導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案信息化管理論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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醫(yī)院科技檔案信息化管理的更好開展，成為了醫(yī)院人才建設(shè)，實(shí)施科教興院戰(zhàn)略的重要基礎(chǔ)。如何根據(jù)醫(yī)院科技檔案的基本特征，在醫(yī)院科技檔案管理各方面采取信息化管理的思路和模式，最大限度地發(fā)揮醫(yī)院科技檔案的作用，成為了醫(yī)院科技檔案管理的重要課題之一，本文就這一課題做一淺析。

1學(xué)科技檔案的基本特征

醫(yī)院的科技檔案主要包括五個部分:公開發(fā)表的科技論文、論著及其原始資料的收集;研究生的畢業(yè)論文及其相關(guān)實(shí)驗(yàn)原始資料的收集;科學(xué)基金資助課題從立題至結(jié)題期間，所有相關(guān)資料的收集;協(xié)作項(xiàng)目的協(xié)議書，技術(shù)轉(zhuǎn)讓或申請專利的有關(guān)證明等的收集;通過鑒定后的科研成果資料的收集。這五個重要組成部分均具有以下兩個特點(diǎn)：

1.1源廣泛

醫(yī)學(xué)本身是一個多專業(yè)的龐大科學(xué)體系，涵蓋了醫(yī)、藥、衛(wèi)生、微生物、職業(yè)病、生化等。其分科的細(xì)致與多樣性決定了醫(yī)學(xué)科技檔案的來源相當(dāng)廣泛性和分散性。而這些科技檔案均自然形成于每一個科研機(jī)構(gòu)和有科研能力的單位及個人的研究工作中，因此無論從內(nèi)容上還是形式上都十分散亂。此外，醫(yī)學(xué)科技檔案的載體材料和形式也頗為多樣化：載體材料包括紙質(zhì)載體、磁盤記錄載體、光盤記錄載體等;檔案形式包括文字材料，獎狀、獎杯、證書等實(shí)物，這樣導(dǎo)致科技檔案管理工作量巨大，加之漫長的科研過程和周期，無疑加大了科技檔案收集工作的難度。

1.2利用價值高

醫(yī)學(xué)科技檔案不僅具有憑證作用，同樣也具有廣泛的參考作用。其內(nèi)容包含了豐富的醫(yī)學(xué)知識、先進(jìn)的科研思路、方法及大量有價值的國內(nèi)外科研資料，包括成功或失敗的經(jīng)驗(yàn)，都可為今后科研開展提供參考，并對避免科研工作低水平重復(fù)或?yàn)榭蒲卸蒲械?，都有極高的利用價值。

2充分利用醫(yī)院內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)，創(chuàng)建和完善醫(yī)院科技檔案管理系統(tǒng)。

根據(jù)醫(yī)院科技檔案的兩個基本特征，如何在醫(yī)院科技檔案管理中采取信息化管理的思路和模式，最大限度地發(fā)揮醫(yī)院科技檔案的作用，成為醫(yī)院建設(shè)中的重點(diǎn)問題之一。本文認(rèn)為由于醫(yī)院科技檔案來源廣泛，而檔案管理人員人數(shù)、人力有限，醫(yī)院可充分利用醫(yī)院內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)，按照科技檔案的管理要求，建立高效的科技檔案管理系統(tǒng)，可促進(jìn)充分發(fā)揮醫(yī)院科技檔案的作用。

醫(yī)院科技檔案管理系統(tǒng)可就以下幾個方面進(jìn)行創(chuàng)建和完善：

2.1醫(yī)技人員個人信息管理

以科室為單位，將醫(yī)院醫(yī)技人員的個人科技檔案信息輸入醫(yī)院科技檔案管理系統(tǒng)。此系統(tǒng)可提供各類科技檔案，如各年度科研項(xiàng)目執(zhí)行匯報表、各項(xiàng)科研經(jīng)費(fèi)報銷登記與結(jié)果反饋、論文投稿登記情況表、學(xué)術(shù)會議審批及學(xué)術(shù)成果統(tǒng)計表，外出培訓(xùn)以及涉及到個人的科研教學(xué)信息等。

2.2科研管理

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在當(dāng)前信息技術(shù)不斷更新?lián)Q代，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用不斷滲透到人們?nèi)粘Ｉ畹男蝿菹拢c時俱進(jìn)，加強(qiáng)民政檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)民政工作更好地服務(wù)群眾，方便群眾就具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。具體來說，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）有利于提高民政檔案管理效率

傳統(tǒng)的以人工為主要工作方式的民政檔案管理方式，耗費(fèi)大量的人力、時間和場地對繁雜的民政檔案信息進(jìn)行收集整理、分類歸檔和儲存保管，檔案管理花費(fèi)的周期場，工作流程繁雜，容易導(dǎo)致檔案遺失或損壞等問題。建設(shè)現(xiàn)代民政檔案信息化管理，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對民政檔案進(jìn)行管理，能夠更好地保管民政檔案的原始資料，省卻了大量的人力對檔案的收集、分類、歸檔和保管工作，縮短了檔案從收集到入庫的周期，避免了對原始檔案資料的人為損壞，同時也大大減少了民政檔案存放占用較大空間的問題。同時，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對民政檔案進(jìn)行歸類，不僅比人工操作更為便捷，花費(fèi)時間更少，同時也更為智能，方便了使用者對民政檔案的檢索和使用。

（二）提高了對民政檔案的開發(fā)利用

民政檔案管理的最終目的是為了充分利用檔案，讓檔案為民政事業(yè)和群眾服務(wù)。傳統(tǒng)的民政檔案管理偏重于對檔案的收集、保管，由于技術(shù)原因，對民政檔案的開發(fā)利用十分不便，造成了民政檔案本身的效能無法發(fā)揮出來，不能更好地為民政事業(yè)服務(wù)。信息化的民政檔案管理方式，徹底改變了傳統(tǒng)民政檔案重保管，輕利用的弊端，用戶運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，就可以隨時隨地對檔案進(jìn)行檢索和查閱，突破了時間和空間的限制，大大提高了民政答案的利用效率。

（三）提高了民政檔案傳播的時效性

利用信息技術(shù)對民政檔案進(jìn)行管理，可以大大縮短使用者從提出檔案查閱需求到檢索查閱檔案之間花費(fèi)的時間，民政部門通過運(yùn)用現(xiàn)代的信息傳播技術(shù)，建立網(wǎng)站，通過移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，運(yùn)用各種新型的信息傳播媒介，可以進(jìn)一步擴(kuò)大民政檔案信息的宣傳途徑，能夠及時更新、補(bǔ)充、維護(hù)民政檔案信息，確保民政檔案信息的真實(shí)性、可靠性和權(quán)威性。

二、提高民政檔案信息化管理的要點(diǎn)

（一）完善民政檔案信息化管理制度

信息技術(shù)為檔案管理帶來便利的同時，也要防范由此造成的檔案信息泄露等問題。為確保民政檔案管理工作的保密性和安全性，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案信息化管理的制度建設(shè)，包括管理的標(biāo)準(zhǔn)、安全保密制度和信息技術(shù)規(guī)范等，防止民政檔案信息泄露，或者被別有用心的人使用。

（二）提高對民政檔案特色化服務(wù)能力

民政檔案信息化建設(shè)的實(shí)際，是為檔案信息資源的宣傳、開發(fā)、利用提供平臺和渠道。民政部門應(yīng)當(dāng)針對社會需求的熱點(diǎn)，開展民政檔案定制等特色化服務(wù)，優(yōu)化民政檔案管理。

（三）提高民政檔案管理者技能水平

一方面，積極引入檔案管理專業(yè)的高素質(zhì)人才，提高現(xiàn)代檔案管理的人才技能水平；另一方面，加強(qiáng)對檔案管理人員的信息化管理水平，通過組織工作人員參加各種培訓(xùn)、職業(yè)道德教育等，培養(yǎng)其信息化管理能力，提高保密意識，促進(jìn)其專業(yè)技能水平的不斷提高。

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檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化已經(jīng)勢在必行。醫(yī)院檔案信息化也是檔案管理現(xiàn)代化的體現(xiàn)。也是醫(yī)院檔案工作提高效率，保證安全的實(shí)現(xiàn)途徑。醫(yī)院的檔案管理工作信息化，最先了解的應(yīng)該是“檔案信息化”的概念是什么，如何去實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化。在存在過程中可能回遇到哪些難題。如何解決這些問題等等。醫(yī)院工作本身也經(jīng)歷著改革和發(fā)展。比如醫(yī)改的進(jìn)行，醫(yī)院的管理與經(jīng)營市場化。所有這些都脫離不開信息化技術(shù)。而對這些珍貴資料信息的歸檔整理，檔案保存也更需要使用到現(xiàn)代的信息化技術(shù)。毫不夸張的說，醫(yī)院的建設(shè)過程中，檔案管理的信息化是基石、是醫(yī)院工作不可或缺亟待解決的一部分。在檔案管理過程中，必須要關(guān)注獨(dú)特的風(fēng)格，要有自己特色的網(wǎng)絡(luò)版面，有豐富的內(nèi)容架構(gòu)，有規(guī)范的細(xì)化的各項(xiàng)檔案管理模塊。

2、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)過程

2.1了解醫(yī)院檔案管理信息化的涵義

深入淺出的理解，檔案信息化是把傳統(tǒng)方式的用紙張、音像等媒介手段保存的資料改為使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)，把種種資料更改為數(shù)據(jù)。通過某種軟件管理系統(tǒng)來規(guī)范管理，利用數(shù)據(jù)庫合理的組織這些數(shù)據(jù)?？傮w的原則是對檔案數(shù)據(jù)的管理要遵循安全、高效、保持原貌的規(guī)則。

2.2建立醫(yī)院的檔案管理網(wǎng)頁或者網(wǎng)站

信息化的檔案管理不是僅僅用計算機(jī)管理。要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享，要做好醫(yī)院的檔案管理信息公式，宣傳醫(yī)院檔案管理的重要性。而這些利用檔案管理網(wǎng)頁和網(wǎng)站，是必要的手段和方法。在網(wǎng)頁建設(shè)中，計算機(jī)技術(shù)因篇幅有限在本文就不一一贅述了。主要從檔案管理角度，分析檔案管理網(wǎng)站應(yīng)該擁有的模塊?；灸K應(yīng)該包含醫(yī)務(wù)人員資料信息更新上傳模塊、機(jī)構(gòu)簡介模塊、交流模塊、病歷管理模塊等等。

2.3信息化檔案管理系統(tǒng)

