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［關(guān)鍵詞］ 檔案管理； 電子化； 信息技術(shù)； 思考

［中圖分類號(hào)］ G271 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］ A ［文章編號(hào)］ 1673 - 0194（2012）15- 0099- 02

加快檔案信息電子化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案信息管理系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。檔案信息電子化是一項(xiàng)需要運(yùn)用多種學(xué)科知識(shí)、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作的復(fù)雜系統(tǒng)工程。2005年金溝河流域管理處檔案室初步建成了文書檔案處理信息系統(tǒng)，2009年完善了全處范圍的局域網(wǎng)建設(shè)，使檔案管理不斷向信息電子化管理的目標(biāo)推進(jìn)。

1 檔案信息電子化的作用

在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，電子文件從起草、定稿到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改、復(fù)制的特性，使得在紙質(zhì)檔案中最能體現(xiàn)檔案原始性的形式特征不復(fù)存在。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理中的最后一個(gè)文本，沒有草稿與正稿的區(qū)別，文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。在信息電子化條件下，傳統(tǒng)的檔案工作開始引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)，使得檔案工作中的技術(shù)含量明顯增加，對(duì)檔案管理工作造成非常大的影響。檔案信息電子化的作用主要有以下幾個(gè)方面：

（1） 檔案信息電子化，可充分利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備技術(shù)，減少對(duì)紙張等自然資源的耗費(fèi)，提高工作效率。

（2） 檔案信息電子化，可改變信息再次利用受人員經(jīng)費(fèi)限制的影響，依靠個(gè)人即可較容易地根據(jù)需要進(jìn)行再開發(fā)，避免了因外在因素的限制，使檔案工作者的勞動(dòng)成果利用較難的現(xiàn)象。

（3） 檔案信息電子化，可利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，使電子檔案方便地傳輸共享，單位領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員可方便快捷地得到所需的文件資料，有效地提高了服務(wù)質(zhì)量。

2 實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化應(yīng)注意的問題

本文結(jié)合金溝河流域管理處在檔案管理電子化中遇到的問題，談一些粗淺的看法。

2．1 實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化，首先應(yīng)做到檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

在推進(jìn)檔案管理電子化的過程中，主要問題不是硬件設(shè)備的不完善，而是軟件的功能與單位的實(shí)際工作不一致，使用中有許多不便的地方，存在檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件太多太亂等問題，對(duì)整體應(yīng)用水平的提高帶來了較大的不利影響。要推進(jìn)檔案電子化建設(shè)，必須考慮檔案工作的各個(gè)方面和細(xì)節(jié)，做到檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，才能發(fā)揮系統(tǒng)的作用。

2．2 電子化系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)注重系統(tǒng)整體水平的提高

檔案信息電子化系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)注重整個(gè)系統(tǒng)功能的完善，組成系統(tǒng)的各個(gè)子功能模塊都應(yīng)周密考慮，特別應(yīng)重視網(wǎng)絡(luò)功能的利用，這樣才能充分提高系統(tǒng)的綜合能力。部分功能模塊或一個(gè)重要模塊的不完善，都可能造成系統(tǒng)應(yīng)用水平的低下。系統(tǒng)開發(fā)完成后，應(yīng)進(jìn)行充分的測試，針對(duì)單位的實(shí)際應(yīng)用，逐一檢測每個(gè)功能模塊，通過不斷細(xì)致的修改完善，使系統(tǒng)的整體管理水平有較大的提高。

2．3 重視檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

檔案電子化管理的核心和基礎(chǔ)是檔案信息數(shù)據(jù)庫，檔案信息數(shù)據(jù)庫是指在計(jì)算機(jī)上存儲(chǔ)的相互關(guān)聯(lián)的，具有一定組織結(jié)構(gòu)的檔案信息數(shù)據(jù)的集合。數(shù)據(jù)庫建設(shè)中一定要統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，軟件開發(fā)人員同檔案業(yè)務(wù)人員應(yīng)充分溝通，協(xié)同配合，明確檔案數(shù)據(jù)的收集來源，針對(duì)不同的來源和類型，做好信息數(shù)字化的處理、歸檔，方便后期信息數(shù)據(jù)的錄入。同時(shí)，要面向應(yīng)用，充分考慮計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的飛速發(fā)展變化，不斷完善數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容結(jié)構(gòu)。

2．4 應(yīng)制訂切實(shí)有效的技術(shù)方案

在實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化的過程中，應(yīng)根據(jù)本單位的情況，實(shí)事求是地分析現(xiàn)狀，充分考慮本單位的發(fā)展需求及先進(jìn)技術(shù)的未來發(fā)展，制訂出切實(shí)可行的方案，追求經(jīng)濟(jì)與效益的最優(yōu)比，避免追求大而全，高標(biāo)準(zhǔn)高檔次，造成系統(tǒng)設(shè)備購置后不能充分利用，投資浪費(fèi)現(xiàn)象的發(fā)生。

要充分做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，保護(hù)電子文檔的安全。通過采取技術(shù)手段，將已歸檔的電子文件進(jìn)行安全處理，保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性。

要解決好電子文件的保存問題。要根據(jù)不同存儲(chǔ)介質(zhì)的特性，注重外界光、水分、灰塵、磁場等對(duì)電子文件的影響，加強(qiáng)防護(hù)，同時(shí)做好定期檢查和備份，以保證電子文件中原始信息的長期保存。

2．5 根據(jù)單位實(shí)際加強(qiáng)管理

檔案信息電子化的管理，最終目的是要做到集中管理和方便應(yīng)用相結(jié)合。由于歷史的原因，在不少的單位都不同程度地存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題。通過電子化的推進(jìn)，使用不方便的問題可逐步解決。但是，集中統(tǒng)一管理問題，因許多檔案信息歸類到單位內(nèi)不同的部門，由各自管理，未歸入檔案部門進(jìn)行管理，使檔案信息電子化系統(tǒng)信息不全，形成信息分割，一方面造成資源浪費(fèi)，另一方面也影響了信息的使用。

2．6 重視人才管理

檔案信息電子化的最終落實(shí)，要通過檔案管理人員的應(yīng)用來實(shí)現(xiàn)，其素質(zhì)水平的高低直接影響電子化水平的應(yīng)用效果。對(duì)于單位來說，應(yīng)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，有針對(duì)性地進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使檔案管理人員其基本掌握信息技術(shù)的新知識(shí)，熟練系統(tǒng)的操作；檔案管理人員要加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，不斷補(bǔ)充新知識(shí)，努力鉆研業(yè)務(wù)，以適應(yīng)信息時(shí)代檔案事業(yè)的發(fā)展要求。

總之，檔案信息電子化管理的最終目的在于開發(fā)應(yīng)用，離開推進(jìn)應(yīng)用水平的提高，就脫離了實(shí)際。實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化，要充分考慮單位的實(shí)際情況，統(tǒng)籌兼顧，循序漸進(jìn)，利用先進(jìn)技術(shù)，逐步完善系統(tǒng)的各項(xiàng)功能；同時(shí)，在建設(shè)過程中，要充分調(diào)動(dòng)各方面的積極性，通過深入分析與電子化相關(guān)的諸多方面的情況及發(fā)展趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑，以達(dá)到提高檔案管理水平的目的。

主要參考文獻(xiàn)

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【關(guān)鍵詞】文書檔案；信息；電子化

中圖分類號(hào)：G275文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

目前，人們生活中一個(gè)非常重要的，必須的工具的就是電子計(jì)算機(jī)，其具有多種多樣的功能，這為企業(yè)的辦公帶來了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時(shí)代，最新的檔案方式就是電子信息檔案。目前國家提出了文書檔案管理的改革文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用，來提高文書檔案管理的水平，并且及時(shí)的提供準(zhǔn)確、完整的檔案信息滿足需要。

一、文書檔案電子管理的現(xiàn)狀

隨著我國辦公自動(dòng)化逐步普及，但尚未完全社會(huì)化，而檔案電子化管理在我國是隨辦公自動(dòng)化之后的后起事物，完全實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理還存在著各種各樣的問題和困難，主要表現(xiàn)在以下方面：

1.1 辦公自動(dòng)化尚未普及。檔案電子化管理的前提條件是辦公自動(dòng)化，而辦公自動(dòng)化雖然已聲勢浩大地推廣，已有相當(dāng)單位的在內(nèi)部實(shí)行辦公自動(dòng)化，但畢竟還未完全普及。而在機(jī)關(guān)單位辦公自動(dòng)化則要求一體化，行政機(jī)關(guān)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)往往與上下級(jí)密切聯(lián)系，對(duì)上履行職責(zé)任務(wù)，匯報(bào)上級(jí)下達(dá)任務(wù)的完成情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)或管理部門的業(yè)務(wù)范圍的問題；對(duì)下達(dá)任務(wù)和傳達(dá)上級(jí)指示精神；同級(jí)兄弟部門之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系也相當(dāng)密切。而業(yè)務(wù)信息在很大程度上還需依賴紙質(zhì)文件的相互傳遞，影響了工作效率的提高。

