導(dǎo)語：如何才能寫好一篇財(cái)務(wù)檔案管理總結(jié)，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

1 食堂財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的必要性

隨著財(cái)務(wù)工作內(nèi)容的擴(kuò)大以及管理水平的提高，要制定切實(shí)可行的方法來完善財(cái)務(wù)管理體系。相關(guān)人員要建設(shè)電子財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，這樣可以實(shí)現(xiàn)用網(wǎng)絡(luò)化管理的手段來管理財(cái)務(wù)，是符合現(xiàn)代化發(fā)展的要求，也對(duì)財(cái)務(wù)檔案的整體效率有所提高。

1.1 信息化財(cái)務(wù)管理具有很多優(yōu)勢(shì)，比如：信息存儲(chǔ)數(shù)量多

符合當(dāng)今查閱頻繁的發(fā)展形勢(shì)，對(duì)財(cái)務(wù)管理的實(shí)施提出了較多的要求。隨著我國財(cái)政工作的飛速發(fā)展，財(cái)務(wù)制度變化很大，甚至一年中會(huì)出現(xiàn)多次調(diào)整的情況，不同指標(biāo)規(guī)定每年都在改變；每年的會(huì)計(jì)賬簿報(bào)表都存在一定的不同，不但需要總結(jié)當(dāng)年度經(jīng)費(fèi)的總體內(nèi)容，而且還需要總結(jié)上年或者是下年的總體內(nèi)容；劃分標(biāo)準(zhǔn)越來越要求細(xì)化，項(xiàng)目就變得復(fù)雜，資料收集時(shí)出現(xiàn)問題，這些都會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)管理體系造成一定的困難。

1.2 食堂財(cái)務(wù)檔案管理對(duì)建設(shè)項(xiàng)目管理起著重要的作用，財(cái)務(wù)檔案管理的實(shí)施可以提高財(cái)務(wù)管理的整體效益，并且能夠達(dá)到節(jié)約成本的目的

從以上內(nèi)容可以看出，食堂中應(yīng)該加大對(duì)財(cái)務(wù)管理工作的力度。由于國家的相關(guān)政策調(diào)整對(duì)財(cái)務(wù)管理產(chǎn)生一定的影響，所以要提高科學(xué)化的管理效率。但是，在當(dāng)今的財(cái)政體系發(fā)展深入到宏觀背景下，隨著財(cái)務(wù)檔案管理體系不斷的發(fā)展，財(cái)務(wù)工作也出現(xiàn)一定的困難。因此，實(shí)現(xiàn)食堂財(cái)務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)化體系，不但是符合現(xiàn)代化的要求，而且也是提高食堂財(cái)務(wù)管理效率的重要途徑。

2 食堂財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)存在的問題

2.1 食堂財(cái)務(wù)管理體系沒有較好的明確目標(biāo)，采取領(lǐng)導(dǎo)一致，按照級(jí)別進(jìn)行層層管理的措施還沒有落實(shí)

依然按照以往的管理體制來進(jìn)行食堂財(cái)務(wù)的管理體系，沒有形成信息化管理的理念。除此之外，食堂中的財(cái)務(wù)管理未與其他相關(guān)部門進(jìn)行合理溝通，需要實(shí)施多種信息化建設(shè)以及相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)資源，然而牽扯到相關(guān)職能部門就很難落實(shí)。由于一些財(cái)務(wù)管理信息化沒有統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)，這樣就會(huì)出現(xiàn)相關(guān)部門在財(cái)務(wù)檔案信息化管理中沒有做好本職工作等現(xiàn)象的發(fā)生，從而導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案管理信息化沒有明確的目標(biāo)。

2.2 財(cái)務(wù)檔案管理人員缺乏相應(yīng)知識(shí)

經(jīng)過漫長的變革與發(fā)展，財(cái)務(wù)管理人員的素質(zhì)已經(jīng)有了很大改觀，在學(xué)歷、職稱等方面已經(jīng)基本符合崗位要求。但是，長期以來所形成的工作慣性，使得他們?cè)跇I(yè)務(wù)上僅僅重視財(cái)會(huì)理論與實(shí)踐的學(xué)習(xí)與研究，而對(duì)檔案業(yè)務(wù)特別是檔案信息化這項(xiàng)工作的重視程度沒有提升到一定的高度。檔案資料的收集、整理往往被忽視，以致單位形成的計(jì)劃、總結(jié)、專題報(bào)告、預(yù)決算資料、基建預(yù)決算、市場(chǎng)報(bào)告等資料、合同協(xié)議書、榮譽(yù)證書、工資轉(zhuǎn)移單、工資調(diào)整、人員錄用資料等散失、霉變；有的甚至將一些資料據(jù)為己有，在工作調(diào)動(dòng)、崗位調(diào)整、離退休時(shí)一并帶走。在現(xiàn)有的財(cái)務(wù)人員中，真正懂得財(cái)務(wù)檔案的搜集整理的人員很少，懂得把紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的人員更少。

3 食堂財(cái)務(wù)檔案管理信息化系統(tǒng)的安全風(fēng)險(xiǎn)

3.1 數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)在手工方式下，財(cái)務(wù)信息以賬、證、表等形式存儲(chǔ)在紙介質(zhì)上，修改過的會(huì)計(jì)憑證或賬簿可以從財(cái)務(wù)人員筆跡和印章上分清責(zé)任，但是電算化系統(tǒng)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)直接存儲(chǔ)在磁盤上，對(duì)電子數(shù)據(jù)的非法修改可以做到不留痕跡，存在著檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)。利用計(jì)算機(jī)的舞弊具有很大的隱蔽性，被發(fā)現(xiàn)的難度較之手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)更大，其造成的危害和損失也更大。因此，在電算化系統(tǒng)下做好安全保密工作意義重大。

3.2 管理安全風(fēng)險(xiǎn)由于相關(guān)人員缺乏計(jì)算機(jī)信息安全基本知識(shí)，不遵守本部門的信息安全規(guī)則，造成數(shù)據(jù)損失等，很多財(cái)務(wù)工作人員普遍對(duì)病毒的危害性程度認(rèn)識(shí)不夠，任意從互聯(lián)網(wǎng)上下載資料，在計(jì)算機(jī)間、局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)之間交替使用軟盤和可移動(dòng)硬盤、U盤，將計(jì)算機(jī)病毒帶入財(cái)務(wù)系統(tǒng)中。另外，由于一些計(jì)算機(jī)的配置較低，安裝防病毒軟件后計(jì)算機(jī)運(yùn)行速度會(huì)受到影響，一些員工對(duì)安裝的防病毒軟件私自卸載，造成整體防病毒工作的被動(dòng)。因此，往往由于某一個(gè)人使用過程中的疏忽而給整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)帶來風(fēng)險(xiǎn)。

4 加強(qiáng)食堂財(cái)務(wù)檔案管理信息化的建議

俗話說，“沒有規(guī)矩，不成方圓”“安全保障，制度先行”要以財(cái)務(wù)管理部門和檔案管理部門為主，相關(guān)部門為輔，單位積極參與，通過積極探索，真正做到理論結(jié)合實(shí)際，從實(shí)踐中來，到實(shí)踐中去，制訂一系列切實(shí)可行的財(cái)務(wù)檔案信息化管理制度。比如對(duì)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的監(jiān)控制度、重要數(shù)據(jù)備份制度、內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)要實(shí)現(xiàn)物理隔離制度等等類似的如國家檔案局《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》中“至少一式兩套，一套封存，一套供查閱使用”的要求。只有健全系統(tǒng)的檔案管理制度和管理體系，才能從根本上加強(qiáng)檔案軟環(huán)境建設(shè)，做到日常的財(cái)務(wù)檔案管理活動(dòng)有章可循，如綜合性的規(guī)章制度、立卷歸檔、檔案保管制度，檔案保密、保衛(wèi)制度，開放檔案的利用制度，未開放檔案的利用制度，檔案專（兼職）人員的崗位責(zé)任制。

財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)規(guī)范化檔案信息化的總體規(guī)劃是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，要積極將電子文件歸檔管理和檔案信息化資源數(shù)據(jù)庫等檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容納入建設(shè)規(guī)劃，探索利用統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)整合檔案信息資源，是實(shí)現(xiàn)信息資源共享的有效途徑。同時(shí)，根據(jù)企業(yè)自身規(guī)模，明確各人員負(fù)責(zé)的工作，處理好文件的收集、整理、鑒定、保管、編研、歸檔，并做好財(cái)務(wù)檔案的日常管理、查閱接待、登記工作，建立和完善財(cái)務(wù)檔案管理網(wǎng)絡(luò)。會(huì)計(jì)檔案價(jià)值的充分發(fā)揮來源于長期的積累和扎扎實(shí)實(shí)的基礎(chǔ)工作，要提高會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量，充分發(fā)揮其作用必須從源頭抓起，將基礎(chǔ)工作及日常管理規(guī)范化。

篇2

關(guān)鍵詞：電算化；財(cái)務(wù)；檔案；管理

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)成為了人們生活中不可缺少的一部分，也在不斷的改變?nèi)藗兊纳?，特別是網(wǎng)上的淘寶網(wǎng)，京東等網(wǎng)上購物成為人們的生活常態(tài)以后，每年在網(wǎng)絡(luò)上都會(huì)出現(xiàn)上億元的財(cái)務(wù)帳單，這些帳單都是電子帳單，而隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)上交易和網(wǎng)上購物的流行，財(cái)務(wù)檔案也是電子化，如何的對(duì)這些電子化的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行管理是人們應(yīng)該研究的課題。

一、電算化財(cái)務(wù)檔案管理特點(diǎn)

電算化財(cái)務(wù)檔案管理就是把計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠應(yīng)用到財(cái)務(wù)檔案管理工作當(dāng)中，電算化的財(cái)務(wù)檔案是指把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)報(bào)表等以電子化的模式保存。電算化財(cái)務(wù)管理和以往的財(cái)務(wù)檔案管理不同，有一些新的特點(diǎn)。1電算化財(cái)務(wù)檔案的優(yōu)勢(shì)第一，由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)達(dá)，電算化財(cái)務(wù)檔案管理的第一個(gè)特點(diǎn)就是網(wǎng)絡(luò)化。財(cái)務(wù)檔案管理利用網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)一些遠(yuǎn)程的財(cái)務(wù)處理，比如遠(yuǎn)程的財(cái)務(wù)報(bào)賬，財(cái)務(wù)的查帳，財(cái)務(wù)的審計(jì)等。第二，而網(wǎng)絡(luò)化帶來的優(yōu)勢(shì)不僅僅使可以遠(yuǎn)程財(cái)務(wù)管理，也可以節(jié)省時(shí)間，節(jié)省費(fèi)用，不受空間和距離的限制。第三，電算化財(cái)務(wù)檔案儲(chǔ)存的空間的范圍也比以往增大。以往一些非常復(fù)雜的財(cái)務(wù)報(bào)表可以快速清楚的查找出來。并且可以快速的對(duì)財(cái)務(wù)進(jìn)行總結(jié)和分析。節(jié)約了工作人員的時(shí)間，減輕了工作任務(wù)。2電算化財(cái)務(wù)檔案的缺點(diǎn)第一，由于電算化的財(cái)務(wù)檔案需要在電腦上才可以觀看，所以需要一定的技術(shù)支持。第二，電算化財(cái)務(wù)檔案最好打印出來，這就需要數(shù)據(jù)和機(jī)器的支持。第三，電算化財(cái)務(wù)檔案容易受到破壞，而且受到破壞以后不容易恢復(fù)，對(duì)于財(cái)務(wù)檔案的完整性和正確性不能保障。3電算化財(cái)務(wù)檔案管理的必要性在黨校的工作中，財(cái)務(wù)檔案管理工作是非常必要的一部分工作。為了對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行改革，必須與時(shí)俱進(jìn)。電算化財(cái)務(wù)檔案管理工作可以提高財(cái)務(wù)工作的效率，可以促進(jìn)財(cái)務(wù)工作的現(xiàn)代化。更為重要的是，電算化財(cái)務(wù)檔案管理更為重視利用，在信息化的今天，可以提供更多的信息為黨校的建設(shè)。

