合同檔案管理范文
時間：2023-05-05 11:36:40
導語：如何才能寫好一篇合同檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。
篇1
自身的合法權益而采取的必要手段。筆者在此結合實際工作，簡要的
關鍵詞：項目合同；合同檔案；管理
1 前 言
合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協(xié)議。規(guī)范的合同管理是維護法人單位合法權益的有力保障。圍繞合同檔案管理，一直存在某些難點問題，如收集歸檔率低，保管期限劃分隨意性大，管理模式與利用需求存在沖突，開發(fā)利用水平低等，制約著合同檔案管理水平的進一步提升。
2 合同檔案的有效管理
2.1合同檔案的收集
合同檔案收集難是一個普遍現(xiàn)象。這與合同的形成方式與一般公文有所區(qū)別有關。從辦理程序看，在一個法人單位，不同性質和類別的合同往往由不同職能部門擬定和承辦，甚至每份合同從起草、審核、審批簽署直至履行完畢都要經歷諸多流轉環(huán)節(jié)；受內外因素的影響，合同容易出現(xiàn)“中途截流”和分散保管的現(xiàn)象，從而給歸檔部門的收集工作帶來一定困擾，直接影響合同檔案管理質量和開發(fā)編研工作的開展。
如何解決這一問題呢? 關鍵在于抓住合同流轉的中心環(huán)節(jié)。按照《合同法》第32 條規(guī)定：“采用合同書形式訂立合同的，自雙方當事人簽字或者蓋章時合同成立?！比绻诤贤糜…h(huán)節(jié)即注意對合同建立臺賬并進行編號登記，作為追索合同文本的憑據，有助于提高合同收集歸檔率。
對一個企業(yè)單位而言，較為科學有效的方式是建立臺賬并實行統(tǒng)一格式的合同審批單。待合同簽署成立后，第一聯(lián)供歸檔部門作為合同審批材料，與合同文本（原件）一并歸檔；第二聯(lián)存財務部門，作為記賬憑證；第三聯(lián)可由合同部門作為專項資料保留。使用合同審批單既可以真實直觀地反映出每一份合同形成的全過程信息，又使得合同管理流程更加規(guī)范嚴謹。采用這一方式，并通過制定配套的合同管理和移交制度，則合同檔案的歸檔率得以有效保證，有助于從根本上解決合同檔案收集難的現(xiàn)象。
2.2 合同檔案的整理
合同檔案按“先問題再時間”的原則組卷。案卷內反映同一個問題的合同文件應排列在一起。如果合同文件數量多，可按問題組成幾個卷，按時間順序或問題重要程度排列。劃分合同保存期限時，要聯(lián)系合同價值進行綜合分析。
例如，對一般經濟合同而言，合同標的、履行期限是重要參考指標；可見，盡管鑒定合同價值并無具體標準可循，劃分保管期限也不宜一概而論，只要善于綜合各方面信息，運用經濟的、法律的眼光和動態(tài)觀點看問題，就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準確合理。
2.3 合同檔案的管理
在國家機關和企業(yè)檔案分類體系中，都未將合同檔案作為一個單獨的管理門類。換言之，在立卷歸檔階段，合同一般依據其性質、類別和承辦機構等特征，被分別納入不同的檔案管理門類。但是，隨著合同數量的激增、合同憑證的頻繁調用以及合同信息資源的深層次開發(fā)，傳統(tǒng)做法已無法很好地滿足對合同進行集中查詢、綜合統(tǒng)計以及編研開發(fā)的需要，與當前的利用需求存在一定矛盾。
另外，在保管方式上，以往不少單位出于業(yè)務工作考慮，往往指定合同部門或財務部門負責管理本單位合同檔案，這也給合同檔案管理帶來一定風險性。首先，合同管理人員(一般為兼職) 檔案專業(yè)知識有限，合同檔案管理水平參差不齊；其次，合同存放于業(yè)務部門不利于保管使用和到期鑒定銷毀；第三，一旦組織機構或工作人員發(fā)生調整變動，往往容易造成合同散失。收集、分析合同各階段執(zhí)行情況，加強對風險的控制能力，使動態(tài)管理合同成為一種新的管理形式和需求。
鑒于合同檔案所具有的特殊屬性，筆者認為合同檔案的管理模式須分層次進行。第一層次，實現(xiàn)合同安全統(tǒng)一管理。建議由計劃部對合同檔案文本實行集中管理，統(tǒng)一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發(fā)工作，避免檔案缺散流失。第二層次，開展合同執(zhí)行情況跟蹤管理。由合同部門(或財務部門) 負責及時記錄合同履行、變更、廢止等完備信息，并及時收集相關交易憑證(票據) 裝訂備查。當然，機構規(guī)模較小的單位也可結合本單位機構設置情況，指定檔案部門行使上述“二合一”的合同管理職能。
3 對變更、撤銷和失效合同的管理
對變更、撤銷和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲點，容易被忽視。事實上，由于合同具有法律意義上的特殊憑證效用，對其變更與解除也應慎而處之。
《合同法》規(guī)定，當事人協(xié)商一致的，可以變更合同。法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應當辦理批準(解除) 登記手續(xù)的，依照其規(guī)定。必要時還需對履約執(zhí)行情況作出相關書面說明，雙方確認后備案存查。避免因疏于管理或隨意處置造成受控合同流失，而造成不必要的經濟糾紛或損失。
4合同檔案信息資源的開發(fā)
長期以來，合同管理中存在的上述現(xiàn)象制約著合同信息資源的深入開發(fā)和有效利用。積極開發(fā)合同檔案資源，找準切入點，是檔案編研領域新的增長點。合同管理作為信用體系管理的重要組成部分，應當與信用體系互動互惠，從而發(fā)揮更大的現(xiàn)實意義。
篇2
關鍵詞：農村土地流轉；檔案管理；信息化管理；制度化
隨著社會經濟的發(fā)展，農村生產結構也在逐漸發(fā)生變化，土地作為生產資料在遵循家庭承包經營為基礎、統(tǒng)分結合的雙層經營體制的情況下也隨之發(fā)生自由承包或流轉以解放生產力優(yōu)化資源配置。因此，農村土地流轉合同檔案管理務必以《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）及《檔案法實施辦法》為基礎和指導，根據當地的實際情況尋找一種合法、合情的檔案管理辦法。
一、農村土地流轉合同檔案管理亟須規(guī)范化
土地是我國農村重要的生產資料，隨著經濟結構的變化，農村土地流轉現(xiàn)象越來越多，城鄉(xiāng)建設頻繁征占用農戶承包地，農戶土地承包狀況時常發(fā)生變動，這就使得相關合同和檔案管理工作規(guī)范化顯得尤為重要，一方面關系到切實維護農民的正當權益，另一方面有助于促進黨的農村土地承包政策的落實與貫徹，事關農民土地承包權益的維護保障。
調查顯示，由于種種原因，當前許多地方農村土地流轉檔案的管理不夠規(guī)范化，保護措施疲軟，諸如：有的地方不能對相關合同和檔案材料及時立宗歸檔，可能導致信息遺失；還有工作人員變動時對檔案資料交接不到位，也容易造成信息遺漏和檔案損失；再者就是傳統(tǒng)的書面辦公中存在的材料填寫不規(guī)范、筆跡潦草等等。諸如此類顯現(xiàn)出當前許多地方的土地流轉合同管理沒有跟上社會經濟的發(fā)展步伐，不符合《檔案法》的規(guī)定，更與農村土地承包管理規(guī)范化和制度化的精神相悖，甚至帶來實際的消極影響，給維護農民土地承包權益工作帶來重大影響。
二、如何完善農村土地流轉檔案管理工作
各級單位要充分認識到農村土地流轉合同規(guī)范管理的緊迫性，在國家相關法律法規(guī)的基礎上探索契合當地實情的管理方式，加強責任意識和憂患防范意識，以期確保檔案的完整與安全，為妥善解決農村土地流轉和經營中的糾紛、依法維護農民土地流轉權益奠定基礎。
1.普及檔案管理法制知識，提升管理能力
檔案管理必須全面依循國家的檔案管理法制，要注意宣傳法制知識。首先，要進行分級培訓。對檔案管理法制知識的了解要從基本知識到重點知識和案例進行全面化的分級培訓，加深大家對《檔案法》《檔案法實施辦法》《檔案管理條例》以及土地流轉相關法律法規(guī)的理解和認識，促進各單位依法開展檔案工作。其次，要保證檔案員能夠持證上崗。也就是說要在學習法制內容后進行全面的考核，考核合格后領取《法制培訓合格證》，然后才能參加檔案管理工作，這樣一來就可以將法律學習培訓納入全員崗位培訓內容，在綜合培訓中加強法律知識的培訓，以增強全員的法律意識。
2.明確管理責任，嚴格依法歸檔
各級單位對土地流轉合同檔案管理有不同的針對對象和責任，明確管理權限和責任是規(guī)范管理的基礎，只有這樣才能落實依法歸檔，才能保證檔案材料不至混亂、遺失及其責任的相互推諉。比如，簽訂五年或五年以上土地流轉合同的，必須一式五份，縣、鄉(xiāng)、村、當事人各存一份，還有一份由鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理機構集中向當地綜合檔案館移交備份實行一體化管理。另外，土地流轉過程中生成的其他檔案資料可以由形成單位依法保管，不得遺失。
一般來說，目前土地流轉相關歸檔中的土地承包經營權登記申請書、農村承包土地調整方案批件、土地承包經營權登記簿、土地承包情況匯總清冊、土地承包經營權權屬證明文件、現(xiàn)場勘界確認材料、公告材料、登記核準文件、登記臺賬、權屬變更登記材料、登記發(fā)證原始材料、登記管理信息系統(tǒng)備份等交由縣級人民政府農村土地承包管理部門歸檔保存；土地承包工作小組名單、承包土地調整方案、土地承包方案、土地流轉委托書等檔案材料，由村民委員會歸檔保存……唯有如此才能對號入座，責任由歸，防止管理上越俎代庖造成混亂，杜絕責任追究中李代桃僵等不規(guī)范的事情發(fā)生。
3.嚴審檔案質量，規(guī)范收集整理
傳統(tǒng)的檔案大多是手寫體，其中不乏字跡潦草給工作帶來困難者。所以在檔案規(guī)范管理中，土地流轉相關合同務必經過嚴審確保材料真實有效，要求數據準確、字跡工整、圖譜易讀，落款、日期及公章簽字等清晰明確，具有可標識性和合法性；紙質合同檔案要使用不易褪色或消失的中性筆用工整的楷體填寫，紙張及裝訂要嚴格按照檔案保護的要求，不易損壞和失散。
及時收集整理歸檔才能確保合同檔案的準確不失。這就要求我們一定要建立健全檔案管理制度，責任到人，及時將合同信息及相關材料進行收集整理，完成歸檔。任何單位及個人不得私自處理抑或拒納歸檔。為了便于檢索和查詢，合同整理歸檔后，應編制目錄以備查詢。
4.注意安全保管，完善信息管理
合同和檔案的原始材料一般都是紙質媒介，如果遇到潮濕、水浸、燃燒等就會完全損壞，所以檔案管理要切實做好安全工作，具體做法如下：（1）土地流轉檔案管理設置專櫥，分專人負責，防止人為損壞、遺失；（2）做好各種防范措施，切實做好防蟲、防火、防水、防化學藥品、防污染等工作，防止非人為的破壞和損失；（3）不具有保管權限的檔案盒材料應及時交由相關法定部門進行保管，不具備保管條件的單位，應及時完善條件或暫交由上級部門協(xié)助保管。比如，縣、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）兩級檔案須依法在保管一定期限后及時、完整地向縣級國家綜合檔案館移交。
以上是筆者對農村土地流轉合同檔案規(guī)范化管理必要性的認識及策略要點。筆者認為檔案管理除了科學、合法的管理制度以外，我們還要建立健全監(jiān)督檢查機制，尤其要加大對鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）和村級檔案工作的指導督查力度，防止土地承包檔案損毀和丟失。對檔案管理不善和違規(guī)反紀行為要依法追究民事或刑事責任。
參考文獻：
[1]南京市檔案局.加強土地承包經營權流轉合同檔案管理[J].蘭臺世界，2010（09）.