市場上已經(jīng)有出售成型的檔案管理系統(tǒng)?？膳c軟件公司聯(lián)系，訂制符合醫(yī)院使用的檔案管理軟件系統(tǒng)。但缺點(diǎn)是費(fèi)用較高。部分系統(tǒng)對硬件系統(tǒng)有較高要求。醫(yī)院也可以自主開發(fā)符合檔案管理的系統(tǒng)。優(yōu)勢是專業(yè)優(yōu)勢，對自身的需求了解深入。大部分醫(yī)院的檔案管理工作都需要能夠?qū)崿F(xiàn)的功能：首先是具備大量數(shù)據(jù)信息的存儲功能。檔案需要存儲的數(shù)據(jù)繁雜，而且在不斷的積累和增長，所以必須具備數(shù)據(jù)存儲功能。其次是實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化方式，這才是真正的實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。最后對數(shù)據(jù)的管理一定要高效，有組織。規(guī)范科學(xué)管理。

3、醫(yī)院檔案信息化管理需要關(guān)注的問題和有效操作方法

3.1提高硬件設(shè)施建設(shè)，加大投入力度

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)需要購買信息化設(shè)備，如計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)實(shí)驗(yàn)室的建立。這些都需要大量的財政投入。同時財政投入也可以信息化建設(shè)快速進(jìn)行。購買規(guī)范管理系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)布線等工作流程。

3.2提升信息化技術(shù)普及率

信息化技術(shù)檔案管理，必須要掌握信息化技術(shù)。了解計算機(jī)，熟練掌握軟、硬件技術(shù)。如數(shù)據(jù)庫技術(shù)、計算機(jī)硬件維護(hù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)常見故障排查與維護(hù)技術(shù)、計算機(jī)操作技術(shù)等等。

3.3挖掘內(nèi)部潛力，增強(qiáng)創(chuàng)建力量

管理檔案人員少的矛盾日益突出，再抽調(diào)人員從事檔案升級工作相當(dāng)困難。每天需要應(yīng)付日常工作，很難抽出更多的精力搞創(chuàng)建。應(yīng)成立創(chuàng)建工作領(lǐng)導(dǎo)小組，保證創(chuàng)建工作穩(wěn)步推進(jìn)。強(qiáng)化檔案管理，完善創(chuàng)建條件。現(xiàn)有的醫(yī)院檔案管理水平停留在原先省一級標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上，對照省特一級標(biāo)準(zhǔn)差距較大，所以要不斷更新觀念，完善具體操作規(guī)程，推進(jìn)規(guī)范化建設(shè)，進(jìn)一步健全歸檔、保管、鑒定、借閱等各項(xiàng)管理制度；升檔案服務(wù)水平，為檔案管理升級提供基礎(chǔ)保證，要及時引進(jìn)先進(jìn)檔案管理設(shè)備。

3.4建立合理的檔案管理制度，規(guī)范信息化檔案管理

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企業(yè)人事檔案采用電子信息化管理，可以實(shí)現(xiàn)對各類資源的收集和共享，有利于強(qiáng)化企業(yè)各部門之間、企業(yè)之間的聯(lián)系與合作，全面提高企業(yè)人事檔案的使用效率和使用價值，幫助企業(yè)更好地完成工作。企業(yè)在增添新人檔案的時候，利用計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)和電子信息系統(tǒng)，可以減少新人資料的搜索時間，方面快捷，節(jié)省時間，同時保證人員檔案的有效性和真實(shí)性。企業(yè)人事檔案實(shí)施電子信息化管理以后，可有效減少信息的傳輸環(huán)節(jié)，減少紙質(zhì)檔案的使用效率，節(jié)約環(huán)保的同時還可以保證檔案資料的完整性，在使用過程中僅需要使用U盤等存儲設(shè)備進(jìn)行查看。此外，人事檔案實(shí)施信息化管理大大增加了企業(yè)的信息存儲量，提高了企業(yè)人事檔案管理速度。具體來說，企業(yè)實(shí)施人事檔案電子信息化管理主要有以下幾點(diǎn)必要性。

1.1企業(yè)人事檔案信息化管理是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需求

如今，辦公自動化已經(jīng)逐漸完善，企業(yè)在人事檔案管理和應(yīng)用的過程中大部分?jǐn)?shù)據(jù)的使用都是用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)完成的。這就要求企業(yè)的人事檔案管理必須盡快實(shí)現(xiàn)信息化、無紙化，只有全面實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化才能適應(yīng)企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，提高企業(yè)的綜合管理水平。

1.2建立電子檔案可以有效保護(hù)原始檔案

傳統(tǒng)企業(yè)的人事檔案管理都是紙質(zhì)檔案，人工管理需要付出很多的人力、物力和財力。但是實(shí)施電子信息化管理，就可以在信息化條件下由計算機(jī)代替人工完成人事檔案管理工作，這在很大程度上節(jié)約了管理時間，有效減少了檔案的翻查工作，同時網(wǎng)絡(luò)空間是無限制的，可以保存大量數(shù)據(jù)信息，這對保護(hù)企業(yè)的原始檔案具有很好的作用，非常有利于延長檔案的使用時間。

1.3完善企業(yè)內(nèi)部管理的必然要求

通過計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)來完善企業(yè)的人事檔案管理，可以節(jié)省企業(yè)的人力、物力、財力，同時可以節(jié)省時間，提高工作效率，有效降低企業(yè)的運(yùn)營成本，進(jìn)而可以促進(jìn)企業(yè)更好地發(fā)展，為客戶提供更加優(yōu)越的服務(wù)。

2企業(yè)傳統(tǒng)人事檔案管理存在的弊端

2.1人事檔案管理手段落后

目前，我國雖然很多大型企業(yè)已經(jīng)全面實(shí)施人事檔案信息化管理，但是還有很多小型企業(yè)未能全面開展檔案的信息化管理工作。很多小型企業(yè)的設(shè)備不足，辦公硬件跟不上，導(dǎo)致企業(yè)無法建立專門的人事檔案管理辦公室，將所有檔案全部集中在辦公人員的辦公室內(nèi)，而且存放設(shè)備簡陋，沒有嚴(yán)格的保密性，幾乎所有人都可以輕松地接觸到人事檔案，嚴(yán)重危及一些重要檔案信息的安全性。同時檔案管理工作人員不具備專業(yè)技能，對人事檔案管理沒有給予足夠的重視，缺乏工作積極性。即便人事檔案管理工作人員具備專業(yè)技能，但是其綜合素質(zhì)較低，無法科學(xué)管理、規(guī)劃人事檔案管理工作。

2.2電子檔案管理意識淡薄

很多人認(rèn)為檔案管理對企業(yè)的發(fā)展沒有作用，其實(shí)不然，檔案管理不僅可以優(yōu)化企業(yè)工作人員的資源配置，同時還可以幫助企業(yè)儲備人才，了解人才資源發(fā)展的前沿信息。但是在現(xiàn)實(shí)環(huán)境中，企業(yè)檔案管理人員非但不能及時整理現(xiàn)有人員的基本資料，還經(jīng)常發(fā)生丟失、遺漏等問題，更沒有人才儲備的工作環(huán)節(jié)。此外，有些企業(yè)的檔案管理部分工作仍然停留在人工手寫的環(huán)節(jié)，資料填寫隨意性很強(qiáng)，而且手寫資料字跡潦草，容易損毀，造成人事檔案的質(zhì)量和完整度不高。

2.3思想上不重視檔案管理工作

很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為企業(yè)的檔案管理工作并不重要，只要提高生產(chǎn)技術(shù)便可以全面提高企業(yè)的發(fā)展。其實(shí)不然，企業(yè)人事檔案管理對提高企業(yè)發(fā)展具有重要意義。企業(yè)人事檔案管理可以優(yōu)化企業(yè)的資源配置，提高企業(yè)人事管理效率，有效為企業(yè)吸收優(yōu)秀人才。但是很多企業(yè)并未重視檔案管理工作，對此崗位只安排了一些“關(guān)系戶”，或者從企業(yè)其他崗位轉(zhuǎn)過來的人員進(jìn)行檔案管理工作。這些人基本上都不是專業(yè)檔案管理人員，根本沒有檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)和基礎(chǔ)，僅僅對檔案進(jìn)行簡單的整理，根本沒有充分發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢作用。

2.4信息化管理技術(shù)更新較慢

目前，我國部分企業(yè)對人事檔案管理雖然采用了信息化管理，但是企業(yè)并沒有根據(jù)發(fā)展需求對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行更新和維護(hù)。電子檔案管理系統(tǒng)雖然有很多優(yōu)勢，但是管理系統(tǒng)仍然需要人為地進(jìn)行管理、維護(hù)和更新，這樣才能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展，適應(yīng)社會發(fā)展。然而我國的部分企業(yè)雖然引進(jìn)了電子檔案管理，卻嚴(yán)重缺乏對檔案的管理與維護(hù)，導(dǎo)致管理系統(tǒng)經(jīng)常出現(xiàn)問題，影響正常工作。

2.5工作人員綜合素質(zhì)有限

企業(yè)檔案管理曾經(jīng)是最容易被企業(yè)忽略的崗位，所以崗位職能看似并不重要，因此檔案管理職位基本上都是非檔案專業(yè)人員進(jìn)行操作。這些工作人員要么是企業(yè)工作人員的家屬親戚，要么是從其他崗位轉(zhuǎn)過來的，根本沒有檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，也沒有相關(guān)的理論基礎(chǔ)。同時，企業(yè)未能對檔案管理工作人員給予適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)。然而全新的電子信息化管理對檔案管理提出了更高的要求，不僅要具備檔案專業(yè)知識，還要具備相應(yīng)的計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識。原有的工作人員工作能力已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能勝任現(xiàn)有的崗位，綜合素質(zhì)亟待提高。

3企業(yè)人事檔案如何實(shí)施信息化管理

3.1不斷完善電子信息化系統(tǒng)

要想在人事檔案管理工作中運(yùn)用信息化管理，首先要建立一個完善的信息化硬件管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)要對企業(yè)的每一個科室的檔案信息進(jìn)行整理分類，通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息資源共享，有效提高人事檔案電子信息管理的作用。為了全面提高工作人員對電子信息化的管理和操作能力，企業(yè)應(yīng)該不斷加強(qiáng)對檔案工作人員的培訓(xùn)，保證檔案信息錄入的真實(shí)性、有效性。為了保證企業(yè)檔案資料的時效性，工作人員應(yīng)該對檔案進(jìn)行及時修改。與此同時，企業(yè)還要做好對檔案管理信息系統(tǒng)的升級維護(hù)工作，保證信息系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

