導(dǎo)語：如何才能寫好一篇合同檔案管理辦法，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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一、交通工程合同檔案管理的基本情況和存在的問題

隨著交通公路工程建設(shè)的發(fā)展，相應(yīng)的合同管理工作也猶為重要。近兩年，我局對此也非常重視，特制定了《交通重點工程合同管理辦法》，以加強(qiáng)合同的管理。但合同檔案管理作為合同管理的組成部分，還存在著諸多問題。

（一）合同附件的流失

業(yè)務(wù)部門沒有把合同檔案工作納入部門職責(zé)范圍內(nèi)，導(dǎo)致部分合同附件信息的流失，比如，有些土方運輸合同的后續(xù)管理因為沒有責(zé)任到人而出現(xiàn)斷簽或漏簽，因而合同在實際履行過程中因為沒有制度的約束而重復(fù)付款，造成了不必要的經(jīng)濟(jì)損失。

（二）合同原始資料不全

在日常活動中形成的大量合同附件檔案均分散保存，散失情況比較多。主要表現(xiàn)在，業(yè)務(wù)部門合同檔案大多掌管在相應(yīng)的當(dāng)事人手中，不能及時歸檔。有的即便歸檔也不注意歸原件，經(jīng)常歸復(fù)印件。這些問題直接導(dǎo)致了合同檔案信息的部分流失。

（三）管理比較混亂。雖然建立了相關(guān)的合同管理制度，但只著重于合同的簽署過程中的管理，而疏忽了對合同檔案的管理，也沒有建立合同檔案的借閱制度。

（四）管理人員職責(zé)不明確。今年我們共整理出各類工程合同資料780份，其合同資料的年度跨越之大令人瞠目，最早的簽屬日期為1988年，顯而易見，資料管理員把自已只看作了一個大倉庫，合同來一份接一份，而并沒有把它們分門別類進(jìn)行妥善管理，就一個年度產(chǎn)生了多少份合同，管理人員也說不清楚。

二、解決交通工程合同檔案管理存在問題的具體辦法

為進(jìn)一步加強(qiáng)工程合同及工程檔案管理工作，提高合同的科學(xué)化、高效化，確保施工工程和基他項目的資料齊全、完善、正確，我們的具體做法是建立健全合同檔案管理制度。根據(jù)《交通重點工程合同管理辦法》，結(jié)合交通工程實際情況和工程合同檔案的管理現(xiàn)狀，今年年初，我局特制定并印發(fā)了《合同管理補充規(guī)定》，建立了一套合同管理體系。整個合同管理的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和流轉(zhuǎn)程度一目了然，所涉及到的對象、職能科室、參與人員環(huán)環(huán)相扣，職責(zé)明確。

（一）合同管理科室及人員

合同管理科室：項目牽頭科室、工程科、監(jiān)察室、法規(guī)科、安全科、財審科、辦公室、局綜合檔案室。工程合同由工程科扎口管理，其他合同由辦公室扎口管理，監(jiān)察室參與所有合同的全過程。

合同管理小組：黨組副書記、紀(jì)檢組長、總工、項目分管領(lǐng)導(dǎo)、項目牽頭科室負(fù)責(zé)人、工程科長、監(jiān)察室主任、法規(guī)科長、工程安全管理人員、財審科長。總工總負(fù)責(zé)，并負(fù)責(zé)正式合同簽訂工作。

（二）合同流轉(zhuǎn)職責(zé)

1、“工程談判”由黨組副書記牽頭，紀(jì)檢組長、總工、項目分管領(lǐng)導(dǎo)配合，項目牽頭科室、工程科、監(jiān)察室人員參與。

2、“工程意向協(xié)議”由黨組副書記牽頭，項目分管領(lǐng)導(dǎo)、牽頭科室人參與。

3、“申請立項”由總工牽頭，項目牽頭科室人員辦理手續(xù)，辦公定規(guī)定起草申請文稿。

4、“工程招標(biāo)”由紀(jì)檢組長牽頭，項目牽頭科室、工程科、監(jiān)察室人員參與。

5、“起草合同草案”由項目牽頭科室人員負(fù)責(zé)，經(jīng)項目分管領(lǐng)導(dǎo)審閱。

6、“合同草案征求對方意見”由項目牽頭科室人員負(fù)責(zé)，經(jīng)項目分管領(lǐng)導(dǎo)審閱。

7、合同草案開始流轉(zhuǎn)后，分別由項目牽頭科室負(fù)責(zé)人、項目分管領(lǐng)導(dǎo)、工程科科長、工程安全管理人員、法規(guī)科科長、財審科科長、監(jiān)察室主任、紀(jì)檢組長、總工、局主要審閱、簽署意見。要寫明“同意”或“不同意”。若不同意，要寫明理由；若修改的，寫修改條款和內(nèi)容，并簽上審閱人姓名、審閱日期。

8、審閱人的“不同意”或修改意見，由項目牽頭科室人員匯總后再從流轉(zhuǎn)程序第一道，即“項目牽頭科室負(fù)責(zé)人’開始流轉(zhuǎn)。

9、如果合同草案流轉(zhuǎn)過程中意見不統(tǒng)一，由總工牽頭，流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)各審閱人參與，集中商定。

10、”簽訂正式合同“由總工負(fù)責(zé)、辦公室配合。合同正式簽訂時，要向?qū)Ψ街v清合同草案是否修改、修改了哪些內(nèi)容。若合同雙方意見不一致，由總工召集相關(guān)人員共同閱覽室。

11、正式合同一式8份，由辦公室負(fù)責(zé)分別送達(dá)合同對方4份，工程科、財審科各1份，局綜合檔案室2份。工程科、財審科、資料檔案要妥善保管好正式合同。同時綜合檔案室要及時分類、歸檔。

12、合同草案流轉(zhuǎn)程序中，流轉(zhuǎn)到哪一個環(huán)節(jié)，該環(huán)節(jié)審閱人原則上立即審閱批示，特殊情況不超過一個工作日。

13、辦公室指定專人對合同草案和正式合同進(jìn)行傳遞、收繳、登記。登記的內(nèi)容為流轉(zhuǎn)到審閱人時的時間、審閱時間，同時審閱人要在登記薄上簽字。

14、項目牽頭科室指定專人負(fù)責(zé)合同草案的起草、修改意見匯總工作。

15、監(jiān)察室要全程監(jiān)督合同的管理，特別對合同草案流轉(zhuǎn)過程進(jìn)行經(jīng)常性的監(jiān)督檢查，確保合同高質(zhì)量、快速度簽訂完成。

（四）合同管理失職處理

涉及合同管理的所有科室和人員，要按《交通重點工程合同管理辦法》和補充規(guī)定，認(rèn)真做好相關(guān)工作。如因工作不負(fù)責(zé)任、粗心大意而造成合同錯誤、合同缺失、合同延誤，將按照責(zé)任追究制度進(jìn)行責(zé)任追究。

（五）合同檔案的整理

局綜合檔案室做為合同資料流轉(zhuǎn)的最后一道環(huán)節(jié)，如何把它們及時整理、分類、歸檔好，也是一項艱巨的任務(wù)。具體做法是：

1、工程合同檔案的分類。根據(jù)工程合同檔案的特點，結(jié)合工程項目性質(zhì)進(jìn)行分類，具體分為：勘察設(shè)計合同、技術(shù)合同、重點工程道路、橋梁施工合同、道路養(yǎng)護(hù)改善合同、農(nóng)路農(nóng)橋施工合同、監(jiān)理合同、綠化合同、拆遷合同、土地租用合同、土方合同合同、交通標(biāo)志標(biāo)線合同、路燈合同、供貨合同、招標(biāo)合同等。

2、工程合同檔案的編號。以時間結(jié)合項目名稱進(jìn)行排序編號。

3、工程合同檔案的存放。根據(jù)合同檔案的分類編號，分別把它們裝盒，專柜存放，以確保合同檔案的安全。

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一、農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)合同檔案管理亟須規(guī)范化

土地是我國農(nóng)村重要的生產(chǎn)資料,隨著經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的變化,農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)現(xiàn)象越來越多,城鄉(xiāng)建設(shè)頻繁征占用農(nóng)戶承包地,農(nóng)戶土地承包狀況時常發(fā)生變動,這就使得相關(guān)合同和檔案管理工作規(guī)范化顯得尤為重要,一方面關(guān)系到切實維護(hù)農(nóng)民的正當(dāng)權(quán)益,另一方面有助于促進(jìn)黨的農(nóng)村土地承包政策的落實與貫徹,事關(guān)農(nóng)民土地承包權(quán)益的維護(hù)保障。

調(diào)查顯示,由于種種原因,當(dāng)前許多地方農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)檔案的管理不夠規(guī)范化,保護(hù)措施疲軟,諸如:有的地方不能對相關(guān)合同和檔案材料及時立宗歸檔,可能導(dǎo)致信息遺失;還有工作人員變動時對檔案資料交接不到位,也容易造成信息遺漏和檔案損失;再者就是傳統(tǒng)的書面辦公中存在的材料填寫不規(guī)范、筆跡潦草等等。諸如此類顯現(xiàn)出當(dāng)前許多地方的土地流轉(zhuǎn)合同管理沒有跟上社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展步伐,不符合《檔案法》的規(guī)定,更與農(nóng)村土地承包管理規(guī)范化和制度化的精神相悖,甚至帶來實際的消極影響,給維護(hù)農(nóng)民土地承包權(quán)益工作帶來重大影響。

二、如何完善農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)檔案管理工作

各級單位要充分認(rèn)識到農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)合同規(guī)范管理的緊迫性,在國家相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上探索契合當(dāng)?shù)貙嵡榈墓芾矸绞?加強(qiáng)責(zé)任意識和憂患防范意識,以期確保檔案的完整與安全,為妥善解決農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)和經(jīng)營中的糾紛、依法維護(hù)農(nóng)民土地流轉(zhuǎn)權(quán)益奠定基礎(chǔ)。

