導語：如何才能寫好一篇檔案資料論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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一、做好導查工作

所謂導查就是檔案館工作人員利用其本身職業(yè)的熟知度、對檔案館館藏內(nèi)容的了解,引導利用者查閱到所需的檔案信息。眾所周知,當一個人第一次來到一個極不熟悉的環(huán)境,自己置身于很陌生的領域中時,如有人為其引導,那當然是利用者求之不得的好事情。需要導查的對象常常是以下幾種類型:1、是從來沒有到檔案館查過檔案的利用者;2、是對其查檔線索掌握不夠全面的利用者;3、是所查的內(nèi)容需要跨越多個全宗才能查找到的利用者;4、是按檔案館通常查閱方法,即查閱了全引目錄后,沒有查到所需檔案的利用者;5、是在檔案館查閱了相關的檔案全引目錄和資料目錄后,都無法找到所需檔案的利用者。

接待室導查的方法通常是:1、主動詢問式,即主動詢問利用者的查檔目的、已掌握所查檔案內(nèi)容的線索,如所查檔案內(nèi)容的時間、人物、單位、事件等等。2、主動介紹式,主要包括本館現(xiàn)有查檔檢索工具介紹,其次是本館以往至當前利用檔案編研資料的種類、內(nèi)容、查找使用方法、查檔應注意事項等的介紹。3、主動告知式,即主動告知利用者所查檔案所在的全宗名稱、目錄號和檢索工具存放位置、查閱注意事項等。4、主動引導式,也就是當利用者自己不能順利地查找所需檔案內(nèi)容時,作為接待人員,就應主動為利用者提供查找所需檔案資料的途徑和線索。如本館相關檔案的全宗名稱及目錄的情況或別的檢索工具,還有可能保存該檔案資料的別的檔案館等。

二、做好排查工作

在檔案館查檔接待室,當一個利用者自己不能順利地找到所需檔案時,作為檔案館接待工作者,不能簡單地宣判該檔案資料查不到或沒有,而是要認真分析檔案可能存在的位置,從而為利用者提供查找該檔案資料的途徑、線索和方法。這一過程就是排查。首先,分析利用者所查檔案文件之間的有機聯(lián)系,包括文件之間的流轉關系,如請示與批復、收文與發(fā)文的關系等;各文件之間的包含關系,如工作總結、會議講話稿、年報等包括全年很多的單個信息內(nèi)容;文件之間的辦理程序關系,如會議記錄與發(fā)文,一般是先研究后發(fā)文的程序;信息不同載體之間的互補關系,如檔案、資料、報紙、文件匯集、館藏錄像帶、錄音帶等不同載體材料之間的重疊與互補等。其次,梳理利用者所需檔案所在機構的歷史沿革情況,如過去與現(xiàn)在隸屬關系的變更,內(nèi)部機構的設置、分立、改組、合并、撤消等。第三,掌握各級各類檔案館(室)的保管內(nèi)容、范圍、功能與區(qū)別。這就要求檔案館的查檔接待人員:一要自己熟知館藏信息和檔案業(yè)務;二要有為利用者著想的工作激情、熱心與高度的工作責任感;三是在檔案館閱覽室的接待工作者,對待每一位查檔利用者應一視同仁,要有足夠的耐心與細心,盡職盡責的做好本職工作。

三、做好代查工作

代查是指檔案館工作人員代利用者查找檔案信息或線索的一種業(yè)務。代查是在新的形勢下為滿足利用者不同類型、不同層面需求的一種市場行為,是一種有償服務方式。代查可分為三種,1、現(xiàn)場代查,這又分為兩種,一種是被動現(xiàn)場代查,即利用者因為查閱檔案業(yè)務上的障礙,而要求檔案館工作人員予以代查。另一種是主動現(xiàn)場代查,指利用者因為查檔行為上的障礙,需檔案館工作人員主動代查,這主要是指那些卻需社會給予關愛的特殊群體,如老人、文盲、殘疾人等,對這部分特殊群體不僅要我們主動給予熱情關愛,而且要盡可能給予無償服務,給他們以人文上的關懷。2、委托代查。委托代查又分為口頭委托式、電話委托式、信函委托式、網(wǎng)絡委托式等形式,只要檔案館承諾有代為查找檔案資料工作的業(yè)務,利用者和檔案館雙方就建立了一種簡單的勞務合同關系。3、協(xié)議代查。機關、企業(yè)、鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、村等單位為編史修志、著書、研究、考證歷史等,需要查找大量的檔案資料,為降低成本,提高效率,與檔案館簽訂代查協(xié)議,檔案館根據(jù)其所列清單,代為查找所需的檔案資料,利用者付出一定的查檔費、復印費、代查勞務費,這叫協(xié)議代查。代查程序為:接收受理、告知利用事項(包括保密要求、收費項目和標準、完成時間期限等)、收取費用、送達所查資料。

四、做好協(xié)查工作

協(xié)查是指以國家綜合檔案館為主體,協(xié)同各類專業(yè)檔案館和各部門各單位檔案室,形成一個檔案查閱系統(tǒng),實行檔案資料源的互補與共享。在實際工作中,常碰到以下四種情況:1、在大多數(shù)社會公眾眼中,政府部門的檔案館是能找到所有檔案的地方,一旦需要查找檔案史料,只想到檔案館,他們不了解,更很難知道各類檔案館(室)的功能與分工,在此,綜合檔案館里常碰到利用者走錯路入錯門的現(xiàn)象。2、在其他專業(yè)檔案館(室)接待查檔設置的門檻往往比較高,如需領導層層審批,要正式介紹信,內(nèi)控檔案不便利用等等。還有就是機關、企事業(yè)部門檔案員對外接待查閱不是他們的主要工作,對利用者大多不是推諉就是找不到人,使利用者有時不是跑“冤枉路”就是“望門興嘆”。3、個別檔案館(室)沒有收費依據(jù)標準,造成亂收費、超標準收費的現(xiàn)象時常發(fā)生。4、在個別檔案室里,給利用者開具的檔案證明,一些部門“不買賬”,有關部門只認準檔案館的“檔案證明專用章”,因而使利用者交了錢拿了證明卻辦不了事。按當前理論界“大檔案”的理念與思路,把各級綜合檔案館辦成真正意義上的綜合檔案館,這在實際操作中需要一個較為艱難而長期的過程。在這個過渡期,要徹底解決以上問題,為利用者做好協(xié)查工作,就顯得更為重要和必要。通常為利用者協(xié)查的具體做法是:首先,檔案館應將館藏的全部目錄集中到一起存放,使利用通過導查能在較短的時間內(nèi),掌握檔案館館藏的內(nèi)容,為利用者查找檔案提供有價值、有意義的線索。其次,向利用者明確檔案館在查檔上的主體地位,即有統(tǒng)一、有步驟的調度、安排、監(jiān)管查閱者的權利。第三,在檔案館內(nèi)統(tǒng)一查檔制度,統(tǒng)一收費票據(jù),統(tǒng)一收費標準。最后,根據(jù)利用者的要求,檔案館應主動在利用者所查檔案資料上加蓋“檔案證明專用章”。

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[關鍵詞]檔案;字跡;耐久性;分析

檔案是黨和國家的寶貴財富,是一種重要的信息資源,是歷史的真實記錄,具有重要的憑證作用和情報價值,必須永久或長期的加以保存。字跡材料是記錄和反映檔案內(nèi)容的重要物質材料,其耐久性直接關系到檔案內(nèi)容的保存壽命。為了最大限度地延長檔案的壽命,在形成檔案時就應該使用耐久性較好的字跡材料,如:碳素墨水、墨汁、藍黑墨水等,杜絕使用圓珠筆或復寫紙等不耐久的字跡材料。

一、各種字跡材料耐久性的分析

字跡材料的耐久性主要是取決于色素成分的耐久性及轉移的固定方式,即與紙張結合的方式。耐久的字跡材料,其色素成分是為碳黑或顏料,轉移的固定方式是結膜或吸收;不耐久的字跡材料,其色素是染料,轉移的固定方式是濡附。

