查處罰鏈”，推動各項工作的落實。各參建方在簽訂合同后即交付給建設(shè)方一定數(shù)額的檔案滯納金，如各方不按合同及時履行檔案移交、歸檔制度，建設(shè)方有權(quán)扣除其檔案滯納金，從而保障檔案工作規(guī)范有序開展。

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關(guān)鍵詞：項目 檔案 管理

河南煤化集團(tuán)新疆公司自2008年進(jìn)疆以來，發(fā)展迅速，在伊犁、準(zhǔn)東、吐哈、庫拜已形成四大產(chǎn)業(yè)基地，目前正有序的向克州和塔城地區(qū)拓展。產(chǎn)業(yè)涉及煤炭開采及洗選、煤化工產(chǎn)品開發(fā)、電力、物流貿(mào)易等。筆者在參與的130萬噸/年焦化項目、20萬噸/年焦?fàn)t煤氣制甲醇項目、40億立方米/年煤制天然氣項目及2×1000MW煤電一體化等十余個大項目的建設(shè)工程中，逐漸領(lǐng)悟到，加強項目檔案管理，對于促進(jìn)項目的健康發(fā)展的是非常必要的。

1、加強項目檔案管理的意義

項目檔案記錄了項目建設(shè)的全過程，是項目建設(shè)的歷史見證，是維護(hù)建設(shè)單位和各參建單位合法權(quán)益的重要憑證，同時項目檔案也是項目建設(shè)后生產(chǎn)、管理、維修、維護(hù)、改建、擴建的重要參考文件；這不僅僅是建設(shè)單位單方面的工作，它從形成、收集、整理、審核到移交，需要建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理、設(shè)備供應(yīng)與安裝等參建單位共同來完成，具有不可再生，很難辦理，經(jīng)手人員多，人員變化大等特點。因此，加強項目檔案管理，確保項目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確具有非常重要的意義。

2、項目檔案管理的現(xiàn)狀

計算機的出現(xiàn)，不僅給生活帶來的翻天覆地的變化，同時也給項目檔案管理帶來了極大的方便，運用計算機進(jìn)行檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應(yīng)用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，計算機的引入，是檔案管理史上的一大飛躍?？傮w形勢讓人樂觀，但是項目檔案管理仍存在著不少問題，急需進(jìn)行改進(jìn)。

2.1 項目文件管理的職責(zé)混亂

各參建單位之間文件材料的收集整理分工不明確，對范圍內(nèi)應(yīng)收集、歸檔的文件材料不清楚，沒有正確地執(zhí)行文件形成部門整理文件的規(guī)定。

2.2 項目檔案管理人員流動性大

特別是項目建設(shè)處于初期階段時，人員框架還未組建完善，專業(yè)技術(shù)人員調(diào)動頻繁，資料管理沒有統(tǒng)一的流程，一般由臨時指定的兼職檔案管理人員保管各種會議文件及初期的審核或批復(fù)公文。待項目走上正軌時，項目檔案已幾經(jīng)移手，難免有重要文件出現(xiàn)缺失遺漏。

2.3 項目文檔資料收集不齊

建設(shè)項目前期文件缺失較多。如：項目委托書、重要的會議紀(jì)要等；建設(shè)項目設(shè)計文件不全，如：方案、設(shè)計等文件的優(yōu)化方案；建設(shè)項目施工文件不全，如：質(zhì)量監(jiān)督檢查報告、竣工報告及竣工簽證書、設(shè)計變更通知單、竣工圖紙等；建設(shè)項目監(jiān)理文件不全，如：工程進(jìn)度計劃報審表、設(shè)計變更報審表、特殊工種資質(zhì)報審表等；設(shè)備文件不完整，如：無設(shè)備開箱記錄、無檢驗報告等。

2.4 存檔文件不規(guī)范

文件格式不規(guī)范，文件材料沒留裝訂線；簽認(rèn)手續(xù)不完整、不真實；使用不耐久字跡材料記錄文件；文件材料的內(nèi)容自相矛盾（竣工圖與設(shè)計變更不符）；部分重要文件存在代簽等現(xiàn)象。

2.5 文件材料整理編目不規(guī)范

文件的組卷不合理，如：施工文件中的安裝記錄文件與相關(guān)文件（工程質(zhì)量報驗單）等分別組卷；案卷標(biāo)題擬寫不規(guī)范（名稱、內(nèi)容、文種）；案卷題名沒有提示卷內(nèi)文件的全部信息等。

2.6 建設(shè)項目文件整理歸檔不及時

平時對文件資料不注意收集，工程收尾臨近工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)驗收時才突擊整理，很難保證項目檔案的齊全、完整與準(zhǔn)確。

3、如何加強項目檔案管理

隨著河南煤化新疆公司項目發(fā)展的不斷深入和壯大，在工作中形成的檔案材料越來越多，對檔案管理的要求越來越高，所以加強檔案管理工作，使項目檔案更好的服務(wù)于項目發(fā)展顯得尤為重要。

3.1 健全檔案管理制度，提高檔案管理意識

要從思想上認(rèn)識到項目檔案管理的重要性，切實增強檔案管理的責(zé)任感，樹立認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。制定適合項目實際的制度，使檔案資料的收集、整理、編制工作有切實可行的依據(jù)，在項目實施過程中明確項目各參與單位在檔案管理工作中的所負(fù)的責(zé)任，使檔案管理自始至終貫穿整個項目實施過程中，把檔案管理作為項目管理工作的重點。

3.2 加強檔案知識學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員的素質(zhì)

項目檔案管理是一項專業(yè)性較強的工作，要求檔案管理人員人員，既要有扎扎實實的業(yè)務(wù)功底，又要有較強的管理能力和服務(wù)意識。隨著當(dāng)今社會和經(jīng)濟生活的快速發(fā)展，對檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項工作也提出了新的要求和挑戰(zhàn)，如果檔案人員知識過于老化單一，面對新情況、新問題就很難提出解決的辦法，因此檔案人員要適應(yīng)新形勢，把學(xué)習(xí)作為工作生活中的第一需要，做到努力學(xué)習(xí)，不斷提高自身綜合技能，不僅要掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，還要熟悉所屬項目工藝流程，實現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型的轉(zhuǎn)變。

3.3 及時收集檔案資料，合理分類歸檔

在項目建設(shè)與管理過程中及時收集、整理每個階段形成的材料，嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真進(jìn)行核查驗證，剔除不真實不規(guī)范的材料，根據(jù)檔案建設(shè)的要求及時督促有關(guān)建設(shè)單位在規(guī)定的時間內(nèi)形成完整、規(guī)范的材料，杜絕后記、補記、偽造等現(xiàn)象的發(fā)生。在檔案的整理過程中，要明確立卷歸檔材料的重點，區(qū)分不同類型，并按短期、長期、永久三大保管期限準(zhǔn)確把握立卷歸檔的時效性，及時做好資料的收集、審核、完善、整理、歸檔、移交等方面的工作。

3.4 檔案工作現(xiàn)代化

計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進(jìn)行運算等特點，在檔案管理上，運用計算機進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計等工作。運用計算機管理檔案工作，須加速實現(xiàn)檔案工作人員素質(zhì)現(xiàn)代化，檔案工作人員素質(zhì)現(xiàn)代化的主要內(nèi)容是管理思想的現(xiàn)代化。如果檔案人員沒有現(xiàn)代化意識，就會影響檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。檔案工作的性質(zhì)決定了檔案工作者既是專業(yè)型人才，又是管理型人才，只有擁有一批具有高素質(zhì)的新型檔案人才隊伍，檔案事業(yè)才能不斷興旺發(fā)達(dá)。

檔案工作者肩負(fù)著歷史的職責(zé)，有義務(wù)將接收的所有檔案運用計算機管理，豐富科技信息資源，推動科研事業(yè)的發(fā)展。實踐證明計算機管理檔案既提高了科技檔案的管理水平，也促進(jìn)了管理工作進(jìn)一步向科學(xué)化、系統(tǒng)化和規(guī)范化方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]李巧存.淺論如何提高圖書管理人員素質(zhì)[J].科技創(chuàng)新，2013，02.

