導(dǎo)語：如何才能寫好一篇人事檔案管理法，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

人事檔案是黨政軍群機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在管理所屬人員時形成的以各個個人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面地歷史地考察和了解一個人的依據(jù)，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據(jù)。人事檔案管理又是人事管理的重要組成部分。因此，加強(qiáng)人事檔案管理，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢，更好地為我局選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。

二、人事檔案管理與利用存在的問題

（一）歷史遺留問題多，升級達(dá)標(biāo)工作任務(wù)繁重。

體制調(diào)整前，局直單位的人事檔案歸地方人事部門管理，由于隸屬關(guān)系、管理方式不同等歷史原因，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案管理制度規(guī)范不一，質(zhì)量參差不齊等問題。如人事檔案盒（袋）破損不堪；人事檔案材料殘缺不全；檔案材料沒有進(jìn)行規(guī)范整理，歸檔材料規(guī)格不一，有的甚至沒有進(jìn)行科學(xué)的分類和裝訂。體制調(diào)整后，我局面臨1218份人事檔案的重新整理，升級達(dá)標(biāo)工作，除“三齡一歷”需要審核準(zhǔn)確外，僅技術(shù)加工，規(guī)范整理就有相當(dāng)大的工作量。

（二）人事檔案管理硬件不足。

我局由于辦公條件限制，雖然管理1218份人事檔案，但沒有實現(xiàn)“三室”分開，即檔案庫房、閱檔室、辦公室分開，人事檔案庫房沒有配置防盜門窗、去濕機(jī)、加濕器、溫濕度表等硬件設(shè)備。

（三）專職檔案管理人員缺乏。

我局主要是由人事部門配備兼職人員兼管人事檔案管理工作，這樣勢必影響了組織人事部門其他工作的順利開展，而且這種管理模式，缺乏對人事檔案管理人員政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、管理水平的培訓(xùn)與提高，使我局人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發(fā)展受到限制。

（四）局直單位人事部門檔案意識不強(qiáng)。

為規(guī)范我局人事檔案管理工作，我局印發(fā)了《省長江河道管理局檔案材料收集歸檔制度》和《省長江河道管理局檔案材料借（調(diào)）閱制度和傳遞制度》，可是有些單位仍不能認(rèn)真對照制度，及時將需要?dú)w檔的人事檔案材料報送省局，借（調(diào)）閱人事檔案時也不能認(rèn)真履行相關(guān)手續(xù)。這樣，不利于檔案資料的不斷更新，從而影響人事檔案材料的利用效果。

（五）信息開發(fā)利用率差，發(fā)揮服務(wù)作用程度低。

人事檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務(wù)內(nèi)容，包括檔案信息的開發(fā)利用等。目前，我局人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態(tài)和被動服務(wù)局面，人事檔案信息資源的開發(fā)利用程度不高，往往大多只限于干部考察、發(fā)展黨員等方面，未能真正起到應(yīng)有的作用。

（六）檔案管理手段落后。

現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應(yīng)用。計算機(jī)在人事檔案管理中，只發(fā)揮了簡單的檔案材料目錄的錄入作用，人事檔案管理信息化功能尚未開發(fā)。

三、解決人事檔案的管理與利用問題的措施

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，組織得力。

單位領(lǐng)導(dǎo)，尤其是分管組織人事工作的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)進(jìn)一步增強(qiáng)檔案意識，充分認(rèn)識到人事檔案工作在我局人事管理工作中的重要地位和作用，重視人事檔案管理工作，要將人事檔案工作列入議事日程，定期聽取工作匯報，切實解決人事檔案工作中的實際問題；要對人事檔案工作定期研究、部署，制定人事檔案工作近期或遠(yuǎn)期規(guī)劃和實施方案，做到有計劃，有部署，有檢查，有落實；要主動關(guān)心檔案工作者的工作、學(xué)習(xí)、生活，當(dāng)他們在工作中取得了成績或圓滿完成了工作任務(wù)時，主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時給以表揚(yáng)和認(rèn)可，同時還要讓他們享受同等的升遷機(jī)會，這些措施最終可以促進(jìn)人事檔案工作績效的提高。

（二）為人事檔案管理工作提供必要的物質(zhì)條件。

要將人事檔案工作所需經(jīng)費(fèi)列入單位財務(wù)計劃，保證經(jīng)費(fèi)落實；要利用單位辦公樓即將拆遷的機(jī)會，改善人事檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施，實現(xiàn)“三室”分開，即檔案庫房、閱檔室、辦公室分開；要為人事檔案庫房配置防盜門窗、去濕機(jī)、加濕器、溫濕度表、復(fù)印機(jī)等硬件設(shè)備。

（三）要配備專職檔案管理人員，提高檔案管理人員素質(zhì)。

為切實做好“三齡一歷”審核工作，順利實現(xiàn)人事檔案升級達(dá)標(biāo)任務(wù)，應(yīng)當(dāng)按照政策規(guī)定選好配足檔案管理人員，這樣可以保證人事檔案工作的長效性，促進(jìn)人事檔案管理上水平；要不斷提高人事檔案管理人員的自身素質(zhì)，對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)黨和政府制定組織人事工作的政策、法規(guī)和檔案專業(yè)理論知識，用檔案方面的新理論知識武裝頭腦，開闊眼界，指導(dǎo)工作，以適應(yīng)新時期長江河道管理事業(yè)發(fā)展對人事檔案管理的新要求；同時，也要加強(qiáng)人事檔案管理人員的思想素質(zhì)教育，教育他們要堅持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、要能吃苦、耐勞，甘于奉獻(xiàn)。

（四）完善、落實人事檔案管理制度。

在我局現(xiàn)有收集歸檔制度、借（查）閱制度的基礎(chǔ)上，根據(jù)單位人事檔案工作實際情況，繼續(xù)制定完善人事檔案管理鑒別歸檔制度、轉(zhuǎn)遞制度、保管保密制度、檢查核對制度等制度，努力形成一個完整的規(guī)章制度體系。

在制定制度的基礎(chǔ)上，更要關(guān)注制度的貫徹落實情況。要按照規(guī)章制度要求，定期檢查監(jiān)督局直單位對檔案制度的落實執(zhí)行情況，督促局直單位按照制度要求，及時將歸檔文件報送我局，對收集檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精練，觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實，保證人事檔案工作逐步制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案“見證歷史”的作用。

（五）提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平。

要順應(yīng)時代的發(fā)展要求，把現(xiàn)代先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段如：存貯技術(shù)：微機(jī)、縮微照相；防護(hù)技術(shù)：原子能處理、空調(diào)器、吸塵器；復(fù)制技術(shù)：復(fù)印機(jī)、掃描機(jī)；裝訂技術(shù)；自動打眼機(jī)等應(yīng)用到人事檔案管理工作中，以提高檔案管理的工作效率，延長人事檔案壽命。

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【關(guān)鍵詞】 干部人事檔案 集中管理 發(fā)展現(xiàn)狀 重要性思考

前 言

集中管理，是檔案歸檔整理中的重要管理模式與方法之一，廣泛應(yīng)用于各個行業(yè)的人事檔案管理工作。其中，干部人事檔案，也不例外，主要采用了集中管理這一方式。雖然對于干部人事檔案集中管理有相應(yīng)準(zhǔn)則，但在發(fā)展的過程中還是不免存在一些問題，如何有效的突破目前干部人事檔案管理的發(fā)展桎梏，如何發(fā)展出更多高效、創(chuàng)新的管理方法與措施、如何保障干部人事檔案集中管理的有效性等都是亟待解決的問題。基于這樣的發(fā)展現(xiàn)狀與研究目標(biāo)，本文就干部人事檔案集中管理發(fā)展從干部人事檔案集中管理發(fā)展現(xiàn)狀、干部人事檔案集中管理的重要性以及干部人事檔案集中管理發(fā)展的幾點(diǎn)思考等方面展開論述與探究。

