導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案數(shù)字化管理方案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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［關(guān)鍵詞］數(shù)字化技術(shù)；房地產(chǎn)；檔案；管理

0引言

房地產(chǎn)檔案是指房地產(chǎn)行政管理部門在房地產(chǎn)發(fā)證登記、房地產(chǎn)交易買賣、房屋動拆遷、建設(shè)用地及批租用地活動中，經(jīng)過收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產(chǎn)權(quán)人、房屋自然狀況及使用土地狀況，應(yīng)當歸檔保存的文字材料、計算材料、圖紙、圖表及照片等文件材料。隨著我國經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，近些年，房地產(chǎn)行業(yè)崛起，房地產(chǎn)增量的同時也帶來了房地產(chǎn)檔案管理難度的增加。而數(shù)字化技術(shù)的到來為管理部門提供了解決難題的方案，不僅將檔案管理的傳統(tǒng)方式進行了革新，與手工處理相比較，數(shù)字化技術(shù)大大提高了處理效率。另外，智能化是數(shù)字化技術(shù)的顯著特征，大量的數(shù)據(jù)文檔通過數(shù)字化技術(shù)的處理，效率有明顯的提高，并且在網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的基礎(chǔ)上還能夠使數(shù)據(jù)資源進行分享和交流，管理效果十分明顯。因此，運用數(shù)字化技術(shù)進行房地產(chǎn)檔案管理是社會發(fā)展的必然趨勢，也是房地產(chǎn)發(fā)展的必然需求。

1房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的內(nèi)涵及數(shù)字化運用的注意事項

目前，房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化主要通過大量地運用現(xiàn)代電子計算機技術(shù)以及現(xiàn)代化的攝影掃描技術(shù)完成，在此過程中將大量的紙質(zhì)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，通過電子計算機的形式加以保存，建立相應(yīng)的電子信息庫，進一步方便相關(guān)數(shù)據(jù)的整理，加強數(shù)據(jù)的管理，提升相關(guān)檔案的使用效率，增強在檔案管理方面的安全性能。在當下的房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理中，檔案一般被劃分為三類，通常以檔案原件、掃描件和數(shù)據(jù)檔案的形式表現(xiàn)出來，數(shù)據(jù)檔案是檔案數(shù)字化的最終結(jié)果。在數(shù)據(jù)化檔案的管理當中，必須按照一定的原則對相關(guān)數(shù)據(jù)檔案開展管理，這些原則中最為重要的就是安全性。雖然現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)給人們帶來了便捷，但是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中倘若沒有較好的保護措施，相關(guān)信息的安全性很難得到保障。為了保證相關(guān)信息的安全性，房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)當做好充分的準備，從細節(jié)入手認真仔細地做好每個環(huán)節(jié)的安全工作，安裝相應(yīng)的防木馬軟件，聘請專業(yè)的技術(shù)人才充當顧問，使檔案的安全性得到充分的保障。

2房地產(chǎn)檔案管理的特點

2.1專業(yè)性和項目性

專業(yè)性和項目性是房地產(chǎn)檔案管理最為突出的特點。所謂專業(yè)性，意思是房地產(chǎn)檔案的專業(yè)性比較強，這是由房地產(chǎn)檔案的產(chǎn)生基礎(chǔ)而決定的，其檔案資料一般是管理活動中的真實資料。項目性指的是房地產(chǎn)建設(shè)與管理過程分為許多項目，根據(jù)不同項目建立檔案資料，管理也就相應(yīng)根據(jù)項目而區(qū)分。

2.2分散性和集中性

房地產(chǎn)檔案管理的另一個特點是分散性和集中性。鑒于房地產(chǎn)項目的開發(fā)過程中，不同項目有著不同的工作內(nèi)容和流程，所以項目資料的整理就比較分散，檔案也就需要采取分散的管理方式。從另外一個角度看，即使項目不同區(qū)分不同，但是從整體項目角度出發(fā)，是需要集中管理才能實現(xiàn)整個項目的管理目標的。因此，房地產(chǎn)檔案管理要把分散管理與集中管理結(jié)合起來，才能實現(xiàn)檔案管理的最終目的和效果。

3數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用

3.1在檔案檢索和查詢中的應(yīng)用

數(shù)字化技術(shù)對房地產(chǎn)檔案管理的貢獻很大，比較突出的一點是能夠?qū)崿F(xiàn)快速的檔案檢索和查詢。傳統(tǒng)的手工檢索和查詢需要確定位置和順序后再進行查詢，而在數(shù)字化技術(shù)基礎(chǔ)上的檢索和查詢，只需要輸入檢索內(nèi)容，數(shù)據(jù)庫就可以省略傳統(tǒng)方式的繁瑣步驟，快速獲得結(jié)果，檢索十分快捷方便。除此之外，運用數(shù)字化技術(shù)時，檢索和查詢不會受時間和空間的影響，能夠隨時進行，充分利用了檔案的價值。

3.2在系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置方面的應(yīng)用

在房地產(chǎn)檔案的管理中，要確保數(shù)據(jù)信息的真實和完整，就在安全方面設(shè)置權(quán)限。檔案管理中，通過應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，將各環(huán)節(jié)劃分開，并進行權(quán)限設(shè)置，這樣一來，房地產(chǎn)檔案管理不僅清晰了許多，安全程度也增強了不少，檔案安全管理效果也非常顯著。

3.3在檔案統(tǒng)計工作中的應(yīng)用

隨著房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展，信息量越來越大，需要以更先進的技術(shù)和形式來滿足工作需要。因此，要應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的科學(xué)分類和合理編制，這對于檔案的統(tǒng)計效率和管理效果有著重要的意義，有效消除了人工處理的弊端。另外，紙質(zhì)形式的檔案保存受到條件限制，一旦保存不當就會造成檔案資料的破壞，例如發(fā)生火災(zāi)的情況，會使檔案統(tǒng)計工作無法進行下去，而數(shù)字化技術(shù)則避免了這些問題的困擾，通過將資料數(shù)字化存檔，能夠確保信息更加完整，統(tǒng)計效率和質(zhì)量更加高效。總之，檔案統(tǒng)計工作，離不來數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用。

3.4在檔案分析中的應(yīng)用

所謂檔案分析，是指通過對檔案的整理和分析形成有價值的信息，提供給人們所用，使其進行必要的活動。以數(shù)字化技術(shù)為基礎(chǔ)的分析，過程迅速，結(jié)果準確，與傳統(tǒng)分析手法相比，分析所用的時間較短，而且分析得出的結(jié)果精確且符合需求，使檔案的價值得到了積極的發(fā)揮。因此，在房地產(chǎn)檔案管理中，采取信息技術(shù)手段不斷進行檔案分析，通過組合運用檔案數(shù)據(jù)，不僅能夠提高檔案利用效率，在一定程度上對于其他工作的開展也能夠起到積極的輔助作用。

4加強房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的策略和方法

首先，在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化發(fā)展的趨勢下，僅僅做好數(shù)據(jù)信息的管理是不夠的，還要在整體制度的管理上下手，尋找更適合的策略和方法。相關(guān)部門應(yīng)借助數(shù)字化的信息手段，對管理制度進行深化。在人才建設(shè)方面，需要引進更多的專業(yè)性強的信息化人才，以滿足時展的要求。在具體的檔案管理工作中，根據(jù)實際情況和具體應(yīng)用情況進行合理的劃分，制訂科學(xué)的檔案管理方案，從一定程度上確保檔案的安全系數(shù)，降低檔案信息被破壞的風(fēng)險，面對不安全的信息管理環(huán)境，建立應(yīng)急預(yù)案，當管理系統(tǒng)遭到損壞時，能夠及時有效地進行應(yīng)急處理，最大程度降低房地產(chǎn)檔案的損失。其次，在數(shù)字化的檔案管理方面，要從多方面完善具體規(guī)章制度，尤其在數(shù)字化系統(tǒng)的具體應(yīng)用中，通過高效的管理制度，創(chuàng)造一個房地產(chǎn)檔案管理的良好基礎(chǔ)。檔案管理運行環(huán)境包括人員操作的制約，也包括外界條件的影響。這些方面的忽略都有可能給數(shù)據(jù)化檔案管理工作帶來障礙?？傊?，運行環(huán)境的管控是一個復(fù)雜而系統(tǒng)的過程，只有通過對操作進行規(guī)范、對應(yīng)用系統(tǒng)的軟硬件進行合理配置、明確相關(guān)監(jiān)督和責(zé)任主體，才能確保數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用效果，體現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的真正價值。最后，雖然數(shù)字化技術(shù)下的房地產(chǎn)檔案管理工作有諸多方面的優(yōu)勢和突出效果，但由于信息原件是數(shù)據(jù)化檔案管理的前提和基礎(chǔ)，所以，對檔案資料原件的管理和保護也不能懈怠?？梢越⒃O(shè)備設(shè)施完善的檔案室，指派專人進行保護。在房地產(chǎn)檔案資料的運用中，嚴禁隨意篡改，從而確保原始檔案的真實性。實施原件保護措施，不僅能夠在前期預(yù)防數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用過程中房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)信息出錯，還能夠在后期針對已出現(xiàn)的錯誤及時追蹤到原件進行查詢和修改。

5結(jié)語

數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于房地產(chǎn)檔案管理中，無論是對于檔案管理還是房地產(chǎn)建設(shè)管理都起到了積極的作用，提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。未來，數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用將會更加普遍，但同時也充滿挑戰(zhàn)。因此，相關(guān)管理部門應(yīng)積極積累和探索應(yīng)用經(jīng)驗，將更加科學(xué)合理的應(yīng)用成果充分引進到房地產(chǎn)檔案管理中來，采取有效的管控措施，強化數(shù)據(jù)化檔案管理的風(fēng)險控制，最大程度地預(yù)防和處理安全事故，確保房地產(chǎn)檔案的安全性，促進房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展。

主要參考文獻

［1］謝靖.淺議房管檔案的信息化建設(shè)［J］.上海房地,2016(11).