[2]房山區(qū)經管站.“農村土地承包管理工作座談會”典型材料之一：房山區(qū)認真落實《農村土地承包法》加強承包合同規(guī)范化管理[N].中國農業(yè)信息網，2012-02-01.
篇3
【關鍵詞】企業(yè)合同；檔案；管理
一、合同檔案的特點
合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，是企業(yè)發(fā)展的重要參考憑證及企業(yè)文化的重要體現(xiàn)，對企業(yè)生存和發(fā)展有著極其重要的影響，合同檔案不僅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知來”。隨著市場經濟的發(fā)展，合同檔案在企業(yè)經濟工作中的重要作用日顯突出，加強合同檔案管理工作，已經成為企業(yè)檔案工作中的一項重要內容。合同檔案除具有一般檔案共性外，還具有依據憑證性、法律約束力和實效性三個特點。
二、合同管理的關鍵
合同檔案不單單是一種簡單的檔案，還有自身的一些特性。鑒于合同檔案的重要性和特殊性，結合作者多年來從事合同檔案的管理工作，淺談在合同檔案管理中應注意以下幾個方面：
（一）明確歸檔責任部門，推行“誰產生、誰錄入、誰審核”原則。2010年1月1日開始執(zhí)行的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中明確規(guī)定：企業(yè)各職能或承辦部門應對本部門歸檔文件的完整和系統(tǒng)負責，合同檔案歸檔責任部門應為合同管理部門，各職能部門負責積累、收集、整理應歸檔文件。
（二）合同檔案整理范圍不僅僅是合同文本，還要最大限度地保持文件之間的聯(lián)系。這些聯(lián)系包括以下幾點：第一，各類合同都來源于企業(yè)的經濟和科技活動，是處理企業(yè)與企業(yè)之間、企業(yè)與國家之間、企業(yè)與其他經濟部門之間、企業(yè)各部門之間經濟關系的依據，維護企業(yè)經濟利益和合法權益的憑證。第二，同一合同內的文件材料是一個整體，無論是合同原件，還是企業(yè)為全面執(zhí)行合同所形成的各種材料、各方面往來函電，以及在合同履行期限內形成的文件，如補充、續(xù)簽合同，都是合同的有機組成部分，是處理經濟關系和經濟糾紛不可或缺的依據和憑證。第三，各類合同，雖然簽約對象不同，內容千差萬別，但都是實現(xiàn)一定的經濟目的的工具，它是有別于其他文件材料的一種特殊文書形式。因此，在合同檔案的收集、整理過程中，合同檔案管理人員應當與有關業(yè)務部門進行合作，明確合同檔案的具體內容，了解合同的履行情況，從而確定合同檔案的歸檔范圍，并隨情況的變化不斷進行修訂和補充，使合同檔案以提供利用為前提，及時、完整地歸檔。比如：施工合同檔案組成包含下列內容：①合同條款。②技術條款。③圖紙及配套說明。④已標價的工程量清單。⑤投標報價書。⑥中標通知書。⑦合同協(xié)議書。⑧對方資質證明。⑨變更文件。⑩談判記錄、會議紀要等。
（三）合同檔案保管期限有別于普通文書檔案。合同檔案的收集、整理和組卷都有很大的不規(guī)律性，對一般經濟合同而言，雙方當事人經過要約、承諾、簽字蓋章后即表示該合同辦理完結，這類合同標的的履行期限是劃分合同保管期限的重要參考指標，如合同所依附的設備儀器使用年限、安裝運輸合同的結束時間等。還有一些經濟合同，公證生效后，并不意味著辦理完結，還需要定期檢查合同的履行情況，有時需要修訂、補充或更改，如長期租賃合同。另外，合同期長短也不盡相同，短的幾天內履行完畢，長的要幾年甚至十幾年，這就要求合同檔案的管理人員在劃分合同檔案保管期限時，要用系統(tǒng)、發(fā)展的眼光綜合各方面信息。近年來，經濟糾紛案件呈上升之勢，這也要求劃分合同檔案保管期限必須考慮合同爭議的訴訟時效問題。
（四）鑒于合同檔案涉及企業(yè)諸多商業(yè)秘密和技術秘密，建立保密制度。確定合同檔案保密密級，劃分保密期限，以便檔案管理人員根據不同密級采取不同的管理措施，確保企業(yè)秘密不會泄露和失控。制定合同檔案密級和保密期限是保證企業(yè)生產經營活動正常進行、保障企業(yè)正當權益不受侵害的重要措施。
（五）統(tǒng)一標準，增強可操作性，確保歸檔質量。合同檔案管理采取單立項目、自成一體、以件為單位、逐件整理、科學保管的原則，不僅便于合同的保管和利用，而且能夠突出合同檔案在企業(yè)檔案中的位置和作用。在合同檔案歸檔過程中，檔案部門為確保歸檔質量，提出整理辦法和質量要求，考慮企業(yè)職能部門檔案移交人員大多是兼職人員，為了方便直觀，可以制作合同檔案整理模板供移交人員參考。
總而言之，做好合同檔案管理工作，要著眼全局，做到未雨綢繆，才能保證合同檔案收集的完整、及時，從而保證合同檔案妥善保管、有序存放、方便利用，維護企業(yè)的合法權益，發(fā)揮合同檔案在企業(yè)發(fā)展中依據、憑證和參考作用。
三、結論
合同檔案管理是否規(guī)范關系到合同簽約雙方的利益和權益，規(guī)范的合同檔案管理可以有效地保護合同簽約雙方的切身利益。然而目前簽訂合同的時候由于種種原因會存在各種各樣的不規(guī)范或者困難，這樣就會對合同簽約雙方造成不必要的風險，本文結合作者多年來從事合同檔案的管理工作，從目前合同檔案管理中存在的一些問題出發(fā)，并給出了一定的解決方案，為以后從事類似合同檔案管理工作提供一定的借鑒意義。
【參考文獻】
篇4
1 現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作中的問題
（一）合同檔案管理工作不受企業(yè)重視
目前很多企業(yè)的領導重視業(yè)績高于一切，以為檔案管理就是結束工作后的收集資料，也沒有專設檔案部門，這種不重視企業(yè)檔案管理工作，沒有完善的合同管理制度，對于合同管理過程中出現(xiàn)的問題沒有及時認真的產生防范意識，導致部門和個人都沒有明確的崗位責任心，更加沒有監(jiān)督和檢查合同檔案歸檔的完成情況，這就容易造成合同原件丟失，導致不必要的經濟損失。此外，現(xiàn)在的合同管理人員大多是兼職，不是專業(yè)的合同人員，他們對自己的工作性質存在認知偏差，缺乏對于合同管理工作的基本認識，他們的合同管理知識體系不完善，甚至沒有任何專業(yè)知識。正因為如此，他們在收集完檔案資料后，很少會及時歸納整理，經常會出現(xiàn)由于不及時歸檔合同資料導致的合同檔案整理工作混亂乃至停止的情況。除此之外，管理人員更換過于頻繁也是合同檔案管理工作錯誤頻發(fā)的原因之一。
（二）合同檔案資料收集困難
有效的合同包括當事人信息、標的、數量、質量、價款、履行方式、違約責任、解決爭議方法8要素，合同的起草、審核和履行更需要一連串的復雜環(huán)節(jié)。出于對自身利益的考慮，合作雙方所擬定的合同都有不同的側重點，各單位的下屬職能部門所擬定和承辦的合同內容也都存在差異。而為使合同能正常履行，需要所有責任方達成共識，并在合同上簽字，使合同產生法律效益。這使得合同檔案資料收集具有周期長，流程復雜等特點，增加了資料收集的困難性，和合同中途流失的風險，不利于部門開展合同收集工作。因此，在合同檔案的收集管理工作中，常會產生合同檔案收集中斷、或是意見不統(tǒng)一又要重復協(xié)商的情況，這使得合同檔案的完整性、及時性、規(guī)范性得不到有效保障。
（三）合同檔案管理工作不夠規(guī)范
大部分中小企業(yè)沒有完整的合同歸檔管理工作管理辦法，使得企業(yè)合同管理中，合同內容不完整成為了普遍?F象。有些合同承辦人沒有基本的合同法知識，法律知識體系不完善，也是導致合同內容不完整的原因之一。此外，合同格式的不規(guī)范，對合同檔案的質量也有影響，合同承辦人不盡責，缺乏責任心，在工作中經常會出現(xiàn)地址、數字、格式等可以避免的人為錯誤。在實際合同管理中，管理人員多會依照自已的思維和習慣來對合同檔案進行歸納和分類，沒有依托相應的合同管理專業(yè)制度，這會加重日后檢索的困難，使需要歸檔的合同檔案條目不清，難于整理。
2 企業(yè)檔案管理工作改進意見
（一）統(tǒng)一企業(yè)合同檔案的歸檔范圍和分類方法
合同檔案的分類整理說白了就是合同的分類整理，以項目建設企業(yè)為例，合同可以分為勘察、設計、設備采購、建安施工和監(jiān)理等，在合同檔案的歸檔管理工作中，可以根據不同的合同種類，將合同歸檔分為勘察、設計、采購、建安工程、監(jiān)理、技術服務和其他等。再將合同文件按照合同前期準備文件、合同簽訂文件、合同執(zhí)行文件分成三個類型。
另外，檔案整理工作需要提高信息化水平，利用現(xiàn)代化的數據庫及信息索引技術可以使工作效率得到明顯提升。而信息化的前提就是統(tǒng)一合同文本格式、合同編碼原則和附件清單內容等信息。
（二）明確企業(yè)合同檔案的責任人和責任部門