二、造成字跡材料耐久性差的原因

1.碳素墨水一般是采用碳黑、蟲膠、硼砂、甘油、酒精、氨水和水等配置而成,屬于溶液狀態(tài)使用的字跡材料。其色素是最為穩(wěn)定的無機顏料中的單質顏料碳黑,而少量的甘油則作為液態(tài)墨水的穩(wěn)定劑和字跡的干燥速度調節(jié)劑。書寫的時候,碳黑顆粒隨著液體對紙張的侵潤被攜帶到紙張纖維表面,但絕大部分無法進行纖維內(nèi)部,原因主要是碳黑的大顆粒徑限制了它的被攜帶能力。伴隨著液體的揮發(fā),蟲膠等大分子有機物質就在字跡表面逐漸凝結形成皮膜?？梢娞妓啬舟E的形成過程是表層吸附和結膜兩種方式的運用。這樣的字跡極不易因環(huán)境的影響而蛻變而又不易擴散,雖然偶有磨損的現(xiàn)象,但實踐證明不失為耐久性很好的字跡。

2.藍黑墨水形成的檔案量是相當大的。其中起色素作用的原始成分是硫酸和沒食子酸亞鐵,它們在墨水中存在時是無色的,寫在紙上的時候就被空氣中的氧氧化成耐水、低黑度的鞣酸鐵和耐光、高黑度的沒食子酸鐵,它們都是有機顏料,兩者互為補充則使字跡的黑度、耐水性、耐光度取得最佳效果,可以說是較耐久的字跡色素。藍黑墨水字跡的轉移固定方式是深層吸收,與紙張結合較為牢固,其原因是比較明顯的;藍黑墨水同樣是以溶液狀態(tài)使用的字跡材料,起色素作用的原始成分都具有一定的極限和較小的粒徑,容易被液體攜帶深入紙張纖維內(nèi)部;而添加的適量甘油成分除了潤濕筆尖調節(jié)字跡干燥程度等積極作用外并不足以攜帶色素顆粒進行遷移,所以正常條件喜愛不會出現(xiàn)長久保管擴散問題。但是我們發(fā)現(xiàn)這種字跡在長期潮濕環(huán)境下仍會擴散,其原因是為使墨水顯色而加入的少量著色劑是一種不穩(wěn)定的有機染料,遇水會溶解擴散;它的另一不足在于過多的酸性物質易造成紙張纖維素水解。但此種字跡褪色后可采用化學方法恢復的獨特優(yōu)勢大大彌補了這些不足,使之成為較合格的檔案字跡材料。

3.激光打印字跡。信息社會的發(fā)展,迫使檔案人員越來越頻繁地面對它,所以必須認真思考所帶來的問題,激光打印所用的字跡材料是墨粉,而檔案字跡一般都采用黑色墨粉,其主要成分有色素碳黑、起黏結和成膜作用的熱塑性樹脂、樹脂增塑劑石蠟以及電荷控制劑等。這種字跡的色素穩(wěn)定性是毋庸置疑的,那么色素與打印紙的結合是否牢固呢?現(xiàn)通過激光打印和字跡形成過程進行分析:首先由計算機輸出文字或圖像信號來控制激光光束閃爍并經(jīng)過三棱鏡折射到光鼓上形成靜電潛影,然后用帶有異種電荷的墨粉顯影,此時再以黏附的方式將墨粉影像從感光鼓上轉移到打印紙上,最后用熱加熱,此時墨粉中的熱塑性樹脂融化并冷卻成膜將墨粉字跡牢牢地固結在紙張上,此即所謂的定影。如果檔案保管不慎產(chǎn)生局部高溫、高濕或高壓就可能接近它的軟化點,長時間作用就會導致表皮膜變軟出現(xiàn)黏性;另外如果與其他含有增塑劑的物品密切接觸,這些增塑劑就會向字跡的樹脂皮膜遷移進一步降低它的軟化點從而使其甚至在正常的保管條件下就會軟化黏連或黏脫。而這除了提醒我們對其保管條件還很欠缺外并不能說明別的問題。

三、從根本上解決檔案字跡材料的耐久性

各種各樣的書寫字跡材料,其耐久性千差萬別,選用不好就會給檔案壽命帶來隱患,面對這種狀況,有關部門應該采取下列措施:

1.積極宣傳《檔案法》,宣傳檔案工作的重要性。工程建設是“百年大計,質量第一”,檔案工作更是如此。編制好建設工程竣工檔案是“功在當代,利在千秋”的大問題。所以書寫檔案的字跡材料,應該使用耐久性的字跡材料。

2.開發(fā)新的計算機應用軟件,直接運用計算機書寫技術材料,逐步使竣工檔案工作由手工操作方式向計算機操作方式轉變,這樣做就從源頭上解決了檔案字跡材料的耐久性問題。

3.針對施工攀位存在的普遍使用普通圓珠筆、復寫紙書寫施工文件材料的問題,上級主管部門應該采取適當?shù)拇胧?逐步改變這一狀況,并進一步強調,必須使用耐久性的字跡材料書寫檔案材料,從根本上解決工程檔案保護工作中的這一難點問題。

綜上所述,各有關單位要高度重視,大力宣傳檔案保護工作的基本知識,宣傳字跡材料對于檔案保護工作的重要性。當然要從根本上解決字跡材料的耐久性問題,還有待于科學技術的不斷提高。因為字跡材料品種繁多,配方多變,原料穩(wěn)定性懸殊,質量不易保證,所以檔案字跡材料的耐久性是一個較為復雜的問題。影響字跡材料耐久性的因素很多,如何保證檔案字跡不褪不變、長期耐久,是我們檔案工作者在保護技術工作方面的一項極其艱巨的任務。

參考文獻:

[1]崔秀琴.淺談檔案復印字跡的耐久性[J].浙江檔案,2003,(10).

[2]楊潤珍. 靜電復印件字跡材料耐久性分析[J]. 廣西師范學院學報 (自然科學版),2002,(1).

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關鍵詞：臨床教學；教學檔案；教學管理

【中圖分類號】G647 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-7526（2012）12-0434-02

教學檔案是在教學管理、教學研究、教師教學和學生學習等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像、電子文本等不同形式的文件材料或信息載體，它是教學活動過程中的真實記錄。狹義上，教學檔案包括教學文件、課件、教案、試卷、試題、論文、輔助教材、圖書等；廣義而論，除上述資料以外，還包括“教師”、“學生”、“專題性網(wǎng)絡課程”、“專題輔導”、“問答”、“作品”等資源。教學檔案管理不只是為了收集、整理、借、存、管理教學過程形成的有價值的文件材料，更主要的是給教學決策、教學管理、教學科研提供良好的服務。在臨床教學中，教學檔案對臨床醫(yī)學教學工作的影響不可估量，值得臨床醫(yī)學教學工作者高度重視。

1 教學檔案在臨床教學中的作用

1.1 提高臨床教學質量與水平：教學質量好壞的評價形式主要以學生、同行及專家的評價為依據(jù)，是在教師教學質量檔案（如教案、課件、問卷表格等）的某礎之上，加上同行評教、學生抽樣調查、考核等手段實施的。教學水平的提高也要依據(jù)教學檔案，尤其是對既往教學成功經(jīng)驗和失敗教訓進行分析總結。因此，教學檔案的質量，并可反映臨床教學質量.并可為教學水平的提高提供重要參考依據(jù)。

1.2 為改革教學手段和方法提供素材：教學手段與方法的優(yōu)劣，直接影響教師的教學質量與學生學習積極性。現(xiàn)代電子信息網(wǎng)絡技術的運用使我們積累豐富的電子教學檔案成為可能，包括紙質、電子、實物等形式在內(nèi)的完整的教學檔案，可以為教學手段與方法的多樣性、形象性、生動性改革提供豐富、便捷的素材；豐富的電子教學檔案可以通過電子網(wǎng)絡成為共享資源。教學檔案為教學改革、教學活動提供了必要的依據(jù)和豐富的經(jīng)驗。因為檔案記載了歷年教學工作積累下來的寶貴經(jīng)驗，更是進行現(xiàn)代化教學、規(guī)范化管理的重要根據(jù)。充分利用教學檔案，是促進提高教學管理水平的重要手段之一。