篇5

關(guān)鍵詞：棚戶區(qū)；改造；檔案；管理

伴隨著我國經(jīng)濟的進(jìn)一步發(fā)展，社會主義現(xiàn)代化建設(shè)也步入到快速發(fā)展階段，尤其是十三五規(guī)劃以來，國家更是給予了社會建設(shè)工程更高的重視，切實從民眾角度出發(fā)，真正實現(xiàn)民生改善的目的。目前，群眾最為關(guān)注的內(nèi)容就是居住條件，而棚戶區(qū)改造工程則是切實改善民生的重要舉措。在開展棚戶區(qū)改造項目時，需要真實的將相關(guān)資料和信息予以記錄，同時以檔案的形式保存下來。因此檔案管理工作當(dāng)屬棚戶區(qū)改造工程項目管理中的重要內(nèi)容。

1項目檔案管理的內(nèi)容

目前在實施棚戶區(qū)改造工程項目的時候，無論是前期、中期還是后期階段，都需高度重視整個工程項目的建設(shè)。同時，在記載工程任務(wù)相關(guān)內(nèi)容的時候，務(wù)必要保障準(zhǔn)確、完整，且最終應(yīng)該以檔案的方式保存下來。近年來，隨著城鎮(zhèn)化建設(shè)步伐的逐步統(tǒng)一，棚戶區(qū)改造工程項目的數(shù)量也迅速增加，因此也對工程項目的檔案管理工作提出了更高的要求。在棚戶區(qū)改造工程項目建設(shè)的前期、中期和后期階段的所有內(nèi)容都納入到檔案之中，確保檔案的完整性[1]。對于棚戶區(qū)改造工程項目來說，關(guān)于檔案管理的工作內(nèi)容主要如下：①棚戶區(qū)項目開始改造之前，關(guān)于棚戶區(qū)的音像、照片資料，棚戶區(qū)改造項目招投標(biāo)階段、立項審批階段、產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍和勘察設(shè)計方面所產(chǎn)生的文件資料等；②棚戶區(qū)改造項目施工過程中，拆遷回遷和工程項目管理等方面的資料等；③棚戶區(qū)改造工程項目在竣工驗收環(huán)節(jié)中，所產(chǎn)生的一系列的圖表、文字和電子形式載體等方面的資料。由于棚戶區(qū)改造項目涉及的內(nèi)容較為廣泛，因此檔案管理工作的難度也相對較大，更需要檔案管理部門強化管理工作，提升管理水平。

2工作中面臨的主要問題

2.1檔案管理工作水平較低

一般來說，對于棚戶區(qū)項目進(jìn)行改造的時候，源自于多種因素的影響，導(dǎo)致檔案管理工作水平整體偏低。例如，通常在進(jìn)行棚戶區(qū)改造的時候，即便成立了相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室，但是僅為一個宏觀的管理單位，并沒有實體。領(lǐng)導(dǎo)小組雖然管理、監(jiān)督和協(xié)調(diào)棚戶區(qū)改造工程的項目施工以及竣工驗收等工作，然而卻未能對招投標(biāo)、項目立項等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行涉及，使得工程項目的檔案管理工作明顯存在缺項，不能形成一個完整的棚戶區(qū)改造項目檔案管理流程，進(jìn)而導(dǎo)致整個檔案管理水平偏低[2]。

2.2檔案管理工作不夠規(guī)范

棚戶區(qū)改造工程項目作為一項直接關(guān)系到民生的工程項目，受到國家的高度關(guān)注。因此具體到工程項目實踐中，檔案管理人員影響分類整理照片、音像以及文件資料，最終做好歸檔處理。然而現(xiàn)實情況下，由于沒有一個規(guī)范化的檔案管理工作流程，使得音像檔案的管理較為混亂和分散。由于音像檔案資料的形成可以來自多個部門，諸如新聞部、棚戶區(qū)改造領(lǐng)導(dǎo)辦公室或者開發(fā)商等，不同部門所形成的音像檔案是單獨管理的，進(jìn)而導(dǎo)致整體檔案管理工作較為混亂。

2.3沒有統(tǒng)一的檔案管理部門

現(xiàn)階段，棚戶區(qū)改造工程項目是基于市場化條件下運作的。同時在開發(fā)和建設(shè)棚戶區(qū)改造項目時，通常不是由一個開發(fā)商完成的，可能涉及多個開發(fā)商。雖然工程項目建設(shè)過程中相關(guān)的檔案資料以及城市規(guī)劃等資料最終可以存放在城建檔案管理部門，然而涉及到的拆遷回遷、產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍方面的檔案資料卻留在開發(fā)商手中。正是由于缺乏一個統(tǒng)一的檔案管理部門，導(dǎo)致棚戶區(qū)改造工程項目的檔案管理工作成效不佳。

3有效管理的措施

3.1構(gòu)建完善的檔案管理體系

完善的檔案管理體系有：①構(gòu)建招標(biāo)承包責(zé)任制。開始建設(shè)棚戶區(qū)改造項目前，首先做好招投標(biāo)工作。建設(shè)單位應(yīng)在招投標(biāo)的合同條款中，明確規(guī)定檔案管理的相關(guān)要求，促使能更加規(guī)范的進(jìn)行招投標(biāo)階段的檔案管理工作；②構(gòu)建項目法人負(fù)責(zé)制。因棚戶區(qū)改造工程項目的施工周期較長，涉及的內(nèi)容也較多，因此需要基于項目法人負(fù)責(zé)制的基礎(chǔ)上，強化施工各個階段的管理工作，確保整個工程項目全過程中的檔案收集整理工作得以有序開展，確保了檔案的真實性和完整性；③健全檔案管理相關(guān)制度[3]。從檔案的收集、歸檔時間、歸檔方法等方面予以嚴(yán)格要求，確保檔案管理工作得以規(guī)范開展。

3.2強化對檔案管理人員的培訓(xùn)工作

為了全面提升棚戶區(qū)改造工程項目檔案管理工作水平，需要不斷強化檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能。不僅需要強化檔案管理人員的檔案管理方法、要領(lǐng)、基本操作步驟、相關(guān)檔案管理規(guī)范等內(nèi)容，還應(yīng)該不斷從檔案管理人員的職業(yè)道德、責(zé)任心、工作態(tài)度等方面著手，做好相關(guān)培訓(xùn)工作，進(jìn)而全面提升棚戶區(qū)改造項目檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

3.3嚴(yán)格落實檔案管理工作職責(zé)

棚戶區(qū)改造項目建設(shè)時存在多種檔案資料，需要對其進(jìn)行分類歸檔，并及時保存。在具體檔案管理工作過程中，需要全面落實相關(guān)人員的檔案管理職責(zé)。與此同時，工程項目的設(shè)計、勘察以及監(jiān)理等相關(guān)單位，也應(yīng)該針對工程項目建設(shè)期間所產(chǎn)生的各種文件資料等進(jìn)行及時的收集，加強施工各個環(huán)節(jié)中的檔案管理工作，從而實現(xiàn)更為規(guī)范和完善的檔案管理目的。

4結(jié)束語

總之，棚戶區(qū)改造項目利國利民，需要給予高度重視。在棚戶區(qū)改造工程項目建設(shè)中，檔案管理工作的重要性不言而喻。在棚戶區(qū)改造工程項目中，通過構(gòu)建完善的檔案管理體系，強化檔案管理人員的綜合素質(zhì)，落實檔案管理人員的管理職責(zé)，進(jìn)而為棚戶區(qū)改造項目的順利開展及工程竣工后的交付使用奠定堅實的基礎(chǔ)。

作者:孫彩霞 單位:濱州市城市建設(shè)檔案館

參考文獻(xiàn)：

[1]史春光.伊春市林業(yè)棚戶區(qū)改造工程項目施工管理[D].吉林大學(xué),2015.