根據《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中的規(guī)定，本項目負責人和企業(yè)內負責本項目的各承辦或職能部門，有責任保證本項目或部門里的合同歸檔文件的完整性和系統(tǒng)性；項目文件形成者和企業(yè)內負責本項目的各承辦或職能部門，應負責收集合同文件，并對合同文件的完整性、準確性和成果質量負責；需要歸檔的合同文件由檔案室專職人員、承辦合同部門人員，同時負責整理和收集，并對其整理質量負責。
合同歸檔管理工作的好壞直接影響企業(yè)未來的發(fā)展，企業(yè)領導應重視合同檔案管理工作，制定切實可行的追責制度，將合同檔案管理職責明確到部門及崗位職責上去，明確獎懲制度，對于出現(xiàn)問題的部門及個人予以適當的懲罰，對于業(yè)績優(yōu)秀的人員應予以嘉獎，以此來調動員工的主觀積極性，培養(yǎng)更多熱愛檔案事業(yè)的年輕人。
（三）加強合同歸檔管理人員專業(yè)技能培訓
企業(yè)管理人員應該定期給合同歸檔管理人員提供培訓，逐步完善員工的法律知識和合同管理知識，提高員工業(yè)務綜合水平。要求員工定期匯報工作情況，保證領導能夠及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題和隱患，提早解決。同時將績效管理制度引入合同檔案管理工作中，與獎金、晉級評定掛鉤，加強合同管理人員的崗位責任心和自信心，增強員工主觀能動性。此外，企業(yè)的合同歸檔管理人員應盡可能保持固定，培養(yǎng)專業(yè)人員，這樣能保證合同檔案歸檔工作的連續(xù)性。
合同管理人員本身也要積極提高自身綜合業(yè)務水平，把握原則，懂得斡旋，當不同的合作單位之間，企業(yè)各部門之間，特別是領導與項目負責人之間存在意見分歧時，要勤跑腿，多動嘴，按照主要領導的主張去溝通，在溝通中求大同存小異。其次要變被動服務為主動服務，將滿足用戶的需求擺在首位。
篇5
關鍵詞：檔案管理電力系統(tǒng)對策
引言
電力檔案是電力工業(yè)發(fā)展歷史的真實記錄。隨著中國電力工業(yè)的飛速發(fā)展，電力檔案所包含的信息也越來越豐富，電力檔案的利用價值也越來越被社會所認識。如何有效地管理并利用這一寶貴的信息資源，使之更好地服務于電力工業(yè)的科學決策、生產經營和科學研究，成為電力檔案工作面臨的一項緊迫任務。我們應當借助檔案，了解過去，總結經驗，汲取教訓，揚長避短，從而改進和制定企業(yè)的管理模式，使企業(yè)充滿蓬勃生機和活力，在改革的大道上越走越寬，越走越遠。
一、電力企業(yè)檔案管理的重要性
電力企業(yè)檔案是電力企業(yè)生產經營活動的原始記錄，具體而言，電力企業(yè)檔案門類多、信息量大、涉及范圍廣，不僅承載著重要和廣泛的科技資源，而且還歸集了特有的知識信息，是電力企業(yè)不可或缺的寶貴財富。然而從目前來看，很多電力企業(yè)的檔案管理工作還存在一些急需解決的問題，這就需要不斷拓展企業(yè)檔案工作新領域，進一步加快檔案管理信息化建設，從而真正為促進電力企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮重要的作用。
二 檔案工作內容
a.文書材料的立卷:根據國家實行文書部門立卷的原則,為全面真實地反映一個企業(yè)的歷史面貌,及時地將企業(yè)在一定時期內所形成的文書材料組成相應的案卷。
b.檔案的收集及整理:為了最大限度地發(fā)揮檔案的作用,定期將分散在各部門的文書檔案集中到檔案室,對將要撤消部門或單位的文書檔案要及時收集,對所收集的檔案進行鑒定做到去粗取精,并按著一定的規(guī)律和原則加以科學地整理使其更加系統(tǒng)化。
c.檔案的檢索及保護:為了滿足大多數人對檔案的利用,編寫檔案目錄,對檔案進行科學分類和放置,做到門類清晰,井井有條安全可靠。由于自然環(huán)境和社會環(huán)境的因素,檔案始終處于漸變性的損壞過程中,為使其長久保存,采用科學方法對檔案加以有效的保護。
三、電力企業(yè)檔案管理中存在的問題
1檔案管理信息化建設滯后
一是少數電力企業(yè)領導對檔案信息化建設的認識不夠深刻，未把檔案信息化建設納入企業(yè)信息化整體規(guī)劃，對檔案信息化建設缺乏必要的資金投入。二是企業(yè)檔案信息化缺乏相應的制度和標準，在具體工作的開展過程中缺乏具體可行的依據。三是檔案信息資源的開發(fā)利用程度較低。有的企業(yè)盡管檔案數字化建設前期花了很多精力，但沒有對數字化資源進行持續(xù)開發(fā)和利用。還有的盡管實現(xiàn)了計算機檢索和利用，但僅限于檔案室內部使用，而沒有在整個企業(yè)內部實現(xiàn)信息資源的網絡共享。四是檔案部門缺乏高素質、復合型的檔案信息化建設和管理人才。
2檔案管理體系不健全
一方面，當前對各電力企業(yè)管理人員往往僅對工程進度、工程質量有較高的要求，比較重視，對檔案管理、檔案資料的收集卻很忽視。導致檔案管理的基礎性工作投入不夠，檔案管理人員的工作處于被動的局面，只能依靠手工操作和憑經驗進行管理，從而嚴重了檔案功能的發(fā)揮，與當前電力工程日益增多的工作需要極不適應。另一方面，多數檔案歸檔不及時，沒有從簽訂合同準備開工時就開始，而是等到工程接近完工時，才加班加點進行檔案歸檔，導致部分文件資料遺失，有的甚至依靠回憶補記等方法進行整理，從而使歸檔文件材料缺乏系統(tǒng)
性、完整性和規(guī)范性。讓一些應該歸檔的材料沒有歸檔，而不應該歸檔的材料卻歸檔了。
3檔案記錄不完善
一方面，當前很多電力企業(yè)檔案管理只注重整理收集技術數據資料，對生動、形象的聲像檔案卻完全忽視了，有的單位雖然有配置錄音、照相或者攝像等設備，但卻沒有發(fā)揮其應有的作用，有的即使進行了相關聲像資料的收集，卻沒有按檔案管理要求送檔案室歸檔保存，
造成了多數聲像資料的流失，影響了聲像檔案的長久保存和有效利用。另一方面，部分人員在檔案管理的細小方面也不規(guī)范，比如檔案記錄方法方面，同樣一個事，就有幾種不同的記錄方式，這些細節(jié)方面極大程度影響了計算機的檢索，降低了檢索效率。
4檔案管理中暗含安全隱患
概括而言，電力企業(yè)檔案管理工作中存在的安全隱患有以下幾種情形。其一，檔案庫房不符合安全防護的要求。有的企業(yè)檔案庫房選址不恰當，因濕度過大而導致庫房日久生霉。有的檔案庫房使用玻璃門、玻璃窗，只在門窗上貼一層擋光紙或者普通窗簾作為防護。其二，檔案庫房的使用不合理。有的企業(yè)檔案館在經歷多次搬遷之后，臨時找?guī)组g房作為檔案庫房，由于面積狹小，大量檔案只能雜亂無序地堆積在一起，并且由于窗外沒有專業(yè)化的防護設備，室內又沒有配備滅火設施，因此隱含了發(fā)生盜竊或火災的憂患。
5檔案管理的理論研究和業(yè)務指導滯后
電力企業(yè)檔案管理工作是新形勢下擺在電力企業(yè)管理部門面前的新課題，亟需加強這方面理論研究和政策指導，特別是關于電力企業(yè)檔案的產權特征和法律地位問題，電力企業(yè)檔案在檔案資源建設中的地位和作用問題，電力企業(yè)在產權變更后檔案的流向以及對國家、社會有保存價值的檔案鑒定問題，都需要檔案行政管理部門在實踐中探索和完善民營企業(yè)檔案管理模式，出臺相關的政策，指導民營企業(yè)檔案工作穩(wěn)步發(fā)展。
四 做好電力企業(yè)檔案工作的對策
電力企業(yè)出現(xiàn)上述問題是帶有普遍性的，對經常出現(xiàn)的這些問題如不及時解決，就談不上檔案的規(guī)范管理。檔案作為企業(yè)資源，其利用價值就會被浪費，影響企業(yè)的進一步發(fā)展。解決這些問題應采取如下措施：
1持續(xù)培訓提高檔案管理人員專業(yè)素質
加強檔案人員的業(yè)務培訓，重視檔案人才的教育和培養(yǎng)是電力企業(yè)檔案管理工作質量的關鍵。首先，可以采取多種有效的培訓方式，一方面可以從企業(yè)外部聘請檔案管理專家入場進行理論輔導，另一方面還可以采取現(xiàn)場培訓的方式，將培訓和實際操作相結合，使檔案管理人員能夠通過親身參與從而較快掌握檔案管理工作的基本要領和工作技巧。其次，要注重培訓的可持續(xù)性。既要對檔案管理人員（尤其是新進檔案人員）進行定期培訓，還要密切關注檔案管理理論和實踐的外部發(fā)展動態(tài)以及信息技術的發(fā)展狀況，根據實際需要，不定期地開展有針對性的培訓。
2 配備現(xiàn)代化檔案管理設施
實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，必須配備檔案管理技術設備，采用最新、最先進技術、提高檔案管理的科技含量。檔案辦公自動化所配置以電子計算機為核心，配有光盤刻錄機、復印機、掃描儀、數碼相機、數碼攝像等專用設備。采用高新技術手段將大量聲像、文字資料信息集中于檔案管理服務器上，其存儲載體主要以照片、唱片、影片、光盤等磁性材料的形式出現(xiàn)。聲像檔案有著文字記錄材料無法比擬的優(yōu)點,即信息傳遞準確逼真、信息記錄密度高、信息受眾覆蓋面廣。
3 規(guī)范檔案管理制度