［2］趙玉梅.如何推進房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化進程［J］.黑龍江檔案,2016(4).

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1 數(shù)字化檔案管理體系概述

在數(shù)字化檔案管理體系當中，檔案信息綜合管理系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)信息共享系統(tǒng)是重要的組成部分。其中，前者主要包括數(shù)字化處理子系統(tǒng)與檔案信息管理、信息服務(wù)和數(shù)據(jù)庫管理子系統(tǒng)，而后者則主要包括了信息子系統(tǒng)與Web管理子系統(tǒng)[1]。從整體角度分析，可以說數(shù)字化檔案管理體系是以現(xiàn)代化信息技術(shù)為切入點，將檔案信息作為關(guān)鍵內(nèi)容，充分利用先進且高效的開發(fā)模式而構(gòu)建的具備多用戶標準的分布式檔案信息資源管理系統(tǒng)。

2 現(xiàn)階段數(shù)字化檔案管理體系的建設(shè)問題解構(gòu)

因數(shù)字化檔案管理體系在我國的發(fā)展時間不長，因而始終存在不完善之處，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：

第一，領(lǐng)導(dǎo)機制嚴重缺失。近年來，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展速度不斷加快，而人們也逐漸認知數(shù)字化檔案管理機制的重要作用。然而數(shù)字化管理在我國發(fā)展時間并不長，正處于關(guān)鍵的發(fā)展時期，因而很多內(nèi)容都需要不斷摸索，導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理體系的系統(tǒng)化領(lǐng)導(dǎo)始終不完善，難以構(gòu)建完善的數(shù)字化檔案管理工作機制。

第二，保障機制嚴重缺失。建立數(shù)字化檔案管理體系最關(guān)鍵的就是要有充足的管理專業(yè)人才，然而在實踐過程中，人才總量嚴重不足且結(jié)構(gòu)存在一定的不合理之處，尤其是創(chuàng)新復(fù)合型的人才短缺。另外，在對數(shù)字化管理人才能力培養(yǎng)與吸納方面仍有待完善。以上都是影響數(shù)字化檔案管理機制作用發(fā)揮的主要因素。另外，在軟硬件投入方面也存在諸多不足之處[2]。當前，檔案館現(xiàn)代化管理的設(shè)備與設(shè)施更新速度緩慢，難以滿足社會與現(xiàn)代檔案發(fā)展的步伐。其中，檔案管理軟件的功能相對單一且水平不一，難以與數(shù)字化檔案管理體系發(fā)展需求相適應(yīng)。

第三，網(wǎng)絡(luò)安全性能有待提高。在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，病毒的種類也更加多樣和復(fù)雜，嚴重威脅了網(wǎng)絡(luò)安全。在實踐中，大部分網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)都會受到攻擊，而損失也十分嚴重。由此可見，數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)安全的問題也是亟待解決的問題之一。

3 建立數(shù)字化檔案管理體系的有效方法策略

3.1 建立并健全領(lǐng)導(dǎo)管理機制

領(lǐng)導(dǎo)層人員應(yīng)正確認知自身職責(zé)的重要作用，進一步強化對于數(shù)字化檔案管理體系建設(shè)的組織管理工作，以更好地構(gòu)建具有可行性的檔案管理機制。在此過程中，將綜合檔案的數(shù)字化管理作為切入點，形成數(shù)字化檔案管理網(wǎng)絡(luò)，以保證系統(tǒng)整體環(huán)環(huán)相扣，進而增強組織領(lǐng)導(dǎo)機制功效的發(fā)揮。

3.2 數(shù)字化檔案管理體系保障機制的構(gòu)建

所謂的數(shù)字化檔案管理體系保障機制，具體指的就是實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理團隊的專業(yè)水平與綜合素質(zhì)，在增加成本投入的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)檔案管理服務(wù)作用的充分發(fā)揮。所以，各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予數(shù)字化檔案管理工作一定的支持，注重對于數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的資金投入，以保證專項經(jīng)費的使用充足，實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理體系的正常運轉(zhuǎn)[3]。與此同時，需要及時更新檔案管理工作人員知識結(jié)構(gòu)，確保檔案團隊不斷注入新的活力與力量，進一步推動檔案工作的數(shù)字化與現(xiàn)代化發(fā)展。在培訓(xùn)方面，檔案部門應(yīng)當針對不同的對象與需求，采取因材施教的方式，構(gòu)建具有針對性的培訓(xùn)體系。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)定期開展數(shù)字化檔案管理講座，全面培養(yǎng)檔案管理工作人員的數(shù)字化管理能力，通過數(shù)字化檔案管理的培訓(xùn)，不斷獲取更為豐富且先進的業(yè)務(wù)知識。

3.3 注重網(wǎng)絡(luò)安全管理的重要作用

在網(wǎng)絡(luò)安全問題方面，最重要的就是病毒防治、惡意攻擊的預(yù)防以及信息存儲與傳輸過程中的安全問題等等。其中，在防治病毒方面，需要與檔案部門實際狀況相結(jié)合，將防毒軟件安裝在工作站、互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站以及文件服務(wù)器當中，以實現(xiàn)多層防御。在惡意攻擊的預(yù)防方面，效果最明顯的就是設(shè)置防火墻以及安全島。以功能與實現(xiàn)原理角度分析，防火墻技術(shù)具有一定的大眾化特征，并不會增加檔案管理部門的經(jīng)濟負擔[4]。而對于安全島的設(shè)置來說，其安全程度更高，然而價格也相對較高。為了實現(xiàn)經(jīng)濟性的發(fā)展目標，建議檔案管理部門采用防火墻技術(shù)。如果經(jīng)費充足，最好采用安全島設(shè)置作為預(yù)防措施。在信息存儲與傳輸過程中，應(yīng)采取加密體制，效果最理想的就是公鑰基礎(chǔ)設(shè)施。另外，操作系統(tǒng)的安全問題同樣值得高度重視，可以通過對操作系統(tǒng)的安全防治來達到預(yù)防的目的[5]。而在災(zāi)難恢復(fù)與數(shù)據(jù)備份方案，所采取的安全措施并不能夠確保檔案館不遭受損失，因而，數(shù)字檔案管理體系恢復(fù)系統(tǒng)與容災(zāi)系統(tǒng)應(yīng)當有機結(jié)合靜態(tài)備份與同步備份的方式，最重要的是要事先制定應(yīng)急響應(yīng)的措施。

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【關(guān)鍵詞】房地產(chǎn) 直管房 保障房 檔案管理 數(shù)字化

近年來，房產(chǎn)市場不發(fā)展快速，檔案使用頻率大幅提高，實現(xiàn)了房地產(chǎn)檔案的促進社會發(fā)展功能。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷在檔案管理中得以運用，激發(fā)了檔案管理策略運用的多重性，促進了檔案管理功能的有效發(fā)揮。因此，主管部門必須思考如何有效實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，這也是檔案管理發(fā)展的必然方向。

1 現(xiàn)階段我國房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的任務(wù)

1.1 形成數(shù)字化管理思維

我國住房制度改革日漸深化，房地產(chǎn)檔案的利用頻率也日益提高，需求也不斷增長，這對檔案管理部門提出了更高的要求。傳統(tǒng)檔案管理的手工方式耗時、耗力，工作效率較低。伴隨房地產(chǎn)檔案管理工作轉(zhuǎn)型，管理模式已經(jīng)由封閉型轉(zhuǎn)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放型管理模式。在新形勢下，房地產(chǎn)檔案管理模式要求管理人員觀念必須轉(zhuǎn)變?；诖耍m應(yīng)社會的發(fā)展，將數(shù)字化的管理理念應(yīng)用到房地產(chǎn)檔案管理中，形成數(shù)字化管理思維。

1.2 明確各構(gòu)建階段的內(nèi)容與任務(wù)

數(shù)字化管理檔案館是房地產(chǎn)檔案管理發(fā)展的必然方向，體現(xiàn)在檔案管理的每一個管理環(huán)節(jié)當中。研究表明，房地產(chǎn)數(shù)字化檔案館的構(gòu)建分成不同的發(fā)展階段：

（1）檔案館業(yè)務(wù)自動化管理階段，充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)實現(xiàn)各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動化管理。

（2）館藏檔案的數(shù)字化發(fā)展階段，完善網(wǎng)絡(luò)，通過檔案館局域網(wǎng)和與主管單位辦公自動化接口的連接，實現(xiàn)資料和信息的共享網(wǎng)，實現(xiàn)由紙質(zhì)文檔向數(shù)字化信息數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換與保存。

（3）數(shù)字房地產(chǎn)檔案館的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)階段會將各檔案館的聯(lián)網(wǎng)，全面數(shù)字化。

1.3 制定與長期堅持構(gòu)建原則

實踐證明，改革與創(chuàng)新過程中，必須有原則的建立與堅持。在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化方面，主要有以下幾方面：

（1）統(tǒng)籌規(guī)劃，重點突出，將視野放長遠，明確工作重點，拿捏好輕重緩急。

（2）需求導(dǎo)向，應(yīng)用促發(fā)展，明確構(gòu)建目的、房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的服務(wù)對，以及為什么要構(gòu)建數(shù)字化檔案管理.