1.普及檔案管理法制知識,提升管理能力

檔案管理必須全面依循國家的檔案管理法制,要注意宣傳法制知識。首先,要進(jìn)行分級培訓(xùn)。對檔案管理法制知識的了解要從基本知識到重點知識和案例進(jìn)行全面化的分級培訓(xùn),加深大家對《檔案法》《檔案法實施辦法》《檔案管理條例》以及土地流轉(zhuǎn)相關(guān)法律法規(guī)的理解和認(rèn)識,促進(jìn)各單位依法開展檔案工作。其次,要保證檔案員能夠持證上崗。也就是說要在學(xué)習(xí)法制內(nèi)容后進(jìn)行全面的考核,考核合格后領(lǐng)取《法制培訓(xùn)合格證》,然后才能參加檔案管理工作,這樣一來就可以將法律學(xué)習(xí)培訓(xùn)納入全員崗位培訓(xùn)內(nèi)容,在綜合培訓(xùn)中加強(qiáng)法律知識的培訓(xùn),以增強(qiáng)全員的法律意識。

2.明確管理責(zé)任,嚴(yán)格依法歸檔

各級單位對土地流轉(zhuǎn)合同檔案管理有不同的針對對象和責(zé)任,明確管理權(quán)限和責(zé)任是規(guī)范管理的基礎(chǔ),只有這樣才能落實依法歸檔,才能保證檔案材料不至混亂、遺失及其責(zé)任的相互推諉。比如,簽訂五年或五年以上土地流轉(zhuǎn)合同的,必須一式五份,縣、鄉(xiāng)、村、當(dāng)事人各存一份,還有一份由鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理機(jī)構(gòu)集中向當(dāng)?shù)鼐C合檔案館移交備份實行一體化管理。另外,土地流轉(zhuǎn)過程中生成的其他檔案資料可以由形成單位依法保管,不得遺失。

一般來說,目前土地流轉(zhuǎn)相關(guān)歸檔中的土地承包經(jīng)營權(quán)登記申請書、農(nóng)村承包土地調(diào)整方案批件、土地承包經(jīng)營權(quán)登記簿、土地承包情況匯總清冊、土地承包經(jīng)營權(quán)權(quán)屬證明文件、現(xiàn)場勘界確認(rèn)材料、公告材料、登記核準(zhǔn)文件、登記臺賬、權(quán)屬變更登記材料、登記發(fā)證原始材料、登記管理信息系統(tǒng)備份等交由縣級人民政府農(nóng)村土地承包管理部門歸檔保存;土地承包工作小組名單、承包土地調(diào)整方案、土地承包方案、土地流轉(zhuǎn)委托書等檔案材料,由村民委員會歸檔保存……唯有如此才能對號入座,責(zé)任由歸,防止管理上越俎代庖造成混亂,杜絕責(zé)任追究中李代桃僵等不規(guī)范的事情發(fā)生。

3.嚴(yán)審檔案質(zhì)量,規(guī)范收集整理

傳統(tǒng)的檔案大多是手寫體,其中不乏字跡潦草給工作帶來困難者。所以在檔案規(guī)范管理中,土地流轉(zhuǎn)相關(guān)合同務(wù)必經(jīng)過嚴(yán)審確保材料真實有效,要求數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、字跡工整、圖譜易讀,落款、日期及公章簽字等清晰明確,具有可標(biāo)識性和合法性;紙質(zhì)合同檔案要使用不易褪色或消失的中性筆用工整的楷體填寫,紙張及裝訂要嚴(yán)格按照檔案保護(hù)的要求,不易損壞和失散。

及時收集整理歸檔才能確保合同檔案的準(zhǔn)確不失。這就要求我們一定要建立健全檔案管理制度,責(zé)任到人,及時將合同信息及相關(guān)材料進(jìn)行收集整理,完成歸檔。任何單位及個人不得私自處理抑或拒納歸檔。為了便于檢索和查詢,合同整理歸檔后,應(yīng)編制目錄以備查詢。

4.注意安全保管,完善信息管理

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一、今年以來的主要工作

（一）加強(qiáng)學(xué)習(xí)宣傳，提高合同管理人員的整體素質(zhì)

為適應(yīng)合同審查、管理、監(jiān)督工作的高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求的工作性質(zhì)，更好地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)，一月份以來，我廠組織合同管理人員全面、系統(tǒng)地學(xué)習(xí)了《***礦業(yè)集團(tuán)有限責(zé)任公司合同管理辦法》、《***礦業(yè)集團(tuán)有限責(zé)任公司合同管理實施細(xì)則》和《***礦業(yè)集團(tuán)公司審批自購機(jī)電設(shè)備、配件、材料物資管理辦法》及相關(guān)法律法規(guī)，強(qiáng)化合同管理人員職業(yè)素質(zhì)教育和職業(yè)道德教育，嚴(yán)格規(guī)范合同審查工作人員行為，明確合同審查工作程序，依法履行合同審查工作職責(zé)，提升了合同管理戰(zhàn)線的整體素質(zhì)，為維護(hù)企業(yè)的正常經(jīng)濟(jì)秩序和企業(yè)利益奠定了基礎(chǔ)。

（二）細(xì)化合同管理，保證了成本效益年活動的全面、深入開展

按照《***礦業(yè)集團(tuán)有限責(zé)任公司合同管理辦法》、《***礦業(yè)集團(tuán)有限責(zé)任公司合同管理實施細(xì)則》和《***礦業(yè)集團(tuán)公司審批自購機(jī)電設(shè)備、配件、材料物資管理辦法》的要求，積極協(xié)助合同簽訂單位依法簽訂合同，參加重大合同的起草與簽訂，嚴(yán)格審查合同，1-10月份以來，共簽訂三類自購合同共計14份，其中：由供應(yīng)科簽訂的自購材料合同8份，總標(biāo)的額86199元；由機(jī)電科簽訂的自購配件合同5份，總標(biāo)的額24789元；自購機(jī)電設(shè)備合同1份，總標(biāo)的額56248元，所有合同條款、簽訂手續(xù)和形式均由本部門管理，各類合同簽訂時均經(jīng)局、廠聯(lián)審，程序合法，杜絕了不完善和不合法的合同的出現(xiàn)，依法檢查合同履行情況，協(xié)助合同承辦人員處理合同中出現(xiàn)的問題和糾紛，會同合同承辦人員辦理有關(guān)合同文書，建立合同檔案，有效制止了不符合法律、行政法規(guī)規(guī)定的合同行為，并依法監(jiān)督合同承辦人員的工作職責(zé)履行情況，依法執(zhí)行合同審查制度，有效地保證了企業(yè)成本效益的全面、深入開展，切實維護(hù)了企業(yè)的合法權(quán)益。

總的來看，今年我廠合同管理工作以依法治廠為方針，基本達(dá)到了集團(tuán)公司法律事務(wù)處的要求。但客觀地講，也存在一些問題。一是合同管理人員的素質(zhì)和工作水平相對來說還有待提高。二是組織機(jī)構(gòu)還有待完善。三是合同管理還需進(jìn)一步細(xì)化。這些問題需要在來年的工作中加以解決。

二、二00六年的工作設(shè)想

（一）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，全面提高合同管理人員的素質(zhì)

按照集團(tuán)公司法律事務(wù)處的會議精神和工作部署的要求，原創(chuàng)：進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)學(xué)習(xí)。重點學(xué)習(xí)“三個代表”重要思想和合同管理辦法、實施細(xì)則與相應(yīng)的法律法規(guī)，提高合同管理人員的政治素養(yǎng)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，強(qiáng)化合同管理人員的職業(yè)道德教育和遵紀(jì)守法意識，最大限度地保護(hù)企業(yè)利益不受損失，維護(hù)企業(yè)改革發(fā)展穩(wěn)定的大局。

（二）完善組織機(jī)構(gòu)，依法履行職責(zé)

完善我廠合同管理二級負(fù)責(zé)制，明確合同審查員和合同承辦人員的工作職責(zé)，對其職責(zé)范圍內(nèi)工作定期檢查，發(fā)現(xiàn)不符合法律行政法規(guī)規(guī)定的合同行為，及時制止，并嚴(yán)厲追究其承辦人員責(zé)任。對造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失的違法合同，實行責(zé)任追究制度，對涉案人員移交司法機(jī)關(guān)進(jìn)行法律制裁，督促合同管理人員依法履行職責(zé)。

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1做好黃河防洪工程建設(shè)項目檔案管理的重要意義

黃河防洪工程在前期、施工、竣工驗收等各建設(shè)階段形成的具有保存價值的文字、圖標(biāo)、聲像等不同形式的歷史記錄，構(gòu)成了工程檔案，是治黃檔案管理的重要內(nèi)容。每項防洪工程檔案，不僅在靜態(tài)上反映該項工程面貌，而且從動態(tài)上反映著工程的變化與發(fā)展，始終同它反映的工程對象的實際面貌保持一致，歷史地、客觀地反映和記錄了工程建設(shè)的全過程。防洪工程檔案管理作為黃河水利工程建設(shè)管理的重要組成部分，具有其它管理不可替代的作用，發(fā)揮著技術(shù)、經(jīng)濟(jì)和社會效益。黃河防洪工程具有項目多、投資大，且建設(shè)時間跨度長、資金來源多、參見單位多、工程類型多等特點．防洪工程檔案不僅在建設(shè)過程的日常管理和工程質(zhì)量評定、事故原因分析、索賠與反索賠、階段與竣工驗收工作中具有重要作用，而且也是落實工程質(zhì)量終身責(zé)任制以及對已交付使用工程的管理、維護(hù)、簽訂的記錄憑證。借助工程建設(shè)檔案，能夠更好地了解和認(rèn)識過去，把握和服務(wù)現(xiàn)在。預(yù)見和指導(dǎo)未來。因此，各級工程建管單位在注重工程實體建設(shè)的同時，都高度重視工程建設(shè)檔案管理工作。