篇6

關(guān)鍵詞：固定資產(chǎn)；檔案管理；問題；措施

固定資產(chǎn)投資項目檔案管理是完成固定資產(chǎn)投資項目的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，做好項目檔案管理有利于企業(yè)更好地了解投資狀況，是企業(yè)作出投資決策的參考依據(jù)之一。固定資產(chǎn)投資項目檔案包含了整個投資項目的全過程，其是從項目立項到項目驗收程序的材料保存。通過建立檔案可以讓投資人清晰地了解投資過程，同時也為項目建設(shè)后的維護(hù)工作提供參考，因此企業(yè)做好固定資產(chǎn)投資項目檔案管理是十分必要的。

一、固定資產(chǎn)投資項目檔案的特征

（一）涉及部門和單位較多

檔案的建立必定會涉及到公司的各參與部門，一般固定資產(chǎn)投資項目檔案管理涉及的部門可以概括為內(nèi)部和外部。內(nèi)部主要是企業(yè)自身運營該項固定資產(chǎn)所涉及到的部門，常見的有財務(wù)部、物資管理部、技術(shù)部門、檔案部門等，這些部門從一開始的項目立項就參與其中，需要詳細(xì)記錄各個部門的參與狀況及其在該項固定資產(chǎn)投資所扮演的角色，以便于服務(wù)于后續(xù)固定資產(chǎn)項目驗收工作。外部主要是各個內(nèi)部部門在履行職責(zé)時所對外涉及的部門，主要包括施工單位、供貨部門、儀器管理部門等。由于涉及部門廣，因此其所涉及的人員也較為廣泛。

（二）檔案記錄內(nèi)容復(fù)雜

固定資產(chǎn)檔案管理工作和其他檔案工作最為顯著的特征就是記錄的內(nèi)容多樣，并且其記錄的數(shù)量也較為龐大，因而增加了檔案管理工作的難度。目前，大部分企業(yè)的固定資產(chǎn)投資項目檔案內(nèi)容可以分為基礎(chǔ)建設(shè)檔案、設(shè)備檔案、綜合管理檔案等，并且每一種檔案都有許多記錄載體，因此檔案記錄繁瑣復(fù)雜。

二、固定資產(chǎn)投資項目檔案管理的常見問題

（一）企業(yè)忽視項目檔案資料的管理

企業(yè)忽視檔案管理工作、缺乏檔案意識是固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作開展過程中的常見問題之一，也影響著檔案管理工作的正常進(jìn)行。缺乏檔案收集意識主要體現(xiàn)在建設(shè)單位中，建設(shè)單位以完成工期為唯一目標(biāo)，從而導(dǎo)致其在施工過程中只關(guān)心項目進(jìn)度而忽略對檔案資料的收集整理，導(dǎo)致收集的檔案資料不齊全，甚至有些單位后期為了完成企業(yè)所需的檔案資料而進(jìn)行后續(xù)補充檔案，這就使得檔案質(zhì)量受到影響，影響檔案后續(xù)使用。此外，如果企業(yè)進(jìn)行大規(guī)模的項目建設(shè)，當(dāng)項目結(jié)束后需要進(jìn)行歸檔時資產(chǎn)項目檔案材料不齊全，就無法達(dá)到制作檔案的要求，影響公司項目驗收，為企業(yè)帶來損失。

（二）檔案缺乏系統(tǒng)性和完整性

固定資產(chǎn)投資項目檔案建立是一個動態(tài)變化的過程，其記錄了項目的設(shè)立、建設(shè)以及驗收，整個過程會隨著施工的進(jìn)行而動態(tài)變化，因此檔案的記錄一直在進(jìn)行，即使項目驗收后檔案的記錄也不能停止，因為項目的一些設(shè)備還需要進(jìn)行定期維護(hù)，這個過程都需要進(jìn)入檔案中，以便后續(xù)查找利用。但是部分施工隊伍由于缺乏系統(tǒng)性知識，加之不夠重視檔案資料的收集，從而無法進(jìn)行系統(tǒng)的資料收集，導(dǎo)致檔案的完整性不高，影響檔案收集的質(zhì)量，為檔案整理工作帶來許多麻煩。

三、加強企業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案管理的有效措施

（一）提高企業(yè)人員的檔案意識

提高企業(yè)全體員工的檔案意識，有利于檔案資料收集工作的開展。當(dāng)企業(yè)管理層人員擁有足夠的檔案管理意識時，那么檔案管理人員的工作激情就能很好地被調(diào)動起來，這有利于促使檔案管理工作的開展更加高效。此外，不僅要提高企業(yè)管理人員的檔案意識，還需要提高企業(yè)基層員工的檔案意識?；鶎訂T工會直接參與到項目檔案的收集中，其檔案意識的強弱直接關(guān)系到收集資料的全面與否。如果其具備檔案意識，那么就能保證檔案資料及時地歸檔，也有助于檔案管理工作順利地開展下去。

（二）加強對項目檔案的收集

由于固定資產(chǎn)投資項目檔案的動態(tài)變化特點，通過檔案記錄整個項目變化過程，這為后續(xù)項目的維護(hù)提供有力的憑據(jù)，因此要加強對項目檔案的收集，確保項目檔案的完整性。項目檔案的收集首先要有一定的收集流程，而且檔案收集計劃需要在項目正式開工前設(shè)定好，包括檔案部門需要對建設(shè)部門進(jìn)行檔案收集指導(dǎo)，以提高檔案收集效率。企業(yè)要實現(xiàn)檔案工作同項目建設(shè)工作的同步化，及時準(zhǔn)備收集項目檔案資料，同時還要協(xié)調(diào)檔案收集工作，保證各個部門能夠相互協(xié)調(diào)，使檔案收集符合歸檔要求，保證檔案的質(zhì)量。除此之外，當(dāng)企業(yè)的項目完成之后，施工單位需要移交檔案，移交的檔案要符合檔案部門要求，同時需要整理清楚，確保移交材料的完整性。當(dāng)然檔案部門要加強同各個部門的聯(lián)系，一起做好檔案收集工作。

（三）強化過程管理工作

固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作需要檔案管理人員全程參與項目建設(shè)，及時收集所產(chǎn)生的檔案資料。企業(yè)要加強對檔案收集過程的管理，要將項目檔案整理劃入合同范圍，以合同的形式確保檔案資料的質(zhì)量，讓最終形成的檔案具有價值。同時，企業(yè)在同各個單位簽訂合同時，要將檔案工作與合同條款掛鉤，以更好地保證項目完成后的質(zhì)量，也可以讓工程管理人員及時進(jìn)行檔案收集，增強其責(zé)任意識。企業(yè)還應(yīng)要求項目設(shè)計單位提供同實際情況相符合的施工圖和竣工文件，這些材料要進(jìn)行審核后才能夠歸檔入庫，從而讓整個檔案管理工作有序合理地開展下去。