（3）整合資源，機制創(chuàng)新，注意現(xiàn)有管理資源的利用，通過刪除機制不合理內(nèi)容及創(chuàng)新，使管理數(shù)字化有效實現(xiàn)。

（4）防管結(jié)合，保障安全，構(gòu)建數(shù)字化房地產(chǎn)檔案管理辦法，對其資料的保密工作給予重點關(guān)注。

2 我國房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的策略

直管公房等保障房是我國房地產(chǎn)檔案管理中的重要組成部分，筆者以其為例，分析我國房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的策略中的重點。

2.1 建立健全各項規(guī)章制度

直管公房等保障房檔案管理制度的建設(shè)是檔案收集完整、系統(tǒng)、準確、按時歸檔的重要保證。因此，要做好直管公房等保障房的檔案管理，必須建立健全檔案的收集制度、整理制度、歸檔制度、查閱制度、安全制度、管理人員崗位責(zé)任制、管理人員培訓(xùn)制度，等等。

2.2 加強檔案數(shù)字化工作

首先，數(shù)字化是現(xiàn)代檔案管理的主要趨勢，需要做好材料調(diào)查和搜集，對房產(chǎn)檔案進行清理、檢查和鑒定，保證檔案資料完整。其次，檔案內(nèi)容要精確簡潔，應(yīng)精簡檔案中的不必要內(nèi)容。最后，保證檔案資料內(nèi)容清晰，排序也符合規(guī)定；數(shù)字化后，還應(yīng)對信息質(zhì)量進行檢查。

2.3 實行紙質(zhì)檔案和電子檔案雙套并存

直管公房等保障房的檔案數(shù)字化是檔案工作中的新內(nèi)容、新發(fā)展，有許多問題需要解決：如數(shù)字化檔案中信息歸納問題、檔案的執(zhí)行憑證問題、數(shù)字化檔案的安全訪問和安全管理問題，以及者信息規(guī)范化問題，等等。因此，必須在相當時間內(nèi)，對檔案管理實行雙保險：在使用電子計算機保存的同時，做好紙張檔案儲存，保證檔案的安全。

2.4 加強前期資料的收集

據(jù)我國相關(guān)法律規(guī)定，房產(chǎn)檔案必須是真實準確。如直管公房等保障房檔案本身存在記錄錯誤或誤差，那么檔案的法律效力就會被大幅削弱，在發(fā)揮憑證作用時出現(xiàn)證據(jù)無效和證據(jù)不足。因此，直管公房等保障房檔案必須做好事前控制，在歸檔前嚴格把關(guān)：一是加強文件資料審核的管理，在搜集資料時做到真實、完整，保證資料合法有效；做好資料事前審查，為后期檔案管理打下基礎(chǔ)；二是檔案資料移交的管理，在交接過程中，管理人員必須對檔案資料進行再檢查，如發(fā)現(xiàn)錯誤或不足，檔案管理人員可以拒收，但要說明原因，以便當事人及時采取補救措施。

2.5 注重人才的培養(yǎng)

從直管公房等保障房檔案管理未來發(fā)展來看，只懂得計算機技術(shù)和紙質(zhì)等載體的檔案管理人員將無法勝任這項工作，現(xiàn)代化發(fā)展對管理人員的要求越來越高。因此，必須建設(shè)具有專業(yè)管理能力的復(fù)合型人才隊伍，實現(xiàn)直管公房等保障房檔案管理的全面進步。數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理人才必須是全面的人才才能適應(yīng)社會經(jīng)濟的發(fā)展，積極面對挑戰(zhàn)，解決問題。房產(chǎn)檔案數(shù)字化的實現(xiàn)減少了檔案管理部門的工作量，為直管公房等保障房檔案的有效利用提供了更便捷的服務(wù)，有效增強了檔案的安全性和可靠性。因此，房產(chǎn)檔案部門必須抓住機遇，積極探索和努力實踐，引進先進的管理技術(shù)，制定完善的管理制度，全面推進直管公房等保障房檔案管理的發(fā)展。

2.6 建立直管公房等保障房信息管理平臺

為了支持直管公房等保障房檔案管理數(shù)字化的有效、高效，還應(yīng)積極建設(shè)信息系統(tǒng)管理平臺，應(yīng)做到以下幾點：

（1）以網(wǎng)絡(luò)全程監(jiān)控，實行申請調(diào)查、審核登記、批準發(fā)放等保障房申購程序的全面監(jiān)管。

（2）對低收入家庭、保障戶、房源等的檔案資料申請或退出實行全程管理，對保障對象從申請到實施保障的信息實行跟蹤管理。

（3）設(shè)置合理化保障標準及合同模板，如租金、補貼、住房面積等。

（4）實行數(shù)據(jù)自定義管理，開通業(yè)務(wù)提醒，提倡業(yè)務(wù)流程查詢，時限控制系統(tǒng)。

（5）建立資源共享系統(tǒng)，加強與其他相關(guān)房產(chǎn)管理機構(gòu)的溝通聯(lián)系。

參考文獻

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作者簡介

杜海（1974-），男，現(xiàn)為吉林省四平市房產(chǎn)鐵東經(jīng)營管理處助理館員。

篇4

Abstract: With the economic and social development, information disclosure has become a hot issue. To gradually improve the housing system reform, real estate information files management, have gradually drawn much attention. This article analyzes the current problems in the management of real estate records and discusses real estate information management methods.

關(guān)鍵詞:檔案管理;數(shù)字信息化;房地產(chǎn)

Key words: file management; digital information; real estate

中圖分類號:G27文獻標識碼:A文章編號:1006-4311(2010)12-0120-01

0引言

房地產(chǎn)檔案是記載城市房地產(chǎn)行政主管部門在房屋權(quán)屬登記、調(diào)查、轉(zhuǎn)移、變更等房屋產(chǎn)權(quán)管理工作中有保存價值的文字、圖表、聲像等形式的歷史資料。它在促進經(jīng)濟發(fā)展、推動城市建設(shè)和保障社會穩(wěn)定中發(fā)揮了很大的作用。隨著房地產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展,房地產(chǎn)數(shù)字檔案的出現(xiàn),房地產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理也伴隨著信息時代的步伐,發(fā)揮了越來越大的作用。然而由于房地產(chǎn)交易活動中出現(xiàn)了大量電子文件,對電子檔案收集的規(guī)范缺乏理解,使電子文檔得不到有效的管理,影響了信息系統(tǒng)的服務(wù)水平。如何通過創(chuàng)新管理理念、管理模式、優(yōu)化房地產(chǎn)市場信息系統(tǒng),擴展服務(wù)功能,使房地產(chǎn)數(shù)字檔案在收集、儲存、傳送和利用上有所突破,已成為房地產(chǎn)檔案工作者急待研討的重要課題。

1房地產(chǎn)管理存在的問題

由于產(chǎn)權(quán)檔案跨越的歷史時間長,不同的歷史時期,對于產(chǎn)權(quán)檔案的管理要求不一樣,不同歷史時期的檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)和專業(yè)素養(yǎng)不同,對于產(chǎn)權(quán)檔案的認識不一樣。在產(chǎn)權(quán)檔案的管理工作中,存在一些普遍性問題。

1.1 產(chǎn)權(quán)檔案的抗風(fēng)險能力有待提高。房地產(chǎn)檔案是非常寶貴的歷史資料,產(chǎn)權(quán)檔案的抗風(fēng)險能力比較低。由于受到經(jīng)濟水平的制約和觀念的影響,產(chǎn)權(quán)檔案的抗風(fēng)險能力低。

1.2 產(chǎn)權(quán)檔案具有明顯的時代特征,產(chǎn)權(quán)檔案質(zhì)量良莠不齊。由于產(chǎn)權(quán)檔案跨越歷史時間長,不同的歷史時期,產(chǎn)權(quán)檔案存在很大的差別。隨著科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新和發(fā)展,我國在各方面都發(fā)生了很大的變化。

1.3 產(chǎn)權(quán)檔案載體單一。特殊載體的檔案要求采取特殊的保管方法。但在實際工作中,產(chǎn)權(quán)檔案管理部門對這些特殊載體的檔案收集不力,這些檔案沒有得到特殊的管理,導(dǎo)致產(chǎn)權(quán)檔案在內(nèi)容上不夠完整,在載體上不夠豐富。