3.2建立企業(yè)人事檔案的信息數(shù)據(jù)庫

人事檔案電子信息化的實(shí)現(xiàn)，首先需要把館藏多年的紙質(zhì)文件的內(nèi)容輸入到計算機(jī)人事檔案管理系統(tǒng)中，但是由于文件的數(shù)量過多，延緩了工作的進(jìn)展。這就要求企業(yè)加大對信息化改革的投入，增加工作人員，加快對紙質(zhì)文件的掃描與輸入，并對資料進(jìn)行整理和分類，建立起一套由數(shù)據(jù)輸入、整理、更改、信息查詢及系統(tǒng)維護(hù)為一體的完整的檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)信息資源的網(wǎng)絡(luò)與計算機(jī)一體化，及進(jìn)行信息的遠(yuǎn)程運(yùn)輸和區(qū)域化共享。

3.3轉(zhuǎn)變檔案管理人員的意識

在企業(yè)人事檔案傳統(tǒng)的管理模式中，在信息收集方面比較滯后，難以適應(yīng)信息管理的轉(zhuǎn)換。因此，企業(yè)需加強(qiáng)檔案管理人員的安全意識，做好檔案信息管理的保密工作，并確保檔案信息不被惡意修改和破壞；為防止黑客入侵對檔案造成破壞，應(yīng)確保網(wǎng)絡(luò)安全，做好防御工作；對重要的文件設(shè)定只讀權(quán)限或進(jìn)行加密，以保障檔案信息的真實(shí)性，可以通過制定相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，來使檔案得到規(guī)范化管理，從而提高檔案的使用效率。

3.4企業(yè)需要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)

企業(yè)積極引進(jìn)人事檔案電子信息化管理，這對該崗位提出了全新的要求，為了適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展需求，企業(yè)應(yīng)該對現(xiàn)有工作人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，讓其能夠熟練掌握計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠熟練應(yīng)用人事檔案管理系統(tǒng)，保證人事檔案的有效使用，提高工作效率和質(zhì)量。

4結(jié)語

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一、信息化發(fā)展的背景

1、信息系統(tǒng)對業(yè)務(wù)的覆蓋率逐步提高

自上個世紀(jì)90年代后，互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的普及和信息經(jīng)濟(jì)的興起，帶動了電子政務(wù)、電子商務(wù)和社會信息化的全面發(fā)展。

僅從政府角度看，我國電子政務(wù)經(jīng)過十多年的發(fā)展，形成了一定規(guī)模的信息化基礎(chǔ)設(shè)施，建設(shè)了大量的電子政務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)，正在經(jīng)歷由傳統(tǒng)運(yùn)行方式向以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息化運(yùn)行方式轉(zhuǎn)移的過程。以北京市為例，“十五”期間，全市1186種政府業(yè)務(wù)，運(yùn)用信息化實(shí)現(xiàn)的有591種，建成726個業(yè)務(wù)支撐系統(tǒng)，50%的政府業(yè)務(wù)通過信息化手段實(shí)現(xiàn)；各級政府和業(yè)務(wù)部門高度重視業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用，約90%的市、區(qū)政府部門建設(shè)了局域網(wǎng)，超過90%的政府部門達(dá)到了人均1臺計算機(jī)，有90%的政務(wù)部門已建成或正在建辦公自動化系統(tǒng)，其中無紙化程度達(dá)到50%以上的部門占80%。①

2、基于網(wǎng)絡(luò)平臺化的信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和應(yīng)用的快速發(fā)展，無論是政府還是企業(yè)的信息化，都受到戰(zhàn)略管理和服務(wù)客戶的強(qiáng)烈驅(qū)動，在不斷地擴(kuò)展信息化的應(yīng)用領(lǐng)域和內(nèi)容，朝著基于統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)管理平臺，跨部門信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同的方向發(fā)展。

政府各機(jī)構(gòu)在履行經(jīng)濟(jì)調(diào)節(jié)、市場監(jiān)管、社會管理和公共服務(wù)四項(xiàng)基本職能過程時，正越來越廣泛地采用信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)。由于應(yīng)用目標(biāo)的整體性，要求政府業(yè)務(wù)系統(tǒng)、政府信息具有集成性和共享性。例如，北京市業(yè)已建立了連接各級政府機(jī)構(gòu)政務(wù)系統(tǒng)的政務(wù)內(nèi)網(wǎng)平臺，通過信息交換平臺和政務(wù)門戶網(wǎng)站，各級各類政府機(jī)構(gòu)可以實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公和信息共享。又如，北京市東城區(qū)首創(chuàng)的網(wǎng)格化城市管理模式，通過綜合的信息化手段，實(shí)現(xiàn)了對城市各類基礎(chǔ)部件的綜合管理。再如，“首都之窗”網(wǎng)站群作為政府門戶，正把更加全面的政府公共服務(wù)納入到信息化應(yīng)用范圍。②

企業(yè)信息化應(yīng)用模式早已脫離了個別業(yè)務(wù)系統(tǒng)孤立應(yīng)用的階段，步入了企業(yè)戰(zhàn)略協(xié)同系統(tǒng)應(yīng)用階段，其中ERP（EnterpriseResourcePlanning，即企業(yè)資源計劃）最具代表性。ERP是20世紀(jì)90年代提出來的，目前已發(fā)展為企業(yè)管理信息系統(tǒng)中最為流行的一種形式，幾乎是企業(yè)信息化的代名詞。ERP系統(tǒng)以經(jīng)營資源最佳化為出發(fā)點(diǎn)，全面整合企業(yè)的供銷存、財務(wù)、計劃、質(zhì)量、制造等核心業(yè)務(wù)，并最大限度提升企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營資源的應(yīng)用效率。

實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺管理，進(jìn)行系統(tǒng)協(xié)同整合，核心的內(nèi)容就是要進(jìn)行應(yīng)用系統(tǒng)及數(shù)據(jù)集成，建立可以共享的統(tǒng)一數(shù)據(jù)管理結(jié)構(gòu)。建立一致的數(shù)據(jù)規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)和建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理、應(yīng)用規(guī)則，是實(shí)現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)集成的主要途徑。如何建設(shè)與上述信息化環(huán)境配套的電子檔案的統(tǒng)一管理、共享利用的機(jī)制、模式，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案館如何構(gòu)建和運(yùn)作，都是需要深入探討的問題。

3、信息資源戰(zhàn)略成為信息化核心內(nèi)容

2004年12月國家頒布了《關(guān)于加強(qiáng)信息資源開發(fā)利用工作的若干意見》，標(biāo)志著我國的信息化步入了以開發(fā)利用信息資源為重心的發(fā)展階段，這既是信息化向其本源的回歸，也是我國信息化發(fā)展到一定程度的結(jié)果。

從國家層面來看，信息資源開發(fā)利用，就是借助于信息化手段，為提高政府公共服務(wù)能力、增強(qiáng)政府能力建設(shè)、推動和諧社會發(fā)展為目的，形成政府信息資源、社會信息資源綜合開發(fā)利用的局面，同時推動信息資源產(chǎn)業(yè)發(fā)展，促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)社會的可持續(xù)發(fā)展。政務(wù)信息資源的開發(fā)利用緊緊圍繞政務(wù)公開、重大基礎(chǔ)信息庫和重點(diǎn)業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)行。社會信息資源開發(fā)利用重點(diǎn)是強(qiáng)化農(nóng)業(yè)、科技、教育、衛(wèi)生、社會保障、檔案等領(lǐng)域的公益性開發(fā)和利用。同時，國家將研究制定鼓勵信息資源產(chǎn)業(yè)發(fā)展政策；健全信息資源市場監(jiān)管制度，完善網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的著作權(quán)保護(hù)，提高審批效率，擴(kuò)大登記備案和事后監(jiān)督的范圍；研究制定政務(wù)信息資源社會化增值開發(fā)利用的財政政策和信息資產(chǎn)管理辦法；制定信息資源開發(fā)利用標(biāo)準(zhǔn)體系表，優(yōu)先制定并大力宣傳貫徹信息資源分類、共享、基礎(chǔ)編碼等國家標(biāo)準(zhǔn)；推進(jìn)公共文獻(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，積極開展社會化服務(wù)。③

從機(jī)構(gòu)層面，信息資源開發(fā)利用是信息資源服務(wù)于戰(zhàn)略決策、滿足客戶信息需求和提高業(yè)務(wù)管理信息提供水平的客觀發(fā)展需要。從信息化發(fā)展的進(jìn)程上來講，信息系統(tǒng)總是由滿足業(yè)務(wù)處理、運(yùn)行需要開始，信息資源的開發(fā)利用遵循著數(shù)據(jù)—信息—知識的過程。機(jī)構(gòu)層面的信息資源開發(fā)利用總是從系統(tǒng)集成、數(shù)據(jù)集成開始，在整合的數(shù)據(jù)倉庫基礎(chǔ)上進(jìn)行數(shù)據(jù)的挖掘和滿足不同需要的數(shù)據(jù)應(yīng)用。這實(shí)際上類似于我們傳統(tǒng)的檔案管理利用流程，應(yīng)當(dāng)把它納入到信息化條件下的檔案管理內(nèi)容范疇。

二、信息化條件下檔案管理的若干問題

信息化系統(tǒng)正在演化成為各類組織業(yè)務(wù)運(yùn)行的基本方式，網(wǎng)絡(luò)平臺正逐漸成為政府機(jī)構(gòu)、企業(yè)信息運(yùn)動的支撐平臺。對檔案管理活動而言，各類組織運(yùn)行平臺的變化，給我們提出了很多基于數(shù)字化概念的新問題，這些問題需要我們?nèi)ド钊胨伎?，探索符合信息化特點(diǎn)的新思路和新方法。

1、電子文件長久保存和長期可用問題

人們把以數(shù)字化方式記錄的文件，統(tǒng)稱為電子文件。電子文件在性質(zhì)、形式上與紙質(zhì)文件的不同，無疑是檔案界最先感受到和最先關(guān)注的信息化帶來的變化和影響。由模擬方式轉(zhuǎn)變成數(shù)字化的記錄方式，主要的問題有三個：一是電子文件的長久保存問題，數(shù)字化信息復(fù)雜多樣的編碼格式、讀寫方法和載體材料，都給電子文件的長久保存帶來困難。二是電子文件的證據(jù)力和法律效力問題，這包含了對數(shù)字方式所記錄信息的真實(shí)性以及獲得、保持信息真實(shí)性方式方法的可行性、可信性問題。三是數(shù)字化信息與載體的依附關(guān)系問題，數(shù)字化信息的組織是通過編碼形式完成的，人們處理、傳輸、存儲和顯現(xiàn)數(shù)字化信息，要借助能處理這些編碼的信息技術(shù)設(shè)備間接完成，因此，數(shù)字化信息依賴于元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)格式、軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)才能夠被處理、存儲和顯現(xiàn)。綜上所述，電子文件的復(fù)雜性、變化性、多樣性是過去紙張載體所沒有的。