（四）提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)部門需求來配備檔案管理人員，并定期對其進(jìn)行培訓(xùn)，讓其專業(yè)素養(yǎng)得到提升。由于檔案管理人員的工資待遇和有些崗位人員差距較大，這就使得員工不愿意留在這個崗位，從而造成人才的缺乏。因此企業(yè)需要充分調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，多組織培訓(xùn)工作，讓其實現(xiàn)自身價值。系統(tǒng)化的培訓(xùn)可以讓檔案管理人員的工作效率得到大大提升，也能促進(jìn)企業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案管理水平得到相應(yīng)的提高。固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，也會影響企業(yè)項目的進(jìn)度，需要引起重視。固定資產(chǎn)投資項目檔案具有范圍廣泛、內(nèi)容復(fù)雜的特征，這也為檔案的收集整理工作帶來了挑戰(zhàn)。忽視項目檔案資料的收集管理以及收集檔案不夠全面是當(dāng)前項目檔案管理所面臨的重要問題，企業(yè)需要通過加強員工檔案管理意識以及加強檔案管理的監(jiān)督來更好地實現(xiàn)檔案管理，并且企業(yè)還要注重檔案管理人才隊伍的建設(shè)，定期組織培訓(xùn)，提升其專業(yè)素養(yǎng)。并不斷加強對企業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案管理的研究，推動企業(yè)持續(xù)、健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王建軍.基于全系統(tǒng)數(shù)字檔案館體系下的固定資產(chǎn)投資項目檔案管理的探索與實踐[J].機電兵船檔案，2016 （01 ）:16-19.

篇7

【關(guān)鍵詞】技改項目檔案；實時化；管理

引言

在企業(yè)檔案管理工作中，如何開發(fā)利用檔案，提高檔案的利用效果，圍繞企業(yè)的中心工作，為企業(yè)的生產(chǎn)技術(shù)部門、經(jīng)營管理部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，一直困擾著企業(yè)檔案管理工作人員。從傳統(tǒng)的檔案管理工作來看，檔案管理部門往往是處于滯后狀態(tài)，檔案的開發(fā)利用，很大程度只停留在借閱狀態(tài)。盡管檔案管理有“三納入”、“四參加”制度，但是仍由于各方面的原因?qū)е聶n案部門信息不靈，做不到及時根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的實際情況，進(jìn)行庫藏檔案的替換更新.特別是與企業(yè)生產(chǎn)工作息息相關(guān)的核心檔案――工程竣工檔案。如何解決生產(chǎn)技術(shù)人員迫切需要的“實現(xiàn)工程竣工圖紙‘實時化’管理”的問題，使檔案室的工程竣工圖紙快速跟蹤生產(chǎn)現(xiàn)場的實際變化，進(jìn)行同步的、實時的管理，真正為企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)、經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，已是刻不容緩。實現(xiàn)技改項目檔案 “實時化”管理，這是很值得我們檔案管理人員進(jìn)行深入探討和研究的。

具體地說，實現(xiàn)工程竣工檔案的“實時化”管理，應(yīng)從以下幾方面著手，形成一個閉環(huán)的運行機制，使其步入良性循環(huán)的軌道。

1 抓住項目竣工檔案源頭管理這一重要環(huán)節(jié)

企業(yè)科技檔案中大量工程竣工檔案、圖紙的來源，除了由基建單位或安裝調(diào)試單位提供，在工程竣工后移交到生產(chǎn)單位外，生產(chǎn)過程中的竣工檔案是由生產(chǎn)部門在設(shè)備技術(shù)改造、大小修、小型基建等工作中形成而移交到檔案部門的。源頭移交檔案的質(zhì)量好壞，即工程項目竣工檔案的質(zhì)量好壞，將直接影響工程竣工檔案的“實時化”管理；直接影響檔案的進(jìn)一步開發(fā)利用；直接影響企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營管理。要抓好檢修、科技、技改項目工程竣工檔案的管理，必須從以下四方面出發(fā)，將工作做實做細(xì)，為工程竣工檔案的“實時化”管理打下基礎(chǔ)。

（1）生產(chǎn)單位要建立檢修、科技、技改項目工程檔案管理的組織機構(gòu)，由專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成，使檔案人員和技術(shù)人員與項目負(fù)責(zé)單位的檔案人員和技術(shù)人員對口聯(lián)系，共同參與到項目工程建設(shè)的全過程管理中。

（2）隨著檢修、科技、技改工程建設(shè)的進(jìn)展，對所形成的竣工檔案從技術(shù)文字資料、工程圖紙的完整性、準(zhǔn)確性、是否符合檔案要求等幾方面進(jìn)行檢查、審核，嚴(yán)格控制檔案質(zhì)量，對各個工程項目的設(shè)計、設(shè)備的安裝、施工、調(diào)試等各個環(huán)節(jié)形成的工程竣工檔案及變更情況進(jìn)行檢查和跟蹤管理，確保工程竣工檔案確實與現(xiàn)場實際相符。

（3）在檢修、科技、技改工程項目終結(jié)，竣工檔案的文字材料、工程圖紙收集完成，已整理分類完畢進(jìn)行立卷前，由各相關(guān)單位的檔案人員和技術(shù)人員組織進(jìn)行全面審核、檢查，進(jìn)一步對工程竣工檔案的完整性、準(zhǔn)確性和檔案方面的規(guī)范性進(jìn)行檢查，即對竣工檔案的文字材料、工程圖紙的內(nèi)容（是否齊全、是否符合生產(chǎn)實際要求等）和組卷質(zhì)量（是否符合檔案法規(guī)的有關(guān)要求等）進(jìn)行嚴(yán)格審核、檢查，并提出整改意見。檢修、科技、技改項目執(zhí)行單位經(jīng)過整改后立卷，并請專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組織進(jìn)行復(fù)查，經(jīng)過復(fù)查、再一次整改、審核，直到符合要求具備移交接收的條件后，再召開竣工檔案的驗收移交會議進(jìn)行移交。

（4）接收檔案入庫后，檔案部門根據(jù)規(guī)定及各部門、各專業(yè)的需要，一次性蓋章、發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)版本的檢修、科技、技改工程竣工檔案，提供檔案使用。同時在檔案部門歸檔一套標(biāo)準(zhǔn)版本的工程竣工檔案，上架提供借閱利用。并及時開展逐步掃描輸入計算機工作，將竣工圖紙上網(wǎng)，以快速達(dá)到共享資源。

2 建立工程竣工檔案補充、修改、變更的管理標(biāo)準(zhǔn)

由于電力企業(yè)的特殊性，電力設(shè)備在移交生產(chǎn)投運后，為了，設(shè)備的安全性、可靠性、經(jīng)濟性、可調(diào)性和滿足環(huán)境要求，并增加生產(chǎn)能力、提高設(shè)備性能或延長使用年限，會對現(xiàn)有的設(shè)備和設(shè)施，以及相應(yīng)配套的輔生產(chǎn)設(shè)施進(jìn)行完善、配套和改造等。而這些工作都將帶來大量工程竣工檔案的補充、修改、變更或重新產(chǎn)生。這就要求企業(yè)制定完善的工程圖紙的補充、修改、變更管理標(biāo)準(zhǔn)，重點是竣工圖紙。嚴(yán)格控制工程圖紙的修改、變更的權(quán)限和程序，為實施工程圖紙的“實時化”管理做準(zhǔn)備。這方面應(yīng)做到以下幾點：