2當(dāng)前黃河舫洪工程建設(shè)項目檔案管理的現(xiàn)狀

2．1黃河防洪工程建設(shè)項目檔案管理的主體發(fā)生變化

1998年以后，黃河防洪工程建設(shè)管理模式由計劃經(jīng)濟(jì)下形成的集“修、防、建、管”于一體的“自營式的舊體制轉(zhuǎn)變到以“三項制度”為主體的新的管理體制，使建設(shè)項目檔案管理的主體由計劃經(jīng)濟(jì)下單一的黃河部門過渡到“三制”管理下的施工、監(jiān)理、設(shè)計、建設(shè)、質(zhì)量監(jiān)督等各工程參建單位，黃河防洪工程建設(shè)項目檔案管理的主體發(fā)生了根本性變化。2005年11月1日水利部下發(fā)了《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》(水辦[2005]480號)，2008年9月9日下發(fā)了水利工程建設(shè)項目檔案驗收管理辦法》水辦[20081366號等一系列文件。黃河水利委員會也下發(fā)了《黃河河務(wù)科技檔案分類及歸檔辦法》(黃辦檔[2oo816-~-)等文件?？陀^地對工程項目建設(shè)中的檔案管理，工程項目竣工時的資料歸檔范圍、竣工資料編制以及整理、移交等方面都提出了新的要求。

2．2確保黃河防洪工程建設(shè)項目檔案資料的真實性、正確性帶來難度

檔案資料的真實性是做好工程資料的核心，更是保證黃河防洪工程質(zhì)量的技術(shù)靈魂。黃河防洪工程建設(shè)項目檔案資料的整理應(yīng)該實事求是，客觀正確，但是，由于施工單位、監(jiān)理單位的參與，有些工程資料為了“應(yīng)付上級檢查、聯(lián)查”而脫離實際，導(dǎo)致了檔案資料的真實性、正確性降低。工程檔案資料必須真實，只有這樣才能準(zhǔn)確地處理工程建設(shè)過程中出現(xiàn)的一些問題，才能保證工程建設(shè)的順利實施，也只有這樣，才能正確的指導(dǎo)工程建設(shè)后的運行和管理工作，確保工程效益的真正實現(xiàn)。

2．3黃河防洪工程建設(shè)項目檔案管理存在的問題

(1)合同條款對檔案管理的要求不明確

由于合同條款中對工程參建各方的檔案管理沒有明確規(guī)定，造成業(yè)主在工程建設(shè)過程中對設(shè)計、監(jiān)理、施工單位工程檔案的形成和管理缺乏有效的約束，致使設(shè)計、監(jiān)理，施工單位對工程檔案管理的重視程度不夠。在黃河防洪工程建設(shè)項目檔案管理實踐中我們發(fā)現(xiàn)，某些監(jiān)理、施工企業(yè)對工程建設(shè)檔案的管理不象對工程進(jìn)度、施工質(zhì)量的要求那樣嚴(yán)格，不注意平時工程資料的收集、整理、歸檔，到了工程快竣工時，才被迫組織人員進(jìn)行“突擊”，由于不注意平時工程資料的收集、整理，結(jié)果一些該歸檔的原始依據(jù)因被忽視而沒有歸檔。這種偏重工程建設(shè)施工，忽視工程建設(shè)原始檔案資料的收集保存，對工程竣工后原始資料的歸檔造成了不良影響，降低了工程竣工資料的歸檔質(zhì)量，給以后工程管理工作帶來了一定的困難。

(2)工程建設(shè)項目檔案移交不夠及時

近幾年，黃河防洪工程建設(shè)戰(zhàn)線長、項目多，增加了工程建設(shè)過程中檔案管理的難度。據(jù)濱州河務(wù)局統(tǒng)計自2005~2010年防洪工程項目竣工驗收的就有25個，從工程參建各方的工程資料整理情況來看，不同程度存在諸多問題，由于施工單位、監(jiān)理單位工程資料的整理、歸檔不及時，加之工程建設(shè)項目竣工驗收滯后等原因，造成施工、監(jiān)理單位在工程建設(shè)過程中形成的工程檔案向建設(shè)單位移交不及時，工程建設(shè)檔案資料損壞、丟失等現(xiàn)象時有發(fā)生，給工程資料歸檔保管工作造成了一定的難度。同時建設(shè)單位接受工程建設(shè)檔案后也存在分類歸檔保管不及時，沒有將應(yīng)由上級檔案管理部門和工程管理單位歸檔保管的工程檔案及時進(jìn)行移交，在一定程度上降低了工程檔案的服務(wù)效能。

(3)施工企業(yè)檔案管理人員配備不足，部分人員水平較低

像堤防幫寬、機(jī)淤固堤、堤防道路等一些黃河防洪工程建設(shè)中的大型施工項目，跨年度施工，施工工期長，其建設(shè)過程中形成的檔案資料項目繁多，收集和管理難度較大。因此，其工程建設(shè)檔案的管理應(yīng)配備具有一定實際工作經(jīng)驗和技術(shù)水平的專職檔案人員。但在工程建設(shè)由計劃經(jīng)濟(jì)向市場經(jīng)濟(jì)過渡中，由于檔案管理體制、管理制度不規(guī)范、不健全等原因，造成實際工作中的監(jiān)理、施工企業(yè)對工程資料的收集、整理、歸檔缺乏足夠的重視，忽視了工程建設(shè)過程中對檔案資料管理人員的要求，使部分工程建設(shè)項目的檔案管理人員技術(shù)水平較低，配置不足，甚至沒有專職人員，結(jié)果使工程建設(shè)過程中形成的檔案資料質(zhì)量較差，給工程竣工后檔案資料整理歸檔及利用造成了極大困難。

3強(qiáng)化黃河防洪工程建設(shè)檔案管理的措旌

3．1加大宣傳力度，提高對工程檔案管理工作重要性的認(rèn)識

工程資料檔案是工程建設(shè)的重要組成部分，建設(shè)單位要加大對工程檔案管理工作的宣傳，提高參建各單位對其重要性的認(rèn)識，使之嚴(yán)格按照國家和黃河檔案管理部門對工程資料歸檔管理的規(guī)定，采取行之有效的管理措施，及時收集整理工程建設(shè)項目各個環(huán)節(jié)的文件資料，確保工程資料系統(tǒng)、全面、完整、真實可信。并在工程竣工后，及時整理、立卷、移交檔案管理部門。

3．2加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)．增強(qiáng)全員檔案意識

工程建設(shè)項目檔案涉及工程的各個方面遍布工程設(shè)計、管理、施工、監(jiān)理等各部門，工程檔案整理是一項貫穿整個項目的系統(tǒng)工程。所以需要領(lǐng)導(dǎo)高度重視，要增強(qiáng)全體參建人員的檔案意識。要積極對檔案管理人員進(jìn)行宣傳和培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和責(zé)任感。使全體人員從項目開始，就做到統(tǒng)籌規(guī)劃。要有專門的人員負(fù)責(zé)各部門之間的協(xié)調(diào)，保證檔案資料的完整、齊備和及時歸檔。

3．3建立符合黃河防洪工程建設(shè)實際的檔案管理制度

目前黃河防洪工程建設(shè)項目的管理運行完全按照合同進(jìn)行，合同中關(guān)于工程資料的收集、整理及工程竣工資料的歸檔，移交的條款從根本上制約著建設(shè)項目檔案的管理，在工程建設(shè)檔案管理中能制約監(jiān)理、施工企業(yè)的行為的只有國家頒布的檔案法和工程合同。因此，從檔案法、合同法等法制的角度去研究、探索黃河招標(biāo)投標(biāo)工程建設(shè)中的檔案管理辦法，將工程檔案的歸檔范圍、歸檔程序、歸檔措施、工程竣工檔案的整理、移交作為工程條款寫進(jìn)招標(biāo)文件，在工程合同中明確業(yè)主和施工企業(yè)在工程檔案管理方面的責(zé)任和義務(wù)，建立起符合黃河防洪工程建設(shè)實際的檔案管理制度，彌補目前檔案管理的缺陷，提高工程竣工檔案歸檔質(zhì)量，這是當(dāng)前黃河防洪工程建設(shè)的客觀需要。

3．4加強(qiáng)工程建設(shè)過程中對檔案管理工作的檢查、指導(dǎo)

針對目前黃河防洪工程建設(shè)中歸檔管理水平不高的現(xiàn)狀，建設(shè)單位加強(qiáng)對檔案管理工作的檢查、指導(dǎo)非常必要。通過建設(shè)單位有目的的檢查、指導(dǎo)，可以引起監(jiān)理、施工企業(yè)對檔案管理工作的重視，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作的薄弱環(huán)節(jié)，予以加強(qiáng)和糾正，預(yù)防檔案管理不規(guī)范等行為的發(fā)生。同時建設(shè)單位可以將工程資料的歸檔范圍、立卷原則、文件材料的排列順序、案卷標(biāo)題的編寫、裝訂要求對施工企業(yè)提出要求和指導(dǎo)，使他們知道在工程建設(shè)中應(yīng)形成和收集那些資料，有哪些具體要求，并依據(jù)工程檔案管理的需要選配和明確工程檔案管理的專(兼)職人員，至始至終做到定人、定崗、定責(zé)到位。

3．5把好工程檔案的初步驗收關(guān)

由工程部門會同檔案管理部門對監(jiān)理、施工企業(yè)初立卷的竣工檔案進(jìn)行檢查驗收，檢查工程檔案有無缺、漏項，是否齊全完整，簽署手續(xù)是否完備，把好技術(shù)審核關(guān)，保證竣工檔案形成的真實性、可靠性、準(zhǔn)確性，為工程的竣工驗收做好準(zhǔn)備。

篇5

1、根據(jù)公司新的體制設(shè)置及人員定編，抽調(diào)部分優(yōu)秀管理人員及生產(chǎn)骨干到工業(yè)園工作，使技改項目投運后，能夠正常的安全經(jīng)濟(jì)運行。