1.3 為教學管理與評估提供依據(jù)：教學檔案對教學管理的作用是眾所周知的；評估是管理的重要方式，在教學評估中，評估的大部分材料來源于教學檔案，教學檔案資料的充足與完善與否對評估的結論有很大的影響。根據(jù)教學計劃書、教學大綱、學生人數(shù)來制定教學工作計劃和教學計劃，合理地安排教學內(nèi)容與師資力量，抽出合適的臨床醫(yī)師進行脫產(chǎn)帶教是教研室教學管理的主要任務，而這一切都離不開教學檔案。教學檔案是科學研究的基礎和條件?？茖W就是對某一現(xiàn)象的學科領域所特有的某一矛盾的研究，一切科學都是研究事物發(fā)展客觀規(guī)律現(xiàn)象。無論是研究哪一領域，首先者必須只有材料，這是不可缺少的重要條件。那么，檔案是原始記錄，它就是為進行醫(yī)學教育研究，繼承教學研究的成果，吸收有益的經(jīng)驗教訓提供原始資料，以便管理工作人員從檔案資料中熟悉和掌握各項工作的關系和來龍去脈，為我們更進一步研討教學工作中的規(guī)律，使教學管理工作逐步向科學化、規(guī)范化、標準化的推進提供有效依據(jù)。

1.4 為編寫教材、撰寫論文和教育名人事跡提：供原始材料教學檔案真實的記載了教學和科研發(fā)生、發(fā)展的全過程，為撰寫論文提供真實而很有價值的參考文獻資料。教學圖片、照片、錄像、課件、圖書等資料不但為教師備課、制作教學課件提供了豐富的素材，而且可為編寫教材、撰寫論文提供重要的參考資料。教學檔案也是編寫教育名人先進事跡的第一手史料，它詳細記載著“名師”的教學理念、教學方法、學術成果、先進事跡等。

2 臨床教學醫(yī)院在教學檔案管理中存在的問題

盡管教學檔案在教學工作的各方面起著很大的作用，但在實際教學活動過程中，教學檔案的作用仍沒有得到充分的發(fā)揮。臨床教學醫(yī)院教學檔案管理存在下列問題。

2.1 教學檔案管理設備陳舊：現(xiàn)代化的教學手段要求現(xiàn)代化的工具收集和管理教學檔案，以往將教學檔案資料用手工進行處理、以紙質形式保存不符合現(xiàn)代化教學的要求。臨床教學檔案資料絕大部分來源于臨床教學過程，許多授課教師同時又是臨床一線的醫(yī)師，雖平時在臨床工作中他們遇到許許多多典型的教學病例或可用于教學的標本素材，但要收集這些教學素材，往往苦于找不到相應的工具（如數(shù)碼相機或攝像機）而流失。

2.2 教學檔案資料收集不及時，影響教學檔案的完整性、連續(xù)性：臨床教學檔案絕大部分來源于從事臨床教學工作的教師和在院學生。一方面，由于擔任臨床教學的教師還肩負著繁重的醫(yī)療、科研任務，醫(yī)學學生由于醫(yī)學課程設置量大，同時兼有基礎課程學習和臨床生產(chǎn)實習任務，常常導致教師和學生本人撰寫的文件材料只有單份，在沒有收集之前，長期保存在教師和學生個人手中極易丟失。同時，擔任臨床教學的教師大多是從臨床醫(yī)療一線臨時脫產(chǎn)進行教學，生產(chǎn)實習的在院學生也是輪科實習，導致了他們流動的頻繁性，如不及時收集，將容易引起流失和各學年教學檔案的不連貫。

3 加強臨床教學醫(yī)院教學檔案管理的建議

3.1 強化教學檔案管理意識，健全教學管理制度：加大檔案管理的宣傳，對教學工作人員強化檔案信息的保密、傳播和更新轉換意識，使教學領導或教學工作人員對重要的文件資料及時歸檔。在人員調離崗位時，應進行交接手續(xù)，使這些寶貴教學檔案資料不遺失或被隨意處理。

3.2 做到定期收集和隨時收集相結合，確保相關材料的齊全完整：對教學指導性的文件、各種教學規(guī)章制度性文件、教學通知、教學計劃、教學總結、教學周歷、教案、講稿、課件、試卷、試題庫、試題分析、教學活動記錄、作業(yè)、成績表、病歷書寫記錄、教學素材等資料做到隨時收集，對教學課題申報原始記錄、論文、教材、圖書、師資管理、學生管理等材料定時收集。對一些重要教學工作和重大教學活動及時保存完整材料并整理相關記錄。

3.3 檢查遺缺，及時補漏：定期檢查檔案材料，如發(fā)現(xiàn)應有而缺少的教學檔案資料，應及時通過各種形式收集補齊，使之齊全完整。

3.4 充分利用現(xiàn)代檔案收集管理器材，確保檔案收集的完整：文獻檢索主要依據(jù)書目、索引、文摘、傳記資料和專題綜述及工具書、復印稿件、網(wǎng)絡資源等工具來完成。檢索的文獻通過拷貝、復印、專題索引等方法來整理、分析，并不斷的加以積累進行歸檔處理。臨床教學活動中有如集體備課、授課預講、專家示范性教學、課外輔導、臨床見習帶教的示范演示及生產(chǎn)實習臨床基本技能操作示范操作，除有教學活動記錄外，還應對教學活動過程中教師的教學行為、學生參與教學的狀態(tài)及師生互動的狀況進行攝影、錄音、錄像，制成圖片、影像、錄音帶作為教學歷史檔案資料保存。醫(yī)學院校的教師隨時將平時適合于臨床教學的文獻資料、圖片、影像等進行及時整理并不斷的積累保存，為日后的教學備課、編寫教材、撰寫論文提供素材。

3.5 嚴格把關，確保教學檔案質量：教學檔案文件應定時檢查質量，對所有規(guī)范的文件統(tǒng)一格式，如時間、文章標頭、文尾的落款等。并對檢查出來的質量問題及時解決。

3.6 合理歸檔，系統(tǒng)排列：教學檔案應按學年度與年度進行分別歸檔，以利于檔案的立卷和卷寫目錄。對紙質的教學檔案（照片、書籍等）應防蟲防潮保管，非紙質的（光盤、軟盤錄像帶）應妥善防磁防濕保存。

3.7 高校教學檔案收集四法則

3.7.1 常規(guī)收集法：是通過教學管理部門和教學業(yè)務機構，將教學工作活動中產(chǎn)生和處理完畢的檔案材料，由產(chǎn)生與形成的單位或個人，按照學校檔案部門的歸檔要求，在規(guī)定的時間內(nèi)向檔案館（室）移交。完成這種方法，要具備以下具體的完整的配套實施方法：指定各類檔案材料的歸檔范圍和要求；規(guī)定歸檔的工作程序和手續(xù)；建立教學檔案工作網(wǎng)絡，明確直接向檔案館（室）歸檔的單位或部門負責人名單和職責范圍；規(guī)定立卷（件）的質量標準與要求；規(guī)定歸檔的時間。這種方法是教學檔案收集中的主渠道。

3.7.2 零星收集法：是對教學工作網(wǎng)絡中規(guī)定的單位與部門不能按時完成或遺漏的檔案材料的收集。這是對屬于歸檔的教學檔案材料的一種隨機收集方法。一般適用情形有：教學管理部門組織的臨時性大型的、重要的中心工作及重要活動；撤銷的機構，職能沒有機構代替，其工作活動中產(chǎn)生和形成的教學檔案材料的收集；高校教學活動中典型事件和重大教學事故。

3.7.3 積極主動收集法：即教學檔案工作機構（館、室）認真履行職責，積極主動開展收集活動和機關的檔案業(yè)務工作，并以優(yōu)質、高效的工作信譽，贏得全校教職員工的信賴和支持，增強他們的檔案意識，力爭獲得收集工作的最佳效果。通常做法是：利用一切機會，采用多種形式和方法，宣傳《檔案法》和檔案工作在高校教學活動中的意義和作用，宣傳教學檔案工作的基本知識；在校內(nèi)定期舉辦檔案工作講座或培訓班，培訓學校檔案網(wǎng)絡中具體負責積累、收集、立卷歸檔的專職或兼職檔案工作人員，不斷提高他們的檔案工作理論水平和操作技能；定期召開工作會議，交流經(jīng)驗，提出解決工作中存在的一些問題，表彰檔案工作中有突出成績者；高校檔案館（室）要主動開展服務，積極為教學科研等各項工作提供利用，以完整、系統(tǒng)、全面的館（室）藏為他們排憂解難，幫助利用者解決問題，使他們認識到在工作中離不開教學檔案，做好檔案資料歸檔工作是他們的需要。