由于電力建設項目的施工單位多，項目檔案管理工作面廣量大各施工單位歸檔工作的要求和做法不盡一致，而規(guī)范化是檔案管理的本質要求。要使檔案工作有序進行，必須從一開始就建立一整套科學、合理、適用和操作性強的項目檔案管理制度，從組織領導、管理體系、職責分工、獎勵處罰等方面做出明確規(guī)定，對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗收等提出具體要求。所以在工程建設開始，檔案室應向各施工單位發(fā)放本企業(yè)的建設項目檔案管理制度匯編，在收集和編制竣工資料時做到有章可循、標準一致、職責分明。用規(guī)范的檔案管理行為來推動各參建單位檔案規(guī)范化管理，從而有效地控制檔案的歸檔質量
4加強對電力聲像檔案的重視
首先，電力企業(yè)高層領導要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，全面加強對聲像檔案的歸檔、保護以及有效利用等工作環(huán)節(jié)的重視，在資金投入、人員配備等方面給予足夠的支持，并抓好制度建設工作，不斷強化檔案管理人員對聲像檔案的重視程度。其次，對于電力工程人員而言，要嚴格規(guī)范其在整個業(yè)務探討工程實施過程中對聲像資料的全程收集工作，并建立起嚴格的聲像檔案移交制度，從而避免聲像檔案在移交過程中的流失。再次，要開展有效的聲像檔案維護工作。具體而言，一是對聲像資料的保管、借用、開發(fā)等一系列環(huán)節(jié)都要制定出嚴格的規(guī)定；二是避免聲像資料受到光線、磁場等因素的影響；三是定期開展聲像資料的備份工作；四是定期倒帶檢查部分長期保存且不常用的聲像資料載體，并對其及時修復、復制，或者光盤刻錄延長其使用壽命。
5認真做好檔案安全防護工作
具體而言，電力企業(yè)要按照國家對檔案保管保護的相關規(guī)定，通過投入專項資金,配備防火、防盜、防潮、防有害生物侵蝕等必要設施，建立起符合檔案安全保管條件的專門庫房。要切實加強對知識產權和涉及商業(yè)秘密檔案的管理工作，尤其是對一些特殊載體的檔案，更要采取有效的安全防護措施進行重點保護。
6加強檔案的信息化建設
信息技術的迅速發(fā)展對電力檔案管理工作的影響不言而喻，這就需要電力企業(yè)結合自身條件，盡快把檔案的信息化建設納入企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃之中，并予以實施。對于經濟效益相對較好、現(xiàn)代化管理水平相對較高的電力企業(yè)，全面開展檔案信息化建設應包括如下內容，一是建立健全電子文件的管理制度：二是對電子文件和電子檔案進行全程管理；三是通過建立企業(yè)內部的網絡服務系統(tǒng)來實現(xiàn)資源共享；四是積極開展非電子檔案的數字化轉換工作。
五 總結
隨著科學技術的迅猛發(fā)展，電力企業(yè)檔案事業(yè)正面臨著信息時代的挑戰(zhàn)。電力企業(yè)的檔案管理工作是一個龐大的系統(tǒng)工程，會隨著企業(yè)內部對檔案管理力度的改變以及各種新技術的推陳出新而不斷發(fā)生變化。因此，這一問題的研究也將是一個動態(tài)和持續(xù)的過程，還需要更多的檔案管理業(yè)內人士在今后對這一問題進行更加深入和系統(tǒng)的研究。
參考文獻:
[1]陳琳,電力企業(yè)科技檔案管理與利用的探討[ J],研究探討,2008(09)
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關鍵詞：建設項目；檔案管理；管理模式；合同化
近年來，隨著建設領域的市場化和投資主體的多元化發(fā)展，項目管理變得急功近利，建設領域的“三重三輕”現(xiàn)象日益凸現(xiàn)，即重項目投資、進度和質量管理輕項目檔案管理；重檔案驗收前突擊整理輕項目建設中對檔案的過程管理；重項目檔案的齊全完整輕對項目檔案進行規(guī)范化整理。上述現(xiàn)象導致項目檔案管理中通常采取的“源頭控制”、“全過程管理”等措施因缺乏約束力而收效甚微。因此，亟須創(chuàng)新建設項目檔案管理模式，提升檔案部門“話語權”，加大對項目檔案管控力度，補上建設項目檔案管理的“短板”。筆者經過多年的建設項目檔案管理實踐和探索，認為建設項目檔案合同化管理模式有利于實現(xiàn)項目檔案的科學、有效管理，下面，從三個方面進行分析探討。
1 建設項目檔案合同化管理模式的可行性分析
建設項目檔案合同化管理模式即在合同條款中明確項目檔案的質量要求、管理職責、違約責任，通過履行合同條款實現(xiàn)項目檔案規(guī)范化管理的工作機制。筆者認為，合同化管理模式具有可行性和可操作性，原因如下：
1.1 從法定依據分析。《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）第4.2款明確規(guī)定“在簽訂項目設計、施工、監(jiān)理合同、協(xié)議時，應設立專門條款，明確有關方面提交相應項目文件以及所提交文件的整理、歸檔責任”。[1]另外，由于合同是聯(lián)系業(yè)主和參建單位的橋梁和紐帶，項目實施的過程也是合同履行的過程，項目檔案管理作為項目管理工作的重要組成部分，理應通過合同的訂立和履行來實現(xiàn)。因此，通過強化合同管理來實現(xiàn)項目檔案的規(guī)范化管理具有法定依據。[2]
1.2 從業(yè)務需求分析。項目檔案作為項目建設的歷史見證，業(yè)主和參建單位都期望進行規(guī)范化管理，便于日后查考利用。但由于一些參建人員的專業(yè)技能不能滿足項目檔案科學管理的需要，需要建設單位檔案部門的業(yè)務指導和培訓。而建設單位檔案部門由于工作千頭萬緒，不可能在項目檔案管理中事必躬親，需要參建單位擔負起項目檔案的收集、整理和歸檔責任，雙方互補性強，容易對合同中的檔案管理條款達成共識。
1.3 從預期效果分析。建設項目的合同涵蓋設計、施工、監(jiān)理、采購、環(huán)保、地質勘測等種類，涉及所有參建單位，覆蓋所有建設環(huán)節(jié)，項目建設過程中產生的每一份檔案資料均可以通過合同條款的履行實現(xiàn)無縫管理。不會導致無主檔案或責任缺失的情況發(fā)生，有利于項目檔案的齊全、完整和有效管理。同時，因合同具有法律約束力，可以有效規(guī)避傳統(tǒng)管理模式缺乏管控手段的弊端，預期效果明顯。
2 建設項目檔案合同化管理模式的基本框架
2.1 規(guī)范招標文件，為建設項目檔案合同化管理打好基礎。在傳統(tǒng)管理模式下，因多數招標文件很少涉及檔案管理的具體內容，導致在合同中增加檔案管理條款時，遭到合同乙方的抵制。為此，經與相關部門充分溝通和協(xié)調，在項目招標書中增加了檔案管理的具體要求，投標方需對檔案管理條款進行點對點應答，作為中標單位簽訂合同的依據，避免了在合同簽訂和履行中出現(xiàn)推諉“扯皮”現(xiàn)象，為項目檔案合同化管理提供了依據，奠定了基礎。
2.2 固化參建單位職責，為建設項目檔案合同化管理提供法律保障。合同作為固化簽約方權利義務關系的載體，合同約定的內容直接影響項目檔案管理的效果，因此，合同內容既要全面，又要突出重點，既要措施有力，又要具有可操作性，既要權責明晰，又要賞罰分明，大體包括以下三個方面：
2.2.1 質量要求。為確保項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，合同條款應對項目檔案的形成、積累、整理、驗收、歸檔工作提出具體的質量要求：①項目檔案載體及字跡材料要求；②項目檔案的歸檔范圍；③項目檔案的整理規(guī)范；④項目檔案的驗收內容及評分細則；⑤項目檔案的歸檔要求。
2.2.2 管理職責。合同條款在確定參建單位的管理職責時，應總分結合，職責明晰，形成橫向到底、縱向到邊的項目檔案管理網絡，便于參建單位各司其職，各負其責，共同做好項目檔案管理工作。由于監(jiān)理單位負責對項目進行投資、進度和質量控制，在監(jiān)理合同中明確并落實監(jiān)理單位在項目檔案工作中的監(jiān)管職責，是實現(xiàn)對文件材料實時監(jiān)控和全過程管理的關鍵所在。[3]具體來講，建設單位負責前期依據性文件及竣工驗收后形成的各類文件的收集和整理，勘察設計單位負責勘察設計文件的收集整理，施工單位負責竣工技術文件的收集和整理，供貨單位負責設備隨機資料、安裝調試、軟件研發(fā)、功能測試等文件的收集和整理，監(jiān)理單位除負責監(jiān)理文件的收集整理外，負責匯總各單位移交的歸檔文件，并編制移交清冊。
2.2.3 違約責任。為提高參建單位對項目檔案的重視程度，合同應設立檔案質量保證金條款。根據投資規(guī)模，保證金的比例一般占合同額的0.5%～3%，如果驗收時檔案綜合評定分數在90分以上（含90分），竣工驗收后一個月內全額退還檔案質保金；如果檔案評定分數在60分～90分之間（含60分），則扣除檔案質量保證金的30%并要求限期整改；若檔案評定分數在60分以下，則沒收全部檔案質保金，將其中一部分作為聘請專業(yè)檔案服務機構進行整理的經費。
