導語：如何才能寫好一篇數(shù)字檔案管理論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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1.1基于管理能力和技術水平的人為風險

除了基于計算機技術特性的檔案數(shù)據(jù)風險，數(shù)字檔案管理者的管理能力和管理水平也是要加以重視的一項風險因素。由于我國檔案數(shù)字化建設是近些年才逐步發(fā)展起來的，因此，與之相關的法律、法規(guī)并不完善。在檔案數(shù)字化進程中，從電子文件的形成到歸檔保存，都應該有嚴格規(guī)范的程序管理、科學統(tǒng)一的標準體系和業(yè)務管理制度，而現(xiàn)實上卻并非如此。一般來說，檔案數(shù)據(jù)災難發(fā)生的可能性微乎其微，這樣就造成了檔案管理人員的麻痹大意和僥幸心理，還由于防范數(shù)字檔案風險的成本較高，出于經濟方面的考慮，很難為了提高數(shù)字檔案的安全性投入過高的資金。此外，因為檔案管理系統(tǒng)是多用戶、多管理的系統(tǒng)，如果管理不善或者管理人員的操作失誤，很可能導致數(shù)字檔案載體的損害及誤刪除、誤覆蓋、惡意篡改、越權訪問等安全事故的發(fā)生。

1.2基于自然災害的檔案數(shù)據(jù)風險

對于那些突發(fā)的災難，如火災、雷電、水災、颶風、地震等，一旦發(fā)生，其破壞程度非常高，范圍廣，而且?guī)缀鯖]有預見性，很難進行預防，因此，無論是對實體檔案還是數(shù)字檔案來說，其破壞程度都是難以估量、極具毀滅性的。

2數(shù)字檔案安全管理策略

2.1構建行之有效的數(shù)字檔案安全管理機制

首先，要貫徹前端控制思想。在數(shù)字檔案安全預防措施中，前端控制是重要內容，實現(xiàn)事前預防、未雨綢繆，把災難控制在萌芽狀態(tài)。在建設數(shù)字檔案館的設計之初，就要對檔案館的抵御災難方面的設計重點考慮，并且合理制定數(shù)字檔案的操作規(guī)程，進一步完善應急預案、搶救預案等配套措施。為了防止由于軟硬件升級過快所帶來的讀取問題，在選擇設備時，要選擇技術成熟度高的檔案管理軟件和普及程度高的數(shù)字檔案存貯介質。對于檔案技術力量進行合理配置和儲備，不斷地對數(shù)字檔案運行環(huán)境進行優(yōu)化。通過前端控制的方法，可以有效地提高數(shù)字檔案保存和維護的穩(wěn)定性。其次，要開展日常維護、災難備份、恢復和搶救等活動在內的全程管理。全程管理貫穿數(shù)字檔案整個生命周期，通過有效的全程管理，對數(shù)字檔案安全實現(xiàn)全程監(jiān)測。最后，要對數(shù)字檔案安全管理機制進行后續(xù)監(jiān)督和評價。劃定數(shù)字檔案安全評價系統(tǒng)的范圍，選擇適當?shù)脑u價方法和評價指標，對有關數(shù)據(jù)進行收集、統(tǒng)計、分析，根據(jù)評價結果，不斷地進行改進，從而提高數(shù)字檔案信息安全管理體系的有效性，提高具體過程的效率，讓數(shù)字檔案信息更加保密、完整、易于使用。

2.2加強數(shù)字檔案管理的人力資源建設

要建立健全安全審查制度、崗位安全考核制度、安全培訓制度，加強安全管理制度的培訓和考核。數(shù)字檔案是由人來進行管理的，因此提高檔案人員的個人素質、業(yè)務能力以及提高安全意識是檔案管理工作的重心。只有安全意識提高了，檔案人員才會對數(shù)字檔案工作真正重視起來，杜絕麻痹大意的思想，自覺遵守各項規(guī)章制度。對于管理操作數(shù)字檔案信息內容的檔案員，尤其要加強安全保障技術的培訓。

2.3采用安全有效的技術手段與措施

2.3.1對數(shù)字檔案進行異質轉換所謂數(shù)字檔案的異質轉換，就是把數(shù)字信號轉換成文字、圖像、聲音等信號，把數(shù)字檔案轉換成紙質檔案、縮微膠卷、聲像檔案等，即異質轉換或異質備份，對于重要的數(shù)字檔案，這是對其長期、安全防護的有效途徑。因為其脫離了數(shù)字信號的局限性，讀取時不再過多地依賴設備和技術，讀取方便，因此適合長期保存。經過異質轉換的檔案，脫離電子設備和環(huán)境，信息安全性提高，不易丟失。信息被"固化"到新的載體上，不僅避免的人為篡改的可能性，還可以對母本信息的真實性加以檢驗，甚至可以用來作為校正其母本的真實版本或可靠版本，成為真正意義上的檔案。2.3.2對數(shù)字檔案進行遷移新型信息存取設備對舊型檔案載體的不完全兼容性導致了必須采取數(shù)字檔案遷移的措施。計算機設備和軟件正以飛快的速度進行升級、換代、淘汰，幾年甚至幾十年后，現(xiàn)在使用的設備就會被完全淘汰，不復生產，最終消失。以此，必須處于淘汰期的舊電子檔案信息存取設備進行儲備，用于遷移或載體轉換時讀取舊型檔案載體上的信息。此外，新/舊信息存取接口轉換設備也是要考慮的一項，如IDE/SATA接口轉換器，接口轉換設備可以有效延長舊型信息存取設備的生命周期。2.3.3對數(shù)字檔案進行同質備份建立由數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)、備份數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)和完善的災難恢復計劃組成的備份與恢復系統(tǒng)。天災人禍的發(fā)生難以預見，但是可以通過一系列措施，將災害的破壞程度降到最低，甚至完全避免。數(shù)字檔案信息的備份就是一個行之有效的措施，通常采取靜態(tài)備份和同步備份相結合的方式。靜態(tài)備份用以保證歷史信息的完整，可以離線異地保存歷史記錄。同步備份用以保護當前系統(tǒng)的所有數(shù)據(jù)，適用于硬盤數(shù)據(jù)恢復、網絡數(shù)據(jù)恢復、數(shù)據(jù)庫修復等災難數(shù)據(jù)恢復。2.3.4加強信息安全新技術的應用數(shù)字檔案安全包括很多方面，其中最重要的就是檔案信息的安全性和完整性。完整性即是要防止數(shù)字檔案信息被篡改或丟失，安全性則是要防止內容被非法用戶獲取。電子簽名技術和數(shù)據(jù)加密技術是保障檔案信息內容安全的有效手段。電子簽名技術能夠可靠地保證自形成時起，內容保持完整、未被更改。目前最成熟的電子簽名技術就是“數(shù)字簽章”；加密技術主要涉及加密、解密算法和密匙，數(shù)據(jù)加密技術可以保障數(shù)字檔案信息的安全性和保密性。