1.4 產(chǎn)權(quán)檔案收集面狹窄。產(chǎn)權(quán)檔案與房地產(chǎn)現(xiàn)狀的不一致。因此,產(chǎn)權(quán)檔案的收集單靠接受登記部門移交是遠遠不夠的,檔案工作必須滲透到產(chǎn)權(quán)登記和相關(guān)工作的各個環(huán)節(jié),否則該歸檔的產(chǎn)權(quán)檔案就難以收集齊全。

1.5 對不符合要求的資料,難以及時糾正。

2房地產(chǎn)檔案數(shù)字信息化管理方法

2.1 推進房地產(chǎn)檔案館數(shù)字化。實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案館數(shù)字化是房地產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。建立健全數(shù)字化房地產(chǎn)檔案館,首先要把握好節(jié)點有償訪問。一般性查詢、檢索,無論傳統(tǒng)服務(wù)還是遠程服務(wù),均可無償義務(wù)提供;但網(wǎng)上深入查詢或特殊專題檢索、下載等,應(yīng)為有償服務(wù);對于科技成果,還應(yīng)收取成果轉(zhuǎn)讓費。另外,關(guān)于檔案開放范圍和權(quán)限問題,要設(shè)立相應(yīng)的訪問權(quán)限。對于那些可以對公眾開放的檔案,公眾可在公共網(wǎng)上查詢、利用;而只可對內(nèi)部人員開放的檔案,只能通過上內(nèi)部局域網(wǎng)查詢、利用。開放式數(shù)字化房地產(chǎn)檔案館的建立,必將進一步提升房地產(chǎn)檔案館的宣傳、教育、服務(wù)和經(jīng)營功能。

2.2 完善房產(chǎn)檔案信息收集、檢索系統(tǒng)。為了全面、準確地收集信息,就要將房地產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)與房地產(chǎn)交易系統(tǒng)有機地結(jié)合,將房地產(chǎn)交易過程中產(chǎn)生的房屋產(chǎn)權(quán)信息,自動歸入房地產(chǎn)檔案信息系統(tǒng),形成文本信息。另一方面,要利用掃描儀、數(shù)碼相機等先進設(shè)備,將有關(guān)資料以圖像信息方式歸入房地產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)。原始檔案數(shù)據(jù)進入計算機后,再利用計算機強大的分類、組合、檢索、調(diào)閱、復(fù)制等功能,建立起完整、準確的房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫。由于房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)頻繁異動的特點,房地產(chǎn)檔案的更新速度很快,因此,在檔案數(shù)據(jù)庫的更新、管理、維護上要實現(xiàn)實時控制,保證房地產(chǎn)檔案信息與房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)狀況的同步變動,這是房地產(chǎn)檔案管理的核心所在。由于房地產(chǎn)交易涉及面廣,這就要求建立高效的房地產(chǎn)檔案信息檢索系統(tǒng)。由于司法查封、抵押登記、房屋租賃、房產(chǎn)交易等不同業(yè)務(wù)的特點不同,對房地產(chǎn)檔案信息要求也不相同,因此,必須建立一個多角度的檔案檢索系統(tǒng)。要充分利用計算機強大的檢索功能,將房屋坐落、產(chǎn)權(quán)人姓名、房屋面積、交易時間、產(chǎn)權(quán)狀況等房屋產(chǎn)權(quán)管理中的每一要素都作為檢索點,編制各種檢索工具,形成計算機檢索與手工檢索互補的檔案信息檢索體系,實現(xiàn)萬能檢索,從而提供高效、便捷的查詢服務(wù)。

2.3 建立準確的房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)。房地產(chǎn)檔案信息不僅要滿足產(chǎn)權(quán)人產(chǎn)權(quán)交易的需要,而且也應(yīng)該為職能部門進行宏觀調(diào)控提供科學(xué)的決策依據(jù)。這就要求必須建立一整套房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng),以便管理人員能夠從多角度對房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍數(shù)據(jù)進行分析、整理。通過數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)對房地產(chǎn)市場的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢作出準確的判斷,以便相關(guān)職能部門能夠及時運用相關(guān)調(diào)控手段,使房產(chǎn)需求保持基本平衡、結(jié)構(gòu)基本合理,達到科學(xué)決策,回避風(fēng)險的目的。

2.4 提高管理人員的綜合素質(zhì)。檔案信息化管理的日趨完善,要靠掌握現(xiàn)代化技術(shù)和管理方法的檔案專業(yè)人員來實現(xiàn)。檔案工作者不能滿足于現(xiàn)狀,應(yīng)不斷提升自己的業(yè)務(wù)水平、組織管理能力,主動、及時地加強政治理論知識、相關(guān)科學(xué)文化知識和檔案學(xué)知識的學(xué)習(xí),做到依法治檔,使檔案得以安全保管和科學(xué)利用。要熟悉檔案工作的法律法規(guī),及時貫徹落實有關(guān)檔案管理的新規(guī)定。執(zhí)行新規(guī)范,密切注意國內(nèi)外檔案工作的發(fā)展動態(tài),借鑒先進的管理經(jīng)驗和技術(shù),不斷提高管理水平,促進檔案事業(yè)逐漸實現(xiàn)法制化、規(guī)范化,推進檔案工作的發(fā)展。

推廣使用新歸檔方法,減輕檔案工作量和勞動強度,提高工作質(zhì)量和工作效率。實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化,是我們不可回避的責(zé)任。管理人員要充分利用計算機與檔案管理軟件,對檔案的收集、存檔、查找、借閱甚至統(tǒng)計等實現(xiàn)電腦化的規(guī)范管理,提高檔案的存儲和處理能力,為相關(guān)部門提供方便、快捷、及時、準確的參考信息,充分發(fā)揮信息服務(wù)功能。

參考文獻:

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關(guān)鍵詞：數(shù)字化；房地產(chǎn)；檔案管理

現(xiàn)階段，基于數(shù)字化技術(shù)的房地產(chǎn)檔案管理技術(shù)以其巨大的存儲量，智能化以及可以實現(xiàn)信息共享等優(yōu)點已經(jīng)逐步取代傳統(tǒng)的以手工操作為主的房地產(chǎn)檔案管理技術(shù)。基于數(shù)字化的房地產(chǎn)檔案管理在房地產(chǎn)行業(yè)的廣泛應(yīng)用，大大提高了房地產(chǎn)檔案管理的速度，促進了資源共享，滿足了當今房地產(chǎn)行業(yè)信息化的需求，提升了房地產(chǎn)檔案管理的質(zhì)量，推動了房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展。

1 房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的內(nèi)涵

1.1 房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的含義

房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理是基于數(shù)字化技術(shù)的檔案管理，具體是將傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案資源通過先進的數(shù)字化信息技術(shù)處理轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息并將其進行保存，主要的數(shù)字化信息技術(shù)有數(shù)字攝影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、計算機技術(shù)、掃描技術(shù)等。然后將保存的數(shù)字化信息通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實現(xiàn)資源的共享，形成一個檔案信息化的數(shù)據(jù)庫，再由計算機系統(tǒng)將檔案信息化的數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理。通過房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理，大大提高了房地產(chǎn)檔案管理的效率與質(zhì)量，促進了房地產(chǎn)實現(xiàn)信息化與數(shù)字化。

1.2 房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的原則

1.真實性

房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理具有真實性。真實性是檔案管理的首要原則，房地產(chǎn)檔案在數(shù)字化管理的過程中及時糾正錯誤的檔案信息，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用也將房地產(chǎn)檔案信息透明化，提高了房地產(chǎn)檔案管理的準確性與真實性。

2.快捷性

房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理具有快捷性。房地產(chǎn)檔案管理通過數(shù)字化技術(shù)，將傳統(tǒng)以手工為主的檔案管理轉(zhuǎn)化成以信息技術(shù)為媒介的檔案管理，實現(xiàn)信息的數(shù)字化，提高了房地產(chǎn)檔案管理的速度，對于檔案管理的工作人員來說，也提高查閱檔案資料，修改檔案信息等工作的速度，實現(xiàn)了檔案信息快捷的瀏覽。

3.安全性

房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理具有安全性。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，保障房地產(chǎn)檔案管理實現(xiàn)了信息的安全，使得檔案信息不再受人為因素危害，避免了房地產(chǎn)信息的泄露與流失，以信息化的方式保存提高了房地產(chǎn)檔案信息在存儲過程中的安全性。

2 房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

我國房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理從上個世紀九十年代開始的，雖然時間不是很長，但也取得了很大的突破。房地產(chǎn)檔案管理從傳統(tǒng)以手工為主逐步過渡到了信息化檔案管理，對我國房地產(chǎn)行業(yè)起到了極大地推動作用。然而在房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的發(fā)展過程中仍然存在一些問題。這些問題的出現(xiàn)，阻礙了房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的發(fā)展，具體歸納為以下幾點：