1.2 電子化檔案的利用率不高。雖然辦公自動(dòng)化系統(tǒng)推行多時(shí)，但很多單位并沒有把提高電子文件管理當(dāng)成一項(xiàng)緊迫的任務(wù)來抓，人們?nèi)匝永m(xù)傳統(tǒng)觀念和管理模式，對(duì)文檔的借閱和檢索都由人工來完成，計(jì)算機(jī)在整個(gè)過程中的應(yīng)用僅限于文字錄入、編輯和打印，成了名副其實(shí)的“高檔打字機(jī)”。人們只看到伸手可及的有限的紙質(zhì)文件，而忽略了以電子格式傳遞的浩瀚的資料寶庫，不僅消耗了人力物力，而且使得電子文檔由于沒有得到合理的開發(fā)利用而造成雙重的浪費(fèi)，也造成了檔案電子化管理進(jìn)程緩慢。

1.3電子文件兼容問題。隨著信息化得普及，電子文件的問題凸顯，其中電子文件不兼容的現(xiàn)象尤為明顯，電腦軟件開發(fā)的通用性差，不同的系統(tǒng)生成的不同的電子文件，他們之間不能識(shí)別，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實(shí)現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換，這些問題丞待解決。

1.4檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

1.5標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

1.6文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用對(duì)管理人員的要求也大大提高。文書檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質(zhì)文書檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計(jì)算機(jī)，懂得數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g(shù)。這樣的管理人員要具備較高的知識(shí)水平，但是目前我國的電子化文書檔案管理人員技術(shù)水平有限，不能適應(yīng)電子化進(jìn)程的需要。電子化管理中出現(xiàn)了復(fù)合型人才奇缺的尷尬局面。

二、關(guān)于做好文書檔案電子化管理的對(duì)策

檔案電子化管理必須是在辦公自動(dòng)化條件下，將如何應(yīng)對(duì)日益增多的電子文件進(jìn)行更科學(xué)、更準(zhǔn)確及時(shí)地歸檔并保證其安全性呢？我認(rèn)為必須把握好幾個(gè)環(huán)節(jié)：

2.1文書檔案要從日常管理抓起。電子文件的日常管理一般來說分為兩部分，一部分是電子文件形成過程中的管理，另一部分是電子文件的歸檔處理。劃分出不同的保管期限。同時(shí)編制文件索引，供查詢調(diào)閱使用。

2.2建立電子檔案管理制度。為了保證信息資源的安全性，建議由上而下建立起一套電子檔案管理制度是必不可少的，可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，統(tǒng)一規(guī)范電子檔案的制作、收集和歸檔的方法、程序、時(shí)效等內(nèi)容，定期整理、分類歸檔、專人負(fù)責(zé)、妥善保管，避免因機(jī)構(gòu)改革、個(gè)人工作崗位調(diào)整、所用計(jì)算機(jī)更迭、工作移交過程中的疏漏等原因引起的電子檔案歷史資料的遺散，確保歷史檔案資料的完整性。

2.3嚴(yán)格執(zhí)行電子文檔的安全管理制度，及時(shí)進(jìn)行預(yù)防和保護(hù)，消除風(fēng)險(xiǎn)。檔案作為一種特殊的文字資料，有的可以完全公開，有的則需要保密。保密文件需加密碼。密碼文件的管理，應(yīng)該做到多把鑰匙開一把鎖，即操機(jī)人員的相互制約。就是要通過采用多級(jí)權(quán)限和密碼管理，多層結(jié)構(gòu)，加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統(tǒng)的保密性，使系統(tǒng)以及系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)不被非法訪問、修改和破壞。

2.4針對(duì)安全性問題，積極引進(jìn)最新技術(shù)。計(jì)算機(jī)在工作過程中要同時(shí)結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù)，使得文書檔案只能在某一范圍的局部網(wǎng)絡(luò)內(nèi)傳輸，防止文件流向外網(wǎng)。最簡單的方法是設(shè)置隔離的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范圍內(nèi)的IP地址，這樣就可以有選擇的進(jìn)行文件的傳輸。也可以通過設(shè)置防火墻的方法，對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行過濾，檢測不安全的攻擊行為。再有一個(gè)很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運(yùn)用的方式，在對(duì)電子信息檔案實(shí)施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計(jì)算機(jī)技術(shù)人員來實(shí)施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾等。

2.5分散風(fēng)險(xiǎn)的措施

在電子信息檔案管理中，有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施就是轉(zhuǎn)移策略，即把風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來把已經(jīng)存在的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，一般而言，能夠從多個(gè)角度對(duì)風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的方法實(shí)施修正。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。所以為了預(yù)防人為因素而造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。

2.6建設(shè)專職隊(duì)伍，提高管理水平。隨著當(dāng)今世界信息爆炸式地增長，檔案管理也由過去的勞動(dòng)密集型轉(zhuǎn)為現(xiàn)在的以現(xiàn)代化的辦公設(shè)備為依托的知識(shí)密集型工作。這就要求管理者應(yīng)具有很強(qiáng)的分析能力，對(duì)一些專業(yè)性強(qiáng)的檔案要做到精確把握。此外，還根據(jù)利用者要求提供大量的數(shù)據(jù)檔案信息。這些都要求具有高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化信息管理人員才能勝任 ，保證信息的安全可靠。

3、結(jié) 語

文書檔案電子信息化平臺(tái)建設(shè)應(yīng)用后，用戶只需在個(gè)人電腦上輕點(diǎn)鼠標(biāo)，輸入檢索字段，各種所需檔案文件就能以電子形式清晰呈現(xiàn)。用戶或查閱數(shù)據(jù)，或打印復(fù)印，或資料收集，均可自行快捷完成。但也有一定的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險(xiǎn)性。針對(duì)在文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用中實(shí)際出現(xiàn)的問題，管理者或管理部門在對(duì)電子信息檔案管理時(shí)，一定要有這樣的意識(shí)，即電子文件的風(fēng)險(xiǎn)不是主觀的，而是客觀存在的，而且還可能帶來很大的危險(xiǎn)，所以一定要有對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的警覺度，把預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)看做所有工作的重中之重，有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)和降低損失。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理現(xiàn)代化已是必然的發(fā)展趨勢。因此，每一位文書檔案工作者都要有緊迫感，努力學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)，把文書檔案管理提升到一個(gè)全新的水平。

【參考文獻(xiàn)】

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[2]騫麗萍.文書檔案管理辦公自動(dòng)化[J].經(jīng)營管理者，2010（19）.

篇3

關(guān)鍵詞：文書檔案；電子化

文書檔案重要的內(nèi)容是社會(huì)發(fā)展歷史。它通過歷史的客觀記錄，來反映在某一時(shí)期領(lǐng)導(dǎo)的決策、部門建設(shè)、研究開發(fā)、問題處理等的過程和成果。文書檔案管理是檔案工作的一個(gè)重要組成部分。隨著信息化的到來，使人們進(jìn)入了電子網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，許多的信息通過電子網(wǎng)絡(luò)管理和傳輸。目前國家提出了文書檔案管理的改革——文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用，來提高文書檔案管理的水平，并且及時(shí)的提供準(zhǔn)確、完整的檔案信息滿足需要。

一、文書檔案管理信息的電子化的優(yōu)點(diǎn)

首先，使用方便，便于檢索，辦公效率大大提高。電子檔案使用光盤、磁盤作為載體，將信息存儲(chǔ)在上面。計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度極高，具有強(qiáng)大的信息處理能力，這是計(jì)算機(jī)參與文書檔案管理的最明顯優(yōu)點(diǎn)。它解決了在傳統(tǒng)檔案管理中人們使用手工操作的時(shí)候出現(xiàn)的信息收集不完整，出現(xiàn)漏抄，字跡不工整等問題，節(jié)約了人力也提高了準(zhǔn)確性。電子檔案使得人們?cè)谶M(jìn)行檔案管理的時(shí)候，按照資料的分類進(jìn)行收集、統(tǒng)計(jì)和查閱，時(shí)間大大縮短。因此，電子信息化管理文書檔案相比傳統(tǒng)的管理方式，最明顯的就是方便，檢索效率高。

第二，信息易于保管。與紙質(zhì)載體相比，電子檔案使用高科技材料制成，不僅能夠防止蟲蛀、防潮，而且可以重復(fù)使用，節(jié)能、環(huán)保、使用壽命長，解決了紙質(zhì)載體在高溫、濕度大的環(huán)境下發(fā)生氧化或者是被腐蝕的現(xiàn)象。電子檔案但它最大的有點(diǎn)是存儲(chǔ)在DVD、光碟、硬盤等電子設(shè)備上占用的空間小，操作簡單，不需要占用大量的人財(cái)物力。所以，它的特點(diǎn)是存儲(chǔ)時(shí)間長，不易受損，節(jié)省資源，穩(wěn)定性好，易于保管。

第三，電子傳輸，實(shí)現(xiàn)資源的共享。在傳統(tǒng)的手工操作中，各個(gè)單位和部門之間的信息無法達(dá)到及時(shí)的交流和共享，大量的文書檔案像古董一樣閑置和保存著。這在一定程度上造成了資源的浪費(fèi)。信息化的到來和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，方便人們通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息的溝通與交流，利用電子網(wǎng)絡(luò)傳輸資源。電子傳輸可以在瞬間完成大容量信息的傳遞，適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)快節(jié)奏的工作特點(diǎn)。比起傳統(tǒng)的手工傳輸或者是交通工具輔助傳輸，它所起到經(jīng)濟(jì)效益是無法估量的。網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用更是擴(kuò)展了信息的傳遞范圍，人們以網(wǎng)絡(luò)為載體進(jìn)行資料的傳輸，并且相關(guān)資料存放在相應(yīng)的資料庫內(nèi)，人們可以通過協(xié)議進(jìn)行網(wǎng)上檢索和資源的共享，查找、利用更加便捷。