（1）明確規(guī)定保證竣工檔案與實物相符是各級工程技術(shù)人員及項目負(fù)責(zé)人的職責(zé)，生產(chǎn)設(shè)備管理部門應(yīng)督促有關(guān)專業(yè)及時根據(jù)“設(shè)備變更單”修正、補充、變更檔案部門保存的圖紙、文字資料，以保持檔案的完整、準(zhǔn)確。

（2）在電力設(shè)備技改、大修后，各生產(chǎn)設(shè)備管理部門要負(fù)責(zé)核對、修改各管轄范圍內(nèi)的設(shè)備圖紙，以保證圖紙的正確性。在設(shè)備技改、大修備品訂貨等工作中因設(shè)備部件尺寸、材質(zhì)有變更應(yīng)及時填寫圖紙修改單，經(jīng)有關(guān)部門、專業(yè)審核后修改圖紙，并送檔案管理部門進(jìn)行描圖修改輸入計算機。

（3）各部門在填寫設(shè)備變更申請和設(shè)備變更執(zhí)行報告時，必須將原件移交綜合檔案管理部門，檔案管理部門根據(jù)設(shè)備變動報告內(nèi)容，對相關(guān)科技檔案的修改情況進(jìn)行督促檢查，實施修改插圖、歸檔、替換等工作，并建立專用登記臺賬，以備查考。

（4）圖紙修改替換規(guī)定。由于生產(chǎn)實際需要進(jìn)行設(shè)備變動或技術(shù)改造等原因，專業(yè)技術(shù)人員要對工程竣工圖紙進(jìn)行修改時，必須修改在標(biāo)準(zhǔn)版本的竣工圖上，并經(jīng)審核批準(zhǔn)后，將該圖紙送綜合檔案管理部門進(jìn)行存檔，檔案管理人員利用計算機及時上傳到計算機網(wǎng)絡(luò)，達(dá)到資源共享。

3 制定執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)版工程竣工圖的流轉(zhuǎn)管理程序

檔案人員負(fù)責(zé)收集及返回生產(chǎn)技術(shù)部門及其他相關(guān)部門需要修改的各類圖紙。負(fù)責(zé)企業(yè)各類圖紙的掃描、分發(fā)、替換、整理、歸檔、上網(wǎng)工作，并負(fù)責(zé)企業(yè)各類檔案的掃描、入庫、制作電子檔案、備份、歸檔工作。

圖紙的“繪制上載審核審批歸檔發(fā)放”的程序為：

（1） 繪圖員上載已繪制的圖紙至圖紙管理系統(tǒng)，等待審核；

（2）審核員對所繪制的圖紙進(jìn)行審核，根據(jù)檢查結(jié)果執(zhí)行審核通過或?qū)徍瞬煌ㄟ^操作；

（3）審批員選擇待審批圖紙項目，在WEB頁中檢查項目樹及圖紙，根據(jù)檢查結(jié)果執(zhí)行審批通過或?qū)徟煌ㄟ^操作；

（4）歸檔員選擇待歸檔圖紙項目，根據(jù)檢查結(jié)果執(zhí)行歸檔不通過或項目歸檔操作。歸檔時選擇歸檔目錄，系統(tǒng)自動產(chǎn)生項目的版本號，當(dāng)天第二次歸檔同一項目時須修改版本號，方便用戶進(jìn)行歷史數(shù)據(jù)追溯；

（5）發(fā)放：根據(jù)原圖紙流傳、登記的領(lǐng)用部門及份數(shù)，分別發(fā)放新的標(biāo)準(zhǔn)竣工圖，替換舊版本的竣工圖，收回原發(fā)放的蓋有竣工章的舊標(biāo)準(zhǔn)圖，檔案管理部門再根據(jù)檔案管理程序進(jìn)行銷毀。

通過這些程序的執(zhí)行后，可確保生產(chǎn)技術(shù)人員及檔案管理部門歸檔保存的檔案資料始終保持同步一致，并且始終是“實時的”、“最新版本的”標(biāo)準(zhǔn)竣工圖，消滅不同版本圖紙在工作人員中流轉(zhuǎn)而帶來的危害性。

4 配置必要的竣工檔案修改軟件、硬件設(shè)備及人員力量

工程竣工圖紙的描繪制作一般都采用AUTOCAD制圖軟件，產(chǎn)生的是較好的矢量圖，再次修改非常方便，缺點是描繪圖紙速度慢、效率低。而由于電力企業(yè)工程圖紙的數(shù)量極大，要達(dá)到工程圖紙管理與生產(chǎn)同步的“實時化”管理，就必須快速、準(zhǔn)確地實現(xiàn)流程，即：既提高出圖的工作效率，又能減少專業(yè)技術(shù)人員審核圖紙的工作量。

目前，最有效的辦法是將竣工檔案中的文字材料和竣工圖紙掃描進(jìn)入計算機，計算機配置基于AUTOCAD的光柵、矢量混合編輯軟件，再根據(jù)需要對圖紙進(jìn)行局部修改，以達(dá)到滿意的效果。這樣就可以在徹底解放勞動力的同時，又確保了速度；還可以大大提高勞動生產(chǎn)率、工作效率，又降低人員的勞動強度，為工程圖紙的“實時化”管理提供了條件和保障。

5 利用現(xiàn)代化管理手段、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息資源共享

目前，大部分企業(yè)一般都有企業(yè)級的計算機管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)（MIS）。檔案管理也同樣需要利用計算機管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的資源共享。工程竣工檔案可以以電子檔案庫上網(wǎng)，也可以會同其他門類的檔案庫，如文書檔案庫、聲像照片檔案庫等，專門配置檔案管理服務(wù)器，與企業(yè)級計算機網(wǎng)絡(luò)連接。各有關(guān)部門及工作人員，根據(jù)不同層次的需要，結(jié)合檔案管理的密級，設(shè)置不同的訪問權(quán)限，使得利用檔案者各得其所，工程技術(shù)人員及生產(chǎn)經(jīng)營管理者，能方便、快速、準(zhǔn)確無誤地在自己的PC終端上瀏覽、打印、利用工程圖紙或其他相關(guān)的檔案材料，最大限度地利用。這是實現(xiàn)工程竣工檔案“實時化”管理的必要手段。也是使檔案管理工作上升到更新、更高一個層次的需要。

6 生產(chǎn)技術(shù)、檔案及各有關(guān)部門嚴(yán)格按規(guī)定操作執(zhí)行

企業(yè)工程竣工檔案的“實時化”管理，有了檔案源頭管理的基礎(chǔ)；有了補充、修改、變更管理標(biāo)準(zhǔn)；有了實施的條件和工作程序；有了計算機網(wǎng)絡(luò)的現(xiàn)代化管理手段。但是，若不能嚴(yán)格按規(guī)定操作執(zhí)行，人為地破壞程序流轉(zhuǎn)，則仍然不可能達(dá)到真正的“實時化”管理。從某種意義上講，實施和執(zhí)行環(huán)節(jié)是最重要的環(huán)節(jié)。只有生產(chǎn)技術(shù)部門及檔案部門密切配合、通力合作，嚴(yán)格按規(guī)定實施并執(zhí)行，各級人員嚴(yán)格按規(guī)定辦事，同時引入考核機制，并加強各個環(huán)節(jié)的考核力度，特別是執(zhí)行程序上的時間和速度的有效控制等，才能實現(xiàn)企業(yè)工程竣工檔案真正意義上的“實時化”管理，使檔案的開發(fā)利用工作為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營管理、為企業(yè)的經(jīng)濟建設(shè)提供高效的、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從而使企業(yè)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、現(xiàn)代化，并逐步步人良性循環(huán)的軌道，進(jìn)而使企業(yè)的檔案管理工作達(dá)到一個新的水平、邁上一個新的臺階。

綜上所述，通過一系列的控制手段、方法，做好企業(yè)工程竣工檔案的“實時化”管理，是企業(yè)綜合檔案管理工作中，盤活檔案，充分提高開發(fā)利用效果的有效途徑；是發(fā)揮檔案信息資源優(yōu)勢，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的有力手段；也是提高企業(yè)檔案整體的現(xiàn)代化管理水平的根本保證。

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關(guān)鍵詞：工程企業(yè)檔案管理

Abstract: with the rapid growth of file resources of the modern society and how often use file, data files management more and more important, file management penetration in the whole process of construction, special status. This paper management and monitoring the insufficiency, puts forward the countermeasures.