3結語

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電子檔案的主要來源就是紙質檔案，借助于傳統(tǒng)的方法來收集、處理和鑒定文件，采用一系列的技術手段，促使庫存檔案的數(shù)字化得到實現(xiàn)，產生的電子文件符合相關要求。庫存檔案數(shù)字化之后，和傳統(tǒng)的紙質文件相比，電子原件可以作為紙質元件的副本使用，因為依然可以有效的編輯和修改形成后的電子文件，同時，在網絡上傳和復制文檔的過程中，人為因素發(fā)揮了較大的作用，那么就無法確定它的真實有效以及原始性。因此，在電子文件形成的過程中，就需要形成一份電子文件，將電子文件的靜態(tài)和動態(tài)數(shù)據(jù)信息給涵蓋過來，保證電子文件擁有齊全的信息，查詢和辨別起來較為方便，這樣才可以有效增強檔案原始性，在較大程度上提升電子文件的利用程度，同時，電子文件的數(shù)據(jù)信息方面，也需要對人為干預進行減少，因此，就需要對系統(tǒng)自動提取產生足夠的重視，檔案管理人員如果發(fā)現(xiàn)了問題，可以向歸檔人發(fā)回。

二、電子檔案的存儲與備份

電子檔案因為過分依賴計算機，那么就不夠穩(wěn)定，主要原因是計算機的硬件和軟件產品不夠穩(wěn)定，隨時都可能有意外情況出現(xiàn)，那么就需要科學存儲和備份電子檔案。要嚴格依據(jù)技術的發(fā)展要求來選擇歸檔各種文件的存儲形式，如文本文件、圖像文件、音頻視頻文件等，可以選擇不同的方式來存儲電子原件，如數(shù)據(jù)庫存儲、光盤存儲等，在選擇的時候，需要充分兼顧用戶的實際需要。因為計算機的穩(wěn)定性無法保證，那么在檔案管理中，還有十分重要的一份工作就是電子檔案備份和恢復，這樣才可以保證檔案管理系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定。需要合理有效的備份網絡備份、系統(tǒng)備份和數(shù)據(jù)庫備份，同時，第三方介質也需要注意存儲，比如可以將專用電腦以及專用的存儲裝置給應用進來，并且不接外網，這樣檔案管理系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性方可以得到保證，如果有意外情況出現(xiàn)，借助于備份信息，系統(tǒng)就可以得到有效恢復。

三、電子檔案的檢索和利用

我們需要注意的是，檔案管理工作就是更好的服務于使用者，最終目的就是可以更加方便的檢索和利用電子檔案；在共享檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)時，檔案使用者在對需要的資料進行查找時，可以更加快捷和準確，將信息化的優(yōu)勢給充分體現(xiàn)出來。和傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，電子檔案對于檔案的存在形式是一項根本性的革新，同時，對于檔案的利用和查找方式也造成了很大的改變，可以更好的服務于檔案利用者。同時，電子檔案的維護性管理也需要引起人們的重視。在管理維護方面，主要利用用戶權限來限制；維護下管理包括很多方面的內容，在數(shù)據(jù)庫管理中，主要是進行一些日常的維護；查詢?yōu)g覽電子原件內各種動態(tài)數(shù)據(jù)信息等等。

四、結語

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轉變觀念

數(shù)字化管理首先沖擊的是我們的思想觀念。通過實現(xiàn)觀念的轉變，適應新形勢下的城建檔案管理方式，才能在工作中抓住機遇，走出城建檔案管理新路子。我們經歷了城建檔案工作從依靠經濟行政手段向依法管理的轉變，檔案實體管理向信息管理的轉變，檔案管理手段由手工向技術的轉變，檔案服務由單一向綜合型服務轉變。思想觀念轉變了，就能推進檔案管理和服務工作的順利開展。

轉變工作內容和工作目標

在新的管理形式下，工作中心從過去單一的建設傳統(tǒng)紙質檔案館，轉變?yōu)榻⒁粋€多元化的、適應發(fā)展需求的數(shù)字城建檔案館，建立一個城建檔案信息集散中心。建立一個具備數(shù)字化檔案的管理能力，具備數(shù)字化信息的處理能力，具備數(shù)字化信息的傳輸能力的數(shù)字城建檔案館成為當前城建檔案館的工作目標。

保障技術人員的需求

數(shù)字化管理需要大量新技術、新設備的應用，信息系統(tǒng)開發(fā)，對人員素質的需要發(fā)生極大改變。尤其是存儲介質的不斷變化，在同等設備的情況下，其工作效率的高低取決于檔案工作者的操作技術，每個環(huán)節(jié)的技術問題都會影響到工作的進度。綜合性人才的需求，特別是計算機人才的需求更加強烈。城建檔案館要從對檔案館人員需求的多樣性、變化性出發(fā)，建立培養(yǎng)高素質人才機制，從根本上保證數(shù)字化的管理的順利實施。紙質檔案和數(shù)字檔案并行是走向數(shù)字化管理必經的一個階段，全國城建檔案館數(shù)字化建設發(fā)展迅速，但仍是針對紙質檔案的數(shù)字化處理，接收、管理真正意義上的電子檔案才剛剛起步，在電子文件管理中一些關鍵性的問題未解決之前，實行二元并存的管理方式在實踐仍要不斷發(fā)展完善。城建檔案信息數(shù)字化就是把紙質檔案通過掃描、錄入信息到計算機數(shù)據(jù)庫中，以計算機存儲城建檔案信息。城建檔案的數(shù)字化并非一蹴而就，而是一個循序漸進的過程。我們有必要對這個過程的各個環(huán)節(jié)進行深入的分析和研究，只有在有了清楚認識的基礎上，才能規(guī)劃好城建檔案管理的數(shù)字化之路，為今后的城建檔案數(shù)字化建設打好基礎。所以，新管理方式將通過自動化管理手段，實現(xiàn)提高工作效率、簡化工作程序的目的；通過管理內容數(shù)字化，整合檔案信息，優(yōu)化信息源，實現(xiàn)業(yè)務工作標準化、規(guī)范化，實現(xiàn)對檔案信息資源的最大開發(fā)利用，實現(xiàn)對檔案實體的保護。通過網絡化服務，達到適應市場需求，實現(xiàn)資源共享的目的。

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本文系統(tǒng)所涉及關鍵技術主要包括：.NET、XML、及WebServices等技術。