一、干部人事檔案集中管理發(fā)展現(xiàn)狀

1.1 干部人事檔案集中管理內(nèi)容與特點(diǎn)

干部人事檔案集中管理，其目的是為了將干部的人事檔案的信息進(jìn)行集中化、統(tǒng)一化的存檔、保管。而具體而言，干部人事檔案集中管理的職責(zé)與內(nèi)容主要涵蓋了以下幾點(diǎn)：（1）對干部的人事信息、檔案材料進(jìn)行記錄、歸檔與保存，從而形成完整的干部人事信息檔案；（2）對干部人事檔案提供借閱、轉(zhuǎn)遞、調(diào)查、保護(hù)等作用。在任何合理需要干部人事檔案信息的情況，負(fù)責(zé)干部人事檔案集中管理的機(jī)構(gòu)有義務(wù)提供支持。除此之外，干部人事檔案的集中管理還具有開展干部人事檔案業(yè)務(wù)建設(shè)、為國家積累檔案史料等作用。而干部人事檔案集中管理工作具有依照特定法律準(zhǔn)則、依托專門機(jī)構(gòu)以及保密性較強(qiáng)等特點(diǎn)。由此可見，干部人事檔案集中管理是一項較為復(fù)雜的工作。

1.2 干部人事檔案集中管理存在的問題

干部人事檔案集中管理，雖然在過程的很長一段時間里，都基本完成了管理工作的職責(zé)與任務(wù)，但仍存在一些問題。第一，由于干部人事檔案集中管理手段落后，使得檔案信息存在不準(zhǔn)確的現(xiàn)象，究其原因，是從紙質(zhì)化管理走向信息化管理的轉(zhuǎn)型發(fā)展環(huán)節(jié)中，不可避免的出現(xiàn)差錯，這也要求我們在記錄、歸檔管理中需要進(jìn)一步優(yōu)化管理模式；第二，許多干部人事檔案信息不全，普遍存在缺材料的現(xiàn)象；第三，在干部人事檔案制作方面不夠統(tǒng)一化、規(guī)范化，給集中管理帶來了不小的阻礙。干部人事檔案集中管理的發(fā)展可謂是任重而道遠(yuǎn)。

二、干部人事檔案集中管理的重要性

干部人事檔案，是反映干部工作經(jīng)歷、表現(xiàn)等各方面情況的重要信息依據(jù)，也是維護(hù)一個干部合法權(quán)益的重要信證。由此可見，干部人事檔案信息的管理意義重大。

首先，干部人事檔案集中管理，有專門的機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，對記錄了干部人事檔案信息的材料進(jìn)行有效妥善的保管，同時隨著信息技術(shù)的深入發(fā)展以及應(yīng)用到干部人事檔案的集中管理工作中，干部人事檔案集中管理進(jìn)入了信息化管理時代，檔案材料也開始出現(xiàn)了電子檔案記錄保存的管理方式，使得檔案管理更加的長久且不容易損壞丟失等；其次，干部人事檔案有效的集中管理，能夠便于有關(guān)部門在人事調(diào)動過程中及時的獲取干部的檔案履歷信息，有效的從這些材料中全面的了解一個干部的發(fā)展及各方面的基本情況，為干部的人事調(diào)動提供了有效的保障；除此之外，干部人事檔案，是組織研究干部工作規(guī)律、反映客觀基本情況的重要材料，進(jìn)行集中管理，既可以保證人事檔案信息的保密性與安全性，同時也組織隨時可能需要使用時提供了便捷。由此可見，干部人事檔案集中管理，是一項不可或缺的工作，需要我們在實踐過程中深入探究，發(fā)展出更多有效的管理手段與措施。

三、干部人事檔案集中管理發(fā)展的幾點(diǎn)思考

基于干部人事n案集中管理發(fā)展中存在的問題，本文就如何做好干部人事檔案集中管理工作，從而維持其發(fā)展的持續(xù)性與高效性，提出以下幾點(diǎn)建議：

（1）重視干部人事檔案集中管理，加大對管理工作的投入。人事檔案管理，無論是對于干部的發(fā)展，還是對于史料的積累與保存，都意義重大；只有在思想上加強(qiáng)重視，在實踐中加大投入，那么才能夠更為高效的做好這一工作。

（2）完善干部人事檔案管理機(jī)制，豐富管理工作手段與措施。人事檔案管理，內(nèi)容較復(fù)雜，積累歸檔工作量大，只有發(fā)展更多高效的管理機(jī)制與措施，那么才能夠保障檔案信息的萬無一失。

（3）深化改革發(fā)展干部人事檔案集中管理，大力推進(jìn)信息化管理模式。有效應(yīng)用信息化技術(shù)，優(yōu)化管理流程，簡化管理步驟，讓人事檔案集中管理更為便捷、高效、安全。

結(jié) 語

干部人事檔案的集中管理，雖然在發(fā)展的過程中面臨著一些問題，發(fā)展之路可謂是任重而道遠(yuǎn)。但只要在具體的管理實踐中，我們只要能夠正確的認(rèn)識目前的發(fā)展現(xiàn)狀，給予足夠的重視，不斷完善干部人事檔案管理機(jī)制，豐富管理手段與方法，那么就一定能夠有效的做好干部人事檔案的管理。

【參考文獻(xiàn)】

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關(guān)鍵詞：基本情況；發(fā)展導(dǎo)則；辦法；強(qiáng)化結(jié)合

1發(fā)展人事檔案工作的基本情況

在管理人事的行為中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)記載稱為人事檔案，從古至今，人事檔案一直是關(guān)乎著人才信息的重要依據(jù)，并隨著歷史的不斷發(fā)展逐漸細(xì)致化、實用化。演變至今它的存在已經(jīng)與人們?nèi)粘５墓ぷ?、社會行為密不可分。在?dāng)下的時局中，伴隨著工作特殊崗位的出現(xiàn)、以及各種保險待遇的出現(xiàn)還有人才流通加速、人才調(diào)度和高科技管理手段的誕生，人事檔案工作已經(jīng)得到了大部分單位及各部門的重視，其發(fā)展速度也隨之加快。（1）本著深入以人為本的原則，要想做好人事檔案管理工作其過程是非常繁瑣的，若要將人事檔案工作成效提成到更佳完美的程度也是一項耗時久、任務(wù)重的艱難旅程，本項工作不但要具備主觀的整體模式，同時也要將細(xì)部繁瑣的內(nèi)容整理的越加完善。從而讓人事檔案發(fā)揮其基本存在的意義，能夠更好的服務(wù)社會，服務(wù)人民。（2）現(xiàn)如今一批高素質(zhì)、高業(yè)務(wù)水平的管理人員加入到了檔案管理工作當(dāng)中來，他們在人事檔案管理工作中起到了關(guān)鍵性的作用。這些從業(yè)人員不但擁有嫻熟的業(yè)務(wù)知識、良好的崗位責(zé)任心，同時還能利用靈活的頭腦和高科技產(chǎn)品的結(jié)合創(chuàng)新出更加適合檔案管理工作的工作手段。這樣就體現(xiàn)了若要在一項工作中若要由突飛猛進(jìn)的成績，就要注重以人為本的理念，從而通過團(tuán)隊的每一份自完美的發(fā)揮來給團(tuán)體遞增更多的效益成果。通過改革的洗禮，現(xiàn)如今大部分從事人事檔案管理工作人員，皆可擁有良好的職業(yè)道德、國強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)、以及熱情的愛崗精神。這些需要具備的素質(zhì)與認(rèn)識檔案管理工作的發(fā)展前景是密不可分的。（3）隨著高科技管理辦法的誕生，人事檔案管理工作成效已經(jīng)得到了更佳的結(jié)果。高科技計算機(jī)及因特網(wǎng)的誕生，促進(jìn)了人事檔案管理工作的效率質(zhì)量同時提升，其能夠讓人事檔案的相關(guān)信息已網(wǎng)絡(luò)的形式進(jìn)行傳遞、備案等，加強(qiáng)了檔案保存的安全性、和互相傳遞的方便性。