Keywords: engineering enterprise file management

中圖分類號：C29 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：

資料檔案在整個企業(yè)檔案中有著非常重要的地位,對檔案資料進(jìn)行管理與監(jiān)督,雖然對工程建設(shè)沒有直接影響,但是卻貫穿于整個建設(shè)過程中的方方面面。將基建檔案管理好,能夠為企業(yè)之后工程擴建、設(shè)備檢修、技術(shù)改造等提供齊全并且真實的資料。因此,對基建中檔案的管理以及監(jiān)控加以重視十分必要,想要提高檔案的真實性與可靠性,應(yīng)當(dāng)與基建進(jìn)度保持同步對項目中涉及到的環(huán)節(jié)采取高效監(jiān)控,確保檔案資料的管理以及監(jiān)控緊跟工程建設(shè)的步伐。

一、檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問題

總體來講目前企業(yè)資料館大多是館藏內(nèi)容龐雜，案卷數(shù)量繁多，時間跨度長，由于多年來一直處于封閉式管理之中。檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則，再加之每個工程階段時期檔案的整理質(zhì)量要求不同、整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況，形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。

主要問題集中反映在以下幾個方面：

1、檔號不規(guī)范沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多。

2、案卷標(biāo)題不規(guī)范有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍。

3、大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無法檢索而難以利用。

4、許多案卷未標(biāo)頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)。

5、案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷?？傊畽n案館時間越長檔案存放量越大的存在的類似問題就越嚴(yán)重。

二、檔案資料監(jiān)控以和檔案管理中的不足

1、資料收集不夠全面 。例如,某些工程上的設(shè)計有變動,在編制資料的時候,只將變更通知書進(jìn)行記錄,卻未對相應(yīng)的施工進(jìn)行記錄;某些待用材料尤其是以大代小的那些材料并沒有核定審批意見;部分交接驗收記錄沒有簽認(rèn)手續(xù)等。對基建工程中檔案進(jìn)行管理是有序管理以及動態(tài)控制高度結(jié)合的工作,必須以實事求是、科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度嚴(yán)格執(zhí)行。

2、資料不夠準(zhǔn)確。資料上的隨意性比較嚴(yán)重:對相同工序檢查出的數(shù)據(jù),按照其相似的數(shù)據(jù)填到了另外的同類工序中而缺少必要的檢查;部分監(jiān)測數(shù)據(jù)在所允許的誤差范圍內(nèi),害怕數(shù)據(jù)受到質(zhì)疑,便填了一些留有余地的數(shù)據(jù);引起不必要的麻煩;有的人以為只要檢查得出的數(shù)據(jù)在相應(yīng)的誤差范圍內(nèi)即可,便隨意填了一些看起來很合理的數(shù)據(jù)。準(zhǔn)確性的檔案體現(xiàn)出自身價值的關(guān)鍵所在,必須本著嚴(yán)謹(jǐn)、負(fù)責(zé)任的態(tài)度來認(rèn)真落實。

3、收集與整理不夠及時。對工程對應(yīng)的檔案資料進(jìn)行管理應(yīng)當(dāng)從合同簽訂完成后準(zhǔn)備開工時就著手,如圖紙會審紀(jì)要以及開工報告等,對于施工過程,根據(jù)規(guī)定對其及時予以規(guī)范記錄,努力做到開工有報告、進(jìn)場有合同、變更有手續(xù)、驗收有根據(jù)、施工有記錄、對照有標(biāo)準(zhǔn),每一個環(huán)節(jié)都應(yīng)當(dāng)及時、到位。實際工作中,卻離上述要求有較大距離,記錄往往延遲,之后補“回憶錄”的現(xiàn)象較為普遍。

三、工程檔案管理是建設(shè)工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)建設(shè)工程檔案是一個靜態(tài)的概念，而建設(shè)工程檔案管理則是一個動態(tài)的過程。一般來說，這一過程的目的和結(jié)果都是建立真實、完整、系統(tǒng)的建設(shè)工程檔案。但對這一過程進(jìn)行深入、清晰的研究，我們會發(fā)現(xiàn)，工程檔案管理實際上不是一個單獨的、孤立的行為，而是工程項目管理的一部分。更進(jìn)一步，我們從工程質(zhì)量控制的角度出發(fā)，工程檔案管理占有關(guān)鍵的一席之地。建設(shè)工程項目管理中的質(zhì)量控制主要表現(xiàn)為施工組織和施工現(xiàn)場的質(zhì)量控制，控制的內(nèi)容包括工藝質(zhì)量控制和產(chǎn)品質(zhì)量控制。影響質(zhì)量控制的因素主要有“人、材料、機械、方法和環(huán)境”等五大方面。從“人”的因素來看，建設(shè)工程資料員是工程建設(shè)中不可缺少的技術(shù)人員。要經(jīng)過專門培訓(xùn)后持證上崗，而且要保證資料員的穩(wěn)定。從“材料”的因素來看，所有建筑材料的檢測報告、出廠合格證、使用說明等是建設(shè)工程質(zhì)量保證資料的主體從“機械”的因素來看，機械設(shè)備的使用和現(xiàn)場調(diào)度是施工組織設(shè)計的重要內(nèi)容：從“方法”的因素來看，對施工方法和工藝流程的記錄就是施工日志；從“環(huán)境”的因素來看，我們往往要對開工前、施工中和竣工后的環(huán)境進(jìn)行拍照和錄像，反映場地環(huán)境的變化；上述幾個方面的資料都在建設(shè)工程檔案的收集編制范圍內(nèi)，所以工程質(zhì)量控制的五大因素都離不開工程檔案管理。

早期的建設(shè)工程項目管理的確對工程檔案管理有所忽略，建設(shè)工程項目管理人員培訓(xùn)(俗稱“五大員”培訓(xùn))一般是指：施工員、監(jiān)理員、材料員、安全員、造價員，一直沒有包括資料員。而建設(shè)工程資料員培訓(xùn)由各市城建檔案館自行組織，沒有納入建設(shè)職業(yè)培訓(xùn)I范疇，也沒有發(fā)國家認(rèn)可的證書。近幾年，隨著建設(shè)工程檔案管理對建設(shè)工程質(zhì)量控制重要性的認(rèn)識日益提高，有的城市實現(xiàn)了建設(shè)工程資料員經(jīng)常性培訓(xùn)I，還將《資料員合格證》上網(wǎng)，便于查詢和核對，并要求每個建設(shè)工程項目必須有持《資料員合格證》的專職人員從事工程資料編制工作，才能在工程竣工后向市城建檔案館移交竣工檔案：有的城市，如上海、重慶等已經(jīng)將資料員納入了“五大員”培訓(xùn)，懷化市20D8年也正式將資料員培訓(xùn)納入建設(shè)職業(yè)培訓(xùn)。建設(shè)工程檔案管理作為建設(shè)工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)已得到越來越多的認(rèn)可和重視。