技術

以“軟件”作為核心概念，提供了一個綜合性商業(yè)平臺，有效實現(xiàn)了對互聯(lián)網各項服務的訂閱。該技術特點如下：1）跨平臺。能夠同時支持開放式互聯(lián)網標準及有關協(xié)議；2）互操作性良好。支持20種以上的語言環(huán)境，幾乎所有語言均能采用.Net環(huán)境；3）可操作性強。.Net語言首先利用所選語言環(huán)境加以編譯，利用JustInTime即時編譯器將其轉換為可識別代碼，實現(xiàn)了不同平臺下的可操作性；4）.Net技術通過運行過程中加強資源對象的管理，確保了其安全性；5）.Net環(huán)境對常用服務，如HTTP、SOAP等均提供了支持，通過Internet標準及相關協(xié)議的支持，可以及時獲取遠程服務器有關信息，實現(xiàn)了應用界面的遠程交互性。本文系統(tǒng)設計采用的是.NET應用體系架構，所采用的開發(fā)工具為。主要負責在.NETFramework平臺中進行數(shù)據(jù)存儲，以便通過該平臺進行分布式數(shù)據(jù)共享應用程序的構建。利用新型數(shù)據(jù)訪問技術，將數(shù)據(jù)訪問同數(shù)據(jù)查看、操縱等相互分離。

2XML技術

XML同HTML具有一定的相似之處，但XML更關注內容結構表示及組織，不僅僅局限于對布局的描述，也關注數(shù)據(jù)傳輸流程及其處理。XML屬于語言范疇，同SGML屬于子集和父集之間的關系，且其能利用自身可擴展、可移植等特點，在不同領域中得到應用，滿足用戶的不同應用需求，并實現(xiàn)有效的互動，具有安全、穩(wěn)定、實用性、互動性強等諸多優(yōu)點。當前，XML技術的應用領域極廣，主要包括：1）屬于標準化的數(shù)據(jù)格式；2）以結構、內容、數(shù)據(jù)源分離等為依據(jù)，相同的XML可采用不同方法；3）XML無需依賴某些應用，因而適用于多種應用平臺間異構數(shù)據(jù)的整合、交換；4）XML網絡服務可通過分布式計算，實現(xiàn)由局域網到互聯(lián)網之間的有效延伸，為多種資源、應用、數(shù)據(jù)庫及網站之間搭建了無縫連接的橋梁。

技術

負責.NETFramework平臺的數(shù)據(jù)存儲，以便在該平臺中構建分布式數(shù)據(jù)共享程序。對于的Web應用程序而言，其中各組件間并無相互連接的情況。瀏覽器通過服務器發(fā)出相應的請求頁面，經處理后發(fā)送到該頁面，服務器不再同瀏覽器連接，直至下次請求發(fā)生。若組件間需進行數(shù)據(jù)共享，必須將二者連接，或需要在組件間設計能夠傳遞數(shù)據(jù)的方式。由此采用了開展數(shù)據(jù)訪問，是通過有節(jié)制使用連接的結構作為中心加以設計的，應用程序同數(shù)據(jù)庫相連的時間只夠對數(shù)據(jù)進行獲取或更新。由于數(shù)據(jù)庫并未為多數(shù)空閑連接所占用，因此，能夠為更多的用戶提供良好的服務。由此可見，該技術與XML的結合，使得其在環(huán)境中的數(shù)據(jù)操作更高效、更便捷。

4WebServices技術

該技術為異構網絡程序提供了一種有效的分布式計算方法，可運行于經因特網連接下的應用集成。該技術標準規(guī)范擁有獨立性的編程語言及軟硬件平臺，服務商為透明狀態(tài)。WebService是建立在標準技術基礎上的，其可被視為一個部署部件，其在網絡環(huán)境下實現(xiàn)時需要建立在XML基礎上，并在互聯(lián)網、SOAP協(xié)議下進行遠程調用。利用XML技術，該技術能夠提供WSDL語言，經包裝服務、集成的描述，找到能夠在互聯(lián)網提供服務的相關企業(yè)或機構所出具的信息，利用HTTP，結合SOAP協(xié)議，對WebService進行訪問。

二系統(tǒng)結構功能的設計與實現(xiàn)

1基于.NET的體系架構

本文系統(tǒng)采用的是基于.NET平臺的開發(fā)環(huán)境，主要包括三層：1）表現(xiàn)層。該層用以在用戶瀏覽器中對用戶界面進行顯示。該層需要通過適當?shù)男问?，對業(yè)務層所發(fā)送信息進行顯示，同時，負責獲取用戶所輸入的數(shù)據(jù)信息，并對數(shù)據(jù)進行校驗，將其發(fā)送給業(yè)務層；2）業(yè)務層，包括外觀層與邏輯層，屬于整個體系架構的分層中介，也是最關鍵一層。該層負責為表現(xiàn)層提供其所需的業(yè)務功能，也負責提供調用該函數(shù)數(shù)據(jù)訪問層所提供的訪問功能；3）數(shù)據(jù)訪問層。該層位于系統(tǒng)底部，用以實現(xiàn)同數(shù)據(jù)庫之間的互動，即數(shù)據(jù)的檢索、插入、修改、刪除等功能，以便為業(yè)務層提供相應的服務。

2功能模塊的設計

系統(tǒng)包括四大功能模塊：1）用戶登陸模塊。用戶通過該模塊登陸系統(tǒng)，并進行維護或管理操作，需要對訪問權限進行設定，以保障系統(tǒng)的安全性；2）檔案管理模塊。該模塊負責進行檔案的搜索，目錄的添加、修改與刪除，同時，為便于日后查看，會將所有變更操作記錄在日志之中，以便對檔案信息進行有效管理；3）數(shù)據(jù)管理模塊。該模塊主要負責數(shù)據(jù)的備份與維護；4）系統(tǒng)管理模塊。主要為系統(tǒng)管理員提供操作權限，如密碼、日志、用戶、參數(shù)的管理，檔案信息的鑒定與銷毀，用戶的退出、注銷或切換。

3系統(tǒng)主要功能的實現(xiàn)