歸納起來講，目前解決電子文件真實(shí)性、長久保存、長期可用的途徑主要有如下幾類方法：一是通過法規(guī)約束電子文件格式種類，如我國的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》所選擇的管理方式，方法就是盡可能地選擇比較通用通行的少量幾種文件格式，通過降低電子文件格式種類繁復(fù)性，增加電子文件長期保存的可靠性、可控性。二是通過對電子文件存在的系統(tǒng)相關(guān)要素的規(guī)范設(shè)計和過程控制，以保證電子文件的真實(shí)性和可靠性，包括系統(tǒng)地記錄背景數(shù)據(jù)和規(guī)范、控制信息流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)等方式。三是提高載體材料壽命或?qū)﹄娮游募幚?、存儲、傳遞和應(yīng)用所依賴的軟硬件環(huán)境進(jìn)行備份的方式。四是分離數(shù)字信息的語義表示與格式表示，形成不依賴于特定的通用信息存在形式，不會出現(xiàn)因?yàn)閿?shù)據(jù)格式及軟硬件環(huán)境的變遷而造成電子文件不可使用的情況，如以XML作為標(biāo)識規(guī)范的方法，等等。

為了解決上述問題，國內(nèi)外都作了相當(dāng)多的探討和嘗試。首先，各國都傾注力量，制定系統(tǒng)成套的和普遍適用于各類信息系統(tǒng)的電子文件管理需求規(guī)范和檔案系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，力求把問題解決在電子文件的形成階段，達(dá)到電子文件永久保存的目的。如澳大利亞的國家“數(shù)字化保管動議”，通過建立文件管理國家標(biāo)準(zhǔn)、文件管理元數(shù)據(jù)規(guī)范、文件系統(tǒng)設(shè)計與實(shí)施程序等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，保障電子文件的長久保存。其次，從數(shù)字檔案的永久性入手，研究具有長久保存價值的數(shù)字檔案的系統(tǒng)化保存、保管方式，如美國國家檔案與文件署（NARA）于1998年開始，耗時6年時間對永久保存電子文件的可能性、保存技術(shù)、保存系統(tǒng)的功能需求進(jìn)行了全面的論證和試驗(yàn)⑤。第三，研究數(shù)字化適用載體在各種狀況下的長久保存問題，如荷蘭2000年啟動了“數(shù)字保存試驗(yàn)”項(xiàng)目，針對政府常用的電子文件類型，進(jìn)行了遷移、采用XML格式和仿真三種數(shù)字保護(hù)方法的試驗(yàn)，評價各種方法的效果、局限性、費(fèi)用及應(yīng)用的可能性。第四，在我國，通常采用的方式是，檔案部門站在長久保存的立場，通過歸檔要求的約束，保障電子文件的可靠性，如《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1-2-1999）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894－2002）等，省市地方和行業(yè)主管機(jī)構(gòu)也制定了相關(guān)規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn)，如建設(shè)部的《城建電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》。

2、多種類型數(shù)字化信息的檔案化問題

在電子文件數(shù)量快速增長的同時，其種類也日益豐富，包括文本文件、電子報表、電子郵件、圖形、圖像文件、視頻文件、網(wǎng)頁文件、數(shù)據(jù)庫文件等。數(shù)字化信息的復(fù)雜多樣，具有傳統(tǒng)紙質(zhì)文件所不具有的性質(zhì)，因此，這些數(shù)字化信息的檔案化在總體上處于隨機(jī)狀態(tài)，有些數(shù)據(jù)累計存儲在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫中，有些被定期銷毀，有些則被遷移到臨時載體上。如果不能建立系統(tǒng)型的管理規(guī)則，很可能造成不可挽回的損失。

導(dǎo)致數(shù)字化信息檔案化問題的原因歸納起來有以下幾種情況：

（1）與傳統(tǒng)文件運(yùn)轉(zhuǎn)流程無關(guān)。長久以來，人們已經(jīng)形成了紙質(zhì)文件檔案化的系統(tǒng)化的方法體系，主要是依靠業(yè)務(wù)流程的自然發(fā)展進(jìn)程，在業(yè)務(wù)流程終結(jié)時，把文件歸檔轉(zhuǎn)入檔案系統(tǒng)，以備今后工作查考。或者對文件的價值進(jìn)行鑒定，判別文件對形成者的意義大小以及對社會的意義大小，在規(guī)定的時間階段，把分布在各個機(jī)構(gòu)的文件匯集到檔案館集中保存，以長久留存社會記憶，保障社會發(fā)展的延續(xù)性。久而久之，文件的檔案化形成了對業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)流程及其規(guī)則的依賴性，當(dāng)數(shù)字化信息因不能納入一般的業(yè)務(wù)流程，或業(yè)務(wù)流程因信息化而發(fā)生變化時，將會導(dǎo)致電子文件在檔案化過程中范圍的缺失。比如，電子郵件系統(tǒng)已經(jīng)成為絕大多數(shù)政府或企業(yè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的必備子系統(tǒng)，電子郵件也早已成為人們在進(jìn)行工作交往時的基本工具，很多國家或組織也都制定了電子郵件的管理制度，但電子郵件的檔案化問題依然處于隨機(jī)管理狀態(tài)，主要原因就是電子郵件聯(lián)系方式的公私性質(zhì)不容易界定，不容易納入到正常的業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)流程之中。

（2）非文本型數(shù)據(jù)。在紙質(zhì)檔案管理時期，由于非文本型數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)單元不能完整地表達(dá)一個事項(xiàng)，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、信息組織方式與文本方式不同，并且很多結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)經(jīng)常處在變動之中，無法納入到文本文件的管理體系，往往不進(jìn)行檔案化處理。信息化的發(fā)展，使得電子文件的數(shù)量與日俱增，但檔案機(jī)構(gòu)往往比較注重對文本型電子文件的歸檔和收集，對非文本型數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)、多媒體數(shù)據(jù)的歸檔重視不夠，也沒有切實(shí)可行的檔案化措施。而且，檔案界還存在著一個概念誤區(qū)，認(rèn)為數(shù)據(jù)庫文件本來就有自身的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，并且處在存儲狀態(tài)，沒有必要再轉(zhuǎn)化為所謂的檔案文件。目前，大部分關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，都是作為支持業(yè)務(wù)流程的存儲機(jī)制來建設(shè)的，從性質(zhì)上來講，可以認(rèn)為是“暫存數(shù)據(jù)”，而且，這些數(shù)據(jù)往往是隨著業(yè)務(wù)過程的變化而不斷更新變化的，在結(jié)構(gòu)上又是連續(xù)性的，往往不能按事項(xiàng)分塊，不能按傳統(tǒng)檔案管理方式管理。但是，這些數(shù)據(jù)往往是一個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的核心資源，

支撐著一個機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)運(yùn)行，絕大多數(shù)具備檔案價值，如果不盡快建立有效的檔案管理制度，可能會造成比較嚴(yán)重的損失。目前，有注意到非文本型數(shù)據(jù)歸檔的機(jī)構(gòu)，往往采用簡單拷貝、累加存儲的方式，或者以備災(zāi)數(shù)據(jù)庫的方式同構(gòu)備份數(shù)據(jù)。這些方式可能不能真正解決數(shù)量巨大的非文本數(shù)據(jù)檔案化問題。

（3）網(wǎng)頁類型文件?；ヂ?lián)網(wǎng)的普及，使數(shù)量巨大的Web文件存在于流動的網(wǎng)絡(luò)信息海洋之中。我國的各類機(jī)構(gòu)為了與外部環(huán)境的聯(lián)系與溝通，建設(shè)屬于機(jī)構(gòu)自己的網(wǎng)站的比率很高。據(jù)國務(wù)院信息化工作辦公室的資料顯示，到2005年底，我國政府域名（）注冊量達(dá)到23752個，政府網(wǎng)站達(dá)到11995個，縣級以上門戶網(wǎng)站擁有率達(dá)到81.1%，其中部委、省級、地級和縣級政府網(wǎng)站的擁有率分別為96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于網(wǎng)頁文件的內(nèi)容重復(fù)率高，數(shù)量巨大，各類機(jī)構(gòu)往往都不作檔案化處置。這種情況是否存在檔案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。

3、雙軌制與雙套制問題

隨著信息化的深入發(fā)展，各類機(jī)構(gòu)的信息系統(tǒng)覆蓋率不斷提高，意味著文件的處理、運(yùn)行過程的雙軌制越來越趨向于單軌制，這是一個必然的趨勢。但是，在人們的檔案思維中，依然存在著對紙質(zhì)檔案的心理依賴，充滿了對電子文件的不確信感。這種情形也體現(xiàn)在國家及行業(yè)已經(jīng)頒布的電子文件管理的相關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中，規(guī)定對于具有長久保存價值的文件，要電子、紙質(zhì)形式雙套保存。

造成雙套制比較普遍的原因，從根本上講是檔案思維還停留在紙質(zhì)文件時代，對電子文件及其存在的技術(shù)環(huán)境還不熟悉、不確信，對電子文件是否能夠長久保存及長期可用缺乏認(rèn)知。其次，是國家的檔案行政機(jī)構(gòu)缺乏檔案無紙化戰(zhàn)略規(guī)劃、制度設(shè)計和系統(tǒng)規(guī)范，使得對紙質(zhì)文件依賴成為制度性的選擇。包括我國在內(nèi)的很多國家，都相繼頒布了《電子簽名法》或相關(guān)法律，力求通過法律的形式，確認(rèn)數(shù)字化信息在社會交往和經(jīng)濟(jì)活動中的法律地位及其具有憑證性的條件?！峨娮雍灻ā返囊饬x在于通過法律確定了電子數(shù)據(jù)可以作為法律憑證，使電子文件具有了與紙質(zhì)文件同等的證據(jù)作用。一般來講，《電子簽名法》主要是規(guī)范電子文件的技術(shù)條件和應(yīng)用背景，以保證電子文件在交互過程中的真實(shí)性是可確認(rèn)的，是可以作為證據(jù)使用的，但并沒有解決電子文件的長久保存問題。而這方面的規(guī)范有賴于檔案管理機(jī)構(gòu)來解決。

雙套制的另一種情形，是國內(nèi)的各級各類檔案館大量地將紙質(zhì)檔案拷貝成電子檔案。為使檔案館蘊(yùn)藏的豐富檔案信息資源能夠提供網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，根據(jù)檔案利用需求有選擇地提供目錄定位服務(wù)以及部分檔案的原件服務(wù)是必要的。如果盲目地?zé)o限度地進(jìn)行檔案的電子化，以此作為數(shù)字檔案館建設(shè)的成就標(biāo)志，只能造成巨大的資源浪費(fèi)。