（1）收集存儲檔案信息的過程中存在問題

數(shù)字化信息技術(shù)的應(yīng)用的確使得房地產(chǎn)檔案管理實現(xiàn)了快捷與便利，但是與此同時，發(fā)達的互聯(lián)網(wǎng)信息每天的更新速度也是相當迅速，這就使得房地產(chǎn)檔案管理的信息在整理與搜集的過程中存在一定的難度，這就可能使得檔案信息出現(xiàn)缺失。事物的好壞都是相對的，在信息便利的同時，仍會出現(xiàn)各種不可避免的難題，阻礙房地產(chǎn)檔案信息管理的發(fā)展。

（2）缺乏創(chuàng)新的服務(wù)理念

傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理以服務(wù)消費者的理念為主，一直延續(xù)到現(xiàn)代基于信息化的房地產(chǎn)檔案信息管理。長時間以來，房地產(chǎn)檔案管理只是提供消費者便于查詢或者證明檔案信息等表面上的工作，而檔案管理人員忽略了對檔案信息深入的挖掘與創(chuàng)新，只停留在表面，沒有對檔案信息進行深入的開發(fā)。因此檔案管理人員應(yīng)變被動為主動，提高自身創(chuàng)新的服務(wù)理念，深入開展房地產(chǎn)檔案管理工作。

3 房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的改進措施

3.1 建立健全房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理制度

建立健全管理制度是房地產(chǎn)檔案管理改進的重中之重。只有建立健全管理制度，房地產(chǎn)檔案管理才能夠有章可循，嚴格根據(jù)管理制度來實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理工作。檔案管理制度的內(nèi)容如下：一是嚴格管控機密檔案，對房地產(chǎn)檔案進行機密性分級，對機密指數(shù)高的檔案內(nèi)容進行加密處理，或者將其與其他檔案資料分離開單獨脫機儲存，避免檔案內(nèi)容的更新與修改。二是加強房地產(chǎn)檔案管理的環(huán)境保護工作。對房地產(chǎn)檔案管理的機房人員的出入進行嚴格的管理，并且對檔案管理的環(huán)境條件給予充分地保障，防護自然災(zāi)害的發(fā)生。三是對房地產(chǎn)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)實行安全保障措施。對檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的操作權(quán)限，監(jiān)督管理，數(shù)據(jù)恢復(fù)管理，檔案備份管理以及計算機軟件的防護管理工作嚴格落實到具體個人，并通過相關(guān)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)預(yù)防對房地產(chǎn)檔案進行人為的隨意更改。嚴格按照房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理制度，加強房地產(chǎn)檔案管理的防護工作。

3.2 加強創(chuàng)新型檔案管理人才的培養(yǎng)

培養(yǎng)創(chuàng)新型的檔案管理人才對改進房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理起到十分重要的作用。要調(diào)整檔案管理人才的知識結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)高水平，具有創(chuàng)新意識的人才隊伍。使其對檔案管理的維護，存儲與整理工作可以深入細致的開展，使其能夠熟練掌握數(shù)字化信息技術(shù)，提高管理人員的業(yè)務(wù)水平，促進數(shù)字信息化對房地產(chǎn)檔案管理的建設(shè)。

3.3 建立健全電子檔案信息系統(tǒng)

傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理是通過人工錄入檔案信息，而基于數(shù)學(xué)化的檔案管理通過先進的數(shù)字化信息技術(shù)，例如掃描技術(shù)，將房地產(chǎn)檔案錄入房地產(chǎn)信息數(shù)據(jù)庫，保證了檔案的準確性與完整性。要保證電子檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)的完整性才能使得房地產(chǎn)數(shù)據(jù)信息準確無誤。同時，還要建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，這樣有利于檔案管理人員方便整理，查詢檔案信息，使得檔案管理工作井然有序。因此，建立健全電子檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)極大地改進房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理。

4 房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的意義

房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理對房地產(chǎn)檔案管理具有重要的意義。數(shù)字化的檔案管理將房地產(chǎn)檔案信息轉(zhuǎn)變成方便快捷的電子檔案，使房地產(chǎn)檔案信息實現(xiàn)了共享，提高了房地產(chǎn)檔案管理的效率與質(zhì)量，改變了傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理模式。通過基于數(shù)字化技術(shù)的房地產(chǎn)檔案管理模式的運用，使房地產(chǎn)行業(yè)實現(xiàn)了互聯(lián)網(wǎng)時代的變革。隨著改革開放和數(shù)字信息化的深入建設(shè)，房地產(chǎn)行業(yè)也將不斷發(fā)展壯大。

5 結(jié)語

基于數(shù)字化技術(shù)的房地產(chǎn)檔案管理是房地產(chǎn)檔案管理發(fā)展的必然趨勢。運用數(shù)字化技術(shù)也將成為房地產(chǎn)行業(yè)未來發(fā)展的重要目標。數(shù)字信息化將房地產(chǎn)檔案信息通過電子檔案信息系統(tǒng)存儲與互聯(lián)網(wǎng)中，實現(xiàn)了信息的共享，使房地產(chǎn)檔案信息由有形變?yōu)闊o形，方便整理與查詢，促進了房地產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，實現(xiàn)了房地產(chǎn)行業(yè)在互聯(lián)網(wǎng)時代的變革。

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篇6

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化校園環(huán)境 學(xué)籍檔案 管理方法 技術(shù)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，當前校園環(huán)境已經(jīng)逐漸向著數(shù)字化的方向轉(zhuǎn)變，在這種形式下，校園管理理念不斷發(fā)生變化，學(xué)籍管理方法與技術(shù)不斷創(chuàng)新。管理者利用數(shù)字化技術(shù)對學(xué)生學(xué)籍檔案進行統(tǒng)一管理，逐步建設(shè)起數(shù)字化管理系統(tǒng)，有效提升了學(xué)籍檔案管理水平。

一、當前學(xué)籍檔案管理中存在的問題分析

首先，當前還有相當一部分學(xué)校對于學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理不夠重視，檔案數(shù)字化管理還沒有完全普及，盡管應(yīng)教育部門要求在信息庫中錄入了學(xué)籍基本信息，但是這些信息并不全面，不能滿足社會的查詢需要，對與能夠反應(yīng)學(xué)生綜合能力的信息，例如參加過的重要活動、獲得過的獎項以及專利等還是要通過紙質(zhì)資料來查找。

其次，對于學(xué)生的學(xué)籍檔案存在多頭管理現(xiàn)象，導(dǎo)致信息孤島的形成。由于學(xué)籍檔案中的材料由多個學(xué)生管理部門提供，例如，教務(wù)處負責(zé)提供學(xué)生個人基本信息、入學(xué)以及畢業(yè)信息等，而學(xué)生處則提供學(xué)生的獎懲記錄以及就業(yè)信息等，各個部門在管理的過程中存在不統(tǒng)一的問題，不能建立緊密聯(lián)系，形成信息孤島，導(dǎo)致學(xué)籍材料不能及時歸檔。

最后，電子文件歸檔方式與先進的數(shù)字化管理模式不適應(yīng)。很多學(xué)校在對電子信息進行歸檔時，都是采用磁盤拷貝的方式，安全性得不到保證，有可能會出現(xiàn)信息丟失的現(xiàn)象。同時，由于這些信息來自不同的部門，因此存儲信息的格式也不統(tǒng)一，無法與先進的軟件平臺相適應(yīng)，這無疑會增大管理難度。

二、數(shù)字化校園環(huán)境下學(xué)籍檔案管理方法與技術(shù)

（一）明確學(xué)籍歸檔范圍、加強數(shù)字化管理

首先，各個學(xué)校要對學(xué)籍歸檔范圍進行明確，突破傳統(tǒng)思想觀念的束縛，將數(shù)字化材料列在歸檔范圍內(nèi)，管理者要認識到檔案數(shù)字化管理的重要性。數(shù)字化材料中不僅要包括學(xué)生的個人信息（如求學(xué)經(jīng)歷、專業(yè)信息以及研究方向等），還要將能夠體現(xiàn)出學(xué)生特長的信息包括在內(nèi)，例如興趣愛好、參與過的重要活動、獲取過的獎勵以及專利等，使用材料的部門可以根據(jù)這些信息判斷出學(xué)生的能力，既是對學(xué)生負責(zé)，也方便了使用者。

（二）學(xué)籍信息的采集管理

學(xué)校應(yīng)該加強對數(shù)字化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，做好學(xué)籍信息采集的規(guī)劃。首先，學(xué)校各個部門應(yīng)該明確自身所管理信息的內(nèi)容，管理部門根據(jù)規(guī)章制度制定管理規(guī)劃，對這些信息進行統(tǒng)一管理；其次，各個部門所管理的內(nèi)容雖然不一樣，但是管理人員一定要認識到這些信息并不是孤立的，部門之間應(yīng)該加強聯(lián)系，使用統(tǒng)一的形式來存儲這些信息，檔案館在對這些信息進行匯總以后，將這些信息嵌入到數(shù)字化管理系統(tǒng)中，保證這些信息的真實性和完整性；最后，對于學(xué)籍檔案信息的更新要及時，保證系統(tǒng)中所存儲的資料是最新的。