檔案管理實(shí)現(xiàn)了從外部的目錄管理到內(nèi)部的內(nèi)容管理，并且實(shí)現(xiàn)了信息系統(tǒng)的工聯(lián)，人們可以交流共享同級(jí)部門之間的信息，也可以交流共享歷史不同時(shí)期的信息。電子傳輸，資源共享，提高了部門之間的了解，增強(qiáng)了業(yè)務(wù)聯(lián)系。

第四，提高了文書檔案傳輸?shù)陌踩浴鹘y(tǒng)的檔案傳輸是靠人力，不免會(huì)出現(xiàn)在傳輸過程中資料的丟失，并且通過郵遞極高費(fèi)時(shí)費(fèi)力，安全性也隨之大大降低。電子傳輸?shù)某霈F(xiàn)解決了這一問題，不僅保證文書檔案的及時(shí)傳輸，而且能夠確保其安全性，不會(huì)造成檔案的延誤或者丟失現(xiàn)象。

二、文書檔案管理信息的電子化的缺點(diǎn)

首先，檔案真實(shí)性難以保障。因?yàn)殡娮咏橘|(zhì)具有可讀寫性，人們可以對(duì)電子檔案進(jìn)行反復(fù)的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標(biāo)記。文書電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，人們不能通過辨別字體字號(hào)的形式判斷文書檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，相關(guān)單位也無法鑒別真?zhèn)?。在這種情況下電子檔案的真實(shí)性就難以得到保障。

其次，網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，電子檔案的安全性問題日益突出。目前通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)攔截電子信息的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，網(wǎng)絡(luò)黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，病毒的入侵使得人們的電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權(quán)用戶侵犯了他人的合法權(quán)益。這些問題對(duì)電子檔案的安全性構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅。

第三，文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用對(duì)管理人員的要求也大大提高。文書檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質(zhì)文書檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計(jì)算機(jī)，懂得數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g(shù)。這樣的管理人員要具備較高的知識(shí)水平，但是目前我國的電子化文書檔案管理人員技術(shù)水平有限，不能適應(yīng)電子化進(jìn)程的需要。電子化管理中出現(xiàn)了復(fù)合型人才奇缺的尷尬局面。

第四，電子文件兼容問題。隨著信息化得普及，電子文件的問題凸顯，其中電子文件不兼容的現(xiàn)象尤為明顯，電腦軟件開發(fā)的通用性差，不同的系統(tǒng)生成的不同的電子文件，他們之間不能識(shí)別，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實(shí)現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換，這些問題丞待解決。

三、改革措施和解決辦法探討

針對(duì)在文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用中出現(xiàn)的實(shí)際問題，筆者提出以下舉措。第一，針對(duì)安全性問題，在文書檔案傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)中設(shè)置隔離帶。通過這個(gè)隔離，文書檔案只能在某一范圍的局部網(wǎng)絡(luò)內(nèi)傳輸，帶防止文件流向外網(wǎng)。最簡單的方法是設(shè)置隔離的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范圍內(nèi)的IP地址，這樣就可以有選擇的進(jìn)行文件的傳輸。也可以通過設(shè)置防火墻的方法，對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行過濾，檢測不安全的攻擊行為。第二，針對(duì)人員素質(zhì)低的現(xiàn)象，要加強(qiáng)工作人員的教育培訓(xùn)。通過在工作中的培訓(xùn)，讓管理人員及時(shí)掌握最新的電子化管理方法。同時(shí)，提法他們的綜合文化水平，比如外語水平、計(jì)算機(jī)操作水平等。

參考文獻(xiàn)

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篇4

關(guān)鍵詞：環(huán)境檔案管理 電子化 信息化

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2013）09-0013-01

環(huán)境檔案管理是一項(xiàng)涉及多學(xué)科多領(lǐng)域的工作，它需要一定的技術(shù)基礎(chǔ)。環(huán)境檔案管理的對(duì)象就是在環(huán)保過程中所產(chǎn)生的真實(shí)材料，這些專業(yè)活動(dòng)包括環(huán)境管理、環(huán)境監(jiān)測、環(huán)境污染和防治、環(huán)境監(jiān)理、環(huán)境科技環(huán)境法制及環(huán)境研究。

一、目前環(huán)境檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題

1.傳統(tǒng)的環(huán)境檔案管理方法

檔案管理工作的綜合性較強(qiáng)，檔案管理員的工作量一般都比較大，需要有很好的耐心和細(xì)心的工作態(tài)度。傳統(tǒng)的檔案管理工作主要就是檔案的收集和分類工作，管理員首先需要把環(huán)?？萍紮n案可以分為以下八類：環(huán)境管理、環(huán)境監(jiān)測、環(huán)境污染和防治、環(huán)境監(jiān)理、環(huán)境科學(xué)研究、環(huán)境工程與基本建設(shè)、儀器設(shè)備與環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量；然后按系統(tǒng)的方法將檔案迅速地整理好，并以適當(dāng)?shù)姆椒ū４妫乐渭堎|(zhì)檔案發(fā)生霉變、長蟲、發(fā)霉、遺失等問題

2.電子文檔管理方式不受重視

使用電子文檔來保存信息不僅可以節(jié)省大量的紙質(zhì)資源，還能提高信息的安全性與完整性；但是這種方式需要更多的技術(shù)投入，必須以一定的計(jì)算機(jī)設(shè)備為基礎(chǔ)，對(duì)檔案管理人員的管理要求、技術(shù)要求也更高，工作量也增大。在實(shí)現(xiàn)環(huán)境檔案管理電子化信息化的過程中還存在以下問題：首先，硬件設(shè)備和軟件設(shè)備不能達(dá)到要求，缺少資金投入和技術(shù)支持；其次，檔案管理人員的技術(shù)水平落后，尤其是缺少專業(yè)的計(jì)算機(jī)操作技能。因此，要實(shí)現(xiàn)環(huán)境檔案管理的電子化和信息化不僅需要政府的資金和技術(shù)投入，也需要加大對(duì)管理人員的培訓(xùn)。

3.當(dāng)前我國環(huán)境檔案管理存在的問題

一方面，我國環(huán)境檔案管理體系沒有保障機(jī)制，表現(xiàn)為既沒有專門的環(huán)境檔案管理準(zhǔn)則、標(biāo)準(zhǔn)，即使在與檔案管理相關(guān)的法律中也很少有涉及環(huán)境檔案管理的條例，也沒有環(huán)境檔案和信息披露的制度和規(guī)范，對(duì)信息披露的范圍、內(nèi)容、形式都沒有統(tǒng)一的規(guī)定。另一方面，從技術(shù)層面來看我國還沒有建立完整的環(huán)境檔案管理技術(shù)體系，沒有統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

二、環(huán)境檔案管理電子化信息化的特點(diǎn)和方式

1.環(huán)境檔案管理電子化信息化的特點(diǎn)

環(huán)境檔案管理電子化信息化就是以電子文檔來儲(chǔ)存所要管理的信息，電子文件是以光盤、磁盤等為載體，與紙質(zhì)文檔相比，它有以下特點(diǎn)：電子文檔離不開現(xiàn)代辦公設(shè)備的支持，最主要的設(shè)備即計(jì)算機(jī)；通過這些現(xiàn)代化的設(shè)備可以實(shí)現(xiàn)文檔信息快速、便捷的共享，不會(huì)有任何時(shí)間和地域的限制；通過這些設(shè)備也可以快速地對(duì)信息進(jìn)行修改或補(bǔ)充；電子文件的保存環(huán)境沒有紙質(zhì)文檔的保存環(huán)境要求高，只要這些設(shè)備不發(fā)生損壞即可。

2.電子文件歸檔的方式

要把電子文件歸檔，目前一般使用的方法是將文件保存在磁盤上，也可以通過互聯(lián)網(wǎng)移交檔案。以保存在磁盤上的方式來歸檔看起來文檔的保存期可以無限長，但實(shí)際上磁盤很容易受到損壞，對(duì)電子文檔產(chǎn)生很大的安全威脅，而一旦電子文檔受到破壞，要恢復(fù)起來難度很大，甚至不可能。所以，采用這種方式首先就要保障電子文檔的安全性，保證文檔內(nèi)的信息不回丟失，可以通過采取文件備份的方法解決該問題，但這又會(huì)使存儲(chǔ)磁盤的數(shù)量增多，管理人員的工作量也會(huì)增大。所以最佳的歸檔方式之一是通過網(wǎng)絡(luò)版辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)歸檔，這種方式是讓辦公室與信息部門合作，由辦公室統(tǒng)籌管理工作，而信息部門依靠其技術(shù)設(shè)備及人才條件負(fù)責(zé)電子文件歸檔并負(fù)責(zé)保證其安全。當(dāng)然最好的方式還是把兩種方式同時(shí)使用，做好網(wǎng)絡(luò)存貯的同時(shí)把文件存入光盤。