可以想像，不解決雙套制的問題，是無法推動信息化發(fā)展的。信息化發(fā)達(dá)國家在信息化進(jìn)程中都強(qiáng)調(diào)“無紙化”作為信息化的戰(zhàn)略目標(biāo)來積極推動，可見它對信息化發(fā)展的重要意義。

雙套制或無紙化的解決方案，一定不是單純的技術(shù)解決方案，而應(yīng)該是制度化方案。這個制度化的解決方案，依賴于我國信息化的發(fā)展程度，取決于信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)覆蓋率，特別是網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的覆蓋率。在此基礎(chǔ)上要形成無紙化的全面管理制度，可能包括兩個層面：檔案館層面的和機(jī)構(gòu)層面的。檔案館層面要解決電子文件永久保存的技術(shù)條件（載體的可靠性、信息對格式的非依賴性）、文件真實(shí)性的制度和管理系統(tǒng)保障規(guī)范、電子文件應(yīng)用的規(guī)范。對機(jī)構(gòu)層面，檔案及檔案管理系統(tǒng)提供憑證性、證據(jù)性文件的系統(tǒng)認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)的建設(shè)等。

4、電子文件運(yùn)動規(guī)律與檔案管理模式選擇

近年來，關(guān)于“文件生命周期理論”和“文件連續(xù)體理論”的爭論十分引人關(guān)注。信息化徹底改變了各類社會活動的時空關(guān)系和運(yùn)行模式，人們需要基于新的社會運(yùn)行方式，建立新的信息思維，尋找信息運(yùn)動新規(guī)律，以求在準(zhǔn)確揭示信息運(yùn)動規(guī)律的基礎(chǔ)上，更好地進(jìn)行管理。這是這場爭論的意義所在。

“文件生命周期理論”與“文件連續(xù)體理論”的實(shí)質(zhì)，是如何看待文件運(yùn)動的統(tǒng)一性和管理一致性問題?！拔募芷诶碚摗睆?qiáng)調(diào)在文件的不同運(yùn)動階段有著不同的運(yùn)動特性，強(qiáng)調(diào)在不同的階段實(shí)施不同的管理措施。而“文件連續(xù)體理論”認(rèn)為文件運(yùn)動是一個整體，文件運(yùn)動有著不同的功能軸，文件運(yùn)動每一個時點(diǎn)，都可能包含一個或多個功能價值取向，因此，管理上不必劃分文件與檔案的階段性。從弗蘭克·厄普沃德對文件連續(xù)體模式的四項(xiàng)基本原則看：第一，文件價值的持續(xù)性與文件檔案化。主要強(qiáng)調(diào)的是文件、檔案的整體觀，這與我國普遍認(rèn)知的“文件管理與檔案管理一體化”的觀念是相類似的⑦，是“從文件形成到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式”。第二，文件聯(lián)系以邏輯聯(lián)系為主。這是傳統(tǒng)檔案學(xué)的基本原則，檔案的分類、主題方法都是按邏輯組織文件的方法，即使是網(wǎng)絡(luò)化條件下，文件分處不同的物理位置，也應(yīng)堅持這種方法。第三，文件管理制度納入業(yè)務(wù)活動目標(biāo)與過程。它強(qiáng)調(diào)的是要把文件管理職能制度化地納入業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，應(yīng)該說“納入”概念在檔案界也并不是新概念。第四，檔案學(xué)是隨著組織知識的背景條件變化而變化⑧。這是關(guān)于檔案學(xué)理論隨著社會發(fā)展環(huán)境變化的思想，是任何理論都應(yīng)該具有的素質(zhì)。歸納起來講，文件連續(xù)體理論強(qiáng)調(diào)的是文件與檔案是一個整體，不必區(qū)別管理，而且從形成階段就應(yīng)予以制度化的干預(yù)。顯然，這一核心思想存在著理論臆斷性。文件的形成是為業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)服務(wù)的，其首要目的和價值是業(yè)務(wù)的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，如果按照文件的歷史價值進(jìn)行文件系統(tǒng)設(shè)計，其結(jié)果不僅會削弱文件的真實(shí)性、客觀性，而且可能導(dǎo)致業(yè)務(wù)系統(tǒng)效率的極大降低。信息化發(fā)展的進(jìn)程已經(jīng)證實(shí)，無論是政府或是企業(yè)的系統(tǒng)，隨著時間的推移都面臨著系統(tǒng)數(shù)據(jù)檔案化的問題，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中建設(shè)數(shù)據(jù)檔案庫，或者是不經(jīng)檔案價值鑒定，簡單地直接地遷移業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)到檔案庫，其信息質(zhì)量根本無法保證。況且，由機(jī)構(gòu)檔案室到檔案館的過程，也絕不能是簡單的遷移過程。

作為我國的檔案工作者，在學(xué)習(xí)國外的理論經(jīng)驗(yàn)時，不能采取簡單的“取代”或“覆蓋”等方法，而應(yīng)該是在考察各種理論的基本背景的前提下，積極汲取各種觀點(diǎn)中的有益成分，構(gòu)建適合我國的檔案管理可行模式。

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展極大地促進(jìn)了業(yè)務(wù)系統(tǒng)的連續(xù)性、關(guān)聯(lián)性，如果不在制度上和文件管理要素上對業(yè)務(wù)系統(tǒng)提出要求，比如提出元數(shù)據(jù)要求，就可能使業(yè)務(wù)系統(tǒng)自然生成的電子文件無法長久保存。所以，文件連續(xù)體理論提出的整體系統(tǒng)思想是非常值得借鑒的。我國的電子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是對這種理論的合理詮釋。但是，檔案有檔案的價值取向，對電子文件的管理要素的控制，不能取代對檔案價值的判斷和對文件的取舍。特別是在信息膨脹的時代，這一點(diǎn)尤為重要。目前，我國很多地方正在積極建設(shè)網(wǎng)絡(luò)文件中心。這種熱潮的基本出發(fā)點(diǎn)是，對分布在各個機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)活動中的電子文件進(jìn)行集中管理，有的采取集中存儲、集中利用的模式，有的采用備份中心的模式，有的采用存儲目錄、邏輯歸檔的模式。網(wǎng)絡(luò)建立的廣泛聯(lián)系，為各種模式都提供了支持條件。無論是物理集中，還是邏輯集中，電子文件中心都不能以文件的集中取代文件的檔案化過程。否則，隨著時間的推移，就會出現(xiàn)電子文件的大量堆積的局面。無論采用何種理論模式作為指導(dǎo)，在電子文件運(yùn)動整體環(huán)節(jié)中都不能取消“檔案化”的環(huán)節(jié)。在信息爆炸的時代，這一點(diǎn)尤為重要。

注釋：

①北京市信息化領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室：《北京市“十一五”電子政務(wù)規(guī)劃研究報告》。

②北京市信息化領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室：《北京市“十一五”國民經(jīng)濟(jì)與社會信息化發(fā)展規(guī)劃》。

③⑥《2006年中國信息化發(fā)展報告》。

④。

⑤archives.gov/。

篇6

1．1山東建筑大學(xué)工程檔案管理現(xiàn)狀

山東建筑大學(xué)新校區(qū)于2002年9月動工興建，占地156．72hm2，分一、二期和續(xù)建工程，包括27座單體工程，總工程量約為39．62萬m2，持續(xù)建設(shè)周期為兩年，續(xù)建工程根據(jù)發(fā)展需要適時推進(jìn)。新校區(qū)工程檔案共分為23項(xiàng)，500余卷，分為JJ11綜合、JJ12－1設(shè)計基礎(chǔ)、JJ12－2設(shè)計文件、JJ12－3工程管理文件、JJ12－4施工、JJ12－6竣工驗(yàn)收等六個類目，涵蓋了所有單體工程從前期規(guī)劃設(shè)計、中期施工建設(shè)及后期竣工驗(yàn)收和管理運(yùn)行的全過程，如表1所示。山東建筑大學(xué)在新校區(qū)建設(shè)之始，就制定了系統(tǒng)的工程檔案建設(shè)與管理方案，主動引入物聯(lián)網(wǎng)理念，著力克服檔案載體多樣化、建檔不及時不系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)共享差等問題，在工程檔案信息化管理方面進(jìn)行了頗見成效的探索和實(shí)踐，有效提高了工程檔案的歸檔準(zhǔn)確率、完整率和使用效率。