3.7.4 激勵協(xié)作收集法：通常采用一些做法是通過成立教學檔案管理委員會，把學校的一些主要教學管理職能部門和教學人員吸收過來，明確他們的責任和義務，使其主動地配合校檔案機構做好教學檔案工作，并將各部門教學檔案收集列入歸檔計劃，年終做通報，把平時立卷與歸檔工作作為高校教學管理部門負責人和專、兼職檔案員年終考核依據(jù)，以此激發(fā)他們的工作積極性、協(xié)作性，更好地服務于教學檔案工作。

總之，教學檔案來源于教學過程不斷積累，并能反饋到教學過程，使廣大師生受益。因此，我們要不斷加強教學檔案的收集與管理，使之充分的為教學發(fā)揮應有的作用。

參考文獻

[1] 劉濤先.曾益慈.肖自安.淺談教學檔案在臨床學科教學管理中的作用.醫(yī)學教育，2004（醫(yī)院管理版）53

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關鍵詞：醫(yī)院，檔案，信息化，網(wǎng)絡化

 

檔案信息化、網(wǎng)絡化是指在檔案管理過程中全面應用現(xiàn)代化信息網(wǎng)絡技術，對檔案信息資源進行處理、管理和提供利用服務的工作。檔案資料實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡化要經(jīng)過三步處理：首先是檔案資料數(shù)字化；其次是檔案信息存儲、傳遞和提供利用一體化；最后是檔案信息的網(wǎng)絡化。醫(yī)院檔案資料是醫(yī)院的信息載體，對醫(yī)院管理有重要的參考價值，也記載了醫(yī)院的發(fā)展歷史，具有重要的歷史和現(xiàn)實價值。檔案資料資源做為醫(yī)院最為寶貴的非物質財產(chǎn)，能否對其加以妥善保存、管理以及充分利用，將直接影響到醫(yī)院的生存與發(fā)展。隨著有中國特色社會主義事業(yè)和社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展，計算機技術已經(jīng)廣泛應用于包括醫(yī)院在內(nèi)的各個部門。包括文書檔案、人事檔案、病歷檔案、圖書館檔案、設備和后勤管理檔案等醫(yī)院檔案的傳統(tǒng)的工作模式和管理方法已不適應新形式的需要，迫切需要現(xiàn)代化。目前各醫(yī)院已經(jīng)不同程度地將計算機技術應用于本部門的檔案管理。但是由于各部門使用不同的軟件進行檔案管理，對于醫(yī)院各部門信息的整合造成一定的困難。

1.醫(yī)院檔案信息化、網(wǎng)絡化建設的主要內(nèi)容

1.1 文書檔案的信息化、網(wǎng)絡化

文書工作是檔案工作的基礎。為適應新形勢下的工作需求，把收到的文件用計算機登記，按照批辦的次序在網(wǎng)絡內(nèi)傳閱，并設定傳閱時間和批辦時間。若傳閱文件未及時返回，催辦程序會向預先設定的郵件地址及移動通訊工具發(fā)出信息，提醒承辦人及時閱文，并對處理完畢的文件進行自動管理，以減少檔案人員年終的工作量。由擬稿人將稿件輸入計算機—辦公室審核—簽發(fā)人簽發(fā)—辦公室修改、繕印、蓋章、分發(fā)—信息中心歸檔這樣原來需要幾小時、幾天，現(xiàn)在幾十分鐘、幾小時就可以實現(xiàn)，大大減少了文書處理部門的工作量，減輕了檔案人員的負擔，縮短了決策時間，節(jié)約了成本，使得醫(yī)院決策的效率大大提高。

1.2 人事檔案的信息化、網(wǎng)絡化

隨著社會信息化進程的加快、社會人員流動性大大增加，準確、迅速地提供人事檔案信息尤為重要?？萍颊撐摹８鶕?jù)人事檔案的特點，運用現(xiàn)代化手段，建立和完善人事檔案的信息化、網(wǎng)絡化建設，從實體管理向網(wǎng)絡管理轉變，實現(xiàn)人事檔案的動態(tài)管理，把日常工作中遇到的問題分門別類，實現(xiàn)查閱統(tǒng)計、檔案變更、報表處理、系統(tǒng)維護等多種功能的管理。不但便于管理部門管理、監(jiān)督，也便于個人對自己檔案的了解?？萍颊撐摹1]

1.3 病歷檔案的信息化、網(wǎng)絡化

隨著醫(yī)學事業(yè)的發(fā)展，各種新的治療手段不斷出現(xiàn)。將各種微創(chuàng)性手術的開展包括腹腔鏡、胸腔鏡下各種手術的名稱進行分類，運用計算機綜合查詢分析功能，將各類手術及療效情況進行分類匯總，通過網(wǎng)絡提供給各臨床科室，便于醫(yī)院人員查詢、分析、討論，進行統(tǒng)計后編寫相關的學術論文。病歷檔案也包括醫(yī)學影像圖片的儲存和查詢，使得醫(yī)護人員及患者可以方便的查詢。

1. 4醫(yī)院圖書館的信息化、網(wǎng)絡化

隨著圖書館業(yè)務的拓展，圖書館不僅是圖書資源的管理部門，也是醫(yī)學情報的提供和搜集部門。對在工作中形成的經(jīng)驗和認識以及在各個環(huán)節(jié)中自然形成和產(chǎn)生的知識、數(shù)據(jù)、資料等信息成品或半成品記錄下來，形成檔案，并通過網(wǎng)絡傳遞來進行知識交流，成為共享知識，將隱性知識轉化為顯性知識，最大限度地實現(xiàn)檔案信息隱性知識的價值。通過對圖書業(yè)務檔案的再整合，為讀者提供更快捷、更有價值的信息。

1.5 設備和后勤管理檔案的信息化、網(wǎng)絡化

設備和后勤所管理的醫(yī)療及后勤設備是醫(yī)院固定資產(chǎn)的重要組成部分，對于醫(yī)院投入產(chǎn)出分析、醫(yī)院資產(chǎn)匯總管理具有重要作用。對于這些設備的采購時間、采購價格、維修情況、出借情況、報廢處理的資料形成檔案，輸入計算機系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡達到有權限的共享，不但便于設備和后勤科室對于醫(yī)療和后勤設備的管理，也便于各使用科室對本科室設備的管理。[2]

2.醫(yī)院檔案信息化、網(wǎng)絡化建設面臨的主要問題

2.1基礎設施有待完善

大部分醫(yī)院的局域網(wǎng)建設還不夠完善，有的辦公自動化系統(tǒng)尚未開始實施，無法形成醫(yī)院檔案體系，檔案信息化管理受此制約。

2.2信息化建設人才缺乏

由于對檔案信息化、網(wǎng)絡化建設重視程度不夠，醫(yī)院信息化、網(wǎng)絡化人才梯隊建設不夠完善，不能滿足當前醫(yī)院發(fā)展的要求?？萍颊撐?。

2.3電子文件保密性受限制

電子文件檔案的原始性、真實性容易被破壞。保證電子文件的原始性、真實性、完整性的技術難度較大。檔案的本質屬性是原始記錄性。紙質文件內(nèi)容原始性很容易被確認，電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)?。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質文件要大得多。計算機內(nèi)存貯的電子檔案無個人筆跡特征，無書寫墨跡和新舊的區(qū)別，一旦被刪改，復制或纂改內(nèi)容都很難被識別。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，隨著網(wǎng)上竊密技術的不斷完善，進入網(wǎng)絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。

3.醫(yī)院檔案信息化、網(wǎng)絡化建設的對策

3.1提高領導認識，加大投入

要拓寬各級領導的知識領域，在提高領導信息化水平方面多進行一些培訓工作，改變現(xiàn)有的知識結構，以適應信息化建設的需要。要舍得投入財力，配置與檔案信息化相適應的軟、硬件設施。檔案主管部門，要與相關部門溝通協(xié)商，共同提出解決辦法，使檔案信息化建設得到更快的發(fā)展。