2、根據(jù)公司各部門、單位人員崗位定編、缺編情況，隨時作好調(diào)配工作。及時、準(zhǔn)確下達(dá)人事調(diào)令和人事指令，力爭使人力資源達(dá)到最佳合理配置。

二、勞動合同管理做好勞動合同的簽訂、解除及勞動合同檔案管理等工作。本年度重點做好2007年6月30日194人勞動合同到期員工的續(xù)訂工作。針對本次續(xù)簽工作，在今年勞動合同管理工作的基礎(chǔ)上，需進(jìn)一步運作新的管理辦法，對生產(chǎn)工人及其他工作人員擬采用中期（2年）、短期（1年）合同，對部分人員采取不再續(xù)簽合同的管理辦法。

三、人事考核評價為進(jìn)一步加強(qiáng)對員工在一定時期內(nèi)工作能力等方面的評價，正確把握每位員工的工作狀況，建立公司正常、合理的人事考核評價制度，從而為員工的獎懲、晉升、調(diào)整等提供客觀依據(jù)。根據(jù)公司目前生產(chǎn)經(jīng)營狀況，制定人事評價制度，進(jìn)行人事考核評價。對不合格人員實行在崗試用、待崗培訓(xùn)或轉(zhuǎn)崗，以保證員工隊伍的高效率、高素質(zhì)。

四、獎懲管理結(jié)合公司實際，對在生產(chǎn)、科研、勞動、經(jīng)營管理等方面，成績突出、貢獻(xiàn)較大的，分別給予獎勵。對有違反勞動紀(jì)律，經(jīng)常遲到、早退，曠工；完不成生產(chǎn)任務(wù)或工作任務(wù)的；不服從工作分配和調(diào)動、指揮，或者無理取鬧，聚眾鬧事，打架斗毆影響生產(chǎn)秩序、工作秩序和社會秩序等情況的員工，分別給予行政處分或經(jīng)濟(jì)處罰。

五、人才儲備工作根據(jù)公司現(xiàn)狀，結(jié)合先進(jìn)企業(yè)的管理經(jīng)驗，參加全國性或區(qū)域性的大型人才交流洽談會，直接引進(jìn)高層次、高學(xué)歷人才獲得技術(shù)過硬、品德優(yōu)秀的人才隊伍。擬在2007年招聘應(yīng)屆大學(xué)本科生10名左右，專業(yè)主要有：熱能與動力專業(yè)5-7人，電氣專業(yè)2-3人，化學(xué)專業(yè)2-3人。

六、員工職稱評定、職業(yè)資格證年審工作：隨著對人才資源的進(jìn)一步重視，職稱評定等項工作已得到社會的普遍承認(rèn)與重視。

1、做好2011年度公司員工申報職稱工作的辦理，重點做好申報初級及中級職稱人員的手續(xù)辦理。

2、做好公司員工職業(yè)資格證書的年審與辦理工作。按照勞動部門要求，做好職業(yè)資格證書年審工作，同時根據(jù)實際適時做好職業(yè)資格證的申報及辦理。

七、其他人事管理工作：

1、做好員工季度勞保及勞動用品發(fā)放及管理工作，及時做好員工勞保用品的補充及相關(guān)制度修訂工作。

篇6

一、我國社保檔案管理系統(tǒng)存在的問題

（一）對社會保險檔案管理工作不夠重視

由于社會保險檔案管理工作是比較新的工作，人們還不是很重視。社會保險工作的重點都集中在擴(kuò)大基本社會保險的覆蓋面，強(qiáng)化社會保險基金的征繳和確保企業(yè)離退休人員基本養(yǎng)老金按時足額發(fā)放等方面，忽視了社會保險檔案管理，使社會保險檔案管理工作處于無序狀態(tài)，其作用無法得到充分發(fā)揮。

（二）社會保險檔案管理體制不規(guī)范

由于我國目前的社會保險檔案管理制度缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，造成歸檔范圍不明確，社會保險文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現(xiàn)象時有發(fā)生，嚴(yán)重影響社會保險檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。社會保險檔案專職人員難落實。有些社會保險部門檔案機(jī)構(gòu)不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，即使有，也是臨時抽調(diào)，沒有經(jīng)過專職培訓(xùn)，嚴(yán)重影響社會保險檔案的質(zhì)量。

（三）社會保險檔案存檔的條件差

由于場地限制和經(jīng)費不足等問題無法解決，社會保險檔案管理始終未能列入社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的議事日程，大多數(shù)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)至今未設(shè)立固定的場所存放檔案，歷年累積的社會保險檔案只能由經(jīng)辦人員分別保管。由于沒有專有的庫房，只能存放在潮濕的房間里，致使社會保險檔案存在諸多安全因素。這種不規(guī)范的檔案管理方式不僅查閱起來非常困難，也給日常經(jīng)辦工作帶來許多不便。

（四）缺乏專業(yè)社保檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

社保檔案管理缺乏國家標(biāo)準(zhǔn)，職工檔案管理仍在執(zhí)行1992年勞動部與國家檔案局共同制定的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》，而該項制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉(zhuǎn)等規(guī)定已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)實工作的需要，亟須修改。在沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標(biāo)準(zhǔn)，有的地市制定和公布了醫(yī)療保險檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地市則沒有建立相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，造成社保檔案的各地管理方法不統(tǒng)一。在不同專業(yè)類別中，管理的規(guī)范和水平也不一致。

二、社保檔案管理的創(chuàng)新舉措

（一）盡快將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案存檔

社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)出于業(yè)務(wù)辦理需要，會在辦理過程中出現(xiàn)大量的紙質(zhì)材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個數(shù)字。紙質(zhì)材料保存起來不方便，但是將這些材料進(jìn)行電腦掃描儲存，就可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案。根據(jù)檔案工作的實際需要，可靈活運用，如目錄數(shù)據(jù)適宜采用文本錄人；全文數(shù)據(jù)則可以采用圖像掃描錄入；而一些當(dāng)前常用的數(shù)據(jù)可制作成光盤。

（二）施行社保檔案分類管理

根據(jù)不同檔案的類型進(jìn)行分類管理，方便查找、儲存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應(yīng)針對不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按社保檔案不同價值性質(zhì)分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據(jù)各社保經(jīng)辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進(jìn)行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據(jù)社會保險檔案的保存價值確定“永久”、“長期”和“短期”三種保管期限。

（三）建立全國統(tǒng)籌的社保管理系統(tǒng)，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

建立全國統(tǒng)籌的社保檔案管理體系可以為社會保障事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展和不斷完善奠定重要的基礎(chǔ)。以電子政務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系和勞動及社會保障標(biāo)準(zhǔn)體系為指導(dǎo)，以投融資與運營模式和項目實施監(jiān)理模式為依托，按照多層架構(gòu)的模式將系統(tǒng)自上而下構(gòu)架成為組件與業(yè)務(wù)組件、業(yè)務(wù)運作支撐平臺、IT基礎(chǔ)設(shè)施三個層次，樹立以監(jiān)控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應(yīng)勞動者的流動和工資收入的變動，對每個勞動者按號碼設(shè)立檔案卡，并用計算機(jī)儲存，記錄公民個人歷年的工資收入情況。在全國設(shè)立計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，對每個勞動者的情況進(jìn)行追蹤記錄；并建立全國范圍內(nèi)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)查詢接口，允許公民定期查詢，同時也可替他們預(yù)測，比如退休時可拿到多少養(yǎng)老金，以提高工作的透明度。

（四）建立全國統(tǒng)一管理下分支機(jī)構(gòu)

在國家勞動和社會保障部的領(lǐng)導(dǎo)下成立一個全國統(tǒng)籌的社保檔案管理中心，結(jié)束社保檔案管理分散問題，實行高度統(tǒng)一的管理，改變目前政出多門、決策分散、管理混亂的局面，使其成為統(tǒng)一管理全國社保檔案的領(lǐng)導(dǎo)和決策機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)擬訂社保檔案的發(fā)展規(guī)劃、改革計劃、重大決策和有關(guān)法規(guī)、規(guī)章制度，參與制定社保檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。其次，全國統(tǒng)籌的社保檔案管理中心還可以在全國各地設(shè)置分支機(jī)構(gòu)，包括地區(qū)局、地方辦事處、數(shù)據(jù)處理中心和項目服務(wù)中心。負(fù)責(zé)公民社保檔案內(nèi)容的定期增加和更新，并送交國家勞動和社會保障部統(tǒng)一保管。

篇7

【論文關(guān)鍵詞】社會保險；檔案；創(chuàng)新 

 

隨著國民經(jīng)濟(jì)的逐步發(fā)展，我國社會保險的參保數(shù)迅速增加，社會保險檔案管理也將面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，因此做好社會保險檔案管理的根本點是加強(qiáng)創(chuàng)新。只有通過對新時期社會保險檔案管理創(chuàng)新的必要性以及現(xiàn)存的問題分析，將紙介檔案與數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)換，才是需要對新時期提出社會保險檔案管理創(chuàng)新的途徑策略。 

一、社會保險檔案管理現(xiàn)狀分析 

（一）社會保險的參保人數(shù)增長迅速 

我國社會保險的參保數(shù)，增長迅速。2009年底，全國參加城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險人數(shù)為23550萬人，比2008年末增加了1659萬人。參加基本養(yǎng)老保險的農(nóng)民工人數(shù)為2647萬人，比2008年末增加231萬人。根據(jù)《國家人權(quán)行動計劃（2011－2012年）》指出，到2012年，中國城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險參保人數(shù)超過2．23億，基本醫(yī)療保險參保人數(shù)超過4億，失業(yè)保險參保人數(shù)超過1．2億，工傷保險參保人數(shù)超過1．4億，生育保險參保人數(shù)超過1億。參加農(nóng)村社會養(yǎng)老保險和企業(yè)年金的人數(shù)逐年增長?？梢姡覈鐣ｋU檔案與日俱增，當(dāng)今社會的發(fā)展對社會保險檔案的要求也在提高，需要對社會保險檔案進(jìn)一步創(chuàng)新。 