1）登錄功能的實現(xiàn)。系統(tǒng)登錄模塊屬于系統(tǒng)的入口，只有具有權限的用戶方可進入系統(tǒng)中，即用戶名、密碼均正確方可使用該系統(tǒng)。用戶在登陸過程中，借助于DataSet、SqlConnection、SqlCommand等控件，同數(shù)據(jù)庫進行連接，連接之后發(fā)送相應的SQL語句，對用戶信息進行獲取，再對比所返回的DataSet數(shù)據(jù)、權限信息等，確保用戶能夠成功登陸權限頁面，對于無權限用戶，則登陸錯誤。2）增加檔案信息。在系統(tǒng)界面中，對添加檔案信息列表進行點擊，即可成功進入界面，可上傳所需添加的檔案圖片、掃描件等材料，上傳后應對檔案管理截面瀏覽選項進行點擊，并對所上傳資料進行查閱。3）編輯檔案信息。進入檔案信息編輯界面，加載信息模板，通過指向XML架構的Schema，判斷模組控件是否對應，若對應，則可對文字、關鍵詞、智能標簽、任務窗口進行編輯，若不對應，則直接退出。4）檔案信息的查詢。檔案信息查詢的實現(xiàn)主要是利用包括所有Document類型的對象，顯示于控制臺上，采用類、特征對表、列進行替代，采用類名對表進行代替，利用特征對列進行代替，在關聯(lián)對象間展開查詢。5）打印功能的實現(xiàn)。系統(tǒng)是否能夠打印也十分重要，由于電子檔案管理系統(tǒng)所需打印的信息頗多。因此，本文系統(tǒng)編寫了打印接口，利用一個打印基類實現(xiàn)該接口，為各個打印編寫相應的工具類，對這些基類進行繼承，由于各個打印難以完全保持一致，有些打印需進行特別處理，因此，可利用重寫該基類，實現(xiàn)對于特殊效果的打印。這樣有助于對打印工具類進行集中性管理，以便后續(xù)打印表單較多時，對系統(tǒng)進行擴展，無需修改系統(tǒng)框架即可實現(xiàn)。

三結論

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關鍵詞：農業(yè)科研檔案；數(shù)字化管理；策略

農業(yè)作為我國國民產業(yè)中的基礎性工程，在推動社會經濟發(fā)展、提高人民生活水平等方面具有重要的促進作用。農業(yè)科研檔案數(shù)字化，顧名思義，是以現(xiàn)代網絡技術、現(xiàn)代數(shù)字技術為基礎，對農業(yè)科研檔案的各項資源進行優(yōu)化配置，借助網絡化的形式實現(xiàn)各環(huán)節(jié)之間的科學聯(lián)系，進而形成良性運作的農業(yè)科研檔案信息庫，以供相關農業(yè)科研人員進行資料查詢和信息檢索。而農業(yè)科研則是推動農業(yè)事業(yè)長遠發(fā)展的助推劑，注重對農業(yè)科研檔案的科學管理對農業(yè)科研事業(yè)的發(fā)展有重要的引導與推動作用，更為良好地保存農業(yè)科研成果，為我國社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的發(fā)展做出重要貢獻。

1加強農業(yè)科研檔案數(shù)字化管理的價值

1.1提升管理效率

農業(yè)科研檔案工作以農業(yè)服務為宗旨，加強農業(yè)科研檔案數(shù)字化管理，把不同載體的農業(yè)科研檔案資源轉化為數(shù)字化的信息，以數(shù)字化的形式存儲，以網絡化的形式互相鏈接，利用計算機進行管理，形成一個有序的信息庫，有利于提高農業(yè)科研檔案管理的水平和效率，極大程度上節(jié)約了農業(yè)科研檔案的人力投入和成本投入，實現(xiàn)資源共享與傳承，切實有效地滿足科研人員的檔案查詢、借鑒與存檔，對農業(yè)科研檔案管理的各項資源進行高效配置，優(yōu)化農業(yè)科研檔案管理結構，以便更好地為相關科研人員所服務。

1.2保持檔案完整性

加強農業(yè)科研檔案數(shù)字化管理，有利于保持檔案完整性，防治檔案丟失現(xiàn)象的發(fā)生。農業(yè)科研檔案管理是在農業(yè)科研研究工作基礎上逐步完善的，傳統(tǒng)的農業(yè)科研檔案管理以紙質管理為主要方式，但是因我國農業(yè)科研檔案管理工作起步較早，傳統(tǒng)紙質化的農業(yè)科研檔案管理工作極易發(fā)生變質，特別是在每一次查閱過程中均會發(fā)生不同程度的損耗，這對農業(yè)科研檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展極為不利。對此，以數(shù)字化為主要途徑開展農業(yè)科研檔案管理工作，能夠在一定程度上減少對科研檔案的損壞，實現(xiàn)由紙質資源到數(shù)字化資源的系統(tǒng)轉換，為農業(yè)科研檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立奠定基礎。

2加強農業(yè)科研檔案數(shù)字化管理的策略

2.1建立健全農業(yè)科研檔案數(shù)字化管理制度

要建立健全農業(yè)科研檔案數(shù)字化管理制度，為農業(yè)科研檔案管理工作的順利開展和科學進行提供良好的外部框架，從而更好地制定與之相對應的數(shù)字化管理方案，不斷提高農業(yè)科研檔案數(shù)字化管理的實效性。農業(yè)科研單位要根據(jù)自身發(fā)展的實際情況，制定行之有效的檔案數(shù)字化管理制度，保證各項管理制度符合我國相關的法律法規(guī)，引導其朝著規(guī)范化、科學化和制度化的方向發(fā)展。相關管理人員還要不斷強化自身的管理意識，樹立正確的管理理念，保證各項制度內容的貫徹與落實，強化檔案管理工作的保密程度。

2.2加強農業(yè)科研檔案數(shù)字化管理基礎設施建設

要加強農業(yè)科研檔案數(shù)字化管理基礎設施建設，為農業(yè)科研檔案管理工作的長遠發(fā)展奠定重要的硬件基礎，確定技術路線、技術結構及基礎平臺功能，并做好相關的安全保障措施。不斷增強農科科研檔案管理工作的現(xiàn)代化含量和技術化含量，從根本上提高農業(yè)科研檔案管理工作的水平和質量。相關工作人員要在傳統(tǒng)紙質檔案管理的基礎上，以計算機錄入的方式對農業(yè)科研檔案的各項內容進行科學配置，相關人員要對農業(yè)科研檔案數(shù)字化管理的各項設備進行更換，結合當前時展的現(xiàn)實情況充分發(fā)揮現(xiàn)代科學設備在檔案管理中的重要作用。要建立農業(yè)科研檔案管理的數(shù)字化平臺，連接農業(yè)科研單位的內部系統(tǒng)，將檔案的形成、整理、傳輸和歸檔等內容放置于同一個系統(tǒng)平臺之中，實現(xiàn)各模塊之間檔案資源的共享互惠。

2.3構建一批高素質的農業(yè)科研檔案管理隊伍

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關鍵詞：高校;學籍檔案;數(shù)字化管理建設

高校學籍檔案是學生入學到畢業(yè)期間在學校的學習狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對學生以后就業(yè)和升學都是比較重要的證明，所以加強對高校學籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術的應用，其在學籍檔案管理中的應用比較關鍵，從而提高學籍檔案管理效率。