二、電算化財(cái)務(wù)檔案管理存在的問題

電算化財(cái)務(wù)檔案給工作帶來了方便，大部分的工作單位都采取了適合自己單位的財(cái)務(wù)軟件，但是由于電算化財(cái)務(wù)檔案在中國發(fā)展不久，其中存在著一些問題。1對(duì)于電算化財(cái)務(wù)檔案管理認(rèn)識(shí)不夠電算化財(cái)務(wù)檔案最關(guān)鍵的部分就是需要合適的硬件和軟件，大部分單位都沒有認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，對(duì)于硬件和軟件等需要準(zhǔn)備的設(shè)施都不完善，對(duì)于電算化的認(rèn)識(shí)也不夠，沒有認(rèn)識(shí)到電算化的優(yōu)勢(shì)和缺點(diǎn)，不能及時(shí)的對(duì)財(cái)務(wù)工作做出備份。在工作中的態(tài)度不認(rèn)真。2工作人員的素質(zhì)不高電算化的財(cái)務(wù)檔案管理對(duì)于工作人員有著超高的要求，需要有著檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，更重要的是需要對(duì)于電腦技術(shù)有一定的了解。但是在現(xiàn)在的電算化財(cái)務(wù)工作中很少具有綜合素質(zhì)非常高的工作人員。一些工作人員是血財(cái)務(wù)出身，對(duì)于財(cái)務(wù)檔案的整理，收集和利用等工作沒有系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)。3沒有統(tǒng)一的財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定由于財(cái)務(wù)檔案管理工作關(guān)系到一個(gè)單位的的錢財(cái)?shù)膶?shí)際運(yùn)用，需要有保密性，這就需要制定完善的規(guī)章制度。在財(cái)務(wù)檔案的歸檔，保管和借閱等制度都應(yīng)該制定完善的管理制度。還有相應(yīng)的監(jiān)管制度。

三、電算化財(cái)務(wù)檔案管理策略

1完善電算化財(cái)務(wù)檔案管理法規(guī)和制度電算化財(cái)務(wù)檔案管理工作不斷的豐富和發(fā)展，我們需要制定完善的相關(guān)的法規(guī)和制度。首先，因該考慮一樣保存制度，是按照雙套制度，把財(cái)務(wù)檔案都保存兩套，分別存在不同的設(shè)施中。還是應(yīng)該實(shí)行雙軌制度在電腦中保存一份財(cái)務(wù)檔案，再打印出來保存一份。其次，針對(duì)財(cái)務(wù)檔案保密制定規(guī)定。在財(cái)務(wù)出現(xiàn)破壞和損失之后，不同的情況應(yīng)該有不同的部門負(fù)責(zé)。是計(jì)算機(jī)技術(shù)部門還是財(cái)務(wù)部門。還有，針對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)規(guī)定統(tǒng)一的格式，如果出現(xiàn)格式不同的情況，按照規(guī)定的格式進(jìn)行修給，最后，對(duì)工作人員的工作流程修訂細(xì)則，對(duì)監(jiān)督工作做出安排。最重要的是如何協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門，應(yīng)該針對(duì)每個(gè)部門的工作做出相應(yīng)的工作范圍。建立電算化財(cái)務(wù)檔案管理的歸檔制度，保管制度，借閱制度，定期備份制度和電算化財(cái)務(wù)檔案管理用戶以及權(quán)限制度。2做好硬件和軟件建設(shè)首先，在電腦軟件方面，應(yīng)該設(shè)置一個(gè)安全的防范制度，每天在統(tǒng)一的時(shí)間進(jìn)行電腦安全的檢查。對(duì)于財(cái)務(wù)檔案的出入建立一個(gè)簽到制度。做到每份財(cái)務(wù)報(bào)表的去處可以查找。其次，及時(shí)做到軟件的升級(jí)，保證財(cái)務(wù)檔案的連續(xù)性和一致性。在升級(jí)前做好保存工作，防止數(shù)據(jù)丟失。最后，為了保證財(cái)務(wù)檔案的安全，對(duì)于每一個(gè)電子財(cái)務(wù)帳單的去處進(jìn)行IP追溯。而最重要的是選擇一個(gè)合適的軟件，能夠滿足黨校財(cái)務(wù)工作的需求。3提高工作人員的綜合素質(zhì)首先，和傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理相比，電算化財(cái)務(wù)檔案管理工作人員需要精通計(jì)算機(jī)技術(shù)，財(cái)務(wù)管理以及檔案管理。尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)，要熟悉軟件和硬件，平時(shí)可以維護(hù)計(jì)算機(jī)，因此，在錄取的時(shí)候，要選擇綜合素質(zhì)較高的人才。然后，需要對(duì)工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，加強(qiáng)工作人員的工作態(tài)度和工作素質(zhì)。尤其是道德品質(zhì)需要過關(guān)，才能保證財(cái)務(wù)的保密性。最后，要根據(jù)每個(gè)工作人員不同的特點(diǎn)進(jìn)行不同的培訓(xùn)，財(cái)務(wù)人員和維護(hù)人員培訓(xùn)的內(nèi)容相同，但是每個(gè)人的側(cè)重點(diǎn)不同。在培訓(xùn)的時(shí)候注重加強(qiáng)實(shí)用性。

四、結(jié)束語

總之，在新時(shí)代的背景下，財(cái)務(wù)檔案管理工作需要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，積極的改革財(cái)務(wù)檔案管理新模式，利用電算化財(cái)務(wù)檔案管理工作，建立信息化的工作模式，為黨校的信息化添磚加瓦，更好為黨校提供信息，為黨校發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn):

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篇3

[關(guān)鍵詞]企事業(yè)單位；財(cái)務(wù)檔案；財(cái)務(wù)管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.12.007

[中圖分類號(hào)]G271；F810.6 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）12-00-02

1 財(cái)務(wù)檔案管理的作用及主要內(nèi)容

1.1 財(cái)務(wù)檔案管理的主要內(nèi)容

財(cái)務(wù)檔案管理的主要內(nèi)容有以下幾方面：①作為單位資金流動(dòng)的憑證，如會(huì)計(jì)憑證及記賬憑證等；②可作為單位內(nèi)財(cái)務(wù)總結(jié)報(bào)告，如按時(shí)間劃分的會(huì)計(jì)報(bào)表、季度報(bào)告及年度報(bào)告等；③包含事業(yè)單位的詳細(xì)會(huì)計(jì)賬目，如內(nèi)部的資金流向、相應(yīng)固定資產(chǎn)的記錄等；④包含企事業(yè)單位在銀行方面的存款對(duì)賬、相應(yīng)會(huì)計(jì)檔案的清單及保管項(xiàng)目等；⑤包含企事業(yè)單位的檔案電算化，如U盤及移動(dòng)硬盤等；⑥包含企事業(yè)單位內(nèi)數(shù)據(jù)庫的存檔備份；⑦包含企事業(yè)單位內(nèi)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫記錄狀況；⑧包含企事業(yè)單位內(nèi)財(cái)務(wù)設(shè)備的軟硬件設(shè)施，如管理系統(tǒng)、軟件、網(wǎng)絡(luò)以及數(shù)據(jù)庫等；⑨包含經(jīng)審的會(huì)計(jì)材料及單位內(nèi)財(cái)務(wù)記錄的材料及數(shù)據(jù)等。

1.2 財(cái)務(wù)檔案管理的作用

財(cái)務(wù)檔案管理的作用主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。第一，財(cái)務(wù)檔案管理的實(shí)施，能切實(shí)加強(qiáng)企業(yè)單位對(duì)內(nèi)部經(jīng)濟(jì)狀況的掌控。第二，財(cái)務(wù)檔案中包含了企事業(yè)單位和其他企業(yè)經(jīng)濟(jì)互通的賬目，加強(qiáng)企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理，能為合作雙方提供完整的報(bào)表及數(shù)據(jù)，從而有效解決企業(yè)間因資料不完善而引發(fā)的糾紛。第三，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理，可保證企事業(yè)單位的總賬、會(huì)計(jì)報(bào)表等具備較高的科學(xué)性及準(zhǔn)確度，從而促使企事業(yè)單位在開展各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)時(shí)，產(chǎn)生具體的資金投入分配比值，規(guī)范企事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。第四，企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案是其發(fā)展歷程及經(jīng)濟(jì)情況的直接反映，政府能根據(jù)財(cái)務(wù)檔案充分了解企事業(yè)單位的發(fā)展趨勢(shì)，并制定出符合單位發(fā)展的政策，使市場(chǎng)運(yùn)營更加規(guī)范。第五，財(cái)務(wù)檔案較為詳細(xì)地記錄了經(jīng)濟(jì)活動(dòng)與業(yè)務(wù)往來，直接給企事業(yè)單位提供了良好的經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)，使企業(yè)有效面對(duì)持續(xù)變化的市場(chǎng)。

2 企事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理常見的問題

2.1 財(cái)務(wù)檔案管理人員能力偏低

一般情況下，企事業(yè)單位內(nèi)的財(cái)務(wù)檔案管理大都由會(huì)計(jì)人員兼任，而此類人員普遍對(duì)檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性的認(rèn)識(shí)，更多的是對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行基本的整理，未對(duì)不同類型的檔案進(jìn)行分類整理，直接導(dǎo)致企事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作難以形成有序化管理。在該情況下，員工在查閱相關(guān)檔案時(shí)，通常需要耗費(fèi)較長時(shí)間，直接降低了檔案的利用率。此外，各企事業(yè)單位在財(cái)務(wù)檔案管理人員的安排上也存在一定的問題，并沒有直接形成規(guī)范化崗位制，檔案管理人員的年齡結(jié)構(gòu)及知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，導(dǎo)致管理效果不佳。

2.2 財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不完善

單位財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)立，是內(nèi)部財(cái)務(wù)檔案管理工作開展的重要保障，同時(shí)也是相關(guān)法律規(guī)章制度的要求。然而，當(dāng)前多數(shù)單位內(nèi)財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不完善，部分單位甚至并未設(shè)置此類機(jī)構(gòu)，內(nèi)部的檔案工作交由其他人員兼職，人員職責(zé)及架構(gòu)方面不夠科學(xué)合理，表現(xiàn)出過度分散的現(xiàn)象。如，單位內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案交由會(huì)計(jì)人員專門負(fù)責(zé)，而對(duì)檔案的歸檔則交由辦公室人員負(fù)責(zé)，檔案的咨詢、查詢服務(wù)卻由資料形成人員專門負(fù)責(zé)。這種工作分配的形式較為分散，會(huì)極大地影響企事業(yè)單位內(nèi)財(cái)務(wù)檔案管理的質(zhì)量及效果。

2.3 財(cái)務(wù)檔案管理工作的規(guī)范性不足

在現(xiàn)實(shí)的財(cái)務(wù)檔案管理中，缺乏規(guī)范、統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)企事業(yè)單位工作的順利開展造成了巨大影響。此外，多數(shù)企事業(yè)單位在財(cái)務(wù)檔案管理內(nèi)容方面也不夠規(guī)范，其檔案室的設(shè)施設(shè)置也不完善，國家《檔案法》中所提倡的“七防”并未得到有效落實(shí)。

2.4 單位對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作不夠重視

當(dāng)前，多數(shù)企業(yè)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部、基層員工都對(duì)內(nèi)部財(cái)務(wù)檔案管理工作不重視。多數(shù)人員認(rèn)為，財(cái)務(wù)信息本身屬于保密的資源，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)加保管，將一些賬務(wù)信息進(jìn)行票據(jù)封存，不必專門建立檔案等。此外，一些單位內(nèi)的財(cái)務(wù)管理更多地停留在傳統(tǒng)管理層面，針對(duì)財(cái)務(wù)信息的管理，沒有切實(shí)做好分類建檔、記錄等；也有一些單位雖然建立了檔案分類，但分類非常模糊，導(dǎo)致整個(gè)工作混亂不堪。

3 解決企事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理問題的規(guī)范策略

3.1 大力提升財(cái)務(wù)檔案管理工作團(tuán)隊(duì)能力

企事業(yè)單位必須定期或不定期地開展相應(yīng)培訓(xùn)工作，大力提升財(cái)務(wù)檔案管理工作團(tuán)隊(duì)的綜合能力，并輔以監(jiān)管。在實(shí)際工作培訓(xùn)中，企事業(yè)單位必須對(duì)能力強(qiáng)的人員實(shí)施獎(jiǎng)勵(lì)，以切實(shí)激發(fā)出核心團(tuán)隊(duì)的學(xué)習(xí)能力；而對(duì)能力較差的人員，企事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)其的鼓勵(lì)，激發(fā)其學(xué)習(xí)的信心。通過這種監(jiān)督管理，減少疏忽，切實(shí)提升檔案管理工作的合理性、科學(xué)性，從而實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的全面提升。