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關(guān)鍵詞：人事檔案管理；方法；問題與對策

隨著社會的發(fā)展，企業(yè)以及事業(yè)等單位為了自身更好的發(fā)展，從而在市場占據(jù)有利的位置，對于人力資源的開發(fā)越來越全面，也因此，對于人事檔案管理方法的研究也越來越深刻，但是不可否認(rèn)的是，目前，人事檔案管理方法仍然存在很多的問題，這不僅導(dǎo)致企業(yè)以及事業(yè)單位無法根據(jù)實際情況進(jìn)行人員的調(diào)配，影響自身的發(fā)展，也會導(dǎo)致整個社會的人力資源開發(fā)不合理的情況發(fā)生，但是人事檔案管理在社會發(fā)展中有著不可取代的位置，因此，必須采取一定的措施解決人事檔案管理中所出現(xiàn)的問題。

1人事檔案管理方法的現(xiàn)狀

1.1認(rèn)知意識不足雖然人事檔案管理工作的重要性逐漸被整個社會所認(rèn)可，但是由于人事檔案的概念進(jìn)入我國的時間較短，使得絕大多數(shù)的人員對人事檔案管理工作認(rèn)知不全，就會嚴(yán)重影響了單位的人員調(diào)度，而人事檔案管理的認(rèn)知不足最主要是由于人事檔案管理工作屬于服務(wù)型工作，而服務(wù)性工作使得檔案管理人員無法認(rèn)識到自己工作的重要性，從而使得人事檔案管理工作流于表面，進(jìn)而在阻礙人事檔案管理工作開展的同時，也影響了人事檔案管理工作的發(fā)展。1.2管理制度不健全由于人事檔案管理人員對于自己工作的認(rèn)知不全，重視度不夠，就會嚴(yán)重影響工作態(tài)度，從而衍生管理制度不健全的情況發(fā)生，進(jìn)一步的影響人事檔案管理工作的開展并限制了人事檔案工作的發(fā)展前景。換句話說，人事檔案管理制度的不健全就會使得整體人事檔案管理無序，混亂，嚴(yán)重影響人力資源的進(jìn)一步的開發(fā)，也會使得人事檔案管理工作的安全性極大的降低，從而導(dǎo)致人事部內(nèi)的人事檔案嚴(yán)重流失，這在一定程度上侵犯了個人的隱私。1.3管理人員專業(yè)素質(zhì)較低正是由于人事檔案管理工作屬于服務(wù)性工作，這才使得工作人員的工作激情下降的同時，也會使得管理人員的素質(zhì)逐漸降低，對自己的工作不重視，極易出現(xiàn)偷奸?；那闆r，進(jìn)而影響工作的進(jìn)度以及人力資源工作的開發(fā)；再加上由于人事檔案管理工作所需的技術(shù)不高，使得人事檔案工作上手容易，從而導(dǎo)致從事人事檔案管理工作的工作人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)素質(zhì)，進(jìn)而致使人事檔案管理工作出現(xiàn)無序的情況，使得人事檔案管理工作名存實亡。

2優(yōu)化人事檔案管理方法的對策

人事檔案管理工作在當(dāng)今社會有著十分重要的作用，但是由于目前人事檔案管理工作出現(xiàn)了各種問題，限制了人事檔案事業(yè)的發(fā)展，所以必須采取措施優(yōu)化人事檔案管理方法。2.1強(qiáng)化認(rèn)知認(rèn)知不全就會導(dǎo)致對工作不重視，進(jìn)而影響一個新興行業(yè)的發(fā)展，而對人事檔案管理工作的認(rèn)知不健全，不僅會影響人力資源的開啊發(fā)，也會衍生其他的問題，影響人事檔案管理工作，所以為了人事檔案能更好的發(fā)展，必須強(qiáng)化工作人員的認(rèn)知意識，從而工作人員對自己工作的重視度，從而使得人事檔案管理工作能落于實際，健全人事檔案管理工作的整體機(jī)構(gòu)，可以使得整個人事檔案管理機(jī)構(gòu)能夠有序的開展工作，2.2健全管理制度健全的管理制度是保證管理工作有序開展的重要因素，而為了進(jìn)一步優(yōu)化人事檔案管理工作，必須健全人事檔案管理工作，人事檔案管理工作十分重要，不僅體現(xiàn)在人員調(diào)度上，也體現(xiàn)在了人員的潛能開發(fā)上；從另一方面來說，人事檔案管理工作是整個公司相對重要的工作，所以為了更大程度的規(guī)范人事檔案工作，必須健全人事檔案管理制度，除此之外，建立相應(yīng)的監(jiān)督環(huán)節(jié)就會最大程度的降低人事檔案失竊的情況，進(jìn)而保證管理工作有序開展。2.3培養(yǎng)管理人員的專業(yè)素質(zhì)人員是一個工作開展的關(guān)鍵，因此工作人員的專業(yè)素質(zhì)正是保障管理人員工作開展的關(guān)鍵，所以為了提高人事檔案管理工作的效率，必須提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)。眾所周知，人事檔案管理工作十分的繁復(fù)，也十分重要，所以工作人員需要投入大量的人力、物力保證工作的開展，而其中也參雜著大量的專業(yè)知識，因此，必須加強(qiáng)人員的專業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理隊伍，降低人員流動所帶來的損失，從而保證人事檔案能夠發(fā)揮其應(yīng)有的效用，進(jìn)而提高人事檔案管理質(zhì)量以及管理效率。2.4其他解決措施除卻加強(qiáng)社會對人事檔案管理工作的認(rèn)知，提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)，健全人事檔案管理制度這三種方法來提高人事檔案管理的工作效率，還可以通過建設(shè)現(xiàn)代化人事檔案管理來提高人事檔案管理的工作效率，近些年來，由于計算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展以及普及使得信息化建設(shè)的逐漸加快了步伐，所以必須將傳統(tǒng)的人事檔案管理方法轉(zhuǎn)換成現(xiàn)代化計算機(jī)管理模式，從而適當(dāng)?shù)墓芾砀臃奖?，加?qiáng)管理效率，使得人事檔案管理能夠發(fā)揮相應(yīng)的效用。