3.2引進和培養(yǎng)信息化建設人才

從目前醫(yī)院檔案人員學歷上看，大專院校畢業(yè)的人員比例偏少，對檔案信息化工作的開展十分不利。要改變這種狀況，必要的方法就是調入大專院校畢業(yè)生，改變隊伍素質結構，以適應新的工作需要。培養(yǎng)懂得計算機知識與檔案管理的復合型人才，為檔案信息化建設提供必要的人才保障。

3.3加大經(jīng)濟和技術投入，確保醫(yī)院電子文件的安全

專用網(wǎng)是最徹底的解決檔案管理安全的方法。其成本較高，也帶來了很大的不便，比如離開鋪設物理網(wǎng)絡的區(qū)域就不能查詢網(wǎng)絡檔案。保存在互聯(lián)網(wǎng)上的檔案，主要通過如下三點保證檔案的安全：一是安裝新一代防火墻。防火墻須具備強大的病毒掃除功能、適應IP加密的需求、開發(fā)新型安全協(xié)議、推廣單向防火墻、增強對網(wǎng)絡攻擊的檢測和預警功能、完善安全管理工具,特別是可疑活動的日志分析工具等。二是生物識別技術。指紋識別技術是行之有效的生物識別技術，具有不可復制性。三是加密及數(shù)字簽名技術。

總之，社會信息化建設步伐的不斷推進，帶動了醫(yī)院檔案工作的進步。雖然醫(yī)院檔案的信息化、網(wǎng)絡化建設仍存在一些問題，但已經(jīng)產(chǎn)生了巨大的經(jīng)濟和社會效益。隨著投入增加、人才引進及安全性的增加，醫(yī)院檔案的信息化、網(wǎng)絡化建設必將為醫(yī)院的發(fā)展產(chǎn)生巨大和深遠的作用。

【參考文獻】

[1]林衛(wèi)華. 電子文件檔案管理存在的問題及對策分析[J],2010,(1).

[2]牟峰等. 淺談醫(yī)院信息化與電子檔案管理[J].中國醫(yī)療前沿,2007,(14).

[3]黃偉. 略論電子信息技術條件下的檔案保密工作[J].中國經(jīng)貿(mào),2009,(6).

篇5

自動化速度的加快，一些檔案資料電子化速度也在加快，所按照各項工作程序研制開發(fā)了相應軟件，對這類檔案資料，年終也需隨文字材料一起移交檔案室，所檔案管理委員會按標準審查合格后收集整理，刻錄光盤存檔。

二、考核

嚴格的考核是規(guī)范檔案管理，促進工作上水平的關鍵。各科檔案管理考核由所檔案管理委員會負責，納入所綜合目標管理考核中，從資料的收集、整理，到檔案資料的管理、使用都有明確的考核細則和量化標準?？己朔譃槎ㄆ诳己?、不定期考核和年終移交檔案考核3種形式。

（一）定期考核。定期考核即是所檔案管理委員會每季度對各科資料的完整性、規(guī)范性進行檢查，對檢查出的問題提出改正意見限期改正，并在下次檢查中作為必查內(nèi)容進行復查，再次檢查仍不合格的予以通報批評，并按標準扣除綜合目標管理得分。

（二）不定期考核。不定期考核即是所檔案管理委員會不定期抽查科室資料，發(fā)現(xiàn)問題及時提出改正意見，并作為定期檢查時的必查內(nèi)容。再次檢查仍不改正的將依照標準扣除綜合目標管理得分。

（三）年終移交檔案考核。年終移交檔案時，所檔案管理委員會對各科資料完整性、規(guī)范性、及時性進行全面細致的考核，發(fā)現(xiàn)不規(guī)范、不及時的，責令其限期改正，對逾期不進行改正或造成檔案資料缺失不能彌補的，除通報批評和按標準扣除綜合目標得分外，并取消其先進科室評選資格，有關責任人不得評為年度考核優(yōu)秀和先進工作者。

三、體會

篇6

論文關鍵詞：供電企業(yè) 客戶檔案管理 現(xiàn)狀 對策

論文摘要：隨著電力市場化的深入，電力企業(yè)的競爭日益激烈，為客戶提供優(yōu)質的服務成為電力企業(yè)爭取市場的重要手段?？蛻魴n案管理是供電企業(yè)與用電客戶間各種業(yè)務辦理的原始憑證和依據(jù)，是為客戶提供優(yōu)質服務的重要渠道。本文對目前供電企業(yè)客戶檔案管理的現(xiàn)狀進行了分析，并提出了加強管理的對策建議。

一、供電企業(yè)客戶檔案管理現(xiàn)狀

1.客戶檔案管理制度或辦法相對滯后

由于受市場經(jīng)濟的影響，目前仍有較多的基層供電企業(yè)沒有一套完整的客戶檔案管理辦法。在基層供電企業(yè)，檔案管理的職責屬于局辦或總經(jīng)辦，但其管理的范圍僅為生產(chǎn)或客戶工程項目資料，其制定的管理辦法也僅是針對該范圍來進行的，對于客戶檔案管理的職責及標準未進行明確。實際工作中該部分職責往往由營銷部門負責，但營銷部門在目前更注重于電費回收、優(yōu)質服務等，對于客戶檔案資料的管理還處于相對滯后的階段，沒有建立一套完整的客戶檔案管理辦法來對該部分工作進行規(guī)范，使必要的監(jiān)督防范環(huán)節(jié)失去作用。

2.員工風險意識薄弱

客戶檔案的風險最主要來自于供電企業(yè)內(nèi)部員工風險意識的欠缺。部分供電企業(yè)在自然壟斷經(jīng)營過程中形成了強烈的交易優(yōu)勢心理，這種心理使得部分員工缺乏基本的風險意識，對社會體系缺失的現(xiàn)狀認知不足。同時，供電企業(yè)對員工法律知識的培訓工作缺失，使得供電員工對相應的法律知識欠缺。主要問題包括輕信心理，工作草率，不負責任。

3.無專人負責客戶檔案資料的審核與保管

由于沒有相應的管理辦法或制度，客戶檔案管理工作職責未能要現(xiàn)實工作中體現(xiàn)，現(xiàn)實工作中無專人負責客戶檔案的審核、歸集與管理，使得客戶檔案信息無序化?？蛻魴n案資料處于人人皆可查閱的狀態(tài)，丟失風險較大。

4.無專用的客戶檔案保管室及相應的設備

由于該項工作未引起足夠的重視，在現(xiàn)實工作中客戶檔案的保管未得到有效的控制，往往存放于營業(yè)廳的資料柜中，無相應的存放標準、裝訂要求及裝訂設備，形成客戶檔案資料裝訂要求不統(tǒng)一、存放不規(guī)范，保管無序。這種情況下，對客戶檔案資料的可控、在控能力較低。

二、加強基層供電企業(yè)客戶檔案管理措施

1.建立健全客戶檔案管理制度

制度要建立健全，執(zhí)行要堅決。按照基層供電企業(yè)客戶檔案管理的現(xiàn)狀，必須盡快建立相應的管理辦法來約束營銷工作人員的行為的同時，明確人員的責任及管理方式等。

對已經(jīng)收集的文字、圖紙、圖片等資料，應根據(jù)客戶檔案形成的規(guī)律和特點，在便于保管和利用的前提下，進行科學分類整理，設置相應的歸檔類目，如所包括客戶的基本信息資料、客戶配電工程的相關信息及投運時的相關資料、歷次用電安全檢查所形成的并經(jīng)客戶簽字確認的用電檢查單等資料。應根據(jù)基層供電企業(yè)的實際情況和具體要求，制定的客戶檔案管理辦法或制度，辦法或制度應主要明確基層供電企業(yè)客戶檔案的范圍，歸檔的基本要求和基本內(nèi)容，客戶檔案的移交與整理、保存與借閱的要求。這樣就可以在組織客戶檔案的過程中給相關人員提供標準，增加客戶檔案資料整理的可操作性。