2.3 強化項目法人管理義務，為建設項目檔案合同化管理提供組織保障。建設單位作為項目建設的法人代表，是項目檔案管理工作的組織核心，對整個項目檔案工作負有組織、協(xié)調和指導的總體責任。除做好本身的檔案收集、整理工作外，還要對勘察、設計、施工、監(jiān)理、環(huán)保、供貨等單位進行監(jiān)督、指導、培訓、檢查等，合同條款應明確項目法人的權利義務：
①審閱監(jiān)理周報，建設單位檔案部門應通過監(jiān)理周報對檔案管理工作進行動態(tài)監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。②編制項目檔案管理手冊，將有關項目檔案管理制度和業(yè)務規(guī)范編制成冊，通過多種形式對相關人員進行檔案業(yè)務培訓，提高項目專兼職檔案人員業(yè)務技能。③邀請行業(yè)主管機關檔案部門或檔案行政管理機關對項目檔案的管理情況進行檢查指導，加強過程管控，消除隱患，防患于未然。④組織項目檔案竣工驗收。根據合同條款中檔案驗收評分細則，對項目檔案的組織管理情況、齊全完整性、數據的準確性、編目整理情況、安全保管情況逐項打分，確定檔案驗收等級。
2.4 嚴格落實質量保證金支付會簽制度，為建設項目檔案合同化管理提供管控手段。為增強檔案質量保證金的管控效果，筆者所在單位采取了質保金支付會簽制度，即向參建單位支付檔案質量保證金，應履行項目主管部門、財務部門、檔案部門三方會簽制度，只有三方全部簽字同意，方可進行款項支付。[4]檔案質量保證金是項目檔案管理實踐中摸索的行之有效的方法，對提高參建單位對檔案工作的重視程度，提高參建人員的檔案意識，提升檔案部門在項目建設中的話語權，提升項目檔案管理水平具有重要意義。
3 項目檔案合同化管理應注意的幾個問題
為讓合同化管理模式切實取得成效，真正體現(xiàn)出傳統(tǒng)管理模式不具有的法律約束力、經濟管控力等優(yōu)勢，在實施過程中應處理好以下幾個問題：
3.1 加強溝通協(xié)調。建設項目檔案合同化管理模式的順利實施，需要同很多部門進行充分的溝通和協(xié)調，在取得理解和支持的基礎上，積極促進建設流程的再造，例如：在項目招標書的編制中增加檔案部門會審職責，在合同簽訂中增加檔案部門會簽環(huán)節(jié)，在竣工驗收中強化檔案部門的組織管理職責，在檔案質保金支付中賦予檔案部門“一票否決權”，提高檔案部門在項目管理中的話語權，以增強管控手段的有效性。
3.2 完善配套制度。單純采用合同控制建設工程檔案質量，容易產生抵觸情緒，必須建立和完善一系列檔案管理制度、項目檔案業(yè)務規(guī)范，[5]在項目檔案的形成、收集、積累、整理、驗收、移交歸檔等工作中做到有據可依，減少管理的隨意性，增加管理的合法性，做到規(guī)范、有序，為合同化管理順利實施保駕護航。
3.3 量化考核指標。在項目檔案合同化管理中應改變“做多做少一個樣，做好做壞一個樣”的“大鍋飯”考評機制，完善正向激勵措施，量化考核指標。例如：將項目檔案驗收結果作為建設單位檔案部門年度績效考核的加（減）分項目，90分以上增加1分，60分以下扣除1分，有利于相關人員盡職盡責做好項目檔案管理工作。
3.4 推行項目檔案管理后評價。建設單位檔案部門應積極推行項目檔案管理后評價制度，在竣工驗收后審視各個工作環(huán)節(jié)和做法的利弊得失，汲取經驗教訓，進一步改進工作方法，優(yōu)化工作流程，完善作業(yè)模式，確保建設項目檔案管理機制的運行活力。同時，將項目檔案管理后評價同合同爭議解決結合起來，在實踐中摸索管控分歧和解決爭議的有效途徑和方法，并逐步優(yōu)化、完善合同條款，促使項目檔案合同化管理模式日臻完善。
結論：實踐證明，建設項目檔案合同化管理模式有利于提升檔案部門在項目檔案管理中的話語權，通過合同管理強化項目檔案管理，目標明確、措施具體、管控有力，為項目檔案的科學、有效管理提供一種新的思路和模式。
參考文獻：
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關鍵詞：高等合并院校 檔案管理 和諧統(tǒng)一
隨著知識經濟時代的到來，我國在科教興國戰(zhàn)略的實踐中將部分高等院校按照優(yōu)勢互補、強強合作的辦學思路進行了合并。根據《普通高等學校檔案管理辦法》，關于“對因學校分立或合并，其分設或合并前的檔案，應本著集中保管、方便利用的原則，經協(xié)議由一?；蚝喜⒑蟮膶W校檔案部門統(tǒng)一保存”的規(guī)定精神，如何加強與高校辦學改革、發(fā)展息息相關的檔案信息資源的收集、管理、利用等工作的協(xié)調統(tǒng)一，是當前高校檔案工作者值得深入研究的一個重要課題。
1. 高等合并院校檔案管理存在的問題
高等合并院校程度不同地存在著名義上的合并，在檔案管理體制上沒有完全理順關系，在運行機制上各自為政、自成體系，沒有實現(xiàn)集中統(tǒng)一，導致合并院校檔案管理存在一些問題。
1.1 檔案管理意識淡薄缺失
合并高校在并校期間牽涉各部門尚未立卷歸檔的文書，由于合校前夕人心思動，工作狀態(tài)不穩(wěn)定，一些正常的工作不能按常規(guī)辦理，自然給檔案資料的收集工作增加了難度。如果是責任心強的部門檔案管理人員會把沒有立卷的文件材料收集整理、編擬目錄、安全存放；而責任心不強的檔案管理人員則不予聞問；更有甚者，在部門調整、辦公室搬遷過程中，將大量的檔案材料隨無用材料一并處理，致使一些珍貴的檔案資料該移交的未移交或丟失，無處尋找，嚴重影響了檔案的完整性。
1.2 檔案管理難以集中
高等合并院校的原組成院校大都處在不同的位置；合并后面臨著教學硬件配備、科研資金扶持、學生食宿保障等一系列棘手的問題；檔案工作因其效益滯后等特點此時不易擺上領導案頭；并校前原各校檔案管理層次水平不同，人員素質不一等原因， 檔案管理難以集中。
1.3 檔案管理技術方法落后
部分高等合并院校的檔案管理工作仍處于傳統(tǒng)的手工操作模式，檔案的整理、立卷、歸檔基本上都是通過手工操作來完成；有的高校檔案的收集整理玉石不分魚龍混雜，一些重要的檔案殘缺不全，查、借、閱極不便利；同一類型的檔案有時會因立卷人素質、觀念的差異而形成不同的歸檔形式，即使是同一人整理的檔案，也時常會出現(xiàn)細節(jié)上的偏差和組卷方式的異樣，導致檔案利用率低，檔案價值大打折扣；有的高校檔案管理依舊采用的是原分庫存放的辦法。
1.4 檔案人員素質亟待提高
高等合并院校的不少檔案工作者多為非專業(yè)人員，他們在檔案管理工作中思想認識不到位、業(yè)務不熟悉，接受新知識、掌握新技術困難，很多兼職檔案管理人員工作長期停留于整理歸檔的一般水平，很難談得上與用戶進行溝通和從事檔案信息重組等創(chuàng)新性的工作。
1.5 檔案管理信息共享不夠
合并高校大多由兩個或兩個以上規(guī)模相當、類別相近的院校并建而成。由于原各校建立的時間或早或晚，隸屬關系不一，各自的辦學宗旨及基本職能有所差異，合并后檔案全宗由原各校的一個全宗成為并校后若干全宗，而各校的檔案類目設置、類目排列及檔號的編制不盡相同，另外，合并高校檔案管理存在著原各校檔案管理體制不統(tǒng)一及檔案管理手段參差不齊等問題，如有的合并高校，原各校區(qū)檔案或實行集中管理，或人事檔案歸人事處管理，科研檔案歸科研處管理，聲像檔案歸電教中心管理等；有的合并高校，原各校區(qū)或已配備計算機，實行檔案機檢，有的檔案則分散于各職能部門，由兼職檔案員管理，檔案管理處于原始的手工檢索階段等；這些問題嚴重制約著高等合并院校檔案的開發(fā)利用與信息化，難以實現(xiàn)信息共享。
2. 高等合并院校檔案管理不和諧統(tǒng)一的原因
2.1 學校合并總體格局的影響
學校的檔案管理部門是學校管理機構的一個組成部分，學校合并的深度決定了學校檔案管理的合并深度。在合校初期，校區(qū)意識的慣性、校區(qū)職工的利益格局、校區(qū)干部的任職安排等等方面，時常與合校的總體要求發(fā)生碰撞；經過一個階段的磨合之后，實質性融合的程度由淺入深，有一個發(fā)展過程，合并院校的檔案管理同樣如此。
2.2 館舍條件的限制
多校匯集于某一校區(qū)集中辦公，檔案館、室的館舍適應不了合并院校檔案管理的需要，容納不下多校區(qū)的檔案實體，滿足不了檔案管理人員集中辦公。
2.3 校區(qū)距離的制約
合并院校中，有的是鄰近數校的合并，有的是遠距離數校合并，有的是遠、近距離皆有的數校合并。
3. 加強高等合并院校檔案管理和諧統(tǒng)一的對策
通過對高等合并院校檔案管理存在的問題和原因分析，筆者主要從以下方面提出建設性意見來確實加強高等合并院校檔案管理的和諧統(tǒng)一。
3.1 重視檔案工作，增強檔案意識
同志指出：“檔案工作是一項基礎工作，有很多問題沒有檔案說不清楚，要狠抓這項工作。如果現(xiàn)在不重視這個問題，將來我們要負歷史責任?！币虼藢W校要重視檔案工作，建立健全檔案管理工作制度，有計劃地開展檔案宣傳工作，促使大家自覺地積累、利用、移交檔案。領導要重視檔案管理工作并納入到學校的議事日程，按照《普通高等學校檔案管理辦法》的規(guī)定逐步做到“三納入”、“四參加”和“四同步”，同時要加強對檔案工作的布置、檢查、總結和驗收，在人員、經費、庫房、設備等方面滿足檔案工作的需要，保證檔案工作的正常進行。