3優(yōu)化人事檔案管理方法的社會意義

人事檔案記錄著人的一生發(fā)展，而人事檔案的管理更是便于對人員管理以及調(diào)度的最有效的措施，所以無論是為了人力資源最大程度的開發(fā)，還是市場的發(fā)展，人事檔案管理都具有一定的重要作用，而從另一方面來說，為了實現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的中國夢，就必須把力量都使到刀刃上，因此更需要人事檔案管理工作的開展，所以優(yōu)化人事檔案管理方法可以為祖國的建設(shè)提供一定的助力。綜上所述，當(dāng)今社會正處于人口大爆發(fā)的時代，而為了更好的做好民生工作，人事檔案至關(guān)重要，一般情況下，人事檔案僅在企業(yè)以及事業(yè)單位中被廣泛使用，但是實際上，無論在何處都有人事檔案的蹤跡，而在新的形勢下，舊有的人事檔案管理方法并不足以滿足當(dāng)前社會對人力資源開發(fā)的目的，這也就致使當(dāng)前的人事檔案管理方法逐漸與社會脫節(jié)，進(jìn)而影響市場的發(fā)展，因此人事檔案管理方法必須與時俱進(jìn)，進(jìn)而使得人事管理方法能為人力資源的開發(fā)做出一定的貢獻(xiàn)，為國家穩(wěn)定的發(fā)展做出一定的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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1.管理機(jī)構(gòu)

（1）公務(wù)員等檔案管理。我國公務(wù)員等干部檔案管理實行集中統(tǒng)一和分級負(fù)責(zé)的管理體制。縣以上（含縣）機(jī)關(guān)、單位的干部檔案實行由縣委組織部、縣人事局等單位相對集中管理，不具備保管條件或檔案很少的單位，其干部檔案由上一級單位管理?，F(xiàn)職與非現(xiàn)職的公務(wù)員檔案管理機(jī)構(gòu)相同。美國公立系統(tǒng)的現(xiàn)職人員是集中管理模式，由人事管理總署負(fù)責(zé)管理。聯(lián)邦政府各部門統(tǒng)一設(shè)置人事機(jī)構(gòu)。州政府以及其他地方政府也設(shè)立人事檔案的機(jī)構(gòu)――人事辦公室或人力資源辦公室。美國公立系統(tǒng)的非現(xiàn)職人員，其人事檔案由國家人事文件中心管理，它由軍職人員文件中心和文職人員文件中心兩部門組成。

（2）其他企業(yè)、私營組織人員檔案管理機(jī)構(gòu)。我國1992年頒布了《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，規(guī)定企業(yè)職工檔案由所在企業(yè)的勞動（組織人事）職能機(jī)構(gòu)管理。1996年頒布了《流動人員人事檔案管理規(guī)定》，流動人員人事檔案的管理，按照人事管理權(quán)限，一律由市、區(qū)、縣組織部、人事局所屬的人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)和勞動服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)。美國這類人員的人事檔案一般由本單位的人事部門保管，辭職、死亡或工作調(diào)動等情況后，其人事檔案仍然保留在原供職單位。此外，美國的一些專業(yè)部門也保存著大量的個人數(shù)據(jù)，如社會保障署保存了所有成年人的社會保障號和信譽(yù)局發(fā)給所有人的社會安全號，通過社會保障號和社會安全號可以查詢相關(guān)檔案數(shù)據(jù)。

2.管理的開放性

我國《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》第十七條規(guī)定，查閱檔案應(yīng)憑單位介紹信，檔案除特殊情況下一般不借出查閱，任何個人不得查閱或借用，因工作需要從檔案中取證的，須單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能復(fù)制辦理。美國利用人事檔案可以是本人或他人（經(jīng)本人授權(quán)），一般需提交申請信、全名、出生日期、社會保障號、任職機(jī)構(gòu)的名稱，任職時間和離職時間、利用目的等。

3.檔案的利用

我國當(dāng)前的人事檔案管理中重“管理”輕“利用”的現(xiàn)象普遍存在。首先人們總是認(rèn)為人事檔案是很神秘的東西，非常封閉。其次以往人事檔案收集個人業(yè)績、能力、信用等方面材料比較少，不能及時完全記載和反映一個人的現(xiàn)狀或全貌。另外，有的用人單位只看現(xiàn)實能力，而不看個人檔案。目前隨著已經(jīng)參加社會保險的人員，退休時當(dāng)?shù)厣绫２块T需要審核人事檔案，核對視同繳費(fèi)年限，技術(shù)職稱，特殊工種等，因此人們也越來越意識到人事檔案的重要性，但其利用還相當(dāng)局限。

美國早在上世紀(jì)90年代就建立了檔案信息導(dǎo)航系統(tǒng)，成為世界上第一個實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)一體化的國家。在美國，公民的人事檔案除了為人力資源管理和社會保障服務(wù)外，還建立了個人信用系統(tǒng)。每個公民有社會安全號碼和社會保障號（成年人），這個號碼在其申請工作、支取工資、納稅、貸款時，都要使用這個號碼，這些信用記錄由專門的征信機(jī)構(gòu)收集整理，形成信用報告，記入其個人信用檔案。

二、中美人事檔案管理不同帶給我們的啟示

第一，要采取多種措施增強(qiáng)社會公眾對人事檔案管理的了解，宣傳人事檔案管理知識，人事檔案可以證實個人的經(jīng)歷、學(xué)歷、技術(shù)職稱、社會關(guān)系、獎懲等情況。從人力資源開發(fā)、管理的角度，人事檔案為個人求職、單位求才提供了依據(jù)。另外，人事檔案是辦理社會保險和退休手續(xù)、提供出國政審和公證材料、出具報考研究生的相關(guān)材料主要依據(jù)等。如辦理退休手續(xù)時，就需審核本人人事檔案，核定出生時間、參加工作時間、高級職稱等；遺產(chǎn)糾紛時也需查當(dāng)事人的社會關(guān)系等。

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關(guān)鍵詞：人事檔案管理；信息化；趨向

一、人事檔案管理現(xiàn)狀分析

人事檔案管理目前主要存在人事檔案內(nèi)容失真、材料不全、管理方式落后、利用范圍狹窄等問題。為使人事檔案的管理更加完善，我們要求通過改善人事檔案管理制度、采用現(xiàn)代化管理手段、提高檔案管理人員素質(zhì)等措施，使人事檔案管理更科學(xué)、更實用。

檔案工作已從以為國家、為政府機(jī)構(gòu)服務(wù)為己任的傳統(tǒng)檔案工作拓展為“以人為本”思想指導(dǎo)下的現(xiàn)代檔案工作。這意味著隨著社會文明程度的提高和對信息需求程度的深化，檔案信息資源將成為普通公民信息來源和信息服務(wù)的重要組成部分。由傳統(tǒng)的管理理念向現(xiàn)代管理理念轉(zhuǎn)變，在提供利用服務(wù)時，能夠發(fā)揮出更好的時效價值，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)效益及社會效益。

面對海量的檔案信息，其加工、整理與傳輸如果還停留在手工管理水平，必將為歷史所淘汰。計算機(jī)技術(shù)的普及，為人事檔案數(shù)字化建設(shè)奠定了良好的基礎(chǔ)。目前，人事檔案信息化建設(shè)工作已納入政府電子政務(wù)建設(shè)工程，硬件設(shè)施建設(shè)有了一定基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)庫建設(shè)已經(jīng)開始進(jìn)行，檔案信息化建設(shè)工作剛剛起步，但還處于初級階段，與其它行業(yè)信息化情況比較，人事檔案信息化建設(shè)起步遲、發(fā)展緩慢。

人事檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息化建設(shè)的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，但目前，沒有一個可用于檔案信息化管理的計算機(jī)管理軟件系統(tǒng)。檔案自動化管理工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，無法全面推廣。同時，檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、目錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)檔案的信息化管理。特別是人事檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求，制約了人事檔案信息化管理的進(jìn)程。

人事檔案信息化建設(shè)缺乏專業(yè)人才。要實現(xiàn)檔案信息化，首先要有現(xiàn)代化的管理人才，檔案管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機(jī)操作。從目前看，人事檔案管理部門普遍缺乏現(xiàn)代信息技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更缺，大部分檔案人員計算機(jī)水平偏低，甚至有機(jī)盲現(xiàn)象，盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，更談不上檔案信息化。