3.2 完善財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置

在具備充足、穩(wěn)定的財(cái)務(wù)檔案管理人員的基礎(chǔ)上，設(shè)置科學(xué)、合理的財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)。通過該機(jī)構(gòu)大力推行目標(biāo)管理責(zé)任制度，并直接將財(cái)務(wù)檔案管理工作納入部門內(nèi)部人員的年度工作目標(biāo)計(jì)劃上，將財(cái)務(wù)檔案管理質(zhì)量作為年度評(píng)比的必要條件，通過這種形式，有效激發(fā)財(cái)務(wù)檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的積極性。同時(shí)，還應(yīng)協(xié)調(diào)好部門內(nèi)部人員的工作，促使財(cái)務(wù)檔案管理工作更加流暢、準(zhǔn)確。這樣才能有效提升財(cái)務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量、水平。

3.3 強(qiáng)化信息化管理力度

近年來，科技技術(shù)發(fā)展迅速，要求企事業(yè)單位也必須不斷強(qiáng)化財(cái)務(wù)檔案管理中新技術(shù)的運(yùn)用。這就可以通過完善會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)，據(jù)此有效強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理工作的數(shù)據(jù)庫構(gòu)建，并定期維護(hù)好系統(tǒng)的更新升級(jí)，保持技術(shù)的持續(xù)更新，以學(xué)科技術(shù)為主要依托，切實(shí)提升財(cái)務(wù)管理工作的效率水平。而對(duì)于移動(dòng)硬盤等技術(shù)類數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備，則要求企事業(yè)單位必須強(qiáng)化相應(yīng)的技術(shù)管理。此外，強(qiáng)化對(duì)單位內(nèi)庫房建設(shè)，也是保障財(cái)務(wù)檔案管理的關(guān)鍵所在，因此企事業(yè)單位要充分考慮財(cái)務(wù)檔案存檔時(shí)所必須的基本條件，據(jù)此來建設(shè)能夠支撐多種不同類型檔案存儲(chǔ)的庫房。

3.4 提升事業(yè)單位對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的重視度

首先，企事業(yè)單位要定期組織單位內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)財(cái)務(wù)檔案的價(jià)值進(jìn)行探討，在實(shí)際探討過程中，明確檔案本身的利用及再利用方向，促使領(lǐng)導(dǎo)深刻認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的重要促進(jìn)作用。其次，可以根據(jù)企事業(yè)單位的具體情況，構(gòu)建和完善相應(yīng)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，充分結(jié)合單位規(guī)模及經(jīng)營發(fā)展現(xiàn)狀，配備專職人員負(fù)責(zé)管理，并健全財(cái)務(wù)檔案管理方面的規(guī)章制度，將財(cái)務(wù)檔案管理直接納入整個(gè)單位的整體發(fā)展中，保證權(quán)責(zé)分明，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作的協(xié)調(diào)發(fā)展。

4 結(jié) 語

在當(dāng)今知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，各個(gè)企事業(yè)單位要想獲得更好的發(fā)展，就必須推動(dòng)自身業(yè)務(wù)不斷進(jìn)步，充分挖掘出資源利用最大化的方法。只有這樣，才能切實(shí)有效地控制成本，提升其經(jīng)濟(jì)效益和價(jià)值。財(cái)務(wù)檔案管理工作的完善，對(duì)財(cái)務(wù)管理水平的提升而言，意義重大。

主要參考文獻(xiàn)

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[3]陳琳.規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理提高職業(yè)技術(shù)學(xué)院經(jīng)濟(jì)管理水平[J].科技經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)，2016（8）.

篇4

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案 責(zé)任 素質(zhì) 規(guī)范

會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會(huì)計(jì)檔案有形成范圍廣泛、檔案類別穩(wěn)定、外在形式多樣等特點(diǎn)，在企業(yè)管理中發(fā)揮著無可替代的作用，是解決糾紛、打擊犯罪的重要依據(jù)，是企業(yè)前景預(yù)測(cè)的重要史料，是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、改進(jìn)工作方法的指南針。近年來國家各級(jí)企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體日益重視會(huì)計(jì)檔案管理工作，隨著會(huì)計(jì)電算化的逐步推行，會(huì)計(jì)檔案管理外延逐步延伸，會(huì)計(jì)檔案管理模式，已由單一的紙質(zhì)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)檔案和磁性介質(zhì)檔案共存模式。

盡管越來越多的企業(yè)重視檔案管理，但是仍然存在許多問題，與企業(yè)的發(fā)展不協(xié)調(diào)，無法充分發(fā)揮應(yīng)有的作用，成為企業(yè)發(fā)展過程中亟待解決的課題。

一、目前企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題

隨著社會(huì)的發(fā)展，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理問題日益顯現(xiàn)，成為制約企業(yè)基礎(chǔ)管理工作發(fā)展的瓶頸。一是認(rèn)識(shí)不足、重視不夠。許多企業(yè)認(rèn)為作為企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門的工作就是要按規(guī)定設(shè)置賬簿，進(jìn)行核算，出具財(cái)務(wù)報(bào)告，整理檔案是可有可無的，以致不設(shè)置專兼職檔案管理人員，忽視會(huì)計(jì)材料的收集、整理和歸檔，財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)與檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)。二是定義不清、管理缺失。有些企業(yè)認(rèn)識(shí)到了會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，也設(shè)置了專兼職檔案管理人員，但是對(duì)會(huì)計(jì)檔案的定義不是十分清楚，造成歸檔不全面。由于對(duì)檔案管理知識(shí)和信息化管理知識(shí)的缺乏和重視，以及專業(yè)人才的嚴(yán)重不足，造成在事件回溯和證據(jù)采集過程中丟失有力的依據(jù)和資料，嚴(yán)重影響了檔案的完整性。三是人員素質(zhì)不高、管理不到位。一方面，會(huì)計(jì)從業(yè)人員的檔案管理素質(zhì)不高。會(huì)計(jì)檔案的收集和整理直接與會(huì)計(jì)從業(yè)人員打交道，會(huì)計(jì)從業(yè)人員的資料收集和整理直接關(guān)系到會(huì)計(jì)檔案整理的質(zhì)量。另一方面，會(huì)計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)不高。會(huì)計(jì)檔案管理崗位屬于專業(yè)技術(shù)崗位，作為專業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理人員熟悉檔案管理流程和管理要求，熟練掌握管理技能是最基本的技術(shù)要求。多數(shù)企業(yè)對(duì)所屬人員的專業(yè)、相關(guān)培訓(xùn)和教育均未給予應(yīng)有的重視，以致企業(yè)會(huì)計(jì)檔案收集不完整，檔案管理混亂，查詢不方便，甚至遺失等。四是制度不完善、管理不規(guī)范。據(jù)相關(guān)部門調(diào)查顯示目前多數(shù)企業(yè)在會(huì)計(jì)檔案管理方面沒有建立一整套立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會(huì)計(jì)檔案管理、檔案信息化管理工作無章可循。企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的信息化管理制度缺乏，造成紙質(zhì)檔案和電子檔案嚴(yán)重脫節(jié)，數(shù)據(jù)不一致，管理不同步，給檔案管理工作帶來了很大麻煩。

二、加強(qiáng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策

針對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題，筆者認(rèn)為應(yīng)該在以下方面加強(qiáng)管理。首先要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，明確責(zé)任、提高認(rèn)識(shí)。會(huì)計(jì)檔案管理不僅是檔案管理的組成部分，更是財(cái)務(wù)工作的重要環(huán)節(jié)，各企業(yè)應(yīng)依法加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作，明確責(zé)任，確定職責(zé)。其次要明確定義、細(xì)化管理。為全面系統(tǒng)的做好企業(yè)檔案管理工作，企業(yè)培訓(xùn)部門需適時(shí)組織培訓(xùn)或者引進(jìn)專業(yè)人才積極配合檔案管理部門對(duì)本企業(yè)檔案管理工作準(zhǔn)確定位。檔案管理部門要明確會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容，通過“6s”管理、“精細(xì)化管理”、“貫標(biāo)體系建設(shè)”等方式加強(qiáng)對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的基礎(chǔ)管理，可以通過課題的形式進(jìn)行攻關(guān)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的深層次探索，從而形成適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度發(fā)展要求的管理模式。再次要加強(qiáng)培訓(xùn)，提高素質(zhì)。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門各崗位是企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案整理的第一崗位，財(cái)務(wù)人員是會(huì)計(jì)檔案資料整理的第一人，直接關(guān)系到檔案整理的質(zhì)量。各企業(yè)單位應(yīng)重視和加強(qiáng)對(duì)本企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，不斷提高會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)和操作技能，招聘、吸收具有計(jì)算機(jī)知識(shí)和信息資源管理專業(yè)方面知識(shí)的員工從事企業(yè)檔案管理工作，熟悉會(huì)計(jì)工作的基本流程、基本規(guī)律和要求，熟練掌握

計(jì)檔案信息資源管理技能，監(jiān)督指導(dǎo)本企業(yè)財(cái)務(wù)部門做好會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、移交和利用等工作。最后要完善制度，規(guī)范管理。會(huì)計(jì)檔案管理作為企業(yè)管理的重要組成部分，制度體系建設(shè)是檔案管理最基礎(chǔ)的工作，必須按照《會(huì)計(jì)法》和《檔案管理辦法》等法律法規(guī)的要求并結(jié)合自身實(shí)際建立健全本單位的檔案管理制度，明確檔案立卷、歸檔、移交、借閱、保管、安全、銷毀等一系列手續(xù)，保證有章可循。如對(duì)檔案的立卷、歸檔和移交要嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)間、規(guī)定的格式和規(guī)定的要求進(jìn)行。保管期滿銷毀的時(shí)候，必須由檔案管理機(jī)構(gòu)和財(cái)務(wù)部門共同提出銷毀意見，報(bào)請(qǐng)單位負(fù)責(zé)人審批，編制銷毀清冊(cè)并詳細(xì)列明檔案項(xiàng)目等等。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化和實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的企業(yè)要同步建立健全檔案信息化管理制度，進(jìn)一步推進(jìn)企業(yè)會(huì)計(jì)電算化、辦公自動(dòng)化和檔案信息化的融合，明確流程，規(guī)范管理。

三、總論

會(huì)計(jì)檔案是國家檔案的重要組成部分，是企業(yè)的重要檔案，是對(duì)一個(gè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄和反映。通過會(huì)計(jì)檔案可以了解企業(yè)業(yè)務(wù)信息，可以檢查企業(yè)的遵紀(jì)守法行為，還可以為上級(jí)乃至國家制定決策提供參考等。會(huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，需要企業(yè)在發(fā)展中不斷更新、不斷完善，只有充分認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的重要地位和作用，加強(qiáng)監(jiān)管，規(guī)范管理，提高從業(yè)人員的素質(zhì)，才能保證為信息使用者提供高質(zhì)量的資料。

參考文獻(xiàn)：

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關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；科學(xué)管理；財(cái)會(huì)部門

會(huì)計(jì)檔案是指機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織的財(cái)會(huì)部門或會(huì)計(jì)人員在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中直接形成的并按照統(tǒng)一規(guī)律保存起來備查考的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算材料，還包括實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后的存儲(chǔ)軟件、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)磁盤、磁帶、光盤和計(jì)算機(jī)打印出來的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等。會(huì)計(jì)檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案，是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一，它在會(huì)計(jì)工作和經(jīng)濟(jì)管理工作中具有多方面的重要的利用價(jià)值，《會(huì)計(jì)法》和《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》以及《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等都對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理做出了規(guī)定。會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)工作的重要組成部分，是會(huì)計(jì)的基礎(chǔ)工作。規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理有利于堵塞漏洞，防止舞弊行為的發(fā)生。因此，會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，必須充分重視和加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理，進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)檔案的管理水平，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在各項(xiàng)事業(yè)中的重要作用。