3.2 加強檔案隊伍建設、提高人員素質
建設一支忠誠事業(yè)、業(yè)務精良、結構合理的檔案工作隊伍，是檔案工作擺脫困境的重要保障。第一檔案工作隊伍在年齡結構、專業(yè)結構、業(yè)務水平等方面比較合理，便于發(fā)揮整體效應；第二發(fā)揮各部門兼職檔案領導和兼職檔案員的作用，提高對檔案工作的認識，熱愛檔案工作，自覺學習和掌握檔案管理專業(yè)知識和技能，嚴把質量關，確保檔案的真實性、完整性和實用性。
3.3 規(guī)范檔案管理，確定檔案工作目標
合校后采用任何一個校區(qū)的檔案管理辦法都不妥當，這就要出臺新的統(tǒng)一的檔案管理辦法和規(guī)范：第一，依法治檔，統(tǒng)一規(guī)章制度。例如《普通高等學校檔案管理辦法》、學校有效的管理辦法、規(guī)章制度。以合并院校名義印制出臺適合本校的檔案管理規(guī)章制度和辦法。第二，起點要高，統(tǒng)一管理規(guī)范。例如《高等學校檔案工作規(guī)范》、國家檔案局一系列檔案管理工作標準、學?，F(xiàn)行檔案管理規(guī)范的合理因素。由于合并高校層次較前相對提高，并校后應根據變化了的新形勢，制定新的工作目標和發(fā)展戰(zhàn)略，使檔案工作圍繞新目標有的放矢地開展：第一可以根據總目標，不斷消除偏離目標的因素，又可以通過局部優(yōu)化，使日常具體工作的開展有利于促進總目標的實現(xiàn)；第二便于加強日常管理，有利于調動檔案工作人員的主動性，增強競爭性。
3.4 改善檔案管理設施，實現(xiàn)資源共享
改善檔案管理設施，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序有效的開發(fā)并進而實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。高校檔案工作必須早日實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，供學校領導及有關職能部門、教師查詢使用，充分發(fā)揮高校檔案信息的獨特優(yōu)勢，為新時期高校教育事業(yè)的發(fā)展服務。
參考文獻：
［1］吳建華.關于檔案高等教育改革與發(fā)展的幾點設想［J］.高校檔案信息，1999，(1).
篇8
關鍵詞：檔案管理 數據挖掘技術 復合模式 互補共存
隨著信息時代的到來，許多人都認為數字化檔案管理會在在很短時間內取代傳統(tǒng)檔案管理模式，這種想法導致許多的檔案機構在沒有足夠的技術支持和基礎條件下盲目地追求數字化檔案管理，結果不但沒有取得最初實現(xiàn)檔案更合理的利用的初衷，還導致許多的檔案出現(xiàn)模糊化、與事實不符的情況。為此筆者從醫(yī)院的檔案管理為線索，探討數字化與傳統(tǒng)檔案管理復合模式在檔案的利用以及保存方面起到的重要作用。
1.數字化檔案管理發(fā)展的不足
數字化檔案管理是隨著計算機技術的發(fā)展逐漸興起的，具有海量的信息量，快速的檢索、高度的信息共享性。這些優(yōu)勢是傳統(tǒng)的檔案管理不具備的，但同時傳統(tǒng)檔案管理的有目的性整理、真實性等特點也是數字化檔案管理不可比擬的。
1.1技術的不夠完善，相關管理制度不健全
21世紀是信息的時代，是計算機的時代，建設數字化的檔案管理是必然的趨勢，但許多的單位的計算機基礎設施、應用軟件和相關技術人員發(fā)展的步伐與數字化檔案管理所需要的基礎條件不能同步。如此導致的結果是數字化檔案管理人人認可，一哄而上，造成所形成的檔案質量不高。正如我們所知道的，醫(yī)院的檔案管理是需要用文字、圖表、數據、照片和其他的反應病情的資料，沒有專業(yè)的熟悉計算的操作，掌握檔案管理的各個重點，勢必導致所記錄的檔案失去其重要的價值和真實性。此外，由于現(xiàn)階段國家的法律以及人們的普遍觀念，電子化的檔案是容易被篡改的，如果承認它的法律憑證效力，那么極有可能會被一些人利用，這樣傳統(tǒng)檔案的真實性以及完善性就顯得非常重要了。
1.2數字化檔案管理與保護研究成果保護的矛盾
現(xiàn)階段在醫(yī)院，大部分的醫(yī)學研究成果都是通過論文的方式發(fā)表的，并不能申請專利，這樣勢必導致各個不同的醫(yī)院對各自研究成果和取得的重大突破諱莫如深。數字化檔案管理需要高度的信息傳輸的能力，需要各個相關機構信息的共享。而傳統(tǒng)的觀點是先進的、成果較多的、有著完善科研技術的醫(yī)院不愿意與其他條件較差、科研水平較低的醫(yī)院共享重要的資源。沒有豐富的資源，數字化的檔案管理制度也就無法拓展傳統(tǒng)檔案管理的局限性，不能為科研和新技術的開發(fā)起到重大的作用。
1.3數字化檔案不具有原件，可能會出現(xiàn)信息缺失的情況
由于現(xiàn)階段的數字化檔案的記錄方式是在事件發(fā)生時就開始，記錄著整個事件的發(fā)展過程。這樣的記錄方式使得數字檔案是以檔案管理系統(tǒng)所捕獲的元數據來代表真實的數據，不具有原件，此外在記錄過程中有可能會發(fā)生的意外，例如：在醫(yī)院中，病人病情惡化，因此需要轉院治療，如果醫(yī)院不注重信息的收集的話，這樣就會導致數字化檔案的不完備。
2.數字化與傳統(tǒng)檔案管理的復合模式探討
由于數字化檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理在優(yōu)缺點上正好可以互補。數字化檔案不具備真實性，傳統(tǒng)檔案具有真實性；傳統(tǒng)檔案檢索繁瑣、容易在轉移過程中出現(xiàn)破損，數字化檔案檢索方便、快捷。因此利用這種互補的優(yōu)勢，讓數字化檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理著兩種方式共存，對于科研以及及時的解決病人的痛苦有著重大的作用。一下就是對這種互補模式的幾點探討。
2.1利用電子化的檔案管理構建數據倉庫
傳統(tǒng)的檔案管理都是經過長期有意識、有目的的積累形成的，因此具有完備的系統(tǒng)性和價值。將傳統(tǒng)檔案中的各個信息利用計算機技術、條形碼技術、光盤技術等現(xiàn)代技術數字化，構成一個數據倉庫，容納各個醫(yī)院或者部門的研究成果和典型案例。當然在數字化檔案傳遞的過程中必定會出現(xiàn)信息會有模糊的可能，這樣就需要傳統(tǒng)的檔案作為原件，為數據倉庫的準確、可靠提供基礎。當然在發(fā)展電子化檔案數據倉庫的同時也要改變各個檔案管理機構各自為政、個立門戶的想法，盡量說服他們?yōu)榭茖W研究貢獻自己機構檔案的力量。
2.2利用數據挖掘技術進行疾病的研究
數據挖掘技術是指通過每一個數據，從大量的數據中需找其規(guī)律的技術，主要有數據準備、規(guī)律需找和規(guī)律表示三個階段。在醫(yī)學上，許多的疾病是由于人們的不良習慣造成的，因此利用數字化的檔案管理快速的檢索的特點，可以在短時間內找到大量病情的案例，經過比較分析，得到疾病發(fā)生的基本條件以及可以導致疾病產生的不良習慣。例如：癌癥與心血管疾病都是人類的兩大殺手，但通過對已有的數據和案例進行分析，可以發(fā)現(xiàn)患癌癥的人都沒有換上心血管疾病，這種情況是否是巧合，還是有什么機理在其中，會不會通過此種研究發(fā)現(xiàn)治療兩種疾病的方法，這些都可以通過簡單的檢索，然后分析現(xiàn)象，大膽提出設想得到。如果利用傳統(tǒng)檔案進行這種索引必定會花費很多的時間和經歷在現(xiàn)象的發(fā)現(xiàn)上。然而當有了足夠的成果后，實踐是檢驗真理的唯一標準，為了證明這些研究成果就需要充分的證據和事實，而傳統(tǒng)的檔案便有法律憑證的效力可以作為資料來證明成果，這也是現(xiàn)階段中國與電子化檔案相比，傳統(tǒng)檔案無法比擬的優(yōu)點。
2.3復合檔案管理需要提高檔案管理人員的綜合素質
21世紀是計算機的時代、是信息的時代，是知識經濟的時代。如果沒有相關檔案管理的技術人員對檔案進行有序、高效的管理，是無法滿足檔案合理數字化的需求，對于構建數據倉庫等檔案管理活動也有許多不利影響。因此為了復合檔案管理模式的合理開展，需要對傳統(tǒng)的檔案管理人才進行培訓，讓其在計算機技術以及信息技術方面提升，這樣才能滿足復合檔案管理模式的需求，成功的實現(xiàn)復合檔案管理模式。
3.小 結
信息時代的到來為許多的科學帶來了變革，在檔案管理上也是如此。數字化的檔案管理是勢不可擋，但在現(xiàn)階段，數字化的檔案管理還存在許多的不完善之處。與歷史長期有意識積累下來的傳統(tǒng)檔案相比，數字化的檔案管理模式還是有諸多弊端的，因此復合模式的檔案管理模式對于更好的利用檔案的信息，為科研的發(fā)展提供事實依據，為疾病的預防提供案例等方面都有重要的作用。
參考文獻：
篇9
【關鍵詞】辦公系統(tǒng)；智能檔案管理；資源整合