二、新形勢下人事檔案管理信息化發(fā)展的必然趨向

（一）充分認(rèn)識實行人事檔案信息化發(fā)展的必然性。

1.人事檔案信息化是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展的必然趨勢。所謂信息化檔案管理，就是在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行存儲、管理和提供利用服務(wù)。也就是說把靜態(tài)的信息轉(zhuǎn)化為動態(tài)的管理過程，而這種轉(zhuǎn)化不能只拘泥于形式，而是要達(dá)到根本轉(zhuǎn)變的效果，因為有很多地方已經(jīng)離不開信息技術(shù)的支持了，同時新的信息技術(shù)為檔案工作實現(xiàn)新的發(fā)展和飛躍提供了可能。發(fā)展人事檔案信息化是新時期檔案工作縮小與其他行業(yè)信息化差距的迫切需要，也是國家信息化建設(shè)的必然要求。

2.人事檔案信息化是信息規(guī)范化內(nèi)在的要求。從檔案管理的改革整體來看，信息化發(fā)展是總的方向，而信息化的核心內(nèi)容就是要利用電子計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對各類信息進(jìn)行編輯和管理，達(dá)到存儲、檢索，實現(xiàn)檔案資源共享的目的，從而提高人事管理的整體效率。

3.人事檔案信息化可以實現(xiàn)資源共享。網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)提供了全方位的信息資源，可以隨時更換檔案信息內(nèi)容，可以得到最新的檔案信息，從而獲得第一手資料，大大提高信息的準(zhǔn)確性和實效性。電子檔案縮短了查詢時間，能夠在短時間內(nèi)提供大量的信息，提高工作效率，降低工作強(qiáng)度。

4.人事檔案信息化可以為大家提供更為全面的信息服務(wù)。當(dāng)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫及信息網(wǎng)絡(luò)建立后，每一個上網(wǎng)者都可以利用這個網(wǎng)絡(luò)在允許的范圍內(nèi)點(diǎn)擊想要得信息，這樣能夠更好的克服對資料占有的不公平，實現(xiàn)從紙質(zhì)媒介向信息電子媒介的飛躍。

（二）人事檔案信息化發(fā)展趨向的現(xiàn)實可行性。

計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為平臺的現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，從客觀上改變了信息的存在方式，即從靜態(tài)趨向動態(tài)。運(yùn)動不僅凸現(xiàn)了信息的價值，更重要的是動態(tài)信息改變了社會的運(yùn)行方式和生存質(zhì)量，進(jìn)一步促進(jìn)了社會對信息的需求和依賴，從而進(jìn)一步彰顯了信息的價值和信息部門的社會地位?，F(xiàn)實檔案工作中，檔案信息主體上仍以傳統(tǒng)的靜態(tài)方式存在著，客觀上背離了信息化社會檔案信息存在方式的內(nèi)在要求。隨著計算機(jī)技術(shù)的引入，建立人事檔案的自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案自動化管理，完成檔案管理的信息化已成為可能。

通過建立人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)中心，按照《干部檔案工作條例》規(guī)定的十大類別和上級組織部門有關(guān)檔案材料分類的具體要求，根據(jù)檔案編號查詢系統(tǒng)程序，對干部的“三齡一歷”、職務(wù)職級、家庭信息、獎懲、考核、工資等資料，可以在設(shè)權(quán)條件下自由檢索、任意提取、綜合分析。積極推行人事檔案信息管理工作標(biāo)準(zhǔn)化，對電子文檔的采集、制作、分類、存儲等各方面進(jìn)行規(guī)范統(tǒng)一，有效地避免文件的混亂現(xiàn)象。在人事檔案信息化基礎(chǔ)上，形成以信息化為內(nèi)容，以計算機(jī)為管理手段，以網(wǎng)絡(luò)傳遞為利用方式的新型人事檔案，實現(xiàn)信息共享，由信息化人事檔案系統(tǒng)完成查找和調(diào)閱檔案信息，完全不受時間和地理條件的限制。現(xiàn)代科技及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步普及推動了人事檔案辦公自動化、檔案庫房保護(hù)技術(shù)現(xiàn)代化和檔案管理信息化的實現(xiàn)。

（三）人事檔案信息化建設(shè)具有更深刻的戰(zhàn)略意義。

實現(xiàn)人事檔案信息化、管理網(wǎng)絡(luò)化是信息時展的必然要求，是電子政務(wù)發(fā)展的必然趨勢。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已不適應(yīng)新形勢下人事工作的需要和信息技術(shù)發(fā)展的時代特征，盡快開展人事檔案信息化工作是當(dāng)前急需解決的問題。

首先，實行人事檔案信息化可以解決傳統(tǒng)的人事檔案管理模式存在的一些矛盾和弊端。繁瑣的手工勞動效率低；需求信息量大和難以形成綜合性的信息資料的矛盾；傳統(tǒng)的檔案管理手段落后，使一些企圖偽造、篡改檔案材料的人有了可乘之機(jī)，影響了干部隊伍純潔性；傳統(tǒng)管理模式使管理者以常規(guī)心態(tài)、常規(guī)思路分析問題，拘泥于用老辦法解決新問題，不思進(jìn)取，最終將使得檔案管理工作打不開局面，提高不了層次。

其次，利用計算機(jī)管理人事信息將大大提高整個人事檔案信息的開發(fā)與利用工作的全面性、準(zhǔn)確性和時效性，可為人事管理現(xiàn)代化奠定基礎(chǔ)，進(jìn)而推進(jìn)整個人事工作的大變革，這是歷史發(fā)展的必然。

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改革開放以來，我國人事檔案管理工作，經(jīng)歷許多考驗，人才的流動受到檔案工作的制約，使人才難以流動，也正因為這個理由，在不同的單位都留下了一些有檔無人的現(xiàn)象，也使一些人的檔案成為不完成的檔案。但在高科技時代，人事檔案的管理工作，在計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展中，已經(jīng)具備了一套完整、健全的檔案管理理論、方法、工作經(jīng)驗，同時也形成了一個較強(qiáng)的、并且獨(dú)立的檔案管理系統(tǒng)，這些已經(jīng)成為檔案管理的基礎(chǔ)，高科技的發(fā)展，加速了檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。但在創(chuàng)新中也有一些問題。第一，是由于現(xiàn)實中的一些問題，阻礙了創(chuàng)新發(fā)展，雖然檔案管理經(jīng)過了半個世紀(jì)的發(fā)展，但直至今天，我們還應(yīng)該說，檔案工作還是處在一個發(fā)展階段，所以，就會出現(xiàn)這樣或那樣的，各種各樣的問題也不奇怪，例如，工作方法老舊、社會對檔案管理的意識性不強(qiáng)、檔案管理部門工作效率低下，還有由于指導(dǎo)力不足、檔案管理事業(yè)專業(yè)人才較少等問題，凸現(xiàn)了人事檔案后繼無人的事實，當(dāng)然，這些問題不是一朝一日能解決的，但一定程度上卻阻礙了檔案管理發(fā)展。第二，是學(xué)習(xí)不努力，在高科技時期，不學(xué)習(xí)就會落后，作為檔案的管理者，本來就缺少專業(yè)檔案管理人才，許多的管理者大多是換崗，或其它原因來到檔案管理崗位上的，很多管理工作者都是以傳統(tǒng)經(jīng)驗工作，沒有更多的學(xué)習(xí)，也更沒有思考，他們只是日復(fù)一日的工作，把學(xué)習(xí)新技術(shù)都忘在腦后。第三，是人事檔案管理工作的實踐過程單一，實踐是檢驗真理最好的辦法，可是在檔案管理中，學(xué)到的是最新理論，到實踐過程中，因為各種各樣的原因讓理論變的沒有意義，使從業(yè)者從實踐者又回到傳統(tǒng)中。