（三）歸檔技術(shù)分析

對于學(xué)籍檔案信息的歸檔有一個要求就是要做到“實時”，這就需要數(shù)字化技術(shù)提供基本支持。要想做到實時歸檔，就要創(chuàng)建一個檔案化的標準接口，這個接口有兩個功能，第一要能夠?qū)π畔⑦M行發(fā)送、完成數(shù)據(jù)遷移過程；第二是對數(shù)據(jù)在完成歸檔以后，要能夠自動對其進行檔案化處理，保證這些信息的“標準性”。具體做法如下：首先，向各個管理部門采集學(xué)生的所有信息，并將這些信息分成兩類，其中一類是共享信息，包括學(xué)生的一卡通信息（姓名、性別、學(xué)號以及以及學(xué)院等）、畢業(yè)論文信息等，將這些信息放在數(shù)據(jù)管理中心共享，因為這些信息除了檔案管以外，其他很多部門也會需要。還有一類就是非共享數(shù)據(jù)，包括學(xué)生學(xué)籍的變化情況、求學(xué)期間的成績以及答辯材料等，相關(guān)部門要將這些數(shù)據(jù)及時歸到數(shù)據(jù)庫中。接口程序會對這些信息進行檔案化處理，將這些自動分類、編號，同時蓋上歸檔章等，這樣就在歸檔的同時完成了預(yù)立卷工作。

（四）紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案的統(tǒng)一管理

目前很多學(xué)校在檔案進行管理時存在紙質(zhì)檔案與電子檔案不同步的現(xiàn)象，這是學(xué)籍檔案管理中必須要解決的一個問題。要求學(xué)校在建設(shè)數(shù)字化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的同時，也加強對紙質(zhì)檔案的管理，二者之間的一體化管理能夠有效避免一些重復(fù)勞動，提升管理效率。首先，學(xué)校要將學(xué)生作為基本管理單位，建立起一個個獨立的學(xué)籍檔案案卷，其內(nèi)容與電子學(xué)籍卡保持一致；其次，二者之間要做到一一對應(yīng)，計算機會電子文檔進行自動組卷，而紙質(zhì)文檔則需要借助輔助工具進行歸檔，兩種檔案不僅要做到檔案號的對應(yīng)，對于更新的內(nèi)容也要做到完全對應(yīng)，避免出現(xiàn)紙質(zhì)檔案更新滯后的現(xiàn)象；最后，紙質(zhì)檔案中的信息可能不完全包含在電子檔案中，對于缺失的部門要將其數(shù)字化處理，保證電子檔案信息的完整性。

三、總結(jié)

在數(shù)字化校園環(huán)境下，學(xué)籍檔案信息的數(shù)字化管理已經(jīng)成為一種必然選擇，各個學(xué)校應(yīng)該積極建立數(shù)字化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，豐富學(xué)生檔案內(nèi)容，并對所有信息進行統(tǒng)一管理，并做到實時更新，除此之外還要加強對紙質(zhì)檔案的管理，二者之間做到同步統(tǒng)一，不斷提升學(xué)籍檔案管理水平。

參考文獻：

[1]成小芬，陳國鈞.高校學(xué)生檔案的數(shù)字化建設(shè)[J].南通紡織職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2013.

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1 檔案數(shù)字化的質(zhì)量控制

所謂的質(zhì)量控制就是為了提升檔案管理工作的效率，提升檔案工作的質(zhì)量所采用的一些技術(shù)，這些技術(shù)可以對檔案管理工作中的一些缺陷進行消除。在檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化的過程中，必須對其質(zhì)量進行控制。

1.1 質(zhì)量控制的內(nèi)容

第一，選擇數(shù)字化方案。在進行檔案管理工作的過程中，要根據(jù)檔案的特點以及保存的形式來制定相應(yīng)的計劃和方案，所以，進行檔案數(shù)字化也是如此，數(shù)字化方案的制定要盡量符合標準，其中包括檔案數(shù)字化的原則，技術(shù)水平以及操作方式等等。

第二，要選擇正確的數(shù)字化軟件。在實際的工作中，數(shù)字化的軟件種類繁多，特色各異。在選擇的過程中，相關(guān)的技術(shù)人員要做好調(diào)研工作。選擇符合檔案管理工作的現(xiàn)狀，同時能夠做到效果最大化的數(shù)字化軟件，進而提升檔案數(shù)字化的效率。

第三，人員選拔和培訓(xùn)。提升檔案數(shù)字化質(zhì)量的主體是人，因此，做好人員的選拔工作和培訓(xùn)工作是至關(guān)重要的。具體來說，工作人員的專業(yè)技能和實際的操作能力是選拔的關(guān)鍵，同時其職業(yè)道德和專業(yè)素質(zhì)也要達到相應(yīng)的標準。定期進行人員的培訓(xùn)也是一種較為重要的形式，不僅要將專業(yè)的知識進行灌輸，同時還要對檔案管理的相關(guān)制度和規(guī)定等進行明確，另外，相關(guān)的工作人員還需要對檔案管理的相關(guān)軟件進行熟練掌握，這樣才能促進檔案數(shù)字化工作的效率。事實上，人員選拔和培訓(xùn)所涉及到的內(nèi)容較為廣泛，管理人員應(yīng)該做好充足的計劃。

第四，檢查、監(jiān)督、驗收和評估。這可以說是質(zhì)量控制的最后一個環(huán)節(jié)，檔案數(shù)字化的質(zhì)量主要依靠這一環(huán)節(jié)來決定。需要注意的是，檢查的對象包含的內(nèi)容相對較廣，除了一些設(shè)備之外，人員的工作狀況以及工作的流程等都是比較重要的方面。所謂的監(jiān)督就是要根據(jù)實際的工作狀態(tài)找到檔案數(shù)字化過程中存在的問題，并且提出相應(yīng)的解決措施。如果監(jiān)督工作中遇到一些不能解決的問題，需要向上級部門報告。另外，驗收工作就是要對畫幅的完整性以及清晰度等機型檢測，對檔案的質(zhì)量進行掃描，檔案信息的數(shù)字化成果要充分應(yīng)用到計算機系統(tǒng)中，做好綜合的評價和分析是至關(guān)重要的。

1.2 質(zhì)量控制的手段

第一，明確分工和責(zé)任。對檔案數(shù)字化的集成進行質(zhì)量控制所采用的手段多樣，其工作方案，檔案的總量以及數(shù)字化的程度不同，因此，相關(guān)工作人員的工作任務(wù)，工作量等都存在著明顯的差異。要想對質(zhì)量進行嚴密地控制，需要將分工進行明確，同時明晰工作的思路。

第二，建立健全規(guī)章制度。對于檔案數(shù)字化的流程來說，做好檔案信息的建設(shè)工作具有重大的意義。在實際的工作中要以健全的規(guī)章制度作為指導(dǎo)，同時，實現(xiàn)檔案信息的共享。要根據(jù)國家制定的規(guī)章制度和法律法規(guī)來對檔案信息的質(zhì)量進行規(guī)定。

第三，落實適當?shù)莫剳椭贫?。為了激勵檔案工作人員的積極性，可以采用相應(yīng)的獎懲措施，由于檔案數(shù)字化工作的系統(tǒng)性和基礎(chǔ)性較強，因此，要根據(jù)工作人員的優(yōu)點和缺點來采取相應(yīng)的獎懲措施。

2 檔案數(shù)字化的安全保密控制

2.1 安全保密控制的內(nèi)容

安全保密工作是檔案工作的重要內(nèi)容。檔案數(shù)字化的安全保密控制，就是要保障檔案實體、檔案信息和數(shù)據(jù)的安全，避免出現(xiàn)泄密問題。安全保密控制是檔案數(shù)字化過程中應(yīng)優(yōu)先考慮的問題。

2.2 安全保密控制的手段

安全保密控制是指對檔案數(shù)字化實施過程中存在的不安全因素進行預(yù)先分析，并依據(jù)數(shù)字化工作中人、物、環(huán)境等因素的運動規(guī)律，有效控制泄密事故的發(fā)生。檔案數(shù)字化工作的安全保密控制主要包括：規(guī)章制度的建立，網(wǎng)絡(luò)和計算機安全方案的確立，場所的選擇和安防系統(tǒng)的建設(shè)，檔案實體的使用和保管，數(shù)據(jù)庫的維護、整理和數(shù)據(jù)備份。

2.2.1 加強教育，提高人員思想素質(zhì)

檔案數(shù)字化過程中存在著許多不安全因素，其中，人的不安全行為是安全保密控制的重點。人的不安全行為是與人的心理特征相違背的、非理智的行為。為此，可通過加強教育來控制人的不理智行為。首先，應(yīng)組織工作人員學(xué)習(xí)檔案安全保密的相關(guān)規(guī)章制度。其次，科學(xué)地設(shè)計檔案數(shù)字化工作流程，明確各個環(huán)節(jié)需要注意的安全保密問題和需要遵循的原則，從而提高參與人員的安全保密意識。第三，組織定期或不定期抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，并對參與人員進行批評教育。

2.2.2 強化人員管理

人是檔案數(shù)字化工作的主體，強化人員管理，能為安全保密工作奠定堅實的基礎(chǔ)。為此，可從以下三個方面人手：第一，嚴把人員政審關(guān)。第二，明確參與人員的崗位和職責(zé)。第三，對工作人員的思想意識、工作質(zhì)量等情況進行定期考核。此外，對于退出此項工作的人員，要及時收回其證件、門禁卡等，并在門禁系統(tǒng)中刪除他們的認證權(quán)限。