1.高校學籍檔案數(shù)字化管理建設重要性及主要特征

1.1高校學籍檔案數(shù)字化管理建設重要性分析

對高校學籍檔案進行數(shù)字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動的投入。由于高校學生學籍檔案中存有學生比較豐富化的信息，加上高校招生人數(shù)的增加，自然在學籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數(shù)字化管理下能將管理問題得到有效解決［1］。不僅如此，在數(shù)字化管理方式下對學生學籍檔案在信息的完善性層面得到增強，數(shù)字化管理將不同學習信息內容進行集中呈現(xiàn)，讓學生的檔案信息更完整。另外，學生的學籍信息共享成為可能，實現(xiàn)對檔案的科學化管理，讓學生的學籍檔案為學生和學校及社會服務。

1.2高校學籍檔案主要特征分析

高校學籍檔案數(shù)字化管理建設有比較鮮明的特征體現(xiàn)，首先是在學生學籍檔案形成過程中較分散化，是從各項活動及教務處和學生處等層面進行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動上的付出相對較多。再者就是學籍檔案內容較廣泛，從學生學籍檔案的內容層面看，主要有學生的學習成績及獎懲情況等［2］，而電子學籍信息則包含學生從入學到畢業(yè)期間的所有基本信息內容?；趯W籍檔案的內容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。

2.高校學籍檔案數(shù)字化管理建設問題及優(yōu)化策略探究

2.1高校學籍檔案數(shù)字化管理建設問題分析

從實際發(fā)展情況看，我國高校學生的學籍檔案數(shù)字化管理建設過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現(xiàn)在學籍檔案數(shù)字化基礎設施方面相對比較薄弱，主要是多媒體技術及通信網絡的傳輸數(shù)據(jù)在速度上達不到標準要求，存在安全性問題，數(shù)字化程度還不是很充足，當前高校使用的數(shù)據(jù)庫及網絡技術和時代的發(fā)展步伐無法緊密結合。學校對學籍檔案的數(shù)字化管理建設存在重視硬件輕視軟件的現(xiàn)象，這些方面對高校學籍檔案數(shù)字化管理建設都會造成很大的影響。再者，高校學籍檔案數(shù)字化管理人員的檔案意識不強，在對學生的學籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規(guī)范化。另外，高校學籍檔案的管理系統(tǒng)層面沒有得到完善，以及在學籍檔案管理人員自身對計算機操作的水平方面相對比較薄弱，因為學籍檔案的管理工作相對比較復雜化，工作內容不容易量化，造成檔案管理人員的流動性較大，管理隊伍不穩(wěn)定等［3］。除此之外，高校學籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強。

2.2高校學籍檔案數(shù)字化管理建設優(yōu)化策略探究

第一，針對高校學籍檔案的數(shù)字化管理建設要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應的原則，這樣才能將數(shù)字化管理的作用得到充分發(fā)揮。主要就是將協(xié)調統(tǒng)一的原則得到充分體現(xiàn)，學籍和成績管理是重點管理內容，在學籍檔案數(shù)字化建設過程中與學校整體發(fā)展相結合，建立獨立的學籍檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)學籍檔案的科學收集及管理和共享［4］。另外，還要遵循學籍檔案數(shù)字化的標準規(guī)范管理原則，確保數(shù)據(jù)格式及數(shù)據(jù)庫建立的規(guī)范統(tǒng)一，在兼容擴展的原則層面得到顯著體現(xiàn)。第二，對高校學籍檔案數(shù)字化建設的加強要從基礎設施建設層面著手，從具體措施實施來看要配置高容量及高服務器和刻錄機、掃描儀的學籍檔案管理軟件，并要對學籍檔案的資源網站等服務系統(tǒng)的建設進行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關制度建立上進行加強和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。第三，高校學籍檔案的數(shù)字化管理建設離不開專業(yè)的管理人員，所以要加強管理軟件的開發(fā)人員及學校學籍管理人員之間的聯(lián)系，結合實際開發(fā)出適合學校學籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數(shù)字化效果良好呈現(xiàn)［5］。不僅如此，在信息技術高水平的學籍檔案管理隊伍的建設層面要加強，提高自身信息技術水平，在專業(yè)化培訓及考核層面嚴格按照要求，培養(yǎng)適合高校學籍檔案數(shù)字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學籍檔案數(shù)字化管理目標實現(xiàn)。

總而言之，針對高校學籍檔案數(shù)字化管理建設的策略實施，要和實際相結合，不斷增強管理人員在這一領域的管理能力，學生學籍檔案數(shù)字化管理是發(fā)展趨勢，所以要充分重視。

作者:戴雷雷 單位:應天職業(yè)技術學院

參考文獻：

［1］秦芳遠，劉環(huán)瓊.學生檔案數(shù)字化建設的實施方法研究［J］.蘭臺世界，2015（23）.

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目前，許多學校教學檔案管理都滯后于時代的發(fā)展，檔案的管理主要是以紙質和實物載體為主，在安全保管、快速查閱、有效利用方面存在缺陷。為了確保教學檔案長期保存，需要花費大量的人力、物力、財力。紙質和實物檔案占用的空間也比較大，對保管的環(huán)境和儲藏室要求也比較高，這無形中也增加了管理成本。教學檔案大多是紙質檔案，在查閱過程中，由于對紙質檔案反復查閱，很容易損壞檔案原件，保存的難度也加大。隨著計算機和網絡技術在檔案管理中的應用日趨廣泛，教學檔案數(shù)字化也是學校檔案管理的必然趨勢。教學檔案的數(shù)字化管理對促進檔案信息資源有效整合，豐富信息資源庫，實現(xiàn)資源共享具有十分重要的作用。教學檔案數(shù)字化管理是指以電子檔案為對象，以電子計算機等數(shù)字設備為手段，基于網絡實現(xiàn)教學檔案收集、整理、保管、保護、共享利用的檔案管理模式。它既是傳統(tǒng)教學檔案管理手段的補充和延伸，更是傳統(tǒng)教學檔案的發(fā)展和革新。一方面，教學檔案的數(shù)字化應該具備傳統(tǒng)教學檔案的基本功能，它包括了檔案信息的收集、整理、保管、編目、保護、利用等；另一方面，它也與傳統(tǒng)教學檔案有著本質的區(qū)別。因此，加快學校教學檔案的數(shù)字化管理是學校信息化建設的需要，是學校管理信息化進程的必然所在。