1會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)及作用

1.1會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

會(huì)計(jì)檔案是國家全部檔案的重要組成部分，具有原始記錄性、信息性、知識(shí)性和價(jià)值性，但由于它反映的對(duì)象內(nèi)容及業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，又決定了它具有自己獨(dú)有的特點(diǎn)，會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)主要表現(xiàn)如下：

（1）來源的廣泛性。會(huì)計(jì)檔案來源于具有獨(dú)立會(huì)計(jì)核算的單位。因此，凡是實(shí)行獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算、財(cái)務(wù)收支的單位都會(huì)形成會(huì)計(jì)檔案。

（2）內(nèi)容的專業(yè)性。會(huì)計(jì)檔案是通過會(huì)計(jì)核算的方法形成的，而這種方法是會(huì)計(jì)特有的專門手段。通過這種專門手段形成的會(huì)計(jì)檔案是與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支緊密相關(guān)的，其內(nèi)容是直接反映機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位所有各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)收支情況，表現(xiàn)出會(huì)計(jì)檔案的專業(yè)性。

（3）形成過程的嚴(yán)密性。會(huì)計(jì)核算是利用設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財(cái)產(chǎn)清查和會(huì)計(jì)報(bào)表等一系列專門方法，對(duì)會(huì)計(jì)對(duì)象進(jìn)行連續(xù)、系統(tǒng)、完整地記錄、反映和監(jiān)督。因此，會(huì)計(jì)核算的嚴(yán)密性也就決定了會(huì)計(jì)檔案形成過程的嚴(yán)密性。

1.2會(huì)計(jì)檔案的作用

會(huì)計(jì)檔案作為一種經(jīng)濟(jì)檔案，有著不可替代的作用。首先，上市公司需要對(duì)外披露真實(shí)準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息，其合法經(jīng)營的全部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和經(jīng)營成果都儲(chǔ)存在會(huì)計(jì)檔案中。其次，企事業(yè)單位對(duì)外融、投資，都需要向協(xié)作單位提供幾年的有關(guān)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，而會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)也都來源于會(huì)計(jì)檔案。第三，司法部門查處違法亂紀(jì)、貪污受賄問題更需要財(cái)務(wù)方面的確鑿證據(jù)。第四，國家統(tǒng)計(jì)部門的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)中也有相當(dāng)一部分來源于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。不僅這些離不開會(huì)計(jì)檔案，而且隨著經(jīng)濟(jì)、社會(huì)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)更加多樣化和復(fù)雜化，會(huì)計(jì)檔案則保留了全部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的痕跡，為日后分析經(jīng)濟(jì)情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)提供依據(jù)。只有加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理，才能充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的重要作用，保證為國家、社會(huì)、各種機(jī)構(gòu)和企事業(yè)單位及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地提供高質(zhì)量的會(huì)計(jì)信息。

2會(huì)計(jì)檔案科學(xué)管理工作中存在的問題

2.1對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠

有的單位領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)檔案工作缺乏充分的認(rèn)識(shí)，只注重內(nèi)部財(cái)務(wù)項(xiàng)目的實(shí)施，認(rèn)為只要出具了財(cái)務(wù)報(bào)告，提出了財(cái)務(wù)意見，作出了財(cái)務(wù)決定，該財(cái)務(wù)項(xiàng)目就結(jié)束了。相對(duì)忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，甚至認(rèn)為財(cái)務(wù)工作過程中大量原始憑證的整理是一件浪費(fèi)時(shí)間和精力的事情，根本不把財(cái)務(wù)資料的整理歸檔工作列入議事日程。形成會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對(duì)檔案知識(shí)，特別是對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化贅理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少。也沒有參加過會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。不少單位重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，輕會(huì)計(jì)檔案管理，存在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)的現(xiàn)象。會(huì)計(jì)檔案管理制度也不完善，沒有配備專人管理會(huì)計(jì)檔案。有的單位甚至由出納會(huì)計(jì)兼管會(huì)計(jì)檔案，這是不符合規(guī)定的。

2.2會(huì)計(jì)檔案管理制度不夠健全

有些單位的財(cái)務(wù)部門，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)資金的管理比較重視，而對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理不夠重視，沒有建立一整套會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會(huì)計(jì)檔案管理工作無章可循。當(dāng)今社會(huì)，企業(yè)經(jīng)營機(jī)制不斷轉(zhuǎn)換，經(jīng)營方式不斷更新，新情況、新問題不斷出現(xiàn)，而與之配套的包括會(huì)計(jì)檔案管理在內(nèi)的機(jī)制并未有效建立和健全，缺乏相應(yīng)的監(jiān)管機(jī)制和監(jiān)管辦法。目前，我國在企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理方面的相關(guān)法律、法規(guī)主要有《會(huì)計(jì)法》、《檔案法》中的少數(shù)內(nèi)容以及不具備法律競(jìng)爭力的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，而且一些規(guī)定與建立現(xiàn)代企業(yè)制度的實(shí)際不相吻合，沒有專門的適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度需要的會(huì)計(jì)檔案法律規(guī)范。在以法制經(jīng)濟(jì)為基本特征的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革日益深化的大環(huán)境下，這顯然不能滿足推進(jìn)體制改革和實(shí)現(xiàn)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。

2.3會(huì)計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔不規(guī)范

會(huì)計(jì)檔案不規(guī)范主要有以下四個(gè)方面：第一，有些單位不能及時(shí)裝訂會(huì)計(jì)憑證，而是將會(huì)計(jì)憑證隨意放置在辦公桌上，或長時(shí)間放在一個(gè)紙盒里；第二，裝訂會(huì)計(jì)憑證不是按照規(guī)范的要求進(jìn)行裝訂而是用訂書釘裝訂，或用一根繩子穿起來；第三，活頁賬簿裝訂時(shí)無封面，也不按規(guī)定編好頁碼裝訂成冊(cè)，會(huì)計(jì)報(bào)表各月份分散存放，未按要求按月裝訂；第四，會(huì)計(jì)檔案立卷時(shí)不按保管期限分別立卷歸檔，而是統(tǒng)統(tǒng)裝在一個(gè)檔案盒里；第五，會(huì)計(jì)檔案銷毀難，會(huì)計(jì)檔案越堆越多。

2.4會(huì)計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)有待進(jìn)一步提高

就目前一些部門和單位的實(shí)際情況看，存在一些財(cái)會(huì)檔案人員不堅(jiān)持原則，甚至違法亂紀(jì)、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本，想方設(shè)法偷稅。這不僅給國家稅收征管設(shè)置人為障礙，而且造成會(huì)計(jì)信息失真，進(jìn)而影響了國家宏觀決策、危害極大。

3完善會(huì)計(jì)檔案管理工作的對(duì)策

3.1統(tǒng)一思想，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)

各單位要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，要提高對(duì)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性的認(rèn)識(shí)，設(shè)立檔案管理部門的一定要把會(huì)計(jì)檔案同其他檔案同等重視，規(guī)范管理，不能厚此薄彼。不具備設(shè)立檔案管理部門的，應(yīng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)中指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的裝訂立卷歸檔和保管工作，但出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案的保管工作?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》第3條規(guī)定，國家機(jī)關(guān)，社會(huì)團(tuán)體，企業(yè)、事業(yè)單位，按規(guī)定應(yīng)建賬的個(gè)體工商戶和其他組織。應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會(huì)計(jì)檔案。第4條規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)……”有關(guān)法律法規(guī)明確規(guī)定，各單位都必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理，如果不加強(qiáng)這方面的管理就是一種違法行為。因此，各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí)，從法律的高度來依法加強(qiáng)管理，使會(huì)計(jì)檔案管理走上法制化的軌道。

3.2制定規(guī)范，健全會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度

要做好財(cái)務(wù)檔案管理工作，必須根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》并結(jié)合實(shí)際，建立和健全一整套相關(guān)的制度。首先，建立財(cái)務(wù)檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進(jìn)手段和科學(xué)方法保管檔案，明確職責(zé)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的檢查，對(duì)做得好的要給予表揚(yáng)獎(jiǎng)勵(lì)，充分發(fā)揮其工作的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。反之，對(duì)于工作做得差的要提出批評(píng)，責(zé)令他們及時(shí)糾正，并予以必要的處罰。凡涉及到本部門房屋買賣、土地使用、財(cái)產(chǎn)劃分、固定資產(chǎn)、債權(quán)債務(wù)、經(jīng)濟(jì)積案、退休退職材料要另編檢索工具，以便長久保管，方便查找利用。3.3規(guī)范會(huì)計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作

規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作，需要做好以下三個(gè)方面：第一，訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案(憑證)盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。第二，綜合檔案室的單位，財(cái)會(huì)部門應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)會(huì)部門妥善保管，要明確專人負(fù)責(zé)保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。第三，各單位的會(huì)計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由本單位會(huì)計(jì)檔案管理部門提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)經(jīng)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后銷毀。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由會(huì)計(jì)檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止。

3.4加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案人員知識(shí)培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)

會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)既包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)。又包括職業(yè)道德。作為會(huì)計(jì)檔案管理人員，首先必須做到嚴(yán)格自律、廉潔奉公，保持獨(dú)立公正的立場(chǎng)正確運(yùn)用自己的職能和權(quán)力；其次，會(huì)計(jì)檔案資料內(nèi)容廣泛，具有專業(yè)性、廣泛性、嚴(yán)密性的特點(diǎn)。作為一種專門檔案，不能視同一般檔案，應(yīng)按照專門檔案進(jìn)行專業(yè)化管理。會(huì)計(jì)檔案的專業(yè)化管理，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學(xué)知識(shí)，還應(yīng)具備財(cái)會(huì)方面的基本知識(shí)，能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段，運(yùn)用現(xiàn)代化管理軟件。因此，除要搞好關(guān)于會(huì)計(jì)和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育。主要是通過每年的輪訓(xùn)學(xué)習(xí)更新知識(shí)，一方面，提高會(huì)計(jì)檔案法制意識(shí)和依法歸檔觀念；另一方面，提高業(yè)務(wù)水平，使企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的管理和監(jiān)督職能更加有效、更加科學(xué)、更加適應(yīng)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。

4結(jié)語

在財(cái)務(wù)檔案管理的過程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅(jiān)持科學(xué)管理和責(zé)任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，從而使得財(cái)務(wù)檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到較大提高，進(jìn)而對(duì)企事業(yè)增強(qiáng)活力、競(jìng)爭力，適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。

參考文獻(xiàn)：

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篇6

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化管理；管理措施

雖然現(xiàn)階段社會(huì)上的數(shù)據(jù)信息都已從傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)變成了數(shù)字信息，但是本身紙質(zhì)載體的信息依然具有十分重要的作用，尤其是對(duì)于財(cái)務(wù)檔案，紙質(zhì)案卷的管理是極為重要的，需要企事業(yè)單位的相關(guān)工作人員給予其足夠的重視。所有財(cái)務(wù)信息都是從財(cái)務(wù)檔案案卷當(dāng)中查閱而來的，因此在搜集財(cái)務(wù)信息時(shí)，應(yīng)保障信息的質(zhì)量，使所形成的財(cái)務(wù)檔案案卷十分準(zhǔn)確可靠，能夠?yàn)槿蘸笙嚓P(guān)財(cái)務(wù)信息的查閱奠定良好的基礎(chǔ)。

1 財(cái)務(wù)檔案案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化管理的意義

財(cái)務(wù)檔案能夠記錄企事業(yè)單位在運(yùn)營過程中的每筆收入與支出，反映出企事業(yè)單位的運(yùn)營情況。財(cái)務(wù)檔案管理還能夠保障企事業(yè)單位活動(dòng)的正常開展，在企事業(yè)單位中發(fā)揮著重要的作用，其具體表現(xiàn)如下。

（一）為企事業(yè)單位提供參考數(shù)據(jù)

企事業(yè)單位在開展任何活動(dòng)時(shí)，都會(huì)產(chǎn)生各種財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，從而形成財(cái)務(wù)檔案。企事業(yè)單位中的相關(guān)管理人員需要對(duì)這些財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行搜集和整理，并對(duì)其進(jìn)行研究和分析，從而便于為企事業(yè)單位的日后運(yùn)營提供參考[1]?，F(xiàn)階段，所有企事業(yè)單位都向財(cái)務(wù)檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化管理模式發(fā)展，提高了企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理水平。在這個(gè)發(fā)展過程中，財(cái)務(wù)檔案信息將會(huì)能夠?yàn)槠笫聵I(yè)單位提供真實(shí)的參考依據(jù)。企事業(yè)單位在做一些決策時(shí)，需要完全依靠財(cái)務(wù)檔案信息，使其能夠一直朝著有利的方向發(fā)展。