資料要齊全，內(nèi)容要完整。要達到此目標要求，應該重視抓好資料的收集工作，堅持客戶資料建檔工作按照檔案管理辦法或制度的要求，在業(yè)務辦理過程中及時收集信息資料，并對內(nèi)部應形成的資料進行整理，歸檔人員加強審查等工作，齊抓共管，進一步做好客戶資料歸檔工作。

管理要及時，裝盒、袋應規(guī)范。為確?？蛻魴n案齊全、完整、系統(tǒng)，就要把客戶檔案工作與業(yè)擴辦理各個環(huán)節(jié)的工作相聯(lián)系，同步進行，做到業(yè)擴進度到哪個階段，檔案收集就跟蹤到哪個階段。裝盒、袋做到格式統(tǒng)一、字跡工整，同時根據(jù)客戶文件材料的形成規(guī)律，對客戶文件材料的內(nèi)容、數(shù)量進行系統(tǒng)整理，按客戶檔案盒或袋，使檔案資料做到文件齊全、分類準確，方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將整理好的檔案按規(guī)定移交客戶檔案管理室，嚴格交接手續(xù)，認真核查檔案盒、袋質量并確保檔案的完整。

2.加強領導，建立客戶檔案管理組織網(wǎng)絡

抓好客戶檔案工作，首先要從思想上重視客戶檔案管理工作，提高認識，從監(jiān)與管兩方面入手，分管檔案工作的領導應給以多方面的支持和提供可靠的保障，用規(guī)范化、標準化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管工作，建立起統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡，協(xié)調內(nèi)部各部門增強檔案意識，注重收集與及時移交，防止檔案材料的散失；抓住每一個環(huán)節(jié)的檔案收集，以保證歸檔檔案資料的完整、準確。建立客戶檔案管理組織，是必須做好的一項基礎性工作，因此，要明確有關人員的職責，用制度管人，用制度辦事。

3.完善客戶檔案管理目標，跟蹤落實到位

缺乏有力的客戶檔案管理機制是一個比較突出的問題。在客戶檔案未歸檔形成時，存有檔案資料散落在各工作人員或是個別領導手中的現(xiàn)象，應根據(jù)實際情況，把檔案管理工作列入年度工作計劃和責任目標考核內(nèi)容，認真制訂要求，并不斷強化監(jiān)督指導功能，特別是業(yè)務指導部門，既要做好客戶檔案的業(yè)務指導，又要做到定期或不定期抽查，做到點面結合、跟蹤督辦。形成有法可依、有法必依的局面，推動客戶檔案工作向規(guī)范化、標準化的方向發(fā)展。

參考文獻

篇7

一、制訂工作程序

根據(jù)衛(wèi)生部衛(wèi)生監(jiān)督規(guī)范要求，監(jiān)督所對日常工作制訂了詳細的工作程序，明確各項工作應遵循的原則、工作方法、步驟以及工作中應保存的資料和保存資料應涵蓋的信息等，這些資料將作為檔案資料的重要來源，并以此作為評價工作質量高低的重要依據(jù)。

二、檔案管理方式

檔案按照科技事業(yè)單位檔案管理標準進行收集、整理，實行所、科兩級負責、全所統(tǒng)一管理的模式。

（一）成立組織。監(jiān)督所成立檔案管理委員會，設專職檔案管理員，負責全所檔案資料的收集、整理、管理、使用，并負責對各科檔案的收集、整理、管理、使用進行監(jiān)督、指導。各科室設兼職檔案員，負責本科資料的收集、整理、歸檔。

（二）資料的收集、歸檔。一是完整性資料。完整性資料按照工作程序要求，明確歸檔的資料，各科室應于次年1月15日前移交所檔案室，所檔案管理委員會指定專人負責檔案的接收。交資料時，接收人應逐項審核移交檔案的完整性、規(guī)范性，符合要求的交接雙方簽字，由檔案室按檔案管理要求裝訂成卷，對不符合要求但可彌補的由科室在規(guī)定時間內(nèi)進行充實完善，符合要求后再移交。對不可彌補的，由科室寫出說明交檔案室一并整理歸檔。二是跨年度性資料。對一些年度內(nèi)不能完成的工作，由所檔案管理委員會審核簽字認可，待工作完成后資料再移交歸檔。三是延續(xù)性、活動性資料。對一些延續(xù)性、活動性內(nèi)容不能固定的資料，科室每年寫出總結性材料報所檔案管理委員會，所檔案管理委員會逐項審核后，形成活頁檔案，由科室保管。如工作延續(xù)性終止或資料內(nèi)容不再變化，隨時按程序整理歸檔。

（三）檔案資料的保管。各科移交資料整理歸檔后，對反映主要業(yè)務工作總體水平的資料以及在基礎工作中形成的綜合性、分析性并具有一定學術價值和保存價值的檔案，原則上由所檔案室統(tǒng)一管理?？剖沂褂妙l繁或需在一段時間內(nèi)集中使用的資料，科室可辦理借閱手續(xù)，由科室保管。

（四）電子檔案的管理。隨著辦公自動化速度的加快，一些檔案資料電子化速度也在加快，所按照各項工作程序研制開發(fā)了相應軟件，對這類檔案資料，年終也需隨文字材料一起移交檔案室，所檔案管理委員會按標準審查合格后收集整理，刻錄光盤存檔。

三、考核

嚴格的考核是規(guī)范檔案管理，促進工作上水平的關鍵。各科檔案管理考核由所檔案管理委員會負責，納入所綜合目標管理考核中，從資料的收集、整理，到檔案資料的管理、使用都有明確的考核細則和量化標準?？己朔譃槎ㄆ诳己?、不定期考核和年終移交檔案考核3種形式。

（一）定期考核。定期考核即是所檔案管理委員會每季度對各科資料的完整性、規(guī)范性進行檢查，對檢查出的問題提出改正意見限期改正，并在下次檢查中作為必查內(nèi)容進行復查，再次檢查仍不合格的予以通報批評，并按標準扣除綜合目標管理得分。

（二）不定期考核。不定期考核即是所檔案管理委員會不定期抽查科室資料，發(fā)現(xiàn)問題及時提出改正意見，并作為定期檢查時的必查內(nèi)容。再次檢查仍不改正的將依照標準扣除綜合目標管理得分。

（三）年終移交檔案考核。年終移交檔案時，所檔案管理委員會對各科資料完整性、規(guī)范性、及時性進行全面細致的考核，發(fā)現(xiàn)不規(guī)范、不及時的，責令其限期改正，對逾期不進行改正或造成檔案資料缺失不能彌補的，除通報批評和按標準扣除綜合目標得分外，并取消其先進科室評選資格，有關責任人不得評為年度考核優(yōu)秀和先進工作者。

四、體會

篇8

醫(yī)院專業(yè)技術檔案工作是衡量醫(yī)院醫(yī)療質量和管理水平的一個重要標志。它是醫(yī)院管理專業(yè)人員的重要工具，為醫(yī)院選人用人提供基礎保障。建立專業(yè)技術檔案，一方面可為醫(yī)院培養(yǎng)高層次醫(yī)學人才，提高教學醫(yī)院的臨床水平、科研能力以及促進醫(yī)院的學科建設，發(fā)揮了至關重要的作用。另一方面，也為醫(yī)院全面、準確、多方位地掌握各類專業(yè)技術人才信息，這對醫(yī)院人力資源的可持續(xù)發(fā)展起著重要的作用 。

二、專業(yè)技術檔案的構成

我院是一所集醫(yī)療、科研、教學、預防保健、社區(qū)服務與康復為一體的省級腫瘤防治研究機構和三級甲等?？漆t(yī)院，是廣西醫(yī)科大學的碩士、博士點、臨床醫(yī)學博士后科研流動站的單位。因此，技術檔案是專業(yè)技術人員在醫(yī)療、科研、教學和其他各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料，是醫(yī)院諸方面綜合能力的具體體現(xiàn)，是醫(yī)院的無形資產(chǎn)，對促進醫(yī)院的各項工作開展具有十分重要的意義。然而，專業(yè)技術檔案是一個不斷變化的有機體，具有動態(tài)性，其伴隨著專業(yè)技術人員的基本信息，學歷學位情況，專業(yè)技術資格情況，參加學術團體及社會兼職情況，獎懲情況，國內(nèi)外學習、培訓、進修情況，教學工作情況，科研課題及成果情況，著作論文情況，工作總結，工作業(yè)績，繼續(xù)教育培訓，技術工作報告等不斷形成而變化，因此需要我們及時加以收集和補充完善。