二、教學檔案數(shù)字化管理的主要內涵

學校教學檔案數(shù)字化的內涵主要在于加強綜合檔案館（室）軟件和硬件的建設。首先，要充分利用校園網絡，構建網絡化和分層級的檔案信息管理平臺，提高管理效率和檔案的利用率。建立和完善網絡化管理系統(tǒng)，通過校園網內運行，方便快捷，設置校內外訪問控制列表，確保系統(tǒng)運行安全。其次，為了達到教學檔案存儲的安全性，要建立多級存儲系統(tǒng)。教學檔案的數(shù)據(jù)存儲可采用磁盤、磁盤列陣、磁帶庫等多級存儲方式，通過數(shù)據(jù)多級存儲，確保數(shù)據(jù)安全。最后，為提高檔案查詢的準確度和效率，實現(xiàn)檢索工具的多樣化，采用案卷檢索、目錄檢索和全文檢索。要設置分類目錄、專題目錄、案卷目錄、全宗文件目錄。對檔案中的一些關鍵詞、檔案號等進行編排，提高檢索和查詢速度，提高檔案的利用率和實現(xiàn)快速查閱功能。教學檔案在收集歸檔時，對紙質和實物檔案的歸檔要進行處理，完成教學檔案的電子化。鑒于電子文檔可以修改，其載體呈現(xiàn)不穩(wěn)定的狀態(tài)。因此，紙質和實物載體的保存顯得尤為重要。在歸檔時做好紙質、實物檔案與電子文檔的相互印證和標注，同時做好歸檔工作。教學檔案數(shù)字化管理，要對檔案實體進行掃描，然后進行數(shù)據(jù)采集。檔案采集同時對圖像進行糾偏、去污等處理。要核對電子信息，對檔案原件及數(shù)據(jù)進行審核，確認無誤后，對電子數(shù)據(jù)進行歸檔，為檔案的利用提供準確可靠的數(shù)據(jù)信息。在教學檔案數(shù)字化建設的整個過程中，各部門、各操作環(huán)節(jié)相互配合，協(xié)同操作，以流水線方式完成教學檔案信息的采集、審核和入庫工作。教學檔案的查閱實行分級審核方式，按管理和使用權限查閱，確保信息安全。教學檔案數(shù)字化查閱，以校園網為網絡基礎，在校內外實現(xiàn)查檔、閱檔功能。學校綜合檔案館（室）在系統(tǒng)安全管理方面進行多方考慮：可按日期、按時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權。按閱檔權限審批，對教學檔案閱檔過程進行詳細的記錄。教學檔案信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運行更加安全可靠。檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進性。首先，提高了管理的效能。過去一直使用粗放型模式，即以增加辦公人員和費用為唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理教學檔案使傳統(tǒng)的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節(jié)省了保管費用和空間，而且查閱起來極為迅速快捷，從而避免了紙張和人員的浪費。其次，提高了教學檔案管理的效率。數(shù)字化檔案管理使教學資料能及時歸檔，并盡快提供利用，使教學檔案的查閱變得更加簡單、快捷。由于信息的超時空流動，數(shù)字化檔案加速了信息化校園的建設，教學檔案也從文件實體的保管變成了提供利用方便的信息存儲和控制中心。最后，增強了教學檔案原件的保護。將紙質的教學檔案轉變?yōu)閿?shù)字電子檔案以后，檔案的使用更加安全。許多學校都有悠久的辦學歷史，尤其對歷史久遠的教學檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好地保護。通過教學檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改、損害和銷毀的行為。因此，教學檔案的數(shù)字化管理具有豐富的內涵和利用價值。

三、教學檔案數(shù)字化管理存在的問題

教學檔案是一所學校在教學實施過程中形成的最原始的材料。由于學校都是按照各個學科教研室進行教學管理，由各科室完成教學檔案，在教學檔案的管理中還存在著許多問題，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，教學檔案管理理念滯后。一些學校管理理念滯后，不注重教學檔案信息資源的價值，沒有及時開發(fā)和利用教學檔案信息資源。由于長期采取封閉式的管理模式，教學檔案沒有開發(fā)利用。管理人員服務意識不強，服務技術水平低下，經費投入不足，設備陳舊，影響了教學檔案數(shù)字化管理的進程。第二，教學檔案信息化程度低。由于長期受傳統(tǒng)觀念和傳統(tǒng)教學檔案管理模式等因素的影響，目前一些學校在教學檔案收集、管理中還是采取最原始的方法，管理信息化還處在原始階段，沒有充分利用網絡信息技術，管理效能低下。大多數(shù)教學檔案以紙質載體為主，在檔案的收集、整理和保管過程中都是采取手工操作為主的方法。由于學校教學檔案數(shù)量較多，電子檔案的管理沒有建立系統(tǒng)化，沒有在校園網管理系統(tǒng)下運行，不利于教學檔案的利用和快速查閱，造成校園網資源浪費。第三，教學檔案目錄查詢系統(tǒng)不完善。學校教學檔案的管理，一般采取按目錄整理保存的方式，沒有建立電子檔案查詢系統(tǒng)，教學檔案查詢時效低下，無法適應和滿足教學的需要。電子檔案在查詢利用過程中，沒有建立完善的安全保障措施，系統(tǒng)管理在受到“黑客”攻擊時，致使系統(tǒng)不能正常運行。第四，教學檔案信息缺乏系統(tǒng)管理。由于學校教學檔案都是由各科室、教研室獨立完成后歸檔，電子檔案保存比較分散，缺乏系統(tǒng)的管理，沒有依靠計算機網絡系統(tǒng)集成，教學檔案資源不能共享，以至出現(xiàn)重復建檔、利用手段單一的現(xiàn)象。由于一些學校教學檔案管理的信息化程度比較低，沒有充分利用計算機和網絡技術來提高管理的效率。

四、教學檔案數(shù)字化管理的措施

一是提高檔案管理者信息素養(yǎng)。檔案管理信息化建設是為教學服務的，在教學檔案數(shù)字化管理進程中，不僅僅是計算機軟硬件的建設，更要體現(xiàn)的是人與管理技術之間的集合。所以，學校檔案管理人員要掌握現(xiàn)代信息基本技能，掌握計算機和網絡技術，熟悉計算機管理軟件，熟練掌握各種現(xiàn)代信息技術，運用網絡工具，為學校教學檔案信息開發(fā)打下良好的基礎。學校檔案管理人員要養(yǎng)成良好的信息收集能力，熟悉網上的檔案信息資源，引導查閱者獲得更多信息資源。要逐步提高對學校教學檔案信息的加工、提煉能力。學校要加強檔案管理人員的信息化培訓，熟練掌握現(xiàn)代信息技術，不斷提高自身的專業(yè)能力和信息素養(yǎng)。