（二）作為事件發(fā)生的事實(shí)依據(jù)

很多財(cái)務(wù)檔案都是企事業(yè)單位財(cái)務(wù)支出的憑證，有利于企事業(yè)單位的管理和運(yùn)行。財(cái)務(wù)檔案管理工作與其他工作存在很大區(qū)別，其給企事業(yè)單位所帶來的效益是不能夠具化，但是在企事業(yè)單位運(yùn)行過程中的很多地方都會(huì)起到至關(guān)重要的目的。財(cái)務(wù)檔案管理還能夠反應(yīng)企事業(yè)單位以往在財(cái)務(wù)方面的具體事實(shí)，其檔案文件資料能夠作為證明這些事實(shí)的憑證[2]。

2 財(cái)務(wù)檔案案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化管理存在的問題

（一）對(duì)財(cái)務(wù)檔案案卷的管理缺乏重視

財(cái)務(wù)檔案管理對(duì)于企事業(yè)的運(yùn)營和發(fā)展具有重要的影響，但是很多身處檔案管理職位的工作人員由于對(duì)其本身工作的不重視，導(dǎo)致對(duì)財(cái)務(wù)檔案的管理也缺乏一定的重視。并且，很多人由于受到傳統(tǒng)觀念影響，將財(cái)務(wù)信息視為機(jī)密，將財(cái)務(wù)檔案資料封存起來，不對(duì)其進(jìn)行管理。此外，還存在一些管理人員所采取的管理方式還十分落后，只對(duì)其進(jìn)行整體管理，將其放置在固定的地方，沒有對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)的分類[3]。即使有一些企事業(yè)單位已經(jīng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案案卷進(jìn)行了分類管理，但是其分類較為混亂，達(dá)不到理想的效果。上述情況的出現(xiàn)，究其根本原因還是源于管理人員對(duì)財(cái)務(wù)檔案案卷管理的不重視，從而給財(cái)務(wù)檔案管理帶來了很多問題。

（二）缺乏完善的財(cái)務(wù)檔案案卷管理制度

我國在檔案管理上已經(jīng)出臺(tái)了相關(guān)法律，但是其具體實(shí)施來看，企事業(yè)單位的工作人員對(duì)這些法律的遵守意識(shí)較差，導(dǎo)致檔案管理法律成為了一紙空談，沒有實(shí)際意義。很多企事業(yè)單位高層管理人員甚至認(rèn)為財(cái)務(wù)工作只是簡單的記賬、結(jié)算等，沒有意識(shí)到財(cái)務(wù)檔案案卷對(duì)財(cái)務(wù)工作的重要性，因此沒有按照國際的規(guī)定進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理工作，這在一定程度上嚴(yán)重阻礙了財(cái)務(wù)檔案管理的發(fā)展。隨著社會(huì)的進(jìn)一步發(fā)展，很多企事業(yè)單位意識(shí)到了財(cái)務(wù)檔案管理的重要性，也按照我國相關(guān)法律規(guī)定進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理。但是，由于缺乏較為完善和統(tǒng)一的相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理難以順利完成。

（三）財(cái)務(wù)檔案的安全問題

財(cái)務(wù)檔案中記錄了一個(gè)企業(yè)和單位從建立之初到今的所有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)信息對(duì)于企業(yè)和單位來說具有重要的意義，所以應(yīng)嚴(yán)格保密財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息，避免出現(xiàn)財(cái)務(wù)信息外泄的情況[4]。很多企事業(yè)單位雖然設(shè)置對(duì)財(cái)務(wù)檔案的查閱權(quán)限，避免所有人都能夠查閱財(cái)務(wù)檔案。但是，由于人情、金錢等方面的誘惑，使檔案管理人員難以嚴(yán)格堅(jiān)守相關(guān)規(guī)定，使企事業(yè)單位中的很多工作人員都能夠查閱財(cái)務(wù)信息，這將會(huì)給企事業(yè)單位帶來很嚴(yán)重的財(cái)務(wù)信息安全問題。

3 財(cái)務(wù)檔案案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化管理措施

（一）保證財(cái)務(wù)檔案案卷質(zhì)量

控制財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息質(zhì)量應(yīng)該從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：首先，應(yīng)該在財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)信息的搜集上保障數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量，既要將所有具有價(jià)值的財(cái)務(wù)信息搜集在檔案當(dāng)中，還要剔除沒有任何價(jià)值的財(cái)務(wù)信息。從另一個(gè)角度而言，既要保障財(cái)務(wù)檔案信息的合理性，還要保障財(cái)務(wù)檔案的可用性，并劃分不同財(cái)務(wù)檔案的管理期限，便于區(qū)分保管。其次，對(duì)于財(cái)務(wù)檔案信息還應(yīng)做好超前控制，這主要是財(cái)務(wù)檔案的質(zhì)量會(huì)在其生命周期范圍內(nèi)受到各種因素的影響。如果想要提高財(cái)務(wù)檔案質(zhì)量，需要對(duì)所有財(cái)務(wù)檔案形成過程進(jìn)行監(jiān)控，確保所有具有價(jià)值的財(cái)務(wù)信息能夠完整、正確的放入財(cái)務(wù)檔案當(dāng)中，也為財(cái)務(wù)檔案的日后管理工作打下良好的基礎(chǔ)。

（二）財(cái)務(wù)檔案案卷分類管理

財(cái)務(wù)檔案的分類管理是使規(guī)范檔案的基本措施，雖然現(xiàn)階段財(cái)務(wù)檔案管理已經(jīng)進(jìn)行了分類管理，但是隨著檔案數(shù)據(jù)的不斷增多，項(xiàng)目數(shù)的增加，應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行更為細(xì)致的劃分，使其變得更為標(biāo)準(zhǔn)化。一個(gè)完美的分類方案，需要其在項(xiàng)目的設(shè)置上具有一定的科學(xué)性[5]。所以，財(cái)務(wù)檔案的分類應(yīng)該遵守以下幾點(diǎn)原則：首先，應(yīng)該保持分類項(xiàng)目的穩(wěn)定性。企事業(yè)單位需要根據(jù)其自身的實(shí)際情況，設(shè)置項(xiàng)目的類別，一旦項(xiàng)目設(shè)定完成，便不能夠輕易對(duì)其進(jìn)行更改；其次，分類項(xiàng)目應(yīng)該十分簡潔明了，不能夠太過復(fù)雜。這點(diǎn)原則也主要取決于企事業(yè)單位的具體情況，設(shè)置不同的級(jí)數(shù)；再次，在財(cái)務(wù)檔案的分類避免重復(fù)和交叉，使其具較強(qiáng)的整體性，便于工作人員的后續(xù)查找。

（三）財(cái)務(wù)檔案案卷編目明確

檔案管理人員搜集到的財(cái)務(wù)檔案案卷，不管其是否進(jìn)行裝訂，都必須要在其表面標(biāo)上案卷的詳細(xì)信息，如案卷的編號(hào)、名稱、時(shí)間等。對(duì)于裝訂的財(cái)務(wù)案卷，需要在封面填寫案卷的總頁數(shù)，而沒有裝訂的財(cái)務(wù)案卷則需要在封面標(biāo)明其總件數(shù)。當(dāng)案卷所有信息全部完成以后，應(yīng)該由相關(guān)工作人員進(jìn)行簽字，以便當(dāng)案卷出現(xiàn)質(zhì)量問題時(shí)，能夠找到相應(yīng)的責(zé)任人。如此一來，能夠切實(shí)保障財(cái)務(wù)檔案案卷的質(zhì)量，使財(cái)務(wù)檔案案卷管理變得更加標(biāo)準(zhǔn)。

4 總結(jié)

雖然案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化管理在很大程度上取決于相關(guān)工作人員對(duì)這項(xiàng)工作的重視程度，但也還需要事業(yè)單位中所有相關(guān)部門的配合。因此，財(cái)務(wù)檔案案卷的形成和整理，涉及的范圍較廣，人員較多，只有通過企事業(yè)單位所有人員的共同配合才能夠更好的完成財(cái)務(wù)檔案案卷質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)化管理工作?？傊?，只有提高企事業(yè)單位對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的重視，才能夠更好的完成財(cái)務(wù)檔案管理工作；只有通過企事業(yè)單位內(nèi)部所有人員的共同努力才能夠保障財(cái)務(wù)檔案案卷質(zhì)量，使檔案管理人員能夠?qū)ζ溥M(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。

參考文獻(xiàn)

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篇7

1 加強(qiáng)科研單位會(huì)計(jì)檔案管理的必要性

科研單位會(huì)計(jì)工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性。科研項(xiàng)目種類和內(nèi)容繁多，財(cái)務(wù)需要按項(xiàng)目類別分別核算，因此形成的檔案資料數(shù)量也較多。目前，科研單位的資金來源主要包括財(cái)政撥款、科學(xué)技術(shù)成果轉(zhuǎn)讓收入、貸款及合作引入資金等四類。其中財(cái)政撥款包括科學(xué)事業(yè)費(fèi)、科技三項(xiàng)費(fèi)用、撥入專項(xiàng)資金、自然科學(xué)基金、科研基本建設(shè)資金等，財(cái)政撥款仍然是各科研單位的主要資金來源。但是隨著科技體制改革的不斷深化，科學(xué)研究面臨著重大轉(zhuǎn)變?？蒲袉挝粚⒚嫦蚪?jīng)濟(jì)建設(shè)、面向市場(chǎng)自主經(jīng)營，成為獨(dú)立自主的科研經(jīng)營實(shí)體，科學(xué)技術(shù)成果轉(zhuǎn)化收入將成為科研單位的最主要的資金來源，科研工作逐步實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)自給。會(huì)計(jì)檔案可以真實(shí)記錄科研項(xiàng)目或試制產(chǎn)品成本，據(jù)此準(zhǔn)確定位成果轉(zhuǎn)讓價(jià)格，反映科研經(jīng)濟(jì)效果，創(chuàng)造更好的經(jīng)濟(jì)效益。因此，科學(xué)管理與利用科研單位會(huì)計(jì)檔案，對(duì)推動(dòng)和促進(jìn)科學(xué)事業(yè)發(fā)展具有不可估量的重要作用。

2 科研單位會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題

2.1 歸檔資料不完整，管理不善

2.2 會(huì)計(jì)檔案保管不規(guī)范

2.3 會(huì)計(jì)檔案工作存在重保管、輕利用

3 加強(qiáng)科研單位會(huì)計(jì)檔案管理與利用的建議

3.1 提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)

加強(qiáng)宣傳，幫助、引導(dǎo)單位領(lǐng)導(dǎo)與廣大科技人員，正確認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案資源的重要價(jià)值，將會(huì)計(jì)檔案管理作為一項(xiàng)重要任務(wù)常抓不懈。

3.2 完善會(huì)計(jì)檔案管理的組織機(jī)構(gòu)，引進(jìn)和培養(yǎng)高層次的信息資源管理人才

篇8

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案管理運(yùn)用

一、會(huì)計(jì)檔案的作用

1.憑證作用。會(huì)計(jì)檔案如實(shí)記錄了企業(yè)資金周轉(zhuǎn)活動(dòng)的全過程，利用它對(duì)于加強(qiáng)企業(yè)管理、開展專項(xiàng)工作、打擊犯罪等可以起到十分重要的憑證作用。

2.依據(jù)作用。會(huì)計(jì)檔案又是會(huì)計(jì)分析和會(huì)計(jì)檢查的主要依據(jù)。利用它可以進(jìn)行各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的數(shù)量分析，并針對(duì)實(shí)際情況找出差距、發(fā)現(xiàn)問題最終提出改進(jìn)工作的建議和措施。

3.史料作用。通過對(duì)歷年會(huì)計(jì)檔案的研究，發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營和企業(yè)管理規(guī)律性特點(diǎn)，總結(jié)企業(yè)發(fā)展軌跡，加以借鑒，從而制定出可行性計(jì)劃、決策。