1．2基于物聯(lián)網(wǎng)的工程檔案信息化管理系統(tǒng)功能設(shè)計

文章在研究國內(nèi)外文獻(xiàn)及實(shí)例的基礎(chǔ)上，以工程項(xiàng)目建設(shè)的生命周期為依據(jù)，針對山東建筑大學(xué)新校區(qū)工程檔案管理的需要，基于物聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)，設(shè)計了信息化管理系統(tǒng)的主要功能，如圖1所示。(1)紙質(zhì)工程檔案電子化功能目前，尚有很多工程檔案的管理仍為紙質(zhì)檔案與電子檔案分離，并以人工查詢檢索為主?；谖锫?lián)網(wǎng)的工程檔案信息化管理體系要求全部工程檔案以電子化數(shù)據(jù)的形式存入既定的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。山東建筑大學(xué)在工程檔案建檔過程中，已對規(guī)劃設(shè)計、管線等功能設(shè)計圖在存檔規(guī)劃設(shè)計藍(lán)圖的同時，一并存儲CAD文件;驗(yàn)收材料在存檔驗(yàn)收報告及支撐材料的同時，一并存儲工程建設(shè)的實(shí)時監(jiān)測或記錄電子數(shù)據(jù)。(2)工程檔案智能識別調(diào)取功能工程項(xiàng)目的實(shí)施是一個動態(tài)過程，從動議報批、立項(xiàng)審批、勘察設(shè)計、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工建設(shè)、監(jiān)理驗(yàn)收、運(yùn)行管理等各個階段都會產(chǎn)生檔案信息［9］。工程檔案存在于工程項(xiàng)目的整個生命周期內(nèi)?；谖锫?lián)網(wǎng)的工程檔案信息化管理體系要求對工程項(xiàng)目自始至終的全過程、各階段、各環(huán)節(jié)和節(jié)點(diǎn)的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分類處理，建立電子識別碼或二維碼標(biāo)簽，在利用檔案數(shù)據(jù)時可以通過直接掃描標(biāo)簽的方式自動調(diào)取。山東建筑大學(xué)對各單體建筑建設(shè)全過程檔案進(jìn)行了數(shù)據(jù)編碼，并分類登記入庫，為利用物聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行工程檔案信息管理建立了堅實(shí)的基礎(chǔ)。(3)工程檔案數(shù)據(jù)全時分析功能在工程項(xiàng)目提出后，關(guān)于工程的可行性和必要性、綜合設(shè)計和建設(shè)方案等都要進(jìn)一步的科學(xué)論證?；谖锫?lián)網(wǎng)的工程檔案信息化管理體系通過對國內(nèi)外相同性質(zhì)、相近體量的工程進(jìn)行對比，并運(yùn)用云數(shù)據(jù)和相關(guān)算法，對工程項(xiàng)目數(shù)據(jù)進(jìn)行基于現(xiàn)實(shí)環(huán)境的分析，得出工程項(xiàng)目建設(shè)的前期相關(guān)數(shù)據(jù)預(yù)測，從而為工程項(xiàng)目的穩(wěn)步實(shí)施提供技術(shù)依據(jù)。這是工程檔案信息化建設(shè)的核心領(lǐng)域［10］。目前，工程檔案數(shù)據(jù)全時分析功能尚處在框架設(shè)計階段。(4)工程檔案數(shù)據(jù)實(shí)時更新功能工程項(xiàng)目建設(shè)過程中以及在某一單項(xiàng)工程的全壽命周期內(nèi)，由于方案優(yōu)化修改、運(yùn)行維修改造、功能提升等原因，工程檔案的數(shù)據(jù)處在動態(tài)變化中，前后數(shù)據(jù)的更新或?qū)崟r化顯現(xiàn)尤為重要?；谖锫?lián)網(wǎng)的工程檔案信息化管理體系將所有檔案數(shù)據(jù)均存儲于服務(wù)器中，能夠根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展，實(shí)時更新數(shù)據(jù)，特別是當(dāng)項(xiàng)目復(fù)雜、分期任務(wù)繁多時，更會根據(jù)時間節(jié)點(diǎn)和項(xiàng)目進(jìn)展階段將檔案數(shù)據(jù)快速調(diào)閱，并能夠通過編輯插件調(diào)入文件等形式統(tǒng)一將同一批數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時更新，有效保證了工程檔案數(shù)據(jù)的即時性、完整性和準(zhǔn)確性。(5)工程檔案業(yè)內(nèi)數(shù)據(jù)交流功能工程項(xiàng)目在實(shí)施過程中不同階段產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)不同，但彼此間又是相互聯(lián)系、互為一體的?；谖锫?lián)網(wǎng)的工程檔案信息化管理體系將項(xiàng)目進(jìn)展中所涉及的不同行業(yè)的數(shù)據(jù)進(jìn)行交流和轉(zhuǎn)換，從而為下一步?jīng)Q策提供有效的資料，并輔助工程項(xiàng)目決策。山東建筑大學(xué)在新校區(qū)工程建設(shè)中，以綜合分析工程檔案為基礎(chǔ)，對新建工程進(jìn)行設(shè)計方案優(yōu)化，例如運(yùn)用綠色校園理念，建成了國內(nèi)第一棟太陽能綜合利用學(xué)生公寓;而采用B/S+C/S架構(gòu)，自主設(shè)計運(yùn)行了節(jié)約型校園建筑節(jié)能監(jiān)管平臺。不同行業(yè)和項(xiàng)目間的工程檔案數(shù)據(jù)交流和分析，為學(xué)校綠色建筑、節(jié)能建筑及監(jiān)管體系的成功案例提供了重要的支撐。(6)工程檔案項(xiàng)目間數(shù)據(jù)共享功能如今建筑形式越來越多、建筑功能和用途愈來愈呈現(xiàn)多樣性，特別是對于商業(yè)、辦公等相對造價、出售價格比較高的建設(shè)項(xiàng)目，在其決策立項(xiàng)、規(guī)劃設(shè)計等進(jìn)度中，如果可以參照相似位置、類似環(huán)境下不同項(xiàng)目的建設(shè)情況，其設(shè)計、施工過程中出現(xiàn)的各類技術(shù)難題也將迎刃而解，項(xiàng)目造價、工程組織等也將更為有序和高效。基于物聯(lián)網(wǎng)的工程檔案信息化管理體系通過建立項(xiàng)目間的數(shù)據(jù)共享，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)比對，建立相同工程項(xiàng)目一體化的施工進(jìn)度、技術(shù)方案和質(zhì)量控制體系，提高管理效率和水平。山東建筑大學(xué)在新校區(qū)工程建設(shè)過程中，將各項(xiàng)目單體或施工標(biāo)段分類管理，以工程檔案為支撐，提出統(tǒng)一的人員工作規(guī)范、技術(shù)和施工標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)了新校區(qū)建設(shè)“工程優(yōu)質(zhì)、人員優(yōu)秀、投資優(yōu)化”的目標(biāo)。

2工程檔案信息化管理系統(tǒng)對策

2．1工程檔案信息化管理系統(tǒng)的架構(gòu)

射頻識別和無線傳感網(wǎng)WSN(WirelessSensorNetwork)是物聯(lián)網(wǎng)的兩大核心技術(shù)。射頻識別技術(shù)是利用無線射頻方式對實(shí)物目標(biāo)進(jìn)行非接觸式識別，簡而言之，即能夠通過讀取物品上的電子標(biāo)簽(條形碼、二維碼等)進(jìn)行數(shù)據(jù)識別和相應(yīng)的處理。而無線傳感網(wǎng)技術(shù)是由部署在區(qū)域內(nèi)的微型傳感節(jié)點(diǎn)組成，以無線網(wǎng)絡(luò)通信的形式，構(gòu)成一個自組織網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，其目的是協(xié)作感知、采集和處理信息，發(fā)送給網(wǎng)絡(luò)中樞［11］。通過將物聯(lián)網(wǎng)的射頻識別技術(shù)和無線傳感網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用到工程檔案管理中，即構(gòu)成了一個由無數(shù)檔案條目節(jié)點(diǎn)組成的在線數(shù)據(jù)庫，管理者或用戶可以通過遠(yuǎn)程終端登錄互聯(lián)網(wǎng)，繼而實(shí)現(xiàn)對工程檔案的信息化管理。從技術(shù)架構(gòu)上來看，物聯(lián)網(wǎng)分為感知層、網(wǎng)絡(luò)層和應(yīng)用層［12］。基于這種標(biāo)準(zhǔn)的層次，搭建工程檔案信息化管理系統(tǒng)的基本架構(gòu)，如圖2所示?；谖锫?lián)網(wǎng)的工程檔案信息化管理系統(tǒng)的基本工作流程為:每一個工程檔案都有一個電子標(biāo)簽，檔案庫房中有多個傳感器節(jié)點(diǎn)，這些節(jié)點(diǎn)相互組成無線傳感網(wǎng)。單一檔案條目的插卷、修改、更新都將通過無線傳感網(wǎng)在數(shù)據(jù)庫中實(shí)時更新，并自主形成一個工程檔案云數(shù)據(jù)平臺。

2．2工程檔案信息化管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)策略

物聯(lián)網(wǎng)為工程檔案的信息化管理提供了技術(shù)上的保障。但是，為有效利用基于物聯(lián)網(wǎng)的工程檔案管理系統(tǒng)，仍需要從管理上進(jìn)一步規(guī)范相應(yīng)的管理模式與管理制度。(1)規(guī)范檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)。為了基于物聯(lián)網(wǎng)的射頻識別技術(shù)采集到標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)，在新的檔案入館前，需要制定檔案編目的標(biāo)準(zhǔn)，包括列別、年份、密級等信息，并將這些信息寫入RFID條形碼或二維碼標(biāo)簽。當(dāng)將檔案信息調(diào)入系統(tǒng)時，需要設(shè)立規(guī)范的審核制度，保證入庫信息的規(guī)范和準(zhǔn)確。(2)規(guī)范檔案使用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的檔案使用標(biāo)準(zhǔn)既是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)，也是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的保障。在物聯(lián)網(wǎng)背景下，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，確定電子檔案相關(guān)檔案的查閱權(quán)限范圍;當(dāng)需要借出或還回實(shí)體檔案時，必須掃描檔案的條形碼，記錄檔案的轉(zhuǎn)移情況。(3)強(qiáng)化部門間協(xié)調(diào)溝通部門間的協(xié)調(diào)溝通決定了檔案信息化管理的深度。相關(guān)部門間不定時的進(jìn)行業(yè)務(wù)和技術(shù)上的溝通和交流，才能擴(kuò)大檔案信息化的范圍，全面實(shí)現(xiàn)工程檔案管理的信息化水平和服務(wù)水平。(4)強(qiáng)化檔案管理人員技術(shù)培訓(xùn)管理人員的技術(shù)水平?jīng)Q定了信息化背景下檔案服務(wù)的質(zhì)量［14］。要定期對檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)和理念的培訓(xùn)，提高他們對信息技術(shù)和信息化管理理念的理解。

3結(jié)語

篇7

傳統(tǒng)的筆紙化醫(yī)療辦公已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代辦公的需求。我國的醫(yī)療網(wǎng)絡(luò)正在飛快的發(fā)展，這種以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)向醫(yī)療行業(yè)發(fā)展的技術(shù)，已經(jīng)得到醫(yī)學(xué)界廣大學(xué)者的好評，醫(yī)院的工作形式也轉(zhuǎn)變成為了無紙化辦公，大力利用數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為醫(yī)院的檔案信息進(jìn)行收集和存儲，這樣的改變也為醫(yī)院數(shù)字化管理提供了條件。先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)檔案管理方式代替了傳統(tǒng)的紙張式檔案管理，這不僅大大減少了醫(yī)院在檔案管理方面的費(fèi)用，還給醫(yī)院節(jié)約了空間，而且對于查閱和儲存也可以隨時隨地進(jìn)行操作，極其便捷，并且還避免了紙張的浪費(fèi)和打印清晰度不足的問題。數(shù)字化的檔案信息管理，既節(jié)省了人力還對醫(yī)院工作效率有所提高。

二、醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理的主要問題

（一）張紙存儲和信息儲存同時存在。在醫(yī)院的醫(yī)療活動和醫(yī)療研究中，大量的會議記錄和研究結(jié)果，都是通過電子文件的形式進(jìn)行記錄，并在各個科室和部門之間傳遞，這樣大大的提高的醫(yī)院各科室的工作效率。但是通常在電子文件閱讀完畢和工作完畢時，都要進(jìn)行紙張歸類進(jìn)行保存。這樣就出現(xiàn)了電子文件和紙張文件同時保存的情況，浪費(fèi)了醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)，妨礙了數(shù)字化管理在醫(yī)院中的發(fā)展。

（二）電腦網(wǎng)絡(luò)的安全問題。電腦網(wǎng)絡(luò)存儲檔案信息具有空間小、速度快、傳閱便捷等特點(diǎn)，但是隨著信息時代的發(fā)展，對電腦網(wǎng)絡(luò)有威脅的因素也隨之出現(xiàn)，例如數(shù)字檔案信息可以隨意修改、不穩(wěn)定性、對硬件有所要求等一些問題。網(wǎng)絡(luò)病毒的出現(xiàn)更是對醫(yī)院的數(shù)字化檔案信息造成巨大的傷害，嚴(yán)重的可能導(dǎo)致整個醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)癱瘓，對醫(yī)生的工作造成很大的影響。