三、目前專業(yè)技術檔案管理存在的問題

第一，檔案意識薄弱，缺乏足夠的重視，在收集專業(yè)技術人員的科研與論文、考核獎懲、到基層單位工作考核情況等信息過程中，專業(yè)技術人員存在檔案意識薄弱，對檔案的作用認識模糊，認為材料放在自己身邊安全、保險，用起來方便，存在個人檔案資料（ 如有關證件、證書等）自己保管，不及時歸檔。

第二，檔案信息不規(guī)范，有些職能部門仍然停留在主要通過紙質來記錄和保存資料，處于一種無序、零散存放狀態(tài)，經(jīng)常會出現(xiàn)丟失現(xiàn)象;有的雖已通過電子載體記錄和保存信息，但缺乏信息格式的統(tǒng)一;這些因素嚴重影響專業(yè)技術檔案的質量，難以充分發(fā)揮它的作用，特別是檔案系統(tǒng)不能及時進行整合數(shù)據(jù)時，不利于提高工作效率，也不能保證數(shù)據(jù)材料的真實和完整。

第三，管理制度有待“廢、改、立”。檔案管理制度存在不健全，有些已經(jīng)不能用于管理現(xiàn)狀工作，導致工作積極性不高，存在收集歸檔材料及信息整理過程緩慢，對檔案信息深層次的開發(fā)利用不夠。由于醫(yī)院的人員類別和崗位性質繁多，檔案資料管理分散，存在多個部門收集和管理，如人事部門、醫(yī)務科、科研科、教務科、護理部、質控科、病案室等分別管理專業(yè)技術人員的部分檔案資料，多部門管理且范圍不明確，內(nèi)容界定不清，人事部門收集檔案存在一定的困難，收集的材料質量不高，不能及時更新檔案數(shù)據(jù)。

四、加強專業(yè)技術檔案的管理及工作思路

我院1999年首次申報“三甲”醫(yī)院時就建立了專業(yè)技術檔案，當時檔案基本是紙質資料，日積月累，材料堆積如山，除了檔案資料難以保管外，還需人員、經(jīng)費、庫房、設備各方面給予保證，才能完成日常工作。隨著時代的發(fā)展，借助計算機進行輔助管理，仍無法滿足需求信息大、提供數(shù)據(jù)快捷、準確等多方面的要求;隨著社會信息化程度越來越高，檔案的管理內(nèi)涵和外延均發(fā)生了很大的變化，提出了醫(yī)院專業(yè)技術檔案信息化的建設，現(xiàn)結合醫(yī)院實際情況，交流探討一些做法。

第一，加快完善醫(yī)院專業(yè)技術檔案管理系統(tǒng)的建設，構建完備的信息資料，整合和優(yōu)化現(xiàn)有的紙質檔案，對檔案事務實現(xiàn)電子化，隨著現(xiàn)代科學技術的發(fā)展，電化教學的普及，管理自動化程度的提高，聲像載體檔案如照片、錄音帶、錄相帶、幻燈片、磁盤、光盤等不同載體的文件材料越來越多，應加強計算機技術的應用，將技術人員的技術檔案全部信息化，并利用計算機的檢索功能，獲取各種信息，滿足各方面的需要。

第二，建立一套完整的檔案管理制度，如檔案歸檔范圍、歸檔時間和歸檔辦法，以及檔案的保密、對檔案人員的相應要求，檔案統(tǒng)計制度，檔案的利用制度，崗位責任制度等，由人事部門檔案管理員負責收集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計醫(yī)院各類專業(yè)技術檔案。

第三，以使用目的為導向，結合實體，完善專業(yè)技術檔案電子基本信息的構成，要求檔案業(yè)務要規(guī)范，檔案標準要建立健全和真正實施，檔案材料必須標準化、規(guī)范化。有效預防、及時處理和解決檔案管理工作中的突發(fā)事件，達到快速有效救援，減少損失，確保檔案資源安全。

第四，檔案管理人員的素質要求。檔案管理人員需忠于職守，認真學習檔案專業(yè)知識及管理知識，還要學習自然科學、社會科學方面的知識，刻苦鉆研業(yè)務，以保證工作的順利進行，提高開發(fā)利用檔案信息資源的能力，提高服務水平。

第五，專業(yè)技術檔案的建立與管理并不是一時或短期的任務，在工作中，確保專業(yè)技術檔案的真實、準確、完整，提高信息使用過程中的信度與效度，醫(yī)院將專業(yè)技術檔案的各項管理工作納入制度化管理軌道，通過有序、高效、高質量的管理，為檔案管理工作的開展，提供良好的條件和環(huán)境。

五、對醫(yī)院專業(yè)技術檔案系統(tǒng)的總體要求

篇9

[論文摘要]近年來城市建設的飛速發(fā)展，建筑項目眾多，工程勘察檔案的管理任務也越來越繁重。簡要分析建筑工程勘察檔案的特點，并結合工作實踐探討在當前時期如何做好勘察工程檔案管理。 

地質勘察是建筑工程的基礎工作，其勘察檔案記錄了現(xiàn)場地質勘察數(shù)據(jù)、土工試驗數(shù)據(jù)統(tǒng)計、技術人員的數(shù)據(jù)分析圖表和結論性文字報告，除具有科技檔案的一般共性外，還有其自身的特點。充分認識這些特點，對加強工程勘察檔案管理工作并充分發(fā)揮其作用十分重要。 

 

一、工程勘察檔案的特點 

 

（一）組成的成套性 

勘察單位以一個獨立的工程項目作為勘察工作對象，按照嚴格的、科學的勘察程序，一個環(huán)節(jié)緊扣一個環(huán)節(jié)有規(guī)律地開展勘察工作。一項工程勘察全部勘察技術資料，按照一個獨立的工程項目把它們組成一套完整、準確、系統(tǒng)的檔案，其中每一張圖紙、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。工程勘察檔案收集、整理、保管和利用等管理工作，都為這種成套性的特點所制約。 

（二）形成的階段性 

根據(jù)勘察工作的基本程序，一項工程一般都要經(jīng)過勘察準備（即前期）、初步勘察、勘察采樣等幾個階段。前一階段勘察工作沒有完成，不得開展下一階段的勘察工作。前后不同階段的勘察活動之間，既有密不可分的有機聯(lián)系，又有明顯的嚴格的階段區(qū)分，因此，每個勘察階段各個專業(yè)的勘察活動分別組成各自互相聯(lián)系的有機整體，并決定勘察技術資料形成的階段性。 

（三）內(nèi)容的專業(yè)性 

一項工程勘察是由多種專業(yè)技術人員按不同專業(yè)分別開展具體勘察作業(yè)，又相互配合共同完成，一項工程的勘察技術資料其形成過程是多學科、多專業(yè)的協(xié)同過程。因此，工程勘察檔案在分類、編號、編制檢索工作時，都要考慮勘察技術資料專業(yè)性，以及專業(yè)間的聯(lián)系特點。不同專業(yè)的技術文件材料一般不能混淆在一起，在確定分類、標號結構層次時，要考慮圖紙文件所屬專業(yè)與工程勘察之間的隸屬關系。此外檔案管理人員應學習勘察各專業(yè)的基礎知識，了解各專業(yè)的業(yè)務范圍，能識別和看懂各專業(yè)的圖紙文件，不斷提高管理業(yè)務水平。 

（四）貯存的空間需求性 

工程勘察具有唯一性的特點，每一個項目的勘察資料都是一個獨立檔案項目。因此，在勘察技術活動中形成圖紙文件必然具有數(shù)量大、遞增快的特點。所以，在管理上需要考慮有較大、較多的庫房，要有足夠的櫥、柜、架、盒、夾等裝具及設備；現(xiàn)在的自動檢索及光盤技術現(xiàn)代管理手段，提高了貯存密度和檢索效率。 