三、實(shí)現(xiàn)環(huán)境檔案管理電子化和信息化的必要性

檔案管理方式的電子化與信息化已經(jīng)成為信息時(shí)代的大勢所趨，環(huán)境檔案管理也不例外。

1.環(huán)境檔案管理電子化和信息化可改善檔案管理工作

電子化和信息化可以打破檔案利用的種種局限，特別是時(shí)間限制和地域限制，使檔案管理可以與全國甚至全世界接軌，檔案管理部門能獲得更多的支持，使檔案管理部門由封閉走向開放。檔案管理職能不僅局限于檔案的收集、整理與保管，信息化和電子化使得其職能擴(kuò)展到信息采集、管理和服務(wù)，最終實(shí)現(xiàn)信息資源的合理配置、科學(xué)管理。

2.環(huán)境檔案管理電子化和信息化是形勢發(fā)展的需求

21世紀(jì)是信息化高速發(fā)展的時(shí)代，人類的每項(xiàng)工作都離不開高科技的支持，環(huán)境檔案管理也不例外。環(huán)境檔案管理要管理的檔案文件通常有上百萬件，這些文件都是一個(gè)地區(qū)或國家珍貴的信息資源庫，檔案管理的意義就在于要讓這些資源得到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和普通群眾的充分利用，充分實(shí)現(xiàn)資源共享，為國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展及環(huán)境保護(hù)服務(wù)。近年來，環(huán)境檔案管理電子化信息化的趨勢越來越明顯，檔案載體已經(jīng)大部分被光盤、磁盤取代，隨之也產(chǎn)生了一系列檔案管理的問題，例如電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用問題，要解決這些問題就要加快檔案管理電子化信息化的建設(shè)。

3.環(huán)境檔案管理電子化和信息化是社會(huì)的強(qiáng)烈需求

在競爭越來越激烈的當(dāng)今社會(huì)，人們的世界觀念越來越強(qiáng)，對(duì)工作效率的要求越來越高，領(lǐng)導(dǎo)在做決策時(shí)也要做到迅速、準(zhǔn)確，職能部門的工作對(duì)數(shù)據(jù)也要求及時(shí)、準(zhǔn)確，社會(huì)大眾對(duì)檔案信息的需求量也在增加，尤其是隨著環(huán)保意識(shí)的加強(qiáng)，人們對(duì)環(huán)境檔案信息的需求明顯增大。面對(duì)這些群體，檔案管理部門只有以最全、最新、最直接、最方便的方式提供信息才能滿足達(dá)到要求，這就迫使檔案管理部門改變傳統(tǒng)的管理方式，利用現(xiàn)代化的技術(shù)提供多功能而快捷的服務(wù)。

四、結(jié)語

傳統(tǒng)的環(huán)境檔案的紙質(zhì)管理方法已經(jīng)不再適合現(xiàn)當(dāng)代對(duì)于檔案管理的要求，電子化信息化的今天，環(huán)境檔案管理由紙質(zhì)管理方法轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒒芾硎潜厝悔厔?，只有順?yīng)時(shí)代潮流利用現(xiàn)代化的技術(shù)提供更舒適的服務(wù)，才能讓環(huán)境檔案的管理和使用更加安全更有效率。

參考文獻(xiàn)

[1]趙潔，檔案管理信息電子化問題研究，神州，2013（01）.

篇5

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；檔案管理；電子化

一、基層檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問題

近幾年來，隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，基層央行辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)已逐步代替以往手續(xù)繁雜的辦公行文，許多來往函件，公文處理直接在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上辦結(jié)，文件從產(chǎn)生到歸檔幾乎可以不使用紙和筆，隨之產(chǎn)生了大量的諸如電子郵件、磁盤、光盤、圖片錄像及數(shù)碼聲頻視頻等電子文件資料。但由于對(duì)此類文件的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，相應(yīng)的配套管理措施和有效的技術(shù)支持不到位，使基層央行的電子文件檔案管理工作存在諸多問題和漏洞，主要表現(xiàn)在：

一是電子文件檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，文件丟失問題嚴(yán)重。由于基層央行檔案管理人員存在思想認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，認(rèn)為只有書面紙張類的文件資料才是檔案，非紙化文件的管理不是自己的事，對(duì)電子文件缺乏管理意識(shí)。在工作中形成的大量電子郵件、磁盤、照片錄像及數(shù)碼聲頻視頻等電子文件資料，一般都是由制作者、使用者或收件人自行保管，認(rèn)為拍攝完成、看完用完就算完成任務(wù)了，不需要?dú)w檔保存；由于這些同志缺乏全局觀念，檔案意識(shí)不強(qiáng)，致使部分電子檔案長期在個(gè)人或業(yè)務(wù)部門內(nèi)部保存，特別是由于電子文件的可刪除性和電子文件信息與載體的可分離性以及機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員變動(dòng)等原因，造成電子檔案被刪除或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴(yán)重影響了電子檔案的長久保護(hù)和開發(fā)利用。

二是電子文件檔案管理制度不健全，操作不規(guī)范?；鶎友胄须m然健全了相應(yīng)的檔案管理制度，然而對(duì)非紙化文件資料的管理操作卻是空白，使管理人員無章可循；有的同志對(duì)電子文件的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，在使用完之后亂丟亂放或隨意刪除，完全處于自主管理、自由處理狀態(tài)；也有的單位雖有管理制度，但落實(shí)不夠，執(zhí)行不嚴(yán)，歸檔不及時(shí)，交接無手續(xù)，保管不規(guī)范，缺乏行之有效的管理措施。

三是檔案管理工作存在"一重一輕"現(xiàn)象，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對(duì)滯后。由于部分領(lǐng)導(dǎo)存在思想認(rèn)識(shí)和管理理念上的偏差，認(rèn)為紙張化文本檔案易管理、易操作、易出成績，且投資少、見效快、效果明顯，因此，非常注重傳統(tǒng)檔案管理的人財(cái)物投入，而對(duì)電子類文本檔案則相對(duì)忽視，存在"重傳統(tǒng)檔案管理，輕電子檔案管理"的現(xiàn)象，使檔案管理電子化建設(shè)進(jìn)程發(fā)展滯后。

四是管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，缺乏現(xiàn)代化檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能。目前基層檔案管理人員大多都是兼職，管理水平參差不齊，檔案綜合管理能力有待提高，部分檔案管理人員對(duì)《檔案法》及有關(guān)檔案管理規(guī)定和要求知之甚少，對(duì)檔案的形成、收集、整理及歸檔等管理環(huán)節(jié)和程序也是一知半解，尤其是對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、電子化的專業(yè)知識(shí)、技能更為缺乏，致使檔案管理水平停滯不前。

二、大力推進(jìn)基層央行檔案管理電子化建設(shè)勢在必行

一是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)?；鶎友胄袡n案管理工作的電子化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)形勢發(fā)展的新舉措、新要求，是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為人民銀行中心工作任務(wù)提供高效、優(yōu)質(zhì)服務(wù)的有效措施，是推進(jìn)基層央行工作全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展的基本要求?；鶎友胄袡n案管理電子化建設(shè)要堅(jiān)持以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，緊密結(jié)合基層央行工作實(shí)際，堅(jiān)持實(shí)事求是，既要精心組織、真抓實(shí)干，又要做到統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)謀劃，為長遠(yuǎn)發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。

二是著力實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，大力提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平。加強(qiáng)基礎(chǔ)工作是實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化的前提和條件，基層央行首先要對(duì)原有檔案進(jìn)行廣泛收集、分類整理，并依照檔案管理規(guī)定對(duì)歸檔范圍、保存期限，保密文件收發(fā)、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)要求，全面普查案卷，去糟取精，剔除無用和過期的文件；將歷史形成的檔案資料，按照檔案裝訂歸檔要求，進(jìn)行重新分類整理、裝訂和歸檔，并明確各類檔案的裝訂順序和歸檔時(shí)限，對(duì)檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等環(huán)節(jié)認(rèn)真加以規(guī)范。然后按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理要求，重新分類組合，歸檔立卷，編目著錄。使原有檔案全部實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，為檔案管理電子化提供了充分準(zhǔn)備。

三是建立健全相關(guān)管理制度，保證檔案管理電子化沿著標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的軌道發(fā)展。要依據(jù)《檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合基層央行工作實(shí)際，進(jìn)一步充實(shí)完善《檔案管理制度》、《檔案保密制度》和《檔案操作規(guī)程》，建立電子化檔案管理措施，規(guī)范工作程序，從檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔、檢索、借閱，直到最后的鑒定、銷毀，每個(gè)環(huán)節(jié)都要做到有章可循。同時(shí)進(jìn)一步明確檔案管理負(fù)責(zé)人，專職、兼職檔案員的崗位職責(zé)，對(duì)歸檔范圍、保存期限、保密文件收發(fā)、存檔、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)工作程序，做到定期或不定期監(jiān)督檢查和考核評(píng)價(jià)，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)整改，以確保各項(xiàng)制度落到實(shí)處。