二、會(huì)計(jì)檔案管理與實(shí)際運(yùn)用間存在的問題與對(duì)策

筆者經(jīng)過幾年對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理，認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理與運(yùn)用存在著一些尷尬對(duì)峙。淺敘如下：

1.帳簿與憑證的對(duì)應(yīng)管理

現(xiàn)金日記帳、銀行存款帳的保管期限為25年，而其對(duì)應(yīng)的現(xiàn)金憑證和銀行憑證的保管期限則為15年，也即一旦憑證15年后到期面臨銷毀，可相應(yīng)帳簿卻要獨(dú)自再行保管10年，而憑證是帳簿的原始依據(jù)，這樣一來獨(dú)存的帳簿無疑就成了無本之木、無源之水。

對(duì)策：配合帳簿的管理相應(yīng)憑證順延管理至帳簿到期或業(yè)務(wù)結(jié)束。

2.會(huì)計(jì)檔案中其它類的工資、獎(jiǎng)金的管理與實(shí)際

工資、獎(jiǎng)金的保管期限是15年，而近年來卻有多起利用是工資、獎(jiǎng)金做為工齡錯(cuò)誤、遺失的唯一原始憑證（考勤表也可，而實(shí)際其又不在歸檔范圍中，故并未保存），使得我單位的工資、獎(jiǎng)金面臨著只是按管理規(guī)定移出庫存而根據(jù)實(shí)際需要卻不能銷毀的尷尬。

這一問題的解決需要社會(huì)保險(xiǎn)、勞資、檔案等多個(gè)部門協(xié)商解決。

3.財(cái)務(wù)機(jī)制資料與檔案裝具矛盾

自2003年始我公司的財(cái)會(huì)帳簿、報(bào)表等改用“用友”軟件機(jī)制，可其外形尺寸卻又是不和我公司用于會(huì)計(jì)檔案保管的裝具（標(biāo)準(zhǔn)A4檔案盒）一致。這也給管理帶來了很大不便，為了它的25年、15年壽命，我們不得不小心謹(jǐn)慎地再加工（去其邊角卻又不能傷其筋骨）。

對(duì)策：制作時(shí)即應(yīng)考慮到今后數(shù)十年的保管方便。

4.延期收集的必需及問題

會(huì)計(jì)檔案的收集為第三年，即考慮到財(cái)務(wù)工作實(shí)際的需要，在本會(huì)計(jì)年度結(jié)束后，其當(dāng)年產(chǎn)生的會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門自行保管一年，以滿足其中未結(jié)事宜利用的需要，之后次年再交于單位檔案部門正式進(jìn)入檔案管理階段，這其中就有了一個(gè)實(shí)際問題—檔案的未及時(shí)收集（這是目前全國統(tǒng)一執(zhí)行的歸檔例外），這樣經(jīng)過了一年后，檔案的收集齊全、完整，以及資料的破損、損耗等將很難把握。

這就需要財(cái)務(wù)部門和檔案部門協(xié)同動(dòng)作，財(cái)務(wù)部門要對(duì)所暫管的上年度會(huì)計(jì)檔案認(rèn)真負(fù)責(zé)、嚴(yán)格管理；檔案部門也要經(jīng)常督促檢查，切勿有不在檔案庫房就不歸我負(fù)責(zé)的認(rèn)識(shí)和想法。

5.檔案到期可其中債權(quán)債務(wù)未了結(jié)

會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，對(duì)其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證、明細(xì)賬應(yīng)獨(dú)立抽出，另行立卷，列入“其它會(huì)計(jì)檔案”，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止或未了結(jié)事項(xiàng)完結(jié)五年后，或至超過法定期限—這時(shí)其將不再具備溯及力也即憑證作用消滅，方可進(jìn)行銷毀。

由此可見，會(huì)計(jì)檔案（尤其是會(huì)計(jì)憑證，因?yàn)槠錇樵搭^）的銷毀與否，不能僅僅以保管期限為界，還要考慮債權(quán)債務(wù)關(guān)系是否結(jié)束等因素。

6.保管要兼顧檔案的證據(jù)作用、查考價(jià)值等因素

實(shí)際中，憑證的證據(jù)作用、查考價(jià)值是不會(huì)隨著債權(quán)債務(wù)關(guān)系的結(jié)束而結(jié)束的，對(duì)欠債不還的企業(yè)，哪怕已經(jīng)列入呆賬，債權(quán)人也可以保持對(duì)其隨時(shí)追索的權(quán)力；而涉及經(jīng)濟(jì)、民事、刑事等法律案件糾紛的時(shí)候，憑證更是隨時(shí)可以作為至關(guān)重要的呈堂證物，而一旦被銷毀，其損失難以彌補(bǔ)。

因此，在保管期滿并已結(jié)清債權(quán)債務(wù)情況下，會(huì)計(jì)憑證是否能夠銷毀，還要考慮其社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、法律等多方面的作用是否已經(jīng)結(jié)束，這里也蘊(yùn)含著許多難以人為預(yù)料的因素。

7.而綜上所述中的延期保管不加銷毀則又會(huì)造成另外一些困惑

首先，隨著檔案的不斷增長，檔案部門要持續(xù)不斷地投入人力、物力、財(cái)力，建設(shè)檔案庫房、購買檔案設(shè)備、加強(qiáng)檔案管理，這對(duì)企業(yè)的經(jīng)營管理來說，無疑是一個(gè)較重的負(fù)擔(dān)。其次，已過期的和未過期的會(huì)計(jì)檔案混同保管，難以區(qū)分保管價(jià)值，無法對(duì)重要會(huì)計(jì)檔案實(shí)行重點(diǎn)保管，從而影響檔案整體管理工作的質(zhì)量和效果。

篇9

【摘要】隨著我國會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的不斷發(fā)展,會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)執(zhí)行主體發(fā)生了變化,使得會(huì)計(jì)檔案的管理工作也發(fā)生了變化,手工會(huì)計(jì)下所采用的檔案管理辦法已不適應(yīng)電算化會(huì)計(jì)的需要。因此,必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的檔案建設(shè),即加快會(huì)計(jì)檔案管理的信息化建設(shè),以適應(yīng)新時(shí)期會(huì)計(jì)電算化提出的新要求,建好用好電子財(cái)務(wù)檔案,提高財(cái)務(wù)檔案管理工作水平和財(cái)務(wù)管理工作效率,更好的服務(wù)于企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】財(cái)務(wù)檔案電算化檔案管理信息化

所謂會(huì)計(jì)電算化,是指計(jì)算機(jī)技術(shù)在會(huì)計(jì)工作中的應(yīng)用,即采用電子計(jì)算機(jī)替代人工記賬、算賬、報(bào)賬,以及對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行分析和利用的工程。會(huì)計(jì)電算化后,提高了會(huì)計(jì)核算與物資管理的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和工作效率,減輕財(cái)會(huì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度,使財(cái)會(huì)人員從繁重的手工勞動(dòng)和繁瑣的核算事務(wù)中擺脫出來,更好地參與單位的經(jīng)營決策,加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理。加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理信息化是企業(yè)會(huì)計(jì)電算化改革和發(fā)展的客觀需要,是時(shí)展的必然,是會(huì)計(jì)檔案管理發(fā)展方向。管好用好財(cái)務(wù)檔案是企業(yè)財(cái)會(huì)工作向高水平發(fā)展的重要前提。

一、會(huì)計(jì)電算化特點(diǎn)

1、數(shù)據(jù)處理方式發(fā)生了變化

在傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)工作環(huán)境下,科目匯總表、資產(chǎn)負(fù)債表、借貸試算平衡以及相關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)表分析均需要進(jìn)行人工匯總計(jì)算,使得財(cái)務(wù)人員的工作量很大,同時(shí)也容易造成數(shù)據(jù)上的計(jì)算錯(cuò)誤。在電算化會(huì)計(jì)環(huán)境下,只需錄入原始數(shù)據(jù)或通過外部系統(tǒng)轉(zhuǎn)入機(jī)制憑證并在計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件的指導(dǎo)下進(jìn)行會(huì)計(jì)分錄,通過憑證的審核、修改、確認(rèn)由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成打印輸出,科目匯總、借貸平衡等工作均由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成,同時(shí)可以根據(jù)需要生成會(huì)計(jì)報(bào)表,這大大降低了財(cái)務(wù)人員的工作量,也避免了計(jì)算加總等工作出現(xiàn)的錯(cuò)誤。

2、數(shù)據(jù)記錄方式和保存介質(zhì)發(fā)生了變化

手工會(huì)計(jì)方式下,數(shù)據(jù)記錄主要依靠工作人員的手工記錄,出現(xiàn)記錄錯(cuò)誤的可能性加大,而且同一類數(shù)據(jù)可能會(huì)重復(fù)多次記錄。數(shù)據(jù)保存介質(zhì)是“紙”介質(zhì),保存這些介質(zhì)需要占用很大的空間,還需進(jìn)行防火、防水、防潮、防盜等工作。在電算化會(huì)計(jì)工作環(huán)境下,數(shù)據(jù)保存介質(zhì)是“磁盤”,磁性介質(zhì)。磁性介質(zhì)的采用節(jié)約了數(shù)據(jù)的保存空間,也使數(shù)據(jù)存取方便,同時(shí)通過數(shù)據(jù)拷貝、轉(zhuǎn)入等方法避免了手工記錄中出現(xiàn)重復(fù)記錄的現(xiàn)象。磁性介質(zhì)的保存除了需要紙介質(zhì)保存所需的部分工作外,還要進(jìn)行防病毒、防磁化等工作。由于磁盤存在著物理易損性,需要對(duì)磁盤進(jìn)行備份工作。

二、會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

眾所周知,傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專用材料,它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。這些史料和證據(jù)具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、時(shí)序性和嚴(yán)肅性,不得隨意篡改。在企業(yè)信息化建設(shè)的過程中,財(cái)務(wù)保障范圍的拓展和管理要求的提高,迫切需要會(huì)計(jì)檔案管理手段的變革和管理效能的提高。建設(shè)電子財(cái)務(wù)檔案,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理,是搞好企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理的必然選擇。各級(jí)企事業(yè)單位實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后,由于產(chǎn)生了許多依附于計(jì)算機(jī)磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件,財(cái)務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會(huì)計(jì)資料的調(diào)閱均在計(jì)算機(jī)上完成,隨之而使會(huì)計(jì)檔案賦予了許多新的特點(diǎn)。本文根據(jù)工作的實(shí)踐,總結(jié)出會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案具有以下顯著特點(diǎn)。

第一,較之傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案,會(huì)計(jì)電算化檔案存儲(chǔ)的范圍和領(lǐng)域擴(kuò)大了。

第二,傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀可視性,而存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可使用。即會(huì)計(jì)電算化檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。

第三,會(huì)計(jì)電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張,更主要的是磁性介質(zhì)或光盤。即會(huì)計(jì)電算化檔案的保管不僅是作為會(huì)計(jì)資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質(zhì)或光盤。

第四,電子財(cái)務(wù)檔案便于計(jì)算、分析,快捷獲得所需結(jié)果。如果電子財(cái)務(wù)檔案上網(wǎng),通過計(jì)算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流,不僅滿足了日常條件查詢、統(tǒng)計(jì)分析、制作數(shù)據(jù)報(bào)表、開展數(shù)據(jù)交換的需要,達(dá)到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的,節(jié)約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于專業(yè)管理,便于檔案資源的統(tǒng)一整合,極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。

第五,電子財(cái)務(wù)檔案易于修正、拷貝和重置,便于糾錯(cuò)、攜帶和傳遞。

正如上面所述,電子財(cái)務(wù)檔案或財(cái)務(wù)檔案信息化有很多優(yōu)點(diǎn),但也有不足的一面。如具有系統(tǒng)依賴性,即需要一定的軟硬件環(huán)境支持,只能在特定的條件下才能打開,不具備傳統(tǒng)檔案的直接可視性,還具有易遭毀損、難查痕跡的特點(diǎn),同時(shí)它們又受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲(chǔ)信息的有效期等條件的影響,即對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的安全性、完整性要求更高。實(shí)行電算化的時(shí)間越長,會(huì)計(jì)檔案與財(cái)務(wù)軟件的版本數(shù)越多,即會(huì)計(jì)電算化檔案更需要科學(xué)的管理。因此,即使實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)檔案管理的信息化,在歸檔中也需要實(shí)行所謂的“雙套制”,即將同一份檔案的紙質(zhì)版和電子版同時(shí)歸檔。