（二）社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)實施改革計劃 

近幾年來，國內(nèi)社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)全面實施了各種改革計劃，早在2009年最后一次國務(wù)院常務(wù)會議決定將在2010年內(nèi)開展全國范圍的城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險關(guān)系“跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)制度”。從2010年7月1日起，流動就業(yè)人員基本醫(yī)療保險可跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)。2011年11月15日，人保部就《社會保險費申報繳納管理規(guī)定(草案)》征求意見。根據(jù)草案，企業(yè)繳納險種從養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)險三項擴(kuò)至五項，新增工傷和生育險。這些政策改革都為新時期的社會保險事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展?fàn)I造了很大的發(fā)展空間以及機(jī)遇。 

（三）負(fù)責(zé)社會保險檔案管理的部門分散 

我國公民個人社保檔案分散在不同的管理部門中管理?，F(xiàn)行社會保障管理體制是分散型的。具體情況是：社保中心管理著養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷等法定的基本保障檔案；民政局管理著社會救助、社會福利、社會優(yōu)撫、城市最低生活保障金；商業(yè)保險公司管理著公民個人補充保障的一系列保險金。這種現(xiàn)狀造成多頭經(jīng)辦，政出多門，業(yè)務(wù)交叉，資源浪費，政令難以統(tǒng)一的局面。由于管理機(jī)構(gòu)分散、不集中，使人們在利用公民個人社保檔案時，存在著許多不便。例如，我們?nèi)绻枰私夤駛€人就業(yè)及保險金交納情況，需要到幾個不同的管理機(jī)構(gòu)去了解，這樣就給公民個人和組織在查詢工作中帶來了很大的不便；而且這種分散的管理，使整個社會保障體系出現(xiàn)了許多漏洞，于是就出現(xiàn)了一些奇怪的現(xiàn)象：如“涉保”人死亡以后，其所涉及的個人保險賬戶并未隨之終結(jié)，仍有人代領(lǐng)保險金。 

（四）社會保險檔案工作缺乏硬指標(biāo)考核 

社保檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，相對于社會保障工作，社保檔案工作沒有硬指標(biāo)來考核，也沒有統(tǒng)一的管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)，因此讓部分檔案工作者放松了對工作的要求。社會保險的五個險種檔案并非一個部門管理，進(jìn)而導(dǎo)致不同的開發(fā)商參與系統(tǒng)建設(shè)，相互之間的互不信任以及人為設(shè)置壁壘，或者同一家系統(tǒng)開發(fā)商采用了不同的標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)架構(gòu)，導(dǎo)致系統(tǒng)割裂。數(shù)據(jù)只能采用共享或交換的形式，只有極少數(shù)地區(qū)實現(xiàn)基本信息的共用。比如2008年1月央視報道深圳農(nóng)民工的“退保潮”現(xiàn)象，就是因為不同的省市之間不能共享社保繳費信息，從而導(dǎo)致社保對于“候鳥型”的打工者來說只是帶不走、挪不動的“地方糧票”。 

（五）社會保險的經(jīng)辦效率和范圍需要擴(kuò)大 

社會保險覆蓋范圍不斷擴(kuò)大，經(jīng)辦管理效率也越來越引起人們的關(guān)注。近年來伴隨著生活中網(wǎng)絡(luò)的普及和對稅務(wù)、銀行等網(wǎng)上業(yè)務(wù)的接受，熱切期待社會保險經(jīng)辦業(yè)務(wù)網(wǎng)際申報模式的實現(xiàn)，而傳統(tǒng)性紙質(zhì)檔案管理約束將無法從根本上解決參保者要求簡化手續(xù)、便捷服務(wù)的利益訴求，因而我們應(yīng)從社會保險事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度認(rèn)知社會保險檔案管理問題，再繼續(xù)討論介質(zhì)原始性問題顯然已是過去時了?，F(xiàn)今解決檔案數(shù)字化的關(guān)鍵是討論如何確保數(shù)據(jù)歸檔前后原始性認(rèn)證和原始性保證問題。 

二、我國社會保險檔案管理系統(tǒng)存在的問題 

（一）對社會保險檔案管理工作不夠重視 

由于社會保險檔案管理工作是比較新的工作，人們還不是很重視。社會保險工作的重點都集中在擴(kuò)大基本社會保險的覆蓋面，強(qiáng)化社會保險基金的征繳和確保企業(yè)離退休人員基本養(yǎng)老金按時足額發(fā)放等方面，忽視了社會保險檔案管理，使社會保險檔案管理工作處于無序狀態(tài)，其作用無法得到充分發(fā)揮。 

（二）社會保險檔案管理體制不規(guī)范 

由于我國目前的社會保險檔案管理制度缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，造成歸檔范圍不明確，社會保險文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現(xiàn)象時有發(fā)生，嚴(yán)重影響社會保險檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。社會保險檔案專職人員難落實。有些社會保險部門檔案機(jī)構(gòu)不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，即使有，也是臨時抽調(diào)，沒有經(jīng)過專職培訓(xùn)，嚴(yán)重影響社會保險檔案的質(zhì)量。 

（三）社會保險檔案存檔的條件差 

由于場地限制和經(jīng)費不足等問題無法解決，社會保險檔案管理始終未能列入社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的議事日程，大多數(shù)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)至今未設(shè)立固定的場所存放檔案，歷年累積的社會保險檔案只能由經(jīng)辦人員分別保管。由于沒有專有的庫房，只能存放在潮濕的房間里，致使社會保險檔案存在諸多安全因素。這種不規(guī)范的檔案管理方式不僅查閱起來非常困難，也給日常經(jīng)辦工作帶來許多不便。 

（四）缺乏專業(yè)社保檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范 

社保檔案管理缺乏國家標(biāo)準(zhǔn)，職工檔案管理仍在執(zhí)行1992年勞動部與國家檔案局共同制定的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》，而該項制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉(zhuǎn)等規(guī)定已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)實工作的需要，亟須修改。在沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標(biāo)準(zhǔn)，有的地﹑市制定和公布了醫(yī)療保險檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地﹑市則沒有建立相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，造成社保檔案的各地管理方法不統(tǒng)一。在不同專業(yè)類別中，管理的規(guī)范和水平也不一致。

三、社會保險檔案管理的解決辦法 

（一）將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案存檔 

社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)出于業(yè)務(wù)辦理需要，會在辦理過程中出現(xiàn)大量的紙質(zhì)材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個數(shù)字。紙質(zhì)材料保存起來不方便，但是將這些材料進(jìn)行電腦掃描儲存，就可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案。根據(jù)檔案工作的實際需要，可靈活運用，如目錄數(shù)據(jù)適宜采用文本錄人；全文數(shù)據(jù)則可以采用圖像掃描錄入；而一些當(dāng)前常用的數(shù)據(jù)可制作成光盤。 

（二）根據(jù)社保檔案類別進(jìn)行分類管理 

根據(jù)不同檔案的類型進(jìn)行分類管理，方便查找、儲存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應(yīng)針對不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按社保檔案不同價值性質(zhì)分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據(jù)各社保經(jīng)辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進(jìn)行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據(jù)社會保險檔案的保存價值確定“永久”、“長期”和“短期”三種保管期限。 

（三）建立全國統(tǒng)籌的社保管理系統(tǒng)，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn) 

建立全國統(tǒng)籌的社保檔案管理體系可以為社會保障事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展和不斷完善奠定重要的基礎(chǔ)。以電子政務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系和勞動及社會保障標(biāo)準(zhǔn)體系為指導(dǎo)，以投融資與運營模式和項目實施監(jiān)理模式為依托，按照多層架構(gòu)的模式將系統(tǒng)自上而下構(gòu)架成為組件與業(yè)務(wù)組件、業(yè)務(wù)運作支撐平臺、it基礎(chǔ)設(shè)施三個層次，樹立以監(jiān)控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應(yīng)勞動者的流動和工資收入的變動，對每個勞動者按號碼設(shè)立檔案卡，并用計算機(jī)儲存，記錄公民個人歷年的工資收入情況。在全國設(shè)立計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，對每個勞動者的情況進(jìn)行追蹤記錄；并建立全國范圍內(nèi)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)查詢接口，允許公民定期查詢，同時也可替他們預(yù)測，比如退休時可拿到多少養(yǎng)老金，以提高工作的透明度。 

（四）在全國統(tǒng)一管理下設(shè)分支機(jī)構(gòu) 

在國家勞動和社會保障部的領(lǐng)導(dǎo)下成立一個全國統(tǒng)籌的社保檔案管理中心，結(jié)束社保檔案管理分散問題，實行高度統(tǒng)一的管理，改變目前政出多門、決策分散、管理混亂的局面，使其成為統(tǒng)一管理全國社保檔案的領(lǐng)導(dǎo)和決策機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)擬訂社保檔案的發(fā)展規(guī)劃、改革計劃、重大決策和有關(guān)法規(guī)、規(guī)章制度，參與制定社保檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。其次，全國統(tǒng)籌的社保檔案管理中心還可以在全國各地設(shè)置分支機(jī)構(gòu)，包括地區(qū)局、地方辦事處、數(shù)據(jù)處理中心和項目服務(wù)中心。負(fù)責(zé)公民社保檔案內(nèi)容的定期增加和更新，并送交國家勞動和社會保障部統(tǒng)一保管。 

篇8

近年來建設(shè)項目檔案工作的基本情況

建設(shè)項目檔案工作受到各級領(lǐng)導(dǎo)和各行各業(yè)的高度重視。各省、自治區(qū)、直轄市和有關(guān)中央主管部門普遍將建設(shè)項目檔案工作列入檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，進(jìn)行統(tǒng)籌謀劃，加強(qiáng)宏觀管理，開展監(jiān)督指導(dǎo)。許多地方和部門以及建設(shè)單位，將建設(shè)項目檔案工作，作為工程建設(shè)的重要內(nèi)容，納入項目建設(shè)“四制”、納入項目建設(shè)管理計劃和工作程序、納入工程領(lǐng)導(dǎo)和崗位責(zé)任制，同時配置相應(yīng)的管理資源，保證了檔案工作的順利開展，建設(shè)項目檔案工作逐步走上良性發(fā)展的軌道。