篇6

1 當(dāng)前紙質(zhì)文件檔案管理現(xiàn)狀與問題分析

由于大量的會(huì)員加入進(jìn)青少年體育俱樂部，信息的采集、歸檔、管理，就對(duì)俱樂部會(huì)員的檔案管理工作提出了更高更新的要求。

電子文件是近幾年才出現(xiàn)的新生事物，對(duì)它在檔案管理中的功用，人們還未能充分的運(yùn)用。從運(yùn)動(dòng)員加入俱樂部的自然信息、每日訓(xùn)練情況、參賽成績，到運(yùn)動(dòng)員以后的去向，都是采用紙質(zhì)文件記載。這樣，日積月累，形成了大量的文件檔案。對(duì)日常的保管、整理、查找、添加新的信息等等都造成了大量的人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。這樣的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)信息化建設(shè)的發(fā)展及社會(huì)對(duì)其新的需求。

2 如何實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的轉(zhuǎn)化

以往，人們習(xí)慣于紙質(zhì)文件的采集、歸檔、整理，對(duì)檔案管理人員技術(shù)水平要求不高，只要避開天災(zāi)人禍，遵守管理和保護(hù)的要求，就能長期保存。而電子檔案則不同，當(dāng)使用先進(jìn)電子設(shè)施將信息記錄于存儲(chǔ)載體后，就對(duì)檔案資料進(jìn)行全方位，多層面的管理。這在很大程度上解決了檔案管理上信息共享，自動(dòng)化處理的一些新技術(shù)的要求。

由于大量的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)入了我們的生活辦公領(lǐng)域，為我們提供了檔案電子化管理的先決條件，我們要及時(shí)地把原有紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，把新產(chǎn)生的信息直接用電子文件形式歸類存檔。避免電子文件與紙質(zhì)文件的“雙套制”保存模式，這既提高了工作效率，又節(jié)省了資源。

3 新管理模式的探索與實(shí)踐

提高電子文件生成與日常管理意識(shí)，利用現(xiàn)代高新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的多功能開發(fā)利用與管理。我館青少年體育俱樂部檔案從2005年開始，就對(duì)電子檔案管理模式進(jìn)行了探索與思考，并做了以下幾方面嘗試：

1）在電子檔案的管理過程中我們還明確了責(zé)任到部門責(zé)任到人要求，要求電子檔案的形成、管理、運(yùn)輸?shù)热粘?的監(jiān)督、指導(dǎo)保管等工作有業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)。并要求業(yè)務(wù)人員熟練的掌握計(jì)算機(jī)以及軟件、硬件的系統(tǒng)，保證電子檔案能夠有效的識(shí)讀。并要求管理人員一定要具備計(jì)算機(jī)專業(yè)反面的知識(shí)，熟練的掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的操作技能。并能組織、編寫、歸檔電子文件的各種檢索工作，并要積極主動(dòng)的提供服務(wù)，以確保能充分發(fā)揮電子檔案的作用；2）對(duì)在冊(cè)的所有體育俱樂部會(huì)員及運(yùn)動(dòng)員進(jìn)行全方位的信息采集并形成完整的電子文件。經(jīng)本人確認(rèn)無誤后，輸入電子計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)立案，減少了傳統(tǒng)檔案的管理，錄入環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)了電子文件從登記，立卷到歸檔，錄入的一體化管理；3）為了使電子檔案的管理能夠生動(dòng)、具體、可視化，我們還采用了圖像和影像的形式管理電子檔案。我們都把每次的賽會(huì)都要用相機(jī)拍攝下來形成照片，并用計(jì)算機(jī)的輔助設(shè)備把獲取的圖像文件制作完成，保存到電子文檔里。有時(shí)還用攝像機(jī)把賽事攝錄下來，經(jīng)過計(jì)算機(jī)處理之后獲得動(dòng)態(tài)的圖像文件，按文件的格式形成文本文件，圖像文件、影像文件等，保存到電子檔案中，以備以后活動(dòng)時(shí)查找和使用；4）對(duì)每天來館活動(dòng)與訓(xùn)練的會(huì)員及運(yùn)動(dòng)員實(shí)行每人一張電子信息卡，對(duì)活動(dòng)內(nèi)容，訓(xùn)練項(xiàng)目及時(shí)間進(jìn)行日常管理，實(shí)時(shí)有效地掌握會(huì)員及運(yùn)動(dòng)員的訓(xùn)練狀況和身體適應(yīng)能力，為下一步編制訓(xùn)練計(jì)劃提供第一手資料；5）實(shí)現(xiàn)與各省級(jí)和國家級(jí)訓(xùn)練單位的并機(jī)聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)資源共享，及時(shí)有效地掌握各級(jí)訓(xùn)練單位的運(yùn)動(dòng)員的比賽成績及科學(xué)的訓(xùn)練方法和先進(jìn)的管理模式?？朔^去閉門訓(xùn)練，賽不出好成績的窘狀；6）對(duì)運(yùn)動(dòng)員的未來去向?qū)嵭懈櫣芾?，完整地記錄了每位運(yùn)動(dòng)員從選才、訓(xùn)練、參賽等一系列運(yùn)動(dòng)生涯。包括一些影像資料的存檔，都為我們?nèi)蘸蟾偧俭w育發(fā)展提供了詳實(shí)的資料，這是原有紙質(zhì)檔案所做不到的。

4 電子檔案進(jìn)入體育俱樂部的成果

1）使青少年體育俱樂部的教學(xué)工作和日常工作能夠正常化、規(guī)范化的開展。避免賽會(huì)和訓(xùn)練活動(dòng)在場地和時(shí)間上出現(xiàn)矛盾，有利于宏觀調(diào)整俱樂部的教學(xué)訓(xùn)練工作；2）電子檔案的建立把青少年體育俱樂部的活動(dòng)宗旨，訓(xùn)練理念用互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)式，傳輸給全市的青少年和俱樂部的會(huì)員?？梢约皶r(shí)有效的開展俱樂部的日常訓(xùn)練和各項(xiàng)賽事活動(dòng)；3）電子檔案的綜合運(yùn)用，能夠?qū)⒔叹殕T零散的訓(xùn)練材料系統(tǒng)化，將比賽的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)理論化，克服了過去教練員訓(xùn)練計(jì)劃混亂，丟失，賽后總結(jié)不及時(shí)全面的現(xiàn)象。同時(shí)，隨著檔案內(nèi)容的增加，也豐富了體育教練員以及管理人員的知識(shí)，為開展體育科研活動(dòng)指明了方向，并提供了大量的經(jīng)驗(yàn)資料；4）使用電子檔案管理俱樂部有利于提供體育俱樂部開展各項(xiàng)體育活動(dòng)，促使俱樂部的各項(xiàng)體育活動(dòng)能夠長期、規(guī)范的開展下去。從而不斷豐富了全市青少年體育活動(dòng)，另一方面有利于俱樂部的教練員們組織開展各項(xiàng)體育教學(xué)工作。

5 加強(qiáng)體育俱樂部電子檔案管理

1）提高電子檔案管理意識(shí)

電子檔案與紙質(zhì)檔案一樣，同樣涉及到安全歸檔、管理、利用等問題，與原有紙質(zhì)檔案具有同等作用，甚至一定程度上超出原有紙質(zhì)檔案的功能。

2）對(duì)電子檔案實(shí)行系統(tǒng)化管理

青少年體育俱樂部電子檔案的生成是整個(gè)體育系統(tǒng)電子檔案形成的源頭，檔案管理工作必須從源頭做好，對(duì)生成的電子檔案實(shí)行科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，保證歸檔后的電子化檔案完整、有效、真實(shí)。

3）加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員的培訓(xùn)

加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。培養(yǎng)一支具備電子數(shù)字化檔案管理，信息處理，傳輸能力的后備人才隊(duì)伍，是我們現(xiàn)今社會(huì)檔案管理的當(dāng)務(wù)之急，檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)電子化檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

4）加強(qiáng)檔案的日常管理

要把日常收集來的檔案材料，進(jìn)行科學(xué)的分析，整理和分類之后。完整系統(tǒng)的建立起來，做到電子檔案管理科學(xué)化、系統(tǒng)化、完整化。運(yùn)用它來指導(dǎo)開展俱樂部的日常工作，督促體育教練員們不斷提高業(yè)務(wù)水平和能力，更有效的提高體育俱樂部管理人員的業(yè)務(wù)水平，充分發(fā)揮了電子檔案在體育俱樂部管理的綜合優(yōu)勢。

參考文獻(xiàn)

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[關(guān)鍵詞]檔案；電子化；管理

加快檔案電子化管理，是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化，提高檔案管理系統(tǒng)工作效率的重要手段。所謂檔案電子化管理，就是以檔案資料、紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行收集、篩選和分層次歸納，使之轉(zhuǎn)化成微機(jī)軟件形式的信息使用過程。

雖然與紙質(zhì)文件的保存管理相比，電子文件的管理極大地節(jié)省了人力資源，提高了工作效率，既節(jié)省空間，又便于查找整理。但同時(shí)也應(yīng)該清醒的認(rèn)識(shí)到，電子文件的保存和管理也是一項(xiàng)極為艱苦細(xì)致且難度極大的工作，推動(dòng)檔案電子化管理，需要普及提高對(duì)電子系統(tǒng)的知識(shí)，提高對(duì)檔案電子化管理的認(rèn)識(shí)。

首先，要清醒的認(rèn)識(shí)到目前依舊存在不足

一、檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。各部門開發(fā)的軟件不能互通，沒有適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的軟件系統(tǒng)。由于不能進(jìn)行互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，極大地限制了檔案管理電子化，制約了信息化的進(jìn)程。