三、電算化會(huì)計(jì)檔案工作的內(nèi)容

1、搞好數(shù)據(jù)挖掘和整理,建好數(shù)據(jù)庫,并及時(shí)采集動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)

檔案信息的數(shù)字化是整個(gè)檔案管理信息化的基礎(chǔ),其他的一切工作都建立在此基礎(chǔ)之上。傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體,實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化,必須向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變。未來的財(cái)務(wù)檔案室就是財(cái)務(wù)檔案的數(shù)據(jù)采集源泉和基地,是數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地。在財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上,必須建立企業(yè)財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫,可以按企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容分類建立若干個(gè)主要的數(shù)據(jù)庫,如按標(biāo)準(zhǔn)制度、原始憑證、會(huì)計(jì)賬簿、指標(biāo)文件、工作資料等建立幾個(gè)主要基本數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫一經(jīng)建立,立即著手?jǐn)?shù)據(jù)的錄入,將本單位的財(cái)務(wù)檔案資料都錄入計(jì)算機(jī)。

2、搞好財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè),提高檔案使用效率

檔案的最大價(jià)值在于利用,檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)將為檔案信息的充分利用提供廣闊天地。建立完善的財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò),一方面可以將業(yè)務(wù)上級(jí)的文檔以及本級(jí)各單位的相關(guān)文件直接進(jìn)入或轉(zhuǎn)換進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫,減少檔案人員的重復(fù)錄入工作,保證檔案信息的完整性。另一方面也可以實(shí)行聯(lián)機(jī)公共目錄查詢、光盤遠(yuǎn)程檢索服務(wù),也可以通過電子郵件或BBS等方式開展財(cái)務(wù)檔案信息咨詢?？傊?網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)檔案的在線管理和使用功能,可以大大減少檔案在形成、調(diào)閱上的時(shí)空差,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理由靜態(tài)管理向動(dòng)態(tài)管理的跨越,整合財(cái)力資源、人力資源,提高財(cái)務(wù)檔案管理能力和質(zhì)量。

3、搞好財(cái)務(wù)檔案管理輔助決策系統(tǒng)建設(shè),做到定量分析與定性分析相結(jié)合,科學(xué)管理使用檔案

財(cái)務(wù)檔案信息通過采集整理和網(wǎng)絡(luò)傳輸,最終要提供給各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、決策部門、財(cái)務(wù)人員處理和運(yùn)用。由于信息量大、保障要求高,僅憑有關(guān)人員的經(jīng)驗(yàn)來處理問題是不行的,必須依賴于先進(jìn)的、智能化程度較高的輔助決策系統(tǒng)。以管理科學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)、行為科學(xué)和控制論為基礎(chǔ),以計(jì)算機(jī)技術(shù)、人工智能技術(shù)、經(jīng)濟(jì)數(shù)學(xué)等為手段,建立決策支持系統(tǒng)。該系統(tǒng)能對(duì)一個(gè)問題提出多種方案,并對(duì)方案進(jìn)行比較、分析和優(yōu)化,最大限度地提高財(cái)務(wù)保障的決策水平和決策質(zhì)量。

四、如何做好電算化會(huì)計(jì)檔案工作

電算化會(huì)計(jì)檔案是電算化會(huì)計(jì)活動(dòng)的產(chǎn)物,又是電算化會(huì)計(jì)活動(dòng)的客觀表現(xiàn),在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中具有史料和查證作用。所以加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案管理是電算化會(huì)計(jì)工作連續(xù)進(jìn)行的保證,是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的保證,是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的保證。因此,必須做好會(huì)計(jì)憑證的收集和整理、會(huì)計(jì)賬簿的收集和整理、會(huì)計(jì)報(bào)表的收集和整理、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)文檔資料的收集和整理、磁盤數(shù)據(jù)的收集和整理。

1、加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件,是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ),而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。在工程規(guī)劃初期,應(yīng)該由財(cái)務(wù)部門和檔案部門人員共同協(xié)商,分別從財(cái)務(wù)管理角度和檔案管理角度提出設(shè)計(jì)思路,考慮各方面的需要,從而避免在系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)空缺或重疊,提高效率。在財(cái)務(wù)軟件方面,應(yīng)采用一定的安全保密措施,實(shí)行電子簽單制度,建立和健全財(cái)務(wù)檔案管理責(zé)任制、電子文件簽入、簽出制、安全日志制,從而保障財(cái)務(wù)檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。此外,為便于財(cái)務(wù)軟件升級(jí),保證不同開發(fā)商提供的軟件能夠相互兼容,必須提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)存貯形式的標(biāo)準(zhǔn)性、一致性和可續(xù)性。

2、做好電算化會(huì)計(jì)檔案的收集

所謂電算化會(huì)計(jì)檔案的收集是指在一定的時(shí)間間隔內(nèi)(如一個(gè)會(huì)計(jì)年度),把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)拷貝(備份)存儲(chǔ)到磁性介質(zhì)或光盤上,從而形成脫離于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案。財(cái)務(wù)部門應(yīng)把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好,以防計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時(shí)間內(nèi)、在最小的損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。除了備份之外,還應(yīng)收集計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號(hào)、存儲(chǔ)空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等;計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng);財(cái)務(wù)軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型;財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號(hào);財(cái)務(wù)軟件的銷售與維護(hù)公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊(cè)。

3、做好電算化會(huì)計(jì)檔案的管理與保存

由于電算化會(huì)計(jì)檔案是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤上的,根據(jù)這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時(shí)應(yīng)準(zhǔn)備雙份即采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份,并且每份上要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名,貼上保護(hù)字樣,存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn),以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起的整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。在保存這些檔案時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng),注意防潮、防塵等。對(duì)采用磁性介質(zhì)保存的檔案,還應(yīng)定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)的損壞,而使會(huì)計(jì)檔案丟失,造成無法挽救的損失。

此外,還應(yīng)注意電算化會(huì)計(jì)檔案與對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件版本的一致性。因?yàn)樵诓煌姹拒浖滦纬傻臅?huì)計(jì)檔案其會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有可能不同,這就有可能產(chǎn)生會(huì)計(jì)檔案不能被調(diào)閱或者產(chǎn)生某些預(yù)料外的錯(cuò)誤。因此,本文建議會(huì)計(jì)電算化檔案除保存各版本的備份財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)外還應(yīng)保存對(duì)應(yīng)版本的會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)版本,二者的一致性是非常必要的。顯然,其收集與管理工作也是比較艱巨的。

4、做好電算化會(huì)計(jì)檔案的整理和利用

電算化會(huì)計(jì)檔案通過整理有著與傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案所無法比擬的優(yōu)勢(shì)。通過整理可以利用歷年的數(shù)據(jù)對(duì)本單位、本部門進(jìn)行歷史會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的比較與分析,從而為企業(yè)或部門的決策者提供可靠的決策依據(jù)。另外還可以得出本單位、本部門,甚至某一地區(qū)過去、現(xiàn)在與將來的發(fā)展情況與發(fā)展趨勢(shì),使決策者在遵循市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)規(guī)律的前提下,制定出適合自身發(fā)展的行為規(guī)范,改善經(jīng)營管理、提高經(jīng)濟(jì)效益。我們還可以利用會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)出一些有利于管理與決策的數(shù)據(jù)模型,建立一整套比較完善的決策支持系統(tǒng),以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的再利用。在長期開展會(huì)計(jì)電算化的過程中,隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級(jí),我們所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案會(huì)有下述兩種情況:(1)所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)一致,此時(shí)只需將您所需調(diào)閱的檔案通過電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱(或數(shù)據(jù)恢復(fù))功能進(jìn)行調(diào)閱即可;(2)所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)不一致,此時(shí)您只需在另外一臺(tái)電腦上安裝與此檔案相對(duì)應(yīng)版本的電算化系統(tǒng),然后再進(jìn)行調(diào)閱。

5、提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的信息化素質(zhì)

財(cái)務(wù)檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過程,始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。建設(shè)一支高素質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案干部隊(duì)伍,是財(cái)務(wù)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。財(cái)務(wù)部門要補(bǔ)充具有計(jì)算機(jī)、通信、微電子等學(xué)歷背景的技術(shù)人員,逐步改變現(xiàn)有業(yè)務(wù)人員隊(duì)伍專業(yè)結(jié)構(gòu)單一的情況,滿足信息化建設(shè)工作的需要;加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案人員的繼續(xù)教育,以分層次、分階段和根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行培訓(xùn)為原則,著重加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)及應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn),提高其掌握和運(yùn)用信息技術(shù)和信息手段的意識(shí)和技能。建立合理的財(cái)務(wù)檔案管理人員的效績考核評(píng)價(jià)規(guī)定,對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理信息化能力強(qiáng)、成績好的單位和個(gè)人要及時(shí)進(jìn)行表彰,激勵(lì)大家學(xué)信息化、用信息化。此外,還要對(duì)計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)人員進(jìn)行一定的檔案工作、財(cái)務(wù)管理工作知識(shí)和技能的介紹,使其了解財(cái)務(wù)檔案工作的客觀規(guī)律,更好地為財(cái)務(wù)檔案管理信息化提供技術(shù)支持。

五、電算化會(huì)計(jì)檔案應(yīng)注意的問題

1、實(shí)行會(huì)計(jì)電算化之后,存貯在硬盤上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)必須建立軟盤備份

根據(jù)《賬務(wù)系統(tǒng)管理制度》和《報(bào)表系統(tǒng)管理制度》的規(guī)定,賬務(wù)數(shù)據(jù)和報(bào)表數(shù)據(jù)的備份由數(shù)據(jù)管理員建立。備份次數(shù)每月不得少于一次;備份的軟盤與檔案管理員辦理存檔手續(xù);用做備份的軟盤必須妥善保管;備份軟盤應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽并用印章或封條簽封;備份軟盤應(yīng)裝在保護(hù)封條和包裝盒內(nèi),存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場(chǎng)所,并定期進(jìn)行轉(zhuǎn)貯;雙備份下的兩套備份軟盤應(yīng)存放在不同的地點(diǎn)保管。

2、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體和保存介質(zhì)存在安全隱患

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體是計(jì)算機(jī)。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)由硬件和軟件構(gòu)成。由于硬件系統(tǒng)存在物理易損性,一旦硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障或因停電等其他非人為原因,將導(dǎo)致數(shù)據(jù)不能被處理,會(huì)計(jì)工作不能進(jìn)行。數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確、高效主要依賴于財(cái)務(wù)軟件的質(zhì)量和性能。一旦軟件質(zhì)量出現(xiàn)問題將會(huì)影響到數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確和速度。一旦程序中出現(xiàn)嚴(yán)重的病毒,將會(huì)嚴(yán)重危害系統(tǒng)的安全,若不能及時(shí)排除病毒很有可能擴(kuò)大損失。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)主要保存在計(jì)算機(jī)的磁盤或者外在軟盤、光盤中,一旦磁介質(zhì)由于受熱、受潮、折損等原因出現(xiàn)損壞,保存的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)將會(huì)丟失,如果沒有相關(guān)備份的話,將給會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)造成嚴(yán)重的損失,嚴(yán)重影響到企業(yè)的會(huì)計(jì)工作。磁性介質(zhì)以磁信號(hào)存儲(chǔ)信息,如果數(shù)據(jù)被人惡意修改不會(huì)留下任何痕跡。所以我們還應(yīng)對(duì)整個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性做一定的工作,如計(jì)算機(jī)病毒的防范。

3、電算會(huì)計(jì)檔案必要有專人管理

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的實(shí)施主體是“人”,但無論軟件質(zhì)量如何優(yōu)良,規(guī)章制度如何完善,作為電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)實(shí)施主體的“人”不能發(fā)揮作用,有制度而不去執(zhí)行,甚至惡意地修改軟件程序,修改數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù),非法取得口令,都是不行的。因此,企業(yè)管理者應(yīng)當(dāng)重視對(duì)檔案工作人員的選用與培養(yǎng),增強(qiáng)檔案工作人員的職業(yè)道德水準(zhǔn)和業(yè)務(wù)水平,達(dá)到電算會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的主體誠信。這就要求會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)在處理業(yè)務(wù)時(shí)所產(chǎn)生的各種賬簿、報(bào)表、憑證均應(yīng)由專人管理,并制定相應(yīng)的管理制度。