依法管理建設(shè)項目檔案工作得到進(jìn)一步強(qiáng)化。國家檔案局每年轉(zhuǎn)發(fā)國家發(fā)改委的全國重點建設(shè)項目名單，提出加強(qiáng)項目檔案工作的要求，同時加強(qiáng)登記管理，逐年對全國重點建設(shè)項目檔案登記情況進(jìn)行通報。北京、福建等地將建設(shè)項目檔案工作的管理體制、管理原則以及檔案行政管理部門、項目主管部門等有關(guān)方面在項目檔案登記、監(jiān)督指導(dǎo)、驗收、移交方面的職責(zé)和要求寫入地方法規(guī)；水利部、中國電信集團(tuán)公司等中央主管部門，制定了本系統(tǒng)的建設(shè)項目檔案管理辦法；上海、浙江等地重點建設(shè)項目檔案驗收列入省政府批準(zhǔn)的行政許可事項；天津、新疆等地，中國航空工業(yè)第一、第二集團(tuán)公司等系統(tǒng)專門制發(fā)了建設(shè)項目檔案驗收辦法；各級檔案行政管理部門都將建設(shè)項目檔案工作納入了執(zhí)法檢查，河北、江蘇等省人大常委會會同檔案行政管理部門開展了建設(shè)項目檔案工作的專項執(zhí)法檢查和執(zhí)法調(diào)研。

對建設(shè)項目檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)不斷加強(qiáng)。檔案部門與有關(guān)主管部門聯(lián)合攜手，溝通協(xié)調(diào)，密切配合，共同推動建設(shè)項目檔案工作開展。福建、廣東等地檔案局與投資主管部門及專業(yè)主管部門聯(lián)合召開建設(shè)項目檔案工作的專題會議，對建設(shè)項目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，全面安排。河北、遼寧等地檔案行政管理部門與投資主管部門聯(lián)合印發(fā)文件，交通部、中國航天科技集團(tuán)公司等中央主管部門對建設(shè)項目檔案工作提出明確要求，檔案部門采取有效措施加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)，項目檔案登記工作廣泛開展，使檔案行政管理部門及時有效地掌握信息。檔案部門克服人手少的困難，深入項目現(xiàn)場進(jìn)行指導(dǎo)，針對不同對象，廣泛開展形式多樣、內(nèi)容豐富的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，有的還通過檔案網(wǎng)站進(jìn)行建設(shè)項目檔案管理的問題解答和咨詢。

建設(shè)單位檔案管理水平明顯提高 。廣大建設(shè)單位和參建單位，將檔案工作納入項目建設(shè)計劃，建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和崗位責(zé)任制，明確工作職責(zé)，制定規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，建立項目檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，強(qiáng)化業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)，將檔案工作貫穿于項目建設(shè)的全過程，形成了以項目建設(shè)單位為管理核心，以納入合同為管理依據(jù)，以監(jiān)理控制為重要手段，在檔案行政管理部門、項目主管部門及項目參建單位全方位參與下，實施事前介入、事中控制、事后驗收把關(guān)的全過程控制的管理模式。

建設(shè)項目檔案工作發(fā)揮作用成效顯著。近年來，一大批精品工程的建設(shè)，印證了檔案不僅是項目建設(shè)管理的重要基礎(chǔ)和依據(jù)，是項目建設(shè)管理的組成部分和必不可少的環(huán)節(jié)，項目檔案質(zhì)量更是工程質(zhì)量的重要組成部分。加強(qiáng)項目檔案管理促進(jìn)了項目各項管理的規(guī)范化，提高了項目管理的水平。

卓有成效的檔案工作為項目建設(shè)管理、科學(xué)決策、投產(chǎn)運行、審計稽查、竣工驗收、搶險維修、改建擴(kuò)建、追究責(zé)任、維護(hù)權(quán)益提供了全面可靠的信息和憑證，產(chǎn)生了顯著的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

今后一個時期建設(shè)項目檔案工作的主要思路和努力方向

1、理順關(guān)系，履行職責(zé)，全面加強(qiáng)建設(shè)項目檔案工作

履行職責(zé)，加強(qiáng)宏觀管理。各級檔案行政管理部門要堅持依法行政，對建設(shè)項目檔案工作實施監(jiān)督指導(dǎo)的執(zhí)法主體地位不能動搖，執(zhí)法主體的權(quán)威性不能削弱。開展項目檔案登記、進(jìn)行檢查指導(dǎo)、組織或參與項目檔案驗收是各級檔案行政管理部門履行政府監(jiān)管職責(zé)的重要內(nèi)容，要按照有關(guān)規(guī)定，認(rèn)真組織實施，切實抓好落實。建設(shè)項目檔案是國家檔案資源的重要組成部分，各級檔案部門要按照國家檔案歸屬流向的整體規(guī)劃和有關(guān)要求，從有利于維護(hù)建設(shè)單位合法權(quán)益和有利于檔案資源的社會利用出發(fā)，合理確定項目檔案的歸屬與流向。

條塊結(jié)合，分工協(xié)作。實踐證明，各級項目主管部門與地方檔案行政管理部門之間的互相支持、互相配合是做好各行各業(yè)檔案工作的成熟經(jīng)驗。各部門、各系統(tǒng)的建設(shè)項目分布在各地，地方檔案行政管理部門，要在宣傳指導(dǎo)和檢查驗收上給予大力支持和配合；項目的主管部門應(yīng)發(fā)揮在條塊結(jié)合中的主導(dǎo)作用，積極主動地與地方溝通，將項目信息告知地方檔案行政管理部門。除國防科技工業(yè)項目外，地方檔案行政管理部門應(yīng)參與各部門、各系統(tǒng)項目檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檔案驗收。

2、強(qiáng)化監(jiān)管和指導(dǎo)，為項目建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

國家檔案局要進(jìn)一步加強(qiáng)協(xié)調(diào)和檢查指導(dǎo)工作。要加強(qiáng)與中央主管部門的溝通和協(xié)調(diào)，在政策上和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范上，為全國建設(shè)項目檔案工作創(chuàng)造良好環(huán)境。今后一個時期，國家檔案局將與有關(guān)主管部門共同制定《建設(shè)項目檔案管理辦法》、《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案驗收辦法》，制定行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)項目檔案工作指南》。研究大型信息化建設(shè)項目檔案管理的有關(guān)問題，制定符合信息化項目特點的歸檔范圍，與國家發(fā)改委聯(lián)合出臺國家電子政務(wù)建設(shè)項目檔案管理的有關(guān)規(guī)定。開展白圖歸檔問題的研究，為信息化環(huán)境下工程圖紙的歸檔問題提供科學(xué)依據(jù)。指導(dǎo)中央主管部門遵循國家檔案工作的法律法規(guī)，加強(qiáng)建設(shè)項目檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范建設(shè)，進(jìn)一步制定和修改有關(guān)辦法和標(biāo)準(zhǔn)。

分級管理，深化服務(wù)。建設(shè)項目點多量大，進(jìn)一步加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)力度，要進(jìn)行任務(wù)分解，實施分級管理，明確職責(zé)，將工作任務(wù)和要求列入年度目標(biāo)管理考核。對項目檔案工作提供服務(wù)，實施全程跟蹤，要注意抓好以下幾個環(huán)節(jié)：一是全面做好項目檔案登記工作，及時掌握項目信息，做好安排部署，盡早介入；二是及時進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)，做好宣傳推動工作，指導(dǎo)建設(shè)單位制定檔案管理的制度和標(biāo)準(zhǔn)；三是開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，幫助項目一線的專兼職檔案人員深入學(xué)習(xí)和理解有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，掌握業(yè)務(wù)技能。

改進(jìn)方式，提高效能。檔案行政管理部門和項目主管部門，應(yīng)實現(xiàn)從重點指導(dǎo)到全面監(jiān)管，從注重驗收到全程跟蹤，從被動應(yīng)對到主動上門的工作方式的轉(zhuǎn)變。在人手少、任務(wù)重的情況下，要將點對點的具體指導(dǎo)與制定完善標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、組織巡回檢查、開展專題調(diào)研、研究解決共性問題、進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)交流等相結(jié)合，通過法規(guī)引路、分類指導(dǎo)、典型示范等多種方式提高監(jiān)督指導(dǎo)效能。

借助力量，提供支撐。鑒于目前情況，可以整合各地區(qū)、各系統(tǒng)的項目檔案管理專家資源，在開展檢查、指導(dǎo)、咨詢、驗收工作，以及開展調(diào)研和制定業(yè)務(wù)規(guī)范方面，充分發(fā)揮現(xiàn)有人才的作用。要大力培育和扶植提供檔案管理服務(wù)的社會中介機(jī)構(gòu)，合理利用社會中介力量提供的專業(yè)化服務(wù)，加強(qiáng)對中介機(jī)構(gòu)的規(guī)范和管理，使中介機(jī)構(gòu)在咨詢、整理、寄存 、信息化建設(shè)等方面為建設(shè)項目提供規(guī)范、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，提高項目檔案管理效率和水平。

抓住關(guān)鍵，克難奮進(jìn)。投資主體多元化增加了監(jiān)管難度，一般情況下非政府投資項目的主管單位不明確，檔案行政管理部門很難像過去那樣，通過主管部門的管理渠道進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，特別是一些檔案意識和工作基礎(chǔ)相對薄弱的建設(shè)單位，在沒有主管部門的約束下，甚至到項目竣工驗收時，尚未建立規(guī)范的檔案工作。這就要求各級檔案行政管理部門，加強(qiáng)與政府投資主管部門溝通，主動上門服務(wù)，及時發(fā)現(xiàn)和糾正出現(xiàn)的問題，采取有效措施加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)，攻克監(jiān)管難點避免工作缺位。