二、層次不一，缺乏規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案電子化管理信息共享的要求。

三、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有待提高。檔案著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差，無法全面實(shí)施和推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，限制了檔案電子化管理的可行性。

四、現(xiàn)有的檔案整理分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定不能完全適應(yīng)檔案管理電子化的要求。

五、檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理，一定要有現(xiàn)代化的管理人員，掌握先進(jìn)的技術(shù)，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。

認(rèn)識(shí)上述問題之后，要推動(dòng)檔案電子化管理工作，必須普及和提高對(duì)電子化管理的認(rèn)識(shí)，明確目標(biāo)和要求。

其次，必須提高電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

將工作的著眼點(diǎn)從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，擴(kuò)大延伸到電子文件的保存和管理工作。做到對(duì)檔案管理電子文件的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。規(guī)范化管理是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要標(biāo)準(zhǔn)，在做好硬件建設(shè)的同時(shí)，做好文書處理工作則是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。公文是檔案的前身，檔案大部分由公文轉(zhuǎn)化而來?？梢哉f公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問題。因此，我們?cè)诠闹瓢l(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。

最后，檔案管理要做到電子文件歸檔

一、通過計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開通電子歸檔專遞線路

隨著計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過專門挑選，反映了職能活動(dòng)的概貌。上網(wǎng)前，按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是保存管理的重點(diǎn)。對(duì)那些未輸入到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的卻依舊具有保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)及時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行編目整理，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向管理部門傳輸。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。

二、推進(jìn)檔案信息電子化

將已歸檔的電子文件改為只讀文件――即不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性。對(duì)于長久保存于介質(zhì)層的電子文件，監(jiān)控外界磁場影響、口氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵蝕，需要定期復(fù)制的嚴(yán)格履行程序，以防止信息丟失。所有文件歸檔目錄、盒內(nèi)文件目錄、盒底備考表、文件資料匯編等全部使用計(jì)算機(jī)打??；文件、材料的歸檔全部使用無酸檔案盒，文件不易被腐蝕、變質(zhì)，有利于檔案的保存，使檔案檔案逐步走向了規(guī)范化、科學(xué)化管理軌道。

三、檔案管理人員培養(yǎng)

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（一）易于實(shí)現(xiàn)文件傳遞的高效性和安全性

公文處理活動(dòng)是文書檔案管理的重要環(huán)節(jié)之一，傳統(tǒng)手段很容易出現(xiàn)文件的延誤甚至是丟失，對(duì)歸檔收集及檢索工作造成很大影響。運(yùn)用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)跟蹤文件傳遞信息，可實(shí)現(xiàn)文件傳遞的高效性、安全性。

（二）易于保存運(yùn)用

文書電子檔案的保存載體是DVD、光碟、硬盤等電子設(shè)備，其優(yōu)點(diǎn)一是存儲(chǔ)量大、占用空間小、操作簡單，節(jié)約人財(cái)物力;二是防蟲蛀、防潮、可重復(fù)利用、使用壽命長，易于保管;三是備份方便，服務(wù)質(zhì)量和效率高。

（三）易于信息檢索

大量傳統(tǒng)文書檔案很容易保持著信息的閑置和封存狀態(tài)，造成極大浪費(fèi)。而電子檔案運(yùn)用計(jì)算機(jī)檢索，檢索信息全面，克服了手工操作中如字跡不工整、缺漏等人為缺陷，解決了以往大量閑置封存信息的浪費(fèi)問題，便捷高效。

（四）易于信息傳輸及共享

傳統(tǒng)的文書檔案內(nèi)容雖然十分豐富，但卻存在著信息傳輸和共享受限問題。電子化管理充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，既改善了信息傳輸狀況，又促進(jìn)了信息的交流和利用，實(shí)現(xiàn)了資源的快速方便共享。

二、文書檔案電子化管理現(xiàn)狀

（一）辦公自動(dòng)化的普及程度制約著文書檔案電子化發(fā)展

文書檔案電子化管理的前提條件是全面實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。如行政機(jī)關(guān)事業(yè)單位之間往往需要上情下達(dá)，下情上達(dá)，同級(jí)溝通配合，這就需要各級(jí)各部門全面實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，但目前還未完全普及，影響了工作效率，制約了文書檔案電子化發(fā)展進(jìn)程。

（二）傳統(tǒng)管理思想和觀念的束縛制約著文書檔案電子化發(fā)展

現(xiàn)階段，雖然辦公自動(dòng)化實(shí)施已久，但人們依然無法擺脫傳統(tǒng)管理思想和觀念的束縛，對(duì)文書檔案的借閱檢索等依然通過人工完成，討論與分析問題，也總是習(xí)慣對(duì)著紙質(zhì)文件，造成人力、物力和信息資源的嚴(yán)重浪費(fèi)，制約了文書檔案電子化管理的快速發(fā)展。

（三）文書檔案軟硬件不統(tǒng)一制約著文書檔案電子化發(fā)展

文書檔案管理部門使用的計(jì)算機(jī)往往型號(hào)不一、規(guī)格各異，軟件也各自開發(fā)，不能實(shí)現(xiàn)快速傳輸、交流和利用，制約了文書檔案電子化發(fā)展。

（四）文書檔案電子化管理標(biāo)準(zhǔn)不健全制約著文書檔案電子化發(fā)展

傳統(tǒng)文書檔案管理工作由于基礎(chǔ)薄弱，普遍存在著案卷質(zhì)量不高、檔案著錄細(xì)則相容性差、傳統(tǒng)軟件移植性不強(qiáng)等問題，而全面實(shí)現(xiàn)文書檔案電子化管理，則要求基礎(chǔ)工作要做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，這就要求制定統(tǒng)一規(guī)范的文書檔案電子化管理標(biāo)準(zhǔn)，而目前此標(biāo)準(zhǔn)尚不健全，嚴(yán)重阻礙了文書檔案電子化的發(fā)展。

三、加強(qiáng)文書檔案電子化管理的途徑

文書檔案電子化管理具體實(shí)現(xiàn)途徑可分為以下幾點(diǎn)。

（一）建立健全文書檔案電子化管理制度

自上而下建立起一套完善的文書檔案電子化管理制度，將文件傳遞、收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、保密等制度結(jié)合在一起;同時(shí)針對(duì)電子檔案的制作、編輯和歸檔制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范;實(shí)行專人負(fù)責(zé)制度，避免因組織調(diào)整或個(gè)人工作崗位變動(dòng)、計(jì)算機(jī)更新等原因引起電子檔案資料損失。從而有效保障文書檔案電子化管理快速開展。

（二）加大文書檔案電子化管理軟硬件基礎(chǔ)投入

文書檔案電子化管理是電子信息進(jìn)入檔案管理領(lǐng)域的重要標(biāo)志。一是要加大設(shè)備投入，要對(duì)硬件設(shè)備統(tǒng)一型號(hào)、統(tǒng)一規(guī)格;二是要加大軟件系統(tǒng)投入，要專門開發(fā)利用統(tǒng)一的管理軟件系統(tǒng);三是要加大管理人才的投入，培養(yǎng)具有現(xiàn)代化知識(shí)和檔案專業(yè)知識(shí)的專職人才。只有這樣，才能保證各級(jí)各部門之間，信息暢通傳輸與共享，也才能更大限度地提高文書電子檔案的利用率。

（三）強(qiáng)化文書檔案電子化日常管理

日常管理工作是做好一切工作的基礎(chǔ)。文書檔案電子化日常管理一般主要包括兩方面：一是文書電子檔案形成過程中的管理。需要依照傳統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)行文的要求選擇文章、擬定標(biāo)題、對(duì)密級(jí)與時(shí)限進(jìn)行標(biāo)注等，另外也可在附加的文件上面將每次修改時(shí)間、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的相關(guān)信息等進(jìn)行記錄。二是文書電子檔案歸檔利用中的管理。要做到在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸檔，同時(shí)保證電子文檔的規(guī)范性、真實(shí)性、完整性與時(shí)效性。

（四）加強(qiáng)文書檔案電子化安全管理

文書檔案電子化安全管理，應(yīng)從兩方面著手：一方面是通過對(duì)員工的管理杜絕人為侵害的產(chǎn)生?？蓪?duì)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行實(shí)施有效監(jiān)控，防止運(yùn)行過程中人為的破壞;也可建立規(guī)范的電子文件歸檔審查程序，以保證歸檔電子文件的完整、準(zhǔn)確。另一方面是通過對(duì)系統(tǒng)及設(shè)備的安全管理杜絕客觀安全隱患。可在文書檔案傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)中設(shè)置隔離帶，使文書檔案只能在某一范圍的局部網(wǎng)絡(luò)內(nèi)傳輸，防止文件流向外網(wǎng)，也可將獨(dú)立檔案室內(nèi)的電腦專機(jī)專用，即管理電子檔案的電腦不接入外網(wǎng)，查閱檔案均進(jìn)入檔案室查閱、使用。同時(shí)做好殺毒工作，對(duì)可能存在的安全隱患及時(shí)發(fā)現(xiàn)、及時(shí)解決。

結(jié)束語

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關(guān)鍵詞：高校系部教學(xué)檔案；電子檔案；檔案查詢