2、高科技時期計算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用

在現(xiàn)代科技時期，必須要掌握計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用。檔案管理是社會發(fā)展的記錄儀，也是社會信息的儲存庫，在大量的無序的信息，整理、歸檔、管理，是個反復(fù)而大工作量的工作，所以檔案管理工作者就必須熟練掌握計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，有效利用現(xiàn)代科技提高工作效率。

2.1計算機(jī)技術(shù)與無紙化辦公

無紙化辦公，實現(xiàn)全無紙化辦公在檔案管理里，應(yīng)該是一個必然的趨勢，節(jié)能環(huán)保、高效辦公，都可以完全的有計算機(jī)來實現(xiàn)。

2.2數(shù)字化管理與數(shù)字化技術(shù)

數(shù)字化管理，通過攝像及掃描設(shè)備，實現(xiàn)全數(shù)字化，將多年舊檔案進(jìn)行數(shù)字化管理。第一，節(jié)省空間，不用堆積檔案。第二，方便查找和使用，在電腦里的檔案可以方便的進(jìn)行輸出，供查閱者使用。

2.3信息化使用與網(wǎng)絡(luò)化

信息化使用，在當(dāng)今的信息時代里，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)基本普及，在網(wǎng)絡(luò)的世界里已難以區(qū)分國界，信息達(dá)到全球共享，所以將檔案管理加入到網(wǎng)絡(luò)的世界里“足不出戶，便知天下事”。利用網(wǎng)絡(luò)傳輸，也非常方便而且速度快捷，這必將大大提高各部門的行政工作效率。

2.4檔案管理與全能化查閱

將傳統(tǒng)的紙質(zhì)、照片等儲存方式改變，以視頻、錄音等真實記錄，輔以文字說明，便有效的使查閱達(dá)到使用者的使用效果，全方位、多視角的理解查閱內(nèi)容。在文件歸檔的過程中，以省去了傳統(tǒng)中大量的人力資源，完全體現(xiàn)以人為本的理念。

2.5市場化經(jīng)營與檔案管理

以傳統(tǒng)的檔案管理很難被社會熟知，更難為大多數(shù)公眾所提供方便，這樣就出現(xiàn)了資源的浪費(fèi)，和多部門的重復(fù)工作，利用市場經(jīng)營模式去進(jìn)行檔案管理，將多數(shù)資源面向大眾，做到資源共享，還可以增加一定的利潤效益，更好的發(fā)展本部門，這將達(dá)到雙贏。

3、檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展之路的發(fā)展措施

中國經(jīng)歷了十之前的十年高速發(fā)展，面對檔案管理，也迎來了高科技時期人事檔案管理創(chuàng)新發(fā)展之路。

3.1人事檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新

要盡快建立、健全檔案電子館，實現(xiàn)單機(jī)客戶上傳、下載等，建立自己內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，建立等級查閱級別，將非保密性檔案資材實行全面開放式查閱，建立在線服務(wù)，將傳統(tǒng)的到檔案室查找、復(fù)印等過程簡化，實現(xiàn)信息零時間傳遞，更有效的保證了許多檔案及文件的時效性。

3.2人事檔案管理與現(xiàn)代電子科技

現(xiàn)代電子科技的使用，建立了多元化、全方位的檔案管理模式，利用和完善現(xiàn)代電子科技產(chǎn)品，將檔案管理從傳統(tǒng)的方式中解脫出來，真正達(dá)到檔案管理的意義，使檔案管理與現(xiàn)代電子同步。

3.3人事檔案管理與縱向橫向系統(tǒng)

人事檔案管理要建立縱向橫向系統(tǒng)，所謂縱向系統(tǒng)就是上兩級和下兩級，建立同樣模式和版式的上傳、下載方式，建立聯(lián)合目錄統(tǒng)一格式和編排，防止資源、人力、資金等浪費(fèi)，更好的使各檔案管理單位使用專業(yè)、人才。所謂橫向系統(tǒng)，就是達(dá)到資源共享，使橫向的各部門能第一時間查閱到相關(guān)檔案資料。

3.4人事檔案管理與信息資源共享

人事檔案管理要實行檔案管理產(chǎn)業(yè)，將傳統(tǒng)的檔案管理里中檔案管理人員的角色轉(zhuǎn)變，從一個保管者變?yōu)橐粋€信息的擁有者，將檔案信息共享化，檔案室也變成一個信息交流中心，完全體現(xiàn)出信息的重要性。建立反饋系統(tǒng)，在信息資源共享的時代里，建立、健全全方位、專業(yè)的信息是致關(guān)重要的，所以建立反饋系統(tǒng)，第一時間讓從事檔案管理人員，可以知道大眾的需求，以便更好的整理、更新信息。

4、結(jié)語

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（一）提升事業(yè)單位人力資源管理效果。人事檔案中往往包含了職工的一些基本信息及其履歷，主要包括學(xué)歷、工作經(jīng)驗、職稱、行為表現(xiàn)等詳細(xì)信息，而這些內(nèi)容是事業(yè)單位對職工進(jìn)行績效考核和職位升遷的重要依據(jù)。通過對人事檔案中一些信息的查閱可以對職工之前乃至最近一段時間的工作表現(xiàn)、績效完成情況等有一個準(zhǔn)確的把握，同時也可以對其誠信度、責(zé)任感等一些與工作相關(guān)的信息進(jìn)行大致的了解，從而判斷是否值得進(jìn)一步培養(yǎng)與提拔。

（二）強(qiáng)化單位和職工的自我控制意識。人事檔案作為一項常規(guī)的工作，是將職工一定時間段內(nèi)與工作相關(guān)的信息進(jìn)行搜集、整理和歸檔，供做相關(guān)決策時使用。通過將職工每個月的績效考評和年度任務(wù)考核情況歸入其個人檔案，能夠強(qiáng)化員工的自我管理意識，督促其在平時投入更多的時間和精力進(jìn)行工作，在服務(wù)客戶時能夠以滿腔的熱情來搏得客戶的滿意和好評，而這些信息歸入人事檔案也為單位進(jìn)行實際的人才選拔和任命提供了重要的依托，提升了人才使用的準(zhǔn)確性。

二、人事檔案管理的問題分析

人事檔案作為事業(yè)單位人力資源管理過程中的重要資料和信息來源，在實際應(yīng)用過程中的效果并不理想，檔案對人力資源管理的促進(jìn)作用并沒有充分發(fā)揮出來。當(dāng)前人事檔案管理過程中存在的問題主要有以下幾方面：

（一）人事檔案管理意識薄弱。從當(dāng)前事業(yè)單位的人事檔案管理工作來看，普遍存在的一個共性問題就是檔案意識不強(qiáng)，認(rèn)為檔案對自己工作的開展沒有太大的作用，將檔案視為資料的匯總、整理，因此，在檔案信息的填寫過程中存在敷衍甚至信息錯誤的情況。一些人員為了能夠獲得好的評價，在檔案信息的報備過程中存在弄虛作假的情況，導(dǎo)致信息失真，影響相關(guān)的決策。而檔案管理人員對檔案管理工作重視度不高，檔案丟失、重要信息泄露、資料歸檔錯位等情況時有發(fā)生。這些充分說明當(dāng)前的人事檔案管理工作存在思想意識上的疏忽。