（三）對數(shù)字化檔案管理認(rèn)識不深。我國大多數(shù)醫(yī)院已經(jīng)推崇檔案信息數(shù)字化管理多時，但是醫(yī)院的醫(yī)療工作者都還是習(xí)慣傳統(tǒng)的紙張式辦公，把檔案信息數(shù)字化管理當(dāng)成軟任務(wù)，沒有得到很好的重視，借閱文檔信息和傳遞文檔都還是采用人力的方式，這樣就極大的浪費(fèi)了數(shù)字化帶來的便捷服務(wù)，還加大了人力的勞動程度，造成了數(shù)字化管理不合理的現(xiàn)象。

三、醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理需要注意的細(xì)節(jié)

對于醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理中存在的各項(xiàng)問題，應(yīng)該認(rèn)真對待，組織管理團(tuán)隊(duì)解決問題。在醫(yī)院開展檔案信息數(shù)字化管理時，應(yīng)該做好以下幾個細(xì)節(jié)：

（一）建設(shè)信息系統(tǒng)工程，實(shí)現(xiàn)信息共享。檔案信息數(shù)字化管理，是由一套系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)工程實(shí)現(xiàn)的，是一套硬件和軟件共同完成的系統(tǒng)，由整體設(shè)計、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理和網(wǎng)絡(luò)安全等一些軟硬件組成。因?yàn)獒t(yī)院每天都要產(chǎn)生大量的文字，所以在錄取和存儲文字方面應(yīng)該采取多服務(wù)器、磁盤排列儲存、高速掃描儀集中掃描、硬盤和云儲存雙備份的解決方案。同時，為了改變提取數(shù)據(jù)率低的情況，應(yīng)該在提取數(shù)據(jù)的設(shè)備上采取觸摸提取方式，通過觸摸的查詢方式能夠及時和準(zhǔn)確的查看醫(yī)院的檔案信息數(shù)據(jù)，這樣還達(dá)到了數(shù)據(jù)共享的目的。

（二）數(shù)字管理的橫向性和安全性。醫(yī)院數(shù)字化的檔案信息管理系統(tǒng)成立后，不應(yīng)該是單方面的接受和信息，而應(yīng)該在這個基礎(chǔ)上建立橫向的系統(tǒng)，同時還應(yīng)該研究出一套安全的數(shù)字化管理方案。數(shù)字化的信息管理系統(tǒng)以電子形式存在，為了保證醫(yī)院學(xué)術(shù)不被壞人利用，其中有一些檔案信息的電子文件就要進(jìn)行加密處理，并且在一定時間之后要對密碼進(jìn)行修改。在醫(yī)院數(shù)字化管理的軟件方面，對于醫(yī)院的機(jī)密文件進(jìn)行多層密碼加密、建立防火墻，避免黑客的非法訪問和竊取。

（三）醫(yī)院應(yīng)該建立專業(yè)的數(shù)字化檔案信息管理團(tuán)隊(duì)。由于醫(yī)院檔案員的工作形式和特點(diǎn)，他們長時間處于醫(yī)院的檔案室，遠(yuǎn)離醫(yī)院的醫(yī)療活動，因此醫(yī)院檔案室的人通常都不會參加醫(yī)院的重點(diǎn)醫(yī)學(xué)教育，對醫(yī)院的實(shí)時動態(tài)不能及時的把握，在對醫(yī)院編研選題的時候跟不上時間的腳步，可能就顯得不是很實(shí)用。這些傳統(tǒng)的弊病就需要醫(yī)院的檔案信息數(shù)字化管理團(tuán)隊(duì)加以改變，這樣的一支隊(duì)伍要做到醫(yī)學(xué)的精確把握和動態(tài)的掌控，盡快從傳統(tǒng)的檔案管理模式走向數(shù)字化管理模式。

篇8

當(dāng)前，信息化建設(shè)已經(jīng)成為推進(jìn)中國特色軍革和完成“雙重歷史任務(wù)”的重中之重。軍隊(duì)財務(wù)檔案管理也要積極探索信息化建設(shè)的路子，建好用好電子財務(wù)檔案，提高財務(wù)檔案管理工作水平和財務(wù)管理工作效率。

一、軍隊(duì)財務(wù)檔案管理信息化的緊要性

在軍隊(duì)信息化建設(shè)的過程中以及未來的信息化戰(zhàn)爭中，財務(wù)保障范圍的拓展和管理要求的提高，迫切需要財務(wù)檔案管理手段的變革和管理效能的提高。建設(shè)電子財務(wù)檔案，實(shí)現(xiàn)財務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，是搞好軍隊(duì)財務(wù)檔案管理的必然選擇。

軍隊(duì)財務(wù)檔案快速向信息量大、時效性強(qiáng)、查閱頻繁的方向發(fā)展，對傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理手段和方法提出了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。隨著國家和軍隊(duì)財政經(jīng)濟(jì)工作的不斷發(fā)展，財務(wù)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的變化越來越頻繁，甚至某些科目的經(jīng)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)一年內(nèi)進(jìn)行幾次調(diào)整；各種指標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)，每年都可能變；各種會計帳簿、報表、決算每年都有不同的內(nèi)容，同時要求不但反映當(dāng)年度經(jīng)費(fèi)活動情況，并且可能反映上年、下年或若干年的經(jīng)費(fèi)活動情況；各種標(biāo)準(zhǔn)劃分越來越細(xì)，項(xiàng)目越來越雜，如軍隊(duì)干部工資標(biāo)準(zhǔn)1980年前只有24個，而現(xiàn)在猛增了十幾倍之多，各類補(bǔ)助項(xiàng)目也有數(shù)十個，信息采集的工作量日益增大。這些都給軍隊(duì)財務(wù)檔案管理工作增加了難度。在財務(wù)檔案的查閱方面，總部定期出版《財務(wù)標(biāo)準(zhǔn)制度匯編》和《財務(wù)文件匯編》，這確實(shí)解決了檔案管理中的不少問題，但是，這些匯編資料缺乏全面性、連續(xù)性和時效性，一些標(biāo)準(zhǔn)或制度很快過時而又得不到及時刷新，重新整理出版的周期長，往往是計劃趕不上變化，而且又要消耗大量人力和財力。

電子財務(wù)檔案具有無可比擬的優(yōu)點(diǎn)，能夠很好地適應(yīng)軍隊(duì)財務(wù)檔案的發(fā)展需求。電子財務(wù)檔案是指存貯于磁盤、光盤等電子介質(zhì)中的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報表等財務(wù)數(shù)據(jù)資料。較之傳統(tǒng)的財務(wù)檔案，電子財務(wù)檔案有許多特點(diǎn)：電子財務(wù)檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞；電子財務(wù)檔案的存貯形式多樣，既可以存貯于軟盤、硬盤、光盤中，也可以打印輸出到紙質(zhì)材料中；電子財務(wù)檔案便于計算、分析，快捷獲得所需結(jié)果。如果電子財務(wù)檔案上網(wǎng)，通過計算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流，不僅滿足了日常條件查詢、統(tǒng)計分析、制作數(shù)據(jù)報表、開展數(shù)據(jù)交換的需要，達(dá)到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的，節(jié)約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損，還有利于專業(yè)管理，便于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。

正如上面所述，電子財務(wù)檔案或財務(wù)檔案信息化有很多優(yōu)點(diǎn)，但也有不足的一面。如，具有系統(tǒng)依賴性，即需要一定的軟硬件環(huán)境支持，只能在特定的條件下才能打開，不具備傳統(tǒng)檔案的直接可視性，還具有易遭毀損、難查痕跡的特點(diǎn)，因此，即使實(shí)現(xiàn)了財務(wù)檔案管理的信息化，在歸檔中也需要實(shí)行所謂的“雙套制”，即將同一份檔案的紙質(zhì)版和電子版同時歸檔。

二、軍隊(duì)財務(wù)檔案管理信息化的主要內(nèi)容

一是搞好數(shù)據(jù)的挖掘和整理，建好數(shù)據(jù)庫，并及時采集動態(tài)數(shù)據(jù)。檔案信息的數(shù)字化是整個檔案管理信息化的基礎(chǔ)，其他的一切工作都是建立在此基礎(chǔ)之上。傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，必須向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變。未來的財務(wù)檔案室就是財務(wù)檔案的數(shù)據(jù)采集源泉和基地，是數(shù)據(jù)存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地。在財務(wù)檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上，必須建立軍隊(duì)財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，可以按軍隊(duì)財務(wù)檔案的內(nèi)容分類建立若干個主要的數(shù)據(jù)庫，如按標(biāo)準(zhǔn)制度、原始憑證、會計帳簿、指標(biāo)文件、工作資料等等，建立幾個主要基本數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫一經(jīng)建立，立即著手?jǐn)?shù)據(jù)的錄入，將本單位的財務(wù)檔案資料都錄入計算機(jī)。轉(zhuǎn)二是搞好財務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，提高檔案使用效率。檔案的最大價值在于利用,檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)將為檔案信息的充分利用提供廣闊天地。建立完善的財務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，一方面可以將業(yè)務(wù)上級的文檔，以及本級各單位的相關(guān)文件直接進(jìn)入或轉(zhuǎn)換進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫,減少檔案人員的重復(fù)錄入工作,保證檔案信息的完整性。另一方面也可以實(shí)行聯(lián)機(jī)公共目錄查詢、光盤遠(yuǎn)程檢索服務(wù)，也可以通過電子郵件或BBS等方式開展財務(wù)檔案信息咨詢?？傊W(wǎng)絡(luò)財務(wù)檔案的在線管理和使用功能，可以大大減少檔案在形成、調(diào)閱上的時空差，實(shí)現(xiàn)財務(wù)檔案管理由靜態(tài)管理向動態(tài)管理的跨越，整合財力資源、人力資源，提高財務(wù)檔案管理能力和質(zhì)量。

三是搞好財務(wù)檔案管理輔助決策系統(tǒng)建設(shè)，做到定量分析與定性分析相結(jié)合，科學(xué)管理使用檔案。財務(wù)檔案信息通過采集整理和網(wǎng)絡(luò)傳輸，最終要提供給各級領(lǐng)導(dǎo)、決策部門、財務(wù)人員處理和運(yùn)用。由于信息量大、保障要求高，僅憑有關(guān)人員的經(jīng)驗(yàn)來處理問題是不行的，必須依賴于先進(jìn)的、智能化程度較高的輔助決策系統(tǒng)。以管理科學(xué)、計算機(jī)科學(xué)、行為科學(xué)和控制論為基礎(chǔ)，以計算機(jī)技術(shù)、人工智能技術(shù)、經(jīng)濟(jì)數(shù)學(xué)等為手段，建立決策支持系統(tǒng)。該系統(tǒng)能對一個問題提出多種方案，并對方案進(jìn)行比較、分析和優(yōu)化，最大限度地提高財務(wù)保障的決策水平和決策質(zhì)量。