二是推進教學檔案管理信息化進程。教學檔案數(shù)字化能夠推動學校信息化建設，它具有紙質檔案和實物檔案不可比擬的優(yōu)點，使信息檢索更方便，傳遞速度更快，不受時間限制，可以提高工作效率和檔案的利用率。學校信息化進程是信息收集、傳播和運用能力的發(fā)展，將充分顯示其對教育的變革作用。檔案信息化建設涉及數(shù)字化檔案信息資源建設、計算機網絡建設、辦公自動化和文檔一體化管理。學校要把計算機、通訊、網絡等現(xiàn)代計算機技術運用于教學檔案管理之中。在教育信息化發(fā)展的大背景下，我們必須發(fā)揮學校教學檔案實現(xiàn)信息化的獨特優(yōu)勢，將教學檔案保管和利用的單一功能向信息采集、管理和服務等多項職能轉變，實現(xiàn)檔案信息資源合理配置，為學校發(fā)展提供高效、優(yōu)質的服務。快速、優(yōu)質的教學信息支持學校的教育管理決策。學校要把教學檔案信息化納入學校數(shù)字校園建設規(guī)劃中，實施數(shù)字化校園發(fā)展戰(zhàn)略。要不斷加大教學檔案管理的軟、硬件投入，在信息化建設中，要加大計算機設備的投入，要配備數(shù)字化設備，如掃描儀、數(shù)碼攝像、攝影設備等。要充分利用信息技術的優(yōu)勢，更好地為學校的教育發(fā)展服務。

三是創(chuàng)新教學檔案管理工作機制。推進學校教學檔案數(shù)字化建設，創(chuàng)新教學檔案管理機制，加快學校教學檔案管理信息化進程。教學檔案數(shù)字化是檔案建設最基礎的工作，學校要對庫存的傳統(tǒng)載體檔案加工成數(shù)字檔案，通過計算機檢索、閱讀電子檔案，提高教學管理水平和效率。要加強教學檔案一體化建設，通過檔案數(shù)字化建設完成電子數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)建設。首先，將教學檔案的紙質載體與數(shù)字檔案相結合，逐步推進檔案的信息化管理程度。對紙質文件做好收集、裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等工作，同時要對紙質文件建立機讀目錄、掃描、刻錄、脫機備份，實現(xiàn)信息化管理。其次，建立學校教學檔案的基礎數(shù)據(jù)庫，讓學校檔案數(shù)據(jù)之間可以互相轉換，實現(xiàn)資源共享。

四是完善教學檔案規(guī)范化管理。制定實施相應的標準規(guī)范，建立健全各項規(guī)章制度，是學校教學檔案管理數(shù)字化建設的關鍵性所在。將學校檔案館藏的檔案通過掃描轉化為可供計算機識別和處理的數(shù)字化信息，收集電子文件歸檔存儲。建立電子檔案字符內部編碼標準和數(shù)據(jù)處理格式標準。在數(shù)據(jù)利用方面，建立數(shù)據(jù)輸出標準。在引進、開發(fā)、研制學校教學管理檔案時，必須建立符合計算機系統(tǒng)管理的相關標準和技術規(guī)范，如教學檔案的收集標準，分類、錄入等符合標準化管理要求。建立教學檔案的規(guī)范化管理體系，對教學電子檔案的歸檔、傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化處理、數(shù)字檔案的保管與利用進行科學管理，才能實現(xiàn)教學檔案的標準化和數(shù)字化管理，達到資源共享。

五是加強教學檔案數(shù)據(jù)的安全管理。學校要加強教學電子檔案的管理，確保數(shù)據(jù)存儲安全。隨著數(shù)字化的建設，網絡的不安全性也日益凸顯。要注重對網絡安全信息技術的研究與開發(fā)，采取有效防范措施，確保教學電子檔案的安全。要完善電子檔案的管理制度，在查閱、利用上設置訪問權限和身份認證，防止數(shù)據(jù)被更改、刪除和復制，確保檔案數(shù)據(jù)的原始性、真實性。做好電子檔案的數(shù)據(jù)備份。在安全措施方面，可采取物理安全措施、信息加密措施、網絡安全管理措施、訪問控制措施等。在訪問控制方面做好入網訪問、權限、目錄、網絡服務器、網絡監(jiān)測、網絡鎖定、網絡端口和防火墻等控制，通過加強網絡信息安全技術，確保教學檔案信息安全。六是提高教學檔案管理效率。學校教學檔案數(shù)量較大，給歸檔工作和數(shù)字化管理帶來很大難度，要建立一支專兼職相結合的管理隊伍，專職檔案管理人員負責檔案的審核、指導工作，兼職檔案人員完成具體材料的收集、整理和歸檔及數(shù)字化工作?；A材料的裝訂整理和數(shù)字化處理由兼職人員完成，立卷、審核和指導則由專職檔案人員完成。由于教學檔案的形成涉及的部門和人員比較廣，數(shù)據(jù)的收集整理按類同步分別進行。教學檔案的數(shù)量比較大，為了規(guī)范管理，以學期為單位進行收集整理歸檔，提高教學檔案的信息化程度，提高管理效率。對現(xiàn)有檔案管理人員進行培訓，提高專業(yè)能力和信息素養(yǎng)，進一步推進管理的效能。

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關鍵詞：辦公自動化；文書檔案；管理；建議

中圖分類號：G271文獻標識碼： A

文書檔案管理工作主要是收集、整理和保存文檔資料，所涉及的資料信息非常廣泛，如果缺乏有效的管理將會無法保證檔案的完整性、準確性，影響到文檔的使用價值。社會的發(fā)展與進步，促使著文書檔案的管理工作也要與時俱進，不能在只靠著傳統(tǒng)模式來管理經營，而是要實現(xiàn)“文檔一體化”的科學管理模式。

一、傳統(tǒng)文書檔案管理中存在的問題

文書檔案是機關團體、企事業(yè)單位進行科學管理、經營決策、問題處理、信息交流、研究開發(fā)等活動的重要載體。是檔案工作中必不可少的內容。傳統(tǒng)文檔的管理一般都是靠紙質文件作為載體來保管的，這樣就需要耗費大量的人力、物力、財力來進行檔案的分類存檔，過程比較繁瑣，不是很方便而且工作效率也不高。傳統(tǒng)文檔管理主要存在的弊端有以下幾方面：

（一）傳統(tǒng)模式下的文檔管理中文檔的使用缺乏時效性

在傳統(tǒng)文檔管理下，如果想要借閱相關的文檔資料就必須要到所屬的檔案室去辦理手續(xù)才能借閱，并且還需要進行繁瑣的登記。如果是在當?shù)剡€好，但有時卻要去異地才能閱讀到，就時間上來說這樣異地的奔波，不但浪費了大量的時間，也同時耗去不少人力和財力，信息也沒有得到充分的共享，甚至還會影響到正常的使用，這樣就無法充分的體現(xiàn)文檔的價值，所以說它缺乏時效性。

（二）傳統(tǒng)模式下的文檔管理中文檔不宜長久保存

在傳統(tǒng)文檔的管理下，文檔的材質多數(shù)都是紙質文件，而紙質文件又是極容易損壞的，不利于長久保存，尤其在借閱過程中，這種損壞是難免的。很多重要的檔案文件都是紙質的，在傳閱的過程中由于不小心而使文件有損傷，有些可以修復，但也有無法修復的，這樣就會容易造成重要的歷史信息不能完整的被保留下來，成為一種遺憾。那些不能再生的重要原始檔案就會因為損壞而成為一種巨大的損失，無法彌補。所以說紙質文檔不利于長久保存。