3、積極探索，勇于創(chuàng)新，推動項目檔案工作深入發(fā)展

在研究和探索服務(wù)社會主義新農(nóng)村建設(shè)；研究移民檔案管理問題；研究和加強(qiáng)境外建設(shè)項目的檔案工作的同時，還要做好以下兩方面工作：

一是研究探索不同管理模式下的項目檔案管理。在項目建設(shè)管理中，其管理模式逐漸多樣化，比如總承包制、代建制、“小業(yè)主大監(jiān)理”等等，同時，外方承包、外商投資的建設(shè)項目越來越多，帶來了許多不同于國內(nèi)的管理理念和方法，一些涉外項目中的文件檔案管理方式方法與國內(nèi)有較大的差異。不論是宏觀管理還是微觀管理模式的多樣性對檔案管理的影響及對策，都要加強(qiáng)調(diào)查研究，根據(jù)我國的法律法規(guī)，深入探索適應(yīng)各種管理模式，符合項目實際的檔案管理思路、方法和手段以滿足項目檔案工作的需要。

篇9

我國在海外開展工程承包業(yè)務(wù)的主體大多為國內(nèi)企業(yè)，但在這一前提下又包含著多種業(yè)務(wù)開展方式。主要有：以國內(nèi)企業(yè)為主體、在國外成立分支公司并申請當(dāng)?shù)仄髽I(yè)資質(zhì)開展業(yè)務(wù)（這也是目前最主要的一種方式），以技術(shù)合作形式開展業(yè)務(wù)、以項目組為主體單獨開展業(yè)務(wù)、與當(dāng)?shù)仄髽I(yè)或者外企合作開展業(yè)務(wù)、以勞務(wù)公司國際勞務(wù)大分包的形式以及與國內(nèi)在海外開展其他國際業(yè)務(wù)的公司合作等。

二、多元化經(jīng)營條件下海外工程檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

在多元格局背景下，由于工程特點、業(yè)主情況、當(dāng)?shù)卣叻ㄒ?guī)等不盡相同，其對檔案管理工作的要求也不一樣，海外工程檔案管理遇到了前所未有的新情況、新問題。

1．多元化特點要求對原有檔案管理方法必須進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整

多元背景下不同類型的工程對檔案管理工作的要求各不相同。比如經(jīng)濟(jì)援助工程、使領(lǐng)館工程的檔案管理不僅要符合一般工程檔案管理的特點，同時還要符合我國商務(wù)部、外交部門對工程檔案管理的特殊要求。再如，工業(yè)建筑及安裝、道路橋梁等不同類型的工程在檔案的管理方面都有著各自的特殊要求。另外，在國際工程承包檔案管理中，不同的國家和地區(qū)執(zhí)行的工程技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及檔案留存的種類和標(biāo)準(zhǔn)也不一樣。比如，執(zhí)行FIDIC合同的國家要求FIDIC系列合同文件都要作為合同檔案妥善保存，而援外項目和使領(lǐng)館項目則以國內(nèi)工程承包合同為基礎(chǔ)依據(jù)。凡此種種，無不提出對原來檔案管理方法進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整的迫切需求。

2．多元化特點要求對原有檔案管理制度必須進(jìn)行改革完善

各公司檔案管理制度是檔案管理的基本依據(jù)，但從我們所接觸和了解的情況看，大多施工企業(yè)雖制定了比較健全的檔案管理制度，但以國內(nèi)工程為背景出臺的管理制度對于多元背景下海外工程檔案的管理有許多不適應(yīng)的地方。有的公司雖然建立了自己的工程檔案管理制度，但其中專門針對海外工程檔案管理的條款并不多，并且不能適用多元化的要求。因此，海外施工企業(yè)調(diào)整現(xiàn)有檔案管理制度就顯得尤為迫切

3．多元化特點要求必須加強(qiáng)海外工程檔案管理隊伍建設(shè)

海外工程檔案管理存在的另一個突出問題是檔案管理人員的數(shù)量需求和專業(yè)素質(zhì)難以適應(yīng)檔案工作需要。境外項目大多實行崗位輪換制度，從而導(dǎo)致檔案管理人員的不穩(wěn)定，同時還普遍存在檔案管理人員配備明顯不足、專業(yè)水平低下的情況。以中國甘肅國際經(jīng)濟(jì)技術(shù)合作總公司為例，目前在海外16個國家有各種大小在建項目70多個。據(jù)統(tǒng)計，在這70多個項目中配有專兼職檔案管理員的只有11個，包括中國駐印度和埃塞俄比亞使領(lǐng)館項目，中國政府援建加納職校項目以及華隴公司承建的加納高等法院和國會大廈項目，安哥拉公司承建的TPA一期項目和國家培訓(xùn)學(xué)院項目等。而其余項目的檔案管理人員要么職責(zé)不清晰、要么沒有配備專兼職檔案管理人員，這種現(xiàn)狀勢必嚴(yán)重影響檔案管理工作的開展。配有專兼職檔案管理人員的項目，其共同特點是重大項目，并且承接項目的公司實力強(qiáng)，人員充足、管理規(guī)范。

4．多元化特點要求海外工程檔案管理人員必須提高外語水平

在多元化背景下，海外工程檔案管理工作還受到語言問題的明顯影響。一般而言，作為工程企業(yè)，有限的翻譯人員多被安排在經(jīng)營崗位，主要參與投標(biāo)資料翻譯以及談判等工作。檔案管理人員一般由其他業(yè)務(wù)人員兼任，而這些業(yè)務(wù)人員的外語水平相對較低。檔案管理人員的語言障礙也會對檔案的分類、整理、歸檔等造成明顯影響。如在非洲開展業(yè)務(wù)，會涉及英語、法語、葡語、西班牙語等多種語言，而甘肅建投國外公司目前葡語專業(yè)人員僅有1名。復(fù)雜的語言情況和中方人員不相稱的外語水平，也明顯制約著檔案管理工作的順利開展和檔案管理水平的提高。

5．多元化特點要求必須處理好紙質(zhì)檔案的收集歸檔與歸國保管問題

多元化背景下，各公司在海外開展業(yè)務(wù)的點多面廣，在海外設(shè)立的分支機(jī)構(gòu)種類多樣，機(jī)構(gòu)的性質(zhì)、規(guī)模不同，其檔案管理水平也參差不齊。有的境外機(jī)構(gòu)管理水平低，存在檔案收集范圍不清晰、收集流程不明確等問題，由此導(dǎo)致檔案管理分散和部分檔案流失等嚴(yán)重問題。在甘肅建投目前檔案室保管的資料當(dāng)中，只有部分較為重要的技術(shù)資料，而涉及工程項目的規(guī)劃許可證、施工許可證、本工程測量成果表以及施工現(xiàn)場形成的機(jī)械安全備案表、材料設(shè)備出廠質(zhì)量合格證書、施工日志等資料，均不齊全或者純粹沒有。另外，由于路途遙遠(yuǎn)，許多重要的紙質(zhì)檔案資料歸國保管也存在種種困難。

三、多元化經(jīng)營條件下加強(qiáng)海外工程檔案管理的對策

1．充分認(rèn)識海外工程檔案管理工作的重要性

海外工程檔案真實記錄了企業(yè)海外經(jīng)營、生產(chǎn)、管理活動的全過程，對企業(yè)當(dāng)前和今后工作都有著重要的憑證和參考作用，也是企業(yè)規(guī)避風(fēng)險的重要依據(jù)。海外工程管理關(guān)乎國家形象和企業(yè)利益，從施工企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層面到一線員工，都要充分認(rèn)識檔案的重要性。海外工程檔案管理工作應(yīng)貫穿于項目的投標(biāo)、報價到竣工驗收的全過程。因此，在各項技術(shù)業(yè)務(wù)開展的同時，應(yīng)及時完成檔案資料的收集歸檔工作。

2．重視海外工程檔案管理人員配備和責(zé)任落實

海外施工企業(yè)應(yīng)根據(jù)海外施工隊伍的實力，配備專（兼）職檔案管理人員并保持相對穩(wěn)定，在國外成立公司或者人員相對充足的施工單位更應(yīng)如此。對于技術(shù)組或者項目組等人員較少的施工機(jī)構(gòu)，則應(yīng)酌情配備兼職檔案管理人員，將檔案管理列入相關(guān)人員的職責(zé)范圍，并積極開展檔案管理人員尤其是兼職檔案管理人員的培訓(xùn)。同時，各海外工程機(jī)構(gòu)要嚴(yán)格落實檔案管理責(zé)任制，健全和完善相應(yīng)的考核機(jī)制，重點項目可考慮與項目經(jīng)理簽訂檔案管理目標(biāo)責(zé)任書。另外，對于檔案管理工作中的失職瀆職行為，要實行嚴(yán)格的責(zé)任追究制度。

3．根據(jù)多元化業(yè)務(wù)特點對海外工程檔案進(jìn)行科學(xué)分類

多元化背景下的海外工程檔案管理必須有所側(cè)重，要根據(jù)多元化的業(yè)務(wù)特點科學(xué)合理地區(qū)分核心檔案與一般檔案，并根據(jù)不同業(yè)主的要求、工程來源和種類等特點區(qū)分檔案資料的重要程度，針對不同情況采取不同的檔案收集歸檔和保管措施，制定明確、簡便、實用的文件材料分類制度。同時，要建立健全規(guī)范但不失靈活的檔案管理制度，即在堅持檔案管理基本原則和基本要求的前提下，根據(jù)多元化業(yè)務(wù)特點制定不同的管理辦法，建立科學(xué)適用的檔案管理制度，提高檔案管理制度的針對性和可操作性。

4．充分借助現(xiàn)代信息技術(shù)做好海外工程檔案工作

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和電子技術(shù)的發(fā)展，給檔案管理帶來革命性變化。多元業(yè)務(wù)背景下海外工程檔案管理面臨的實際問題，要求我們重視計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及電子技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。首先，要借助計算機(jī)做好電子版海外工程檔案的保管工作，以提高檔案管理和利用的效率。其次，要借助網(wǎng)絡(luò)傳輸，將檔案的電子版或掃描件通過網(wǎng)絡(luò)傳回總部，避免紙質(zhì)檔案運輸?shù)睦щy。最后，要建立各公司和各項目的電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高海外工程檔案的現(xiàn)代化管理水平。