（二）人事檔案管理方式落后。我國對于人事檔案的管理經(jīng)歷了長期的紙質(zhì)媒介時期，雖然近幾年信息技術(shù)的發(fā)展使得一些單位采用電子化、數(shù)字化的方式來進(jìn)行檔案信息的管理，但是由于受到傳統(tǒng)習(xí)慣的束縛以及一些單位出于管理成本的考慮，仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，導(dǎo)致檔案信息的調(diào)閱、整理以及保存等存在諸多的不便，影響了檔案價值的發(fā)揮。

（三）人事檔案利用程度低。人事檔案作為一種資源，需要在實際的應(yīng)用中體現(xiàn)出其存在的價值。從當(dāng)前的實際情況來看，事業(yè)單位雖然能將職工的常規(guī)檔案進(jìn)行正常的歸檔整理，但是對這些信息背后所蘊(yùn)藏的深層次的價值沒有投入足夠的時間和精力來研究。人事檔案在輔助人力資源管理工作過程中并沒有發(fā)揮其提供人員晉升信息、掌握人員考核績效的功能。一些單位雖然擁有海量的人事檔案，但是真正來調(diào)閱的人少之又少，導(dǎo)致檔案成了一種長期的擺設(shè)甚至累贅。

三、發(fā)揮人事檔案價值的路徑

（一）強(qiáng)化人事檔案管理意識。意識是行為的先導(dǎo)。要充分發(fā)揮人事檔案輔助決策的價值，就要從檔案管理的思想層面下手。首先，事業(yè)單位要對職工尤其是檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的人事檔案管理知識培訓(xùn)，將檔案信息和管理的重要性深化到其內(nèi)心深處。其次，要對人事檔案管理工作進(jìn)行定期檢查，對職工檔案信息的真實性進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時核實糾正，防止不良影響的擴(kuò)散。

（二）豐富人事檔案管理方式。當(dāng)前信息技術(shù)在人事檔案管理中的功能日趨完善，并且促使互聯(lián)網(wǎng)安全性提升，通過信息化手段實現(xiàn)人事檔案的管理成為一種可能和發(fā)展趨勢。因此，事業(yè)單位要對檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，通過對檔案安全性、機(jī)密性的等級劃分來靈活使用紙質(zhì)與電子檔案管理方式。對于那些安全性要求比較高的檔案，則主要采用紙質(zhì)管理方式，而對于那些安全性要求一般，并且常規(guī)性使用的檔案信息，則宜采用電子化的管理方式，提升檔案管理的效率和應(yīng)用效果。

（三）挖掘人事檔案價值。人事檔案作為事業(yè)單位發(fā)展過程中的工作成果和產(chǎn)物，從某種程度上可以看出單位和職工工作的效率和價值。事業(yè)單位尤其是人力資源管理部門要定期對職工和單位的人事檔案內(nèi)容進(jìn)行審閱和分析，把握單位在服務(wù)公眾過程中所出現(xiàn)的一些問題或者職工在工作中的一些方法創(chuàng)新，為單位常規(guī)工作的開展提供優(yōu)化方案。同時，在人事安排方面，要將人事檔案中的關(guān)鍵信息納入綜合評價體系之中，充分發(fā)揮檔案在人力資源管理中的信息支撐作用。

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（一）對人事檔案管理工作進(jìn)行強(qiáng)化

要想使醫(yī)院人事檔案的開發(fā)利用得到有效強(qiáng)化，便需要對醫(yī)院人事檔案管理工作進(jìn)行強(qiáng)化。對于醫(yī)院人事管理部門來說，便需要對人事檔案管理給予充分重視，并構(gòu)建系統(tǒng)化的人事檔案管理制度。人事檔案管理需將開發(fā)及利用人力資源信息作為一項遠(yuǎn)大目標(biāo)，以檔案資源的有效開發(fā)為依據(jù)，從而使檔案的利用價值得到有效提升。除此之外，需要做好人力資源信息的收集工作，從而收集到有效資源，實現(xiàn)多方共享。對于通過收索所獲取的人才信息，需及時向所需科室傳遞，以此使醫(yī)院教學(xué)及臨床的服務(wù)工作能夠得到有效完善。

（二）利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，使人事檔案管理的效率得到有效提升

一方面，要使醫(yī)院檔案管理部門對現(xiàn)代化管理的認(rèn)識得到有效強(qiáng)化，學(xué)會對先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)加以利用，從而實現(xiàn)精細(xì)化管理。可以構(gòu)建系統(tǒng)化的醫(yī)院信息管理系統(tǒng)，以此使人力資源信息在該系統(tǒng)中能夠?qū)崿F(xiàn)有效傳遞。另一方面，由于人力資源信息存在完整性及原始性的特點(diǎn)，可以對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)分系統(tǒng)進(jìn)行構(gòu)建。從而對醫(yī)院財務(wù)及醫(yī)療保健等進(jìn)行完善，保障醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)的優(yōu)化及全面。除此之外，通過多個系統(tǒng)的構(gòu)建，還需掌握行政管理系統(tǒng)與人事信息系統(tǒng)之間的關(guān)聯(lián)性，以此使行政管理系統(tǒng)得到有效強(qiáng)化，進(jìn)一步為醫(yī)院醫(yī)務(wù)科、后勤處及臨床教學(xué)科等獲得有效信息提供保障依據(jù)。

（三）以學(xué)習(xí)及培訓(xùn)為途徑，使醫(yī)院檔案管理人員綜合素質(zhì)得到有效提升

要想使醫(yī)院人事檔案管理得到有效開發(fā)及利用，還需要不斷提升醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)。一方面，需對檔案管理人員的思想政治教育進(jìn)行強(qiáng)化，做好醫(yī)院檔案管理人員的學(xué)習(xí)及培訓(xùn)工作，以此使檔案管理人員的知識水平、專業(yè)技能及業(yè)務(wù)能力均能夠得到有效提升。另一方面，檔案管理人員需積極參與培訓(xùn)教育，在不影響工作的情況下，學(xué)習(xí)檔案管理工作的新技術(shù)，掌握醫(yī)院人事檔案管理流程，在提升檔案管理人員綜合素質(zhì)的前提下，使醫(yī)院的人事檔案開發(fā)及利用得到有效強(qiáng)化。除此之外，醫(yī)院方面還需要對激勵機(jī)制進(jìn)行完善，對表現(xiàn)優(yōu)異的檔案管理人員給予獎勵，以此使醫(yī)院檔案管理人員的工作積極性得到有效提升，進(jìn)一步為醫(yī)院人事檔案的利用效率及質(zhì)量的提升奠定良機(jī)。

二、結(jié)語

篇10

關(guān)鍵詞：高校人事檔案管理 ABC管理法 計算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

1、利用ABC管理法管理人事檔案

隨著市場經(jīng)濟(jì)的建立和發(fā)展，我國的戶籍制度和人事制度都相繼進(jìn)行了改革。與此同時，相關(guān)的人事檔案管理工作若繼續(xù)沿用黨政機(jī)關(guān)管理干部人事檔案的一種模式來管理所有類別的檔案，已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)今社會發(fā)展的要求。就高校來說，多數(shù)高校最近10多年來都進(jìn)行了合并或升格，有的強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合，有的弱弱聯(lián)合，甚至有的本科院校與中等專業(yè)學(xué)校合并，人員來自不同層次的學(xué)校，原來人事檔案管理的水平差異較大。由于管理模式不統(tǒng)一，尤其是一些原來層次較低的學(xué)校普遍存在人事檔案材料收集不全、歸類不準(zhǔn)確、整理不規(guī)范等問題，急需用新標(biāo)準(zhǔn)來統(tǒng)一。