（三）傳統(tǒng)模式下的文檔管理的復雜化

在傳統(tǒng)文檔的管理下，如果想要借閱就必須要進行詳細的登記，但是由于檔案的種類形式的多樣，使其在整理歸類上比較麻煩，不方便長久的使用。而且在保管上有相當復雜的流程，不但需要大量的人員來進行分類整理，還要進行一定的維護，在還文檔時還要有一套流程來進行登記?？偸窃谥貜椭ぷ?，卻效率很低。

二、辦公自動化環(huán)境下文書檔案管理的優(yōu)勢

隨著社會的不斷發(fā)展，科學技術的進步，計算機的出現(xiàn)帶來了新的改革，在文檔管理方面也有著它無可比擬的優(yōu)勢，給文檔管理工作帶來了極大的改變。技術的革新，使得文檔管理也日益科學化、合理化、規(guī)范化。但是文書檔案辦公自動化并不是一項孤立單獨的工作，它的最終目的是為了檔案能更好的被利用，發(fā)揮它應有的價值。既然說過了傳統(tǒng)文檔管理的弊端，現(xiàn)在就來說下，在辦公自動化環(huán)境下文書檔案管理的優(yōu)勢。

（一）辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理使用的時效性強

在文檔管理中實行信息化管理，使文檔信息可以實時在線，需求者就可以通過一定的互聯(lián)網絡進行及時的查閱，使文檔信息能否充分的達到資源共享的目的。且查閱時所進行的個人信息登記也變得簡單明了，由于是計算機檢索，便自動的保存了借閱者的信息，以此來方便借閱者進行多次借閱，不用反復登記的麻煩。由于少了來回的奔波，減少了大量的時間與人力，沒有造成不必要的浪費，在很大程度上提高了使用的效率，且能進行及時的溝通，給使用者帶來極大的方便，因此說在辦公自動化環(huán)境下文書檔案的使用時效性變增強了。

（二）辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理中的文書檔案可以長久保存

在傳統(tǒng)文檔管理中的文檔基本上都是紙質載體，不宜長久保存，且易損壞，造成一些不必要的損失。但是在辦公自動化環(huán)境下，文書檔案可以用多種載體來進行保存，不再是單一的一種選擇。它可以用各種電子手段來進行保存，如果需要可以實時的進行查閱，方便了解所需的實體文檔的最新動態(tài)。因為保存的多樣性，也就可以避免原始的文檔資料在借閱中產生的損傷，這樣既方便了需要者同時也能完整的保存下文檔資料不被損壞。這樣就延長了文檔的使用壽命。

（三）辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理的精簡化；

傳統(tǒng)文書檔案的管理有一套比較復雜繁瑣的流程，從文書信息的收集、歸類、整理、立卷到最后的存檔，每一步都需要花費大量的人力、物力來完成，且在過程中也容易出現(xiàn)差錯，做起來很不方便。但是在辦公自動化環(huán)境下，有了計算機的協(xié)助，使復雜的工作變得簡單，操作上也不需要耗費太多的時間和精力，而且還能提高文檔的質量，減少時間和空間，以便于使用。

文書檔案的管理也具有一定的保密性，在辦公自動化環(huán)境中可以設定一定的局域來訪問使用某些方面文檔的資料，從而來加強其保密性質。因為工具的方便，也使文檔的查閱變得簡單而快捷，甚至可以通過一些模糊查詢就可以搜到想要查閱的文檔信息。

三、做好辦公自動化環(huán)境下文書檔案管理的建議

（一）規(guī)范體制，統(tǒng)一標準

要做好辦公自動化環(huán)境下文書檔案的歸檔管理工作，必須從以下幾個方面著手，規(guī)范文檔管理體制，統(tǒng)一技術操作標準。一是規(guī)范文檔管理體制。目前，許多單位的文件管理和檔案管理是分離的，屬于不同的管理部門，檔案部門對文件的前期控制往往難以開展，一不小心就成了“越權行為”。因此，必須從管理體制上進行規(guī)范，在單位內實行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領導，統(tǒng)一規(guī)劃，使二者同步發(fā)展。應將檔案部門對文件管理的前期指導與控制納入到檔案部門的工作職責，確保從文件的形成處理、歸檔管理到查閱利用各個工作環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導下進行。在進行系統(tǒng)設計時，應使用兼容性強、應用性能好的軟件系統(tǒng)，并對相關技術參數(shù)、技術標準進行規(guī)范，包括數(shù)據(jù)接口標準、數(shù)據(jù)安全標準以及不同類型數(shù)據(jù)轉化標準保證不同類型的子文件從辦公自動化系統(tǒng)向檔案管理系統(tǒng)的平滑流轉和安全管理。

（二）制定相應的檔案管理法律

檔案管理的自動化進程越來越快，也是未來檔案管理的大勢所趨，通過計算機管理檔案，優(yōu)勢非常的明顯，相對于過去的紙質檔案來說，電子檔案有著巨大的發(fā)展?jié)摿?，相關的管理者應該積極的解決相應的制約因素，我們國家是依法治國的國家，任何事情都應該按照相應的法律規(guī)定予以執(zhí)行，對于未來的檔案管理也是如此，針對電子檔案容易被修改，修改之后難以發(fā)現(xiàn)，相關的部門應該及時制定相應的法律對這些行為進行規(guī)范，只有通過法律規(guī)范了電子檔案的管理細節(jié)，才能有效的幫助電子檔案的管理和發(fā)展，并且對于觸犯了相關法律的人員，應該制定相對應的處罰條例，對這些違法人員進行震懾，在相關法律制定之后，應該堅決執(zhí)行，做到有法必依、執(zhí)法必嚴。相關電子檔案法的制定符合國家依法治國的理念，對于檔案電子化管理的發(fā)展有著非常重要的價值。

四、結語

伴隨著科技的進步，科學的發(fā)達，傳統(tǒng)的文書檔案管理已經漸漸地不能適應人們所需，把傳統(tǒng)與現(xiàn)代技術相結合，讓文檔管理由“卷”變成“件”逐步實現(xiàn)“文檔一體化”的現(xiàn)代科學管理，這也是每個文書檔案管理人員所要掌握的基本技能。辦公自動化是信息社會時代的重要標志之一，為了更好的服務全人類，文檔管理的現(xiàn)代化進程將永不停止。

參考文獻：

[1]張寧紅.淺談文書檔案管理的辦公自動化應用.[J].黑龍江檔案.2011，（12）