4、加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理與維護(hù)

網(wǎng)絡(luò)安全性的指標(biāo)主要包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識(shí)別等。采用密碼管理和登陸制度控制網(wǎng)上財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的讀取;起用防火墻,隔離會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)與外部訪問區(qū)之間的聯(lián)系,限制外界透過防火墻對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行非法訪問;采用數(shù)據(jù)加密、回響檢查等技術(shù)手段進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理以防止由于遮蔭問題、設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失以及不法分子非法攔截盜用財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息等安全隱患,保障會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全運(yùn)行。

篇10

關(guān)鍵詞：預(yù)算；檔案管理；思考

財(cái)務(wù)總監(jiān)管理中心的部門預(yù)算是重要的工作內(nèi)容。作為相對(duì)獨(dú)立管理部門，主要承擔(dān)各項(xiàng)預(yù)算工作，也因此而產(chǎn)生各種檔案資料。雖然部門預(yù)算所產(chǎn)生的資料會(huì)有資料管理人員統(tǒng)一管理，但是，由于這些管理人員并不是專業(yè)的檔案管理人員，所以對(duì)于預(yù)算檔案資料的管理缺乏科學(xué)性，使得這些資料的服務(wù)功能難以充分地發(fā)揮出來。為了強(qiáng)化部門預(yù)算大難管理工作，就要針對(duì)部門預(yù)算檔案管理的重要性充分認(rèn)識(shí)，針對(duì)預(yù)算檔案管理中所存在的問題進(jìn)行研究，并具有針對(duì)性地提出有效對(duì)策。

一、加強(qiáng)部門預(yù)算檔案管理的重要性

（一）做好部門預(yù)算檔案管理工作有助于預(yù)算工作的順利展開

預(yù)算管理工作內(nèi)容復(fù)雜，多于財(cái)務(wù)管理有關(guān)。由于預(yù)算部門內(nèi)部的每一名員工都有本職工作，包括銷售預(yù)算、采購預(yù)算、生產(chǎn)預(yù)算等等，所以，幾乎每年的預(yù)算管理目標(biāo)都是由管理層決定，然后將目標(biāo)下派到相應(yīng)的部門進(jìn)行預(yù)算編制工作。在預(yù)算的一系列工作中，會(huì)產(chǎn)生各種資料作為預(yù)算管理流程的憑證。如果這些資料丟失，就會(huì)對(duì)預(yù)算工作的順利展開造成不良影響。因此，預(yù)算部門要做好檔案管理工作。當(dāng)預(yù)算工作進(jìn)入到執(zhí)行階段的時(shí)候，很有可能存在預(yù)算與實(shí)際差距。這就需要對(duì)預(yù)算作出調(diào)整，并對(duì)實(shí)際運(yùn)行成本采取有效的控制措施，由此而達(dá)到成本控制管理的目的。

（二）做好部門預(yù)算檔案管理工作有助于預(yù)算目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)

預(yù)算不是簡單地將預(yù)算作為財(cái)務(wù)金額的反映，而是對(duì)資源進(jìn)行有效分配，做到有計(jì)劃地投入，最大限度地產(chǎn)出，因此，預(yù)算關(guān)乎資源分配的計(jì)劃性和有效性。通過編制預(yù)算，以使得各項(xiàng)收支得到有效控制。做好預(yù)算檔案管理工作，各項(xiàng)資料都規(guī)范整理。當(dāng)進(jìn)行預(yù)算管理的時(shí)候，就可以查閱相關(guān)檔案資料對(duì)預(yù)算管理工作做出調(diào)整，以促使預(yù)算目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

（三）做好部門預(yù)算檔案管理工作可以提高預(yù)算工作的成效

在編制預(yù)算的過程中，要將預(yù)算目標(biāo)具體化，就需要分解預(yù)算指標(biāo)，并將預(yù)算指標(biāo)落實(shí)到個(gè)人，做到責(zé)任到位。當(dāng)進(jìn)入到實(shí)際行動(dòng)中，預(yù)算編制就成為了成本控制標(biāo)準(zhǔn)，通過有效地控制成本達(dá)到預(yù)算目標(biāo)，其中，做好預(yù)算檔案管理工作是關(guān)鍵的內(nèi)容。當(dāng)預(yù)算編制工作進(jìn)入到執(zhí)行環(huán)節(jié)，需要控制的內(nèi)容有很多，包括材料的采購、銷售等等，都屬于預(yù)算范疇，可以對(duì)各項(xiàng)工作運(yùn)行中所產(chǎn)生的出來變化呈現(xiàn)出來。因此，要做好部門預(yù)算檔案管理工作，使得預(yù)算工作效率有所提高。

二、部門預(yù)算檔案管理工作中所存在的問題及做法

（一）對(duì)預(yù)算檔案管理工作沒有給予高度重視

如果在預(yù)算檔案管理工作中沒得到單位領(lǐng)導(dǎo)的支持，就會(huì)在人財(cái)物上難以調(diào)配導(dǎo)致預(yù)算檔案管理工作中存在很多問題。即便是預(yù)算檔案管理人員有心提高工作質(zhì)量，但是，財(cái)力不足，設(shè)備運(yùn)行不良或者面對(duì)量大而繁瑣的預(yù)算檔案管理工作而人員不足，就會(huì)影響預(yù)算檔案管理質(zhì)量和管理效率。

（二）沒有按照制度要求執(zhí)行預(yù)算檔案管理工作

預(yù)算檔案管理工作中，由于沒有完善的管理制度，所以，檔案管理人員在履行職責(zé)的過程中，就不會(huì)嚴(yán)格要求自己。雖然一些單位已經(jīng)將預(yù)算檔案管理制度構(gòu)建起來，但是，在具體的執(zhí)行中，就不會(huì)嚴(yán)格按照制度完成檔案管理工作，而是將制度虛設(shè)。比如，在預(yù)算檔案管理工作中，對(duì)預(yù)算檔案資料沒有及時(shí)地收集、分類整理，沒有及時(shí)而規(guī)范地對(duì)預(yù)算檔案資料進(jìn)行立卷和裝訂。在檔案資料的保管中、資料的移交中，都沒有認(rèn)真履行程序，在借閱檔案預(yù)算檔案資料和銷毀檔案資料的時(shí)候，沒有在專門的管理人員的監(jiān)督下執(zhí)行，導(dǎo)致預(yù)算檔案資料丟失。特別是預(yù)算檔案管理工作中進(jìn)行人員調(diào)動(dòng)的時(shí)候，就會(huì)出現(xiàn)檔案隨著人員的調(diào)走而流失的現(xiàn)象，或者部分預(yù)算檔案資料出現(xiàn)隨意打開封裝袋或者損壞的問題。

（三）預(yù)算檔案管理工作中存在設(shè)備落后的現(xiàn)象

一些單位雖然執(zhí)行了預(yù)算檔案管理，但是沒有建立專業(yè)的資料庫，檔案管理設(shè)備更是落后，導(dǎo)致檔案管理工作無法按照規(guī)定展開。部門預(yù)算檔案資料甚至存儲(chǔ)在預(yù)算部門，而沒有存儲(chǔ)在檔案櫥柜中。

三、部門預(yù)算檔案管理工作的思路及對(duì)策

針對(duì)部門預(yù)算檔案管理工作所存在的問題，就需要采取集中管理辦法，包括相關(guān)的管理制度、檔案管理設(shè)備以及檔案管理人員都需要強(qiáng)化管理。

（一）完善檔案管理設(shè)施以部門做好預(yù)算檔案安全管理工作

部門預(yù)算管理部門有必要將專門的檔案管理部門設(shè)立起來，建立預(yù)算檔案管理庫房，根據(jù)預(yù)算工作以及檔案管理工作實(shí)際將專門的檔案管理機(jī)構(gòu)構(gòu)建起來，并完善管理制度。首先，要將預(yù)算檔案票據(jù)管理部門建立起來，設(shè)置兩個(gè)編制人員對(duì)預(yù)算檔案資料實(shí)施專業(yè)化管理，除了對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行管理之外，還要對(duì)相關(guān)的檔案資料和各種空白票據(jù)進(jìn)行管理。其次，需要將專門的預(yù)算檔案資料庫房構(gòu)建起來。庫房的各種安全設(shè)施要齊全以保證檔案資料的安全。所需要配置的安全設(shè)施包括防火設(shè)施、防潮設(shè)施、防塵設(shè)施、防盜設(shè)施，還要做好防蟲、防鼠管理工作。為了避免預(yù)算檔案資料在庫房中遭到損壞，還要安裝現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，諸如空調(diào)設(shè)備、密集架設(shè)備、除濕機(jī)以及計(jì)算機(jī)等等。

（二）完善檔案管理制度以對(duì)部門預(yù)算檔案管理工作形成約束

完善檔案管理制度，就是要將預(yù)算檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的工作都制度化，形成約束機(jī)制，包括預(yù)算檔案的移交、立卷、歸檔；檔案資料的保管、調(diào)閱；檔案資料的銷毀等等，都要按照具體的制度執(zhí)行，同時(shí)還要做好檔案保密工作。針對(duì)檔案管理制度是否落實(shí)到位的問題，不要有關(guān)管理人員定期考核，作為工作崗位責(zé)任是否履行到位的依據(jù)，并將考核的結(jié)果指標(biāo)化。對(duì)預(yù)算檔案管理工作要采用現(xiàn)代化管理措施，實(shí)施信息化管理，應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)施預(yù)算檔案管理，包括預(yù)算檔案資料的目錄以及資料檢索工具等等，都可以在網(wǎng)絡(luò)上運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)預(yù)算檔案自理哦的共享。有關(guān)部門和個(gè)人登錄到指定的檔案管理平臺(tái)，就可以對(duì)所需要的預(yù)算檔案資料進(jìn)行檢索，并履行監(jiān)督職能。

（三）嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理流程強(qiáng)化檔案管理控制工作

檔案管理工作中，檔案資料的移交是嚴(yán)格重要的環(huán)節(jié)。預(yù)算檔案需要移交到檔案管理部門，預(yù)算部門就要按照相關(guān)規(guī)定在“檔案移交清冊(cè)”中做好記錄，按照規(guī)定填寫并有管理部門審查并蓋章后才可以向檔案管理部門移交。預(yù)算檔案的調(diào)閱手續(xù)要嚴(yán)格管理。預(yù)算檔案要做好財(cái)政歸口管理工作。當(dāng)進(jìn)行調(diào)閱預(yù)算檔案的時(shí)候，要求預(yù)算管理人員必須陪同，提供單位提供的借閱證明才能夠準(zhǔn)許調(diào)閱。預(yù)算檔案中，除了規(guī)定長期保存的檔案資料之后，其他的預(yù)算檔案資料都是有期限的。預(yù)算檔案資料的保留期限到期后，就要進(jìn)行銷毀工作。由于檔案資料關(guān)乎預(yù)算工作的歷史，對(duì)后續(xù)的工作具有重要的參考價(jià)值。在進(jìn)行“檔案銷毀清冊(cè)”的時(shí)候，要嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行，填制檔案銷毀清冊(cè)并報(bào)歸口管理部門，經(jīng)過審查蓋章后才可以進(jìn)行銷毀處理。在預(yù)算檔案資料銷毀的時(shí)候，要按照規(guī)定在有關(guān)人員的監(jiān)督下銷毀。

四、總結(jié)

綜上所述，預(yù)算檔案管理中，由于預(yù)算檔案管理設(shè)施不足，加之有關(guān)管理人員對(duì)預(yù)算檔案管理沒有基于高度的重視，特別是沒有專業(yè)的預(yù)算檔案管理人員執(zhí)行相關(guān)的工作，導(dǎo)致預(yù)算檔案管理工作中存在一些問題。具有針對(duì)性地提出有效策略，以強(qiáng)化部門預(yù)算檔案管理工作，卻倒預(yù)算工作順利展開并獲得成效。

作者:李良春 單位:吉林省白城市財(cái)務(wù)總監(jiān)管理中心

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