四、建設(shè)工程檔案編制質(zhì)量要求

（一）歸檔文件的質(zhì)量要求

（1）歸檔的工程文件一般應(yīng)為原件，基建科自己存檔的可為復(fù)印件或抄件, 應(yīng)在復(fù)印件或抄件上加蓋公章并注明原件保存處。。

（2）工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。

（3）工程文件的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確，與工程實際相符合。

（4）工程文件應(yīng)采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易退色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍(lán)黑墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。

（5）工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。

（6）工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297mm×210mm）。圖紙宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。

（7）工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙采用計算機出圖，出圖必須清晰，不得使用計算機所出圖紙的復(fù)印件。

（8）所有竣圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。

（9）利用施工圖改繪竣工圖，必須標(biāo)明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖。

（10）不同幅面的工程圖紙應(yīng)統(tǒng)一折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄露在外面。

（11）工程檔案資料的照片（含底片）及聲像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說明或內(nèi)容準(zhǔn)確。

五、工程檔案管理是促進(jìn)建設(shè)工程質(zhì)量的重要手段工程檔案管理在行政上體現(xiàn)一種強制性，這種強制性往往與建設(shè)行政職能高度融合，既可以作為行政許可的前置條件，也可以作為工程項目竣工審查程序的一個部分，還可以作為行政執(zhí)法檢查的一個內(nèi)容。這一系列的行政行為，以加強工程檔案管理為手段，卻能取得提高工程質(zhì)量的效果。參考文獻(xiàn):

[1] 田冬梅. 淺談地質(zhì)檔案資料現(xiàn)代化管理的現(xiàn)狀與對策[J]. 吉林地質(zhì), 2009;01

篇9

關(guān)鍵詞：建筑企業(yè)；檔案管理；項目檔案

Abstract: the construction project archives record the history of the development of enterprises. At the same time can also reflect the operation status of construction industry. This article from a project archives management talk about building construction enterprises in the project archives management of the requirements and methods, for reference.

Keywords: construction enterprise; archives management; project archives

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：

1、提供檔案材料是施工企業(yè)的責(zé)任和義務(wù)

根據(jù)我國《建筑法》和《合同法》的相關(guān)規(guī)定，建設(shè)單位與施工企業(yè)簽署的施工承包合同中，均有要求施工單位移交施工檔案的條款，而施工企業(yè)也往往將編制施工檔案所需要的費用納入了工程報價中。因此建筑工程發(fā)包、承包雙方從法律的角度形成了一種權(quán)利和義務(wù)關(guān)系，即在一定的期限內(nèi)，承包單位不但要向業(yè)主提供合格的產(chǎn)品――建筑物，而且還必須提供‘產(chǎn)品生產(chǎn)說明書’――施工檔案。顯然施工企業(yè)沒有提供施工檔案或者施工檔案質(zhì)量低劣，即屬違約行為，業(yè)主可以追究經(jīng)濟責(zé)任，包括扣除保證金、工程款等。因此，施工企業(yè)加強施工檔案工作，向建設(shè)單位(業(yè)主)提供準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)的檔案材料，是一種責(zé)任和義務(wù)。

2、項目施工檔案對建設(shè)單位和施工企業(yè)具有重要的意義

項目施工檔案無論是對建設(shè)單位或是施工企業(yè)都具有很重要的意義。對于建設(shè)單位而言，一個工程項目施工完成，經(jīng)驗收后，由建設(shè)單位接受。在建設(shè)單位或其托管單位履行管理職責(zé)時，工程竣工檔案對于該項目建設(shè)成果的申報、建設(shè)項目財務(wù)總決算、工程日后的維修護(hù)理、出現(xiàn)質(zhì)量事故時的責(zé)任分析等都是必不可少的。而對于施工企業(yè)，施工檔案的信息資源價值顯得更為突出。一個項目的施工檔案往往對其他項目的施工組織設(shè)計、施工方案的編制、成本控制、質(zhì)量控制、施工管理等過程起到依據(jù)、參考、借鑒甚至套用作用，如我所在的單位在1998年承接了某高層建筑大廈工程，施工過程中累積了大量的比較完善的施工檔案，從中得到了很多寶貴的經(jīng)驗，成為以后超高層建筑的依據(jù)和參考。因此從施工檔案本身價值來講，無論對于建設(shè)單位還是施工單位都具有重要的意義。

3、施工檔案在施工過程中進(jìn)行控制的要求

施工檔案不能在工程收尾階段才去做，施工檔案主要形成在施工過程中，它是對施工過程中的文件材料的收集、整理和歸檔，因此要將施工檔案工作納入施工過程的控制中，還要重點做好以下幾方面的工作：

3.1盡早聯(lián)系，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

由于許多施工單位，特別是大型施工企業(yè)實施跨地區(qū)、跨行業(yè)甚至跨國界經(jīng)營，盡管就施工企業(yè)本身而言，都有著較完備的檔案立卷歸檔制度和檔案管理制度，但在建筑項目施工檔案編制過程中，歸檔內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)和歸檔要求往往是以建設(shè)單位或建設(shè)地域的多元化，結(jié)果必然是對項目施工檔案要求各不相同。歸檔內(nèi)容、各種表格式樣、案卷外觀要求、移交檔案套數(shù)各不相同，施工單位顯得很被動。因此，現(xiàn)在的施工企業(yè)在進(jìn)行施工檔案編制過程中普遍有一種感覺，那就是標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，工作被動。鑒于此，標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一顯得尤為重要。而在現(xiàn)在的條件下，比較可行的措施是，施工單位進(jìn)場后，應(yīng)盡早與建設(shè)單位檔案部門或建設(shè)當(dāng)?shù)爻墙n案管理部門聯(lián)系，確定該項目的施工檔案歸檔范圍和歸檔要求，以便在施工過程中有針對性地開展工作，同時避免日后返工或重復(fù)勞動。施工項目部總工程師應(yīng)督促此項工作的落實。

3.2落實人員，完善制度

在建筑企業(yè)中，公司和分公司都有相對固定的組織機構(gòu)和工作生活場所，一般都設(shè)有檔案機構(gòu)，配備了專職檔案人員，而項目部由于隊伍的流動性和工作的單一性，往往不設(shè)檔案機構(gòu)和檔案人員。這樣一來，就出現(xiàn)了作為施工企業(yè)檔案主體的施工檔案生產(chǎn)地?zé)o人管理

檔案，施工檔案的編制多由工程技術(shù)人員或其他臨時人員完成，質(zhì)量必然得不到保證。因此落實人員，完善檔案管理制度就顯得尤為重要，為了搞好項目部的檔案工作，在項目部人員構(gòu)成中，項目經(jīng)理應(yīng)明確指定專門人員負(fù)責(zé)項目施工過程中文件材料的收集、整理、歸檔工作，其工作直接接受項目技術(shù)負(fù)責(zé)人指導(dǎo)。項目部要根據(jù)工程竣工驗收要求和與建設(shè)單位確認(rèn)的原則，建立文件材料歸檔制度，明確項目部各有關(guān)部門在文件材料歸檔工作中的職責(zé)，提出歸檔材料的質(zhì)量要求。項目部可以采取經(jīng)濟手段督促檔案工作的開展。做到獎罰分明，層層把關(guān)。

3.3循序漸進(jìn)，確保質(zhì)量

篇10

一、通過合同簽訂會審程序，嚴(yán)把合同簽署關(guān)