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1812-2485（2012）04-028-2

1 引 言

高校系部教學(xué)檔案是系部教學(xué)內(nèi)容、方法、途徑和效果的真實(shí)記錄，是系部進(jìn)行教學(xué)活動(dòng)不可缺少的依據(jù)和參照，是改進(jìn)教學(xué)工作、提高教學(xué)質(zhì)量、促進(jìn)學(xué)術(shù)交流的信息資源，是最基層、最原始、最重要的評(píng)估高院教育質(zhì)量及管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志。系部教學(xué)檔案是在教學(xué)管理過程中形成的各項(xiàng)具有保存價(jià)值的文字材料、圖表、統(tǒng)計(jì)材料、計(jì)算材料、報(bào)表、照片、成績冊(cè)等不同載體形式的文件材料形成系部教學(xué)檔案，包括開課計(jì)劃、教學(xué)任務(wù)、教材征訂、教學(xué)安排、教學(xué)計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)計(jì)劃、補(bǔ)考、重修、教學(xué)督導(dǎo)、期未考試、成績收集。

2 目前高校系部教學(xué)檔案管理存在的問題

2.1 制度和措施

教學(xué)檔案的管理由教務(wù)處、系（部）兩級(jí)進(jìn)行管理。教務(wù)處是學(xué)院教學(xué)管理的中心，它學(xué)院所有系部的教學(xué)管理進(jìn)行統(tǒng)管，但在長期的教學(xué)管理過程中，教務(wù)處只對(duì)系部要交教務(wù)處的那一部份文檔經(jīng)行附帶的要求外，對(duì)于其它的教學(xué)文檔，哪些是需要重點(diǎn)保管，哪些只作臨時(shí)保管的，哪些需要長期保管的，哪些只需短期保管的等，應(yīng)該如何保管，沒有制定出針對(duì)系部檔案管理的制度和措施。這樣做勢必會(huì)導(dǎo)致系部檔案管理的隨意性和自由性，也會(huì)給學(xué)院教學(xué)管理、領(lǐng)導(dǎo)決策、教學(xué)改革、教學(xué)水平合格評(píng)估等所需提供數(shù)據(jù)資料帶來不便和隱患。

2.2 目前教學(xué)檔案管理的條件有限

開展檔案的保管工作，需要一定的物質(zhì)條件作支撐，否則這項(xiàng)工作難以作好。其基本條件如下：

（1）檔案庫房：檔案庫房建筑主要為檔案管理保護(hù)提供了最基本的物質(zhì)條件，檔案庫房選擇地點(diǎn)的好壞將直接影響到檔案保護(hù)。

（2）檔案裝具：包含檔案箱、檔案架、檔案柜。

（3）包裝材料：為防止光線、灰塵及有害氣體對(duì)檔案的直接危害，又可以減少檔案機(jī)械磨損，檔案必須經(jīng)過包裝。

事實(shí)以上所羅列這些條件除了學(xué)院檔案管理滿足外，一般系部的檔案管理都不滿足，首先沒有分配專門的檔案室，系部的大部分教務(wù)資料都只能存放在系辦公室有限的資料柜內(nèi)，或亂堆放在某個(gè)有空的辦公室內(nèi)，這樣難免造成操成一些有用的資料丟失。第二由于沒有制定專門的檔案管理制度，對(duì)一些檔案沒有能夠進(jìn)行很好包裝，使得一些重要資料損壞嚴(yán)重。

3 電子化應(yīng)用于檔案管理的優(yōu)越性

針對(duì)以上高校系部教學(xué)檔案管理存在的種種問題可采用電子檔案的方式來解決，電子檔案是具有保存利用價(jià)值的電子文件，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，形成了越來越多的電子史件，在電子文件中全部信息都是以數(shù)字式代碼的形式加以存儲(chǔ)的，由計(jì)算機(jī)完成信息的編碼和解碼過程。利用時(shí)須借助計(jì)算機(jī)等機(jī)器設(shè)備轉(zhuǎn)換成原有的文字或圖像，所以電子檔案也被稱為“機(jī)讀檔案”。相對(duì)比傳統(tǒng)系部檔案管理，采用電子管理具有以下優(yōu)點(diǎn)：

3.1 檔案存儲(chǔ)量大

電子檔案的儲(chǔ)存形式如光盤、縮微膠片、磁盤，這些存儲(chǔ)介質(zhì)具有存儲(chǔ)密度大、容納信息量多、記錄速度快、傳播速度快等特點(diǎn)。系部教學(xué)管理中產(chǎn)生的需保管具有保存價(jià)值的文字材料、圖表、統(tǒng)計(jì)材料、計(jì)算材料、報(bào)表、照片、成績冊(cè)等不同載體形式的檔案文件材料，隨著的是檔案入庫數(shù)量的劇增，一張普通的光盤可存儲(chǔ)幾千萬的文字信息，這將極大地減少檔案占用的空間及存儲(chǔ)價(jià)值的投入，可解決檔案庫房的問題。

3.2 檔案查詢及檢索高效、快捷、準(zhǔn)確、方法多樣

由于檔案利用率越來越高，系部的管理層急需信息進(jìn)行決策，各教務(wù)處也急需相關(guān)的檔案進(jìn)行借鑒，教師需要查找教務(wù)處下發(fā)的各種文件，學(xué)生需要查找個(gè)人的學(xué)習(xí)檔案，所以系部檔案管理需要準(zhǔn)確、快速提供檔案信息及資料，隨著時(shí)間的推移，各種教學(xué)檔案數(shù)量的急增以及頻繁地提供利用，使得系部檔案管理人員的工作量大大增加，如果繼續(xù)采用傳統(tǒng)的系部教學(xué)檔案管理方法，那就會(huì)出現(xiàn)檔案查找耗時(shí)、查全查準(zhǔn)概率不高的現(xiàn)象，勢必會(huì)造成檔案利用率低下的后果。手工，紙質(zhì)等落后的管理手段已經(jīng)嚴(yán)重地制約了檔案效益的發(fā)揮。而采用電子化管理系部教學(xué)檔案，借助于計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫技術(shù)，可實(shí)現(xiàn)快速查閱相關(guān)檔案資料，大大提高了工作效率。電子檔案的產(chǎn)生，可以從傳統(tǒng)的手工編目和查詢等方面的工作中解脫出來。

3.3 能方便地進(jìn)行檔案的修改，補(bǔ)充、輸出、復(fù)制

今天，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為依托的現(xiàn)代化管理手段已非常廣泛和深入地使用到了辦公自動(dòng)化、輔助設(shè)計(jì)及信息管理等各行各業(yè)，而系部作為高校教學(xué)、科學(xué)研究的前沿陣地，如果教學(xué)檔案管理還采用原始的管理辦法，那樣會(huì)與社會(huì)發(fā)展脫節(jié)的。所以，我們可以利用計(jì)算機(jī)將具有保存價(jià)值的文字材料、圖表、統(tǒng)計(jì)材料、計(jì)算材料、報(bào)表、照片、成績冊(cè)等不同載體形式的檔案文件材料轉(zhuǎn)化成各種計(jì)算機(jī)可識(shí)別的文字、圖像、聲音、視頻文件，這種方法使紙質(zhì)檔案儲(chǔ)藏變得簡單、快捷，最后整合成計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫，能快速的實(shí)現(xiàn)檔案的修改，補(bǔ)充、輸出、復(fù)制。

3.4 利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使得系部教學(xué)檔案歸檔、查閱變得更容易

檔案的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理簡化了檔案的歸檔過程，系部教學(xué)檔案管理人員不管在什么地點(diǎn)都可以將形成的數(shù)字化文件，圖紙等傳輸至數(shù)據(jù)庫，在很大程度上減輕了檔案管理人員復(fù)雜繁瑣的檔案收集作，同時(shí)也大大簡化了編目工作。將傳統(tǒng)的檔案收集、整理、保管、提供利用等工作均放在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，檔案人員就可以有更多的時(shí)間進(jìn)行檔案編研及數(shù)據(jù)采集、充實(shí)和完善等工作，并且通過網(wǎng)絡(luò)方便信息交流，使檔案的利用價(jià)值最大化。而檔案使用人員只有賦予一定的權(quán)限就不用每次需查找教學(xué)檔案都需要往檔案庫房跑，在任何一網(wǎng)的計(jì)算機(jī)就可實(shí)現(xiàn)檔案的查詢。

3.5 促進(jìn)了檔案的實(shí)體保護(hù)，檔案保管更加安全

電子化檔案儲(chǔ)藏主要由文字、圖像、聲音、視頻等計(jì)算機(jī)文件構(gòu)成，傳統(tǒng)的管理方法會(huì)因?yàn)闇囟鹊母叩蜏囟鹊拇笮?、蟲害、火災(zāi)等不可抗力影響檔案保管的質(zhì)量，紙制檔案易臟、易碎、易丟失，而數(shù)字化管理則可解除這些隱患。

篇10

    關(guān)鍵詞:體檢 檔案管理 信息化

    前 言

    在人們生活水平不斷改善的今天,以預(yù)防為主的“防未病之病”的健康觀念逐漸深入人心,健康管理日益成為個(gè)人及群體關(guān)注的焦點(diǎn)。所謂健康管理是指對(duì)個(gè)體或群體的健康進(jìn)行全面檢測、分析、評(píng)估、提供健康咨詢和指導(dǎo)以及對(duì)健康危險(xiǎn)因素進(jìn)行干預(yù)的全過程。個(gè)人或人群健康基礎(chǔ)上的健康事務(wù)管理服務(wù),是建立在現(xiàn)代生物醫(yī)學(xué)和信息化管理技術(shù)模式上,從社會(huì)、心理、生物的角度來對(duì)每個(gè)人進(jìn)行全面的健康保障服務(wù),它幫助指導(dǎo)人們有效的把握與維護(hù)自身的健康。