2.2.3 落實制度建設(shè)和安全系統(tǒng)建設(shè)

安全保密制度在檔案數(shù)字化工作開展之初都已建立，但其在貫徹執(zhí)行過程中往往會大打折扣。這主要是由一些原因引起的，如錯誤地認為執(zhí)行安全保密制度會影響工作效率，工作中麻痹大意等。為此，我們要克服錯誤認識，嚴查細究，對人為造成的泄密問題，要按照相關(guān)規(guī)章制度嚴肅處理，使安全保密工作受到應(yīng)有的重視。同時，還應(yīng)落實安全系統(tǒng)建設(shè)，強化技術(shù)防范手段，配備安全防護設(shè)備，配置信息安全設(shè)備和軟件，確保檔案實體、數(shù)字化加工設(shè)備和檔案信息的安全。制度建設(shè)和安全系統(tǒng)建設(shè)相輔相成，缺一不可。

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一、加強電子文件收集歸檔，防止資源浪費和重復(fù)建設(shè)

電子文件歸檔工作在基層檔案室完成，這是檔案信息化建設(shè)的前端基礎(chǔ)工作。青島市自2002年即開始了電子文件歸檔的試點工作，通過試點提出了紙質(zhì)文件與電子文件“四同步”（同步歸檔、同步整理、同步著錄、同步利用）的管理模式，得到了國家檔案局的認可。為此，市檔案局專門開發(fā)了適應(yīng)電子文件歸檔管理和立卷改革需要的“易初（機關(guān)）檔案管理系統(tǒng)”，在市各級機關(guān)使用，確保了電子文件的歸檔保存。青島市市直機關(guān)2002年度電子文件歸檔并移交市檔案館2萬多件，文件級目錄20多萬條，電子公文歸檔率達到80％以上。2003年度各進館單位文書檔案電子文件歸檔率基本達到了100％（會議記錄和保密文件除外）。

二、建設(shè)數(shù)字文件中心，深化電子文件歸檔工作

隨著電子文件收集歸檔工作的深入以及電子政務(wù)工作的推進，市檔案局提出了建立青島市數(shù)字文件中心的設(shè)想，該項目列入了2004年青島市電子政務(wù)工作試點示范項目，并得到了一定的財力支持。建設(shè)數(shù)字文件中心的目的是在對各級機關(guān)產(chǎn)生的數(shù)字文件的收集、整理、歸檔情況進行檢查指導(dǎo)和有效監(jiān)督的基礎(chǔ)上，將數(shù)字檔案信息接收到數(shù)字文件中心，經(jīng)過分級審查、整理，在保證信息安全的前提下，向政務(wù)網(wǎng)用戶提供利用服務(wù)，最終建立起涵蓋青島市、區(qū)二級機關(guān)的數(shù)字檔案信息的服務(wù)平臺。數(shù)字文件中心的建設(shè)既是對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案館室業(yè)務(wù)建設(shè)模式的一種探索，也是對進館數(shù)字檔案的一種前瞻控制，適應(yīng)了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作的發(fā)展，對提高進館檔案數(shù)字化率奠定了堅實的基礎(chǔ)。

為配合數(shù)字文件中心的建設(shè)，2004年7月，青島市檔案局與市電子政務(wù)辦公室聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于印發(fā)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下館室一體化實施方案的通知》，為數(shù)字文件中心的建設(shè)提供了制度保障。方案提出了文件歸檔移交館室一體化、檔案管理館室一體化、檔案利用館室一體化、檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)館室一體化等具體實施內(nèi)容。方案要求凡應(yīng)依法向市檔案館移交檔案的機關(guān)、團體和具有行政管理職能的市直事業(yè)單位，應(yīng)于2006年底以前分期分批加入數(shù)字文件中心，實施館室一體化。區(qū)（市）直機關(guān)、團體應(yīng)在“十一五”期間全部完成。

三、開展數(shù)字化檔案室建設(shè)，控制進館檔案數(shù)字化率

青島市各機關(guān)都建立了自己的局域網(wǎng)絡(luò)（包括依托電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)建立的虛擬網(wǎng)絡(luò)），基本實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)辦公。這就對本機關(guān)檔案信息的需求提出了較高的要求。青島市檔案局從推進檔案信息利用出發(fā)，按照青島市數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)范，于2004年初提出了建設(shè)數(shù)字化檔案室試點工作，得到了支持和擁護。市直機關(guān)共有23個單位列入了試點工作，至2004年9月份完成了室藏檔案數(shù)字化任務(wù)，共數(shù)字化檔案近百萬頁。這些數(shù)字化信息豐富了各機關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息的內(nèi)容，解決了檔案進館數(shù)字化問題。同時開展數(shù)字化工作，也帶動了檔案信息內(nèi)容產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，僅某掃描工作室通過承接數(shù)字化業(yè)務(wù)，就解決了幾十人的就業(yè)問題，并收到了可觀的經(jīng)濟效益。

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1.1電子商務(wù)中檔案工作內(nèi)容發(fā)生了變化

電子商務(wù)是指商品貿(mào)易的整個過程都通過電子手段來完成。它強調(diào)的是利用計算機網(wǎng)絡(luò)把賣家、買家、合作方和廠商在企業(yè)外部網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)和因特網(wǎng)相結(jié)合的應(yīng)用。貿(mào)易活動是通過網(wǎng)絡(luò)來進行的，如查詢原材料、定購、展示產(chǎn)品、成品儲運和電子支付等活動，其核心內(nèi)容是互相交流和溝通信息。隨著新計算機網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展和應(yīng)用，為企業(yè)檔案工作者提出了新挑戰(zhàn)，檔案人員不僅要保管和收集好企業(yè)檔案資源，還要了解更多的企業(yè)需求，設(shè)法使服務(wù)內(nèi)容擴大。第一，要構(gòu)建企業(yè)信息資料庫，通過選取一些有價值的信息資源上網(wǎng)，該資源既能樹立企業(yè)形象，又能體現(xiàn)企業(yè)優(yōu)勢，來展示和宣傳自己，從而達到占領(lǐng)市場和吸引客戶的目的。第二，要多方獲取有效信息，構(gòu)建一套高效的、科學(xué)的、靈活的、多功能的緊盯市場的企業(yè)檔案信息管理體系，為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)決策、經(jīng)營生產(chǎn)全程主動地提供多層次的信息服務(wù)。

1.2企業(yè)檔案載體發(fā)生變化

企業(yè)信息技術(shù)的應(yīng)用，使信息數(shù)據(jù)的遠近交換、傳遞、處理得到了適時的實現(xiàn)，企業(yè)在經(jīng)營、生產(chǎn)、管理等各項活動中形成的紙質(zhì)文件逐漸減少，取而代之的是電子文件，電子文件不僅辦公進度快捷，而且具有極快的傳遞速度。電子圖紙也在大量出現(xiàn)，其優(yōu)勢也是手工繪制所無可比擬的。計算機輔助設(shè)計能夠?qū)Ξa(chǎn)品圖紙的設(shè)計進行隨意修改、查詢和存儲，既方便又快捷。比如開發(fā)或生產(chǎn)一項相對較大的產(chǎn)品項目可能需要產(chǎn)生上萬份圖紙，同時有些還要繼承原產(chǎn)品的許多成果，因此電子圖紙的生命力更加旺盛，而且電子圖紙的保存比底圖的保存更有意義，還省力、省時、方便。變化了的載體形式深刻影響著傳統(tǒng)的檔案管理模式。

1.3企業(yè)檔案分類發(fā)生變化

企業(yè)電子文件的大量出現(xiàn)，大大沖擊了傳統(tǒng)的分類方案，如人事檔案、基建檔案、產(chǎn)品檔案、會計檔案、科技檔案、文書檔案等分類方案，逐漸被企業(yè)信息化集成系統(tǒng)流程的設(shè)置、各個管理模塊所取代。一份完整的檔案信息計算機依據(jù)工作需要隨時進行調(diào)整或設(shè)立相應(yīng)類目，雖然不同企業(yè)檔案信息有著不同的分類方法，但不容置疑的是計算機的管理使檔案分類與企業(yè)的管理、經(jīng)營、生產(chǎn)等各種狀況更加貼近，具有更加規(guī)范、科學(xué)和詳細的檔案分類。

1.4檔案信息利用方式發(fā)生變化

為了使企業(yè)信息化和電子商務(wù)進一步發(fā)展，構(gòu)建企業(yè)完善的信息管理系統(tǒng)，必須加強企業(yè)信息資源的開發(fā)利用，在企業(yè)經(jīng)營、生產(chǎn)的各環(huán)節(jié)充分開發(fā)和利用信息資源，使企業(yè)經(jīng)濟效益和競爭能力增強。檔案既是企業(yè)的無形資產(chǎn)，又是重要的企業(yè)信息，應(yīng)充分利用信息技術(shù)，加大資源開發(fā)力度，來滿足企業(yè)各方面的需要。企業(yè)檔案工作人員要始終圍繞企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)這個中心，及時把握信息開發(fā)和集成系統(tǒng)中的產(chǎn)品信息，找準檔案服務(wù)企業(yè)的切入點，實現(xiàn)正確信息的正確傳遞，使檔案信息達到高層次的處理要求。