隨著事業(yè)單位辦公自動化的形成，工作人員能夠利用信息技術和互聯(lián)網技術實現(xiàn)信息的共享和工作的協(xié)同。高效的信息采集與處理、便捷的操作與管理、形象直觀的數據分析等改變了事業(yè)單位過去手工辦公程序多、工作量大、效率低、錯誤率高的現(xiàn)象，提升了事業(yè)單位辦公的效率，實現(xiàn)了資源的高效利用。檔案管理工作也隨著事業(yè)單位信息技術的普及而得到優(yōu)化，在數字檔案管理的基礎上提升了檔案管理系統(tǒng)，加大了檔案管理平臺建設，實現(xiàn)了檔案管理的智能化。雖然事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與檔案管理的信息建設都取得了進步，然而二者之間并沒有實現(xiàn)真正的信息整合，造成了工作的重復和資源的浪費，增加了工作量，降低了工作效率。因此，事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的整合既有實施的可行性，也有應用的必要性。
一、事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的整合概述
事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理工作的整合是基于大數據環(huán)境下，事業(yè)單位內部成熟的信息管理系統(tǒng)，提供建立信息的共享平臺和信息的交流通道，將檔案信息與辦公系統(tǒng)實現(xiàn)無縫化聯(lián)接，既保證了智能檔案管理在資源收集、歸類與整理中的優(yōu)勢，也實現(xiàn)了商業(yè)單位內部的資源優(yōu)化組合，強化了事業(yè)單位資源的配置優(yōu)化和增值。
事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理整合的內容不僅包括信息資源的整合，更包括了對技術標準的整合、系統(tǒng)運用的整合、實體的整合和人才配置的整合。其中信息資源的整合是在檔案管理保密工作的基礎上，針對檔案管理的保密分級有選擇地進行檔案信息的共享和分配；技術標準的整合是對智能檔案管理系統(tǒng)中信息的計算方法、數據結構、數據庫類型和文檔格式；系統(tǒng)的整合是針對辦公系統(tǒng)和智能檔案管理系統(tǒng)之間的兼容問題；實體整合是指在信息整合的背景下，實體檔案的存放位置、存放狀態(tài)和排列情況的整合。人才配置整合是指既要保證工作人員擁有相應的信息技術知識，又要保證其擁有檔案管理知識。
事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理整合的目標是在保證“統(tǒng)一領導”和“分級管理”的形式下，優(yōu)化單位內部的資源結構，完善辦公系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的功能，保證人才的供應，實現(xiàn)資源的充分利用。由于目前事業(yè)單位多數檔案管理信息與辦公系統(tǒng)沒有實現(xiàn)融合，從整體上來看其條塊的分割過于明顯，資源配置較為分散，形成了信息閉塞的現(xiàn)象。在互聯(lián)網時代下，信息的閉塞難以保證效率，也難以滿足時展的要求，增強事業(yè)單位信息的交流，消除辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的隔閡是提升事業(yè)單位工作效率，使其更好地為人民服務的基礎。
二、事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理整合的原則
（一）規(guī)范性原則。事業(yè)單位OA辦公系統(tǒng)的信息儲存格式、數據結構類型、信息加工算法、數據庫等與智能檔案管理系統(tǒng)有個別差異。不同的文本格式、算法阻礙了信息的轉換和交流。因此事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的整合必須以規(guī)范化為前提，二者只有實行統(tǒng)一的格式標準，實行統(tǒng)一的數據算法，配置統(tǒng)一的數據庫，在格式、操作和程序方面實行統(tǒng)一的規(guī)范，不同的部門之間采取的操作規(guī)范相同，才能實現(xiàn)信息的交流。
（二）信息安全性原則。無論是辦公系統(tǒng)還是智能檔案管理系統(tǒng)，其信息的搜集、整理、分析、分類工作是共享的前提。尤其是事業(yè)單位的智能檔案管理工作，信息共享和交流的前提是對檔案信息進行正確的整理與歸類，區(qū)別其保密分級。只能在保密級別范圍內實現(xiàn)信息的流轉，嚴格遵照信息公開條例和保密條例，在信息交流中做到信息的條理化。
（三）操作簡便性原則。事業(yè)單位工作涉及面廣，工作量大，辦公自動化系統(tǒng)已經應用成熟，工作人員操作OA非常熟練。事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的整合是為了實現(xiàn)資源的共享，以達到增強事業(yè)單位工作效率，提升工作水平的目的。因此，二者整合必須符合操作的便捷化原則。在應用程序上與之前的系統(tǒng)一致或者區(qū)別不大，操作流暢簡單明了、易于掌握，才能充分發(fā)揮整合的作用。
三、事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的整合所需要解決的問題
（一）標準化建設問題。事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理系統(tǒng)的整合需要有共同的標準前提。雖然我國出臺了《中國檔案機讀目錄格式》《電子文件名詞術語》等相關標準為事業(yè)單位信息交流提供了依據，然而其中的相關標準多為推薦標準，事業(yè)單位不同的部門之間可根據自身的情況對其采用也可進行修改，也有許多人員對標準并不知情，其標準的約束力較弱。因此，事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的整合需要解決的第一個問題就是標準化建設問題。
（二）安全保障問題。沒有安全就沒有發(fā)展，對于檔案管理工作來說，信息的安全極其重要。檔案管理中不僅紙質檔案有保密級別之分，電子檔案也有保密規(guī)定。尤其是電子檔案的安全保障工作是近年來關注的重點。電子檔案的安全問題不僅需要設置系統(tǒng)的訪問攔截和管理制度的約束，還需要面對系統(tǒng)病毒、黑客、人為破壞與自然破壞等情況。因此，事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的整合中，信息的安全是其面臨的重要問題。
四、事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的整合實施
（一）基礎設施的整合。事業(yè)單位中辦公自動化系統(tǒng)已經普及，智能檔案管理系統(tǒng)的建設實現(xiàn)了基礎設施的升級。在兩者的整合中，服務器、計算機設備、掃描設備等屬于管理的基礎設施，基礎設施的整合是二者整合的前提。二者在基礎設施方面的差異通過技術升級、設備升級的方式進行統(tǒng)一。提供基礎設施的升級、更新，為信息交流平臺的建設提供了基礎，也為信息安全加大了保障。
（二）人才的整合。事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的整合必須依靠人才的力量來完成，無論是檔案管理還是辦公操作都需要一定的技術性要求。在互聯(lián)網發(fā)展的背景下，只有擁有計算機技術、辦公知識和檔案管理專業(yè)知識和法律知識，才能勝任事業(yè)單位的辦公工作。因此，事業(yè)單位必須加強對工作人員的培訓力度，通過外出學習、同業(yè)交流和參加培訓班等形式，不斷提升自我的素質能力，不斷提升工作效率。只有工作人員素質提升，信息之間的溝通才能實現(xiàn)無誤、高效，才能從人員的角度解決安全威脅，保障信息正常交流。
（三）系統(tǒng)的整合。事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理系統(tǒng)的整合必須要建立溝通橋梁和溝通平臺。因此，事業(yè)單位應積極與專業(yè)的軟件開發(fā)公司聯(lián)合研制符合自身需求的整合系統(tǒng)，通過技術升級、技術補充等形式實現(xiàn)資源的有序整合。
（四）制度的整合。事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的整合是將二種不同類型的資源信息進行整合。通常情況下事業(yè)單位辦公系統(tǒng)的資源多為公開，而檔案管理卻有保密限制。所以在整合工作開展之前，需要根據事業(yè)單位內部的具體情況，制定出完善的整合管理制度，包括整合的規(guī)范、標準、操作流程和監(jiān)督工作，充分保障檔案信息的安全。