西氣東輸工程檔案管理部門在開展工作之初，就遇到因合同中未包含有關(guān)工程資料要求的條款，在要求乙方單位提交相關(guān)資料時發(fā)生扯皮現(xiàn)象的情況。檔案部門及時協(xié)調(diào)合同管理部門，向他們說明問題，提出在合同簽訂時加入檔案有關(guān)要求條款的想法，努力取得他們的支持。開始一個階段，是合同管理部門在審核合同時，代檔案部門審核是否包括檔案有關(guān)要求條款，但受專業(yè)所限，合同管理人員不了解檔案有關(guān)要求，每次都要與檔案部門溝通后才能確定檔案有關(guān)條款，于是，在合同管理部門修訂合同會審程序時，就加入了檔案部門會審環(huán)節(jié)，由檔案部門自己審核，確保了合同中都加入明確檔案有關(guān)要求的條款，相關(guān)條款主要是以下兩個方面：

1.有關(guān)項目檔案要求的條款。各部門簽訂的合同中，必須要結(jié)合合同內(nèi)容，編寫具體條款，明確合同執(zhí)行完畢時合同乙方應(yīng)向甲方提交的項目檔案的范圍、內(nèi)容、版本、套數(shù)、時間以及對所提交的項目檔案的整理、歸檔責(zé)任。這項條款使合同乙方單位在簽署合同時，就對檔案要求有了概念，也明確了檔案的有關(guān)要求，避免了合同結(jié)束時，就合同執(zhí)行中產(chǎn)生的資料的歸檔問題發(fā)生扯皮現(xiàn)象。

2.有關(guān)檔案保證金的條款。在合同中設(shè)立有關(guān)檔案保證金的條款，預(yù)留項目檔案質(zhì)量保證金。這筆預(yù)留款的多少，由制定合同的各有關(guān)部門來確定。施工合同中，檔案保證金可與工程質(zhì)量保證金捆綁在一起，通常在合同價款的10％左右。這項條款加入了經(jīng)濟制約手段，把項目檔案的編制和提交作為工程實施的一項內(nèi)容，不完成就無法拿到完整的工程款，強制合同乙方單位及時認(rèn)真完成。

通過合同會審流程中加入檔案審核的環(huán)節(jié)，強化了各部門的檔案管理意識，在全公司范圍內(nèi)建立了通過合同簽訂環(huán)節(jié)控制檔案管理的概念，避免了合同資料歸檔時的扯皮現(xiàn)象，促進(jìn)了工程檔案歸檔工作。隨著公司員工檔案意識的不斷加強，經(jīng)協(xié)商，檔案部門、合同管理部門在修訂合同管理程序時，直接將檔案有關(guān)要求條款寫入公司通用合同范本的專用條款中。也就是說，按照公司合同范本，公司簽訂的每一份合同，都有關(guān)于資料要求的不可省略的專用條款，省去了檔案部門的審核過程，在簡化合同會審流程的同時，達(dá)到了通過合同簽訂環(huán)節(jié)強化檔案管理的目的。

二、強化合同執(zhí)行過程中的檔案管理

工程開展過程中，對工程資料進(jìn)行及時收集、整理和編制對于保證工程檔案的真實性、準(zhǔn)確性至關(guān)重要，西氣東輸檔案部門注重合同執(zhí)行中的過程管理，強化過程培訓(xùn)、指導(dǎo)、檢查工作，及時了解工程資料產(chǎn)生、收集、編制情況，督促參建單位竣工資料編制工作。

1.加強項目檔案編制管理培訓(xùn)工作。根據(jù)實際需要，檔案部門在工程整體開工前、分段開工前、工程進(jìn)展中可組織開展靈活多樣的各類檔案培訓(xùn)。培訓(xùn)中明確項目檔案編制要求及各方責(zé)任，下發(fā)項目檔案編制手冊、表格模板等，指導(dǎo)項目檔案表格的填寫方法等。做到項目開工之初，各參建單位就清楚項目檔案的編制要求和方法。

2.不定期開展項目檔案編制現(xiàn)場指導(dǎo)、檢查工作。參建單位因為工期忙、人員緊張等多方原因，項目檔案管理工作容易滯后，必須要有外力推動參建單位實現(xiàn)項目檔案編制工作與工程建設(shè)同步的目標(biāo)。檔案部門積極主動開展工作，將檔案指導(dǎo)、檢查、督促工作延伸到工程一線。在西氣東輸工程開展過程中，檔案部門開展了大量的沿線竣工資料編制檢查、指導(dǎo)工作，通過現(xiàn)場檢查、指導(dǎo)，不僅能隨時了解各單位檔案收集、編制工作的進(jìn)展情況，發(fā)現(xiàn)存在問題使之得到及時糾正和整改，還可提高項目經(jīng)理對檔案管理的重視程度，配備足夠人力、物力進(jìn)行項目檔案編制工作，保證項目檔案編制進(jìn)度。

3.通過竣工資料監(jiān)理周報制度，強化工程檔案過程控制。西氣東輸工程橫跨新疆至上海十一個省、市、自治區(qū)，工程檔案過程監(jiān)控難度大，檔案部門充分發(fā)揮監(jiān)理職能，建立“竣工資料監(jiān)理周報制度”，要求監(jiān)理對所轄區(qū)段參建單位竣工資料工作定期檢查、巡回指導(dǎo)和監(jiān)督，每周匯總區(qū)段參建單位竣工資料編制情況，形成竣工資料監(jiān)理周報，上報到工程和檔案管理部門。通過監(jiān)理單位對參建單位竣工資料日常管理、時時監(jiān)督，加強參建單位對檔案、竣工資料的管理力度，從而實現(xiàn)了檔案部門對西氣東輸全線竣工資料的過程控制。

在合同執(zhí)行過程的跟蹤管理中，檔案部門會及時發(fā)現(xiàn)檔案編制工作嚴(yán)重滯后或忽視項目檔案管理的情況，通過協(xié)商工程管理部門，采取延遲支付合同進(jìn)度款措施，強制項目檔案管理薄弱的參建單位重視項目檔案編制工作，確保工程資料收集及時、編制整理規(guī)范，建立了全線竣工資料編制管理工作與工程建設(shè)同步的良好局面。

三、通過財務(wù)付款程序，嚴(yán)把合同付款關(guān)

西氣東輸檔案部門在早期的工程檔案管理中發(fā)現(xiàn)，部分屬歸檔范圍的工程資料沒能及時歸檔，在檔案部門催辦下，有的文件資料能夠催要來但卻不能完全滿足歸檔要求，有的文件資料索要困難，由于合同款項已結(jié)清，乙方單位歸檔或不歸檔完全由他們決定，給歸檔工作帶來困難。因此，檔案部門想到了要在合同付款時加以控制。檔案部門積極與財務(wù)部門協(xié)商，向他們說明了這一情況，并提出在合同付款流程中加入檔案部門審核的要求，得到了財務(wù)部門的大力支持，財務(wù)部門在制定財務(wù)付款程序時，考慮了檔案部門的這方面需求，在付款流程中加入檔案部門審批流程，在“合同付款審批單”上加入檔案部門審核欄目，落實了檔案部門在合同付款中的一票否決權(quán)。財務(wù)付款程序中要求：每一份合同執(zhí)行完畢支付最后一筆結(jié)算款或工程質(zhì)量保證金時，要經(jīng)過檔案部門會簽。每一份合同執(zhí)行付款程序時，要將合同付款審批單交由檔案部門審核，檔案部門首先核實相關(guān)資料是否已歸檔，再簽署付款的意見，對于未歸檔的情況，檔案部門即通知合同履行部門督促合同乙方及時歸檔，直到相關(guān)資料歸檔后，再在“合同付款審批單”上簽字。