2基于電子信息技術(shù)的企業(yè)檔案管理

2.1檔案數(shù)字化做好統(tǒng)籌規(guī)劃

要實現(xiàn)大量檔案信息技術(shù)化、數(shù)字化，就必須做好統(tǒng)籌規(guī)劃。首先對館藏情況進行詳細調(diào)查，如檔案的信息利用狀況、館藏數(shù)量、檔案的類型、載體狀態(tài)等基本情況。然后制訂科學(xué)規(guī)劃，包括數(shù)字化處理規(guī)劃、硬件的購置計劃等。檔案數(shù)字化不可能一蹴而就，也不可能一步到位，應(yīng)從實際出發(fā)制度一個長遠計劃和打算，無論是購置硬件設(shè)施，還是數(shù)字化過程，都是如此，要使其擁有較強的擴展能力和支撐能力。檔案數(shù)字化處理規(guī)劃的制定應(yīng)遵循“重點突出，分步進行”的原則，先數(shù)字化那些利用率高的檔案資源和館藏重點，盡早使大多數(shù)利用者的需求獲得滿足。

2.2檔案數(shù)字化必須做好選擇

館藏的檔案資源數(shù)不勝數(shù)，達到件件數(shù)字化是不可能的，也是沒有必要的。檔案工作人員應(yīng)該依據(jù)一定的原則進行劃分和選擇，分清需要數(shù)字化的檔案和不需要數(shù)字化的檔案以及需要優(yōu)先數(shù)字化的檔案，然后再進行數(shù)字化?，F(xiàn)實工作中，常常對以下檔案首先進行優(yōu)先數(shù)字化，如特色檔案、重點檔案、珍貴檔案和利用率高的檔案。因此，凡是能成為數(shù)字化的檔案信息資源一般都是高利用率、標準、有序、有特色、高價值的信息資源。

2.3優(yōu)化設(shè)置掃描參數(shù)，提高數(shù)字化質(zhì)量

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關(guān)鍵詞：高校圖書館；檔案；數(shù)字化建設(shè)；分類表

高校圖書館檔案是指高校圖書館在各項工作、活動中形成并對圖書館管理具有一定參考價值的文字、圖表、實物等多種形式的文件資料，是高校圖書館在開展各項活動保存下來的最原始的資料。隨著知識經(jīng)濟的不斷興起，計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，以紙本記錄為主的傳統(tǒng)檔案管理工作已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化圖書館的發(fā)展需要，取而代之，網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化成力現(xiàn)代化圖書館的建設(shè)方向，作為數(shù)字化圖書館的一部分，圖書館檔案的數(shù)字化建設(shè)已成發(fā)展之趨勢。

一、高校圖書館檔案管理的現(xiàn)狀

（1）“三特性”——制約檔案管理。高校圖書館檔案具有“三性”特點，即隸屬性、非全宗性、獨特性。隸屬性指高校圖書館檔案是該高校檔案的二級管理單位，隸屬于該高校檔案館（室），服從高校檔案館（室）的統(tǒng)一管理，接受其工作的指導(dǎo)。非全宗性指高校圖書館不是一個獨立從事活動的單位，在行政上、財務(wù)上、人事上不是一個獨立的活動機構(gòu)。獨特性指圖書館檔案材料的收集，僅僅收集與圖書館工作密切相關(guān)的文件、政策，以便對圖書館的文獻資源、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、館史文化等做出正確的了解。

（2）“不重視”——淡薄管理意識。高校圖書館的檔案管理工作長期以來被忽視，在圖書館業(yè)務(wù)工作中一直處于弱勢地位，圖書館員工普遍缺乏檔案管理意識閉。普遍認為檔案管理工作隸屬于檔案館（室），不具有全宗性，而是處于從屬性的地位。

（3）“不規(guī)范”——缺乏制度保障。要想做好高校圖書館檔案管理工作，必須要有健全的管理制度做保障。借助檔案規(guī)章制度來管理，可以最大限度地將圖書館在工作活動中得到的大量原始材料收集齊全，以供發(fā)揮更大的作用。

（4）“流動性”——影響檔案管理。圖書館檔案工作由辦公室秘書兼任，并沒有設(shè)定專門人才管理檔案工作，辦公室秘書一換，檔案管理員就隨之更換，造成檔案管理員流動性大，不利于檔案管理。

（5）“重藏輕用”——不利檔案利用。高校圖書館即便是建立起自己的檔案室，配備專門檔案員，卻并沒有將檔案公開化。

（6）“數(shù)字化”——舉步維艱，成信息孤島。大量檔案資源不能被讀者所利用，嚴重制約了圖書館檔案的利用率，此外，由于圖書館檔案信息沒有實現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)，不能與學(xué)校其他職能部門的辦公系統(tǒng)對接，形成“信息孤島”，不利于圖書館服務(wù)水平的提升。

二、高校圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)的實施方案

（1）分類標準化——立規(guī)矩。高校圖書館進行數(shù)字化建設(shè)的前提是制定檔案分類的標準，俗話說“沒有規(guī)矩，不成方圓”，對于檔案數(shù)字化建設(shè)來說，制定檔案的分類標準就是“立規(guī)矩”分類標準一旦確定，通過對高校圖書館的檔案進行分類，并建立目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，從而實現(xiàn)高校圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)工作。

（2）目錄數(shù)字化——找眼睛。高校圖書館檔案目錄數(shù)字化，指的是建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫御，是檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)，也是檔案數(shù)字化工作的前提，數(shù)據(jù)庫的建設(shè)務(wù)必做到層級清晰，結(jié)構(gòu)合理，范圍廣泛，體系完整。

（3）全文數(shù)字化——要“有目有文”。如果僅僅是檔案目錄數(shù)字化，高校圖書館檔案仍然不能得到充分利用，而是會出現(xiàn)“有目無文”的現(xiàn)象，給檢索人員帶來不便，因此，將圖書館檔案目錄數(shù)字化和部分檔案全文數(shù)字化相結(jié)合，則成為圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)的核心。

（4）重藏重用——數(shù)字化的目的。圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)工作的重點是為了發(fā)揮檔案的最大作用，使更多的人能夠利用圖書館的檔案文獻資源，因此，在完成高校圖書館檔案的目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫的數(shù)字化建設(shè)之后，對檔案數(shù)字化的利用與管理也顯得尤為重要。

三、高校圖書館數(shù)字化建設(shè)的作用

（1）節(jié)約財政開支，提高服務(wù)效率。隨著辦公自動化和“無紙化”辦公時代的到來，產(chǎn)生了大量的電子文檔，傳統(tǒng)的圖書館檔案管理模式已不能適應(yīng)新時期圖書館檔案建設(shè)工作，通過高校圖書館檔案的數(shù)字化建設(shè)，可以大大提高圖書館的工作效率。數(shù)字化建設(shè)也有利于提高檔案管理工作人員的辦事效率，工作水平、服務(wù)質(zhì)量。

（2）節(jié)省物理空間，利于檔案保存。高校圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)，改變傳統(tǒng)的“檔案儲藏室”為計算機存儲，可以大大節(jié)省物理空間。通過對高校圖書館檔案進行數(shù)字化建設(shè)，將檔案形成系統(tǒng)性，利于集中統(tǒng)一保存，還能代替原件使用，數(shù)字化檔案副本又可異地存儲，即使發(fā)生天災(zāi)人禍也能最大限度地保持檔案的完整性，有利于保護檔案原件，從而達到存儲圖書館檔案資源的目的。

（3）網(wǎng)絡(luò)化管理，為教學(xué)科研服務(wù)。傳統(tǒng)的圖書館檔案以封閉的或半封閉的模式管理，在一定程度上造成圖書館檔案資源的閑置和浪費，有效開發(fā)利用圖書館檔案是圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)的最終目的。檔案資料數(shù)字化后有利于為領(lǐng)導(dǎo)決策和館內(nèi)各項工作及時準確地提供檔案信息。數(shù)字化后也有利于實行檔案公開，進行檔案信息交流。

（4）公開化管理，擴大圖書館宣傳。數(shù)字化圖書館打破圖書館檔案資源豐富卻利用價值不大，不能充分發(fā)揮檔案作用的限制，嘗試通過檔案數(shù)字化建設(shè)，實現(xiàn)檔案公開，達到資源共享的目的。

高校圖書館充分認識到檔案管理工作的重要性，尤其是數(shù)字化建設(shè)將成為今后發(fā)展的重點，更應(yīng)該意識到檔案數(shù)字化建設(shè)的必要和必須。高校圖書館應(yīng)按照統(tǒng)一規(guī)范的分類標準，對檔案目錄數(shù)字化、全文數(shù)字化建設(shè)相結(jié)合進行檔案數(shù)字化建設(shè)，才能順應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展趨勢，最大程度地利用好圖書館檔案資源，發(fā)揮應(yīng)有價值。

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