合并高校人事檔案管理可以嘗試采用ABC管理法。ABC管理法最早源于巴雷特曲線圖，美國通用公司的狄凱于1951年將其應(yīng)用于庫存管理，并命名為ABC管理法。這種管理法是運(yùn)用數(shù)理統(tǒng)計的分法，對構(gòu)成事物的影響因素按主次進(jìn)行分類排列，以抓住事物的主要矛盾進(jìn)而對它們實行分別控制的一種科學(xué)分類管理技術(shù)。它是按照分析的需要，將事物或管理對象的影響因素或所占比重的大小劃分為A、B、C三部分，并對其分別進(jìn)行“重點(diǎn)“”次要”和“一般”3種不同程度的控制和管理，以便最經(jīng)濟(jì)、最有效地使用人力、物力、財力獲得最大的經(jīng)濟(jì)效益。正因為如此，半個多世紀(jì)以來，該分法被廣泛地應(yīng)用于企業(yè)的各項管理工作中，如今在圖書、檔案等文獻(xiàn)資料管理領(lǐng)域也得到了應(yīng)用［2］。所以，合并高校人事檔案無論原來隸屬于那所學(xué)校，只要按照組織人事部門統(tǒng)一的新要求，根據(jù)ABC管理法，將在職的干部教師檔案作為“重點(diǎn)”，將在職的工人檔案作為“次要”，將離休、退休、離職和死亡的職工檔案作為“一般”，進(jìn)行分類管理，就能收到事半功倍的效果。

根據(jù)有關(guān)規(guī)定，人事檔案可以建立正本、副本。正本內(nèi)容豐富，能全面反映員工的情況；副本內(nèi)容比較概括，是正本材料的備份或復(fù)制件，主要在領(lǐng)導(dǎo)干部檔案中建立，一般人事檔案只建立正本。正本由一個員工的歷史和現(xiàn)實情況的材料所構(gòu)成，包括履歷、自傳、鑒定、學(xué)歷、職稱、政審、獎勵以及職務(wù)、工資等方面的10類材料。根據(jù)ABC管理法，應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)在職人員材料的收集與鑒定工作；應(yīng)建立學(xué)校各單位、各部門專人負(fù)責(zé)的收集制度，定期收集、定向收集、隨時收集、追蹤收集，并根據(jù)事實準(zhǔn)確、材料完整、手續(xù)完備的要求，對各類人員的材料進(jìn)行統(tǒng)一的甄別和審核，根據(jù)其真?zhèn)魏蛢r值決定取舍。工人檔案內(nèi)容應(yīng)突出評定崗位技能和學(xué)歷、勞動合同、工資、保險福利待遇等重點(diǎn)部分，對政審和參加黨團(tuán)材料可從簡處置。而離職和死亡人員檔案可以先收集、不整理，以后根據(jù)需要再整理。

2、建立人事檔案計算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

隨著人事檔案管理制度的改革，弱化了人事檔案政治化、神秘化的程度。與此同時，信息技術(shù)和因特網(wǎng)的飛速發(fā)展改變了人事檔案管理和服務(wù)方式，通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息共享和信息交換，從傳播學(xué)的角度講，徹底改變了空間對人的約束。檔案計算機(jī)管理網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息數(shù)字化或電子化是高校檔案工作高效發(fā)展的必然趨勢。南京大學(xué)檔案館目前已經(jīng)能夠提供網(wǎng)上信息檢索“南京大學(xué)、院士簡介、中青年專家簡介、南大學(xué)籍、中大學(xué)籍、教授簡介、校友檔案、職稱評聘、研究生論文、科研成果”等內(nèi)容，使人事檔案管理更加社會化，成為一個透明、適度開放的個人社會公信平臺。南京大學(xué)檔案館的做法值得學(xué)習(xí)和推廣。

建立干部人事檔案多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是國家信息化和新時期組織的迫切需要。采用先進(jìn)的電子信息技術(shù)來構(gòu)建整個人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)要涉及很多先進(jìn)的技術(shù)，主要包括數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，因此，要采用先進(jìn)的應(yīng)用軟件。目前，高校干部檔案適宜采用中央組織部《信息結(jié)構(gòu)體系》，它是為實現(xiàn)干部信息的標(biāo)準(zhǔn)化及大范圍信息共享、按照人員管理機(jī)構(gòu)及機(jī)構(gòu)管理中科學(xué)的信息流程制定的，不僅具有較高的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度，而且具有總攬全局的權(quán)威性。

高校在人事檔案信息計算機(jī)檢索系統(tǒng)中采用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，可以將檔案信息檢索方式由脫機(jī)檢索、聯(lián)機(jī)檢索發(fā)展為智能檢索及網(wǎng)絡(luò)檢索，實現(xiàn)檢索信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。人事檔案通過計算機(jī)管理，對檔案信息資源進(jìn)行分類、提取、分析、加工，可以直接提高檔案工作的效益，提高勞動效率與工作質(zhì)量，使人事檔案管理更加科學(xué)化。并且，與傳統(tǒng)檔案資料相比，數(shù)字檔案更易于保存、查詢和修改，而且可以通過網(wǎng)絡(luò)快速傳遞，提高檔案的利用率，降低了檔案管理的成本。當(dāng)然，由于電子文件保存中存在著更新版本的不兼容性和不可識讀性，所以，儲存材料及載體的易損問題都不能忽視，處理不當(dāng)會造成寶貴的人事檔案信息資源丟失。另外，還要正確運(yùn)用加密功能，在嚴(yán)格界定檔案材料密級的基礎(chǔ)上對通用數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)根據(jù)使用權(quán)限進(jìn)行系統(tǒng)的分類加密，防止信息丟失泄密，給單位和個人造成不應(yīng)有的損失。

3、重視人事檔案信息資源的開發(fā)與利用

人事檔案工作是人事工作的重要組成部分，也是國家檔案工作的一個方面。檔案是人們在各種實踐活動及思維活動中自然形成的歷史記錄，一般說來，其內(nèi)容比較真實，譽(yù)者不過其實，抑者不損其真。正因為如此，檔案的憑證作用和參考作用在各種文獻(xiàn)中居于首位，這是我們應(yīng)大力開發(fā)和利用人事檔案的主要原因。

現(xiàn)在許多高校正在或準(zhǔn)備采用計算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理人事檔案，在人事檔案信息系統(tǒng)建設(shè)和應(yīng)用過程中要重視信息資料的采集、開發(fā)與利用，不能為了購置先進(jìn)的硬件設(shè)備而忽略信息資源及系統(tǒng)的應(yīng)用。當(dāng)前高?？梢詫⒉粚儆趥€人隱私部分的內(nèi)容材料上網(wǎng)，采用網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流由單一的途徑變?yōu)殚_放式的交流模式。只有堅持以人為本，適度開放個人社會公信平臺，才能保障當(dāng)事人的知情權(quán)，使現(xiàn)有制度的既得利益者在公共平臺上實現(xiàn)共贏，為大學(xué)研究性學(xué)習(xí)服務(wù)，促進(jìn)高校教學(xué)的改革和發(fā)展，促進(jìn)社會主義和諧社會建設(shè)。這是高校人事檔案管理政策的必然趨勢。

參考文獻(xiàn)：

［1］王云慶，苗壯.現(xiàn)代檔案管理學(xué)［M］.青島：青島出版社，2002.