四、小結(jié)

篇10

重慶市電力公司作為國家電網(wǎng)檔案管理信息平臺建設(shè)的試點單位之一，于2007年12月實施建設(shè)了工程項目檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)建設(shè)運行以來，突破了諸多對傳統(tǒng)檔案管理的探索和研究，實現(xiàn)了檔案資源的整體規(guī)劃和統(tǒng)一管理。

檔案事業(yè)是電網(wǎng)建設(shè)事業(yè)的重要組成部分，檔案工作也是電力公司重要的基礎(chǔ)性工作。截至2009年年底，重慶市電力公司具有各級各類檔案機(jī)構(gòu)47個，專兼職檔案人員399人，共保存檔案31.39萬卷、28.04萬件。檔案信息資源十分豐富，形式多樣。

一、重慶市電力工程檔案管理的探索

結(jié)合近年來重慶市電力公司的發(fā)展速度和工程建設(shè)的投資情況，公司檔案的歸檔量也在成倍增長，尤其是關(guān)乎公司正常運行的工程項目檔案。而其涉及的量大、面廣、周期長等特色，更是給檔案管理帶來不少難題。由于電網(wǎng)工程項目檔案涉及的歸檔部門和參建單位眾多，各個階段或環(huán)節(jié)中項目資料的管理方式也隨著企業(yè)改革和機(jī)構(gòu)變化產(chǎn)生不同，其中最突出的問題包含：

1　項目招投標(biāo)的檔案管理

傳統(tǒng)的項目檔案管理將招投標(biāo)文件作為工程項目歸檔文件中不可分割的一部分，進(jìn)行歸檔整理，以保障項目檔案存儲的完整性和利用的方便性。隨著電網(wǎng)企業(yè)的發(fā)展，各單位均成立了招投標(biāo)中心，專門負(fù)責(zé)招投標(biāo)采購工作。在招投標(biāo)中心的實際招標(biāo)工作中，會對各個工程項目中相同的采購部分進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃。例如，針對一個變電設(shè)備的采購，是同時為多個工程建設(shè)而進(jìn)行的招標(biāo)。這種工作方式更加適合招投標(biāo)工作的開展和管理，也能提高招投標(biāo)工作的效率和質(zhì)量。但同時，為工程項目檔案的管理帶來了不少困擾：

涉及多個項目的招投標(biāo)文件，很難將其拆分，并歸入不同的項目。如果各個項目都將此次招投標(biāo)文件全部歸檔，勢必造成大量的重復(fù)歸檔文件；

招投標(biāo)中心采用以“件”為基本單位的管理方式，對招投標(biāo)文件進(jìn)行管理。即以招投標(biāo)項目為具體單位，在每一個招投標(biāo)項目下以“件”的形式進(jìn)行流水編號，直接裝盒管理。這種管理方式對招投標(biāo)部門而言，簡單、方便、合理；但因為立卷整理方式的不同，無法與項目檔案放在一起歸檔；

工程項目中所涉及招投標(biāo)文件的內(nèi)容只是招投標(biāo)中心處理招投標(biāo)業(yè)務(wù)中的一部分，并不能涵蓋招投標(biāo)中心需要歸檔的全部內(nèi)容。而且，招投標(biāo)中心對采購檔案的分類與檔案業(yè)務(wù)部門對傳統(tǒng)工程項目中招投標(biāo)階段歸檔文件的分類也不盡相同。

因此工程項目檔案中招投標(biāo)階段文件的歸檔工作就變得十分困難和混亂。此外，上述問題在其他工程階段也有體現(xiàn)。例如，項目竣工驗收時的照片，可能歸入照片檔案門類中。因為形成照片實體后的管理方式，與工程項目檔案是完全不同的。

2　跨全宗移交和接收的檔案管理

建設(shè)項目從項目前期開始到竣工投產(chǎn)，建設(shè)周期少則兩年，多則十幾年，時間跨度較大，為保障項目歸檔的及時，一般都是按階段進(jìn)行歸檔，即各階段項目完成后3個月內(nèi)進(jìn)行歸檔，這就給檔案管理帶來一定的難度。同時，工程項目竣工驗收后，在業(yè)主單位保留完整工程項目檔案的同時，各項目參建單位也需要將各自所涉及的項目檔案歸人自身單位的檔案部門，業(yè)主單位也需要移交項目檔案給后期的運行使用單位。當(dāng)上述參建單位和運行使用單位都屬于電力公司系統(tǒng)內(nèi)的企業(yè)時(大多數(shù)情況為電力公司內(nèi)部的企業(yè))，就存在工程項目檔案的跨全宗移交問題。其中，經(jīng)常會因為移交和接收的手續(xù)繁復(fù)，缺乏統(tǒng)一規(guī)范等，使得歸檔文件的真實性和完整性不到有力保障。

二、電力工程檔案管理信息化的實踐

針對工程項目檔案中存在的上述管理現(xiàn)狀，重慶市電力公司秉承了國家電網(wǎng)檔案信息化建設(shè)的基本思想，通過在檔案信息管理系統(tǒng)中引入“歸檔模板”、“檔案類型關(guān)聯(lián)”和“跨全宗移交”等功能，徹底解決了上述各項問題。通過“歸檔模板”的創(chuàng)新設(shè)計，解決了外單位的采集整理和移交問題(參見《中國檔案》2009年第353號增刊“工程項目檔案管理的探索和實踐”)?！皺n案類型關(guān)聯(lián)”和“跨全宗移交”的概念，則滿足了工程檔案管理的多樣化需求，徹底實現(xiàn)了工程檔案的同步建檔、同步關(guān)聯(lián)，在提高工作效率和歸檔文件質(zhì)量的同時，充分保障工程項目檔案歸檔的及時、齊全、完整和準(zhǔn)確。

(一)“檔案類型關(guān)聯(lián)”的實現(xiàn)細(xì)節(jié)

針對工程項目檔案中涉及招投標(biāo)中心的歸檔文件管理問題，重慶市電力公司本著檔案管理要服務(wù)于一線業(yè)務(wù)部門的思想，系統(tǒng)通過采用“檔案類型關(guān)聯(lián)”的技術(shù)，使得招投標(biāo)中心既可以按照自身業(yè)務(wù)方便對招投標(biāo)檔案進(jìn)行收集整理和利用，也可以通過檔案管理信息系統(tǒng)方便實現(xiàn)工程項目檔案的齊全完整。具體實現(xiàn)細(xì)節(jié)如下：

1　建立一個適合招投標(biāo)中心文件資料管理需求的“采購檔案”類型

招投標(biāo)中心所涉及的業(yè)務(wù)不僅限于招投標(biāo)采購，還包括：談判采購、尋價采購、直接采購、框架采購等方式。因此，為適應(yīng)招投標(biāo)中心對自身采購檔案管理的需求，由檔案業(yè)務(wù)部門指導(dǎo)、招投標(biāo)中心業(yè)務(wù)骨干為主制定了一系列的采購檔案管理辦法，明確規(guī)范了采購檔案的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、管理方式、歸檔文件整理規(guī)則和歸檔流程，并建立了分類體系，明確了采購檔案的歸檔責(zé)任和向檔案部門移交的接口。最終，通過檔案管理信息平臺的業(yè)務(wù)定制功能在系統(tǒng)中得到基本實現(xiàn)，提供給招投標(biāo)中應(yīng)用。采購檔案的建立，不僅解決了招投標(biāo)中心大量業(yè)務(wù)文件的管理問題，同時也解決了采購檔案的收集、整理、歸檔問題，通過檔案部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)、采購檔案業(yè)務(wù)規(guī)范的建立，實現(xiàn)了招投標(biāo)中心和檔案部門的雙贏，受到招投標(biāo)中心的大力支持和歡迎。

2　將“工程項目檔案”與“采購檔案”建立關(guān)聯(lián)關(guān)系

由于“采購檔案”采用“項目一件”的管理方式，不同于工程項目檔案的組卷管理，并且分類和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的不同也導(dǎo)致無法在工程項目檔案類型中統(tǒng)一管理。為保障工程項目檔案的完整、齊全，重慶市電力公司通過系統(tǒng)提供的“檔案類型關(guān)聯(lián)”功能，將“工程項目檔案”與“采購檔案”建立了關(guān)聯(lián)關(guān)系。在相關(guān)部門查詢項目檔案時，可自動通過系統(tǒng)對采購檔案中題名和重要字段內(nèi)容的智能分析，將相關(guān)的采購檔案信息一并列出。這樣，在檔案管理中工程項目檔案中不歸檔的招投標(biāo)部分文件，在查詢利用時可同時列出與該項目相關(guān)的招投標(biāo)文件。這樣，既保證了項目檔案查詢利用的完整性，又避免了招投標(biāo)文件的重復(fù)歸檔，還適應(yīng)了招投標(biāo)部門的業(yè)務(wù)管理需要。

3　“檔案類型關(guān)聯(lián)”功能的其他應(yīng)用

上述“檔案類型關(guān)聯(lián)”功能，同樣應(yīng)用在了“合同檔案”和“照片檔案”中。使得項目相關(guān)的合同和照片可同時查詢到，保障項目檔案的完整性和關(guān)聯(lián)性，同時又適應(yīng)了合同管理部門、新聞中心的業(yè)務(wù)管理需要?！皺n案類型關(guān)聯(lián)”功能的應(yīng)用，既滿足了各業(yè)務(wù)部門的需求，又滿足了項目管理部門的需求，同時更保障了檔案管理的要求，形成了檔案業(yè)務(wù)部門指導(dǎo)監(jiān)督、各業(yè)務(wù)部門分散整理的良性流程。

(二)“跨全宗移交”的實現(xiàn)細(xì)節(jié)