（五）使用的效益性 

工程勘察檔案是從事工程勘察技術活動的成果和產(chǎn)品。首先它是為某具體工程項目提供勘察圖紙文件，作為工程設計和施工必要條件，其次，它是可供利用的勘察技術資源，對內(nèi)可參考借鑒，對外可供技術交流。在檔案管理工作中必須克服技術封鎖、保護主義，變封閉性為開放性，面向第一線的勘察技術人員，及時、準確、方便有效地提供檔案資料，讓工程勘察檔案最大限度地發(fā)揮經(jīng)濟效益。 

（六）使用價值的時效性 

工程勘察檔案用于工程項目第一次實現(xiàn)使用價值以后，還會多次利用并發(fā)揮作用。按照技術文件生命周期理論，工程勘察檔案按其使用價值有它的活躍期和衰減的規(guī)律，在近期內(nèi)的查閱率較高，時間越長其查閱率就越低。可見，工程勘察檔案的使用價值具有一定的時效性。此外，還要根據(jù)保管、利用和庫房、設備的狀況，經(jīng)常定期進行檔案資料的清理鑒定，將使用價值不大，不常查用的檔案置于“冷庫”或適當減少庫存份數(shù)。工程勘察檔案的特點是由勘察活動的規(guī)律所決定的，認識并掌握這些特點，有利于不斷改進檔案管理，以便最大限度地發(fā)揮工程勘察檔案的作用。 

 

二、當前的勘察工程檔案管理 

 

當前，如何做好工程勘察檔案管理工作，成為工程勘察的堅實后盾，是工程勘察檔案管理工作人員所應深刻思考的問題和不可推卸的責任。 

（一）標準化管理是工程勘察檔案管理的首要基礎 

當前，對工程勘察檔案管理提出標準化要求，有利于提高工程勘察檔案的質量，有利于工程勘察檔案的歸檔利用。同時，為工程監(jiān)督管理人員對各設計、施工單位進行監(jiān)督管理提供資料，提高工程建設的質量和效率。 

（二）收集檔案的內(nèi)容要齊全 

勘察檔案管理人員要與工程勘察技術人員相配合，對已收集的檔案資料進行鑒定、補充。工程勘察檔案管理人員還要經(jīng)常去施工現(xiàn)場，了解工程概況，配合勘察技術人員做好圖紙資料的收集整理工作。在施工過程中形成的資料要做到心中有數(shù)，同時根據(jù)資料的形成規(guī)律，定期檢查施工單位收集的資料是否齊全，與現(xiàn)場技術人員核對是否同施工現(xiàn)場相符，不相符的及時查明原因。如資料缺失不全，確實需要增補，應及時通知勘察技術人員。這樣才能更好地保證工程檔案資料在收集、整理上做到準確、完整。 

（三）圖紙、資料的標準化歸檔 

當前，對工程勘察檔案資料的歸檔，要摒棄舊有的過時的觀念，要以高效、準確為前提，提高勘察工程檔案管理水平，必須抓緊做好以下幾個方面工作： 

一是建立起以辦公自動化為載體的檔案管理系統(tǒng)。工程勘察檔案管理單位必須開發(fā)完善工程勘察檔案管理軟件。檔案管理人員必須熟練使用計算機，以便準確、迅速的錄入與使用工程檔案管理軟件。 

二是要對現(xiàn)有檔案認真進行整理、完善。要結合工程勘察的特點，更加嚴格、科學地做好檔案的分類和著錄，在此基礎上，對歷史檔案進行清理，對號入座。清理的同時要盡可能地進行完善，填補相關資料。 

三是要不斷豐富補充檔案的存貯的內(nèi)容。要結合工程特點，有意識地豐富檔案的形式和內(nèi)容，加大圖片、聲像檔案歸檔的比重，逐步使呆板、單調的勘察工程檔案生動化、形象化。 

（四）建立勘察工程檔案員崗位責任制 

一名合格的工程勘察檔案管理員：一是負責檔案的集中統(tǒng)一管理；二是及時做好檔案的收集、鑒定、立卷、歸檔工作；三是經(jīng)常督促工程圖紙、資料的歸還；四是負責編制工程檔案工作計劃和組織改革等編研資料；五是做好工程檔案工作的日常保管。 

總之，工程勘察檔案管理人員要不斷的提高自身素質，熟練掌握業(yè)務知識，提高業(yè)務技巧，在歸檔時，做到既“清晰”又“全面”，在取檔時，做到既“準確”又“迅速”，做好工程勘察檔案管理工作。 

 

參考文獻： 

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一、高校檔案是高校本科教學工作水平評估的重要基礎和依據(jù)

《普通高等學校檔案管理辦法》指出:“高校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，各高校必須把檔案工作納入學校整體發(fā)展規(guī)劃,加強對檔案工作的領導和管理”。檔案工作的基礎是各種檔案資料，而檔案資料又與評估密切相關。

高校檔案是高校各種門類檔案的總稱，是廣大教職工長期從事教學科研工作和學校黨政管理及其它活動的原始記錄。從內(nèi)容上看,它詳細真實地反映了一所學校的歷史全貌。檔案不僅記錄了歷史活動的事實經(jīng)過,而且記錄了人們在各項活動中的思想發(fā)展、經(jīng)驗教訓以及創(chuàng)造性成果，同時又為以后總結、交流經(jīng)驗、改進工作，不斷提高教學質量和管理水平起著促進和推動作用。要對一所高校進行評估，通過評估作出正確判斷和恰當評價，必然離不開學校的檔案材料。否則，就難以形成對一所高校全面、客觀、真實、恰當?shù)墓纼r。

二、高校本科教學工作水平評估促進和強化了檔案建設

實行高等教育評估制度特別是本科教學工作水平評估以來,各級教育管理部門和高校都積極地進行了探索和實踐,開展了評價工作,高校的檔案建設也得到高度重視，實現(xiàn)了與其他各項工作的同步發(fā)展。高校本科教學工作水平評估對檔案的促進作用主要體現(xiàn)在以下方面：

規(guī)范和完善檔案資料。高校檔案工作隨著學校教學、科研和行政管理等各項工作的全面發(fā)展而發(fā)展。由于檔案資料在評估中的重要作用，自開展評估以來，高校領導改變了以前對檔案的看法，思想上從不重視到重視；措施上從不得力到得力；管理上從不規(guī)范到規(guī)范。檔案部門及其人員更進一步加強了責任心，在做好檔案工作的同時，廣泛宣傳《中華人民共和國檔案法》及《普通高等學校檔案管理辦法》,宣傳檔案及其工作在高校評估和各項工作中的作用,從而使廣大教職工了解、關心、重視并利用好檔案,為檔案事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造了良好的輿論環(huán)境。

豐富了館藏。為迎接教學評估,學校各院部系、單位都整理了一大批有價值的評估依據(jù)材料,教職工也將自己多年積累的平時很難征集到的成果材料、論文、圖片、榮譽證書等毫無保留地貢獻出來,這就大大豐富了高校的檔案資料。各院部系為收集歷屆參加工作崗位后有所建樹的名人檔案材料,深入到各地廠礦、機關、學校等,搜集到許多重要的檔案材料。

改善了檔案館(室)條件。評估需要查閱的材料非常多，材料的收集、整理、歸檔、存放等都需要一定的人力、物力和財力的支持。這就要求學校在經(jīng)費、辦公條件等方面加大投入力度，改善檔案工作的外部環(huán)境;同時要加強對檔案工作人員的培訓與管理，從各方面關心檔案工作人員,為其創(chuàng)設一個良好的工作環(huán)境。條件的改善,領導的支持與關心，使檔案建設得到加強。

三、促進高校評估與高校檔案建設協(xié)調發(fā)展

促進高校評估的健康發(fā)展，要做的工作很多，而做好高校檔案工作則是其中內(nèi)容之一。高校檔案涉及學校工作的方方面面，只有不斷加強高校檔案建設，不斷根據(jù)評估指標的要求完善檔案目錄及相關材料，不斷促進高校檔案管理的規(guī)范化、制度化和科學化，才能為評估提供更加全面詳實的評估資料和評價依據(jù)，更有利于專家對被評學校作出正確的價值判斷，更有利于專家系統(tǒng)總結評估經(jīng)驗，完善評估的長效機制。

高校評估作為一項提高高校教育教學質量，促進高校健康發(fā)展的重要舉措，為學校落實科學發(fā)展觀，實現(xiàn)學校的科學發(fā)展提供了有利條件。