【參考文獻】
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篇10
關鍵詞：科研項目檔案；管理；競爭；環(huán)境；制度
科研項目檔案使企業(yè)在進行項目的實施中對初期申請、研發(fā)、實踐等過程的信息保存，是企業(yè)檔案的核心組成部分之一。鑒于科研項目檔案管理與企業(yè)競爭能力日趨密切的現(xiàn)狀，有必要通過對檔案深化管理，實現(xiàn)企業(yè)綜合競爭及可持續(xù)發(fā)展能力的提升。
1 建立牢固的企業(yè)檔案工作基礎，打造一流的項目檔案工作可持續(xù)發(fā)展環(huán)境
1、完善領導與規(guī)劃，優(yōu)化宏觀檔案工作環(huán)境及土壤
企業(yè)在進行項目檔案的管理中，不僅應完善業(yè)務與技術水平，還應該做好企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃的政策調整。在進行檔案的管理中要進行檔案的分管，設立專門的領導進行管理；然后積極制定企業(yè)檔案總體發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，確保資金、人才、資金能夠滿足相關工作的開展，從而為企業(yè)科研項目檔案管理工作的開展優(yōu)化環(huán)境及土壤。
2、完善企業(yè)軟硬件建設，優(yōu)化項目檔案圍觀發(fā)展環(huán)境
企業(yè)在進行科研項目檔案的管理中應該完善庫房、辦公室場所等硬件設施的建設工作，并對各個工作場所進行合理的物理隔離，保證檔案庫房等場地能夠適應企業(yè)科研生產的發(fā)展要求。另一方面，要積極的在企業(yè)科研項目檔案管理工作中開展信息化建設，提高企業(yè)檔案管理的信息化水平。通過將檔案信息化與企業(yè)整體信息化進行整合、優(yōu)化的方式，打造科研檔案信息文件交流樞紐，從而滿足企業(yè)對答案信息內部交流、使用、管理、控制的目的。
3、加大人才引進及培訓力度，改善企業(yè)檔案工作人文環(huán)境
第一，企業(yè)檔案管理工作者要熱衷于這份工作，樹立科研項目檔案管理為科研人員服務的工作理念，本著“用戶第一，服務至上”的工作態(tài)度，改進服務方式，拓寬服務領域，優(yōu)化服務流程。針對科研項目檔案專業(yè)性強、內容復雜、載體類型多樣等特點，加強學習，了解多學科的知識，全面掌握并學會運用檔案的現(xiàn)代業(yè)務操作技能與管理方式，確保科研項目檔案管理工作負荷企業(yè)與社會發(fā)展的需求，在進行檔案工作的開展中要經常的思考、分析、總結、歸納，通過分析企業(yè)及項目的特點發(fā)掘規(guī)律與心得管理方式，正確的理解檔案使用者的使用意圖，從而實現(xiàn)企業(yè)檔案管理能力、效果等的提升，提高企業(yè)的綜合競爭實力。第二，企業(yè)要改善當前的檔案工作人文環(huán)境，并積極的向其中注入文化與感情要素，上級領導要充分理解、尊重檔案員工，堅持以人為本。在日常工作中還要為員工提供進修、學習、培訓的機會，從而優(yōu)化檔案管理工作者的綜合能力，提高其綜合素質，從而完成改善企業(yè)檔案工作人文環(huán)境的目的，實現(xiàn)企業(yè)的科研項目檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。
4、通過科學的管控實現(xiàn)檔案工作的正常運轉
企業(yè)在進行科研項目檔案的管理中，要完善運轉系統(tǒng)的優(yōu)化工作，堅持推進“職業(yè)化、專業(yè)化”的發(fā)展方針，強化對文件資料與信息傳遞過程的管理控制，并積極的優(yōu)化自身的管理運轉系統(tǒng)及結構，從而讓檔案信息資源滿足企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需求。
2 通過對企業(yè)檔案工作流程的規(guī)范，實現(xiàn)項目檔案管理水平的提升
1、建立健全現(xiàn)有管理制度
建立健全管理制度，有助于管理工作的順利開展。因此企業(yè)檔案部門要基于企業(yè)實際發(fā)展情況及檔案管理狀況有針對性的建立健全科研項目檔案管理制度體系。在進行制度建設中要將管理辦法、賞罰制度、操作流程等詳細的進行設計，確保其符合檔案工作的所有步驟。另外，要提高各項制度要求之間的關聯(lián)性與互補性，從而保證他們能夠有效的解決在科研項目檔案管理中發(fā)生的問題。
2、做好流程規(guī)范
首先要建立歸檔范圍表與簽署規(guī)定。企業(yè)項目在立項前期，主管部門及負責人應基于項目研發(fā)領域及要求制定項目歸檔范圍與簽署規(guī)定，并對其中設計的研制形式、過程、要求進行詳細闡述。簽署規(guī)定一般由擬制、校對、審核等步驟組成，該項目的主要負責人要基于程序要求確定簽署角色與職責范圍。確保簽署流程符合簽署規(guī)定，保證簽署文件的法律效力。其次要先做好檔案歸檔后在進行使用。企業(yè)科研項目檔案歸檔的第一種形式是由科研部門組建專門機構，進行項目檔案的采集、歸納、整理、制作，帶項目完工后，整卷交付檔案管理部門歸檔處理。第二種形式就是聘請專業(yè)檔案員，由他們進行項目檔案的收集、歸檔等工作，科研部門則負責實時跟蹤、歸檔。若相關檔案沒有在檔案部門歸檔、備案，則沒有任何效力。通常第二中方法存在三項優(yōu)點：①有效地維護了企業(yè)的知識產權，避免科研成果被私自存留；②有效地確保該項目檔案歸檔的及時性、完整性，從資料審查的角度，為項目順利通過驗收和結題打下了良好的基礎；③檔案員通過全程實時跟蹤項目進度的方式，更加了解研究的效果，有助于為項目部提供有價值、實效性高的信息。
3、提高監(jiān)督效果
受到先進管理理念的影響，企業(yè)檔案管理工作已經由被動服務方式轉向主動服務方式、由后端保管方式轉向全程管控。因此，檔案工作應與企業(yè)運營的各個環(huán)節(jié)相融合，要積極的主動的介入到文件生產源頭、流轉過程、歸檔管理的工作中，通過全程實時跟蹤監(jiān)控的方式，在源頭上對檔案質量進行管控，從而保證歸檔信息的真實性、有效性與可靠性。
3 通過對企業(yè)科研項目檔案潛在價值的發(fā)掘，幫助企業(yè)提高綜合競爭能力
1、基于信息化手段，使檔案工作科研保障職能得以發(fā)揮
通過完善檔案信息化建設工作，提高企業(yè)科研項目檔案的管理能力。企業(yè)要根據“檔案數據庫建設”、“檔案信息資源開發(fā)”等政府提出的檔案信息化要求進行建設。要基于企業(yè)宏觀發(fā)展狀況，切實的結合科研生產工作情況，制定有助于企業(yè)檔案工作可持續(xù)開展的政策，在保證信息安全的前提下，為科研項目檔案管理工作提供科學、可靠、實效性高的信息服務，從而使檔案工作的科研保障職能得以發(fā)揮。
2、建設知識資源，提高企業(yè)競爭實力
知識資源是企業(yè)之間競爭的核心元素之一。檔案信息資源是企業(yè)知識資源的重要組成部分。特別是以科研為主的企業(yè)，科研項目檔案更是企業(yè)的智力資本。這些智力資本，作為信息流的主體，同企業(yè)的資金流、物流一起，構成企業(yè)競爭和發(fā)展的三大推動力。企業(yè)檔案信息資源是企業(yè)資產的組成部門，對企業(yè)的發(fā)展具有積極的影響作用。因此企業(yè)要深度發(fā)掘檔案信息資源，做好資源的管理、利用，實現(xiàn)科研項目投入的節(jié)約、加快研發(fā)速度、強化企業(yè)競爭實力。
3、通過完善企業(yè)文化建設為企業(yè)發(fā)展引擎提供動力
企業(yè)文化是企業(yè)發(fā)展的核心，而檔案管理與檔案信息化建設則是企業(yè)文化不可分割的以部門，它屬于管理和服務并重，歷史和科技共同存在的多元企業(yè)文化。而企業(yè)科研項目檔案恰巧反應了企業(yè)科技。文化、管理思路的發(fā)展、變革的歷史。通過對科研項目檔案的深化管理，將正確的對歷史經驗進行總結，從而增加企業(yè)文化資源儲量，提高企業(yè)的科技研發(fā)能力與員工對企業(yè)發(fā)展的認同感、文化的歸屬感、責任的使命感。因此，企業(yè)要基于歷史、技術、管理層面出發(fā)，完善企業(yè)科研項目檔案的深化管理工作，積極推進企業(yè)文化改革發(fā)展，增強企業(yè)的向心力與凝聚力，從而為企業(yè)發(fā)展的引擎提供強勁動力。
4 結束語
綜上所述，基于企業(yè)自身現(xiàn)狀及項目要求完善科研項目檔案管理工作，將有助于企業(yè)綜合競爭能力的提升。因此，在未來發(fā)展中要積極的完善檔案管理制度、流程規(guī)范等，從而完善科研項目檔案的深化管理工作，促M企業(yè)健康發(fā)展。
參考文獻
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