    1 資料與方法

    1. 1 資料  在以前沒有應(yīng)用微機(jī)信息平臺(tái)實(shí)施檔案管理時(shí), 體檢報(bào)告是由各科打印后送到體檢中心進(jìn)行分類、粘貼、做總檢結(jié)論、登記、發(fā)放。工作量大,易發(fā)生錯(cuò)檢漏檢, 每天處理集體體檢報(bào)告不超過40份, 效率低。存在流程復(fù)雜, 操作繁瑣, 報(bào)告單易丟失和貼錯(cuò),體檢資料不能連續(xù)可查, 不能對(duì)陽性體征進(jìn)行自動(dòng)檢索, 體檢群體無法查閱歷次體檢檔案, 已明顯不適應(yīng)現(xiàn)代健康管理要求。隨著人們的健康意識(shí)和疾病防范意識(shí)不斷增強(qiáng),定期體檢已經(jīng)成為人們健康保健的重要內(nèi)容,對(duì)體檢檔案的系統(tǒng)管理提出更高的要求。只有利用微機(jī)信息化平臺(tái)實(shí)施體檢檔案管理, 最大限度地利用各種有效資源來控制疾病, 才能達(dá)到健康促進(jìn)的最大效果。

    1. 2 方法 利用微機(jī)信息化平臺(tái)實(shí)施體檢檔案管理包括了體檢軟件的應(yīng)用,體檢系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的布置,醫(yī)生工作站的建立,系統(tǒng)應(yīng)用人員的培訓(xùn),應(yīng)用操作的實(shí)踐,系統(tǒng)的日常維護(hù)等。

    1) 體檢軟件的選擇: 我們選用金仕達(dá)衛(wèi)寧公司的全數(shù)字體檢管理系統(tǒng),。該系統(tǒng)是按照衛(wèi)生部相關(guān)規(guī)定開發(fā)出的體檢管理信息系統(tǒng),具有以下特點(diǎn):全數(shù)字無信息孤島將所有診斷設(shè)備通過"數(shù)據(jù)接口"或"數(shù)字轉(zhuǎn)換接口"無縫連接到計(jì)算機(jī)管理,信息一次輸入永久被調(diào)用,消除信息孤島;全程控制電子報(bào)告從建立基本信息開始到各種結(jié)果打印輸出,計(jì)算機(jī)全程權(quán)限控制,在中間的環(huán)節(jié)中沒有可以被第三方軟件(如word)打開編輯的可能。分檢、總檢結(jié)果誰輸入誰負(fù)責(zé),保證資料的可靠性、真實(shí)性和安全性。

    2) 醫(yī)生工作站的建立:軟件系統(tǒng)的操作流程體檢信息管理系統(tǒng)共設(shè)8個(gè)電腦工作站,即體檢登記處,醫(yī)師工作平臺(tái),檢驗(yàn)、放射、B超等功能檢查數(shù)據(jù)導(dǎo)入、導(dǎo)出系統(tǒng)。應(yīng)用時(shí)先在體檢系統(tǒng)中錄入受檢單位或個(gè)人的基本資料,選擇體檢項(xiàng)目,打印體檢單。受檢人持體檢單到各科室進(jìn)行體檢,檢查后將體檢結(jié)果錄入并提交體檢信息。待全部檢查結(jié)果導(dǎo)入到位,電腦自動(dòng)生成體檢報(bào)告并提出指導(dǎo)性建議?？倷z醫(yī)師瀏覽修改確認(rèn)后,由體檢中心工作人員打印體檢報(bào)告交給受檢單位或個(gè)人。整個(gè)過程方便快捷,徹底改變了過去繁瑣的工作流程,提高了工作效率,減少了漏檢、重檢、差錯(cuò)等情況的發(fā)生,保證了體檢信息的準(zhǔn)確性,提升了醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。

    3) 系統(tǒng)應(yīng)用人員培訓(xùn):培訓(xùn)的主要對(duì)象是體檢中心的醫(yī)生、技診人員、信息管理人員。培訓(xùn)內(nèi)容為體檢軟件的應(yīng)用和維護(hù), 操作人員工作責(zé)任心,服務(wù)意識(shí)等。人員培訓(xùn)是確保系統(tǒng)正常運(yùn)行的關(guān)鍵。

    4) 應(yīng)用操作的實(shí)踐:進(jìn)入體檢系統(tǒng)時(shí)工作人員輸入工作站口令、密碼,從菜單上選擇項(xiàng)目,通過寫卡器讀取受檢人員的體檢流水號(hào),輸入被檢者在本科檢查的情況,并點(diǎn)擊自動(dòng)小結(jié)即可。

    5) 系統(tǒng)的日常維護(hù):在實(shí)際工作中,信息管理人員要不斷更新維護(hù)體檢系統(tǒng),以適應(yīng)越來越多的體檢需求,使體檢工作更科學(xué)化、系統(tǒng)化、制度化和規(guī)范化。

    2 結(jié)果

    用微機(jī)信息系統(tǒng)對(duì)體檢檔案實(shí)施管理,日平均接待受檢人員比實(shí)施微機(jī)信息化管理前翻了一倍多,日處理體檢結(jié)果接近增加二倍, 使體檢單位及個(gè)人每次的體檢資料得到及時(shí)、正確、規(guī)范、連續(xù)、保密的處理,體檢檔案得到永久性保存,能動(dòng)態(tài)地對(duì)個(gè)人或人群的危險(xiǎn)因素與健康狀態(tài)進(jìn)行全面檢測、分析、評(píng)估、預(yù)防和干預(yù)。

    3 討論

    3.1健康檔案的現(xiàn)代化管理是發(fā)揮健康管理作用的必由之路隨著檔案信息量的日益增多,手工收集、儲(chǔ)存、提供利用的手段已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足當(dāng)前的工作需求,健康檔案的現(xiàn)代化和自動(dòng)化管理成為未來的發(fā)展方向。健康檔案的自動(dòng)化就是建立個(gè)人動(dòng)態(tài)電子健康檔案,以規(guī)范化的格式記錄、保存?zhèn)€人一生的健康信息。電子化的個(gè)人醫(yī)療資料保存完整、準(zhǔn)確、規(guī)范,適合不同系統(tǒng)共享共用。健康檔案數(shù)據(jù)庫建立后,可以與各大醫(yī)療機(jī)構(gòu)實(shí)行聯(lián)網(wǎng),通過健康咨詢、就診、上門隨訪、電話訪問等形式,更新健康檔案內(nèi)容,變“死”檔案為“活”信息,幫助醫(yī)生全面了解患者身體情況,對(duì)正確診治非常重要。利用健康檔案,建立健康預(yù)警、個(gè)人健康信息動(dòng)態(tài)分析系統(tǒng),便于專家及時(shí)做出科學(xué)的保健方案;建立病歷分析、統(tǒng)計(jì)系統(tǒng),可以為疾病預(yù)防控制工作提供重要數(shù)據(jù)。

    3.2健康檔案的現(xiàn)代化管理對(duì)檔案工作者提出了更高的要求建立完整、規(guī)范、科學(xué)的健康檔案,要求檔案工作人員在信息收集的過程中要積極主動(dòng)介入,變被動(dòng)收集為主動(dòng)收集,滯后收集為超前收集,間接收集為連續(xù)收集,零星收集為完整系統(tǒng)收集。只有連續(xù)的、完整的個(gè)人健康信息記錄,才能更好的幫助醫(yī)務(wù)工作者對(duì)患者身體狀況有全面了解,對(duì)有病就醫(yī)及時(shí)診治以及開展健康指導(dǎo)起到極具針對(duì)性的作用。其次,檔案的現(xiàn)代化管理對(duì)檔案工作者提出了更高的要求,他們不僅要具有檔案管理的基本技能,還要掌握一定的醫(yī)療衛(wèi)生、計(jì)算機(jī)以及統(tǒng)計(jì)、分析等知識(shí)。知識(shí)越豐富,挖掘、識(shí)別和加工重要信息的綜合工作能力越強(qiáng),越能適應(yīng)不斷發(fā)展的新形勢下,社會(huì)人群的衛(wèi)生需求。

    總之體檢檔案管理由傳統(tǒng)的模式過渡到電子信息化管理模式后,讓我們感受到體檢的電子信息化管理不僅規(guī)范了體檢流程而且提高了體檢效率和服務(wù)質(zhì)量,使受檢者對(duì)體檢檔案管理的綜合滿意度有了很大的提高。也大大提高了管理效益。在此基礎(chǔ)上還需要同仁們不斷努力和探索力求總結(jié)出更系統(tǒng)、更高效、更完善的體檢檔案電子信息化管理模式,更好地服務(wù)于社會(huì)、服務(wù)于大眾。

    參考文獻(xiàn):

    [1] 沈明霞.健康體檢檔案的思考[J].中國病案,2008,9(11):8-9.