三、軍隊(duì)財務(wù)檔案管理信息化的基本措施

財務(wù)檔案管理信息化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及到管理、技術(shù)、人員、資金等多方面的問題，具有一定的復(fù)雜性，需要統(tǒng)籌考慮。

一是領(lǐng)導(dǎo)高度重視和大力推動。領(lǐng)導(dǎo)是財務(wù)檔案管理信息化的真正推動者。領(lǐng)導(dǎo)者的信息化意識的高低決定了信息化建設(shè)的力度、進(jìn)度和深度。領(lǐng)導(dǎo)者要樹立科學(xué)的管理觀念，擺脫傳統(tǒng)思維的束縛，認(rèn)識到計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于財務(wù)檔案工作的真正意義。為此，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該投入大量的精力關(guān)心和支持這一事業(yè)，在資金、設(shè)備、人才等方面予以充分投入，把財務(wù)檔案管理信息化納入工作計劃和考核范圍；主管財務(wù)工作的領(lǐng)導(dǎo)，要經(jīng)常過問此項(xiàng)工作，了解財務(wù)檔案工作情況，提出要求，下達(dá)任務(wù)，指導(dǎo)財務(wù)檔案人員依法開展工作，幫助解決工作中存在的實(shí)際困難。

篇9

[論文摘要]本文首先對當(dāng)前檔案管理信息化的現(xiàn)狀及發(fā)展進(jìn)行了初步的分析，然后針對檔案信息化的應(yīng)用提出了電子文件的管理方法，最后結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗(yàn)，探討了檔案管理信息化建設(shè)過程中應(yīng)采取的具體措施。

隨著社會的現(xiàn)代化發(fā)展。檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會信息化發(fā)展的必然要求是全面提升檔案工作為社會服務(wù)能力的必然選擇。近年來檔案部門大力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，力圖使檔案工作與社會發(fā)展同步。尤其現(xiàn)在計算機(jī)管理廣泛應(yīng)用于各類單位管理的方方面面，在各項(xiàng)管理活動中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件，如何加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。

一、檔案管理信息化的現(xiàn)狀

社會現(xiàn)代化的發(fā)展，辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中。把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時機(jī)地提供有價值的檔案信息。必須有一個精選的過程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性，真實(shí)性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

1、社會的現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性。檔案部門使用的計算機(jī)型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

2、檔案管理基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化仍需改進(jìn)。檔案信息管理電于化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差。案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

3、檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

4、檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電于化。首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識屢次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

1、建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)。

在系統(tǒng)內(nèi)建設(shè)數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺。建立健全內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)和公眾服務(wù)網(wǎng)，發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口。促進(jìn)檔案現(xiàn)行文件信息化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)需求，采購必要的硬件設(shè)備，為系統(tǒng)提供硬件基礎(chǔ)。提高檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平，為保證檔案信息交換、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。制定相應(yīng)的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

2、加強(qiáng)電子文件的管理是做好檔案信息化的關(guān)鍵

2.1電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，隨著計算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，對那些未輸送到計算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文檔，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求。無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤，最好不用磁盤存貯。2.2電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文悠揚(yáng)形成部門熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價值時最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計算機(jī)與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應(yīng)用于相互滲透，揚(yáng)長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

2.3，做好檔案歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

2.4解決好檔案電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存。因?yàn)樗男畔⒆x出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證。所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件。需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。

三、檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)采取的措施

1、加強(qiáng)電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平。根據(jù)檔案管理的要求，對各種不同類型載體的檔案(如：紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像檔案)進(jìn)行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換，加強(qiáng)對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作，保證產(chǎn)生的有保存價值的電子文件真實(shí)、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，并制訂電子檔案管理辦法。

篇10

（一）在檔案管理中沒有處理好紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案雙軌制管理的問題

隨著數(shù)字化檔案的快速發(fā)展，數(shù)字化檔案信息的總體規(guī)模在逐漸擴(kuò)大，其數(shù)量已經(jīng)達(dá)到甚至超過了紙質(zhì)檔案，為了對兩種檔案加以區(qū)別，并發(fā)揮最大的管理效益，需要在檔案管理中對紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案實(shí)行雙軌制的管理。但從目前的數(shù)字化檔案信息的管理情況來看，雙軌制管理的推行存在一定的阻力，雙軌制沒有真正得到落實(shí)和實(shí)行，沒有取得預(yù)期的效果。

（二）由于互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，數(shù)字化檔案信息資源面臨著一定的安全威脅

由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，為了發(fā)揮數(shù)字化檔案信息資源的作用，可以通過互聯(lián)網(wǎng)調(diào)取所需的數(shù)字化檔案。這種做法的好處在于可以使數(shù)字化檔案信息資源得到共享，提高其利用率，但是確定是對于有些機(jī)密的數(shù)字化檔案信息缺乏有效的保護(hù)手段，使得網(wǎng)絡(luò)黑客可以侵入檔案管理系統(tǒng)，竊取機(jī)密的數(shù)字化檔案信息資源，所以，對于數(shù)字化檔案信息資源面臨的安全威脅，必須著力解決。

二、解決數(shù)字化檔案信息資源管理存在問題的對策分析

考慮到當(dāng)前數(shù)字化檔案信息資源的重要性，我們必須采取相應(yīng)的對策解決目前數(shù)字化檔案信息資源管理中存在的問題，使數(shù)字化檔案信息資源管理取得預(yù)期目的，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息資源管理的最佳效益。隨著數(shù)字化檔案信息資源規(guī)模的擴(kuò)大，在解決數(shù)字化檔案信息資源管理問題時，一定要考慮到其實(shí)際運(yùn)行情況，做到優(yōu)化管理措施，創(chuàng)新管理手段，有效堵塞數(shù)字化檔案信息資源管理的漏洞。解決數(shù)字化檔案信息資源管理存在問題的對策，主要應(yīng)采取以下幾種措施：

（一）在檔案管理工作中，必須對數(shù)字化檔案信息資源管理有足夠的重視

在檔案管理中，數(shù)字化檔案信息資源的重要性日益突出，我們必須對其重要性引起足夠的重視，主要應(yīng)該采取概念宣貫和理念灌輸?shù)姆绞剑瑥母旧厦鞔_數(shù)字化檔案信息資源的重要性。從目前的檔案管理中可以看出，只有觀念上重視了，才能保證管理工作得到很好的開展。所以，必須對數(shù)字化檔案信息資源管理采取足夠的重視態(tài)度，從檔案管理理念上推動數(shù)字化檔案信息資源管理工作的開展。

（二）有效解決檔案管理工作中紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案信息資源雙軌制管理的難題

對待數(shù)字化檔案信息資源管理的有效做法是實(shí)行檔案雙軌制管理，逐步提高數(shù)字化檔案信息資源管理的力度。對于目前檔案管理工作中紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案信息資源雙軌制管理推進(jìn)速度慢，推進(jìn)效果不理想的問題，我們要制定具體的數(shù)字化檔案信息資源管理制度，并創(chuàng)新檔案管理手段，實(shí)現(xiàn)對數(shù)字化檔案信息資源與紙質(zhì)檔案的雙軌制管理，保證檔案雙軌制管理有效推進(jìn)。

（三）對關(guān)鍵的數(shù)字化檔案信息資源實(shí)行加密處理，保證數(shù)字檔案的安全性

在目前的數(shù)字化檔案信息資源中，為了預(yù)防關(guān)鍵檔案信息泄密，要采取信息加密措施，并升級數(shù)字化檔案信息資源管理系統(tǒng)，從根本上保證數(shù)字檔案的安全性。為了有效應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)黑客對關(guān)鍵數(shù)字化檔案信息資源的竊取，我們要完善并加強(qiáng)硬件網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，同時采取先進(jìn)的數(shù)學(xué)算法和加密手段，保證關(guān)鍵數(shù)字化檔案信息資源得到有效保護(hù)。通過實(shí)踐證明，這種加密手段是行之有效的。

三、提高數(shù)字化檔案信息資源管理效益的具體措施分析

上文分析了目前數(shù)字化檔案信息資源管理存在的問題，以及解決數(shù)字化檔案信息資源管理存在問題，從中可以看出，數(shù)字化檔案信息資源的重要性日益突出，必須采取可靠的手段不斷提高數(shù)字化檔案信息資源管理的效益，滿足數(shù)字化檔案信息資源管理的目標(biāo)。實(shí)踐證明，要想提高數(shù)字化檔案信息資源管理的效益，就應(yīng)該從以下幾個方面入手：

（一）將數(shù)字化檔案信息資源管理和紙質(zhì)檔案管理一起，納入到統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系中來

實(shí)踐證明，在檔案管理中，要想提高管理效益，就要建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，實(shí)行統(tǒng)一管理，發(fā)揮管理效益。對于數(shù)字化檔案信息資源管理而言，要和紙質(zhì)檔案一起，建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，完善檔案管理雙軌制。

（二）建立并完善數(shù)字化檔案信息資源管理數(shù)據(jù)庫，保證數(shù)字化檔案信息資源管理的有效開展

由于數(shù)字化檔案信息資源規(guī)模逐漸擴(kuò)大，涉及種類多數(shù)據(jù)龐雜，為了實(shí)現(xiàn)有效管理，建立數(shù)據(jù)庫是未來發(fā)展的趨勢。所以，要建立并完善數(shù)字化檔案信息資源管理數(shù)據(jù)庫，有效開展數(shù)字化檔案信息的管理工作。

（三）統(tǒng)一數(shù)字化檔案信息資源存儲格式，便于數(shù)字化檔案信息資源的實(shí)際使用

為了提高數(shù)字化檔案信息資源在數(shù)據(jù)庫中的存儲效率，節(jié)省存儲空間，便于用戶實(shí)際調(diào)用，我們應(yīng)該統(tǒng)一數(shù)字化檔案信息資源存儲格式，保證在數(shù)據(jù)庫中以同一種格式出現(xiàn)，便于存儲和利用。

（四）加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息資源的安全管理建設(shè)，保證信息安全

數(shù)字化檔案信息資源中包含一些機(jī)密的信息，所以我們必須加強(qiáng)安全管理建設(shè)，要提高安全管理登記，保證關(guān)鍵數(shù)字化檔案信息的安全，保證這些機(jī)密信息不發(fā)生泄漏。

（五）培養(yǎng)數(shù)字化檔案信息資源管理專項(xiàng)人才，不斷提高管理人員素質(zhì)